Gerenciamento Do Tempo

Gestão do tempo
Documento de apoio ao formando
Curso de Gestão do Tempo
Documento produzido pela EDUdigital Portugal, Educação e Tecnologias
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PORTUGAL MOÇAMBIQUE ANGOLA CABO VERDE
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Gestão do tempo
Índice
Introdução ........................................................................................................................ 3
Unidade 1 - Gerir o que fazemos .............................................................................. 4
Unidade 2 - Gerir o espaço onde trabalhamos .................................................... 6
Unidade 3 - Gerir as comunicações.......................................................................... 7
Unidade 4 - Gerir o trabalho com os outros........................................................ 12
Unidade 5 - Gerir cada dia ......................................................................................... 15
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Gestão do tempo
Introdução
Saber gerir o tempo é uma das competências mais solicitadas atualmente entre os
profissionais de todos os segmentos. Isso porque tem a ver com a capacidade
produtiva de fazer mais e melhor, administrando os recursos que o colaborador possui.
E o tempo é um destes recursos.
Muitos profissionais ficam obcecados com o tempo e a sua falta na rotina profissional.
Mas quando passam a adotar métodos de gestão do tempo, mesmo que o restante da
sua equipa não trabalhem do mesmo modo, conseguem contribuir melhor com as
metas e objetivos da empresa, bem como adquirem maior capacidade de trabalhar
com criatividade e equilíbrio, bem-estar e até se destacar, já que poderá assumir novos
desafios. É também um modo de ser mais econômico. Quem utiliza o tempo a seu
favor consegue tomar melhores decisões e pode contribuir para a empresa de muitos
modos.
Com este curso de Gestão do Tempo pretende-se que os colaboradores das empresas
compreendam e saibam lidar com fatores externos de implicações de ordem pessoal
como profissional, no caso especifico de pressão do tempo; saber gerir da melhor
forma o que faz no dia-a-dia (tarefas, compromissos etc.); saber gerir o espaço em
que cada um trabalha e saber gerir as comunicações ao longo do dia.
Todos os dias dispomos de 24 horas para viver.
As tecnologias ajudam-nos diariamente mas também nos lembram que há mais a fazer
em menos tempo.
Gerir o tempo é o primeiro passo para o controlo dos dias.
Os objetivos gerais do curso de gestão do tempo são:
 Conhecer ferramentas para a gestão diária no local de trabalho;

 Identificar técnicas para uma boa gestão da comunicação;
 Conhecer ferramentas para uma otimização da gestão de tempo diária;
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Gestão do tempo
 Reconhecer boas práticas para a gestão do trabalho com os outros.
Unidade 1 - Gerir o que fazemos
No final desta unidade, o participante deve ser capaz de:
 Distinguir eficiência e eficácia

 Identificar estratégias de clarificação de um cargo
 Identificar estratégias para evitar a procrastinação
 Identificar estratégias para estabelecer prioridades
 Identificar estratégias para estimar prazos e planificar
Dentro desta temática podemos abordar vários tópicos.
Para compreendermos a gestão de tempo temos que distinguir:
 Eficiência – Fazer as coisas de forma correta – seguir as regras, processos e

sistemas em vigor para atingir o resultado esperado.
 Eficácia – fazer as coisas certas – atingir o resultado esperado
independentemente das regras, processos e sistemas em vigor.
Para melhor gerir o que fazemos é necessário clarificar o cargo: identificar as áreas-
chave (principais áreas em que deve concentrar o tempo e esforços para alcançar os
resultados esperados) e identificar as atividades (aquilo que faz em que cada área).
Procrastinar significa não deixar para amanhã o que pode ser feito hoje. É mais
desgastante adiar tarefas do que executá-las. Quanto mais tempo passar, mais
resistência a dificuldade terá.
Para parar de procrastinar, existem as seguintes estratégias:
 Coloque na agenda a primeira tarefa do projeto (por mais pequenas que seja) e
obrigue-se a começar;
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Gestão do tempo
 Se é um projeto demasiado grande, parta-o em pequenas tarefas e distribua-as

