Escola Nacional de Administração Pública

1º LICENCIATURA PROFISSIONAL EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA-MAPUTO

Modulo VIII – Liderança e Técnicas de Gestão

TRABALHO DO 1° GRUPO

TEMA: Condução de Reuniões

Docentes:
Dr: Abdul Givá
&
Dr: Amélia Magalo

Discentes
 Alia Fernando Ernesto Bata Nhampossa
 Constantino Jossefa Matsinhe;
 Hélder Silvestre Mavie;
 Mouzinho Júlio Leitão;
 Rosária Samuel Ncalama;
 Serafina Simão Guambe Massango

Maputo, Janeiro de 2023

Sumário:

CAPÍTULO I.................................................................................................................................................................1
1.2. OBJECTIVOS........................................................................................................................................................2
1.2.1. Geral............................................................................................................................................................2
1.2.2. Específicos...................................................................................................................................................2
1.3 METODOLOGIA............................................................................................................................................2
CAPÍTULO II...............................................................................................................................................................3
2.1 REVISÃO DA LITERATURA, ENQUADRAMENTO CONCEPTUAL E TEÓRICO.......................................................3
2.1.1 Enquadramento Conceptual........................................................................................................................3
2.2 TIPOS DE REUNIÕES............................................................................................................................................4
2.3 OBJECTIVOS DA REUNIÃO..................................................................................................................................5
2.4 PREPARAÇÃO, CONDUÇÃO E ENCERRAMENTO DE UMA REUNIÃO DE TRABALHO...........................................6
2.5 FASES DE PREPARAÇÃO DE UMA REUNIÃO.........................................................................................................6
2.5.3 DOCUMENTOS NECESSÁRIOS À REUNIÃO........................................................................................................8
2.5.4 EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS À REUNIÃO.....................................................................................................8
2.5.5 ELABORAR E DISTRIBUIR A AGENDA...............................................................................................................8
2.5.6 PONTOS FUNDAMENTAIS DA AGENDA:.............................................................................................................9
2.6 O PAPEL DO SECRETARIADO..............................................................................................................................9
2.7 PREPARAR A SUA APRESENTAÇÃO......................................................................................................................9
2.8 CONDUÇÃO DA REUNIÃO..................................................................................................................................11
2.8.1 PAPEL DO PROMOTOR NUMA REUNIÃO.........................................................................................................11
2.8.2 PROMOTOR COMO LÍDER DA REUNIÃO.........................................................................................................11
2.8.3 PAPEL DO SECRETARIADO DURANTE A REUNIÃO........................................................................................12
2.8.4 ENCERRAMENTO DA REUNIÃO......................................................................................................................12
2.12 MÉTODOS E TÉCNICAS PARA COMUNICAR, ANIMAR E FACILITAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS OS
INTERLOCUTORES NAS REUNIÕES...........................................................................................................................15
2.12.1 PONTOS DE ORDEM.......................................................................................................................................15
2.12.2 PROCEDIMENTOS..........................................................................................................................................15
2.12.3 COMUNICAÇÃO.............................................................................................................................................16
CAPÍTULO III............................................................................................................................................................18
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................................................................................19

1ºLPAP 2º ANO Liderança e Técnicas de Gestã oPá gina 0

CAPÍTULO I

1.1 Introdução

Desde a década de 1960, as reuniões eram considerada uma ferramenta importante para fazer
fluir o trabalho nas empresas, democratizar e difundir informação, tanto no sentido de verificar
falhas nos processos, como também de encontrar soluções inovadoras.

Entretanto nas organizações em geral, as reuniões representam um espaço importante para

socialização de conhecimentos, construção da memória colectiva e tomada de decisões.

Geralmente as pessoas esperam aprender certas coisas que lhes sejam interessantes, tendem
procurar confiança, estabelecer contacto e motivação. Mas para que isso aconteça é necessário
desenvolver uma série de actividades de forma que a reunião seja bem-sucedida.

Para uma melhor compreensão do tema o trabalho encontra-se estruturado em três capítulos
sendo que o Capítulo I comporta a introdução, objectivos e metodologia; o Capítulo II versa
sobre enquadramento conceptual e teórico do tema. No Capítulo III, temos a conclusão e
referências bibliográficas.

