Gestão do Tempo

Índice

INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................................... 2

1. O TEMPO EM QUESTÃO ................................................................................................................................... 3

1.1. CAUSAS DE UMA DEFICIENTE GESTÃO DO TEMPO ...................................................................................................... 7

1.2. ESTRATÉGIAS PARA FAZER FACE A UMA DEFICIENTE GESTÃO DO TEMPO ........................................................................ 8

1.3. O SIGNIFICADO DO PRINCÍPIO DE PARETO E SUA IMPORTÂNCIA NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO. ........................................ 11

1.4. PLANEAR A GESTÃO DO TEMPO ........................................................................................................................... 12

Plano de Acção ........................................................................................................................................ 13

Formulário de um Plano de Trabalho Semanal ...................................................................................... 14

Formulário de Plano de Trabalho Diário ............................................................................................... 15

a) Hierarquia de tarefas ............................................................................................................................... 16

b) Ritmo de trabalho .................................................................................................................................... 17

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Introdução

O tempo bem administrado é um desafio, pois pressupõe, quase sempre, um trabalho criativo e
responsabilidades de gestão. O tempo não pode ser recuperado e deve ser vivido em toda a sua
intensidade.

A administração do tempo, é apresentada nesta acção não como uma mistura de receitas e dicas,
mas como um conjunto integrado de princípios e aplicação que devem ser utilizados observando a
definição dos objectivos profissionais e pessoais, a avaliação das prioridades e dos desperdícios.

Uma boa gestão do tempo traz benefícios tanto para a empresa como para a pessoa. Na óptica da
empresa implica profissionais e equipas aptas para cumprir prazos, um trabalho mais organizado e
planeado, menor duração das reuniões, menos interrupções por pessoas ou telefonemas e mais
tempo para os clientes e para os negócios focados em resultados. Numa óptica pessoal, o
colaborador planeia e domina o seu tempo, em vez de ser dominado por ele, por forma a ter mais
qualidade de vida profissional e pessoal. O enfoque é uma maior qualidade de vida.

Ao analisarmos o processo de compreensão da gestão do tempo, optámos por uma abordagem na

identificação, análise, prevenção e eliminação dos desperdiçadores de tempo; o controlo de tempo e
das realizações; o planeamento objectivo; a avaliação das prioridades, além do principio de tempo
de Pareto (Regra 80 : 20).

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CARACTERIZAÇÃO DO CURSO

Nome do Módulo:
Gestão do Tempo

Objectivos Gerais:

Adquirir competências de planeamento, organização e gestão do tempo;

Mudar hábitos pessoais, através da aquisição e aplicação eficaz de técnicas de gestão do
tempo.

Objectivos Específicos

Gerir com eficácia o tempo de trabalho e os recursos despendidos no mesmo;

Identificar as principais fontes de desperdício do tempo.
Saber gerir o tempo e as prioridades de modo a aumentar a produtividade;
Eliminar os desperdiçadores de tempo e controlar as interferências no trabalho;
Adoptar estratégias efectivas de delegação das actividades;
Dominar as técnicas que introduzem maior eficácia na gestão do tempo e das prioridades

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Conteúdos Programáticos :

1. Auto-avaliação na gestão do tempo

• O tempo como recurso
• Leis e princípios de gestão de tempo
• Identificação de características pessoais

2. Desperdiçadores de tempo
• Telefonemas e visitas inesperadas
• Reuniões

3. Planeamento na gestão do tempo

• Organização do dia de trabalho
• Agrupamento de tarefas
• Elaboração de planos detalhados, diários e semanais
• Determinar metas e objectivos
• Definição e gestão de prioridades

4. Instrumentos para a gestão do tempo:

• Utilização de Check-lists
• Utilização da agenda como recurso estratégico
• Optimização das novas tecnologias

Metodologias de formação:
Exposição/interrogação; Trabalhos de grupo; Discussão colectiva; Situações de caso; Jogos
pedagógicos; Testes psicométricos.

Recursos Pedagógicos:
Documentos escritos (manual informativo e manual de utilização); Apresentações electrónicas;
Quadros de escrita.

