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1.Introdução……….………...………….......……………………………………………..1
1.2 Objectivo Geral............................................................................................................2
1.2.1 Objectivos específicos...........................................................................................2
1.3 Metodologia..................................................................................................................2
Capítulo-II............................................................................................................................3
2. Revisão da Literatura.......................................................................................................3
2.2 Auto-diagonóstico de competências de gestão do tempo..........................................3
2.3. As Ferramentas de auto análise da Gestão do Tempo..............................................4
2.4. Gestão de Tempo nas Organizações.........................................................................5
Capítulo-III..........................................................................................................................8
3. Analisar a gestão de tempo nas actividades planificadas................................................8
3.1.Planificação das actividades e métodos de trabalho......................................................8
3. 2.Instrumentos para melhor gerir o tempo.....................................................................10
3.3. Matriz da Gestão do Tempo por objectivo.................................................................11
3.3.2. Factores que constituem principais barreiras a uma eficazgestão do tempo.......11
Como eliminar desperdícios de tempo?.....................................................................12
3.3.3. Os sete hábitos das pessoas eficazes....................................................................13
3.3.4. Princípios e paradigmas incorporados nos 7 hábitos...........................................14
3.3.5. Importância da Gestão do Tempo....................................................................14
Capítulo-IV........................................................................................................................15
Considerações finais..........................................................................................................15
Referências bibliográficas.................................................................................................16
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Capitulo-I
1. Introdução
A gestão de tempo é fundamental para o alcance das metas, sendo que para uma boa
gestão de tempo é necessário ser eficaz e eficiente, para melhoralcançar os objectivos
definidos, isto é, há necessidade de planificar as actividades em função dos seus
objectivos e prioridades em relação ao tempo.
O presente trabalho enquadra-se no módulo XVI, “Liderança e Técnica de Gestão,” tem
como tema:Gestão de Tempo nas Organizações.Agestão do tempo é um processo de
planeamento, execuçãoe controlo da quantidade de tempo gasto com
actividadesespecíficas sobretudo para aumentar a efectividade, eficiência e produtividade.
Comeste trabalho ogrupo pretende fazer uma abordagem profunda sobrea gestãode tempo
nas organizações, com enfoque nosmétodos e técnicas de gestão do tempo no trabalho,
tambémfará menção dasquatro gerações de administração de tempo.
O trabalhoapresenta a seguinte estrutura: Capitulo I-introdução, o problema, objectivos e
Metodologia;CapituloII-Revisão da Literatura;CapituloIII -Apresentação e análisee
discussão do caso de estudo; e capituloIV -Considerações finais; por últimoReferencias
Bibliográficas.
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1.2 Objectivo Geral
Compreender a gestão de tempo.
1.3 Metodologia
Para a elaboração do presente trabalho recorreu-se na Revisão Bibliográfica e
Documental que permitiram uma percepção específica do tema com base na pesquisa das
obras literárias, artigos científicos e documentos oficiais que não receberam tratamento
analítico, que também facilitam a ordenação dos dados e informações necessárias para a
pesquisa.
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Capítulo-II
2. Revisão da Literatura
2.1. Conceptualização
Gestão – é o processo de se conseguir alcançar resultados (bens e serviços) com o
esforço dos outros (Teixeira, 2013:5).
Tempo – sucessão de anos, dias, semanas, horas, minutos, etc. momento ou ocasião para
que as coisas se realizem. O tempo está sempre relacionado com a duração de factos
(Significados, 2016).
Tempo é a duração dos factos, é o que determina os momentos, os períodos, as épocas, as
horas, os dias, as semanas, os séculos.
Gestão de Tempo - É a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e evitar perdas de
tempo. (Bird, 1998).
Gestão de tempo – é a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e evitar perdas de
tempo. Gerir o tempo de forma eficaz implica identificar o que é mais importante, definir
objectivos e estabelecer prioridades. (Teixeira, 2013:5)
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Geração 3 –Trata-se da fase actual, caracterizada por importante ideia de
prioridade, valores e peso relativo das actividades. Esses aspectos são acrescidas
as características das gerações 1 e 2;
Geração 4 – consiste no desafio de não gerenciar o tempo, mas gerir pessoas, isto
é, prevenção e a melhoria dos relacionamentos e para obtenção de resultados
(Covey, 2006:179-181).
Hoje em dia existem essencialmente quatro tipos de ferramentas para nos apoiar no modo
como executamos as tarefas e o tempo que gastamos com estas:
Registo de tempos
Calendários/Agendas
Gestores de Projectos
Lista de tarefas
O Registo de tempo (time logs) são utilizados para registar o tempo utilizado para cada
actividade. São boas opções para quem trabalha em diversos projectos, ou para diversos
clientes. Muitas vezes é a única solução para saber o que cobrar a cada cliente.
