Curso Profissional de Técnico de Secretariado

Prova de Aptidão Profissional

O secretariado na atualidade

Trabalho realizado por: Shirley José Martins Lopes

Ano letivo 2016/2017

 O secretariado na atualidade

Curso Profissional de Técnico de Secretariado

Prova de Aptidão Profissional

O secretariado na atualidade

Trabalho realizado por: Shirley Lopes

Professoras orientadoras: Ofélia Ambrósio e Sandra Cabrita

Ano letivo 2016/2017

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Escola Secundária de Mem Martins
 O secretariado na atualidade

Índice
Parte Teórica

Introdução…………………………………………………………………………………………………………………………4

1. A Evolução do secretariado………………………………………………………………………………………….6
2. A Evolução do perfil profissional de secretariado……………………………………………………….7
3. O que se entende por secretariado………………………………………………………………………………8
4. Como se organiza o secretariado………………………………………………………………………………….9
5. O lugar do secretariado nas empresas……………………………………………………………………….10
6. O secretariado clássico versus o secretariado atual …………………………………………………12

7.Importância da formação contínua………………………………………………………………………………13

Parte Prática

O secretariado na atualidade…………………………………………………………………………………………15

Conclusão…………………………………………………………………………………………………………………………

Bibliografia/Webgrafia……………………………………………………………………………………………………

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Introdução

A Prova de Aptidão Profissional é parte complementar dos cursos profissionais e integra

todos os saberes e capacidades desenvolvidas ao longo da formação.

Esta prova é realizada no final dos três anos de curso.

Como futura secretária, pretendo adquirir determinados conhecimentos que serão

essenciais para o futuro. Assim sendo, o tema que decidi escolher foi “O secretariado na
atualidade”, pois é um tema que despertou me algum interesse e, além disso, creio que
a concretização deste trabalho me permitirá explorá-lo de forma mais aprofundada.

O Secretário nos dias de hoje é um instrumento fundamental e tem tarefas mais

complexas numa organização, sendo um "braço direito" para o executivo.

O trabalho será dividido em duas partes: a teórica e a prática.

Na primeira, irei abordar conceitos fundamentais, tais como: a evolução do secretariado

ao longo dos tempos, o secretariado no contexto da empresa atual, as suas funções e,
por fim, referir algumas competências que permitam um correto desempenho da
profissão.

Na segunda parte, irei analisar a evolução do secretariado até aos dias de hoje. Para tal
pretendo realizar uma simulação no desenvolvimento de algumas tarefas no âmbito do
secretariado, propondo a dois intervenientes que as desempenhem, recorrendo um
deles a uma metodologia mais “antiga” e o outro a uma metodologia mais “recente”.

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Parte Teórica

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1. A evolução do secretariado
A origem do secretariado ocorre na antiguidade, quando os homens desenvolviam
atividades como escribas e realizavam tarefas que se assemelhavam à assessoria.

Entretanto, no período das guerras mundiais as mulheres ganharam espaço no

mercado de trabalho, devido à falta de mão-de-obra masculina.

Houve imensa transformação nas funções de secretariado, pois tal não aconteceu
por acaso. Com o passar dos tempos tornou-se importante o domínio da
informática e atualmente o Secretário, já não atende só as solicitações do seu
chefe, não se limita a redigir cartas, a atender telefonemas, arquivar ou ainda
anotar recados.

O Secretário de hoje é muito mais importante, é uma pessoa proativa que tem
visão, formação e capacidade de decisão.

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2. A evolução do perfil profissional de secretariado

Com a evolução do perfil profissional de secretariado este profissional trabalha para a
organização e não só para o executivo, nos dias de hoje podemos dizer que é assessor,
assistente, agente facilitador e coordenador de informações.

Como assessor utiliza sua bagagem intelectual;

Como assistente utiliza as técnicas secretariais;

Como agente facilitador é o elo entre empresa, clientes internos e externos;

Como coordenador de informações administra relacionamentos e conflitos.

Além destas quatro características, é polivalente, investe no auto conhecimento e está

sempre atento aos cursos de atualização existentes no mercado e sem dúvidas tem
capacidade de se adaptar às mudanças.

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3. O que se entende por secretariado

O trabalho de secretariado envolve ter imensas tarefas e com isso ter responsabilidades
que dependem da dimensão, do ramo da atividade e da empresa.

