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REUNIÕES EFICAZES
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Triagem Organização LTDA ME
Bibliotecário responsável: Rodrigo Pereira CRB 1/2167
Portal Educação

P842r Reuniões eficazes / Portal Educação. - Campo Grande: Portal Educação,

2013.

46p. : il.

Inclui bibliografia
ISBN 978-85-8241-726-3

1. Reunião - gerenciamento. 2. Gestão do tempo. I. Portal Educação. II.

Título.

CDD 658.456
 SUMÁRIO

1 DOMANDO O TEMPO ...............................................................................................................4

1.1 GERENCIAMENTO DO TEMPO ................................................................................................4 2

1.2 PROPÓSITOS ............................................................................................................................6

2 COMO REALIZAR REUNIÕES EFICAZES ...............................................................................8

2.1 GERENCIANDO OS PROBLEMAS DE GRUPO .......................................................................8

2.2 DEFINIR OS OBJETIVOS.........................................................................................................10

2.3 TEMPO DE DURAÇÃO DA REUNIÃO ....................................................................................10

2.4 PARTICIPANTES ......................................................................................................................11

2.5 CONVOCAÇÃO E COMUNICAÇÃO ........................................................................................11

2.6 METODOLOGIA E TÉCNICAS .................................................................................................12

2.7 REALIZAÇÃO DA REUNIÃO ...................................................................................................12

2.7.1 Abertura....................................................................................................................................12

2.7.2 Exposição.................................................................................................................................13

2.7.3 Discussão e Debates ...............................................................................................................13

2.7.4 Encerramento e Síntese ..........................................................................................................15

2.7.5 Conclusões ..............................................................................................................................16

2.7.6 Implantação das Decisões .....................................................................................................16

3 O COMPUTADOR COMO ALIADO ..........................................................................................17

4 TIPOS DE REUNIÕES ..............................................................................................................19

4.1 CARACTERÍSTICAS DAS REUNIÕES ....................................................................................21

5 OS NOVE COMPORTAMENTOS NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO ...............................26

5.1 AS BARREIRAS FÍSICAS À COMUNICAÇÃO ........................................................................27

5.1.1 A Surdez ...................................................................................................................................27

5.1.2 O Cansaço Físico ....................................................................................................................28

5.1.3 O Cansaço Psíquico ou Estresse ...........................................................................................28

5.2 AS BARREIRAS PSÍQUICAS À COMUNICAÇÃO...................................................................29

5.2.1 O Racismo ................................................................................................................................29 3

5.2.2 O Preconceito Religioso .........................................................................................................30

5.2.3 O Preconceito Social ..............................................................................................................30

5.3 AS FALHAS NA MENSAGEM ..................................................................................................30

6 A DESCOBERTA DOS COMPORTAMENTOS EM REUNIÕES DE QUALIDADE ..................32

7 AS PESSOAS E AS REUNIÕES ..............................................................................................40

7.1 A PESSOA TAGARELA ...........................................................................................................40

7.2 A PESSOA ENTUSIASTA ........................................................................................................40

7.3 A ESFINGE ...............................................................................................................................41

7.4 CONVERSAS PARALELAS .....................................................................................................41

7.5 O AMUADO...............................................................................................................................42

7.6 O BRIGÃO AGRESSIVO ..........................................................................................................42

8 AGARRE-SE À ESTRUTURA ..................................................................................................44

REFERÊNCIAS ...................................................................................................................................45
1 DOMANDO O TEMPO

Para que o participante da reunião se comprometa com a qualidade e com os objetivos

4
previstos, é necessário que ele se organize e que o líder organize o tempo correto para um bom
aproveitamento. O desempenho individual é fator crucial para que a reunião transcorra conforme
planejado e os objetivos sejam alcançados, contudo, existem alguns pontos que devem ser
revistos e replanejados durante o processo para que os resultados sejam alcançados com total
satisfação.

Quando se planeja uma reunião, a prioridade deve ser alcançar o objetivo, mas o
objetivo somente será alcançado se todos estiverem focados no resultado, e as pessoas
somente ficarão focadas se não estiverem cansadas, ou seja, reuniões muito longas poderão se
tornar “BOMBAS ATÔMICAS” improdutivas. Contudo, e se o problema que está em foco for
muito difícil de resolver? E se a reunião necessitar de um dia inteiro? E se o único dia disponível
for o domingo? E se? Como resolver esses problemas? Quando o tempo da reunião for longo ou
o dia da reunião fora do horário de trabalho, a preocupação passa a ser com o desempenho
individual.

Quando se assume um cargo de chefia, a responsabilidade aumenta, o plano de

desenvolvimento e participação passa a ser coletivo, e por isso, reuniões se tornam constantes,
assim, o gerenciamento individual é o primeiro passo que líderes e liderados devem aprender,
viver em constante planejamento é complicado, mas em organizações que buscam qualidade
essa é a realidade. Todo esse compromisso pode levar ao ESTRESSE, e este levará à
improdutividade, dificuldades em realizar o projetado e incapacidade de promover a mudança.

1.1 GERENCIAMENTO DO TEMPO

 Ao falar de tempo, sempre nos questionamos: Como esse dia foi curto, não pude fazer
quase nada? Quando, na verdade, devemos nos questionar: Como perdi tempo em algumas
tarefas e acabei não conseguindo realizar todo o cronograma?

A verdade que encontramos está no fato de que não nos organizamos o suficiente para
realizar todas as tarefas programadas. Um item importante na administração do tempo são os
5
cronogramas de atividades e agendas. Cada pessoa deve possuir individualmente, seu
cronograma, que deve ser revisado diariamente e programado com base nas capacidades
individuais.

Não é aconselhável deixar atividades para depois, e sim priorizar a ordem de

acontecimentos essenciais e colocar à frente aquilo que é fator decisivo para a decorrência de
atividades. Gerenciar o tempo nada mais é que se organizar, de forma a não desperdiçar o
tempo PRECIOSO em atividades que não são prioritárias, como ler e-mails desnecessários, não
programar descansos e reuniões não agendadas.

Uma reunião é qualquer agrupamento de pessoas a fim de

resolver, debater ou até mesmo comemorar determinado assunto ou
desenvolver algum tipo de conceito. Pode ser formada por um grupo
de pessoas ou apenas por duas pessoas, ainda pode ser realizada
em local específico (formalmente) ou de forma casual
(informalmente).

A maioria das reuniões de negócios é formal, com hora, data e local predeterminados,
com propósitos claramente definidos, sintetizado em uma pauta
(descrição dos tópicos a serem abordados) divulgada com
antecedência.

As reuniões são necessárias em vários momentos da vida,

principalmente quando se trata de negócios e procedimentos que
envolvam pessoas. Afinal, há motivos para participarmos de várias durante o ano.

Reuniões são trabalhos árduos, sensíveis e altamente complexos, tanto em termos da

demanda de trabalho quanto em termos culturais. Uma reunião bem planejada pode ser seu
fórum para influenciar a qualidade do serviço ou de um produto, diminuir custos e até mesmo
aprimorar a comunicação entre os departamentos.

