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ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ
Documentação Comercial e circuitos
de Correspondência

No âmbito da UFCD de Documentação Comercial e Circuitos da


Correspondência, com a formadora Margarida Medina, que disponibilizou -
se a dar esta formação, como já tenho o curso de Práticas Administrativas
reavivei a minha memória e aprendi mais algumas coisa s a cerca desta.
Agora formando-me em Técnico Comercial vou precisar de tudo o que foi
abordado nesta UC. Foi uma formação de 25 horas, mas que vem ajudar
em tudo o que futuramente poderei fazer com a minha formação .

Documentação Comercial e Circuitos da Correspondência

Todas as organizações têm um circuito de correspondência, podendo esta ser


interna ou externa, conforme o assunto que se trata. Estas podem ser circulares, cartas
comerciais, ofícios, requerimentos, faxes e nos dias de hoje, cada vez mais adoptam o
correio electrónico (Email).
Mas vou redigir esta reflexão, dando mais importância ao correio electrónico
ou email.

O meu tema de PRA tem como tema as redes sociais, assim abrange o ponto
que está no parágrafo acima descrito.
As empresas ou organizações, cada vez mais, apostam neste meio para mandar
e receber informações precisas, para que esta chegue em poucos minutos às suas
instalações. Logo, que estas as recebam, vão-lhe dar o devido tratamento que esta
merece, que é a sua resposta imediata e uma cópia do assunto para o seu arquivo, para
que não haja perca de tempo e a cópia do respectivo assunto para não haver a perda
do mesmo. Em caso de problema temos uma prova como o assunto foi recebido,
tratado e expandido.
Através destas redes é muito fácil fazer chegar uma mensagem de um
computador para o outro, seja em que lugar for, logo que estejam abrangidos pela
rede, internet.

Desta forma e através de um programa incorporado no computador pode-se


redigir toda a informação e mandá-la no mesmo instante. Caso seja uma
correspondência que precise ser assinada pelos chefes de secção ou pela gerência
deve-se mandar imprimir, para que esta seja devidamente assinada. Depois de estes
passos seguidos, pode expandir esta ou pelo correio normal ou pelo fax. De
Acrescentar que as correspondências confidenciais podem-se mandar por email, caso
a pessoa a quem nos dirigimos tenha na empresa ou na organização um email que só

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Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
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E-mail: geral@aprodaz.com
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ele poderá abrir, caso contrário esta deverá seguir pelo correio e ao cuidado de quem
esta se remete.

A rede social neste caso será a quem as correspondências serão dirigidas,


como, por exemplo, as empresas adoptaram o envio de emails para os seus clientes, é
o caso da SATA. Desta forma este grupo preocupa-se com o desgaste da natureza e
recorre ao correio electrónico, esta não precisa de gastar suportes de papel e tem uma
vantagem para o cliente não pagamos para que nos seja mandado uma informação e
manda o seu serviço às nossas residências, tudo isto através de um simples email.
Para grupo os clientes são a sua maior rede social, porque poderiam estes usar a rede
só para a sua divulgação.
O sistema informático está em constante actualização, pois, quem tem o Word
2010, tem um programa instalado com os modelos de cartas e de fax, para facilitar a
criação de um modelo, mas sei que todas as organizações e empresas criam o seu
próprio modelo, com cabeçalho com o logótipo e rodapé, colocando uma matriz para
o assunto, data, a referência da empresa e com a referência de uma carta mandada por
outra empresa, tal como a data, para saber a que assunto se refere.
Exemplo: V/Ref.ª V/Data N/Ref.ª N/Data
Desta forma e com a devida atenção, não haverá trocas de correspondência.
Também a correspondência chegando às instalações e para que não haja resmas de
papel empilhados em cima das secretárias, estas também têm um tratamento:
Poderei seguir estes passos:
1. Separação
2. Abertura
3. Registo
4. Distribuição
5. Resposta ou arquivo
6. Assinatura
7. Registo de saída
8. A expedição do correio
9. Arquivo da cópia
Seguindo estes passos terei sempre tudo organizado, para que depois não
perca tempo a procurar um documento que poderá ser necessário.
Na base destes dados eu trabalhei como deveria ser feito dentro da sala de
aula, o que para mim foi muito enriquecedor.
Para concluir, vamos ter em consideração que as florestas estão a ser
destruídas para que tenhamos ainda suporte de papel. Apostar no sistema informático,
talvez seja uma solução e acredito que, com a passagem dos anos, o papel não será
tão utilizado, por isso, vamos usar o papel em recursos extremos.

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Quase a maior parte da população do nosso mundo tem computador e está em


quase todas as redes sociais. As organizações também têm secções e secções de
sistema informático.
Assim, espero que as organizações apostem nesse recurso, porque elas são as
que mais papéis utilizam.
Muito obrigado à formadora Margarida Medina que disponibilizou-se para dar
esta formação, para que fosse satisfatória e futuramente, com os conhecimentos
alcançados, poder pôr em prática.
Como disse logo no princípio já tinha alguns conhecimentos, mas com esta
formação aprofundei e enriqueci os meus conhecimentos.

Ponta Delgada, 13de Janeiro de 2011

Manuel Azevedo Silva

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