Gestao de Tempo e Stress

PROGRAMA BRASIL PROFISSIONALIZADO
MARIA ELIZABETE SILVA D´ELIA
GESTÃO DO TEMPO
E ESTRESSEGESTÃO E NEGÓCIOS
A
expansão do Ensino Técnico no Brasil, fator importante para
melhoria de nossos recursos humanos, é um dos pilares do de-
senvolvimento do País. Esse objetivo, dos governos estaduais e
federal, visa à melhoria da competitividade de nossos produtos e serviços,
vis-à-vis com os dos países com os quais mantemos relações comerciais.
Em São Paulo, nos últimos anos, o governo estadual tem investido de
forma contínua na ampliação e melhoria da sua rede de escolas técnicas
– Etecs e Classes Descentralizadas (fruto de parcerias com a Secretaria
Estadual de Educação e com Prefeituras). Esse esforço fez com que, de
agosto de 2008 a 2011, as matrículas do Ensino Técnico (concomitante,
subsequente e integrado, presencial e a distância) evoluíssem de 92.578
para 162.105. Em 2018 foram registradas 435.004 inscrições para 119.891
vagas em cursos para os períodos da manhã, tarde, noite e integral.
A garantia da boa qualidade da educação profissional desses milhares de

jovens e de trabalhadores requer investimentos em reformas, instalações,
laboratórios, material didático e, principalmente, atualização técnica e pe-
dagógica de professores e gestores escolares.
A parceria do Governo Federal com o Estado de São Paulo, firmada por
intermédio do Programa Brasil Profissionalizado, é um apoio significativo
para que a oferta pública de Ensino Técnico em São Paulo cresça com a
qualidade atual e possa contribuir para o desenvolvimento econômico e
social do Estado e, consequentemente, do País.
Almério Melquíades de Araújo
Coordenador do Ensino Médio e Técnico
CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA
Diretora Superintendente
Laura Laganá
Vice-Diretor Superintendente
Emilena Lorezon Bianco
Chefe de Gabinete da Superintendência

Armando Natal Maurício, respondendo pelo expediente
REALIZAÇÃO
Unidade do Ensino Médio e Técnico
Coordenador
Almério Melquíades de Araújo
Centro de Capacitação Técnica, Pedagógica e de Gestão - Cetec

CapacitaçõesResponsável
Lucília dos Anjos Felgueiras Guerra
Responsável Brasil Profissionalizado

Silvana Maria Brenha Ribeiro
Professora Coordenadora de Projetos

Luciana Freitas Rocca
Parecer Técnico
Ariane Francine Serafim
Projeto Gráfico e diagramação

Diego Santos
Projeto de formação continuada de professores da educação profissional do

Programa Brasil Profissionalizado - Centro Paula Souza - Setec/MEC
APRESENTAÇÃO
Quantas vezes você já pensou que seu dia precisaria ter mais que 24 horas
para dar conta de tudo? E caso seu dia tivesse mais horas, você realmente
conseguiria fazer tudo ou teria mais tarefas ainda a executar?
A verdade é que temos tempo suficiente para cumprir nossa rotina, o que
pode estar faltando é o controle que temos do nosso tempo, ou melhor, a
maneira como o administramos.
É importante ressaltar que quando o assunto é gestão de tempo, trata-se
de uma bola de neve para a vida pessoal. Se no trabalho o tempo não
é bem organizado, isso acaba atrapalhando a vida pessoal, que eleva os
níveis de estresse, atrapalha no convívio social e por fim deixa a vida uma
verdadeira bagunça. E nem sempre isso tem relação com o desvio de
atenção. Muitas vezes, somente a maneira de ordenar as atividades pode
ocasionar problemas.
Dessa forma, a intenção deste material é o de fazê-lo refletir sobre como

seu tempo está sendo organizado e planejado, a fim de que você consiga
ter uma vida muito mais tranquila, afinal está provado que o gerencia-
mento do estresse e a gestão do tempo caminham juntos, lado a lado,
devido à interação de um com o outro.
Também serão apresentadas algumas estratégias para assim ajudá-lo a
executar suas tarefas com ainda mais qualidade, mas é importante desta-
car que cada pessoa tem que encontrar a sua maneira para melhor fazer a
Gestão do Tempo. Uma coisa é certa: independente do número de horas
que se tenha pela frente, sem foco não há como administrar o tempo.
Luciana Freitas Rocca

Professora Coordenadora de Projetos
Unidade de Ensino Médio e Técnico
SUMÁRIO
Gestão do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Mitos e verdades sobre o tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Visão holística do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Conceito de tempo linear e circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Compulsores e permissores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Passos iniciais para prática da gestão eficaz do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Identificação das prioridades e passos para organização . . . . . . . . . . . . . . 27
Ferramentas para gestão do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Tabela de eisenhower . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Ficha para identificação de prioridades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Método gtd - getting things done . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Lista mestra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Empecilhos à administração do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Desperdiçadores de tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Gestão do tempo e qualidade de vida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Referências bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
GESTÃO DO TEMPO
A Administração do tempo é o assunto que vem despertando cada vez
mais o interesse das pessoas, especialmente dos administradores, assis-
tentes, assessores e secretários, ou seja, pessoas que precisam gerir o tem-
po para conseguir resultado em suas tarefas diárias.
Aumenta a cada dia o número de empresas empenhadas no treinamento de
seu pessoal, para administrar corretamente o tempo que gastam em seu tra-
balho e em sua vida. Na correria em que vivemos atualmente, utilizar o tempo
de forma adequada tem sido o objetivo prioritário de muitas pessoas.
Segundo o Dicionário Aurélio, Tempo é um período sem interrupções
no qual os acontecimentos ocorrem; continuidade que corresponde
à duração das coisas (presente, passado e futuro); o que se consegue
medir através dos dias, dos meses ou dos anos;
O tempo tem características próprias e se desejamos refletir sobre ele, te-
mos que levá-las em conta. O tempo é:
• Limitado – A única certeza que temos na vida

• Inelástico – Cada dia tem exatas 24 horas
• Perecível – Não pode ser estocado.
11
• Irrecuperável – Uma vez que o tempo passa, não poderá ser utiliza-
do novamente
GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE

• Irreversível – O tempo não volta atrás
• Velocidade Constante – decorre com rapidez sempre igual
• Equitativo – É distribuído igualmente entre todos os seres huma-
nos sobre a face da Terra
• Inalienável – Cada ser humano possui todo o tempo que existe
• Intransferível – Só pode ser usado pelo indivíduo
Precisamos então refletir sobre esse tesouro precioso que recebemos to-
dos os dias. Temos 24 horas diárias, ou seja, 1440 minutos. E precisamos
aprender a gerenciá-lo da melhor maneira.
Todo profissional sabe que é grande a batalha diária contra este “suposto
inimigo”, chamado tempo. Na verdade, o tempo não é e não deve ser visto
como um inimigo. Quando conseguimos nos organizar, o tempo passa a
jogar a nosso favor, se torna, na prática, um grande aliado no sentido de
deixar claro para toda a empresa o quanto o profissional pode ser compe-
tente e fundamental, para o bom andamento da organização. O problema
é que, no dia-a-dia, boa parte destes profissionais ainda têm dificuldade
para administrar o relógio.
Ora, temos todo o tempo do mundo, e por isso precisamos nos organizar
para aproveitá-lo. A ideia de que o tempo voa, não passa de uma figura
de linguagem, já que, racionalmente, todos sabemos muito bem que o
tempo flui em ritmo absolutamente inalterado.
Essa “previsibilidade” é sem dúvida uma grande aliada dos profissionais
desta área. O fato do tempo fluir sempre da mesma forma, é muito bom,
já que, a partir disso, fica mais fácil determinar um dos fatores fundamen-
tais para o sucesso: o planejamento.
Imagine só se, a cada dia, o tempo passasse de modo diferente. Você con-
cordaria e perceberia que, naquele dia, as horas estavam passando mais
rápido, ou mais lentamente! Que desespero, não? Não seria possível pla-
nejar nada, de um dia para o outro. O ritmo da passagem do tempo seria
imprevisível!
No entanto, uma vez mal aplicado, o tempo perdido não pode mais ser
recuperado. Não existe, na prática, “compensar o tempo desperdiçado”.
Acelerar o ritmo de seus movimentos geralmente representa muita agi-
tação, mas raramente significa que os resultados estão mais próximos de
serem alcançados.
Correr para lá e para cá pouco adianta. Na verdade, isso faz com que o pro-
fissional deixe de dar atenção a um ponto fundamental para seu trabalho:
estar ciente de que organização é antes de tudo uma atitude mental. O
dia-a-dia não funciona se o profissional deixa de dar uma sequ
MITOS E VERDADES SOBRE O TEMPO

12
Dito Popular/Mito Verdade
Quem “passa” somos nós,

O Tempo passa!
o tempo sempre fica.
O tempo não está parado, não anda

O Tempo voa! lento ou rápido. A velocidade do
tempo, é absolutamente inalterada.
Todos tem exatamente a mesma

Não tenho tempo!
quantidade diária de tempo (24 horas)
Nós somos nossos maiores inimigos.

O Tempo conspira contra mim
É nossa falta de organização
e é meu maior inimigo!
que conspira contra nós.
O tempo é um bem inelástico e
Preciso compensar o tempo perdido. irrecuperável. Não tem como compensar,
uma vez perdido, perdido está.
É impossível ganhar ou perder
Dessa vez vou ganhar tempo. tempo. O que podemos fazer
na verdade é otimizá-lo.
Trabalhando mais depressa, eu sempre É impossível ganhar ou perder

tempo. O que podemos fazer
ganho mais tempo! na verdade é otimizá-lo
O tempo já está organizado
Vou organizar o tempo! por uma ordem universal. Nós
organizamos nossas tarefas.
“Lutamos” contra o tempo,
quando não nos organizamos em
Estou sempre lutando contra o tempo!
nossas tarefas. O tempo é nosso
aliado e não nosso inimigo.
Antes de conhecermos com mais profundidade o assunto sobre o “tem-
po”, vamos ler e parar para pensarmos sobre o “nosso tempo”, com a aju-
da dos textos abaixo de Eduardo O C Chaves1.
A. PORQUE ADMINISTRAR O TEMPO?
Santo Agostinho afirmou, em suas Confissões, que discutir o tempo é algo

muito complicado, pois o tempo parece ser, quando não tentamos dis-
correr sobre ele, algo simples, que todo o mundo conhece. Basta, porém,
tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão.
Ao me propor discutir a administração do tempo estou, de certa forma,
correndo riscos semelhantes. De um lado, o risco de ficar discutindo o ób-
vio, que é do conhecimento geral. De outro, o de, ao tentar fugir do ób-
vio, cair na maior confusão. Neste trabalho tento evitar confusão, mesmo
correndo o risco de só dizer óbvio. Na verdade, às vezes precisamos ser
relembrados do óbvio. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da
administração do tempo.
O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do reló-

gio. A verdade é bem o contrário. Quem administra o tempo coloca-o
sob controle, torna-se senhor dele. Quem não o administra é por ele
dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do mo-
mento, não na ordem e no momento em que desejaria. 13
Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam adminis-
trar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar

100% do seu tempo. Administrar o tempo, para elas, acaba sendo, por
causa disso, como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la. A verdade
é que administrar o tempo não é programar a vida nos mínimos deta-
lhes: é adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem dúvida. Mas
é preciso ser flexível, saber fazer correções de curso. Se você está fazen-
do algum trabalho e está inspirado, produzindo bem, não há razão para
parar, simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. Se
a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada,
sem maiores problemas, não interrompa o que você vem fazendo bem.
Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritá-
rio, é ser senhor do próprio tempo, não é programá-lo nos mínimos deta-
lhes e depois tornar-se escravo dele.
O segundo mito é que a gente só produz mesmo, ou então só traba-
lha melhor, sob pressão. Esse é um mito criado para racionalizar a pre-
guiça, a indecisão, a tendência à procrastinação. Não há evidência que o
justifique, até porque os que assim agem poucas vezes tentam trabalhar
sem pressão para comparar os resultados - sobre si mesmos e sobre os
que os circundam. A evidência, na verdade, justifica o contrário daquilo
que expressa o mito. Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda
ao longo do ano, com calma e sem pressões, sai-se, geralmente, muito
melhor do que quem deixa para estudar nas vésperas das provas e, por
1. http://educareencantar.com/wp-content/uploads/2016/03/Administra%C3%A7%C3%A3o-do-Tempo-Texto-Eduardo-Chaves.pdf
isso, vê-se obrigado a passar noites em claro para fazer aquilo que deveria
vir fazendo durante o tempo todo. Nada nos permite concluir que o que
vale no contexto escolar, a esse respeito, não valha em outros contextos.
O terceiro mito é que administrar o tempo é algo que se aplica ape-

nas à vida profissional. Falso. Certamente há muitas coisas em sua vida
pessoal e familiar que você reconhece que deve e deseja fazer, mas não
faz - “por falta de tempo”. Você pode estar querendo, há anos, reformar
algumas coisas em sua casa, escrever um livro ou um artigo, aprender
uma língua estrangeira, ou então a dançar, desenvolver algum hobby, ti-
rar duas semanas sem perturbações nas montanhas, curtir os filhos que
estão crescendo, tudo isso sem conseguir. A culpa vai sempre na falta de
tempo. A administração do tempo poderá permitir que você faça es-
sas coisas em sua vida pessoal e familiar.
O quarto mito é que ter tempo é questão de querer ter tempo. Você
certamente já ouviu muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmação
é verdadeira - até onde ela vai. Normalmente damos um jeito de arrumar
tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer, mas a afirmação
não diz tudo. Não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É
preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo -
e esse meio é a administração do tempo.
14
Contrária a esses mitos, a verdade é que administrar o tempo é saber usá-
-lo para fazer aquelas coisas que você considera importantes e prioritárias,
profissional ou pessoalmente. Administrar o tempo é organizar a sua
vida de tal maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que
realmente gostaria de estar fazendo, profissional e pessoalmente, e
que possivelmente não vem fazendo porque anda tão ocupado com
tarefas urgentes e de rotina (muitas delas não tão urgentes nem tão
prioritárias) que não sobra tempo.
Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue adminis-
trar o tempo que tem. Todos nós conhecemos pessoas (um tio idoso, uma
prima) que (pelos nossos padrões) não fazem nada o dia inteiro e, no en-
tanto, constantemente se dizem sem tempo. Por outro lado, quem admi-
nistra o tempo não é quem está todo o tempo ocupadíssimo. Pelo contrá-
rio. Se você vir algum que trabalha o tempo todo, fica até mais tarde no
serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir,
com certeza, que essa pessoa não sabe administrar o tempo. Quem admi-
nistra o tempo geralmente não vive numa corrida perpétua contra o tem-
po, não precisa trabalhar horas extras e, geralmente, produz muito mais!
Mas não se engane: o processo de administrar o tempo não é fácil. É pre-

ciso realmente querer tornar-se senhor de seu tempo para conseguir ad-
ministrá-lo. Se você ainda não se compenetrou da necessidade de fazê-lo,
aqui vão algumas considerações que podem convencê-lo.
B. TEMPO É VIDA
Embora o equipamento básico de que dispomos para viver seja a nossa

mente (e, no caso da maioria das pessoas que estão lendo isto, não a força,
ou a velocidade), o tempo é o recurso fundamental da nossa vida, a maté-
ria prima básica de nossa atividade.
Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneiras de
obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha
vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração de nossa
vida não é algo sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a nossa
vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que
está ao alcance de todos.
O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando o tempo aca-

ba, ele acaba mesmo. E o tempo não usado não pode ser estocado para
ser usado no futuro. O tempo não é como riquezas, que podem ser acu-
muladas para uso posterior. Quem não administra o seu tempo joga sua
vida fora, porque um dia só pode ser vivido uma vez. Se o tempo de um
dia não for usado sabiamente, não há como aproveitá-lo no dia seguinte.
Amanhã será sempre um novo dia e o hoje perdido terá sido perdido para
sempre. Eu avisei que ia dizer o óbvio. Poucas coisas são tão óbvias como
o que foi afirmado neste parágrafo - mas quão frequentemente nos com-
15
portamos como se não o soubéssemos!
Mas o tempo, embora não renovável e perecível, é um recurso democrati-

camente distribuído. A capacidade mental, a habilidade, a inteligência, as
características físicas são muito desigualmente distribuídas entre as pes-
soas. O tempo, porém, enquanto estamos vivos, é distribuído igualmente
para todos. O dia tem 24 horas tanto para o mais alto executivo como para
o mais pobre desempregado. Todos recebemos 24 horas de tempo por
dia. Na verdade, temos todo o tempo que existe: não existe tempo que
alguém possa guardar para si, em detrimento dos outros. Alguém pode
roubar meu dinheiro, os objetos que possuo. Mas ninguém consegue rou-
bar meu tempo: outra pessoa só conseguir determinar como eu vou usar
meu tempo se eu o consentir.
Se é assim, devemos nos perguntar por que alguns produzem tanto com
o tempo de que dispõem e outros não conseguem produzir nada - no
mesmo tempo. Não é que os últimos não façam nada (não são daqueles
que se levantam mais cedo apenas para ter mais tempo para não fazer
nada): às vezes são ocupadíssimos, e, no entanto, pouco ou mesmo nada
produzem. A explicação está no seguinte: o importante é o que fazemos
com nosso tempo.
C. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE
Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Produtividade

é o produto da eficácia pela eficiência. Ser eficaz é fazer as coisas certas,
isto é, fazer aquilo que considerarmos importante e prioritário.
Ser eficiente é fazer as coisas certas, isto é, com a menor quantidade de
recursos possível.
Ser produtivo é fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consi-
deramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos
possível. E tempo é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem
tempo. Por isso ele é frequentemente escasso e caro.
É possível ser eficaz, isto é, fazer o que precisa ser feito, sem ser eficien-
te. Todos conhecemos pessoas que fazem o que devem fazer, mas levam
tempo demasiado, ou gastam muito dinheiro, para fazê-lo. Essas pessoas
são eficazes, mas ineficientes.
Por outro lado, todos conhecemos pessoas que fazem, de maneira extre-
mamente eficiente, coisas que não são essenciais, que não têm a menor
importância. Quem consegue colocar cem mil pedras de dominó em pé‚
sem derrubar nenhuma, possivelmente seja muito eficiente nessa tarefa,
mas extremamente ineficaz.
Vemos, talvez até mais frequentemente, pessoas que são ineficazes e
ineficientes. Todos já vimos o balconista de loja ou o caixa de banco que
tenta atender a mais de um freguês ou cliente ao mesmo tempo, que si-
multaneamente tenta responder às perguntas de outro, conversar com
colegas que vêm pedir informações ou jogar conversa fora, etc. Esse in-
16 divíduo parece ocupado - na verdade está ocupado - mas é improdutivo:
no mais das vezes não consegue fazer as coisas que devem ser feitas nem
fazer o que faz de maneira correta.
Tornar mais eficiente quem é ineficaz (por exemplo, dando-lhe um com-

putador) às vezes até piora a situação. Um exemplo exagerado pode aju-
dar. Um bêbado a pé é ineficaz e (felizmente) ineficiente. Se o colocarmos
ao volante de um automóvel, poderá tornar-se muito mais eficiente em
sua ineficácia (isto é, fazer muito mais rapidamente o que não deveria fa-
zer, causando um dano muito maior).
Ser produtivo, portanto, não é a mesma coisa que ser ocupado. Está erra-
do o ditado Americano, que diz: “If you want something done, give it to a
busy person”. A pessoa pode ser ocupada e não produtiva, em cujo caso
não fará a tarefa adicional que lhe está sendo pedida.
D. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E REDUÇÃO DE STRESS
Quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso do

tempo. Aqui também a ideia de mau uso ou desperdício do tempo pres-
supõe a noção de objetivos. Se não tenho nenhum objetivo, seja profis-
sional, seja pessoal, então provavelmente vou deixar o tempo fluir, des-
preocupadamente, como um rio que passa por debaixo de uma ponte.
Não há como avaliar meu uso do tempo nesse caso. A única coisa que
posso querer fazer é “matar o tempo”. Numa situação como essa, prova-
velmente não vou ter stress.
O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem
objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tem-
po depende do que se pretende alcançar. O mau uso do tempo causa
stress porque tempo mal gasto é tempo usado para fazer aquilo que não
consideramos importante e prioritário.
Usar o tempo de forma não planejada não equivale, necessariamente, a
fazer mau uso do tempo (como já se indicou). Frequentemente temos que
alterar nosso planejamento, fazer coisas que não estavam na nossa agen-
da. Nosso tempo só terá sido desperdiçado se essas alterações nos leva-
rem a fazer coisas que não consideramos importantes.
Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer, de-
dicar tempo a hobbies ou à família, se é isso que julgamos importante
e queremos - e todos nós desejamos isso em determinados momentos.
Se, entretanto, num dado momento, você realmente quer estar lendo um
livro, ou trabalhando num relatório, e se vê obrigado a fazer um passeio
com as crianças, ou a entreter familiares, você se sente tenso, porque o
tempo não estará sendo utilizado para aquilo que você considera impor-
tante e prioritário naquele momento - e, portanto, não estará sendo bem
usado.
É sempre bom lembrar que, da mesma
forma que o mau uso do tempo causa stress, 17
o bom uso do tempo normalmente traz
satisfação, sentido de realização e felicidade.

VISÃO HOLÍSTICA DO TEMPO
Uma visão holística significa observar ou analisar algo ou alguma área da

vida de forma global, ou seja, como um todo e não de maneira fragmen-
tada. No que se refere a gestão do tempo, precisamos aplicar esse tipo de
visão, onde sua abordagem envolva o indivíduo como ser integral que é,
ou seja, corpo, mente e espírito.
Tudo que fazemos ou queremos fazer, nossos objetivos e metas, passam
necessariamente, pelo tempo. O tempo é a matéria-prima da vida e está
disponível a todos, sem qualquer tipo de restrição ou diferença.
Precisamos então encarar o tempo como um recurso e como tal podemos
fazer bom ou mau uso dele. Fazer bom uso do tempo, normalmente, im-
plica em mudanças internas, que passam pelo autoconhecimento, pois só
mudamos o que realmente sentimos, porém temos que levar em conta
que O processo de mudança é lento, gradativo, e obedece ao ritmo e his-
tórico de vida de cada um.
Para mudar, é necessário aprender a ler os sinais e as mensagens do corpo

e da alma (mente). É preciso ter coragem de ouvir os feedbacks do “outro”.
É necessário entender que as pessoas só percebem as nossas mudanças,
quando já mudamos 30%.
A administração do tempo dever ser usada como matéria-prima e termô-
metro para mensurar os resultados. Na visão holística tudo se agrega e
as partes são conectadas, então a seguir vamos juntar os conceitos, para
aprender a lidar com o tempo e, principalmente, poder desfrutar das 24
horas, que todos temos a nosso favor.
CONCEITO DE TEMPO LINEAR E CIRCULAR
Tempo linear é o tempo que planejamos. Quando organizamos uma

agenda de compromissos, sendo ela própria ou de outrem, estamos li-
dando com o tempo linear. Esse conceito, além de nos ser familiar, propor-
ciona-nos também facilidade na administração, principalmente, quando
entre planejado e realizado há pouca defasagem.
Tempo circular é o tempo não previsto no planejamento. Corresponde
aos fatores e situações circunstanciais que, independentemente de não
serem previstos, acontecem diariamente. Normalmente, não sabemos li-
dar com esse conceito. Embora seja um fato que se repete, há ainda di-
ficuldade em lidar com o tempo circular tanto na parte técnica como na
emocional. Geralmente, não reservamos um espaço na agenda para os
imprevistos e não aprendemos a lidar, emocionalmente, com “os possíveis
imprevistos e mudanças de planos”.
18
Essa postura gera prejuízos na administração do tempo e provoca dese-
quilíbrio para lidar com as mudanças de agenda, rotina ou prioridades.
Um bom profissional, une os dois conceitos, em busca de uma agenda
eficaz que traduza a rotina diária e possibilite melhor resultados e sensa-

ção de realização.
Lidar com o tempo, seja ele linear ou circular, requer de nós uma boa dose
de autoconhecimento. Ser profissional é saber que o dia é feito de situ-
ações lineares e circulares que, frequentemente, podem ser planejadas,
mas nem sempre. Precisamos desenvolver em nós mesmos, as competên-
cias necessárias para superar situações imprevistas e não permitir que elas
alterem seu padrão de qualidade técnica e emocional é o desafio.
O que se constata é que lidar com o tempo não vem, em grande parte, do
excesso de tarefas a realizar, mas do excesso de pensamentos que des-
perdiçam nossas energias e nos impedem de concentrá-las naquilo que
realmente devemos fazer.
Uma visão holística do tempo é construída a partir do reconhecimento do
tipo de pensamentos que alimentamos dentro de nós. Uma vez reconhe-
cidos, podemos quebrar os paradigmas antigos (compulsores) e admitir
novos paradigmas, que nos permitem ter uma visão mais clara e positiva
(permissores), desfrutando assim de melhores resultados. A seguir, dispo-
mos uma lista com cinquenta padrões de pensamentos dos tipos para
que você possa identificar os que lhe são mais recorrentes.
COMPULSORES E PERMISSORES
COMPULSORES
1. Necessito fazer as coisas o mais rápido possível e terminar de uma vez.
2. Falo tão rápido que as pessoas encontram dificuldades em
seguir-me.
3. O tempo não é suficiente.
4. Espero até o último momento para fazer as coisas e atender com-
promissos, depois fico super ansioso.
5. Quando estou fazendo algo, já penso naquilo que tenha para fazer
depois.
6. Chego aos encontros antes da hora marcada.
7. Faço as tarefas dos outros por não ter paciência de esperar que
terminem.
8. Enquanto as outras pessoas falam ou fazem algo, me mexo cons-
tantemente ou bato com os dedos na mesa.
9. Tenho tendência a interromper as pessoas para completar o que dizem.
10. Quando peço ou pergunto algo, quero uma resposta imediata. Não
suporto as pessoas lentas. 19
11. Sinto-me responsável para fazer os outros sentirem-se bem.