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Avaliação Sumativa:

Formativa:
Preenchimento de fichas incluídas no manual de utilização;
Sumativa:
Actividade que visa a elaboração de um contrato psicológico, para gestão de hábitos pessoais num
futuro próximo.

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1. O tempo em questão

REFLEXÃO

A JÓIA ÚNICA

Ao atravessar o deserto, um viajante inglês viu um árabe muito pensativo sentado à sombra de uma palmeira. A pouca
distância, alguns cavalos pesadamente carregados, descansavam. O viajante percebeu assim que se tratava de um
mercador, que de terra em terra, ia vendendo os seus tapetes, perfumes e jóias.
Havia já tempo que não falava com ninguém, por isso aproximou-se do pensativo mercador:
- Amigo, saúdo-te! Pareceis-me preocupado. Acaso posso ajudar-vos?
- Ai...! Ninguém pode! Acabo de perder a mais preciosa das minhas jóias!
- Bah! A perda de uma jóia, ainda que valiosa, não deve representar muito para vós que tantos tesouros levais
sobre os vossos cavalos. Não será por certo difícil substituí-la.
- Substituí-la?! Bem se vê que não conheces o valor da minha perda.
- Mas que jóia era então?
- Uma, como não se voltará a fazer outra. Estava talhada num pedaço de pedra da vida e tinha sido feita na
fábrica do tempo. Adornavam-na 24 brilhantes, à volta dos quais se agrupavam 60 mais pequenas. Percebeis agora que
tenho razão ao dizer que não se produzirá nunca mais outra igual?
- Com mil diabos – disse o inglês – a vossa jóia era por certo muito preciosa, mas ... não acheis que com muito
dinheiro se poderá fazer outra igual?
- Não! A jóia que perdi foi um DIA, e um dia que se perde, não se encontra jamais.

Conto Popular
Autor Desconhecido

O tempo é um recurso escasso. Na maioria das vezes não o valorizemos como tal, por que o damos
como adquirido.

A maioria dos adultos activos, confronta-se com o problema de pretender ter mais tempo, para
realizar tudo o que necessita, ou tudo aquilo que quer. Isto pode trazer caos ou provocar stress nas
suas vidas, repercutindo-se no ambiente pessoal e profissional, como uma bola de neve. Os

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compromissos não são eficazmente realizados, as relações ficam carregadas de agressividade,

pode crescer um sentimento de renúncia e negação em relação a nós próprios.

Os benefícios de gerir bem o tempo traduzem-se num aumento da produtividade, assim como no
controlo daquilo que fazemos e quando o fazemos. Passamos a ter mais tempo para o descanso e
para o divertimento - fundamentais para renovarmos as energias e enfrentarmos de forma vigorosa
os problemas que podem surgir.

A gestão do tempo consiste em registar, controlar e melhorar a utilização do tempo. Saber como
gastamos o nosso tempo, permite-nos tomar decisões sobre como gastá-lo melhor. Mesmo que se
dedique muito tempo ao planeamento das tarefas, se não eliminarmos as tarefas desnecessárias e
ineficazes, não ficamos com mais tempo para gastar com as nossas prioridades, seja o emprego, a
família ou o lazer.

1.1. Causas de uma deficiente gestão do tempo

As causas mais comuns das disfunções que provocam o uso inadequado ou insatisfatório do tempo,
na perspectiva da organização e do indivíduo, afectam a administração das instituições e empresas.

A prática do nosso dia-a-dia de trabalho está subjugada a relógios e calendários, numa ordem de
tempo objectiva a fim de que possamos cumprir os afazeres a que nos propomos. Se não
conseguimos, reclamamos que o “dia foi curto”, que o “tempo voou” e outras justificativas análogas.
Muitos são os factores que podem contribuir para este “descompasso”.

Para Benhoeft (1989) essas causas são de ordem cultural, estrutural, gerencial, ambiental e
individual. A este autor juntam-se outros como Krausz (1986) que descrevem os desperdiçadores de
tempo mais comuns em contexto empresarial e institucional da seguinte forma:

Interrupções telefónicas;
Visitantes inesperados;
Delegação inadequada;
Reuniões;
Ausência de objectivos, prioridades e planeamento;
Gestão em crise;

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Fazer várias coisas ao mesmo tempo;

Desorganização pessoal/falta de autodisciplina;
Procrastinação;
Tempos de transição;
Indecisão;
Incapacidade de dizer “não”;
Comunicação ineficaz;
Ausência de limites claros de autoridade e responsabilidade;
Informações incompletas/atrasadas;
Colaboradores não treinados;
Conversas/atrasos eficazes.