6
1.2 PROPÓSITOS

Uma reunião é eficaz “unicamente” quando possibilita que você e sua organização
alcancem resultados positivos e tangíveis. Afinal, reuniões geram custos (de tempo e de
dinheiro) para a empresa e não devem ser convocadas pura e simplesmente para passar o
tempo ou abordar temas que poderiam ser resolvidos de outra forma.

Sua finalidade deve servir ao seu propósito, ou seja, ela somente deve ser convocada
quando bem planejada e realmente quando não houver outro meio para
se chegar a uma conclusão de algo. Uma reunião deve compreender
vários atributos, cada qual concebido de forma a assegurar que o líder e
os participantes se beneficiem e façam bom proveito do tempo que
passam reunidos. Ninguém deseja passar três horas em uma sala
participando de discussões que não lhes dizem respeito, nem sair com a
sensação de pouco terem contribuído para a resolução da situação. Por isso, planejar
antecipadamente a reunião é necessário, destacando a necessidade e os resultados esperados
de cada participante durante a reunião.

A participação, e não apenas a presença, requer que o participante entre na sala de

conferências com entendimento total dos propósitos e objetivos da reunião, com tempo para a
preparação de algo, estudo sobre o assunto, concepção de alguma diretriz ou tomada de
decisão. Um bom ponto de partida para uma reunião é se perguntar: “Qual ação deve ser
tomada, por quem e quando, para resolver o problema?” Uma boa reunião deve compreender as
seguintes etapas:
 1° - Limitar o número de participantes: coloque somente os essenciais na reunião.

2° - Seja direto sobre o assunto que será tratado: o tema da reunião (pauta) deverá
estar explícito, com um número limitado de assuntos a serem tratados. Uma discussão
generalizada significa apenas que mais tempo será necessário e provavelmente menos
resultados serão alcançados.
7
3° - Estabeleça o Tempo de duração da reunião, limitando o tempo em que deverá
transcorrer do início ao fim, deve sempre começar pontualmente e quando o tema se esgota
deverá ser encerrada. Esse tempo limite auxilia o participante a se programar e se planejar para
a reunião.

4° - Condução e controle, todos devem sim participar, mas se não houver alguém para
conduzir a reunião, esta poderá se tornar uma confusão. Todos possuem um ponto de vista, que
pode concordar ou não com o do colega, podendo ocasionar discussões irrelevantes.

5° - Gere alternativa, o melhor benefício de uma reunião deve ser que as soluções
possam ser geradas por qualquer pessoa, e os pontos de vistas diferenciados possam se tornar
fatores agradáveis.

6° - Acompanhe todos os processos que resultaram da reunião, nem todos poderão

ficar responsáveis pelo pleno emprego do que foi decidido, mas deverá haver alguém que se
comprometa com isso.

Um tema importante é a confidencialidade, se um assunto for confidencial, ou não deve

ser livremente debatido fora das dependências da empresa, TODOS DEVERÃO SABER DISSO
para evitar problemas.
2 COMO REALIZAR REUNIÕES EFICAZES

Gostaria de começar esse tópico destacando que, para a reunião ser produtiva, todos
8
devem dar a devida importância para este momento, entendendo o motivo pelo qual a reunião
ocorrerá, a necessidade de participação e despertando o interesse em colaborar com sua
opinião e não gerar conflitos. Muitas vezes, as pessoas quando convocadas para reuniões não
se sentem confortáveis, estimuladas, e vão para a reunião com um espírito voltado para
discórdia, já entram na sala dizendo: “Estou perdendo um tempo precioso para estar aqui.” ou
“Rápido, pois tenho mais o que fazer.” Ou, ainda, instiga o colega a se rebelar na reunião
incitando-o antes da entrada com temas controversos e assuntos que abalam sua moral.

Todos esses fatores acabam por tornar o ambiente pesado, deixando as pessoas
estressadas e o líder sem reação. Como conduzir essas situações? Como fazer com que as
pessoas participem da reunião?

2.1 GERENCIANDO OS PROBLEMAS DE GRUPO

O ambiente da reunião representa oportunidades aguardando por você. Em nenhum

outro local da empresa existe tanta coisa que permanece sem ser falada, e nenhum outro local é
tão complicado. Ainda assim, reconhecendo as oportunidades para agir de forma positiva, você
pode tornar a reunião uma parte construtiva e válida de sua experiência profissional. É
necessário considerar os aspectos políticos da reunião e aprender a lidar com eles de forma
positiva.
 Ser capaz de assumir um posicionamento para construir um ambiente produtivo nas
reuniões não é o suficiente, todo líder, em uma empresa, precisa também ser capaz de fazer o
melhor com o fórum público da reunião.

Em todas as reuniões, os indivíduos colidem ou lutam para manter ou obter um poder

relativo e influência na empresa. Poder e influência quando utilizados para criar ações e
9
resultados não são mais negativos do que outras realidades políticas; tudo depende de como
são utilizados.

Mesmo que tiver comparecido a apenas algumas reuniões, você já sabe que a pauta
nem sempre inclui o propósito real. As reuniões podem ser sessões úteis para resolver e discutir
assuntos, e então decidir um plano de ações, servindo como produtivas sessões de trabalho.
Mas isso ocorre somente quando você e os outros participantes estabelecem um fórum
produtivo. Dentro do contexto de alcançar uma decisão – que é o requisito básico para a reunião
ter sucesso –, você precisa ser capaz de perceber o que realmente está acontecendo em uma
reunião.

É raro que uma reunião seja convocada simplesmente para discutir um problema,
decidir um curso de ação, ou delegar atribuições aos departamentos apropriados. O indivíduo
que convocar uma reunião perceberá o seu
propósito de forma diferente de você e de seus
Quando participar de uma
colegas participantes. A pauta escrita é reunião, avalie o que está
acontecendo, sob seu
apenas um segmento visível do que será
ponto de vista, bem como
debatido no geral. do ponto de vista dos
outros.
É correto afirmar que cada
participante tenta cuidar de seus interesses e problemas pessoais e profissionais e muitas vezes
do interesse do seu departamento. Afinal, nenhum problema levantado durante uma reunião
poderá ser abordado sem uma perspectiva individual.

Cada pessoa possui uma perspectiva diferente sobre o problema e uma compreensão
diferente sobre a solução requerida. Motivos, resultados desejados, e até mesmo a simples
concordância sobre o que está errado, dificultam que o grupo alcance facilmente uma conclusão
sobre o que está errado.
2.2 DEFINIR OS OBJETIVOS

Pergunte se a reunião realmente é necessária. Talvez não seja e, assim, será uma
10
perda de tempo para todos os participantes. Uma reunião precisa ser planejada e para isso é
preciso estabelecer seus objetivos, ou seja, o que se espera e se deseja conseguir com a
reunião. Quais as necessidades a serem atendidas, para que possamos traçar a melhor
estratégia.

É importante que todos saibam os objetivos da reunião. Estabeleça o objetivo da

reunião de forma clara. Uma vez definidos os objetivos e estratégias, está na hora de fazer a
pauta da reunião. Nenhum ponto importante deve ficar de fora da pauta, mas evite pautas longas
demais.