As listas de tarefas são utilizadas para apurar as tarefas que o trabalhador tem de executar
e como registo das tarefas efectuadas pois, após sua execução, estas podem ser
assinaladas como realizadas.
Todos os métodos são úteis, mas todos têm as suas limitações e a sua mais-valia é
diferente para cada tipo de actividade e pessoa, pelo que para executar as suas funções de
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forma competente e produtiva compete a cada gestor escolher o método apropriado a
cada situação.
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2.5. Métodos e Técnicas pessoais para a optimização do tempo
Muitas vezes perde-se tempo na vida porque não se tem consciência do que é
verdadeiramente importante. Muitas pessoas convencem-se que o segredo da felicidade
está em conseguir mais tempo livre. No entanto, mais tempo livre não significa
necessariamente mais felicidade, pois, tudo depende do que se faz com esse tempo.
Segundo Covey (2005:180-185), os métodos e técnicas pessoais para a optimização do
tempo são:
A necessidade de elaborar diariamente um plano específico das actividades
consideradas valiosas;
Definir, organizar e executar conforme as prioridades;
Distribuir as suas actividades nos quatro quadrantes;
Descobrir qual dos quadrantes tem emprego a maior arte do seu tempo;
Prever momento para relaxar, buscar inspiração, olhar para sua vida contexto dos
princípios e valores.
ADelegação Administrativa está focalizada nos resultados e não nos métodos, ela
concede às pessoas (delegadas), uma oportunidade de escolher o método, tornando-lhas
responsáveis pelos resultados. A delegação administrativa de poderes pressupõe
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compreensão e comprometimento mútuo com referência a cinco áreas: resultados
desejados; orientação; recursos; acompanhamento e consequências.
Resultados desejados – Cria uma noção comum, clara, do que precisa ser obtido,
focalizando o que, não como; resultados, não métodos. Visualize o resultado
desejado, descreva em detalhes, faça uma antecipação das consequências dos
resultados, e o prazo em que serão conseguidos.
Orientação – estabeleça os parâmetros dentro dos quias deve agir, seja aberto e
honesto, aponte os caminhos potencialmente perigosos e mantenha a
responsabilidade pelos resultados com eles para que faça o que necessário dentro
da orientação dada.
Recursos – identifiquem os recursos humanos, financeiros, técnicas ou
organizacionais que a pessoa pode utilizar para atingir os resultados desejados.
Acompanhamento – estabeleça os padrões de desempenho que serão usados para
avaliar os resultados e o momento específico em que os relatórios e as avaliações
devem ser feitos.
Consequências – especifiquem o que vai acontecer de bom ou de ruim, como
resultado da avaliação, inclui itens como recompensas financeiras, psicológicas,
diferentes tarefas profissionais ou funções no futuro e as consequências naturais
ligadas a missão geral da organização.
Para gerir o tempo da melhor maneira é necessário identificar as prioridades de cada um
e depois é necessário avaliar essa lista de tarefas.
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Capítulo-III
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Como se vê, a utilização de uma classificação das actividades é um elemento essencial na
gestão do tempo e pode gerar a redução ou extinção de desperdícios no desenvolvimento
do trabalho como, por exemplo, o excesso de tarefas, de papéis, de interrupções, de
telefonemas, de reuniões e a tendência a procrastinação (Chaves, 1992).
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desempenhar papéis na sua igreja ou nas comunidades; e considerar apenas a semana e
marcar as áreas em que se vê gastando mais tempo nos próximos dia.
Estabelecer metas – algumas dessas devem refletir actividades do Quadrante II. Essas
metas do curto prazo de preferência precisam estar vinculadas às de longo prazo.
Planificar – olhar para a semana que tem pela frente, com metas em mente e o tempo
reservado para atingi-las; relaxar buscar inspirações, olhar para sua vida no contexto dos
princípios e valores.
Desse modo o gestor deve procurar identificar os 20% das actividades mais importantes e
delegar as restantes. De igual maneira que se 20% dos seus funcionários produzem 80%
dos resultados, então, ele precisa descobrir quem são os 20% e valorizá-los.
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3.3. Matriz da Gestão do Tempo por objectivo
Fig. N2
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Perfeccionismo.
Factores administrativos - quando negligenciados causam significativas perdas de
tempo;
Falta de objectivos, prioridades e planeamento;
Delegação inexistente ou ineficiente;
Responsabilidade ou autoridade confusa;
Falta de comunicação ou comunicação ineficaz confusa, ambígua, indirecta);
Informação inadequada, inexacta ou tardia;
Excesso de reuniões, reuniões mal preparadas.
Factores ambientais - incidem sobre frequentes bloqueadores.
Interrupções (presenciais ou pelo telefone);
Visitantes inesperados;
Encontros;
Formalidades;
Ruído, distrações visuais, espaço físico. (Faria, 2005:11 -13)
Como eliminar desperdícios de tempo?