12. Custa-me muito dizer não, quando me pedem algo.
13. Desde pequeno os demais estavam em primeiro lugar para mim.
14. Necessito ser querido por todas as pessoas.
15. Preocupa-me “o que vão dizer” daquilo de eu faço e ser aprovado.
16. Espero que as pessoas percebam aquilo de que eu necessito, sem
ter que pedir.
17. Gosto quando se preocupam muito comigo. Todos têm que me fa-
zer sentir bem.
18. Trato de adivinhar o que os demais necessitam para poder
satisfazê-los.
19. Antes de responder às perguntas, olho para outro lado.
20. Não aceito que neguem o que quero, ainda que seja capricho.
21. Evito mostrar minhas emoções, especialmente, chorar perante os
outros.
22. Aguento tudo em silêncio.
23. Melhor “morrer” do que voltar atrás
24. Não peço ajuda, tenho que me virar sozinho, por mais problemas
ou trabalho que tenha.
25. Quando todos “vêm abaixo”, eu me mantenho firme, para dar-lhes
apoio.
26. Não suporto que me protejam.
27. Quando alguém se emociona muito, começo a criticar e zombar.
28. Penso que quanto mais aguente, mais admirável a pessoa é.
29. Primeiro o dever e a disciplina.
30. É necessário mostrar-se inteiro e erguido, ainda que estiver destru-
ído por dentro.
31. Cada vez que faço algo, exijo-me maior perfeição, ainda que demo-
re muito tempo.
32. Esmero em usar perfeitamente palavras sem cometer o menor erro.
33. Quando tenho quer dar informações, falo mais do que aquilo
que me pediram, para que me entendam perfeitamente e não o
alterem.
34. Ainda que termine algo bem, penso que deveria ter feito melhor.
35. Se digo algo positivo, necessito completar com algo negativo.
36. Não suporto a menor desordem, nem que as roupas de uso e de
20 cama estejam amassadas.
37. Não tolero os erros alheios, é muito difícil que me conforme.
38. Não posso evitar de corrigir as pessoas.
39. Devo conseguir as mais altas qualificações no estudo e trabalho.

40. Exijo demais (dos meus filhos, empregos, familiares, etc) as máxi-
mas qualificações no estudo e trabalho.
41. Para mim, custa mais fazer as coisas que para a maioria das pessoas.
42. Percebo que a vida é uma perpétua luta e que tudo custa um gran-
de esforço.
43. Perco a objetividade quando falo ou faço. A mim me custa muito,
responder diretamente.
44. Custa-me fazer as coisas de modo prático e simples. Complico-me
todo.
45. Não sei bem o que quero conseguir. Custa-me muito fixar metas
claras.
46. Não sei o que tenho, tento e não sai nada como queria.
47. Só dou valor àquilo que se consegue com grande esforço.
48. Repito as perguntas que faço, para facilitar que me compreendam.
49. Esforço-me muito com as pessoas passivas, insisto e insisto.
50. Espero que as pessoas se preocupem e se esforcem muito.
PERMISSORES
1. Use o tempo que for necessário e faça tudo tranquilamente.
2. Fale calmamente, todos vão escutá-lo, se o que você disser servir.
3. O tempo dá para tudo. Você é dono do seu tempo.
4. Você pode preparar-se com tempo.
5. Viva e desfrute aqui e agora.
6. Para quem você está se apressando?
7. Quem tem pressa realmente?
8. Você pode atender calmamente as pessoas.
9. Quem está apressando você?
10. Você pode dar tempo às pessoas.
11. Você não é responsável por aquilo que os outros sentem ou fazem.
12. Você pode fazer aquilo de que goste e que lhe convenha.
13. Você merece respeito e consideração com os demais.
14. Ninguém pode agradar a todo mundo.
15. Você pode pensar diferente dos outros e manter sua opinião. Você
21
também pode mudar de opinião.
16. Peça o que necessite.

17. Você é responsável por aquilo que sente e faz.
18. Se alguém quiser algo, poderá pedir.
19. Você pode olhar nos olhos dos outros de igual para igual.
20. Nem sempre você poderá exigir tudo o que pretende dos demais.
21. Você pode sentir e mostrar o que sente.
22. Você pode compartilhar seus sofrimentos.
23. Ser flexível é melhor que ser rígido.
24. Você pode pedir ajuda.
25. Não suporte o peso alheio.
26. Você pode permitir que o protejam.
27. Permita que os outros sintam e expressem o que sentem.
28. O masoquismo não é admirável.
29. Você pode ser responsável sem deixar de desfrutar.
30. Você não é de pedra. Você pode mostrar-se humano.
31. É suficiente fazer as coisas bem, não perfeitamente.
32. Você pode passar por alto os detalhes sem importância.
33. É suficiente responder ao que lhe perguntem. Seja objetivo.
34. Todos nós temos algum defeito.
35. Não é necessário buscar o lado mau de tudo.
36. Você pode vestir-se comodamente. A roupa serve para ser usada.
37. Seja tolerante com os erros alheios.
38. Não corrija se não lhe pedirem. Aceite as pessoas como são.
39. Não é necessário que você impressione tanto as pessoas.
40. Para quê? É mais importante deixar que as pessoas sejam felizes.
41. Você pode encontrar a forma para que não lhe custe tanto.
42. A vida é linda e divertida. Não é uma luta.
43. Seja direto. Não saia da objetividade.
44. Não complique a vida.
45. Fixe metas razoáveis e um modo eficaz de cumpri-las.
46. Você pode fazer as coisas, em vez de esforçar-se para fazer.
47. O esforço não mede o valor das coisas.
48. Pergunte uma vez só e espere a resposta.
22
49. Não faça o trabalho de outros, faça sua parte.
50. Não espere que outros façam a sua parte.
Com esses novos conceitos e com algumas ferramentas de gerenciamen-

to do tempo contida nas próximas páginas, temos certeza de que saberá
respeitar seu tempo interno e externo, o tempo de seus clientes e de ou-
tros. Assim você fará com que a qualidade seja a tônica de suas ações!
PASSOS INICIAIS PARA PRÁTICA DA
GESTÃO EFICAZ DO TEMPO
FAZENDO UMA AUTOANÁLISE E DEFININDO INDICADORES
O primeiro passo para qualquer tipo de planejamento é a identificação

correta do cenário atual e dos recursos que se tem disponível no momen-
to. Nesse sentido, é importante aqui aplicar alguns conceitos e fazer as
perguntas corretas para si mesmo.
• Visão Global do seu papel
O primeiro passo para uma autoanálise é reconhecer sua própria

identidade ou propósito. Identifique, na ótica em que você está
analisando (profissional, pessoal ou ambas) qual seu papel. Isso é
extremamente importante, pois apenas com essa identificação, já
temos condições de julgar se estamos gastando o nosso tempo de
acordo com esse propósito.
Vejamos um exemplo: Uma pessoa que ocupa um cargo de gestão,
mas gasta boa parte de seu tempo dedicado a limpar sua área de
trabalho, não está executando sua função de gestão e não está sa-
bendo delegar tarefas. Se essa pessoa se perguntar: Quem sou eu 23
no contexto profissional? O que a empresa espera de mim na con-
dição de gestor? As atividades que ocupam meu tempo enaltecem

ou confirmam essa condição ou não?
• Noção exata do urgente/importante
Urgente é algo que tem que ser feito com rapidez, algo imediato
que exige atenção instantânea.
Importante é definido como algo que produz resultado, que tem
grande valor, merece atenção especial e não exige pressa.
• Planejamento diário de trabalho
 Prioridades  Tempo dedicado

Uma vez listadas suas atividades e ordenadas por prioridade, deve-
-se anotar o tempo de execução de cada uma delas.
• Análise diária - Ações previstas e realizadas
Z Deve-se fazer uma checagem diária das ações previstas e

realizadas.
• Interrupções
Z elefones/pessoas/diversos
É natural que haja interrupções diárias, mas o quanto for possível devem
ser evitadas. A distração ocasionada por fazer mais que uma tarefa ao
mesmo tempo, pode também ser vista como uma forma de interrupção.
• Registros do tempo gasto com:
Z Reuniões;
Z Atendimentos;
Z Entrevistas;
Z Documentação;
Z Telefonemas;
Z Rotina em geral
Ao criar esses registros, é possível usá-los como indicadores, através dos
quais a produtividade do indivíduo pode ser mensurada por estar tradu-
zida em números.
• Saber dizer “NÃO”
É importante manter-se fiel à missão ou propósito identificados,

para dizer não à tarefas que consomem tempo e não tenham rela-
24 ção ao mesmo.
• Algumas perguntas relevantes precisam ser feitas, tais como:

Z Reuniões em que participa tem horário de início e término?

Z Tem tempo para você e sua família?
DIAGNOSTICANDO SUA UTILIZAÇÃO DO TEMPO
• Registre suas atividades e tempo gasto em uma semana;

• Resuma e analise seus resultados;
• Mensure o tempo gasto em tarefas importantes e urgentes;
• Reflita sobre a utilização do seu tempo X Seus objetivos profis-
sionais e Pessoais;
• Planeje possíveis mudanças para melhoria de resultados:
Z Determine níveis de prioridades: A-B-C;

Z Delegar, eliminar, condensar, racionalizar;
Z Otimizar reuniões;
Z Questionar as urgências.
• Identifique os pontos de estrangulamento
Z Atendimento sem horário marcado;

Z Excesso dos documentos;
Z Reuniões não otimizadas;
Z Interrupções;
Z Documentos sem classificação de prioridades;
Z Falta de tempo para atividades importantes;
ADMINISTRANDO SEU TEMPO:
• Negocie com seu time/pares e colaboradores;
Z Horários de despacho;
Z Classificação de documentos X Níveis prioridades;
Z Horários para atendimentos/reuniões;
Z Horários para atividades externas;
Z Horários para pesquisas;
Z Estratégias para evitar interrupções; 25
Z Assuma tarefas que pode fazer as quais seu coordenador faz;

Z Apresente os problemas com alternativas de solução;
Z Comece pelas mais importantes;
Z Diálogo periódico sobre avaliação do tempo.
Lembrete: O ritmo de produtividade de cada um é diferente: conheça o

ritmo de seu time, pares e colaboradores e respeite-os.
• Dê visibilidade aos ganhos
Z Mostre aos envolvidos os benefícios da mudança;

Z Negocie apoio com o seu time/pares e colaboradores;
Z Explicar o porquê da mudança;
Z Implantar ideias uma de cada vez;
Z Começar pela ideia que depende só de você;
Z Ser flexível - Ritmo das pessoas pode ser diferente;
Z Ter persistência;
Z Evitar juízo de valor - apresentar fatos e não rotular as pessoas.
DELEGANDO PARA ALCANCE DE MAIOR
A ação de delegar consiste em dar a outra pessoa determinada respon-

sabilidade. Isto significa que há dois sujeitos que interagem nessa ação:
um delegado que age como representante de alguém e outra pessoa que
decide ceder sua obrigação ou responsabilidade, ou seja, quem delega.
Delegar exige maturidade e segurança profissional;
Fases da delegação
• Planejamento;
• Organização;
• Definição - O que delegar, O que não delegar;
• Treinamento;
• Tempo para adaptação e aprendizado;
• Supervisão e apoio;
• Checagem de pontos chaves.
26
IDENTIFICAÇÃO DAS PRIORIDADES E
PASSOS PARA ORGANIZAÇÃO
Um bom modelo para identificar prioridades é o sugerido por Alan Lakein,

no filme “Um time de dois”. Ele apresenta três passos para formar um bom
“time de dois” que pode ser aplicado entre profissionais que trabalham
juntos, sejam eles chefes e subordinados, colegas de um mesmo setor ou
ainda docentes e alunos.
ORGANIZE-SE PESSOALMENTE
Todos os livros que abordam a administração do tempo falam das catego-

rias de utilização do tempo. Edwin C. Biss, em seu livro “Como Conseguir
que as Coisas sejam feitas”, classifica as tarefas assim:
a. Importante e urgente - É aquela tarefa que precisa ser feita imedia-
tamente ou em futuro próximo.
b. Importante, mas não urgente - É a tarefa que deve ser realizada

agora ou mais tarde.
c. Urgente, mas não importante - É a tarefa que reclama ação imedia-

ta, mas não tem prioridade. 27
d. Trabalho diligente - tarefas rotineiras que não são importantes nem
urgentes, que no entanto precisam ser realizadas.