pela semana;
 Rompa o hábito de adiar dificuldades – os problemas são mais fáceis de
resolver quando tratados com celeridade e procurando a ajuda da equipa;
 Se envolver pensamento criativo, escolha uma altura do dia em que tenha mais
energia;
 Antecipe o prazer que terá ao completar a tarefa e pense numa recompensa
final.
Na gestão diária do trabalho existem muitos projetos e tarefas a decorrer ao mesmo

tempo. É necessário definir por onde começar analisando o esforço e o impacto,
optando pela estratégia que concentre atividades com alto impacto, avaliando o
esforço investido e o resultado.
É importante saber como agir perante tarefas inesperadas.
A maior parte das pessoas que gere bem o seu tempo tem um sistema pessoal que
combina as técnicas aprendidas e as suas próprias ideias.
Habitualmente é difícil estimar o tempo de execução de uma tarefa, no entanto a

importância de planificar e estimar prazos é fundamental, mesmo que existam
situações que não se pode controlar, é necessário ser preventivo e prever planos
alternativos.
Ao planificar é essencial ter cuidado com as listas demasiado grandes e variadas para
não criarem dispersão e dificuldade na execução.
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Gestão do tempo
Unidade 2 - Gerir o espaço onde trabalhamos
 Identificar estratégias para organizar a secretária

 Identificar estratégias de organização do email
 Identificar boas práticas durante deslocações
 Identificar estratégias de organização de arquivo
O espaço de trabalho tem que estar num ambiente favorável conciliando vários
aspetos importantes, tais como: iluminação, conforto, segurança e informação
organizada na secretária e no computador.
Organizar o espaço de trabalho inclui a correta organização da secretária,

nomeadamente, os excessivos papeis e informações, e a correta organização do email
como a categorização de prioridades dos vários emails.
Hoje em dia, é muito usual as viagens em serviço surgindo a necessidade de saber

gerir o trabalho em movimento e principalmente manter-se em contacto com a
empresa/colegas/clientes.
Possuir um sistema de arquivo, pode ser físico ou digital, é uma das soluções para
manter a informação organizada pelos projetos em desenvolvimento ou já finalizados,
descrição de tarefas, informações administrativas, ficheiros urgentes, documentos
importantes, permitindo auxiliar na eliminação da documentação que já não seja
necessária.
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Gestão do tempo
Unidade 3 - Gerir as comunicações
 Reconhecer a importância de saber escutar de forma eficaz

 Identificar técnicas de escuta ativa
 Identificar estratégias para otimizar a utilização do telefone
 Identificar estratégias para controlar eficazmente o email
 Identificar estratégias para ler eficazmente
 Identificar estratégias para escrever de forma eficaz
 Identificar técnicas para gerir reuniões de uma forma eficaz
Todos comunicamos, a qualquer momento, em qualquer lugar. Saber escutar é o

essencial na comunicação. A escuta ativa poupa muito tempo e permite criar e
fortalecer relações.
Contudo é difícil saber escutar por várias razões: o cérebro pensa mais rapidamente do
que nos conseguimos expressar; pensamos que sabemos o que está a ser dito; as
distrações exteriores impedem-nos de prestar atenção; a linguagem difícil faz-nos
desligar; temos o hábito de interromper; e tendemos a ouvir o que queremos ouvir.
Existem algumas técnicas para ouvir com atenção: estar envolvido; controlar as
emoções; evitar distrações; interpretar palavras e sentimentos; perguntar; dar
feedback; e pensar no que motiva a ouvir (ser educado, obter informação, aprender,
criticar, ajudar e colocar-se na situação do outro).
No uso do telefone podemos realçar um aspeto positivo – ser prático e com grande
alcance – e um aspeto negativo - pode consumir muito tempo e não transmitir toda a
mensagem.
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Gestão do tempo
Um telefonema tende a minimizar a emoção e a aumentar a objetividade. Mas se sorrir

a falar, a pessoa identificará a emoção.
Algumas dicas para otimizar o uso do telefone em contexto de trabalho:
 Apensas use o telefone quando realmente necessário