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1.2. Objectivos
1.2.1. Geral
Compreender a condução de reuniões nas organizações

1.2.2. Específicos
 Descrever a preparação, condução e encerramento de uma reunião de trabalho;

 Analisar os métodos e técnicas para comunicar, animar e facilitar a participação de todos

os interlocutores nas reuniões;
 Identificar os tipos de reuniões, vantagens e desvantagens.

1.3 Metodologia
Para a realização deste trabalho, usou – se os seguintes métodos:

Na perspectiva de Lakatos e Marconi (2003), metodologia é o conjunto de métodos e técnicas

usadas para a pesquisa e elaboração de trabalhos científicos, sendo estes os caminhos para
alcançar a meta desejada, analisar o que pode ser descoberto através dele e da crítica das suas
propriedades.

Segundo Gil, (2008), a pesquisa bibliográfica ou fontes secundarias consiste na consulta de toda
bibliografia já tornada pública em relação ao tema em estudo, concretamente livros, monografias
e teses.

Para a execução deste trabalho usou-se a pesquisa bibliográfica e deu-se o cuidado de seleccionar
autores que abordam questões relacionadas com o tema em análise. Também o material
adquirido ao longo do Módulo.

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CAPÍTULO II
2.1 Revisão da Literatura, Enquadramento conceptual e teórico
2.1.1 Enquadramento Conceptual
Segundo Lourenço (s/d), reunião é uma associação de pessoas que se juntam com um
determinado objectivo.

Reunião - caracteriza-se pelo encontro entre duas ou mais pessoas com a finalidade de
apresentar, debater e discutir tópicos relativos ao tema central escolhido (Nakane; 2000).
Reunião - é geralmente um acontecimento de muito menor dimensão, envolvendo muitas vezes
alguns executivos que discutem um determinado assunto á sala da direcção. No entanto, a
palavra reunião é também utilizada num sentido mas lato, para descrever conferências, reuniões
e seminários colectivamente (Seekings; 2006).
Reuniões - são normalmente a actividade comunicacional mais dispendiosa do mundo
empresarial mais do que os processadores de texto, os computadores, o papel, ou a infinitude de
telefonemas (Alessandra & Hunsaker;1993).
Depois da leitura feita sobre os conceitos o grupo assumiu a definição do autor Lourenço que
refere que reunião é uma associação de pessoas que se juntam com um determinado objectivo.

Conferência é o acontecimento de maior dimensão para centenas ou milhares de pessoas

(Seekings;1993).
Seminário é um termo utilizado para definir encontros de pequena ou média dimensão que
envolve cerca de centena e meia das pessoas (Seekings;1993).
Simpósio é semelhante ao seminário só que a ocasião é geralmente menos formais, uma vez que
o fluxo das informações se faz nos dois sentidos.
Workshop é semelhante ao simpósio e envolve poucas pessoas que discutem tópicos
específicos, trocam ideias ou resolvem determinados problemas.
Sessões plenárias e especializadas ou parcelares são as partes de um programa de conferências
em que todos delegados estão presentes. Em muitos acontecimentos os delegados são convidados
a dividir-se em grupos mais pequenos (os chamados grupos de trabalho) para sessões parcelares
ou especializadas (Seekings, 1993).