Nos próximos capítulos, você encontrará formulários de técnicas que po-
dem facilitar essa classificação e seu planejamento.
ORGANIZEM-SE JUNTOS (TODOS DO TIME)
O time pode se preparar para:
a. Começar o dia preparando uma lista do que fazer, com as priorida-

des A-B-C e decidir o que deve ser feito primeiro;
b. Comparar agendas de compromissos;
c. Decidir em conjunto o que é importante ser respondido, (forma de

responder), o que precisa ser desenvolvido, redigido, arquivado, etc.
d. Trabalhos que possuem etapas, dividi-las, e organizar um cronograma
e. Telefonemas Recebidos - negociar no time quem deve fazer o pri-

meiro atendimento e devido encaminhamento
COMUNIQUEM-SE
Mantenham as linhas de comunicação abertas o dia todo:
a. Informem sempre onde estão e para onde irão em seguida;
b. Dêem informações claras e precisas e que não sejam conflitantes en-

tre si;
c. Na sua ausência, acerte com seu time:que instruções deverão seguir

nos trabalhos rotineiros e urgentes; como devem proceder enquanto
você não estiver, caso não possa se comunicar.
É sabido que um dos principais problemas enfrentados pelas empresas é
o problema do urgente. Nas empresas, a maioria das pessoas trabalha
em nível de urgência. Tudo é para ontem. Sabemos que se alguém traba-
lha em permanente estado de urgência, o faz por duas razões: por não ter
competência ou por ser desorganizado.
Segundo Natalense, nós não devemos nos apavorar quando alguém nos
solicita um trabalho urgente ou para ontem. Antes, devemos levar às pes-
soas à refletirem sobre a urgência demandada, fazendo perguntas como:
urgente para que horas? Isso obriga a pessoa a pensar. Ela poderá res-
ponder: “para dentro de meia hora”. Muito bem, o trabalho não é mais
28 urgente. Pois teremos 30 minutos para fazê-lo.
No caso de receber diversos trabalhos urgentes:

• Peça à pessoa que os solicitou que estabeleça as prioridades de

cada tarefa;
• Procure sempre substituir a palavra urgente por prioridades;
• Negocie os urgentes sempre, considere o que você já tem para
fazer;
• Não os aceite facilmente ou sem questionar a sua real necessidade
e prioridade.
Com organização e tempo,

acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.
Pitágoras
FERRAMENTAS PARA
GESTÃO DO TEMPO
TABELA DE EISENHOWER
A Matriz de Eisenhower é o método criado pelo general e presidente ame-

ricano, Dwight Eisenhower, para dividir suas tarefas diárias e aumentar
seu saldo de realizações.
29
A matriz propõe que você organize suas tarefas por ordem de prioridade.
As tarefas importantes e urgentes, são as que você deve parar tudo e fazer
agora. As tarefas importantes, mas não urgentes, devem ser programa-
das e realizadas assim que você tiver tempo. Por outro lado, a matriz te
convida a repensar sobre a nossa forma de lidar com aquelas tarefas que
não são importantes, ou seja, são triviais. Se algo é urgente, mas não é im-
portante, delegue! Não perca seu precioso tempo fazendo algo que outra
pessoa pode fazer por você. Se algo não é importante e nem urgente,
você deveria mesmo estar fazendo isso? Neste caso, elimine esta tarefa da
sua agenda, assim você economiza tempo que pode ser aproveitado para
a realização de algo mais essencial.
A utilidade deste modelo organizacional não vem apenas da alocação
correta do seu tempo entre atividades a serem realizadas, mas também
do convite a repensar nossa rotina. Antes de desenhar seu modelo e en-
caixar nele seus afazeres diários, é preciso pensar.
Fazendo uma reflexão sobre como e onde o seu tempo é gasto, você verá
que nem tudo precisa da sua atenção ou que algumas áreas podem se
beneficiar mais dela do que outras.
30
FICHA PARA IDENTIFICAÇÃO DE PRIORIDADES

A seguir, apresentaremos um modelo de ficha para “identificação de prio-
ridades”, onde você poderá fazer uma análise de como tem usado o seu
tempo. Anote tudo o que você realizou, todos os seus deslocamentos, etc,
dizendo quanto tempo gastou neles e o resultado que produziram.
Essa ficha pode ser usada individualmente ou para toda a equipe, nesse
caso, cada membro da equipe deve preencher o formulário por uma se-
mana, então se reúnam as fichas e analisem juntos quanto produziram e
quanto desperdiçaram de tempo. A partir daí poderão identificar quais
trabalhos devem ter prioridades sobre os outros.
Essa tarefa parece ser difícil. Mas os resultados serão compensadores.
Você poderá registrar em seu computador e ele somará os tempos gastos
em cada situação.
Nome______________________________________________________
Data ___/___/___ - Dia da Semana: _______________________________
O que
acontece-
Quanto tempo Qual resulta- ria se esta
durou a ativida- do obtive ao atividade
ATIVIDADE
Horário
de? (em minutos/ realizar essa não tivesse
horas) atividade? sido reali-
zada neste
momento?
Início Término Total Horas
31

MÉTODO GTD - GETTING THINGS DONE
GTD é a sigla para Getting Things Done, um método de gerenciamento de

tempo criado pelo consultor norte-americano David Allen.
O termo deu origem ao seu livro “A arte de fazer acontecer”, em que

é explicado o conceito de modo profundo e detalhado. De modo geral,
tanto o livro quanto o conceito do método em si, foram desenvolvidos
para ajudar quem precisa controlar melhor seu tempo, ou seja, torna-se
mais produtivo.
Colocado de uma maneira bem simples, o método GTD é uma metodo-
logia criada para organizar tarefas, prioridades e programação do dia
de forma a torná-las gerenciáveis. Um dos objetivos da metodologia de
David Allen é minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo em
que maximiza a produtividade (no sentido de maximizar o número de ta-
refas úteis).
Ser produtivo não é fazer ou produzir mais, mas sim conseguir aproveitar
melhor seu tempo e focar-se na atividade em andamento. O maior pro-
blema enfrentado pela maioria das pessoas hoje em dia não está em lidar
com a grande quantidade de tarefas (afinal, estamos acostumados a isso),
mas sim em conseguir dar a cada tarefa a atenção que ela merece. Em
outras palavras: ter a mente vazia para lidar com uma demanda por vez,
maximizando a atenção e o foco no que está sendo trabalhado.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO MÉTODO GTD?
Por meio dele, é possível que você consiga ter controle sobre as situações
que vivencia no dia-a-dia. Assim, você é capaz de se organizar de maneira
correta e melhora sua produtividade, seja na vida pessoal ou profissional.
Podemos listar como benefícios do método:
• Maior controle dos afazeres diários;

• Habilidade para lidar melhor com situações imprevisíveis;
• Aumento de tempo para fazer suas tarefas, aprender coisas novas e
pensar de forma estratégica;
• Melhoraria na sua forma de organização pessoal;
• Aumentar a produtividade, produzindo mais e melhor, sem que es-
gotar toda a sua energia em uma só atividade;
• Minimizar as situações de estresse em sua rotina diária.
O método GTD consiste na aplicação de cinco passos práticos, que deta-

lharemos a seguir. É necessário, no entanto, entendermos que a aplicação
da metodologia exige paciência, capacidade de autocritica e prática, fa-
zendo do método um hábito.
32 Para conseguir colocar isso em prática, a metodologia de David Allen se

propõe a algumas etapas.
PASSOS DO MÉTODO GTD

O GTD é um sistema organizacional e não se importa em como você faz

seu trabalho propriamente dito, mas sim em como você captura, organiza
e escolhe o que precisa de atenção. Em sua essência, GTD possui cinco
pilares, ou passos a serem seguidos:
1. Capturar: “Sua mente é para ter ideias, não para guardá-las”. A frase é
de David Allen e resume o primeiro passo do Método GTD: capture tudo,
tarefas, ideias etc. Tire da cabeça tudo que vier à mente, seja fazendo ano-
tações em um caderno, utilizando um aplicativo de tarefas ou um planner.
Não importa a ferramenta que você utilize, o que importa é sempre ano-
tar uma ideia ou tarefa no momento que ela surgir.
Capture em uma ferramenta tudo o que chama a atenção. Algumas dicas

de ferramentas incluem: Evernote, Todoist e Outlook.
2. Esclarecer: é neste momento que você deve analisar cada um dos itens
que registrou e verificar o que merece sua atenção ou não. Para isso, o
Método GTD estabelece um fluxograma, que mostraremos mais adiante,
mas basicamente é nesta etapa que você avaliará se o que você anotou é
um item acionável, se a ação é prioridade, se pode ser adiada etc.
Por exemplo, se você sabe que precisa zerar sua caixa de entrada de e-
-mail, será mais fácil fazer isso quando tiver 50 mensagens ou 5.000 men-
sagens? Quanto maior a tarefa, maior a tendência de procrastinar.
3. Organizar: organize os itens acionáveis por categoria e prioridade.
Preste especial atenção à prioridade de cada item, para que possa definir
prazos de realização de tarefas. Em seguida, descubra quais tarefas devem
ser executadas juntas para que elas sejam realizadas com mais eficiência. 33
Ao fazer esse esforço para priorizar, pense em qual tarefa gera mais va-
lor. Se você trabalha na área de controladoria, analisar as necessidades de

cada setor para elaborar o orçamento empresarial é mais importante do
que começar a construir o orçamento sem ter essa informação.
Ressaltamos que há uma enorme diferença entre urgente e importan-
te. Para definir as prioridades, recomendamos a utilização da Matriz de
Eisenhower como ferramenta na priorização de resolução de problemas
4. Refletir: primeiro, examine suas tarefas para ver qual deve ser sua próxima
ação. É aqui que a etapa “esclarecer” compensa, porque você deve ser capaz
de escolher algo que tenha tempo e energia para fazer imediatamente. Tenha
em mente também que a fase de reflexão é o momento para reavaliar priori-
dades, evitando que apenas coisas urgentes sejam feitas.
Além disso, a reflexão deve ocorrer regularmente, tanto para que sua lis-
ta de coisas a fazer possa ser revisada, mas também para procurar ma-
neiras de melhorar seu sistema. Algumas perguntas, podem ajudar nesta
reflexão:
• Você está capturando tudo?

