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CENTRO SALESIANO DO MENOR – CESAM/DF

PROGRAMA ADOLESCENTE/JOVEM APRENDIZ

Módulo Formação Básica e Específico

Administração

Auxiliar em vendas

Planejamento, administração do tempo, produtividade e organização.

Educador Jeovane Barros

2020

Aprendizagem, mais que uma oportunidade!


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PROGRAMA ADOLESCENTE/JOVEM APRENDIZ

Tema:
Planejamento, administração do tempo,
produtividade e organização no trabalho
introdução ao secretariado executivo.

Planejamento

O planejamento é um dos mais importantes processos na administração. Sem ele,


nenhuma empresa ou organização consegue desenvolver-se. O mesmo pode ser dito
para nossas próprias vidas: sem um processo de planejamento, teremos muito
mais dificuldade para atingirmos nossos objetivos.

Imagino que você, mesmo que nunca tenha estudado este assunto, tenha alguma
ideia do que trata o planejamento, não é mesmo? Mesmo que de forma simplificada,
todos nós já utilizamos o planejamento em nossas vidas.

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É através do planejamento, por exemplo, que definimos aonde a organização


quer chegar, em que prazo de tempo e como faremos para atingir estes
objetivos. E para quê planejamos?

Basicamente, o planejamento serve para que um gestor busque reduzir as


incertezas na gestão de uma empresa. Não conhecemos o futuro, não é mesmo?
Mas devemos estar preparados para os principais desafios esperados e devemos
estar sempre atentos para o ambiente que nos cerca.

O planejamento proporciona, assim, aos gestores uma capacidade de “pensar no


todo”, e não somente ficar “apagando incêndios”. A ideia é não ficar preso ao curto
prazo e também analisar as possibilidades e ameaças futuras.

Além disso, o planejamento auxilia o gestor no direcionamento dos esforços e


recursos onde eles são mais necessários.

Com o processo de planejamento, todos os funcionários ficam sabendo quais são


os objetivos e quais são os planos de seus superiores. Por isso, dizemos que o
planejamento dá um “norte” aos membros de uma empresa - todos passam a
saber o que deve ser feito e quais são as visões de futuro.

Portanto, planejamento é responsável por definir os objetivos e meios para


alcançá-los.

O objetivo principal de um planejamento dentro de uma empresa é dar um rumo à


organização e reduzir o impacto do ambiente, através do direcionamento de
esforços, voltados para eficiência, eficácia e efetividade. Além disso, o planejamento
permite o controle do desempenho e a correção dos desvios. E constitui um processo
sistemático, permanente e integrado dentro da organização.

Planejamento, segundo Djalma de Oliveira (2010. Pg.4) não pode ser confundido
com previsão (que é a verificação dos eventos que poderão acontecer, bom base em
probabilidades), projeção (situação em que o futuro dente a ser diferente do passado),
resolução de problemas ou com um simples plano (documento formal que consolida
as informações e atividades desenvolvidas).

Planejar é um processo contínuo, composto de várias etapas, que visa


estabelecer um estado futuro desejado e um delineamento dos meios efetivos para
torna-lo realidade.

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Djalma de Olveira (2011, p. 6 a 10), nos


apresenta alguns princípios a serem seguidos:

1. Princípios Gerais:

 Máxima contribuição aos objetivos: hierarquizando-os, para alcança-los em


sua totalidade.

 Precedência sobre as demais funções: realizando-os antes de organizar,


dirigir e controlar a empresa.

 Promover maiores influência e abrangência: provocando modificações nas


pessoas, tecnologia e sistema.

 Promover maiores eficiência, eficácia e efetividade: maximizando resultados


e minimizando deficiências.

2. Princípios específicos:

 Participativo: realizado pelas várias áreas.

 Coordenado: interligado em todos os aspectos.

 Integrado: envolvido em todos os escalões da empresa.

 Permanente: atendendo às turbulências do ambiente, pois não mantém a


utilidade com o tempo.

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Níveis do planejamento:

1. Nível Estratégico:

Norteia a elaboração dos demais planos e abrange a organização como um todo. É


um planejamento de longo prazo. Segundo Chiavenato (2006) o planejamento
estratégico é um processo relacionado com a adaptação da organização é orientado
para o futuro, compreensivo, e envolve toda a organização.