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2.2 Tipos de Reuniões
É evidente que as pessoas realizem conferências e reuniões para comunicar, apesar disso, é
provavelmente verdade dizer-se que a maioria das pessoas que organizam conferencias
consideram o processo como comunicação num só sentido, (Seekings; 2006).
Segundo Lourenço (2007), destaca vários tipos de reuniões que passamos a mencionar:
Reuniões de Tomada de Decisão - visam a reconciliação de opiniões divergentes, de forma a se
conseguir chegar a uma decisão mais adequada e de maior qualidade.
Reuniões de Equipa - estas são reuniões que devem ser extremamente breves e informais, cada
ponto da agenda tem que ter um tempo definido, é orientado por quem o propôs e as decisões
devem ser resumidas pela chefia. Têm normalmente uma periodicidade regular, podem
transformar-se numa rotina, deixando assim de despertar qualquer interesse.
Reuniões para Resolver Problemas - procuram identificar as causas de algo que está fora do
planeado.
Procura-se, no fundo, responder a um conjunto de seis perguntas: O quê? Porquê? Quando?
Como? Onde? E Quem?
Reuniões para Delegar Tarefas ou Responsabilidades - visam distribuir tarefas ou
responsabilidades pelas pessoas que irão implementá-la.
Reuniões de Análise de Projectos em Curso - são reuniões onde se avalia o que se fez, de
forma a corrigir acções futuras.
Reuniões de Persuasão ou de Informação Descendente - o principal objectivo desta reunião é
de obter apoio para um determinado aspecto.
Reuniões de Planeamento - têm como objectivo o planeamento de uma determinada actividade.
Para elaborar um plano é necessário clarificar o objectivo do plano, calendarizar o plano,
identificar as tarefas principais, listar os recursos necessários, atribuir responsabilidades e decidir
prazos de conclusão.
Reuniões Electrónicas - são reuniões convocadas e feitas através de telefone ou de vídeo.
Reuniões Consultivas ou de Venda - são aquelas que o consultor ou perito saiba exactamente
quais são as pretensões do seu cliente.

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Reuniões de Passagem de Informação - são reuniões importantes que quando se procura passar
informação complexa ou controversa estimula-se assim uma discussão. São naturalmente, mais
eficazes se os participantes tiverem antecipadamente em seu poder, um documento com a
informação que vai ser discutida e transmitida.
Reuniões de Motivação - são reuniões onde se divulgam os sucessos pessoais ou grupais Estas
reuniões têm como objectivo incrementar a motivação dos seus participantes relativamente a um
projecto, a um produto, a um serviço ou mesmo relativamente à organização.
Reuniões Multiculturais – são naturalmente aqueles que cada cultura tem os seus
procedimentos em reuniões, no entanto, quando estes procedimentos são obrigados a misturar-se,
torna-se necessário um cuidado suplementar que traduza a documentação, permitindo assim a
presença de tradutores, que se informem acerca dos procedimentos normais da outra cultura.

2.3 Objectivos da reunião

Segundo Lourenço, (n/d), para que uma reunião resulte é fundamental que se saibam
exactamente quais os seus objectivos:
 Ser claro, preciso e realista, ou seja, adaptado às possibilidades do grupo;
 Ser relativamente ambicioso de forma a ser motivador;
 Se possível, mensurável e estipular o resultado pretendido e o respectivo prazo.

2.4 Preparação, condução e encerramento de uma reunião de trabalho

Segundo Lourenço (n/d), antes de convocar uma reunião, questiona-se: Esta reunião é mesmo
importante? Será insubstituível? E qual o seu real objectivo?
Na óptica do Seekings (2006), orienta que deve se dar respostas a cinco questões básicas antes de
fazer qualquer acordo ou tomarmos decisões sobre um dado encontro. Todo plano do
acontecimento, seu estilo, tipo, duração, conteúdo e possível valor, assenta nas respostas a estas
questões:
 Porquê a necessidade de realizar uma conferência?
 O que é que se pretende alcançar?
 Quem deve assistir?
 Quando se deve realizar o acontecimento?
 Onde se deve realizar?