• O que você captura é claro, acionável e focado no resultado?
• Você está priorizando de maneira certa?
Lembre-se: GTD é um processo, então veja o seu uso como um processo

que pode ser melhorado.
5. Engajar: comece a trabalhar. A essa altura, suas tarefas são organizadas
por prioridade e colocadas em categorias. Não se deixe ser interrompido,
ou seja, execute a tarefa completamente.
O objetivo do Método GTD não é trabalhar em um item, mas sim o de
completar um item. Fazendo isso, fica mais fácil concentrar-se 100% no
que está sendo feito e em cada etapa por vez.
FLUXOGRAMA DO GTD
34
O GTD E OS PLANO DE AÇÃO
O Método GTD tem a ver também com delegar, pois ao esclarecer o que
precisa ser feito, pode-se chegar à conclusão de que outras pessoas deve-
rão participar do processo. Na hora de estabelecer prioridades e, com isso,
prazos, recomenda-se a utilização de um Plano de Ação.
Um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento
de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na
resolução de problemas. Este documento geralmente é criado no forma-
to de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informa-
ções como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de
entregas.
Você pode criar um plano de ação simples, com poucos campos para mo-
nitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto. Basicamente,
um plano de ação responde ao que chamamos de 5W2H:
Os 5W: Os 2H:
• What (o que será feito?) • How (como será feito?)
• Why (por que será feito?) • How much (quanto vai custar?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)
MODELO DE PLANILHA PARA 5W2H
35
CICLO PDCA
O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promo-
ver a melhoria contínua dos processos e de produtos. É um dos métodos
mais conhecidos para auxiliar na solução de problemas de uma empresa.
Uma vez que, seguindo seus passos, os objetivos da gestão poderão sair
do papel. Até disso, o método permite ter seu processo de execução mo-
nitorado para que não se perca no caminho.
O ciclo PDCA contribui na execução eficiente de qualquer planejamento

nas empresas. Sua utilização no ambiente organizacional é um caminho
para melhorar as atividades, os resultados e, consequentemente, para ala-
vancar o desempenho de um negócio.
Não é uma ferramenta de gestão do tempo, mas a aplicação desta ferra-
menta para o seu planejamento, pode ajudá-lo a descrever suas tarefas e
classificá-las melhor nas ferramentas de gestão do tempo.
A sigla PDCA vem da língua inglesa, dos verbos: Plan, Do, Check, Act, que
se traduz ao português como: Planejar, Fazer (desenvolver), Verificar e Agir.
Planejar (Plan) - O planejamento começa pela análise do processo ou

pela identificação do problema. Várias atividades devem ser realizadas
para fazermos uma análise eficaz:
• Levantar fatos e dados

• Elaborar o processo
• Analisar do processo
• Estabelecer objetivos
• Estabelecer plano de ação
Um projeto bem elaborado é primordial, pois minimiza falhas futuras, ge-

rando ganho de tempo e evitando retrabalhos. Estabeleça metas e obje-
tivos e definindo o melhor caminho para atingi-los, através de um plano
de ação.
36 Desenvolver ou Fazer (Do) - Nesta fase, coloca-se em prática o que foi

planejado na etapa anterior, sendo o mais fiel possível ao plano de ação.
Evite improvisar ou pular etapas.
Checar ou verificar (Check) - É nesta fase que se verifica se os proce-

dimentos foram claramente entendidos e se estão sendo corretamente
executados ou se há possíveis brechas. As metas alcançadas e resultados
obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento
de processos ao final da execução
A checagem deve ser realizada em dois momentos: paralelamente à exe-
cução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, bem
como ao final dela, para uma análise mais abrangente que permita as cor-
reções necessárias. Estas verificações devem ser contínuas. Elas podem
ser efetuadas tanto através da observação, quanto do monitoramento
de índices de qualidade, produtividade, assim como por outra métrica
pertinente.
Agir (Act) - Se durante a checagem for encontrado algum ponto que deve
ser ajustado, este será o momento de agir corretivamente, atacando as
causas que impediram que o procedimento fosse executado conforme
planejado. O objetivo é o aperfeiçoamento contínuo. Em alguns casos,
essas medidas podem virar normas, novos procedimentos, padrões, etc.
Este é simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apura-
ção do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito
com novas diretrizes e parâmetros.
Como pode-se observar na figura abaixo, o ciclo PDCA é interativo e
contínuo:
37

Modelo de Planilha para PDCA
LISTA MESTRA
A Lista Mestre é aquela lista dos projetos que você quer ou precisa desen-
volver a curto, médio e longo prazo. Deve incluir coisas como “Preparar
Relatório Anual do Departamento”, “Escrever Artigo sobre Tendências
Atuais de Marketing”, “Planejar Reforma da Casa”, “Aprender Inglês”,
“Perder 10 kg”, etc. Ela deve incluir também os seus projetos de vida, como
“Estar financeiramente independente dentro de seis anos”, “Ir morar na
França daqui a dez anos”, etc.
Depois de elaborada e revista a lista, ela dever ser priorizada. A cada um

dos projetos nela incluídos dever ser atribuída uma prioridade, que reflete
o seu grau de importância em relação aos outros projetos. A forma mais
fácil de fazer isso é comparar, dois a dois, projeto por projeto, decidindo
qual deles é mais importante, até que a lista esteja ordenada segundo
suas prioridades. Mas o problema de priorização será discutido em maior
detalhe adiante.
Alguns desses projetos são relativamente simples no tocante aos meios

necessários para realizá-los. Para aprender inglês, por exemplo, basta pro-
curar uma boa escola e se matricular. Outros projetos são bem mais com-
plexos. Quais são os meios que nos levam à independência financeira em
38 seis anos? O que devemos fazer para ter condições de morar na França
daqui a dez anos? Para que você realize esses projetos dentro do prazo
previsto, possivelmente é preciso que comece já a fazer aquelas coisas
que são condições necessárias para o sucesso do projeto.
Esclarecidas essas questões, você terá que quebrar seus projetos prioritá-
rios em tarefas, até que elas sejam suficientemente pequenas para poder
ser incluídas em sua lista de lembretes para agendamento.
SISTEMA DE ARQUIVOS DE ACORDO COM A LISTA MESTRE
Os outros papéis, que são importantes para seus projetos, devem ser
arquivados em pastas dedicadas a cada um dos itens constantes de sua
Lista Mestre, que deverão ser mantidas tão à mão quanto possível.
Quando você receber ou ler alguma coisa que é relevante a esses projetos,
arquive imediatamente na pasta correspondente: não deixe sobre a mesa.
Quando você se lembrar de algo relativo a esses projetos, faça uma anota-
ção e a arquive na pasta correspondente.
A LISTA DE LEMBRETES
A Lista de Lembretes incluirá todas as coisas que você tem que fazer e que
podem ser incluídas em sua agenda diária como um item. Nada nessa lista
deve, portanto, em princípio, levar mais do que quatro, ou, talvez, do que
duas horas por dia.
Essa lista vai incluir coisas de todos os tipos, desde “Retirar talão de che-
ques no banco” até “Fazer levantamento bibliográfico para artigo sobre
marketing”.
A primeira tarefa pode ser executada em 15 minutos (dependendo da
proximidade do banco), a segunda pode não estar concluída ao cabo de
quatro horas, tendo que permanecer na lista.
É com base nessa lista que você vai compor sua agenda diária, que vai in-
cluir outras coisas como reuniões de rotina, reuniões especialmente con-
vocadas, atendimento de clientes, etc.
PRIORIZAÇÃO
Antes de discutir a elaboração da agenda (semanal e diária), é preciso ana-

lisar um pouco mais a questão da priorização.
Estudos de administração têm sido virtualmente unânimes em apontar

o que é frequentemente chamado de Princípio de Pareto. Não importa
a área ou a atividade, oitenta por cento dos retornos que você obtém
provêm de vinte por cento de seus investimentos: oitenta por cento dos
lucros de uma empresa provêm das vendas de vinte por cento de seus
produtos, oitenta por cento dos votos de um candidato provêm de vinte
por cento de locais, e assim por diante.
39
Esse princípio, também chamado de princípio dos 80/20, provavelmente
se aplica a você. Oitenta por cento do sucesso que você obtém, ou virá a

obter, depende, ou dependerá, de vinte por cento de suas atividades. Isso
significa que se você se contentar com apenas oitenta por cento do suces-
so que você aspira a alcançar, você poderá eliminar oitenta por cento das
coisas que hoje faz!
O problema, porém, é saber identificar quais são os vinte por cento que
respondem (ou responderão) por oitenta por cento de seu sucesso. Só
sabendo fazer essa identificação é que você será capaz de dar prioridade
àquilo que realmente merece prioridade.
A primeira coisa a manter constantemente em mente é a distinção entre o
importante e o urgente. Conceitualmente, todos nós sabemos distinguir
o importante do urgente.
Para você poder identificar o que realmente é importante para você é
preciso responder com clareza à seguinte pergunta: O que você realmen-
te quer na vida ou da vida? Riqueza? Poder? Sabedoria e conhecimento?
Tranquilidade e paz de espírito com um mínimo de segurança financeira
e profissional? O quê? Importantes serão aquelas coisas que contribuem
para que você atinja seus objetivos maiores de vida. Urgentes serão aque-
las coisas que precisam ser feitas, mesmo que você não veja como elas
possam se encaixar em seus objetivos mais abrangentes.
Se, em relação a uma tarefa específica, você tem dúvidas se ela é im-
portante para você, tente investigar o que de pior poderá lhe acontecer
se você simplesmente deixar de fazê-la. Se a tarefa diz respeito ao seu
serviço, pergunte: Você receberá uma repreensão de seu superior? Você
perderá a oportunidade de ser promovido? Você será despedido? Caso
a resposta seja negativa a todas essas perguntas, procure descobrir se o
tempo que você dedicaria a essa tarefa poderia ser mais bem aproveitado
fazendo uma outra tarefa que poderia lhe render maiores dividendos pro-
fissionais em termos de seus objetivos maiores.
Não se esqueça de que, em relação às coisas que você contempla fazer,

há sempre quatro possibilidades, como visto anteriormente na matriz de
Eisenhower
• Elas são importantes e urgentes

• Elas são importantes e não-urgentes
• Elas são não-importantes e urgentes
• Elas são não-importantes e não-urgentes
Começando com os extremos, se a tarefa que você contempla fazer é im-

portante e urgente, dê-lhe prioridade e agende-a imediatamente; se não
40 é nem importante nem urgente, esqueça-a e passe para a seguinte.
A dificuldade maior está em lidar com coisas importantes mas não urgen-
tes e urgentes mas não importantes. Minha sugestão é que você dedique
tanto tempo quanto possível às tarefas importantes, para as quais você se

sentirá naturalmente motivado (a despeito de sua não-urgência). Quanto
às tarefas urgentes, mas que não são importantes em termos de seus ob-
jetivos maiores de vida, contemple as seguintes possibilidades:
Faça o exercício de investigar o que de pior poderá lhe acontecer se você

simplesmente deixar de realizar a tarefa. Muitas coisas são tidas como
urgentes mais por hábito ou tradição, não tendo nenhuma importância.
Elimine-as, neste caso.
Se eliminá-las não for possível, procure substituí-las: use sua criatividade
examinando qual a finalidade da tarefa e procurando encontrar outra ma-
neira de atingir os mesmos objetivos sem realizar a tarefa específica em
questão, e realizando outras que você considere mais importantes, por
lhe trazerem mais dividendos e/ou satisfação.
Caso não haja como delegá-las, transferi-las, eliminá-las ou substituí-las, con-
centre-as todas em um só bloco de tempo e tente se livrar delas de uma vez.
Procure tratar delas como se bebe um remédio amargo: de uma só vez.
COMO O COMPUTADOR PODE AJUDAR
Há vários tipos de software que podem ser úteis ao objetivo maior de

administrar o tempo. Entre eles os mais importantes são Gerenciadores
de Informações Pessoais, Gerenciadores de Contatos e Recuperadores de
Texto.
É bom que se diga que nenhum desses instrumentos trata dos empeci-
lhos pessoais à administração do tempo, se fazendo úteis apenas se você
o ser humano em questão souber quais são seus objetivos e qual a rele-
vância e prazo de cada de suas tarefas diárias.
41