2. Nível Tático:

Envolve a tomada de decisão interna em uma parte da organização, uma unidade,


departamento, divisão, setor ou área. Trabalha com a decomposição dos objetivos,
estratégicos e políticas estabelecidas no planejamento estratégico. É um planejamento
que visa ações de médio prazo.

3. Nível operacional:

Deve estar coerente com o planejamento estratégico da empresa. Produz planos


específicos e detalhados, com horizonte temporal de curto prazo. O nível operacional
ocupa-se do tempo presente, do cotidiano e da execução eficiente das tarefas da
organização.

ATENÇÃO:
As dimensões longo, médios e curto prazo não se relacionam
ao tempo, ano, meses, semanas ou dias, isto é, pode-se
classificar tanto de longo como de curto prazo o período de 5
um ano, um mês, uma semana ou um dia. Tudo depende do
ponto de vista do observador.

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Vejamos um exemplo prático:

Algumas pessoas se justificam com o seguinte argumento: “mas eu não tenho


tempo!” Nesse argumento há um contraditório, porque existem 168h em uma semana!
Analisando o gráfico a seguir podemos visualizar melhor como nosso tempo é
distribuído durante as atividades desenvolvidas no dia a dia.

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Frases conhecidas sobre o tempo...

 “Não tenho tempo para nada!”


 “Não precisa fazer logo, temos até o final do mês pra entregar este trabalho...”
 “Depois que eu terminar esta atividade, terei mais tempo...”
 “Tempo é dinheiro”
 “Andava toda a gente a dizer que precisávamos de mais tempo livre e agora
estão a queixar-se que estão desempregados.” Filipe, Duque de Edimburgo
(esposo da rainha do reino unido elizabeth II)
 A má notícia é que o tempo voa. A boa, é que você é o piloto.
 Não existe a “falta de tempo” e; sim, a falta de administrAÇÃO. (Kabral Araújo).

Administração do tempo

 Como bradou uma das mentes mais brilhante dos últimos tempos:

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 Faça uma breve reflexão sobre a frase acima e se questione; como você está
utilizando seu tempo? E a seguir colocamos algumas dicas que podem auxiliar nessa
organização.
 Comece: quantas vezes você passou mais tempo evitando fazer uma tarefa do
que de fato executando-a? A lógica é simples: quanto mais cedo você começar, antes
irá terminar. Para se ter uma ideia, existem estudos que mostram que a principal
diferença entre bons e maus estudantes é simplesmente a capacidade de não
procrastinar e começar o dever de casa de uma vez por todas.
 Estabeleça uma agenda.
 Prazo de entrega.
 Crie uma rotina: busque estabelecer uma rotina, definindo momentos do dia
para realizar suas tarefas, como estudar a matéria que está com dificuldades na escola
ou finalizar um trabalho, por exemplo. Feito isso, torne isso em um hábito e mantenha
os mesmos horários todos os dias.
 Não diga sim para muitos projetos: toda vez que você aceita fazer alguma
coisa, outra deixa de ser feita. Isso acaba nos levando a viver de acordo com a
prioridade dos outros, colocando de lado os nossos próprios afazeres. Por isso, aprenda

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a dizer “não” quando for necessário. Lembre-se: é sempre melhor focar na qualidade
do que na quantidade!

 Divida tarefas grandes: desmonte tarefas muito grandes em uma série de


objetivos menores. Assim, torna-se mais fácil inseri-los em sua agenda e ter noção do
andamento do projeto todo, ajudando no seu cumprimento. Exemplo: Digitalizar 1.000
documentos e depois arquivá-los em ordem alfabética.

 Termine o que você começou: nada de começar uma tarefa, parar na metade
e deixar o resto para depois. Otimize seu tempo e encare da seguinte maneira: ou você
termina a tarefa de uma vez por todas ou planeja quando irá executá-la. Isso é válido
para qualquer dinâmica sobre administração do tempo.
 Determine a duração de cada tarefa: se você se concentrar em cronometrar
o período que investe em cada tarefa (considerando eventuais pausas), logo vai pegar
a prática de saber quanto tempo leva para executar cada uma delas em sua totalidade.
Com cada vez mais experiência, você se torna capaz de otimizar o seu tempo de
maneira mais eficiente, terminando tudo mais rápido e, consequentemente, ganhando
mais tempo livre ou para o cumprimento de outras metas.