1.2. Estratégias para fazer face a uma deficiente gestão do tempo

Consideremos as seguintes estratégias para diminuir os factores indesejáveis, que advém da

presença dos principais desperdiçadores do tempo1:

As interrupções telefónicas - são dos mais importantes desperdiçadores de tempo. O telefone é

uma ferramenta, quando bem utilizada, facilita bastante a vida de qualquer colaborador. Entre uma
visita inesperada ou um contacto telefónico, na certa optamos pelo segundo, porque
comparativamente ocupa-nos menos tempo. No entanto, se houver falta de objectividade no uso
deste recurso o seu efeito é inverso. Uma forma de minimizar este desperdiçador, é haver alguém
para filtrar as chamadas telefónicas, no momento em que se executam as tarefas que exijam grande
concentração. Um sistema de anotação eficaz e organizado, na certa também se mostrará
vantajoso. Quando possível devolver as chamadas, o que será interpretado como uma manifestação
de interesse pelo assunto. Quando possível informar os contactantes sobre períodos preferenciais
para se estabelecer contacto. A componente pedagógica é fundamental na gestão do tempo, mesmo
que os seus efeitos se comecem a manifestar a médio ou longo prazo.

Reuniões – As reuniões podem provocar-nos uma sensação de tempo perdido. Isso acontece
devido a alguns factores, tais como: falta de objectividade, má condução das exposições, conversas

1
Adaptado de http://snbu.bvs.br/snbu2000/docs/pt/doc/t065.doc; 15 de Fevereiro de 2005.

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paralelas entre os participantes ou conteúdo ser desinteressante. Para obter reuniões produtivas, é
necessário eliminar os factores indesejáveis:

Preparar os objectivos antecipadamente;

Apresentar uma ordem de trabalhos;
Obter de todos, o compromisso de chegarem a horas;
Não esperar pela chegada de todos para iniciar;
Distribuir a pauta antecipadamente;
Estabelecer o horário de inicio e fim das reuniões;
Procurar realizá-las num local onde haja um relógio visível, pois este estimula a brevidade do
tempo.

Fazer várias coisas ao mesmo tempo - esse desperdiçador é comum devido à falta de recursos
humanos, ou a uma distribuição inadequada do capital humano nos sectores. Isto acarreta
geralmente uma tarefa inacabada e a saturação dos limites físicos e mentais das pessoas. É preciso
estabelecer prioridades. Determinar as acções importantes e urgentes, que devem ser realizadas de
imediato. Há tarefas que requerem um nível de concentração maior que outras. Alguns estudos
apontam que grande parte das pessoas rendem melhor das 8 às 11 da manhã, entretanto existem
outras que preferem o final da tarde e à noite. É necessário descobrir o melhor horário e aproveitá-lo
para realizar as tarefas que exigem mais concentração.

Desorganização pessoal e falta de autodisciplina – Há um ditado budista que diz “A mente,

mente”. Autodisciplina pressupõe um acto de vontade em relação a nós mesmos Ser organizado e
autodisciplinado acrescenta confiança nas acções a serem executadas. Todas as pessoas auto-
disciplinadas utilizam instrumentos para produzirem um desempenho elevado. Elas traçam um plano
e cumprem-no. Errado será adquirir uma agenda, registar nela o mais relevante e depois esquecer-
-se de a consultar. Sabemos que a mudança de comportamentos leva o seu tempo, porque em
alguns aspectos o funcionamento do nosso corpo é obsoleto. O ideal é começar por definir
objectivos e fazer um esforço diário, por aplicar, repetidamente, alguns hábitos. Como por exemplo,
manter a mesa arrumada, sem desperdícios; uma agenda que contenha o mais relevante; uma
forma de arquivo que responda à sua forma de pensar e operar.