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2.5 Fases de preparação de uma reunião
Segundo Lourenço (n/d), segue as seguintes fases:
 Listar participantes;
 Definir o objectivo da reunião;
 Dar um título a reunião;
 Listar os assuntos a tratar;
 Local, data, hora e duração da reunião;
 Documentos necessários à reunião;
 Equipamentos necessários à reunião;
 Elaborar e distribuir a agenda (documento com a descrição sucinta da forma como se
pretende que a reunião decorra).
2.5.1.Listar os participantes - nesta fase deve-se ter em conta:
A quem realmente interessa o assunto;
Quem possa contribuir com informações úteis ou ideias interessantes;
Que possam influenciar nas decisões a tomar;
Que possam ter um papel na dinâmica do grupo.
A dimensão do grupo é importante, uma vez que dele pode depender o sucesso da reunião. A
seguir apresenta-se algumas dimensões de grupos e suas características:
Num trabalho a longo prazo, um número reduzido de pessoas é mais produtivo do que um grupo
maior.
Segundo alguns autores (por exemplo, Alessandra & Hunsaker, 1993), o número ideal de
participantes situa-se entre os 5 e 7.
A partir de 12 elementos, a tarefa de quem conduz a reunião torna-se substancialmente
complicada, pelo que nestas situações deverá optar por uma das seguintes soluções:
 Verificar se haverá pessoas que só necessitarão de estar numa parte da reunião;
 Fazer mais reuniões, dividindo assim o grupo;
 Verificar se haverá alguém que possa representar um grupo de pessoas escolhidas.

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2.5.2 Local, data, hora e duração da reunião
Para escolha do local, toma-se em consideração os seguintes aspectos:
 O espaço existente (3,5 m2 por pessoa);
 A acústica, a iluminação, a ventilação, a temperatura da sala;
 O tipo de mesas e cadeiras;
 A existência de elementos detractores.
O tipo de espaço depende, em grande parte, de inúmeros factores, tais como:
 Condições existentes;
 Tipo de reunião e número de participantes;
 Grau em que o líder pretende enfatizar o seu poder;
 Necessidade de haver ou não discussão;
 Necessidade de interacção "cara a cara".

Data e hora
A data em que a reunião vai decorrer é de extrema importância:
 Deve-se ter a certeza quanto à disponibilidade de todos os intervenientes e deve-se
convocar-lhes com a antecedência necessária para que cada um possa preparar a reunião,
mas não tanto tempo antes que permita que se esqueçam dela;
 Deve desenrolar-se num horário apropriado;
 Segundo algumas pesquisas de ergonomia, o fim da manhã é altura mais apropriada para
a actividade intelectual.

Duração
De acordo com Lourenço (n/d), o tempo de duração máximo de uma reunião deverá situar-se
entre os de 90 e os 120 minutos. No entanto, caso seja obrigado a ultrapassar os 90 minutos, faça
pausas de descontracção com alguma periodicidade. Ainda o autor aponta que deve-se referir
sempre a hora de início e de fim da reunião, limitar o n.º de assunto da agenda e atribuir um
tempo para cada assunto.

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2.5.3 Documentos necessários à reunião
Segundo Lourenço (n/d), é necessário distribuir actas das reuniões anteriores; Relatórios;
Contributos de peritos que possam ter dado.
A distribuição destes documentos deve ser feita com a antecedência necessária, para que as
pessoas se possam preparar para a reunião.

2.5.4 Equipamentos necessários à reunião

Na óptica do Lourenço (n/d), é necessário a escolha previamente o local para colocar os
equipamentos e verificar se estão todos em perfeitas condições.
Limitar o número de equipamentos a utilizar, pois se forem em excesso, só distraem;
Dar tempo aos participantes para lerem os dispositivos e não falarem ao mesmo tempo que os
mostra; Quando terminar o assunto do dispositivo, retire-o de imediato; Fale para o grupo, não
para o dispositivo.

2.5.5 Elaborar e distribuir a agenda

Olhando para o pensamento do Lourenço (n/d), uma agenda bem preparada permite:
Que os participantes se preparem; Esclarecer o nível de importância dos diferentes assuntos;
Controlar o objectivo; Optimizar a reunião.
Entregar a agenda demasiado cedo pode levar a que se esqueçam seu conteúdo.
Entregá-la demasiado tarde pode não dar tempo para que cada um prepare a reunião.

2.5.6 Pontos fundamentais da agenda:

Título da reunião; Objectivo da reunião; Data da reunião; Hora de início e de fim; Local onde a
reunião vai decorrer; Participantes; Sequência de pontos a tratar.
Documentos que possam vir a ser necessários à reunião:
Actas das reuniões anteriores relacionadas; Relatórios ou contributos que peritos possam ter
dado; Data, hora, local de uma próxima reunião; Outros assuntos, que podem surgir e que não
estavam previstos, mas urgentes. Neste caso, terá que se fazer uma alteração de última hora à
agenda, de modo a poder incorporá-los, (idem).

