Gestão do tempo: eficácia em

13/05/22, 22:31 Gestão do tempo: eficácia e produtividade
Gestão do tempo: eficácia e produtividade

Prof. Ettore Oriol
Descrição
Conhecimentos e técnicas sobre a eficácia e a produtividade no trabalho e nos estudos.
Propósito
A organização pessoal é cada vez mais essencial para manter o foco e a atenção no que realmente foi
considerado importante, a fim de evitar distrações e procrastinações e para aumentar a produtividade nos
estudos e no trabalho.
Objetivos
Módulo 1
Análise da eficácia na gestão do tempo

Identificar as técnicas de gestão eficaz do tempo.
Módulo 2
Análise da eficiência na gestão do tempo

https://stecine.azureedge.net/repositorio/00212ge/02904/index.html# 1/52
Identificar as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
Módulo 3
Foco e atenção como fatores fundamentais

Identificar a importância do foco e da atenção para o combate à procrastinação, à preguiça e ao
estresse.
Introdução
O Brasil é considerado o país onde se faz mais horas extras. O trabalho após o expediente é uma das
atividades mais relatadas entre a força de trabalho ativa em nosso país. Trabalhar muito não
significa trabalhar bem, assim como estudar várias horas seguidas pode não significar aproveitar
bem o tempo dispendido em aprender. Elaborar boas metas e alcançá-las é mais importante do que
estar ocupado ou ter alto número de horas gastas em um trabalho ou estudo. O tempo é seu recurso
mais precioso, ele é o único recurso distribuído de forma igualitária a todas as pessoas, ou seja, 24
horas ou 1.440 minutos para cada pessoa a cada dia. Esse é um recurso muito importante e deve
ser utilizado de forma inteligente.
Quando pensamos em trabalho ou estudo, existem algumas perguntas que devem ser realizadas na
busca por identificar como você está empregando seu tempo. Estas são algumas delas:
Quando você termina alguma tarefa tem a sensação de que ficou faltando algo? Quando termina seu
dia, parece que faltam horas para cumprir todas as tarefas programadas? Ao listar suas tarefas de
um dia, precisaria de mais de 24 horas para cumpri-las? O cansaço ao final do dia é desproporcional
às tarefas realizadas?
Cada uma dessas perguntas pode ser aplicada ao estudo também, e dizem respeito diretamente ao
seu comportamento diário em relação ao tempo. Para resolver as questões que nos afligem
diariamente e que nos deixam confusos em relação à organização do nosso tempo com foco em
melhorarmos, discutiremos estudos e técnicas sobre eficácia (fazer a coisa certa, atingir o alvo,
trabalhar no que é importante, elaborar e bater metas) e sobre produtividade (usar melhor os
recursos como o tempo, desperdiçar menos) que podem agregar muito valor para quem trabalha e
estuda. Identificaremos a importância de nos mantermos concentrados, focados, o que é uma
habilidade cada vez mais importante nesse mundo de crescente distração digital. Serão discutidos
também temas relevantes como procrastinação (hábito de adiar), preguiça e suas máscaras —
indisciplina e resiliência. Por fim, várias dicas e técnicas de autogestão serão apresentadas para que
você trabalhe e estude melhor.
1 - Análise da eficácia na gestão do tempo

Ao final deste módulo, você identificará as técnicas de gestão eficaz do tempo.
Antes de iniciarmos nosso estudo sobre o uso do tempo de forma eficaz, eu gostaria de colocar duas frases
do escritor Oliver Burkeman, autor de O antídoto: felicidade para pessoas que não suportam o pensamento
positivo, livro no qual ele discute as questões da organização do tempo e da relação do ser humano com o
trabalho e com a eficiência em executar tarefas, perseguindo metas e objetivos, sem se questionar sobre a
importância da vida e do trabalho.
Segundo Burkeman (2013), hoje as pessoas vivem em média 4 mil semanas.
A sociedade diz que você deve aproveitar ao máximo esse tempo: crie uma lista de tarefas e comece a
marcar coisas, trabalhe com eficiência e mantenha sua caixa de entrada vazia. Acontece que a
“produtividade pessoal” pode ser fútil, pois as tarefas ilimitadas se acumulam e as estratégias de
gerenciamento de tempo se tornam táticas de procrastinação.
As campanhas Take Back Your Time fazem com que as pessoas parem de trabalhar demais e parem de
ficar obcecadas com a produtividade pessoal. Essas campanhas suportam:
date_range
Semanas de trabalho de quatro dias
beach_access
Políticas aprimoradas de férias, licença-maternidade e horas extras
history_toggle_off
O término do horário de verão
Os seres humanos devem aprender a relaxar com as tarefas não realizadas. Como o ambientalista Edward
Abbey disse uma vez:
“O crescimento pelo crescimento é a ideologia da célula cancerosa.”
Observe que o autor fala de descanso e de não se cobrar pelo trabalho não realizado, pela meta não
alcançada. No entanto, isso também não pode ser uma desculpa para estar sempre com baixa performance,
baixo desempenho. No Brasil, habitualmente temos baixo desempenho, seja no trabalho, no estudo ou na
vida. O alto desempenho só acontece em alguns raros momentos, talvez por pressão, ou por um deadline.
Mas o melhor seria que tivéssemos alto desempenho na maior parte do nosso tempo e baixo desempenho
apenas em alguns momentos. Dessa forma, aproveitaríamos melhor o nosso tempo e ganharíamos em
descanso, e ócio, principalmente o criativo.
É importante entender que não existem fórmulas mágicas que resolvem todos os seus problemas de
tempo. É necessária a mudança gradual e constante, melhorar 1% a cada dia e, ao final, estar totalmente
diferente. Não estamos tentando lhe transformar em um workaholic, no entanto, devemos pensar que:
Workaholic
Pessoa que vive exclusivamente para o trabalho. Gasta todas as suas horas disponíveis trabalhando e,
quando está fora do trabalho, só pensa e fala sobre isso.
Em curtos espaços de tempo, tudo permanece igual, mas no longo prazo tudo muda.
Essa é uma frase muito falada, e que guarda uma verdade importante: se tudo muda com o passar do
tempo, o que você está fazendo para que essa mudança seja positiva e lhe traga bons frutos?
O que significa eficácia pessoal?