 Planejando rotina de trabalho: Reserve um tempo do seu dia para planejar o


trabalho Reserve um bloco de tempo para planejar o seu dia. Pode ser no início do dia,
na segunda-feira, na sexta-feira ao final do expediente... Enfim, cada pessoa definirá
qual o melhor horário para fazer isso, o importante é que esse momento de
planejamento entre na sua rotina.

 Registre tudo:

 Somente registrando tudo o que você fez ao longo do dia é que você
conseguirá perceber onde estão os gargalos, os itens que precisam ser tratados
de alguma outra forma, ou quais atividades estão tomando todo o seu tempo.
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 E o mais importante: o planejamento diário é um processo que precisa


ser praticado todos os dias. Só assim é possível perceber o benefício de ter um
pouco mais de planejamento.

Introdução ao Secretariado Executivo

Secretários executivos atuam junto a altos


escalões de organizações públicas ou privadas,
planejando e organizando a rotina de trabalho dos
executivos e dos setores onde estão lotados,
fazendo a ponte com as demais áreas da empresa.
Além de cuidar da agenda do chefe, ele controla os
arquivos e a circulação das informações em seu
departamento ou na empresa, coleta dados
usados para tomadas de decisão e gerencia
pagamentos e equipes de apoio. Para isso, domina
softwares específicos de planejamento de
operações, edição de textos e planilhas de
contabilidade.

Como parte de seu trabalho é redigir documentos, é importante que o profissional


tenha o domínio da língua portuguesa e de, ao menos, um idioma estrangeiro.

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Curso superior em secretariado executivo:

 Duração em média de 3 anos.


 Custo mensal do curso: Em média R$600,00
 Salários: De acordo com dados do Datafolha, a média salarial de uma secretária
em São Paulo, em empresas privadas de médio e grande porte é:
 Secretária de Presidência (Português): R$ 8.318
 Secretária de Diretoria (Bilíngue): R$ 5.367
 Secretária de Diretoria (Português): R$ 4.090
 Secretária de Gerência (Português): R$ 4.353

Importância do secretariado executivo


dentro das organizações:

Você já parou para pensar sobre a relevância e o peso que o profissional de


secretariado executivo carrega dentro das organizações?

Se ainda não teve essa “noção”, então invista alguns minutos do seu tempo para
“sentir” a importância do papel deste profissional na vida de uma empresa:
Existe uma frase muito famosa que resume em poucas palavras o resultado que a
profissão traz ao executivo, e consequentemente, à organização:

Hoje o profissional de secretariado executivo é considerado:

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 Gestora de Informações: atua multiplicadora e ao mesmo tempo como “filtro”


de informações e garante que somente os problemas mais sérios sejam levados para
o executivo já com alguma solução. Esse profissional deve saber gerenciar as
informações para saber como processá-las de passá-las futuramente.

 Conectora de pessoas: intermedia todas as áreas e é extremamente ativo


nos relacionamentos interpessoais, com objetivo de atender às demandas dos clientes
internos e externos.

 Parceira estratégica: atua como parceiro de confiança de grandes líderes


executivos, participando direta ou indiretamente nos processos decisórios.

 Possui e conserva relacionamentos estratégicos e deve sempre olhar na


mesma direção dos líderes, focando nos objetivos estratégicos da empresa a fim de
intensificar a sinergia de trabalho entre secretário e líder.

 Facilitador de processos: atua não só como facilitador da vida do executivo,


como também facilita os processos internos, obtendo uma visão sistêmica de seus
processos, missão, valores, objetivos e planejamento estratégico a fim de contribuir
com os resultados e com a qualidade do serviço.

 É fundamental que o secretário (a) saiba gerenciar os seus próprios processos


rotineiros, a começar pelo checklist e pelo follow-up (que falaremos a respeito mais
adiante).

 Deve-se sempre manter o foco na otimização do tempo, trazendo técnicas


eficientes que economize o próprio tempo e o tempo do executivo.

 Gestor de recursos: ela é quem coordena todos os controles administrativos,


como fluxo de caixa, controle de material, entre outros recursos.