2.6 O papel do Secretariado

Segundo Lourenço (n/d), o secretariado tem uma função fundamental em todas as fases da
reunião.

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Nesta primeira fase, ele deve estar corrente:
 Dos objectivos da reunião e da agenda;
 Da lista de participantes.
A função do secretariado nesta fase será então:
 Reservar a sala de reuniões e enviar as convocatórias com a agenda.
 Se for necessário, anexar à convocatória as actas de reuniões anteriores relacionadas;
 Confirmar a presença de cada participante, esclarecer dúvidas quanto ao local e horário;
 Providenciar o equipamento necessário ao bom desenvolvimento da reunião;
 Preparar os documentos para a reunião, fotocopiá-los e distribuí-los.

2.7 Preparar a sua apresentação

Para o Lourenço (n/d), na preparação da apresentação de uma reunião temos que ter em conta a:
a) Definição do objectivo
b) Organização do discurso
 Resuma a mensagem que pretende transmitir numa frase.
 Cada tópico deve ser dividido em categorias. Faça um discurso breve.
 Procure ter poucas categorias (4 ou 5). As categorias devem estar estruturadas de uma
forma lógica e coerente, de modo a conseguir passar mais facilmente a sua informação.
 Cada categoria deve ter um título, o qual deve ser uma só palavra. No início e no fim,
enumere os diferentes títulos.
(c) Material de apoio
 Regras dos apoios visuais:
 Devem conter só as ideias chave;
 Olhe para as pessoas e não para o ecrã;
 Seleccione as ideias que pretende que estejam apoiadas visualmente

(d) Dois momentos fundamentais do discurso da reunião

No início:
 Refira o tempo que vai levar na apresentação;
 Defina o conteúdo principal;
 Diga como está organizada a sua apresentação (fale nas categorias);

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  Enumere as vantagens de o ouvirem;
 Refira que no final haverá um tempo para questões.
No final:
 Cumpra o horário;
 Avise que está prestes a terminar - o nível de concentração da audiência irá aumentar;
 Faça de novo referência à sua mensagem e às diferentes categorias;
 Realce os benefícios para todos e as acções que possam ter que ser desenvolvidas;
 Seja positivo e optimista;
 Agradeça a atenção prestada e disponibilize-se para questões.
As questões:
 Quando lhe colocarem uma questão envolva os outros participantes no diálogo;
 Responda sempre a todas as questões;
 Procure respostas curtas e sintéticas;
 Se não souber alguma resposta, assuma-o e disponibilize-se para pensar e pesquisar
posteriormente.

2.8 Condução da Reunião

Na óptica do Lourenço (n/d), fundamenta que na condução da reunião tem que gerir o tempo de
forma a se conseguir alcançar os objectivos previamente propostos. Para tal existem normas a
cumprir:
Seja pontual; Distribua antecipadamente a agenda; Evite assuntos muito polémicos; Evite
qualquer tipo de interrupção; Convoque só as pessoas realmente interessadas no assunto; Evite
qualquer tipo de discurso interminável; Cumpra o horário previsto para a discussão de cada item.

2.8.1 Papel do Promotor numa reunião

A principal tarefa do promotor é a de conciliar as diferentes posições, de forma a conseguirem
alcançar o objectivo da reunião.
No decorrer da reunião, um dos papéis mais importantes do promotor tem a ver com o facto de
ajudar os participantes a colocarem os problemas de forma clara e objectiva. Como tal,
pontualmente, poderá ter que reformular, de modo a clarificar a comunicação.