2.3 TEMPO DE DURAÇÃO DA REUNIÃO

Controle o tempo da reunião, com hora marcada para início ou fim. A pauta a ser
distribuída deve conter os assuntos a serem discutidos, logicamente colocando os mais
importantes primeiro. Estipule para cada, um bloco de tempo a ser dedicado a cada assunto.
Especifique, oralmente ou por escrito, as regras da reunião (por exemplo: três minutos para
colocar ideias, até duas intervenções por pessoa, por assunto, entre outros).

O importante, é que se você for o coordenador ou puder controlar o tempo da reunião,

faça. Não deixe que assuntos impertinentes prejudiquem o bom andamento das reuniões.
2.4 PARTICIPANTES

É necessário ter o cuidado de não omitir ninguém que precise participar tendo em vista
11
os dois lados, o que pode contribuir e o que tem a receber com a reunião. Não convoque
participantes que são irrelevantes para reunião, com a falsa ideia de quanto mais gente, mais
produtiva será, convoque somente quem for realmente necessário.

2.5 CONVOCAÇÃO E COMUNICAÇÃO

É importante que a convocação esclareça a natureza da reunião: se for exploratória, se

é para transmitir ou colher informações, se é deliberativa ou decisória, se é para referendar
decisões já tomadas. Escolha para participar apenas aquelas pessoas cuja presença é
indispensável. Se você é o coordenador da reunião, procure deixar claro o objetivo da reunião e
os assuntos a serem apresentados. Consiga local e horário apropriado tendo em vista os
diversos fatores como: adequação ao tipo de reunião, instalações necessárias, espaço,
proximidade e tranquilidade.

Convoque com antecedência mínima de 72 horas, prepare e distribua uma convocação

que explicite claramente o(s) objetivo(s) da reunião, que aponte os resultados que você espera
alcançar, que informe o horário de início e de término, o local exato em que se realizará (com
instruções, caso necessário), e o número do telefone para eventual confirmação ou contato.
Dependendo do tipo de reunião é necessário que contenha o nome e telefone de todos os
participantes e uma breve indicação do que cada um deles deve trazer à reunião.
2.6 METODOLOGIA E TÉCNICAS

Planeje a metodologia e as técnicas mais adequadas de acordo com a natureza da

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reunião. Na medida do possível, pense em metodologia e técnicas dinâmicas, que facilitem a
participação, o envolvimento e comprometimento dos participantes.

Caso tenha várias reuniões, procure programar suas reuniões uma após a outra, de
maneira que tenha que sair de uma para entrar na outra imediatamente. Um “macete” muito
usado por executivos é pedir para alguém chamá-lo ao telefone assim que a reunião tiver
terminado, para ter um pretexto para sair.

2.7 REALIZAÇÃO DA REUNIÃO

2.7.1 Abertura

Na abertura deve ser esclarecida a definição de funções: quem vai coordenar a

apresentação dos objetivos e da agenda, bem como a previsão do tempo de duração.

No início da reunião, não se esqueça de distribuir a pauta com a ordem em que os

assuntos serão discutidos (os mais importantes primeiro), já que muitos esquecem as pautas
enviadas na convocação.
2.7.2 Exposição

Na exposição exerça sua coordenação com mão firme, fazendo uso, se necessário, de
humor e/ou sutileza para desarmar os participantes mais recalcitrantes. Mantenha o foco da
discussão nos assuntos da pauta e nos objetivos da reunião, observe a alocação de tempo para
13
cada assunto, e termine a reunião no horário previsto, mesmo que nem todos os itens tenham
sido discutidos. Se você colocou os assuntos mais importantes primeiro, eles terão sido
discutidos. Inclua os assuntos que não forem discutidos na pauta de outra reunião ou consulte os
participantes por telefone sobre eles. Somente se for necessário discuta o restante da pauta na
reunião.

2.7.3 Discussão e Debates

Você precisa ser firme, mas assertivo. Desenvolva o hábito de dar as suas ordens sob
a forma de pedidos, ou como decisões conjuntas e usando sempre o “nós” ao invés do “eu” nas
reuniões. Motive os participantes a fortalecer o espírito de equipe, faça com que todos se sintam
envolvidos no processo de tomada de decisão.

Insista para que a pauta seja seguida estritamente, interrompendo delicadamente

qualquer tentativa de digressão. Se você não for o coordenador de uma reunião, mas se for
necessário que você a presida (em casos de má preparação do atual coordenador,
inexperiência, cometimento de erros gravíssimos, entre outros), e caso você possa fazer isto
sem causar maiores problemas (perseguição do chefe, demissão). Presida-a você mesmo!

Principais problemas a evitar nas reuniões:

 Reuniões desnecessárias;
 Monopólio da palavra;
 Reuniões prolixas e dispersões;
  Formalismo falta de transparência e de autenticidade;
 Conflitos não administrados, negar ou fugir dos conflitos e abordá-los de forma
inadequada;
 Não decidir nada, não dar continuidade, não levando em conta que as reuniões
devem fazer parte de um processo;
 Não ouvir feedbacks e não registrá-los e processá-los, não possibilitando assim 14
melhorar as reuniões.

A pessoa que coordenará a reunião deve ter como responsabilidades:

 Gerenciar o tempo da reunião;
 Ser imparcial diante de debates;
 Ser assertivo: firmeza e delicadeza;
 Estimular a discussão;
 Manter o controle e os rumos da reunião;
 Encorajar a decisão pelos participantes;
 Avaliar os resultados da reunião;
 Expressão de ideias incentivada e reconhecida;
 Manter a harmonia;
 Incentivar as perguntas abertas e dirigidas;
 Reforçar as colocações consistentes e coerentes;
 Ajudar no alinhamento de raciocínios;
 Ter expressão de exemplos relevantes para consolidação de ideias;
 Neutralizar os dominadores;
 Estimular os passivos e apáticos;
 Priorizar os temas relevantes;
 Presença marcante.

No entanto, se o objetivo da reunião é captar novas ideias para empresa ou grupo,

procure promovê-las, explorando o fato de que boas ideias são uma fração do número de ideias
geradas. E para isso, muitas empresas ou grupos utilizam o “Brainstorming” para incentivar a
promoção de ideias em uma reunião. Esta palavra americana quer dizer, traduzida ao pé da
letra, tempestade de ideias, ou expressões de ideias sem discriminação das mesmas, por mais
absurda que possam parecer. Para o Brainstorming, algumas das regras de interrupção não
valem, o mesmo deverá funcionar da seguinte forma:

 O orientador deverá incentivar todos os participantes a expressar suas ideias

livremente; 15
 Não deverá haver uma discussão na sessão de Brainstorming, principalmente
quando as ideias estão sendo apresentadas;
 Não poderá haver julgamentos das ideias, sejam eles pela comunicação verbal ou
corporal (mímicas, gestos e caretas);
 As ideias devem ser emitidas em frases curtas, sem justificativas. Não é o
momento para explicações, ficam para depois;

 Todas as ideias deverão ser escritas numa flip-chart, dando oportunidade para
que todo o grupo possa avaliá-las, para que se chegue a um consenso;
 Antes de analisar as ideias de outrem, peça que justifique, para que assim você
possa ter uma visão e uma consciência melhor da ideia exposta;
 Só será permitido agrupar ou eliminar uma ideia com a permissão do indivíduo
que a expressou;
 Por último, priorize as ideias com a participação do grupo. Você pode agrupá-las
em categorias. Pode ainda, dividi-las em ideias imediatamente aproveitáveis e
ideias com exercício em médio-longo prazo e que merecem ser registradas.

