Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Administração
Auxiliar em vendas
2020
Tema:
Planejamento, administração do tempo,
produtividade e organização no trabalho
introdução ao secretariado executivo.
Planejamento
Imagino que você, mesmo que nunca tenha estudado este assunto, tenha alguma
ideia do que trata o planejamento, não é mesmo? Mesmo que de forma simplificada,
todos nós já utilizamos o planejamento em nossas vidas.
Planejamento, segundo Djalma de Oliveira (2010. Pg.4) não pode ser confundido
com previsão (que é a verificação dos eventos que poderão acontecer, bom base em
probabilidades), projeção (situação em que o futuro dente a ser diferente do passado),
resolução de problemas ou com um simples plano (documento formal que consolida
as informações e atividades desenvolvidas).
1. Princípios Gerais:
2. Princípios específicos:
Níveis do planejamento:
1. Nível Estratégico:
2. Nível Tático:
3. Nível operacional:
ATENÇÃO:
As dimensões longo, médios e curto prazo não se relacionam
ao tempo, ano, meses, semanas ou dias, isto é, pode-se
classificar tanto de longo como de curto prazo o período de 5
um ano, um mês, uma semana ou um dia. Tudo depende do
ponto de vista do observador.
Administração do tempo
Como bradou uma das mentes mais brilhante dos últimos tempos:
Faça uma breve reflexão sobre a frase acima e se questione; como você está
utilizando seu tempo? E a seguir colocamos algumas dicas que podem auxiliar nessa
organização.
Comece: quantas vezes você passou mais tempo evitando fazer uma tarefa do
que de fato executando-a? A lógica é simples: quanto mais cedo você começar, antes
irá terminar. Para se ter uma ideia, existem estudos que mostram que a principal
diferença entre bons e maus estudantes é simplesmente a capacidade de não
procrastinar e começar o dever de casa de uma vez por todas.
Estabeleça uma agenda.
Prazo de entrega.
Crie uma rotina: busque estabelecer uma rotina, definindo momentos do dia
para realizar suas tarefas, como estudar a matéria que está com dificuldades na escola
ou finalizar um trabalho, por exemplo. Feito isso, torne isso em um hábito e mantenha
os mesmos horários todos os dias.
Não diga sim para muitos projetos: toda vez que você aceita fazer alguma
coisa, outra deixa de ser feita. Isso acaba nos levando a viver de acordo com a
prioridade dos outros, colocando de lado os nossos próprios afazeres. Por isso, aprenda
a dizer “não” quando for necessário. Lembre-se: é sempre melhor focar na qualidade
do que na quantidade!
Termine o que você começou: nada de começar uma tarefa, parar na metade
e deixar o resto para depois. Otimize seu tempo e encare da seguinte maneira: ou você
termina a tarefa de uma vez por todas ou planeja quando irá executá-la. Isso é válido
para qualquer dinâmica sobre administração do tempo.
Determine a duração de cada tarefa: se você se concentrar em cronometrar
o período que investe em cada tarefa (considerando eventuais pausas), logo vai pegar
a prática de saber quanto tempo leva para executar cada uma delas em sua totalidade.
Com cada vez mais experiência, você se torna capaz de otimizar o seu tempo de
maneira mais eficiente, terminando tudo mais rápido e, consequentemente, ganhando
mais tempo livre ou para o cumprimento de outras metas.
Registre tudo:
Somente registrando tudo o que você fez ao longo do dia é que você
conseguirá perceber onde estão os gargalos, os itens que precisam ser tratados
de alguma outra forma, ou quais atividades estão tomando todo o seu tempo.
9
10
Se ainda não teve essa “noção”, então invista alguns minutos do seu tempo para
“sentir” a importância do papel deste profissional na vida de uma empresa:
Existe uma frase muito famosa que resume em poucas palavras o resultado que a
profissão traz ao executivo, e consequentemente, à organização:
11
O seu papel vem assumindo responsabilidades cada vez mais importantes por
trabalhar em conjunto com a alta administração, que por sua vez atuam no setor
estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações.