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Seja pontual; Procure colocar todos os participantes à vontade; Dê as boas vindas sinceras a
todos; Apresente cada elemento ao resto do grupo; Leve consigo cópias da agenda; Clarifique o
objectivo da reunião - refira as vantagens em estarem presentes; Faça referência aos horários da
reunião; Pode ser importante clarificar qual o contributo que cada um deve ter para conseguirem
atingir os objectivos; Refira as normas de decisão; Se existirem reuniões anteriores relacionadas,
refira as alterações que tenham ocorrido desde então; Reconheça dificuldades que possam existir;
Comece a reunião com uma nota positiva; Use uma linguagem clara e acessível. Seja breve e
objectivo nas suas intervenções.
O promotor é no fundo, o espelho do grupo, tendo que assumir um papel de líder (Manual de
Gestão de reunião, n/d:45).

2.8.2 Promotor como líder da reunião

De acordo com Lourenço (n/d), nos comportamentos virados para a tarefa, deve:
a) Organização
Determina: a agenda, o problema, o objectivo.
Orienta: a discussão.
Promove: a produtividade.
Orienta a sequência de trabalhos com vista a alcançar o objectivo.
b) Promove a comunicação
Estimula a divergência de opiniões e a exposição de sugestões; e Promove a troca de informação.
c) Clarifica a comunicação
Esclarece possíveis mal entendidos; e Reduz as barreiras da comunicação
d) Resumo e sistematização
Reformula as sugestões, esclarece convergências e divergências, resume as conclusões; e
Organiza a informação.
e) Testar o consenso
Avalia o grau de acordo / desacordo entre os participantes; e Promove o acordo.
f) Facilita a participação
Estimula a participação e equilibra as intervenções; e Equilibra a participação de todos.
g) Harmonização
Funciona como um "contentor" de ansiedades; e Zela pelo bom ambiente.

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 h) Apoio
Interessa-se por todas as participações; e Reduz tensões.
i) Normalização
Estimula o surgimento de normas de funcionamento; e Regula comportamentos.
j) Exame dos processos do grupo
Identifica os problemas e comportamentos disfuncionais; Resolve os problemas que possam
surgir.

2.8.3 Papel do Secretariado Durante a Reunião

A principal função do secretariado é a de anotação e posterior elaboração da acta.
Como tal, ele deverá estar bastante atento ao que se vai dizendo, e deve tomar pequenas notas ou
transcrever pontos-chave. Se tiver dúvidas num ponto qualquer, não deixe de as esclarecer.

2.8.4 Encerramento da Reunião

Na óptica do Lourenço (n/d), o papel do promotor no encerramento da reunião:
 Resumir os pontos-chave e as decisões;
 Reforçar as responsabilidades de cada um;
 Estabelecer metas e prazos para cada pessoa;
 Pedir e fazer uma avaliação da forma como a reunião decorreu;
 Agradecer a presença e os contributos.
O Presidente encerrará em seguida a reunião. Se tiver algum anúncio para fazer ou qualquer
outro assunto tratar, como, por exemplo agradecer ao proprietário do local ou aos auxiliares, fá-
lo-á neste ponto terminando depois com encerramento formal: ̀Termina aqui esta reunião. Esta
frase é importante e quando omitida provoca confusões entre audiência, que não sabe se pode ou
não levantar-se e conversar livremente, em particular no caso de o Presidente e o Orador não
abandonar imediatamente a plataforma (Taylor e Mears, n/d:38).
2.9 Porque falham as reuniões?
 A reunião era desnecessária;
 A reunião foi marcada com um motivo oculto;
 Os objectivos não foram transmitidos, foram demasiado ambiciosos ou estavam mal
definidos;

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  Os convocados não têm autoridade para implementar uma decisão tomada na reunião;
 O número de participantes era excessivo;
 O controlo foi inadequado;
 O local era inadequado;
 O tempo foi mal gerido;
 A reunião decorre numa altura do dia, da semana ou do mês pouco apropriada;
 A reunião foi desvalorizada;
 Alguns participantes saem da reunião sem perceber o que é que se espera deles;
 A discussão é interminável ou a decisão é tomada de forma precipitada;
 Não existe agenda ou foi mal feita ou não foi distribuída.
2.10 Vantagens e desvantagens de reuniões
a) Vantagens
 A troca de opiniões pode optimizar a decisão;
 Permitem uma visão global da organização;
 Circunstancializam o desempenho;
 Permitem um melhor conhecimento dos diferentes objectivos da organização;
 Podem melhorar a comunicação do grupo;
 Facilitam a tomada de decisões impopulares;
 Promovem a motivação e a coesão do grupo;
 Possibilitam um maior envolvimento na execução das decisões.
b) Desvantagens
 Podem ocupar um tempo vital para o desenvolvimento de outras tarefas;
 Pode surgir um pensamento grupal;
 Quando a pessoa sente que os seus argumentos foram ignorados, pode desmotivar;
 Se são mal geridas, podem transmitir a sensação de manipulação;
 Estimulam alguma diminuição da responsabilidade.