 Multiprofissional: por exercer múltiplas funções ao mesmo tempo em


múltiplos segmentos. É uma das poucas profissões que tem capacidade de atuar em
quaisquer segmentos. Vivemos no tempo das “multis”. O da multitarefa,
multifuncionalidade, da multiexperiência e da multicapacidade em função das rápidas
mudanças no mercado, o que se torna uma vantagem competitiva para o profissional.

 O seu papel vem assumindo responsabilidades cada vez mais importantes por
trabalhar em conjunto com a alta administração, que por sua vez atuam no setor
estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações.

 Chussy Karlla Antunes já dizia que:

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“O uso das tecnologias, a globalização e a complexidade da gestão evoluíram a


atuação do secretário executivo. A profissão está regulamentada há 25 anos; os
profissionais adquiriram maturidade, inovaram em sua prática e hoje possuem know-
how (saber como) para os novos horizontes: secretariado, assessoria, consultoria,
cogestão e empreendedorismo.”

Portanto, o secretário executivo é de suma importância para as organizações, tanto


pública, quanto pirvadas, pois ele é capaz de transformar empresas desorganizadas
(“muquifos / fundo de quintal” como quiserem chamar) em grandes organizações com
alto nível de gestão e excelência administrativa e operacional!

Sistema follow-up: acompanhamento das rotinas de trabalho;


Organização e atividades de escritório.

 Qual é seu grau de organização?

Escolha o número (de 1 a 4) que corresponde melhor sua resposta a cada uma
das frases seguintes:
1. Raramente ou nunca;
2. Algumas vezes;
3. Muitas vezes;
4. Quase sempre.

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O que significa Follow-Up?

Follow-up é uma expressão em inglês que significa acompanhar ou fazer o


acompanhamento. Quando alguém realiza um follow-up, significa que está fazendo
uma avaliação de algo já foi feito, para obter uma resposta. O follow-up, é muito comum
nas áreas comerciais e de compras das empresas.

Na área comercial de uma organização, por exemplo, é quando um funcionário


vende um produto, e depois de um certo tempo, que pode variar de, uma semana a um
mês, liga para o cliente para saber se ele está satisfeito e como está fazendo uso do
produto.

No caso das vendas, o follow-up, são tarefas usadas para fazer um


acompanhamento da relação estabelecida entre a empresa e o cliente, permitindo
também avaliar o seu nível de satisfação.

Follow-up, é dar continuidade a um relacionamento comercial e profissional,


na área de compras é um procedimento bastante comum também. O funcionário deste
departamento liga para seus fornecedores para entender sobre prazo de entrega,
satisfação com o serviço, e etc.

No âmbito da assessoria de imprensa, o assessor de imprensa utiliza o follow-up,


para criar um relacionamento favorável com elementos da mídia, com o objetivo de
facilitar o seu trabalho no futuro.

Por quê follow-up é importante:

Esse processo é muito utilizado nas empresas para mapear novas oportunidades de
vendas, monitorar propostas comerciais enviadas e fechar negócios.

Um bom follow-up é aquele que não foca só em vender, mas se preocupa se o cliente
ficou satisfeito. Por isso, depois da venda, dê alguns dias (geralmente de 2 a 3 dias) e entre

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em contato para saber se o cliente está satisfeito com o produto/serviço adquirido e se tem
algo a dizer.

É muito simples fazer um bom trabalho de follow-up, basta você juntar as informações
de possíveis clientes e tentar realizar contato por telefone e e-mail.

Os cinco itens que você deve ter atenção ao realizar Follow-up

Estabelecer prioridades: você deverá separar um tempo do seu dia para fazer o
follow-up e cuidar dos seus clientes. Não deixe que telefonemas, e-mails, reuniões ou outras
coisas atrapalhem. Lembre-se: é muito importante cuidar dos seus clientes!

Desorganização: É preciso organizar seus contatos e principalmente as informações:


Quem são? Quando foi? O que foi dito? Cartões de visita e pedacinhos de papel espalhados
pela sua mesa não podem ser considerados a maneira mais eficiente e moderna de cuidar
dos seus clientes.

Resistência: Não deixe o pensamento: “Por que tenho que fazer isso? Meu produto é
bom, os clientes que me liguem”, lhe dominar ou sabotar. Pessoas competentes e que estão
a bastante tempo no mercado fazem follow-up regularmente. Aliás, essa é uma das formas
pelas quais provavelmente chegaram onde estão. Valorize-se!