2.7.4 Encerramento e Síntese

Após a reunião, distribua uma minuta ou ata sucinta que inclua a data, local e nome
dos participantes, e uma indicação dos resultados da reunião (ex.: decisões tomadas, caso a
reunião tenha sido decisória), junto com o nome da pessoa responsável pelo seu
acompanhamento ou pela sua implementação. Não transcreva o teor das discussões realizadas
ou o processo seguido, para a tomada de decisão (exceto quando absolutamente essencial em
casos controversos ou delicados), muito menos o que cada um disse durante a reunião (apenas
quando for realmente necessário).
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2.7.5 Conclusões

Para saber se uma reunião foi eficaz, a conclusão efetiva sobre

o objetivo principal da reunião deverá ter sido superada: uma decisão,
superação de problema, desenvolvimento de uma nova ideia, adoção de
um processo de mudanças, novas ideias. Caso contrário foi improdutiva e
consequentemente tomou seu tempo.

2.7.6 Implantação das Decisões

A reunião foi um sucesso, e agora acabou? Ainda não, é necessário acompanhar a

implantação das decisões após as reuniões e dar continuidade a elas, tomando as devidas
medidas se necessário.
3 O COMPUTADOR COMO ALIADO

Se fossemos falar neste curso de todos os benefícios que

um computador pode fazer, tomaríamos páginas e páginas de 17
estudo. Os programas estão cada vez mais simples de usar e
completos nas funções. A tecnologia está evoluindo de uma
maneira muito rápida e não nos damos conta que nosso
computador tem ferramentas importantíssimas para acompanhar
todo o processo de trabalho de forma que não percamos prazos ou tarefas importantes,
economizando o tempo. Entre os benefícios do computador podemos citar:

Aparência e Apresentação: Os computadores têm programas que permitem

apresentar um documento com uma aparência padronizada e coerente para o tipo de atividade
que irá exercer.

Planejamento: Unir, em um relatório, informações que podem ser sintetizadas.

Facilidade de armazenamento e recuperação de informação: Um disquete, um CD,

um pen drive armazena um grande volume de dados. A facilidade de armazenamento
proporciona redução de espaço físico em relação aos sistemas manuais, bem como permite a
recuperação de tais dados sem o uso excessivo de mão de obra.

Racionalização da rotina: A utilização do computador é, por muitos, considerada o

maior veículo de racionalização de rotinas. As tarefas repetitivas são eliminadas e surgem novas
tarefas voltadas apenas para as exceções. O tempo disponível dos funcionários passa a ser
utilizado para o planejamento da atividade.

Velocidade de respostas: A característica de velocidade de resposta deve ser

analisada como derivada das facilidades de armazenamento e recuperação das informações e
das reformulações de rotinas, por meio de modelos de documentos e respostas já salvas nos
processadores de texto.
 Segurança: Vários programas possuem mecanismos ágeis de conferência e agilidade
de seguranças, garantindo confiabilidade.

Redução dos custos: Em especial nas rotinas manuais, que podem ser padronizadas
pelo computador, poupando-se tempo.

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Nosso objetivo neste tópico é apresentar alguns recursos do computador, que pode
auxiliá-lo na organização e na administração de tempo. Para saber mais detalhadamente de
cada um, será necessário procurar um curso específico que lhe ensinará de forma mais
abrangente, cada função desta brilhante tecnologia.
4 TIPOS DE REUNIÕES

Uma preparação adequada só pode ser iniciada quando fica explícito que tipo de
19
reunião vai ser coordenada ou se vai participar. O propósito, formato e tipo de público
estabelecem a natureza da reunião. As reuniões podem ser divididas em:

Reuniões de informação: algumas reuniões são marcadas para anunciar promoções

ou explicar decisões políticas, pode envolver a divulgação de informações e/ou recebimento.
Quando se convoca uma reunião para solicitar informações de outras pessoas, o planejamento
do tempo deve incluir o tempo necessário para a preparação do apresentador.

Reuniões para solucionar problemas ou para tomada de decisões: solucionar

problemas e tomar decisões são fatores consequentes, afinal, nem um problema é realmente
resolvido apenas por meio de discussões; uma decisão precisará ser tomada e acompanhada
para que a solução possa se concretizar.

Reuniões criativas: permitem que se pense alto juntamente com os participantes,

combinando ideias parciais transformando-as em caminhos tangíveis para novas ideias,
produtos ou serviços. Nem toda reunião de debate livre resulta em soluções, muitas vezes, pode
não resultar em nada. Mas, se diretrizes adequadas forem proporcionadas pelo dirigente da
reunião, poderá trazer bons frutos.

Reuniões para definir diretrizes: convocadas para solucionar problemas específicos,

não por ações operacionais, mas por meio do estabelecimento de novas diretrizes.

Reuniões de treinamento: servem para orientar e treinar periodicamente. Por

exemplo, empresas que contratam mensalmente novos vendedores, precisam assegurar que
estes novos membros da equipe tenham um entendimento sobre o produto que a empresa
oferece.
 Reuniões periódicas de preparação de tarefas ou esforço grupal: deve ser levada
a efeito somente quando sua validade possa ser comprovada no decorrer do tempo. Trata de
reuniões semanais entre supervisores e executivos, para introduzir novas ideias ou aprimorar
práticas.

Reunião geral: o propósito de uma reunião geral é levantar assuntos e com sorte
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solucioná-los. Problemas comuns de uma reunião geral incluem o tema de participação. Mesmo
com uma pauta bem organizada, reuniões gerais tendem a ser um dos tipos de reuniões menos
eficientes.

Uma reunião pode ter diversos motivos para acontecer, o importante é que os
propósitos sejam esclarecidos com antecedência, somente assim um encontro será bem-
sucedido. Não importa em que posição você se encontre, se presidindo ou participando,
considere suas metas pessoais com os objetivos do encontro, poderá haver itens do seu
interesse, e por isso torna-se necessário considerar os resultados aceitáveis em relação a eles.

Depois de definidos os objetivos da reunião, será possível cuidar dos demais detalhes,
como o tempo para definir os assuntos, que deverá levar em conta todas as tarefas, um possível
intervalo e o resumo final. Programe a reunião de forma que as pessoas certas, com autoridade
apropriada, possam tomar parte, caso isso não seja possível, as datas podem não estar
adequadas e deverão ser remarcadas. Quando as reuniões são regulares, é bom verificar com
frequência se elas continuam a ser úteis ou se não estão sendo apenas perda de tempo.

O número de reuniões que acontecem em uma empresa não deve ser considerado
como um teste de comunicação ou um método para que o trabalho seja executado. Reuniões
frequentes podem ser muito mais um sinal de ineficiência do que um sinal de progresso, pois,
reuniões significam permanecer um tempo longe de seu departamento.
4.1 CARACTERÍSTICAS DAS REUNIÕES

Reuniões apresentam características que são aplicáveis aos seus tipos, ou seja, na
21
hora de planejar uma reunião deveremos considerar seu modelo:

REUNIÕES FORMAIS: representam os tipos de reuniões que exigem maior

preparação para a sua realização, muitas vezes, são regidas por legislações específicas (por
exemplo, Assembleias Gerais para empresas de Capital Aberto), por isso, são mais complicadas
e podem variar de um país para outro, ou mesmo de organização para outra. Entre suas
características básicas está a antecedência com que os participantes deverão ser comunicados
e a relevância de sua participação.