 Estabeleça períodos durante o dia para fazer telefonemas
 Prepare toda a informação necessária
 Fale pausadamente e com clareza
 Tome notas da conversa
 Evite locais com pouca rede ou ruidosos
 Use o voice mail para ajudá-lo na gestão das chamadas
 Devolva as chamadas não atendidas ou delegue
 Deixe os telefonemas não urgentes para antes do almoço ou final do dia –
nesse período, as pessoas estão mais pressionadas pelo tempo e dispersam
menos
O uso do email tem como vantagem ser rápido e dissemina informação em qualquer
momento e lugar, como desvantagem pode consumir muito tempo, atrasar processos,
distrair e não comunicar toda a mensagem.
Antes de se enviar um email, pense: É relevante para a(s) pessoa(s)? É a melhor

forma de alcançar o resultado? É conciso e claro? Tem ações e prazos sensatos
definidos? É cordial? Tem o seu telefone caso a pessoa prefira contactá-lo por essa
via?
Algumas dicas para gerir eficazmente o email:
 Escolha momentos do dia para dar seguimento aos e-mails

 Imprima e-mails importantes que exigem maior reflexão
 Assim que tratar de um e-mail, arquive-o por temas em pastas
 Use a ajuda dos filtros para categorizar e-mails
 Evite escrever e-mails grandes, seja conciso e cordial
 Evite uma longa troca de e-mails que adia as decisões
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Gestão do tempo
 Se é urgente, reforce com um telefonema ou mensagem
Para um profissional que tem que ler bastante é muito importante conhecer técnicas
de leitura para ganhar tempo. Ler eficazmente melhora: a concentração, a memória e
a compreensão.
Algumas dicas para ler melhor:
1. Em primeiro lugar, priorize o que tem que ler. Coloque na agenda tempo para
ler os documentos identificados e foque-se. Veja no documento na diagonal e
determine se é importante - então leia cuidadosamente - com importância
moderada - leia rapidamente – ou sem importância - não leia.
2. Estabeleça a ação depois da leitura, que influencia a motivação e atenção na
leitura: escrever algum documento; responder a alguém; delegar, ou arquivar.
Apresentamos algumas técnicas de leitura rápida:
Movimento dos olhos
 Use o dedo ou um lápis para guiar os olhos ao longo do texto

 Não fixe ou tente entender todas as palavras
 Fixe-se nos verbos, nomes e omita outras palavras
 Leia grupos de palavras, em vez de individuais
Desvendar
 Use um cartão ou papel para revelar a linha uma a uma
Não repita
 Não releia
 Se reler for um hábito, use um cartão ou papel de forma inversa para tapar
o que já leu
Acredite
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Gestão do tempo
 Pode efetivamente ler mais depressa e aumentar ao mesmo tempo a

compreensão e a concentração
Combine diferentes técnicas
 Leitura rápida (300-800 palavras por minuto) para 60%/ 70% de

compreensão
 Scanning (600-1 000 palavras por minuto) para ter uma ideia global e
localizar informação
Pratique - Quanto mais ler, melhor serão as suas técnicas
Para praticar, desenvolva bons hábitos de leitura:
 Deve manter uma boa postura, não estando demasiado confortável

 Segurar o papel, livro, tablet ou ecrã do pc a 45 graus à sua frente,
equidistante dos olhos à mesa
 Mantenha a secretária organizada para que não se distraia
 Estabeleça limite de tempo na leitura
 Procure a ideia-chave no primeiro e último parágrafo
A escrita é usada para desenvolver, transmitir ou mudar ideias, persuadir e

influenciar, registar factos, partilhar emoções. Apresentamos também algumas
dicas para escrever bem:
 Tente não exceder 20 palavras por frase