Delegar;
Confiar nos outros;
Fixar prioridades;
Respeitar prazos;
Motivar os outros para o cumprimento de prazos;
Fixar períodos de não interrupção;
Desviar chamadas;
Adiar as coisas desagradáveis;
Fixar objectivos diários;
Fixar os objectivos das reuniões.
Planificar;
Saber dizer não e aceitar só as tarefas às quais só poderá dedicar o tempo
necessário. É sábio recusar com empatia e explicar o porquê (Faria, n/d:14).
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Hábito – é a intersecção entre o conhecimento, habilidade e o desejo (Covey, 2006:63-69).
Hábito 1- Seja proactivo - baseia-se nos quatro (4) dons humanos: a imaginação, a
consciência, a vontade independente e a autoconsciência.
Hábito 2 -Comece com o objectivo em mente - consiste na primeira criação ou criação
mental, baseia-se na imaginação, ou seja, a capacidade de vislumbrar, ver o potencial,
criar com mente aquilo que não podemos ver com os olhos no momento e na consciência,
que é a capacidade de nosso carácter único e as orientações pessoal, moral e ética dentro
das quais podemos atingir o objectivo com alegria.
Hábito 3 – Primeiro o mais importante - consiste no gerenciamento eficaz e baseia-se
na filosofia. Precisa fazer as perguntas mais radicais sobre a vida quando lida com
questões de liderança pessoal. (Covey, 2006:176,177).
Hábito 4 - Pense ganha/ganha - é uma postura da mente e do coração que busca o
benefício e o respeito mútuo em todas as interações. Significa pensar em termos de “nós”
não de ‟eu”. Não pode ser um pensamento egoísta.
Hábito 5 - Procure primeiro compreender, depois ser compreendido - significa dar
oportunidade aos outros de falar abertamente e de serem entendidos o que exige
consideração e compreensão.
Hábito 6 - Crie sinergia - significa respeitar e ter apreço ou gratidão e louvar-se
mutuamente. Tem a ver com a resolução de problemas, aproveitar oportunidades e aceitar
diferenças.
Hábito 7 - Afine instrumento - significa renovação física, social/emocional, mental e
espiritual. Este hábito aumenta a capacidade que alimenta todos os hábitos da eficácia.
(Covey, 2006:151)
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Comece com o objectivo em mente Visão/valores Duas criações/foco
Primeiro o mais importante Integridade/execução Prioridade/acção
Pense ganha/ganha Respeito mútuo Abundância
Procure primeiro compreender, depois ser Entendimento mútuo Consideração, coragem
compreendido
Crie sinergia Cooperação criativa Diferenças nos valores
Afine o instrumento Renovação Pessoa integral
Fig. N.3 Fonte: Covey (2006:152)
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Capítulo-IV
Considerações finais
Com a efectivação deste trabalho, o grupoconcluiu que a boa aplicação das técnicas e
métodosna gestão do tempo são elementos chaves para uma boa racionalização do tempo
na execução das actividades organizacionais.
O tempo assume cada vez mais um papel essencial na nossa vida profissional. Uma
correcta gestão do tempo permite-nos ser mais produtivos e maximizar as nossas
competências. Por outro lado, a planificação e a organização do trabalho são
fundamentais para sermos eficazes no nosso trabalho e contribuem directamente para a
produtividade,
Hoje em dia, não basta somente ser uma pessoa ou uma organização eficaz. São
necessárias a realização, a execução apaixonada e a contribuição significativa, em uma
ordem de grandeza e dimensão diferentes. Os sete hábitos para as pessoas altamente
eficazes continuam relevantes, mas Covey afirma que os novos desafios e a
complexidade com que nos deparamos em nossas vidas e relacionamentos pessoais - em
nossas famílias, em nossas vidas profissionais e em nossas organizações - são de uma
ordem de grandeza diferente e exigem uma nova atitude mental, uma nova habilidade,
um novo conjunto de ferramentas, um novo hábito. Esse 8º hábito é o de encontrar a
própria voz e inspirar outros a encontrar a deles.
A Gestão do Tempo consiste em registar, controlar e melhorar a utilização do seu tempo.
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Referências bibliográficas
Chaves, E. (1992), Administrar o tempo é planejar a vida,. Disponível em:
Clock, U. (n/d); Gestão do tempo –UFPR/CEIM, Brasil.
Covey, S. R. (2006), Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes: lições poderosas
para a transformação pessoal, 28ª Edição, Editora Best Seller Lda, Rio do Janeiro.
http://pt.wikipedia.org/wiki/lideranca, Gestão do tempo e liderança 19/01/2023.
www.ebooksnet.com.br. Administração Eficaz de Tempo, acesso em 19/01/2023
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