EMPECILHOS À
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
EXCESSO DE TAREFAS
Um empecilho famoso é o excesso de tarefas. Grande parte das pessoas,

e certamente a maioria daqueles que estarão lendo este trabalho, têm
coisas demais para fazer. O excesso de tarefas frequentemente paralisa: a
pessoa não sabe por onde começar e acaba ficando imobilizada.
2. Excesso de Papéis
Muitas pessoas têm um apego muito grande aos seus papéis. Colecionam
todo e qualquer papel que lhe caia sobre a mesa. Pegam cópia de tudo (às
vezes mais de uma cópia) e guardam tudo, com a ideia de que aquilo um
dia poder ser útil. Se você é assim, vai precisar se reeducar drasticamente.
Aqui vão três princípios que podem ajudá-lo:
• Não guarde cópia de nenhum papel que você possa localizar facil-
mente na biblioteca ou nos arquivos gerais da empresa. Se um dia
você realmente precisar do papel, saberá onde encontrá-lo.
42 • Só guarde aquilo que não estará disponível facilmente em outro
local e que você tenha certeza de que poderá precisar. Se tiver a
menor dúvida quanto à utilidade, jogue fora.
• Examine, uma vez por mês, os papéis que você guardou fora de
arquivo e jogue fora os que já caducaram ou aqueles que você en-
trementes concluiu que não vai usar.
EXCESSO DE INTERRUPÇÕES
A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período ra-
zoável de tempo sem interrupções de colegas ou de estranhos - exceto,
talvez, aquelas pessoas que, pela sua posição e estilo de trabalho, ou por
terem uma secretária ciente de seus deveres, conseguem controlar o aces-
so à sua sala.
Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam
o estilo da “porta aberta” frequentemente se veem forçados a dar do seu
tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a cabeça para
dentro da sala e dizer: “Você tem um minutinho?”, “Posso fazer uma per-
guntinha?”, “Dá para você me dar uma ajudazinha aqui?” entre outras.
Sempre usam o diminutivo para dar a impressão de que serão breves.
Nem sempre o são. Uma coisa leva à outra, e quando o interrompido se
dá conta a “perguntinha”, a “ajudazinha”, o “minutinho” acabou levando
meia hora (quando não mais).
Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a
maior parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como li-
dar com o problema sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo
que ficar trabalhando até mais tarde, ou que levar trabalho para casa, ou
não fazendo com a qualidade desejada o que tinham para fazer.
TENDÊNCIA À PROCRASTINAÇÃO
A tendência à procrastinação parece ser uma característica comum dos

seres humanos. Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de ime-
diato, assim que confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapa-
cidade de tomar uma decisão leva muitas pessoas a protelar, na esperança
de que o problema se resolva por si só e a decisão se torne desnecessária.
É preciso distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que re-
comenda não tomar uma decisão no calor de uma discussão, ou quando
não há informações suficientes, ou coisa equivalente.
A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a
ser realizada é muito difícil, complexa, longa ou desagradável. Parece que
temos esperança de que as coisas se farão ou se resolverão por si próprias,
se as deixarmos sós.
15 PASSOS PARA VOCÊ PRATICAR E VENCER A PROCRASTINAÇÃO 43
Não é necessário realizar todos os itens desse método, se não quiser. Mas,
recomenda-se que você escolha os que funcionam melhor para a sua

realidade.
1. Relacione a tarefa a um objetivo
Mudar o ponto de vista pode deixá-lo mais motivado, por isso, todas as
vezes que você precisar fazer algo de que não gosta ou sente-se inseguro,
procure relacionar essa tarefa a um dos seus objetivos mais impor-
tantes. Provavelmente você vai perceber que, mesmo a tarefa mais sim-
ples estará diretamente alinhada com um dos seus valores.
Por Exemplo: Lavar a louça não é uma tarefa prazerosa. Você não chega
em sua casa e, ao deparar-se com uma pia cheia de louça suja, não vai dar
pulos de alegria e correr para lavar. Mesmo assim, você pode fazer essa
tarefa feliz, se alinhá-la a um objetivo importante. Quando você chega do
trabalho e lava a louça, seu cônjuge fica feliz por ver a casa organizada e
poder descansar. Como você gosta de vê-lo feliz, lavar a louça deixou de
ser uma tarefa desagradável. E isso passou a ser uma parte importante do
seu objetivo, que é manter um bom relacionamento conjugal.
Esse foi apenas um exemplo bem simples, mas você pode aplicar esse
método em qualquer tarefa que você não gosta.
Então, faça uma lista de todas as tarefas que você precisa fazer e relacione
cada uma delas a um objetivo importante.
2. Resolva possíveis situações de emergências
A procrastinação não é somente um mau hábito que pode trazer impac-

tos negativos para sua vida pessoal e profissional. Ela pode trazer impacto
negativo para a sua saúde também.
Todos nós podemos ser surpreendidos com alguma emergência, sendo
obrigados a parar imediatamente com a tarefa que estamos fazendo.
Pode ser um familiar que ficou doente, a morte de alguém muito próximo
ou algo parecido.
Esse tipo de acontecimento não pode ser deixado para depois, pois é uma
prioridade. Quando algo assim acontece, geralmente você precisa cance-
lar toda a sua agenda do dia e resolver essa emergência imediatamente.
Também é possível surgir outro tipo de situação que começa aos poucos
e pode se tornar algo desastroso para você ou para alguém da sua família.
Como, por exemplo, sentir uma dor no peito, receber um comunicado do
banco, uma ligação de um amigo, no meio da noite, querendo conversar.
Talvez essas situações não pareçam emergência e você acaba deixando
para depois, por estar muito ocupado. Ignorar prováveis emergências
pode trazer como resultado a morte, o suicídio de um amigo, o divórcio,
a falência financeira, entre outras coisas que podem chegar apenas com
44 sinais sutis de alerta. Por mais ocupado que você esteja, é muito impor-
tante resolver o mais rápido possível qualquer situação que possa tornar-
-se uma emergência.
Para você conseguir identificar uma possível situação emergência, faça as

seguintes perguntas para si mesmo:
• O que pode acontecer se eu ignorar essa situação?

• Como esse problema pode afetar a minha vida, a da minha família
e dos meus amigos?
• Quais são as tarefas que eu posso adiar para resolver essa possível
emergência?
• O que posso fazer, neste momento, para resolver essa situação?
• Como não é um problema que coloca em risco a vida de alguém,
quando posso resolver, para que seja o mais rápido possível?
É muito fácil ficar envolvido com a rotina e ignorar os problemas que não
parecem tão importantes, mas isso pode trazer graves consequências.
Nenhuma tarefa ou reunião de trabalho é mais valiosa do que a sua vida
e a vida de quem você ama, então, sempre que surgir uma possível emer-
gência, pare tudo e resolva essa questão, imediatamente.
3. Resolva logo as tarefas mais fáceis
É muito comum procrastinar em uma tarefa que parece fácil e rápida de

fazer, como enviar um e-mail ou lavar o seu prato depois do almoço. Mas,
mesmo não sendo tarefas que exijam muito esforço, você acaba acumu-
lando, pois está muito ocupado.
Se isso acontece com você, talvez seja porque está ignorando as tarefas
que não parecem importantes e que podem ser resolvidas facilmente.
Porém, se você aprender a resolver primeiro essas tarefas mais fáceis, vai
impedir que elas fiquem acumuladas, causando um transtorno desneces-
sário para você. Duas estratégias que você pode aplicar a partir de agora:
1. Regra dos 2 minutos
Se você percebe que determinada tarefa pode ser feita em 2 minu-
tos, faça imediatamente, sem precisar escrever na sua lista do dia.
Ao eliminar essas pequenas tarefas, a sua lista ficará menor e o seu
dia será mais produtivo.
2. Resolva sozinho
Realizar uma tarefa sem pedir para alguém terminar por você o
obriga a concluir toda tarefa que você começa. Assim, você elimina
a preocupação causada quando procrastina nas pequenas tarefas.
Alguns exemplos simples de como resolver isso:
• Responda imediatamente o e-mail que acabou de receber;

• Coloque a roupa que acabou de usar, no cesto de roupas ao invés
de deixá-la na cadeira ou no sofá;
• Retorne a ligação assim que notar uma chamada perdida. 45
4. Mantenha o foco nas tarefas mais importantes

Se você começar o dia com muitas coisas para fazer, muitos compromissos
e metas para alcançar, você tende a procrastinar, com certeza. Aprender
a ter foco é essencial para não procrastinar. Por isso, você precisa “limpar”
a sua lista de tarefas, identificando as que são mais importantes. Faça o
seguinte:
• Da sua lista, escolha 3 tarefas que precisam ser concluídas até o fim
do dia.
• Procure fazer a primeira, dessas 3 tarefas, no início da manhã e
sempre reserve, pelo menos 30 minutos para isso.
• Depois, passe o resto da manhã fazendo as outras 2 tarefas mais
importantes daquele dia.
Quando você mantém o foco nas tarefas mais importantes, logo no início
do dia, você estará mais positivo e terá a parte da tarde para realizar qual-
quer outra tarefa com mais tranquilidade.
5. Use o quadrante de Eisenhower para decisões rápidas
Seria muito bom ter um dia de trabalho onde você tenha somente as ta-
refas importantes para cumprir e não se preocupar com mais nada. Mas
sabemos que não é bem assim que as coisas funcionam, não é mesmo?
Principalmente se você é como eu e a grande maioria das pessoas, que é
bombardeada com interrupções, mudanças de planos, emergências, en-
tre outras coisas do tipo. Você precisa saber identificar o que é ou não
importante.
• Pegue uma folha de papel e divida em 4 partes;

• Anote as tarefas que você precisa fazer naquele dia, no quadrante
adequado, de acordo com tudo que eu expliquei anteriormente;
• Sempre que aparecer alguma tarefa nova, pense bem e depois co-
loque no quadrante adequado.
Utilize essa estratégia todos os dias e, no final de cada um, avalie o que
deu certo ou não e ajuste sempre que for necessário.
6. Divida a tarefa em pequenas metas
Como já citei aqui, um dos motivos pelo qual as pessoas procrastinam é

lembrar do esforço que farão para realizar determinada tarefa. Como a ta-
refa exige muito esforço, a sua mente vai tentar direcionar você para algo
mais prazeroso e fácil de fazer.
É normal evitar tarefas difíceis e demoradas. Por isso, uma solução para
46 que você não sofra tanto ao iniciar uma tarefa desagradável, é estabele-
cer pequenas metas. Este passo tem como objetivo, eliminar a sensação
desagradável que você tem quando vai iniciar uma tarefa difícil ou muito
demorada. Ele funciona porque, ao invés de você focar em um grande

objetivo, você o divide em pequenas metas.
É como fazer uma longa viagem dando pequenos passos. Você não cansa,
nem se desgasta. Então, se você procrastina com frequência em alguma
atividade, comece com uma meta menor, para que consiga realizar o ob-
jetivo maior. Crie uma meta que pareça fácil de realizar e que, você possa
fazê-la com consistência.
7. Tenha responsabilidade pelos seus objetivos
Se, geralmente, você prefere se divertir, antes de começar o seu dia de

trabalho, provavelmente, precisará de um impulso que o force a entrar em
ação. Geralmente procrastinamos porque é mais fácil fazer algo prazeroso
do que ser forçado a fazer algo desagradável.
Por isso, você precisa fortalecer a sua responsabilidade para realizar os
seus objetivos.
Grandes objetivos exigem um plano de ação bem elaborado e pessoas

em quem se apoiar, quando surgir um obstáculo. Quando você tem pes-
soas com quem pode contar para comemorar as suas vitórias ou puxar a
sua orelha, caso você procrastine, é mais provável que você não desista.
Existem diversas maneiras de você “se forçar” a ser responsável, mas acre-
dito que ter uma pessoa de confiança para se apoiar é a opção mais eficaz.
Ter uma pessoa com quem você pode compartilhar o seu progresso, pla-
nos e desafios é uma ótima maneira de se reerguer, toda vez que se sentir
desmotivado.
8. Dê um passo de cada vez
Quando você se depara com um grande desafio para resolver, você tende
a procrastinar no meio do caminho ou evita começar, pois parece que é
impossível de fazer. Todas as vezes que enfrentar esse tipo de situação,
você precisa traçar um passo a passo para começar e terminar o objetivo
proposto.
Com um passo a passo você vai poder concluir qualquer projeto, por
maior e mais difícil que ele seja. Trabalhando em um passo por vez, você
será capaz de superar a resistência natural que temos, sempre que somos
forçados a realizar alguma tarefa desagradável e difícil.
Você sabe o que deve ser feito, mas não consegue nem começar, pois já
imagina como vai se sentir. Traçar pequenos passos em direção ao seu
objetivo o ajudará a começar e seguir até o final, executando cada tarefa,
sem sofrimento. Esse passo pode ser aplicado em outras tarefas do seu
dia a dia.
47
9. Se acostume com o desconforto
Uma das estratégias mais eficazes para acabar com a procrastinação é se