REUNIÕES INFORMAIS: possuem natureza casual, e algumas vezes improvisada,

com poucas pessoas. Costumam ser muito proveitosas por serem simples. Apesar da
casualidade devem ter certo planejamento, como locais adequados, pois seu proveito irá
depender do quão confortável as pessoas irão se sentir.

Reuniões improvisadas (convocadas em cima da hora) poderão ocorrer ao acaso, mas

não devem ser prática constante, desde que o objetivo seja a busca pela franqueza e a tomada
de decisões imediatas. Deve incluir poucas pessoas e problemas menores, podendo ser para
comunicados urgentes. Entre os colegas, reuniões desse gênero tornam-se mais descontraídas,
tanto no modo como as coisas são ditas como na expressão corporal.

Entram na categoria informal as reuniões sobre trocas de ideias, que permitem o

levantamento de hipóteses e diversas soluções. Esse modelo de reunião possibilita várias
visões, contudo, deve ser acompanhada de ZERO repreensão.

Mantenha a reunião sob controle, independente do tipo, o foco no objetivo deverá ser
mantido, assim como o controle do tempo, com esses detalhes será possível evitar desvios de
rumo do assunto, ao mesmo tempo em que permite a fluidez da conversa.
 Cuidado ao escolher o tipo de reunião, haverá um modelo para cada situação, por isso,
antes de notificar os participantes ou organizar os detalhes, escolha o seu tipo. Primeiramente,
certifique-se que as opções para a não realização da reunião foram esgotadas, então organize
as condições que a envolvem como seu imediatismo, quem deverá estar presente, o que deverá
ser alcançado e o OBJETIVO PRINCIPAL.
22
Quando se calcula tempo em reunião deve-se considerar um tempo pessimista, ou
seja, um tempo em que todas as atividades deverão ocorrer mesmo em caso de catástrofes
inesperadas. É difícil planejar um tempo ideal, afinal, a reunião é planejada durante dias, o
tempo que vai ser utilizado deve ser cuidadosamente calculado e manejado de forma que o que
for necessário para resolver determinada situação ocorra em uma única reunião em um único
momento, afinal, reuniões representam custos para a empresa e colocam a equipe em “estado
de alerta”.

Uma boa técnica de planejamento de reunião é a elaboração de uma linha de

atividade, na qual seja possível visualizar um tempo otimista e pessimista. Comece elaborando o
planejamento do tempo da seguinte forma:

1° Destaque no alto da página o tempo que ficou decidido para início e fim da reunião.

REUNIÃO DE VENDAS 18h – 22h

Tempo total: quatro horas

2° Descreva todas as etapas que serão organizadas dentro da reunião.

REUNIÃO DE VENDAS 18h – 22h

Tempo total: quatro horas

 - Chegada dos participantes ao auditório;

- Tomar lugares à mesa;

- Apresentações;
23
- Distribuição do material;

- Servir água;

- Exposição inicial;

- Gráficos de desempenho;

- PARADA PARA O CAFÉ;

- Exposição individual de cada departamento;

- Leitura dos resumos;

- Debate livre;

- Finalização.

3° Elabore uma tabela contendo as atividades, os tempos otimistas e pessimistas para

cada. Mas como elaborar um tempo pessimista, pense em tudo que poderá correr de errado ao
longo do caminho, com as pessoas e com o percurso a ser realizado, some o despreparo
individual e o pânico, esse será o pior tempo. E no melhor tempo, pense o oposto, afinal, a teoria
X e Y da escola das relações humanas já dizia que as pessoas são boas e ruins, depende do
meio em que se mantêm.

ATIVIDADE/TEMPO OTIMISTA PESSIMISTA

- Chegada dos participantes ao auditório 0 minuto 15 minutos

- Tomar lugares à mesa 2 minutos 5 minutos

- Apresentações 15 minutos 22 minutos

- Distribuição do material 7 minutos 10 minutos

24
- Servir água 7 minutos 12 minutos

- Exposição inicial 30 minutos 45 minutos

- Gráficos de desempenho 20 minutos 30 minutos

- PARADA PARA O CAFÉ 15 minutos 30 minutos

- Exposição individual de cada departamento 50 minutos 65 minutos

- Leitura dos resumos 20 minutos 35 minutos

- Debate livre 60 minutos 90 minutos

- Finalização 15 minutos 25 minutos

Total 4h1min 6h40min

O que poderia ser determinado com essa tabela:

 O tempo descrito na convocação deixou de contemplar alguma atividade;

 Deve-se rever o tempo para cada atividade;
 Deve-se ter um controle rígido dos acontecimentos para que o planejado seja
executado;
  Na pior das hipóteses, devemos ser otimistas.

O planejamento do tempo é determinante para que a reunião evolua conforme o

planejado, ou seja, o controle do tempo deverá ser rigoroso. Uma boa forma de manter o tempo
dentro do planejado são os ensaios, costume sondar como se comportam as pessoas que foram
25
convidadas para a reunião, se falam demais, se reclamam demais, se possuem por hábito se
atrasar, se conseguem executar suas tarefas dentro do planejado e acima de tudo, se são
organizados.

Pessoas organizadas são diretas quando desejam expor algo, geralmente já sabem o
que desejam falar e conseguem expor ao outro o que
desejam que este entenda, pois a organização é um reflexo
Reuniões longas
neural, refletimos para o ambiente o modo como costumam ser
improdutivas.
organizamos nossos pensamentos, numa sequência lógica
que pareça lógica para os demais.

O tempo ideal é aquele que utiliza todos os recursos disponíveis durante o tempo
planejado. Lembre-se de planejar pequenos intervalos quando o tempo a ser transcorrido for
longo, afinal, há pesquisas que comprovam que o cérebro humano possui um tempo limitado
para assimilar informações, diz-se que esse tempo varia de sete a dez minutos e a continuidade
da informação irá depender de uma quebra de sequência por meio da mudança de um tom de
voz ou atitude.

Se a reunião for durar um dia (o que não é aconselhável) escolha um local onde
poderá haver um momento de relaxamento, programe um almoço leve e providencie um
descanso prolongado após a refeição.

Não há um tempo máximo ou mínimo para a realização de uma reunião, o que deverá
acontecer é um tempo em que todos sintam que estão sendo produtivos e que sua presença ali
não é um desperdício de desempenho. Reuniões tendem a ser consideradas bem-sucedidas
quando todos acreditam estar fazendo parte do que está acontecendo.
5 OS NOVE COMPORTAMENTOS NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

Um dos pontos-chave para o qual devemos sempre estar atentos é o processo de

26
Comunicação que ocorre no contexto das reuniões. O processo de comunicação é
aparentemente um processo simples, mas na verdade é complexo, pois uma pessoa quando se
comunica, não está apenas transmitindo uma mensagem para outra pessoa que a entende e
decodifica. O processo de comunicação torna-se um processo complicado porque, quando nos
comunicamos, nós o fazemos de uma forma que engloba todos os nossos valores, as nossas
crenças, aquilo que fomos ensinados a acreditar e a valorizar. Cada pessoa tem seu repertório
cultural, portanto, transmitirá a informação segundo seu conjunto de particularidades e o receptor
agirá da mesma maneira segundo o seu próprio filtro cultural. A fim de minimizar esses choques
culturais, convencionaram-se ferramentas e meios de múltiplas utilizações que passam a ser
usados pelas pessoas na comunicação. Como exemplo de ferramenta, podemos considerar a
fala, a mímica, os computadores, a escrita, a língua, os telefones, o rádio, entre outros.