 Não use palavras desnecessárias ou muito complexas
 Escreva uma ideia por parágrafo e mantenha-os curtos
 Decida o que quer transmitir e clarifique o assunto
 Use uma sequência lógica
 Termine apontando ações futuras
 Nunca se esqueça do propósito do documento e a quem de destina
 Tente não exceder 2 páginas A4. Não use linguagem muito técnica se não
for lido só por especialistas no tema. Inclua gráficos, esquemas ou
ilustrações
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Gestão do tempo
Há profissionais que sofrem de excessivos agendamentos de reuniões. É importante

saber gerir cada reunião para que seja produtiva e sem perdas de tempo.
As reuniões devem ter sempre um propósito específico, por exemplo: comunicar uma
mensagem a um grupo, estabelecer novos contactos e conhecer experiências,
solucionar questões, gerar informação, planear e tomar decisões, fortalecer equipas.
Motivos para uma reunião ser frustrante: ocorrem com frequência excessiva, são
demasiado longas, não têm propósito claro, não originam decisões e atrasam os
processos.
Para uma reunião ter sucesso deve ser bem planeada e seguir as seguintes indicações:
 Partilhe previamente a agenda

 Comece pelas questões mais simples
 Deixe as questões mais complexas para o meio da reunião, quando todos
estão mais alerta
 Comece e termina com um ponto que envolva todos
 Use os três P’s em cada assunto da agenda: Propósito, processo e
recompensa
 Se existir algum tema rápido necessário de abordar que não esteja
relacionado com o assunto da reunião, dedique 10 minutos no início do
encontro
 Alguém conduz a reunião
 Existe uma agenda realista com prioridades
 Começa a horas e termina na hora prevista
 Há um relógio visível e um responsável por controlar o tempo
 Se alguém se atrasar, quem conduz a reunião faz um update rápido
 Tem um objetivo muito claro
 Estão todos os intervenientes e estão preparados
 A discussão é relevante porque não extrapola o assunto
 Há um esforço de todos para chegarem a um acordo
 Tem poucas interrupções
 Dispõem dos materiais necessários, como flip chart ou projetor
 Não são usados telemóveis ou computadores desnecessariamente
 São partilhadas as conclusões e as ações futuras
 Após a reunião são esperados resultados
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Gestão do tempo
Unidade 4 - Gerir o trabalho com os outros
 Identificar estratégias para saber trabalhar com a chefia e com os colegas

 Identificar estratégias para lidar com as interrupções
 Reconhecer a importância de ser assertivo
Por vezes é tentador pensar que seria mais fácil se trabalhássemos sozinhos. É difícil
gerir pessoas diferentes em contexto profissional, mas a verdade é que este desafio é
estimulante e traz resultados muito promissores.
Em alguns casos, a relação com a chefia ou chefias não cumpre exatamente as

expectativas do colaborador.
O colaborador tende a ter: maior proximidade dos colegas da equipa; maior

conhecimento do trabalho diário; mais conhecimentos técnicos. O segredo está em
reconhecer o que cada pessoa traz para a relação para fortalecê-la e beneficiar ambas
as partes.
Para conhecer melhor a sua chefia, tente responder às questões: Como chegou ao
cargo? Que experiência tem? Que objetivos tem? Em que é especialista? O que tem a
melhorar? O que posso aprender? Qual é o seu estilo de trabalho? Mais interventivo ou
de delegar? Que pressões tem? Que relação com a chefia?
Um bom relacionamento com a sua chefia poupa muito tempo e contribui para o seu
desenvolvimento pessoal e profissional. Construa uma relação de confiança com a sua
chefia. Esteja disponível e próximo. Veja as coisas do ponto de vista da chefia. Seja
rigoroso e procure sempre melhorar o seu trabalho. Seja proactivo e autónomo,
procurando apoio sempre que necessário. Tente contrariar todas as perdas de tempo.
Se tem dificuldade em contactar a chefia, deixe uma nota reforçando que tentou entrar
em contacto. Se há atraso no desbloqueio de processos ou na tomada de decisões,
facilite a resposta fazendo as suas recomendações. Se a comunicação pouco clara,
peça clarificações e partilhe o que interpretou. Se as exigências irrealista, explique a
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Gestão do tempo
sua visão. Se há falta de partilha de informação, perceba se é confidencial. Não sendo,