acostumar com o desconforto de algumas tarefas. Se você conseguir se
acostumar com o desconforto que certas tarefas trazem, você será capaz
de fazer qualquer coisa.
Você poderá não somente acabar com a procrastinação, mas também fa-
zer uma dieta, praticar exercícios físicos, falar em público e superar vários
desafios que surgirem em sua vida. Mesmo sentindo-se infelizes, algumas
pessoas não conseguem mudar os seus hábitos porque evitam sentir o
desconforto de fazer algo maior. Mesmo que seja em prol do próprio cres-
cimento pessoal ou profissional.
Por Exemplo: Quando alguém tenta perder peso e começa a fazer uma
dieta mais saudável. Na maioria das vezes, ela percebe que esses alimen-
tos, além de sem graça, não acabam com a vontade de comer. Não é tão
gratificante mudar o paladar ao qual se está acostumado, mas você pode
se acostumar com o desconforto de comer novos alimentos.
10. Comece o dia fazendo a tarefa mais difícil
Se você deixar a tarefa mais difícil para o fim do dia, corre o risco de não
conseguir fazer nada, por estar muito preocupado com o “problema”
maior. Em contrapartida, se você começar o dia resolvendo a tarefa mais
complicada, fará todas as outras com tranquilidade.
Você também se sentirá mais motivado, já que conseguiu concluir a tare-
fa em que você, provavelmente, procrastinaria. Quando você começar o
dia trabalhando naquilo que você considera mais difícil e demorado, verá
que, na verdade, não era tão complicado assim. Além disso, sentir que
finalizou a tarefa mais complicada do dia, já na primeira parte da manhã,
traz uma sensação muito agradável e motivadora.
11. Esteja consciente do seu hábito de procrastinação
Admita para si mesmo que você sente vontade de procrastinar. Essa é uma
das maneiras mais simples e eficazes de acabar com a procrastinação.
Na maioria das vezes, as pessoas não sabem que estão procrastinando. É

aí que está o grande desafio. Por isso a importância de você se conscien-
tizar e criar o hábito de identificar o que o leva a procrastinar, fazendo
algumas perguntas para si mesmo. Pergunte-se coisas do tipo:
• Por que eu acho isso tão complicado?

• Por que eu vou deixar isso para depois?
• Quantas vezes eu fiz isso e deu certo?
• Quando deu certo, o que eu fiz para conseguir começar?
48
A partir do momento em que você criar esse hábito, poderá usar as res-
postas que obtiver para identificar as suas crenças limitantes.
12. Defina metas e recompensas
O objetivo deste passo é criar uma regra onde você pode fazer uma tarefa
que gosta enquanto realiza outra, que não gosta tanto, mas que é funda-
mental para o seu sucesso.
Por Exemplo:
• Enquanto estiver no cabeleireiro, envie aqueles e-mails que precisa

enviar;
• Enquanto estiver se exercitando, escute as músicas da sua banda
favorita.
Para programar essa estratégia, basta apenas você criar uma lista, e divi-
di-la em 2 colunas. Na primeira coluna, anote todas as tarefas que você
gosta de fazer. Na segunda coluna, anote aquelas em que você sempre
procrastina.
Você vai perceber que as tarefas da segunda coluna são as mais importan-
tes, mas que não são urgentes. E é devido à falta de urgência, que você vai
deixando para depois.
São essas tarefas que você sabe que precisa realizar, mas que está sempre
procrastinando. Por isso, se você der uma recompensa a si mesmo, pe-
las tarefas mais importantes, estará adicionando um pouco de satisfação
àquilo que não gosta de fazer. Desse modo, a procrastinação vai sendo
substituída pela vontade de receber a recompensa.
13. Revise a sua agenda diariamente
Todos os dias, reserve de 5 a 10 minutos para avaliar as suas prioridades e

analisar quais as tarefas que estão mais relacionadas às suas metas. Para
Isso, Pergunte-Se:
• Qual é a tarefa mais complicada da minha agenda?

• Quais são as tarefas em que eu preciso estar em lugar e horário
fixos?
• Tem algum e-mail que precisa ser respondido com urgência?
• Quais são as tarefas agendadas para hoje, que eu posso concluir?
Tem alguma tarefa que pode demorar mais do que eu programei? Se esta
tarefa ultrapassar o tempo estimado, poderá mudar a minha agenda?
Fazer essa revisão vai ajudá-lo a programar e estruturar a sua agenda diá-
ria. Isso porque você vai lembrar, diariamente, que a procrastinação pode-
rá afetar os seus objetivos de maneira negativa.
14. Aumente o seu desejo e diminua o sofrimento
49
É dessa maneira que a nossa mente nos sabota. Mas, você pode diminuir
esse sofrimento, mudando o jeito que você encara aquela atividade, pois,
provavelmente, você enxerga aquilo como doloroso e cansativo.

Acabe com a procrastinação, tendo um propósito alinhado à tarefa que
você tem adiado.
Pergunte para si mesmo o que você perderá, caso continue deixando essa
tarefa para depois. Dessa forma, você encontrará o seu propósito e terá
mais motivação. Quando você perceber que o seu sofrimento será ainda
maior, se continuar procrastinando naquela tarefa desagradável, porém
importante, você vai agir.
Nós, seres humanos, temos a tendência de associar mais sofrimento àqui-
lo que precisa ser feito do que ao que não tem importância alguma.
15. Mude o ambiente
Você sabia que cada ambiente tem um impacto diferente na nossa pro-
dutividade? A sua mesa de trabalho, por exemplo, faz você querer ou não
trabalhar. Se você trabalha em seu quarto, olhe ao seu redor e perceba
qual a sensação que o ambiente lhe traz.
Se você trabalhar em casa então, precisará ter muito mais cuidados com o
ambiente para não procrastinar. Ele faz você querer trabalhar ou dormir?
Se for um quarto ou mesmo uma sala aconchegante e faz você querer re-
laxar e dormir, você precisa procurar outro lugar para trabalhar ou mudar
completamente o ambiente.
Mesmo quando um ambiente nos faz sentir inspirados, poderá perder
esse efeito depois de certo tempo. Se esse for o caso, mude.
Estes foram os 15 passos para você acabar de vez com a procrastinação

e alcançar os seus objetivos. Não tenha dúvida de que a procrastinação
é um assassino silencioso dos seus sonhos. Então, não paralise diante do
sentimento de culpa por estar procrastinando. Siga estes passos para al-
cançar as suas metas e objetivos e sinta-se orgulhoso de cada progresso
que você fizer. Procure fazer disso, um hábito, superando de vez a procras-
tinação, que pode prejudicar sua vida pessoal e profissional.
DESPERDIÇADORES DE TEMPO
Não poderíamos deixar de citar Bernhoeft (1985), que em muito contri-

buiu e ampliou o conceito de Administração do Tempo, com o objetivo
de favorecer uma melhor organização das empresas e de seus respectivos
funcionários. Vejamos as causas que ele destacou como “desperdiçadores
50 de tempo”, que são, basicamente, de cinco origens.
1. Estruturais - São aquelas provenientes de pontos relacionados à
estrutura organizacional, tais como: indefinição dos níveis de res-
ponsabilidade/autoridade; ausência, insuficiência, excesso ou mau

uso das normas internas; níveis hierárquicos não claramente defini-
dos, etc.
2. Ambientais - Referem-se aos fatores ambientais que podem facili-
tar o desperdício de tempo. Exemplos: divisórias inadequadas, alto
grau de ruídos, divisões com vidro transparente, distribuição inade-
quada das áreas, etc.
3. Culturais - Dizem respeito aos traços da cultura e hábitos organi-
zacionais, tais como: “política de portas abertas”, informalidade, ex-
cesso de formalismo, centralização, etc.
4. Individuais - São pontos de caráter pessoal que se manifestam por
meio de estilos individuais tais como falta de autodisciplina, falta
ou excesso de delegação, forte envolvimento com detalhes, não
utilização adequada dos trabalhos de funcionários, etc.
5. Gerenciais - Dizem respeito a fatores relacionados às habilidades
gerenciais, tais como: comunicação, delegação, liderança, motiva-
ção, etc.
Identifique os desperdiçadores de tempo mais frequentes em sua
rotina diária.
(Escolha os 10 que ocorrem com mais frequência no seu dia-a-dia)

1. Gasta tempo excessivo com problemas trazidos por pessoas da
equipe
2. Programa trabalho menos importante antes do mais importante
(possivelmente o mais “chato”).
3. Começa a fazer algo sem antes pensar cuidadosamente sobre ele.
4. Abandona um trabalho antes de terminá-lo para iniciar outro.
5. Realiza trabalhos rotineiros que poderiam ser delegados a outra
pessoa.
6. Dispõe de equipamento insuficiente.
7. Faz coisas que na verdade não são parte do seu trabalho.
8. Gasta tempo excessivo em atividades que eram de sua especialida-
de em cargo ocupava anteriormente.
9. Faz coisas improdutivas por puro hábito.
10. Mantém quantidade excessiva de registros complicados e
repetitivos. 51
11. Dedica-se a projetos que provavelmente não vai poder realizar.

12. Dá demasiada atenção a projetos de baixo rendimento (resultados
não significativos).
13. Deixa de planejar e é apanhado de surpresa por “crises”.
14. Lida com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo.
15. Evita (“dribla”) trabalhos pouco conhecidos.
16. Deixa campo livre para interrupções durante a realização de traba-
lhos que requerem concentração.
17. Permite divagações em contatos de trabalhos.
18. Realiza contatos de trabalho sem hora marcada para término e sem
clara visão das prioridades.
19. Convoca ou participa de reuniões desnecessárias.
20. Procura obter dados menos importantes depois de ter obtido os
principais.
21. Dedica-se, em excesso, a afazeres ou conversas pessoais.
22. Dedica-se um bom tempo em “convívio social” entre as tarefas (ca-
fezinhos ou papos demorados).
23. Lê revistas profissionais, jornais, documentos e relatórios sem im-
portância direta para o seu trabalho.
24. 24. Tem responsabilidade e autoridade não claramente definidas.
25. Tem receio ou incapacidade para dizer “não”.
26. Conta com excesso de interrupções pelo telefone.
27. Faltam objetivos, prioridades e prazos de trabalhos.
28. Mesa atulhada e desorganização pessoal.
29. É indeciso e protela decisões.
30. Há falta de controle, padrões, e relatórios de resultados.
31. Conta com pessoal não treinado.
32. Seu pessoal é insuficiente.
33. Suas instalações são inadequadas.
ELIMINE HÁBITOS DESPERDIÇADORES DE TEMPO
• Reflita sobre os seus hábitos de trabalho;

• Identifique e elimine imediatamente os que não geram valor;
• Negocie com seu gestor a transferência de atividades não relacio-
nadas aos seus objetivos
• Crie hábitos positivos e produtivos e COMPARTILHE
• Copie os hábitos positivos dos colegas de trabalho
52
Derrube de sua rotina as três principais barreiras consideradas como des-
perdiçadores do tempo:
GESTÃO DO TEMPO E QUALIDADE DE VIDA
Buscamos um equilíbrio entre vida pessoal e profissional. O trabalho ser-

ve tanto para a realização profissional quanto para ganhar dinheiro e ter
condições para viver experiências e comprar bens materiais. O poder eco-
nômico paga a mensalidade da academia, uma casa confortável, restau-
rantes, roupas, viagens, cursos, treinamentos, formações e muito mais.
Uma pesquisa da consultoria Robert Half realizada em 12 países, aponta
que os brasileiros são os profissionais mais estressados do mundo. A prin-
cipal causa desse estresse é o excesso de trabalho. A sugestão dada pelos
entrevistados para minimizar esse problema, é o trabalho em equipe, pois
isso significa dividir as tarefas com um número maior de pessoas. Diante
disso, é possível perceber que as pessoas não conseguem se organizar
adequadamente e isso gera estresse. Além disso, o excesso de trabalho é
uma das principais reclamações dos profissionais brasileiros, por isso gas- 53
tamos maior tempo e energia dedicados às atividades profissionais.