Medo: Não tenha medo de ser rejeitado. Não pense: “Se eu for atrás desse cliente,
poderei ser rejeitado”, pois existem outros que pensam “Se eu ligar, é bem capaz que ele
feche, vou ligar!". Neste caso, você perde a oportunidade. O seu cliente vai comprar de
alguém e não vai ficar esperando por você!

Software: Utilize ferramentas que ajudem sua empresa a realizar follow-up.

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Desorganização pode virar doença?

Analisaremos algumas imagens como metodologia demonstrativa de organização


versus desorganização:

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Atividades de escritório:

As atividades de escritório
são formadas por vários processos
que acontecem de forma
sistemática e que requerem
conhecimento técnico, científico e
domínio de tecnologias.

Principais atividades:
1. Realizar entrega de materiais diversos e protocolar a entrega.

2. Manter documentos e materiais organizados:

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3. Controlar a entrada e saída de materiais:

4. Controlar registro de frequência de funcionários (folha de ponto):

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5. Ter conhecimento dos serviços dos departamentos da empresa visando orientar e


facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores.

6. Operar equipamentos diversos: máquina de fotocopiadora, projetor multimídia, etc.

7. Realizar e atender chamadas:


Algumas dicas para um bom atendimento telefônico:

I. Tenha lápis e papel sempre a mão!


Não confie na memória. Anote o nome do
interlocutor e os pontos básicos da conversa.

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II. Seja simpático e Cortês!

Procure tratar todas as pessoas com simpatia e cortesia.

III. Evite deixar esperando quem ligou!

Ninguém gosta de esperar, dê opções para quem ligou.

IV. Fale com voz expressiva!

Fale com voz natural, bem moldurada.

CONCLUSÃO

Na aula de trabalhamos os seguintes temas:

Planejamento e suas subdivisões.


 Planejamento estratégico: é o responsável pela definição de políticas de gestão da
empresa.
 Planejamento tático: defini sistemas de remuneração. Envolve os recursos
humanos, as finanças, a produção e o marketing.
 Planejamento operacional: define “o que fazer” e “como fazer”.
Importância do follow-up:
 Ajuda a ganhar a confiança dos clientes;
 Aumenta as chances de o cliente fazer um novo negócio;
 Melhora a experiência do cliente e a empresa pode receber mais feedback positivo;
 Aumenta a vantagem competitiva;
Secretariado executivo: abordando a sua importância para a empresa.

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BIBLIOGRAFIA:
 Administração do Tempo. Disponível em:
https://ionecortese.com.br/2019/05/09/dinamica-administracao-do-tempo/. Acesso em
02/03/2020.
 Pesquisa sobre o tempo que passamos apenas dormindo. Disponível em:
https://super.abril.com.br. Acesso em 02/03/2020.
 Dinâmica sobre administração do tempo. Disponível em:
https://www.esoterikha.com/coaching-pnl/dinamicas-para-administracao-do-tempo-
gestao-do-tempo-treinamentos.php. Acesso em 02/03/2020. (Com adaptações).
 Frases sobre planejamento, administração do tempo, organização no trabalho e
produtividade. Disponível em: www.pensador.com. Acesso em 02/03/2020.
 Secretariado executivo. Disponível em:
https://guiadoestudante.abril.com.br/profissoes/secretariado-executivo/. Acesso em
02/03/2020.
 Secretariado executivo – salários. Disponível em:
https://www.guiadacarreira.com.br/salarios/quanto-ganha-uma-secretaria/. Acesso em
02/03/2020.
 Follow up. Disponível em: https://klickpages.com.br/blog/follow-up-o-que-e/. Acesso em
02/03/2020.
 Rotinas de escritório. Disponível em: https://revistapegn.globo.com/Dia-a-
dia/noticia/2015/01/8-dicas-para-criar-uma-rotina-de-trabalho-mais-produtiva.html. Acesso
em 09 de out. de 2019.
 E-mail empresarial. Disponível em: https://guiaempreendedor.com/assunto-como-redigir-
um-e-mail-corporativo/. Acesso em 02/03/2020.
 Teste: Qual é o seu grau de organização? Disponível em:
http://organizesemfrescuras.com.br/organizacao/organizacao-pessoal/teste-qual-e-
seu-grau-de-organizacao/. Acesso em 02/03/2020.

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