peça mais informação com assertividade. Se a postura é inconsistente, tente perceber
o motivo e recorde o planeado.
Cada vez mais, as pessoas trabalham em equipa. Podem aliás pertencer a várias
equipas em diferentes projetos. Em equipa chega-se mais longe.
A construção de uma equipa passa por momentos de indefinição que devem ser
ultrapassados com confiança para que se chegue a um ótimo resultado. Ultrapassando
a desorganização, falta de liderança, conflitos e pouca proximidade.
Para a construção de uma equipa forte há que definir metas e prioridades, partilhar
ideias entre membros, existir compreensão e entreajuda - todos por um objetivo
comum, melhorar continuamente, reconhecer os contributos dos diferentes perfis e
haver boa disposição - trabalhar com um sorriso e gostar do que fazem produz mais e
melhores resultados.
Gerir interrupções é um fator determinante numa boa gestão de tempo. De certeza

que é uma situação recorrente. Não se pode permitir que as interrupções controlem o
tempo. Há que questionar o que é mais importante nesse preciso momento e manter
uma lista de prioridades atualizada para seguir a ordem certa. Tentar manter as
interrupções curtas e focadas. Quando não se pode realmente ser interrompido, há
que ser assertivo. Quando se está muito ocupado, há que planear um momento no dia
em que tente afastar-se das interrupções.
Ser assertivo protege o próprio trabalho e os resultados da organização e evita ser

vítima das exigências dos colegas e chefias.
Ao ser assertivo: é justo consigo e com os outros; defende os seus direitos e pontos de
vista; é transparente e confiante; alcança melhores resultados em equipa; respeita os
seus valores; desenvolve autoconfiança dizendo a si mesmo aquilo em que é bom e
mantendo postura confiante: contacto ocular, costas direitas, gestos calmos; fala de
forma direta, clara e empática; percebe o outro lado; é rigoroso e focado.
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Gestão do tempo
Saber pedir ajuda no momento certo poupa muito tempo. Não sentir culpa ou pedir
desculpa por solicitar ajuda. Ser claro sobre que tipo de ajuda precisa, porquê, como e
quando. Variar o estilo ajustando à situação: Informal, colaborativo, focado no
problema. Preparado para ajudar quando necessário e quando se ajustar à questão.
Não ficar frustrado se as pessoas recusarem. Pedir ajuda a alguém mais indicado. São
dicas para como saber pedir ajuda pois não é suposto saber e resolver tudo sozinho.
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Gestão do tempo
Unidade 5 - Gerir cada dia
 Reconhecer a importância do nosso ciclo de energia na gestão do tempo

 Identificar estratégias de resolução de problemas
 Reconhecer a importância da tomada de decisões na gestão eficaz do tempo
 Identificar estratégias para melhorar a memória
 Reconhecer o papel do stress na gestão do tempo
 Identificar estratégias de gestão do stress
Todos temos um momento durante o dia em que estamos mais alerta. O segredo está
em reconhecer este tempo em que estamos no nosso melhor e realizar neste período
as tarefas que exigem mais energia e atenção. Aproveitar os períodos de menor
energia para as tarefas rotineiras.
Algumas dicas para gerir a energia. Trabalhar por períodos de uma hora e fazer
pausas. Fazer refeições leves e saudáveis. Exercitar-se regularmente.
Quando gerimos o tempo, um dos recursos mais preciosos, ganhamos controlo sobre a
vida. No entanto, há situações incontroláveis. Refletindo apenas nas situações
controláveis, em contexto profissional deve:
 Ajustar o planeamento às suas exigências diárias

 Fortalecer a relação com a sua chefia e tente prever comportamentos
 Ser positivo para ultrapassar desafios
 Dizer não sempre que necessário
 Aprender a lidar com as interrupções
 Aprenda a gerir o stress
Todos os dias resolvemos inúmeros assuntos sem refletirmos muito sobre eles. Existe,
porém, momentos em que desconhecemos a causa do problema, o que exige
investigação. Adotar uma abordagem estruturada na resolução de problemas ajudará a
poupar muito tempo nestas situações. É importante ir à raiz do problema e não
resolver apenas as consequências.
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Gestão do tempo
Quando tem um problema, questione: Qual é/ o que não é o problema? Onde está/
onde não está o problema? Quando é/ quando não é um problema? Qual a dimensão e
impacto do problema?
Coloque o problema de forma clara e mensurável, numa frase curta e precisa, aplique
a estratégia causa-efeito, colocando os efeitos do problema de um lado e identificando
as possíveis causas de outro. Causas recorrentes podem ser a raiz do problema.
Para resolver os problemas, precisamos de estimular a criatividade:
 Fale com outros