Assim sendo, o secretariado pode organizar-se de diferentes formas, como podemos ver:

Secretariado por departamento: O secretariado funciona como elo de ligação

entre os diferentes departamentos e a administração.

Exemplo: Secretário de recursos humanos.

Secretariado por sector de atividade: São profissionais especialistas no sector de

atividade da organização.

Exemplo: Secretário clínico (tem conhecimento específico para desempenhar a função

na área da saúde).

Conjunto de elementos organizados: E por fim, estes profissionais estão

concentrados num único departamento, e cada um com uma função específica.

O setor é da responsabilidade de um coordenador que assegura a supervisão do

trabalho feito pela equipa.

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4. Como se organiza o secretariado

Organizar a área de trabalho é essencial para que as tarefas do dia a dia sejam
realizadas de forma eficiente e produtiva.

Assim sendo, as funções administrativa são da responsabilidade do profissional de

secretariado e existem funções de ligação e técnicas que permitem a atividade
administrativa, como podemos observar no seguinte esquema:

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5. O lugar do secretariado nas empresas

O lugar do secretariado depende da dimensão da empresa, da sua atividade e da sua
estrutura organizacional, sendo assim existem três tipos:

 Pequenas empresas:
As funções de decisão estão centradas no dono da empresa, os colaboradores
executam apenas as tarefas atribuídas, o cargo do secretariado de direcção é
apoiar e assegurar a rotina administrativa da empresa.

Direção

Secretária de Direção

Produção Relações Públicas Financeiro

 Médias empresas:
As médias empresas estão organizadas por departamentos. Nestas empresas
encontramos o Secretariado descentralizado, ou seja, pessoas com formação e
responsabilidades semelhantes que organizam, controlam e coordenam as
tarefas.

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 Nas grandes empresas:

Nestas empresas o secretariado tem um papel de agente facilitador das funções
do gestor, como gerir a agenda, filtrar chamadas telefónicas, redigir
documentos, fazer a preparação e organizar dossiers de informação, entre
outras.
Aqui encontramos o Secretário-geral como órgão directivo assim sendo age em
nome da administração.

Direção

Secretário de Direção

Secretário Secretário Secretário

Produção Relações Públicas Financeiro

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6. Secretariado clássico versus secretariado atual

Com a evolução da informática, nomeadamente das tecnologias de informação e
comunicação, permitiram que esta profissão evoluísse e desse benefícios para as
empresas.

A fase em que a secretária clássica servia cafés, atendia telefonemas e escrevia a

correspondência, está totalmente superada.

Nos dias que se seguem, estes profissionais são elementos cruciais na vida das
empresas. Além disso preparam e organizam o trabalho de modo que a direcção fique
livre para tomar decisões com qualidade.

 Secretariado clássico:
 Atende telefonemas;
 Datilografa correspondência e serve cafés;
 Limita-se a cumprir as instruções do diretor;
 Recolhe informações e fá-las chegar ao diretor.

 Secretariado atual
 É agente facilitador do trabalho;
 É polivalente e proativo;
 Tem espírito de liderança;
 Tem capacidade de mudança e de adaptação;
 Trabalha em equipa.

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7. Importância da formação contínua

Os profissionais de secretariado devem manter-se atualizados para poderem
acompanhar a mudança e desenvolver a sua função com perfeição.

A formação contínua é essencial para que consigam responder às solicitações, superar as

dificuldades sentidas e aperfeiçoar o seu desempenho.

A sociedade no século XXI evolui rapidamente a nível social, económico e tecnológico

que traz mutações constantes na empregabilidade, isto é, emergem novas profissões
enquanto se estinguem outras.

Exemplo: Telefonistas, datilografas, entre outras ..

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Parte Prática

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Análise do secretariado na atualidade onde realizei a FCT

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Conclusão

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Bibliografia/Webgrafia

* Morgado, S; Ferreira, T.C – Técnicas de Secretariado 1 – 1ºed. Porto: Areal Editores,

S.A., 2013

http://profissionaldesecretariado.blogspot.pt/2012/11/a-evolucao-do-secretariado.html

http://www.fenassec.com.br/c_artigos_perfil_atual_profissional_secretariado.html

http://profissionaldesecretariado.blogspot.pt/2012/11/o-que-se-entende-por-secretariado.html

http://tecnicasdesecretariadoprofessora.blogspot.pt/2010/12/dez-dicas-para-organizar-o-
escritorio.html

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