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Procrastinação – Ou também denominada Arte de adiar.. São várias as razões que levam as
pessoas a adiar, apresentamos uma listagem das mais importantes:

Receio de falhar;
Tarefa enfadonha;
Outras tarefas mais interessantes;
Falta de tempo;
Não saber fazê-la;
Receio;
Estabelecer padrões muito elevados;
Estar a tentar fazer demais;
Não acreditar que valha a pena;
Não ter objectivos;
Estar cansado;
Ter outras preocupações.

Tempos de Transição – São tempos denominados de “mortos” entre compromissos fixos ou que
envolvem a espera da realização de tarefas de terceiros. O ideal será ocupar estes tempos com
prioridades de nível C. Apresentamos uma lista de tarefas que poderá realizar em tempos de
transição:

Verificar o planeamento;
Tomar notas;
Escrever rascunhos de cartas;
Fazer telefonemas;
Pôr a leitura em dia;
Fazer sínteses de reuniões ou conversas;
Lidar com trabalhos de rotina;
Enviar emails;
Actividades de lazer.

Incapacidade de dizer “não” - Dizer “sim” a todos os que interagem connosco é catastrófico, pois
as nossas prioridades são completamente suplantadas pelas prioridades de terceiros. Culturalmente

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a palavra “não” é usada com muita cautela. Saber dizer “não”, é um comportamento da conduta
assertiva; pressupõe saber valer os nossos direitos, sem atentar contra os direitos dos outros.

Pessoal não treinado - Geralmente, uma pessoa mais qualificada deixa de lado as suas tarefas
para realizar a de outros colaboradores, devido a falta de capacidade destes em executá-las.
Minimizar os efeitos deste desperdiçador só será possível com o auxílio de uma política sustentada
da organização: No recrutamento; No acompanhamento, através da aplicação de instrumentos de
avaliação de desempenho adequados; Na previsão e implementação de acções de formação
profissional eficazes.

1.3. O significado do princípio de Pareto e sua importância na administração do

tempo.

Em termos de autogestão, fixar prioridades significa decidir qual a sequência das tarefas a ser
realizada. Fixar prioridades é tão óbvio, que muitas vezes isso é feito de forma não sistemática, ou
mesmo inconsciente.

Existem vários critérios e métodos para fixar a sequência de tarefas mais importantes. Entre elas, o
princípio de Pareto, é daqueles que têm dado maiores provas de eficácia.

O princípio de Pareto, deve seu nome ao italiano Vilfredo Pareto (1848-1923), e a sua validade foi
demonstrada em diversas áreas do conhecimento humano.

Este princípio diz que, dentro de um determinado grupo, algumas partes têm valor muito maior do
que sugeriria a sua participação relativa no todo. Esclarecendo melhor observemos os seguintes
exemplos:

20% dos clientes (ou produtos) geram 80% das vendas ou dos lucros.
80% dos clientes (ou produtos) geram 20% das vendas ou dos lucros.
20% dos erros causam 80% das rejeições
80% dos erros causam 20% das rejeições.

Percebemos assim, o porquê do principio de Pareto ser conhecido também como a regra dos 80 :
20. A aplicação dessa regra à situação de trabalho de um gestor significa que, no processo de

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produtividade, os primeiros 20% dos gastos (insumo) realizam 80% dos resultados de produtividade
(produção). Os 80% restantes do tempo gasto respondem por apenas 20% dos resultados totais:

PRINCÍPIO DE TEMPO DE PARETO (REGRA 80 : 20) 2

INSUMO CONDUZ À PRODUÇÃO

20% dos resultados

80% do tempo gasto
(problemas secundários, mas
muitos)

80% dos resultados

20% do tempo gasto

(poucos problemas, mas
essenciais)

Estes dados indicam-nos que o ideal é procedermos de acordo com a prioridade - e não preferirmos
as tarefas mais fáceis, interessantes ou que levem menos tempo. Devemos priorizar os poucos
problemas, porém essenciais, em detrimentos dos muitos, todavia secundários. Tomar decisões em
termos de autogestão significa fixar prioridades claras e orientadas para metas.