 Consulte especialistas
 Veja o problema de outro ângulo
 Descreva o problema de formas diferentes
 Questione tudo o que sabe sobre o problema
 Pergunte o porquê de tudo
 Use a sua experiência
 Se estiver bloqueado, pare e retome após 24h
 Faça mapas mentais com ideias e possíveis soluções
Existem diferentes técnicas para a resolução criativa de problemas. Pra além do

brainstorming, experimente escrever ideias em post-its, fazer analogias de negócio,
propor soluções improváveis, analisar defeitos, entre outros.
Gastamos muito tempo a tomar decisões, algumas rotineiras, outras complexas, e

podemos aprender com qualquer decisão, tenha consequências positivas ou negativas.
Para tomar uma decisão é necessário avaliar o tempo que tem disponível, o stress e
emoção que afetam a decisão, que não se deve prender apenas à experiência sem
experimentar novos caminhos e a possibilidade de haver consequências inesperadas.
Para poupar tempo na decisão tenha uma imagem clara do que quer alcançar,
clarifique o problema, reúna todos os factos, avalie os prós e contras das decisões e
prepara-se para assumir riscos.
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Gestão do tempo
Outro problema que lidamos no dia-a-dia é a falta de memória. A melhor dica para
ajudar a praticar a memória é usar os dois lados do cérebro – o lógico e o criativo.
Usar o apoio de agendas, post-its, auxiliadores, códigos de cor, sublinhados, mapas
mentais; fazer associações para relembrar nomes; e tentar reviver um momento para
relembrar algo que se esquece são boas dicas para praticar a memória.
O stress em excesso tem impactos significativos na saúde e põe em causa a vida

pessoal e profissional. Num contexto de grande pressão, existem diferentes tipos de
pessoas mediante a forma como lidam com o stress.
O que causa o stress são as pressões direcionadas à pessoa e o efeito que têm,
nomeadamente, o local de trabalho (legislação, mudanças, exigências, rumores), o
cargo (responsabilidades, volume de trabalho), a carreira (objetivos, motivação,
incerteza), relacionamentos (tensão profissional ou com família/amigos), conflitos
(preocupações laborais, familiares, monetárias), e a visão pessoal (falta de autoestima,
má gestão, não saber lidar com o erro ou insucesso).
Para tal, é importante saber reconhecer os sinais de stress, tanto em si como nos
colegas. Deve-se estar atento a algumas das seguintes situações: dores de cabeça, má
digestão, batimento acelerado, cansaço, perda ou ganho de peso, indecisão, erros,
esquecimentos, falta de concentração, preocupações, atitudes precipitadas,
irritabilidade, raiva, alienação, apreensão, falta de confiança, insatisfação, má gestão
de tempo, afastamento social perda de apetite, incapacidade de relaxar.
Além da deteção dos sintomas do stress, o principal é saber como contribuir para a sua
redução. Identificando primeiro os sintomas e as causas: concentrando-se na forma de
solucioná-las ou minimizá-las. Pedir ajuda. Ter momentos de relaxamento diários
(pausas de 10 min ao longo do dia são revigorantes). Ser organizado. Aprender a dizer
não e aprender a ouvir. Preocupar-se com a sua saúde.
A falta de tempo é muitas vezes o resultado de outros problemas. Aceite que nunca
terá tempo suficiente para fazer tudo. Quando as coisas são realmente importantes,
encontra tempo para a as fazer. Desenvolva um sistema de gestão de tempo pessoal
que funcione para si e vá melhorando-o. Não procure uma mudança radical – vá
incorporando novas abordagens diariamente. Trabalhe de forma mais inteligente –
pode trabalhar menos tempo e ser muito mais produtivo!
Se a gestão de tempo é um problema, começa já a soluciona-lo.