Como em todo processo de comunicação, os ruídos existentes devem ser minimizados

pelo melhor nível de qualidade que o emissor possa dispor e o receptor deve se portar da
maneira mais aberta para receber a informação em questão. A escolha dos meios de
comunicação e a utilização das ferramentas disponíveis devem ser observadas de modo a
facilitar todo o processo com o menor índice de ruídos possível. Uma vez transmitida a
informação, o receptor a processa e, segundo seus objetivos, vai transformá-la em
conhecimento.

O importante na comunicação interpessoal é o cuidado e a preocupação dos

interlocutores na transmissão dos dados ou das informações em questão para que se obtenha o
sucesso no processo desejado.

EMISSOR – RECEPTOR – MENSAGEM

 Em todo processo de comunicação intervém o EMISSOR, o RECEPTOR e a
MENSAGEM.
O EMISSOR transmite uma MENSAGEM que pode ser verbal ou escrita, a um
RECEPTOR que vai decodificar a mensagem.
A MENSAGEM PODE SER TRANSMITIDA por intermédio dos meios, como:
27

OU OU

Então, quando se fala assim, a comunicação parece um processo simples. Mas na

verdade não é nada simples. Isso porque ao nos comunicarmos, utilizamos a nossa bagagem
cultural, que cria poderosas barreiras que interferem no processo de comunicação como um
todo. Nós filtramos a comunicação e, por exemplo, só ouvimos o que queremos ouvir, ou ainda
distorcemos o que ouvimos, sem nos dar conta de que estamos distorcendo. Existem inúmeras
barreiras, tanto físicas quanto psíquicas, que intervém no processo, prejudicando o entendimento
da mensagem, especialmente se essa mensagem for transmitida de forma verbal.

5.1 AS BARREIRAS FÍSICAS À COMUNICAÇÃO

5.1.1 A Surdez
 A surdez é uma doença que afeta a audição, nos impedindo de ouvir corretamente a
mensagem que estamos recebendo. Mesmo quando a pessoa usa aparelho para audição, ainda
assim uma parte da mensagem pode não ser captada, especialmente se conviver com aquela
doença há muitos anos.

28

5.1.2 O Cansaço Físico

Quando estamos cansados por algum exercício físico ou mesmo por insônia, ou por
algum tipo de doença, nossa tendência é a de não registrar aquilo que nos está sendo dito, ou
seja, nós não conseguimos ouvir mensagem alguma, já que nosso corpo
está desejando apenas repousar para que nossas forças sejam
restauradas.

5.1.3 O Cansaço Psíquico ou Estresse

O estresse é outro fator que prejudica o processo de comunicação. Se estivermos

estressados porque estamos vivendo uma situação difícil no trabalho ou
em nossa vida pessoal, tendemos a ficar focados naquele problema, e
nossa atenção não se concentra em mais nada.
Assim, quando estamos desconcentrados tendemos a distorcer
o entendimento da mensagem que nos está sendo transmitida. Ficamos
surdos enquanto durar o estresse, ou tendemos a só ouvir uma pequena porção da mensagem.
5.2 AS BARREIRAS PSÍQUICAS À COMUNICAÇÃO

Além das barreiras físicas a uma comunicação eficaz, as nossas barreiras psíquicas
também intervêm constantemente no processo de comunicação, fazendo com que não 29
consigamos entender a mensagem que nos está sendo transmitida.
Dentre as barreiras psíquicas destacam-se os nossos preconceitos. Todos nós somos
criados, baseados nas crenças e valores de nossa família e do meio sociocultural em que
vivemos. Desta maneira, tendemos a crescer acreditando e valorizando determinados temas e
menosprezando outros. Isso significa que todos nós temos uma espécie de filtro inconsciente
que tende a rejeitar mensagens que nada têm a ver com a nossa própria realidade, nossas
expectativas, nossos valores ou nossa educação. Dentre as barreiras psíquicas podemos
destacar.

5.2.1 O Racismo

O Racismo é um preconceito que prejudica nossa comunicação. A pessoa racista parte

do pressuposto que se uma pessoa não pertence à sua raça, não tem a mesma cor de sua pele,
é uma pessoa inferior. Esse tipo de intolerância é a incapacidade de aceitar que o outro pode ser
diferente de nós e ainda assim ser uma pessoa honrada, com princípios dignos, semelhantes ou
mesmo iguais aos nossos. Por causa do racismo, durante a Segunda Guerra Mundial milhões de
judeus, negros e ciganos foram mortos na Alemanha.
5.2.2 O Preconceito Religioso

Outro tipo de preconceito muito comum é o religioso. O sujeito religioso, que acredita
em Deus e adota uma religião, pensa que o seu Deus é melhor do que o Deus dos outros, que 30
apenas as “suas escrituras” é que são sagradas e a sua religião é a melhor e por isso todo
mundo deveria adotá-la. O preconceito religioso na maioria das vezes corta qualquer tipo de
comunicação.

5.2.3 O Preconceito Social

Outro tipo é o PRECONCEITO SOCIAL, que parte do pressuposto que uma profissão é
melhor do que a outra, ou ser pobre é sempre uma desgraça. Assim, é possível ver, muitas
vezes, uma mãe dizer: “Com pedreiro minha filha não casa. Nem com motorista de caminhão ou
ônibus. Quero o melhor para ela. Só aceito um doutor.” Esse é outro exemplo de como uma
comunicação com alguém que não pertence à sua classe social é naturalmente uma
comunicação defeituosa, contaminada pelo preconceito, que impede que a pessoa se
comunique com objetividade.

5.3 AS FALHAS NA MENSAGEM

A própria mensagem pode conter falhas que prejudiquem o processo de comunicação.

