Capítulo 7 - Arquivo - Sistemas de Classificação

PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS E COMUNICAÇÃO
EMPRESARIAL
Capítulo 7 – Arquivo
Disciplina: Práticas de Secretariado

Docente: Marta Nogueira
2016/2017
CAPÍTULO 7 – ARQUIVO
7.1. A funcionalidade do Arquivo
7.2. Sistemas de Classificação
7.3. As Novas Tecnologias de Arquivo
Práticas de Secretariado 2016/2017

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são os seguintes:

•Classificação Alfabética
•Classificação Numérica
•Classificação Alfanumérica
•Classificação Cronológica
•Classificação Geográfica
•Classificação Ideológica

Classificação Alfabética
Classificação de A a Z com recurso a índices alfabéticos.

• O material é organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo documento é registado e
depois ordenado em sequência alfabética.
• Este é o método mais usado, complementado pelo numérico ou cronológico.
 Ex: lista telefónica
 Ex: correspondência – ordenada pela designação do destinatário e por ordem crescente de
datas.

Vantagens:
•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma das mais tradicionais);
•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes nem subclasses e o único
elemento necessário para classificar o material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da
pessoa);
•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exato);
•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;
•Baixo custo

Desvantagens:
• Os critérios de ordenação do material não são inequívocos (é fácil surgirem dúvidas, serem
cometidos erros, e que aqueles que classificam efetuam sucessivamente a procura não sigam os
mesmos critérios);
• Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas práticas neste tipo de trabalho;
• Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonímia (repetição dos mesmos
nomes).

Regras para a classificação por ordem alfabética:

• Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome,
depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a
ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Aníbal
Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo

• As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com
inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.
✓ Oliveira, Carlos Santos de
✓ Von Johnson, Erick
✓ Von Blun, Eduardo
• Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados ou não por hífen, não são separados.
✓ Castelo Branco, Sérgio
✓ Vilas Boas, Heitor

• Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo
a ordem normal.
✓ Santa Rita, Luís
✓ Santo António, Joaquim
• Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na ordenação
alfabética.
✓ Freitas Júnior, Ary
• Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do
nome e não são considerados na alfabetização.
✓ Ex: Araújo, Paulo (General)
• Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai.
✓ Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
• Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em que se apresentam.
✓ Ex: Al Bem Abib
•Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.
✓ Ex: Sant’Ana, Armindo

• Os nomes das empresas/ instituições devem ser registados conforme se apresentam, com exceção dos
artigos, definidos ou indefinidos
✓ Ex: Barbosa & Sousa, Lda. ficará no B de Barbosa
Nota: na organização alfabética não se considerará o &
✓ Ex: “O Pequeno Cidadão” ficará no P de Pequeno
✓ Ex: “The Body Shop” ficará no B de Body
• As expressões usadas no comércio , como Sociedade, Companhia, devem ser consideradas na
alfabetização.
✓ Ex: Companhia Brasileira de Alimentos ficará no C de Companhia
✓Ex. Editora Abril, Lda. ficará no E de Editora
• Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados
como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
✓ Ex: ANJE
• Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome por extenso, também por uma
sigla, o arquivista deverá adotar pela forma de entrada que melhor entende.
✓ Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

• A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma empresa deve ser arquivada
pelo nome da empresa e não pelo departamento.
✓ Ex: SONAE – Divisão de Pessoal
• As diversas filiais de uma empresa são organizadas pelo nome da empresa seguindo das regiões em
que se encontram.
✓ Ex: SONAE Lisboa
SONAE Porto

•Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como se apresentam
✓ Ex: Banco de Portugal
•Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.
✓ Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress
Inglaterra – Red Cross
•Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim, devem ser considerados como se
estivessem escritos por extenso.
✓ Ex: “5 à Sec” fica no C de “cinco”

Classificação Numérica
Na classificação por ordem numérica o principal elemento a considerar para a classificação é um

número e a sua ordenação é feita por ordem sequencial crescente ou decrescente.
▪ Nesta modalidade, a consulta é indireta, pois há a necessidade de se recorrer a um índice auxiliar
alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada;
▪ Aplica-se a documentos contabilísticos como faturas, recibos, etc. ou a outros a que seja atribuído
um número de ordem sequencial.