1.4. Planear a gestão do tempo

Um bom planeamento ajuda a gastar o nosso tempo de forma mais útil. Um planeamento é, na sua
forma mais rudimentar, uma lista das tarefas para fazer, com pormenores sobre a importância das
mesmas ou a altura em que devemos executá-las. Quando tiver que realizar um projecto importante

2
Gráfico retirado de http://snbu.bvs.br/snbu2000/docs/pt/doc/t065.doc; 15 de Fevereiro de 2005.

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e de grandes dimensões, ou que envolva mais do que uma pessoa, o ideal é substituir a pequena
lista, por um documento de trabalho mais elaborado.

É fundamental que um planeamento envolva três momentos; antes, durante e depois.

Comece por fazer uma análise detalhada dos prazos envolvidos. Terá que manter uma agenda,
onde assinalará as tarefas que vai realizando e o tempo que perde com elas. A intenção é verificar,
depois, o que fez e quanto tempo demorou a fazê-lo. Tome nota, também, das alturas do dia em que
se sente mais produtivo.

Apresentamos de seguida alguns modelos de formulários de apoio ao planeamento, atendendo à

complexidade da tarefa e á duração da sua realização.

Plano de Acção

O plano de acção é a previsão dos passos de uma acção concreta, que se prolonga num tempo
determinado. Tende a desenvolver-se a médio ou longo prazo.

Podem variar em complexidade. Os mais simples mostram apenas os passos requeridos para se
completar o projecto. Podem ser acrescentadas informações complementares tais como data de
início, data de conclusão, estimativa de custos e pessoa responsável.

FORMULÁRIO DE UM PLANO DE ACÇÃO

Projecto: _________________________________________________________
Objectivo: ________________________________________________________
__________________________________________________________________

Medida de acção Tempo Data de Responsável

estimado conclusão

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EXEMPLO:

Projecto: Manual
Objectivo: Publicar um manual de planeamento e revisão de trabalho até 31 de Maio
Medida de acção Tempo Data de Responsável
estimado conclusão
1. Redigir manuscrito 15 dias 15-04 O próprio
2. Digitar texto 10 dias 20-04 Secretária
3. Rever o texto 5 dias 25-04 O próprio e secretária
4. Elaborar a capa 5 dias 30-04 Designer gráfico
5. Paginar o texto 10 dias 10-05 Paginador
6. Rever o texto 3 dias 13-05 O próprio e secretária
7. Efectuar correcções 2 dias 15-05 Paginador
8. Desenhar figuras 5 dias 15-05 Designer gráfico
9. Imprimir 15 dias 30-05 Gráfica
10. Entrega dos livros 31-05 Gráfica

Formulário de um Plano de Trabalho Semanal

SEMANA DE: _______________________

Objectivos:
1. ________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
3. ________________________________________________________________
4. ________________________________________________________________

Actividades Prioridade Duração Data de

A/B/C estimada conclusão

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Formulário de Plano de Trabalho Diário

Data: ___/___/_____
Tarefas a realizar Concluído Compromissos
7.00

8.00

9.00

10.00

11.00

12.00
Telefonemas a realizar
13.00

14.00

15.00

Reuniões 16.00

17.00

18.00

19.00

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A elaboração de um plano de actividades, independentemente da duração, deve atender a uma

priorização, cuja organização contempla critérios de urgência/importância, mas também o ritmo de
trabalho pessoal.

a) Hierarquia de tarefas

Tarefas A - são urgentes e importantes e exigem atenção ou execução imediata. Decida que vai
realizar pelo menos duas delas por dia, por exemplo.

Tarefas B - são importantes mas não há pressa, ou devem ser feitas com brevidade mas não haverá
nenhuma crise se não for já. Geralmente, são as tarefas B que ocupam a maior parte do seu tempo
diário.

Tarefas C - são as mais baixas na hierarquia. São as chamadas tarefas de rotina, que exigem um
mínimo de concentração, mas não são verdadeiramente importantes ou urgentes. Essas tarefas
podem ficar por fazer até à última.

É importante distribuir os diferentes tipos de tarefas ao longo do dia. É mais eficiente do que tentar
sistematicamente acabar um único tipo de tarefas. Assim, pode alternar entre a alta concentração (A
e B) para momentos de esforços mais ligeiros (C).