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 2.11 Quadro elucidativo de calendarização de Reuniões
Tarefa Dia Executante
Comunicar a reunião 10 dias antes Promotor da reunião ou
secretariado
Apresentar os itens gerais e os 8 dias antes Participantes
documentos
Agenda 3 dias antes Promotor da reunião ou
secretariado
Reunião Próprio dia Todos
Rascunho das actas para o 2 dias depois Secretariado
promotor da reunião
Actas aprovadas e distribuídas 4 dias depois Promotor da reunião ou
secretariado
Fonte: Lourenço (n/d).

2.12 Métodos e técnicas para comunicar, animar e facilitar a participação de todos os

interlocutores nas reuniões.

2.12.1 Pontos de ordem

Para Taylor e Mears (n/d) um ponto de ordem deve tratar exclusivamente da condução ou do
procedimento adoptados na reunião. Nenhum participante pode apresentar um ponto de ordem
por discordar com o orador ou do presidente da mesa.
Existem 4 motivos possíveis para apresentação de um ponto de ordem:
Procedimento incorrecto – significa que qualquer participante está a contrariar as regras da
conferencia ou reunião, isto é, falando durante mais tempo do que é permitido, propondo uma
emenda incorrecta, falando da sua vez.
Irrelevância – significa que o orador divaga, afastando-se do assunto em discussão.
Linguagem inaceitável - significa não apenas o uso de uma linguagem menos própria mas
também a efectivação de ataques pessoais ou a sugestão de algo de ofensiva relativamente a uma
organização, local ou pessoal.
Transgressão das regras da sociedade – uso de procedimentos de contrários ao indicado nos
estatutos da organização.
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2.12.2 Procedimentos
O ponto de ordem deve ser apresentado assim que é cometido o erro, e não deve ser invocado a
propósito de um erro cometido algum tempo antes. Deve ser dirigido ao presidente da mesa e
utilizar menor número de palavras possíveis. A fraseologia habitual é: Ponto de ordem sr. Orador
está…A decisão quanto ao valor de ponto de ordem é tomado exclusivamente pelo presidente da
mesa.
Para Taylor e Mears (n/d:) o encerramento duma discussão é realizado através de requerimento.
Estes não podem ser apresentados quando alguém está a falar, ou até ter inspirado o tempo limite
dedicado ao debate
Enceramento de uma discussão.
Os cinco tipos de requerimento mais habituais são os seguintes:
Requerimento para passagem ao assunto seguinte – usado para terminar a discussão ou para
retirar a monção pode ser voto.
Requerimento de passagem à votação – usado para forçar a votação do tema que está a ser
discutido. Não pode ser apresentado por proponente ou apoiante da monção ou da emenda
discutidas.
Requerimento de retirada da monção - trata-se de um requerimento muito drástico, tendo
como objectivo evitar qualquer decisão sobre o assunto ou continuação de debate sobre ele. É
proposto por participantes que não querem discutida ou votada a monção em causa, sendo muitas
vezes usado para eliminar indefinidamente uma monção indesejável.
Requerimento de reenvio ao escalão inferior – É muito usado em reuniões de comissões ou
naquelas em que se discutem resoluções ou relatórios apresentados por comissões satélites.
Requerimento de adiamento – pode apresentar-se com o objectivo: 1) adiar a discussão sobre
um tema em particular ou 2) dispersar a reunião por um tempo determinado.