Uma mensagem repleta de siglas confunde o receptor. Imagine alguém que está sendo admitido
numa empresa e a pessoa encarregada de orientá-lo diz: passe no DP, pegue a Guia GNP,
carimbe e leve ao QG para ser processada. O novo funcionário ficará perdido sem entender
nada daquela mensagem.
Por outro lado, mensagens muito longas e que nada têm a ver com a realidade do
receptor da mensagem, tendem a ser esquecidas por ele.
31
 6 A DESCOBERTA DOS COMPORTAMENTOS EM REUNIÕES DE QUALIDADE

A partir da década de 80, cientistas da ciência do comportamento conduziram extensa

pesquisa nos Estados Unidos e chegaram à conclusão de que as pessoas apresentam nove 32
tipos de comportamento, quando participando de reuniões de qualidade. Essas reuniões fazem
parte da filosofia da Qualidade Total, adotada por inúmeras empresas no mundo inteiro, inclusive
muitas delas, no Brasil. Os comportamentos descritos estão baseados no Treinamento de
Introdução à Qualidade Total da Xerox do Brasil, na década de 80 na matriz do Rio de Janeiro.
Esses comportamentos podem facilitar muito o processo de comunicação, porém
alguns podem dificultá-lo. Tais comportamentos foram denominados COMPORTAMENTOS
INICIADORES, COMPORTAMENTOS REATORES E COMPORTAMENTOS
ESCLARECEDORES que são também evidenciados nas chamadas Habilidades Interativas.
Nos COMPORTAMENTOS INICIADORES estão:

INICIADOR

REATOR
ESCLARECEDOR HABILIDADES INTERATIVAS

APOIAR BUSCAR INFORMAÇÃO

PROPOR
DEFENDER/ATACAR DAR INFORMAÇÃO

DISCORDAR TESTAR O ENTENDIMENTO

CONSTRUIR
INICIADOR REATOR ESCLARECEDOR

Exemplos de comportamentos iniciadores são:

33
PROPOR = Significa apresentar uma nova ideia.

Efeitos = competitivo e pouco interessado nas ideias dos outros.

Eu sugiro que nossa próxima pesquisa, descarte os moradores de Vila Nova.

CONSTRUIR = Significa desenvolver a proposta inicial.

Efeitos= Cooperação e interesse nas ideias dos outros.

Baseado em sua sugestão acredito que se nos focarmos nos clientes de 25 a 35

anos, nosso plano de marketing será vitorioso. Podemos começar pelos bairros da zona
sul e em seguida os da zona oeste.
 Numa reunião de Qualidade a pessoa que adota a Habilidade Interativa Construir é
vista como capaz de ouvir os outros, levar em conta suas sugestões e ampliá-las, trazendo
novas ideias para a equipe.

Os COMPORTAMENTOS REATORES são os seguintes: 34

APOIAR = É uma declaração direta e consciente de concordância com uma

pessoa ou ideias.

Efeitos = Gera sensação de bem-estar e coesão no grupo.

Eu acho a sua ideia excelente. Uma das melhores que já ouvi.

Numa reunião de Qualidade, a pessoa que usa a Habilidade Interativa APOIAR é vista
como uma pessoa sincera que não tem medo de competição e eleva o moral do grupo.

ATACAR/DEFENDER= É um julgamento de valores que contém exageros

emocionais.

Efeitos = É um comportamento que gera conflitos, perdendo de vista o assunto

que está sendo tratado na reunião.
 35

Acho essa sua ideia horrível!

Em uma reunião de Qualidade, a pessoa que utiliza o comportamento Atacar, vai

atingir o Ego do outro gerando conflito e uma reação imediata de defesa. Tal pessoa é vista
como alguém agressivo que quer sempre discordar, partindo para uma ofensa desnecessária. O
Líder de uma reunião de Qualidade deve intervir de maneira tranquila, para que o grupo volte a
debater o assunto em pauta.

Discordar = Declarar discordância direta ou colocar objeções às ideias de outras

pessoas.

Efeitos = Quando bem utilizado, com base em dados reais ou fatos, provoca mais
reflexão e envolvimento.
 Vou discordar de sua ideia porque nosso orçamento não comportaria tal
despesa. Podemos caminhar em outras direções. O que você acha?

Numa reunião de Qualidade a pessoa que utiliza de forma correta a Habilidade

Interativa Discordar gera um clima de ponderação séria, permitindo que o grupo possa refletir e 36
elaborar novas ideias, trilhando outros caminhos. Entretanto, a pessoa que utiliza tal habilidade
deve estar atenta para que sua discordância não gere conflitos de ego. Deve expor suas ideias
sempre embasadas em fatos concretos e mensuráveis.

Os COMPORTAMENTOS ESCLARECEDORES são:

Buscar informação = Busca fatos, opiniões, propostas ou esclarecimentos de

outros.

Efeitos = Quando bem utilizado, gera envolvimento, interesse e satisfação.

Você poderia me informar qual foi o percentual destinado a projetos sociais?

Em uma reunião de Qualidade a pessoa que usa a Habilidade Interativa, Buscar

informação, é vista pelos outros membros da reunião como alguém envolvido com a questão,
demonstrando interesse real pela pauta que está sendo analisada e debatida.

Dar Informação = Oferecer fatos, opiniões ou esclarecimentos a outros.

Efeitos = Quando muito usada gera desinteresse nos pontos de vista do outro.
 37

Aqui estão os dados do último relatório que você solicitou. Existem também
informações adicionais que podem ser úteis, se quiser aprofundar sua pesquisa.

Numa reunião de Qualidade a pessoa que usa a Habilidade Interativa Dar Informação
em demasia passa a impressão de só querer divulgar suas informações e não se importar muito
com as ideias e pontos de vista do outro. Isso gera desconfiança e muitas vezes má vontade
para com aquela pessoa, que passa a ser vista como “o sabe tudo” que não ouve os outros.

SUMARIAR = Relatar de forma resumida o conteúdo de discussões ou eventos

anteriores.

Efeitos= Aumenta a percepção de controle em uma reunião.

Numa reunião de Qualidade o uso da Habilidade Interativa Sumariar contribui para

que o grupo sinta que há organização e controle e em consequência, segurança de que os
assuntos em pauta foram abordados e debatidos.
 TESTAR O ENTENDIMENTO = Buscar estabelecer se o significado de uma
contribuição anterior foi ou não entendido.

Efeitos= As pessoas julgam que o grau de atenção foi bom e que a discussão foi
claramente compreendida. 38

Deixe-me ver se eu compreendi. Você disse que houve uma diminuição na folha
de pagamento de 15% o que deixou uma margem de 10% para serem empregados em
projetos de Desenvolvimento Social?

Numa reunião de Qualidade o uso da Habilidade Interativa TESTAR O

ENTENDIMENTO gera um clima de entendimento e uma compreensão do que está sendo dito
na reunião e as pessoas se asseguram de que a comunicação ocorreu da forma mais clara
possível sem deixar margem a dúvidas.

Finalizando, pode-se dizer que a prática constante das Habilidades Interativas no

processo de conduzir ou participar de Reuniões Eficazes, tornará a sua comunicação mais
imune aos ruídos que sempre a distorcem. É importante recordar:

SABER OUVIR: Não interromper quem está falando, cortando a palavra de um colega.
Este tipo de comportamento, além de provocar reações defensivas na pessoa que teve sua
palavra interrompida, demonstra falta de tato, de educação.
 PLANEJAR A SUA COMUNICAÇÃO: Quando for convocado para uma reunião
procure reunir informações sobre o que vai ser debatido. Leia o que for possível para não ser
pego de surpresa se alguém o questionar a respeito de determinado item.

39

EVITE O USO DE GÍRIAS E EXCESSO DE SIGLAS: Lembre-se que elas só

contribuem para aumentar ainda mais o ruído na comunicação, muitas vezes, irritando os outros
participantes, contribuindo assim para gerar um clima de impaciência desnecessário

USE SEMPRE UMA LINGUAGEM CLARA E OBJETIVA: Evite ser prolixo, usar
palavras rebuscadas ou difíceis de serem compreendidas pela maioria das pessoas. Isso pode
fazer com que as pessoas achem que você está sendo gabola ou pior que acha que elas são
ignorantes.