A hierarquia de tarefas não é uma estrutura rígida: as tarefas podem mudar de grau de importância
por causa das informações que vão chegando ou das alterações imprevistas.

A divisão das tarefas não quer dizer que a quantidade delas vá diminuir. Nestas alturas, o ideal é
fazer uma lista dos “deadlines”. Este trabalho tem, por si só, um efeito terapêutico e dar-lhe-á
também uma visão global, logo as soluções tornam-se mais claras. Se nem o resumo dos
"deadlines" lhe traz consolação, terá que riscar as tarefas C e B.

Esta maneira de trabalhar é também útil para as pessoas que estão sempre muito ocupadas. Parar
um instante para fazer um resumo das actividades e para planear as coisas, tem um efeito
psicológico: dá-lhe a sensação que tem tudo sob controlo.

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b) Ritmo de trabalho

Cada pessoa tem o seu próprio relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Ficar
cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é uma questão muito pessoal. Se quiser trabalhar
com eficácia, tente conhecer bem o seu próprio ritmo.

Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer uso dele.

Pessoas madrugadoras: você é o tipo de pessoa que salta da cama nas primeiras horas da manhã,
cheia de energia e entusiasmo? Então é muito provável que consiga trabalhar muito, e
eficientemente, logo de manhã cedo.

Pessoas noctívagas: você é, pelo contrário, o tipo de pessoa que só ganha consciência das horas
depois do despertador tocar e após vários cafés fortes? Deixe as tarefas difíceis ou as reuniões e
encontros importantes para o fim da manhã ou mesmo para a tarde.

Independentemente de ser um dos dois tipos, o seu nível de energia e de performance flutuam ao
longo do dia inteiro. Convém descobrir quando você funciona optimamente e quando funciona
menos bem. Divida o seu dia com base nisso: faz as tarefas mais difíceis quando estiver com mais
energia e as tarefas fáceis ou de rotina ficam para quando estiver mais cansado e sonolento (depois
de almoço, por exemplo).

O seu padrão de energia é, em grande medida, também determinado pela sua alimentação:

Convém iniciar o dia com um bom pequeno almoço. Para muitos isto parece uma missão impossível.
Mas vamos ainda mais longe: tome-o sentado. Basta levantar-se dez minutos mais cedo!

Opte por um almoço ligeiro. Se comer uma refeição pesada, a sua digestão vai exigir sangue extra,
sangue que, de facto, necessita para que o seu cérebro funcione bem. Daí a sensação de moleza e
de sonolência que ataca muitos de nós logo a seguir ao almoço. Escusado será dizer que este efeito
piora se beber álcool.

Fuja a jantares muito pesados, de modo a fugir evitar insónias e irritabilidade.

Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nível de energia baixar drasticamente à noite.
Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorará muito.

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Tente sair do escritório, depois de um dia de trabalho, com uma disposição positiva. É melhor fechar
a porta atrás de si com a ideia que afinal fez uma boa quantidade de trabalho, do que fechá-la
apressadamente porque amanhã ainda vai ter muito que fazer. Para muitos de nós, parece uma
tarefa impossível mas seria melhor não pensar no trabalho durante as últimas duas horas antes de ir
dormir. Tente!

***

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BERHOEFT, Renato; (1985) Administração do tempo: um recurso para melhorar a qualidade

de vida pessoal e profissional, Nobel, São Paulo;

BIRD, Polly; (2003) Gestão do tempo, Actual Editora, Lisboa;

HAYNES, Marion E.; (2004) Gestão do tempo, Monitor, Colecção Gestor Eficaz, Lisboa.

KRAUSZ, Rosa R.; (1986) Administre bem o seu tempo, Nobel, São Paulo.

RIBEIRO, Lair; (1993) Comunicação global- A magia da influência,14 Ed.; Editora Objectiva,
Rio de Janeiro.

ANTHONY, Robbins, (2003) Poder sem limites, Editora Pergaminho, Lisboa.

http://snbu.bvs.br/snbu2000/docs/pt/doc/t065.doc; (Com)versando sobre administração do

tempo no contexto das bibliotecas universitárias; consulta em 15 de Fevereiro de 2005.

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