2.12.3 Comunicação
Segundo Lourenço (n/d), a comunicação no decorrer da reunião efectua-se através de uma série
de elementos, tais como:
a) Comunicação verbal
 Adapte sempre o seu tipo de linguagem ao grupo de participantes da reunião;
 Adapte o volume da voz ao tamanho da sala;

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  Tenha em atenção a pertinência a coerência e a utilidade do discurso;
 Apresente a sua argumentação de uma forma organizada e pertinente;
 Articule correctamente as palavras;
 Tenha em atenção a velocidade do discurso: Fale de forma pausada mas ritmada. Respire
entre as frases. Não tenha medo dos silêncios.

O conteúdo
Exponha inicialmente a sua ideia central. Depois, vá esmiuçando cada ponto da mesma;
Se possível, baseie a sua ideia em factos;
Evite usar termos definitivos "sempre", "nunca", "todos", etc; e
Opte sempre por um discurso positivo.
b) Comunicação não-verbal
A postura não-verbal é de extrema importância para qualquer apresentação oral. Se houver
alguma discordância entre a nossa postura verbal e não-verbal, os nossos interlocutores irão
instintivamente acreditar mais na mensagem transmitida pela atitude não-verbal, esvaziando
assim, o conteúdo do discurso verbal.
O tom de voz
Para ganhar algumas cumplicidades, baixe ligeiramente o volume da voz; Oriente a sua voz para
as pessoas e não para a mesa; Evite um tom de voz monocórdico.
O Olhar
Olhe para as pessoas. Evite olhar só para o promotor da reunião.
A postura corporal
Evite posturas paradas e amorfas; Evite por a mão na boca ou sorrisos forçados; Sente-se
confortavelmente na cadeira; Mantenha as mãos visíveis em cima da mesa e não as mexa em
demasia.
Tente assumir uma postura calma e serena. Se se sentir mais ansioso, pegue num lápis ou numa
caneta para se descontrair.
Saber escutar
Saber escutar é um dos elementos mais importantes em qualquer comunicação.
Alguns princípios da capacidade de escuta:

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  Ouça o seu interlocutor até ao fim;
 Evite todo e qualquer juízo de valor infundado;
 Seja empático;
 Mostre-se interessado no que estão a dizer;
 Não critique diante dos outros;
 Se não compreendeu o conteúdo de uma mensagem, peça para lhe ser explicado
novamente;
 Mantenha o mesmo padrão de comportamento com todos os intervenientes,
independentemente da capacidade de decisão, do nível de poder ou do nível hierárquico
dos mesmos.

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CAPÍTULO III
3.1 Conclusão

Fim do trabalho o grupo concluiu que a condução de reuniões é um aspecto que merece a devida
atenção, visto que o alcance dos objectivos do seu propósito dependem em grande medida pela
forma como a mesma será preparada, conduzida e encerrada.

A reunião de trabalho poderá se tornar uma oportunidade de se encontrar um mínimo

denominador comum a partir de divergências internas, superação de conflitos no relacionamento
profissionais entre pessoas, todavia as reuniões bem organizadas atinge os objectivos do grupo e
confiram a eficácia.

Devido à mediação e as técnicas do condutor, as informações parciais que cada participante

detém circulam e vem aumentar a soma de informações disponíveis, isso tem efeito de mobilizar
os sistemas de opiniões e de fazer com que evoluem pela necessidade de integrar as opiniões
dissonantes. Portanto, é preciso nos aperfeiçoar na condução de reuniões, pois uma reunião bem
conduzida tem efeitos significativos sobre o andamento do grupo e da organização.

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Referências Bibliográficas
Gil, A. C. (2008) Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. 6ª Ed. São Paulo: Atlas Editora;

Marconi, M. A; Lakatos, E M. (2003) Fundamentos de metodologia científica. - 5. ed. – São

Lourenço, Rosário (s/d). Condução de Reuniões. Manual do Formador. Portugal: Edição
CECOA.
Seekings, D (1993).Como organizar conferências e Reuniões, 1ª Edição, Lisboa: Editorial
Presença.
Nakane, A. (2000.)Técnicas de organizações de eventos. Rio de Janeiro: Editora Infobook.
Mears e Taylor. (1998) Como dirigir uma reunião.

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