No geral vemos pessoas sem tempo para questões pessoais, como para
realizar um curso não relacionado ao cargo que ocupa, manter um ho-
bby, praticar esporte, viajar, reunir com os amigos ou realizar refeições em
família. Mas, é claro, que tudo que fazemos na vida tem consequência.
Principalmente as ações que fazem mal à nossa saúde mental e física.
A administração ruim do tempo traz inúmeras consequências negativas
para a carreira de um profissional, tais como:
• Perda de prazos;
• Projetos inacabados;
• Queda da produtividade;
• Incapacidade de definir as prioridades;
• Aumento das horas extras;
• Ter que levar trabalho para casa e/ou perder o final de semana;
• Perca da credibilidade;
• Problemas de relacionamento com os outros integrantes da equipe;
• Queda no número de clientes;
• Reuniões improdutivas;
• Demissão;
• Falência.
Gerir de forma incorreta o tempo traz consequências também para a vida
pessoal do indivíduo. São as principais:
• Faltar ou se atrasar aos compromissos importantes com amigos e

familiares;
• Problemas de relacionamento;
• Procrastinação;
• Problemas de saúde;
• Queda na qualidade de vida;
• Estresse e irritabilidade;
• Insônia;
• Distúrbios alimentares;
• Desentendimentos;
• Frustração.
A quantidade de tarefas que nos são dadas nos dias atuais, o excesso de
trabalho, a concorrência no mercado, as atividades em casa, as obrigações
com os filhos, entre outros fatores fazem com que as pessoas acumulem
funções e demandas.
54 Precisamos fazer uso das técnicas e ferramentas sugeridas neste material,

tanto no âmbito pessoal como no profissional, mas também para a pes-
soal ou familiar. Nossa busca deve ser para nos possibilitar a organização
de nosso tempo de maneira integral, estabelecer prioridades, ter foco e

comprometimento com nossos resultados, com aquilo que desejamos.
Algumas pessoas, tem recorrido a ajuda profissional para otimizar seus
resultados, o coach é um destes profissionais que podem auxiliar muito
na gestão de tempo. Durante as sessões do método, o coach estabelece
metas, objetivos e prazos para que as atividades sejam cumpridas, a fim
de se alcançar o que se deseja. Além disso, são eliminados distrações e
fatores que parecem importantes, mas não são.
No coaching, existe uma ferramenta que se chama Tríade do Tempo, que

avalia de que forma utilizamos nosso tempo, usando a priorização como
indicador. Nessa ferramenta:
As importantes se referem àquelas atividades que realizamos e que são
relevantes em nossas vidas, que traduzem resultados de curto, médio e
longo prazo.
São tarefas importantes as que devem ser feitas em determinado período
de tempo e marcadas com antecedência.
As urgentes compreendem as atividades para as quais o tempo está cur-

to ou se esgotou. São as exigências que chegam em cima da hora, que
não podem ser previstas e geralmente causando estresse e pressão, como
relatórios inesperados, problemas com clientes e esquecimentos.
As circunstanciais representam àquelas atividades desnecessárias ou ex-
cessivas, como gastos inúteis de tempo e as tarefas feitas por comodidade
ou por serem “socialmente” apropriadas. Esta esfera representa aquele
tempo gasto em vão, que não traz nenhum resultado, mas apenas
frustrações.
55
A tríade do tempo ideal é representada no gráfico abaixo. Porém na se- GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
quencia você terá a oportunidade de responder o teste da tríade e men-
surar como está distribuído o seu tempo e identificar onde está sendo
consumida sua energia.
O teste da Tríade do tempo pode ajudá-lo a ter uma “fotografia” de como
seu tempo está distribuído e onde sua energia tem sido consumida. De
posse dessa informação, você deve buscar o equilíbrio. Vale aqui ressaltar
algumas dicas práticas:
Na vida profissional
Estabeleça horários para entrar e sair, bem como intervalos para refeições.
Saiba dizer “não”, não aceite mais demandas do que pode absorver, negar
uma solicitação com um argumento verdadeiro, melhora bastante sua
produtividade e a qualidade do seu tempo.
Na vida pessoal
Faça o mesmo com as atividades pessoais, não atenda telefonemas e res-

ponda e-mails de trabalho nos horários estipulados por você para ativida-
des pessoais, exceto em casos pré-acordados com a empresa. Evite falar
de trabalho, mesmo que seja em um happy hour com colegas da empre-
sa. Estabeleça horários para atividades físicas, momentos de lazer e estu-
do. Lembre-se de reservar momentos com a família, amigos, para realizar
programas culturais, entre outros.
TRÍADE DO TEMPO
Christian Barbosa
1. NUNCA 2.RARAMENTE 3.ÀS VEZES 4.QUASE SEMPRE 5.SEMPRE
PONTUAÇÃO
URGENTE CIRCUSNTÂNCIAL
Tenho realizado tarefas que não trazem resultados pessoais nem profissionais 1 2 3 4 5
1 por: comodidade, necessidade, ordens superiores ou falta de opção.
Não consigo terminar tudo o que me propus durante o dia e por isso,
2 preciso fazer hora extra ou levar trabalho para casa. 1 2 3 4 5
Minhas tarefas diárias sofrem muitas interrupções em razão de

3 emails, facebook, twitter, whatsapp..., saídas sem propósito, telefonemas, 1 2 3 4 5
conversas dispensáveis e atividades sem muita importância.
Costumo visitar com regularidade pessoas relevantes em minha vida - amigos,

4 parentes, filhos.
1 2 3 4 5
Costumo resolver problemas e urgências que ocorrem inesperadamente 1 2 3 4 5

5 em meu dia-a-dia.
Costumo aceitar facilmente as tarefas que outras pessoas me pedem.

6 1 2 3 4 5
56
7 Consigo reservar tempo para o esporte, lazer e atividades pessoais 1 2 3 4 5
Tenho o hábito de deixar para a última hora a conclusão de muitas atividades

1 2 3 4 5
8 a que me proponho.
Estabeleço metas bem específicas e passos para alcançá-las com relação 1 2 3 4 5

9 aos sonhos que desejo realizar no curto, médio e longo prazo.
IMPORTÂNCIA URGÊNCIA CIRCUNSTANCIAL

IMPORTÂNCIA
CONJUNTO A CONJUNTO B CONJUNTO C

PERGUNTA VALOR PERGUNTA VALOR PERGUNTA VALOR
4 2 1
7 5 3
9 8 6
TOTAL A = TOTAL B = TOTAL C =
TOTAL GERAL (A+B+C)=

TOTAL A: x100
Esfera Importante:
total geral:
IMPORTANTE
Esfera Urgente: TOTAL B:

x100
total geral:
Esfera Circunstancial: TOTAL C: x100

total geral:
IMPORTANTE 70%
URGENTE 20%
Vazamento de energia
57
70% - (menos) a esfera importante GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
CONCLUSÃO
Diante de um mundo de cenários voláteis, os profissionais que melhor ad-
ministrarem o tempo vão se sobressair. Nosso propósito com este mate-
rial, foi de apresentar-lhe os principais conceitos e ferramentas de gestão
do tempo, de forma a contribuir para a otimização de seus resultados e
aumento de sua produtividade. Oferecendo condições de ser mais asser-
tivo na escolha da abordagem que melhor se encaixa com seus valores e
objetivos.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
OTAZO, Karen L. 60 verdades para administrar sua carreira. Tradução Cintia
Braga. Rio de Janeiro: Sextante, 2010.
Myles, Tamara. Produtividade Máxima - Como assumir o controle do seu

tempo e ser mais eficiente. Tradução de Afonso Celso da Cunha Serra. Rio
de Janeiro: Sextante, 2015.
McKeown, Greg Essencialismo – A disciplinada busca por menos.
Setembro 2014. Editora Sextante.
Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes, Stephen R. Covey, Rio de

Janeiro. Best Seller, 2009
Allen, David – A Arte de fazer acontecer, Rio de Janeiro: Sextante, 2016.
Organize sua vida, Disponível em: http://www.organizesuavida.com.br/

portal2010
Por Que Tempo Não é Dinheiro... E o que Fazer a Respeito”, Rafael Seabra,
Disponível em https://queroficarrico.com/blog/tempo-dinheiro/
The Now Habit, Neil Fiore, Disponível em https://experiencelife.com/wp-

58 content/uploads/2011/11/30-the-now-habit.pdf
Procrastinação: o maior ladrão do tempo. Você é uma vítima?,

Disponível em http://www.administradores.com.br/artigos/cotidiano/
procrastinacao-o-maior-ladrao-do-tempo-voce-e-uma-vitima/86657/
“Tempo é Vida – Não Desperdice-a”, Disponível em Carlla D’Zanna, http://
www.evolucaohumana.com.br/blog/?p=3802
“O que Nos Faz Mais Felizes: Tempo ou Dinheiro?”, Sergio C.

Fanjul, Disponível em https://brasil.elpais.com/brasil/2016/11/15/
ciencia/1479210663_012299.html
Treinamento em Administração de tempo, George Paulus
Dias, Disponível em https://pt.slideshare.net/georgepaulus/
treinamento-de-administrao-do-tempo
Método GTD Disponível em https://www.treasy.com.br/blog/metodo-gtd/
PDCA Disponível em https://www.nucleoexpert.com/procrastinacao/

MARIA ELIZABETE SILVA D´ELIA
A professora Bete D’Elia (Maria Elizabete Silva D’Elia) é graduada em Português-
Francês pela Universidade São Paulo (USP), Especialista em Excelência em
Desenvolvimento Humano, pelo Psyko-Universal Instituto de Desenvolvimento
e, Coach com formação pelo Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi (IDHL).
Possui mais de 20 anos de experiência corporativa e como consultora de empresas,
palestrante e instrutora de cursos com temas destinados aos profissionais da
Área de Gestão, como Gestão do Tempo e Produtividade, Coaching e Mentoring.
2019

Gestao de Tempo e Stress

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Gestao de Tempo e Stress

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

PROGRAMA BRASIL PROFISSIONALIZADO

MARIA ELIZABETE SILVA D´ELIA

A garantia da boa qualidade da educação profissional desses milhares de

Chefe de Gabinete da Superintendência

Centro de Capacitação Técnica, Pedagógica e de Gestão - Cetec

Responsável Brasil Profissionalizado

Professora Coordenadora de Projetos

Projeto Gráfico e diagramação

Projeto de formação continuada de professores da educação profissional do

Dessa forma, a intenção deste material é o de fazê-lo refletir sobre como

Luciana Freitas Rocca

Passos iniciais para prática da gestão eficaz do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Identificação das prioridades e passos para organização . . . . . . . . . . . . . . 27

Ferramentas para gestão do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Empecilhos à administração do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Gestão do tempo e qualidade de vida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

• Limitado – A única certeza que temos na vida

GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE

MITOS E VERDADES SOBRE O TEMPO

Quem “passa” somos nós,

o tempo sempre fica.

O tempo não está parado, não anda

Todos tem exatamente a mesma

Nós somos nossos maiores inimigos.

Trabalhando mais depressa, eu sempre É impossível ganhar ou perder

Santo Agostinho afirmou, em suas Confissões, que discutir o tempo é algo

O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do reló-

GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE

O terceiro mito é que administrar o tempo é algo que se aplica ape-

Mas não se engane: o processo de administrar o tempo não é fácil. É pre-

Embora o equipamento básico de que dispomos para viver seja a nossa

O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando o tempo aca-

Mas o tempo, embora não renovável e perecível, é um recurso democrati-

GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE

C. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE

Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Produtividade

Tornar mais eficiente quem é ineficaz (por exemplo, dando-lhe um com-

Quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso do

GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE

Uma visão holística significa observar ou analisar algo ou alguma área da

Para mudar, é necessário aprender a ler os sinais e as mensagens do corpo

CONCEITO DE TEMPO LINEAR E CIRCULAR

Tempo linear é o tempo que planejamos. Quando organizamos uma

eficaz que traduza a rotina diária e possibilite melhor resultados e sensa-

GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE

39. Devo conseguir as mais altas qualificações no estudo e trabalho.

GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE

Com esses novos conceitos e com algumas ferramentas de gerenciamen-

FAZENDO UMA AUTOANÁLISE E DEFININDO INDICADORES

O primeiro passo para qualquer tipo de planejamento é a identificação

• Visão Global do seu papel

O primeiro passo para uma autoanálise é reconhecer sua própria

GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE

• Noção exata do urgente/importante

• Planejamento diário de trabalho

 Prioridades  Tempo dedicado

• Análise diária - Ações previstas e realizadas

Z Deve-se fazer uma checagem diária das ações previstas e

• Registros do tempo gasto com:

• Saber dizer “NÃO”

É importante manter-se fiel à missão ou propósito identificados,

• Algumas perguntas relevantes precisam ser feitas, tais como:

Z Reuniões em que participa tem horário de início e término?