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Todos os dias dispomos de 24 horas para viver.

Gerir o tempo é o primeiro passo para o controlo dos dias.

Os objetivos gerais do curso de gestão do tempo são:

 Conhecer ferramentas para a gestão diária no local de trabalho;

 Reconhecer boas práticas para a gestão do trabalho com os outros.

Unidade 1 - Gerir o que fazemos

No final desta unidade, o participante deve ser capaz de:

 Distinguir eficiência e eficácia

Dentro desta temática podemos abordar vários tópicos.

Para compreendermos a gestão de tempo temos que distinguir:

 Eficiência – Fazer as coisas de forma correta – seguir as regras, processos e

Para parar de procrastinar, existem as seguintes estratégias:

 Se é um projeto demasiado grande, parta-o em pequenas tarefas e distribua-as

Na gestão diária do trabalho existem muitos projetos e tarefas a decorrer ao mesmo

É importante saber como agir perante tarefas inesperadas.

Habitualmente é difícil estimar o tempo de execução de uma tarefa, no entanto a

Unidade 2 - Gerir o espaço onde trabalhamos

No final desta unidade, o participante deve ser capaz de:

 Identificar estratégias para organizar a secretária

Organizar o espaço de trabalho inclui a correta organização da secretária,

Hoje em dia, é muito usual as viagens em serviço surgindo a necessidade de saber

Unidade 3 - Gerir as comunicações

No final desta unidade, o participante deve ser capaz de:

 Reconhecer a importância de saber escutar de forma eficaz

Todos comunicamos, a qualquer momento, em qualquer lugar. Saber escutar é o

Um telefonema tende a minimizar a emoção e a aumentar a objetividade. Mas se sorrir

Algumas dicas para otimizar o uso do telefone em contexto de trabalho:

 Apensas use o telefone quando realmente necessário

Antes de se enviar um email, pense: É relevante para a(s) pessoa(s)? É a melhor

Algumas dicas para gerir eficazmente o email:

 Escolha momentos do dia para dar seguimento aos e-mails

 Se é urgente, reforce com um telefonema ou mensagem

Algumas dicas para ler melhor:

Apresentamos algumas técnicas de leitura rápida:

Movimento dos olhos

 Use o dedo ou um lápis para guiar os olhos ao longo do texto

 Use um cartão ou papel para revelar a linha uma a uma

 Pode efetivamente ler mais depressa e aumentar ao mesmo tempo a

Combine diferentes técnicas

 Leitura rápida (300-800 palavras por minuto) para 60%/ 70% de

Pratique - Quanto mais ler, melhor serão as suas técnicas

Para praticar, desenvolva bons hábitos de leitura:

 Deve manter uma boa postura, não estando demasiado confortável

A escrita é usada para desenvolver, transmitir ou mudar ideias, persuadir e

 Tente não exceder 20 palavras por frase

Há profissionais que sofrem de excessivos agendamentos de reuniões. É importante

 Partilhe previamente a agenda

Unidade 4 - Gerir o trabalho com os outros

No final desta unidade, o participante deve ser capaz de:

 Identificar estratégias para saber trabalhar com a chefia e com os colegas

Em alguns casos, a relação com a chefia ou chefias não cumpre exatamente as

O colaborador tende a ter: maior proximidade dos colegas da equipa; maior

sua visão. Se há falta de partilha de informação, perceba se é confidencial. Não sendo,

Gerir interrupções é um fator determinante numa boa gestão de tempo. De certeza

Ser assertivo protege o próprio trabalho e os resultados da organização e evita ser

Unidade 5 - Gerir cada dia

No final desta unidade, o participante deve ser capaz de:

 Reconhecer a importância do nosso ciclo de energia na gestão do tempo

 Ajustar o planeamento às suas exigências diárias

Para resolver os problemas, precisamos de estimular a criatividade:

 Fale com outros

Existem diferentes técnicas para a resolução criativa de problemas. Pra além do