•Ex: pelo número atribuído ao documento, lido da esquerda para a direita

✓ Nota de crédito 013/2015
✓Nota de crédito 014/2015
•Ex: pelos últimos dígitos de um número, lidos da direita para a esquerda
✓ 0148.003.015 – documento 15, do processo 3 do cliente 148
•Ex: por recurso à classificação decimal, em classes e subclasses
✓1 – Clientes
✓1.3 – Clientes da Zona Centro
✓1.3.1 – Clientes de Coimbra

Vantagens:
•Permite a classificação de um modo indefinido;
•Ao contrário da alfabética, possibilita a deteção imediata da falta de um processo facilitando o controlo
da documentação;
•Permite um menor n.º de arquivamentos errados, pois torna-se mais fácil ler números do que letras;
•As operações de arquivo são mais rápidas.
Desvantagens:
•Torna-se quase impossível detetar um documento quando por lapso se lançar um número errado de
processo.

Classificação AlfaNumérica
•Por ordem crescente do número ou letra do alfabeto com recurso a índices numéricos ou
índices alfabéticos.
•Utiliza letras e algarismos no sistema de codificação. Em regra tem por base um sistema próprio
de arquivo: Plano de Classificação.
✓ Ex: Departamento A01, Departamento A02, …, Departamento C01
✓ Ex: ESECS 0.8, ESECS 1.8

Classificação Geográfica
Na classificação por nome em ordem geográfica o material é organizado em função do local ou

proveniência da informação, por importância da zona/região ou por ordem alfabética crescente do
nome.
✓ Aplica-se no caso da existência de agências, filiais/sucursais, clientes e fornecedores por pontos
geográficos, etc.
Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Classificação Cronológica
É a classificação por data.

• Da data mais recente para a mais antiga, quando a documentação a ordenar diga respeito a um
mesmo tema ou entidade.
• Aplica-se também a informação periódica (boletins, newsletters), correspondência, etc. em
função da data de emissão/publicação ou receção do documento.
• O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação, aquisição, prazo, receção, etc.
de baixo para cima.
• Dentro de cada secção o material é ordenado alfabeticamente ou numericamente.

•A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar documentos de
carácter financeiro.
✓ Ex: se determinada fatura tem de ser paga a 60 dias, este sistema permitirá inserir a cópia na data
de pagamento da fatura e assim controla-se se o pagamento foi efetuado ou não.
Vantagens:
•Um dos sistemas mais rápidos e menos dispendiosos;
•Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos de material novo.

Desvantagens:
• Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em que foi colocado ou
então percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser adotado quando:
✓ O material a classificar é limitado;
✓Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação.

Classificação Ideológica
É a classificação por assuntos.
Por ordem alfabética crescente do nome do tema ou palavra-chave, com recurso a índices alfabéticos ou
numéricos.
• Este sistema é extensível mas obriga a um índice de consulta e à elaboração de remissões ou
referências.
• É um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento prévio além de
requisitos como:
✓ Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as atividade da
mesma;
✓Análise minuciosa e interpretação da documentação.

Capítulo 7 - Arquivo - Sistemas de Classificação

Enviado por

Dados do documento

Descrição original:

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Capítulo 7 - Arquivo - Sistemas de Classificação

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS E COMUNICAÇÃO

Disciplina: Práticas de Secretariado

7.1. A funcionalidade do Arquivo

7.2. Sistemas de Classificação

7.3. As Novas Tecnologias de Arquivo

Práticas de Secretariado 2016/2017

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são os seguintes:

Práticas de Secretariado 2016/2017

Classificação de A a Z com recurso a índices alfabéticos.

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Regras para a classificação por ordem alfabética:

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Na classificação por ordem numérica o principal elemento a considerar para a classificação é um

Práticas de Secretariado 2016/2017

•Ex: pelo número atribuído ao documento, lido da esquerda para a direita

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Na classificação por nome em ordem geográfica o material é organizado em função do local ou

É a classificação por data.

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Práticas de Secretariado 2016/2017

Você também pode gostar