12
Escolha o número (de 1 a 4) que corresponde melhor sua resposta a cada uma
das frases seguintes:
1. Raramente ou nunca;
2. Algumas vezes;
3. Muitas vezes;
4. Quase sempre.
13
Esse processo é muito utilizado nas empresas para mapear novas oportunidades de
vendas, monitorar propostas comerciais enviadas e fechar negócios.
Um bom follow-up é aquele que não foca só em vender, mas se preocupa se o cliente
ficou satisfeito. Por isso, depois da venda, dê alguns dias (geralmente de 2 a 3 dias) e entre
14
em contato para saber se o cliente está satisfeito com o produto/serviço adquirido e se tem
algo a dizer.
É muito simples fazer um bom trabalho de follow-up, basta você juntar as informações
de possíveis clientes e tentar realizar contato por telefone e e-mail.
Estabelecer prioridades: você deverá separar um tempo do seu dia para fazer o
follow-up e cuidar dos seus clientes. Não deixe que telefonemas, e-mails, reuniões ou outras
coisas atrapalhem. Lembre-se: é muito importante cuidar dos seus clientes!
Resistência: Não deixe o pensamento: “Por que tenho que fazer isso? Meu produto é
bom, os clientes que me liguem”, lhe dominar ou sabotar. Pessoas competentes e que estão
a bastante tempo no mercado fazem follow-up regularmente. Aliás, essa é uma das formas
pelas quais provavelmente chegaram onde estão. Valorize-se!
Medo: Não tenha medo de ser rejeitado. Não pense: “Se eu for atrás desse cliente,
poderei ser rejeitado”, pois existem outros que pensam “Se eu ligar, é bem capaz que ele
feche, vou ligar!". Neste caso, você perde a oportunidade. O seu cliente vai comprar de
alguém e não vai ficar esperando por você!
15
16
17
Atividades de escritório:
As atividades de escritório
são formadas por vários processos
que acontecem de forma
sistemática e que requerem
conhecimento técnico, científico e
domínio de tecnologias.
Principais atividades:
1. Realizar entrega de materiais diversos e protocolar a entrega.
18
19
20
CONCLUSÃO
21
BIBLIOGRAFIA:
Administração do Tempo. Disponível em:
https://ionecortese.com.br/2019/05/09/dinamica-administracao-do-tempo/. Acesso em
02/03/2020.
Pesquisa sobre o tempo que passamos apenas dormindo. Disponível em:
https://super.abril.com.br. Acesso em 02/03/2020.
Dinâmica sobre administração do tempo. Disponível em:
https://www.esoterikha.com/coaching-pnl/dinamicas-para-administracao-do-tempo-
gestao-do-tempo-treinamentos.php. Acesso em 02/03/2020. (Com adaptações).
Frases sobre planejamento, administração do tempo, organização no trabalho e
produtividade. Disponível em: www.pensador.com. Acesso em 02/03/2020.
Secretariado executivo. Disponível em:
https://guiadoestudante.abril.com.br/profissoes/secretariado-executivo/. Acesso em
02/03/2020.
Secretariado executivo – salários. Disponível em:
https://www.guiadacarreira.com.br/salarios/quanto-ganha-uma-secretaria/. Acesso em
02/03/2020.
Follow up. Disponível em: https://klickpages.com.br/blog/follow-up-o-que-e/. Acesso em
02/03/2020.
Rotinas de escritório. Disponível em: https://revistapegn.globo.com/Dia-a-
dia/noticia/2015/01/8-dicas-para-criar-uma-rotina-de-trabalho-mais-produtiva.html. Acesso
em 09 de out. de 2019.
E-mail empresarial. Disponível em: https://guiaempreendedor.com/assunto-como-redigir-
um-e-mail-corporativo/. Acesso em 02/03/2020.
Teste: Qual é o seu grau de organização? Disponível em:
http://organizesemfrescuras.com.br/organizacao/organizacao-pessoal/teste-qual-e-
seu-grau-de-organizacao/. Acesso em 02/03/2020.
22