PROCURE SUSPENDER SEUS PRECONCEITOS: Os preconceitos costumam gerar

comportamentos do tipo Atacar/Defender. Como as pessoas não são iguais, pode-se ver um
variado tipo de pessoas se comportando de maneiras distintas nas reuniões.
7 AS PESSOAS E AS REUNIÕES

Forsyth (2001) analisou os comportamentos evidenciados pelas pessoas em inúmeras

40
reuniões e nos aponta para o fato de que quem coordena reuniões normalmente desenvolve a
sua percepção para os diversos comportamentos que as pessoas exibem em situações de
reunião. Aprender a lidar com os vários tipos de pessoas nas reuniões é algo que todo líder de
uma reunião deveria aprender.

7.1 A PESSOA TAGARELA

Trata-se geralmente de uma pessoa exibicionista que demanda atenção. Mas, pode
ser também uma pessoa entusiasta, o que é bom. Por outro lado, a pessoa pode estar tentando
monopolizar a atenção, de forma a predominar sobre o ponto de vista dos outros.

Solução: espere a pessoa fazer uma pausa para tomar fôlego, agradeça com um
comentário positivo e prossiga. Pode até perguntar aos outros participantes: Alguém tem algo a
dizer sobre a questão dos prazos levantada pelo José?

7.2 A PESSOA ENTUSIASTA

 Esse tipo de pessoa é mais complicado do que o falante, porque está interessado em
deixar de lado as ideias das outras pessoas e fazer os seus pontos de vista valerem, com
exclusão dos outros.

Solução: A agenda programada e a disciplina são necessárias. É também desejável

interromper a pessoa dizendo algo como: “antes que prossiga, deixe-me ver se entendi bem o
41
seu ponto, você acha que...”. Controle o entusiasta cuidadosamente quando ele retornar ao
debate.

7.3 A ESFINGE

As pessoas silenciosas também apresentam problemas, especialmente se você sabe

que elas têm algo a contribuir. As razões de seu silêncio podem variar desde timidez até enfado
ou indiferença.

Solução: A melhor tática é fazer perguntas e esperar pelas respostas. Pode-se pedir
um comentário simples no início, para que comecem a falar, e depois solicitar mais detalhes.

7.4 CONVERSAS PARALELAS

As conversas paralelas em voz baixa enquanto a reunião continua, são um incômodo

para todos.
 Solução: Uma pausa isola o papinho e chama a atenção para ele (frequentemente isso
é o suficiente para interrompê-lo).

42
7.5 O AMUADO

Este é o tipo de pessoa mal humorada ou que se sente prejudicada de alguma

maneira. Quer a queixa seja ou não justificada. A reunião não é o melhor lugar para tratar de um
assunto que pode ser apenas um caso particular.

Solução: Descubra se as queixas, especialmente as sem detalhes, escondem uma

questão real. Peça à pessoa para ser explícita. Refira-se ao propósito da reunião. Prometa, se
for o caso, voltar ao ponto sensível em outra reunião, mas reponha a conversação de volta nos
trilhos.

7.6 O BRIGÃO AGRESSIVO

Algumas pessoas não respeitam regulamentos ou normas em reuniões para atingirem

os seus objetivos. São agressivas porque possuem algum desequilíbrio psíquico, que as
impedem de manter o autocontrole.

Solução: Neste caso, o líder da reunião tem que ter uma ação firme, tomada de
decisão sem demora. Deve estabelecer as regras, apontar as normas e usar o grupo para lhe
dar apoio. Dirigir uma reunião traz responsabilidades e em certas ocasiões pode demandar um
basta enérgico.

Os exemplos dados ilustram a complexidade do comportamento das pessoas. Possuir

sensibilidade é sempre necessário. Às vezes, as pessoas não causam grandes problemas,
outras vezes, a solução está em deixar uma pessoa ir de encontro a outra, ou fazer duplas com
43
as pessoas, por exemplo, colocar uma pessoa silenciosa junto a outra que pode fazê-la falar.

Embora muitas das ações identificadas aqui recaiam sobre quem estiver comandando
a reunião. Todos ajudarão muito se puderem manter uma atitude construtiva e agirem de forma a
contribuir para a excelência da reunião.

Ainda Forsyth (2001) indica alguns passos importantes para que a comunicação
funcione bem:

SIGA AS REGRAS

 Não monopolize a conversação.

 Não interrompa constantemente os outros.
 Não se emocione, nem fique propenso a discussões sem motivo.
 Não torne difícil o cumprimento do horário estabelecido.
 Não se mostre despreparado, indisciplinado ou um criador de problemas.
 Não faça digressões desnecessárias, além do tópico em questão.

Procure utilizar o apoio do líder, ou qualquer procedimento acordado, de forma a

cumprir o seu papel para criar uma reunião ordenada.

Contudo, diz-se que as regras foram feitas para serem quebradas, e embora possa ser
uma exceção quebrá-las, há ocasiões em que a melhor tática é quebrar as regras, mas de forma
calculada, para chegar ao que se quer.
8 AGARRE-SE À ESTRUTURA

Fynch (2001) enfoca também a questão de que a reunião progride pelo traçado
44
estabelecido pelo líder, de acordo com a praticidade. O autor aborda também a questão muito
importante da Motivação ressalta o fato de que uma boa reunião tem também que ser
motivacional e indica os seguintes pontos como fatores de contribuição para aumentar a
motivação de um grupo quando as pessoas se encontram. Indica que a Motivação será maior se:

 Todos compreenderem o propósito da reunião;

 Não houver conflitos maiores entre as intenções do indivíduo e as do grupo;
 Não houver caronas;
 Houver confiança e respeito pelo líder;
 Houver experiência anterior de terem trabalhado juntos com sucesso;
 Os membros do grupo forem leais uns aos outros;
 Não houver política destruidora em gestação;
 Houver um sentimento de confiança de foi reunido o grupo certo;
 A hierarquia não interferir no debate, por exemplo, restringindo a liberdade de
comentários.

O autor coloca ainda o fato de que há contradições que não podem ser evitadas e, por
exemplo, pessoas sendo levadas a concordar com algo aprovado pelo grupo, mas que lhes seja
inconveniente, mas um grupo bem motivado obviamente trabalhara melhor do que outro, cuja
motivação seja baixa.

Chegamos ao final de nosso Curso, esperamos que você tenha gostado e possa
utilizar, no seu dia a dia de trabalho, tudo o que aprendeu aqui. Complete o teste final e boa
sorte!
 REFERÊNCIAS

FORSYTH, P. Como liderar Reuniões Produtivas. São Paulo: Nobel S.A., 1996.

45
HESELTINE, S. (coord.). Como liderar reuniões: seu guia de estratégia pessoal. São Paulo:
Publifolha, 1999.

PICKERING, P. Como administrar conflitos profissionais: técnicas para transformar os

conflitos em resultados. São Paulo: Market Books, 2002.

THOMSETT, M. C. Reuniões de negócios: como preparar, conduzir e aproveitar ao máximo

seu tempo e sua participação. São Paulo: Maltese – Norma, 1992.