Peter Drucker disse certa vez:
Não há nada tão inútil quanto fazer de forma eficiente o que não deve ser feito.
(DRUCKER, s.d., n.p.)
Pensando especificamente em eficácia, podemos defini-la como:
Definição 1 expand_more
A qualidade da ação que alcança os resultados planejados, metas, objetivos.
Definição 2 expand_more
A característica do que produz os efeitos esperados ou a capacidade de desenvolver tarefas e

objetivos de modo competente, com produtividade (Dicio — Dicionário Online de Português).
A autoeficácia é um conceito muito estudado na academia e diz respeito à confiança nas habilidades e
competências concretas utilizadas para a solução de problemas ou no atingimento de metas e objetivos.
Essas soluções são específicas e contextualizadas, servindo apenas para aquele ambiente, como, por
exemplo, nem sempre uma pessoa autoeficaz no trabalho é autoeficaz em sua vida pessoal.
A eficácia está baseada em organização e persistência, buscando as metas e objetivos previamente

traçados sem se desviar deles ou atingir objetivos e metas diferentes. A eficácia está em se atingir o que foi
planejado. Os meios utilizados para atingir esses objetivos são importantes nessa análise e serão o foco da
eficiência. Na eficácia, mede-se o resultado, que consiste no foco e no quanto da meta/objetivo foi atingido,
resolvido.
Erramos sempre que confundimos trabalho pesado, concentrado e árduo, com trabalho
eficaz.
Ocupação não significa bater metas, agregar valor ou gerar resultado. Fazer o certo/correto é importante em
vários aspectos da vida. Ok, “certo” é algo que pode ter vários significados em diferentes contextos, mas
nesta discussão fazer o certo, bater as metas e atingir o alvo significa ser eficaz.
Chegar no local e no horário combinados pode ser considerado como algo correto, e quem fez isso é
considerado eficaz, pois atingiu o objetivo esperado. Se para isso um indivíduo pegou um caminho diferente
e maior, se gastou mais gasolina, se gastou mais tempo, mas atingiu o objetivo de chegar no local e no
horário combinados, ele foi eficaz.
Entretanto, não foi eficiente, pois gastou mais recursos do que se tivesse escolhido outro caminho ou meio.
Filipe Sobral e Alketa Peci elaboraram uma ilustração que diferencia bem a eficácia da eficiência:
Filipe Sobral e Alketa Peci

Felipe Sobral é um dos mais eficazes e eficientes pesquisadores do tema liderança, e Alketa é presidente da
ANPAD — Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Administração.
Principais diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia.
Técnicas para uma gestão eficaz

Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma matriz que cruza:
A importância da tarefa
Em um dos eixos.
close
A sua urgência
No outro eixo.
Dessa matriz surgem quatro tipos específicos em que todas as tarefas podem ser classificadas. Assim,
procure listar o que é urgente e o que não é, e coloque em perspectiva, cruzando com o que é ou não
importante.
Veja a seguir a imagem que mostra como fica organizada a matriz e entenda o que colocar em cada
quadrante:
Primeiro quadrante
Coloque no primeiro quadrante o que for urgente e importante. Nesse quadrante, tem-se a impressão de
que você está sendo muito eficaz, mas só ficar nesse quadrante pode lhe esgotar, pois tudo parece
urgente e importante o tempo todo.
Segundo quadrante
No segundo quadrante, teremos o que é importante e não urgente; nesse caso, planeje a faça em tempo
oportuno, mas não espere a tarefa se tornar urgente, pois aí você só viverá apagando incêndio.
Esse é o quadrante da produtividade extraordinária, porque é aqui que assumimos o controle de nossa
vida e realizamos as coisas que fazem uma diferença concreta em termos de realização e resultados.
Terceiro quadrante
No terceiro, coloque o que é urgente, mas não é importante, procurando delegar essa tarefa a pessoas
que possam fazê-la com menor custo, pois essas tarefas serão apenas distração do que é realmente
importante para você
importante para você.
Quarto quadrante
No quarto quadrante são colocadas as tarefas que não são urgentes e nem importantes. Nesse caso,
elimine-as de seus planos.
Organize-se para colocar sua vida em ordem e se tornar mais produtivo. Defina e priorize seus objetivos.
Concentre-se em suas principais prioridades e gaste um tempo mínimo em trabalhos secundários.
Na matriz de Eisenhower, todas as etapas são importantes, mas a que mais traz resultados é a que elimina
as atividades não importantes e não urgentes. Esse é o ponto em que você pode ter maiores ganhos ao
aplicar essa técnica, pois, muitas vezes, são essas as tarefas que mais tomam tempo e impedem que você
seja eficaz em seus objetivos e metas.
Quanto menos tarefas você realizar para alcançar seus objetivos, mais eficaz pode ser
seu trabalho.
Não que ser eficaz esteja diretamente ligado à quantidade de tarefas executadas. Duas pessoas podem ser
eficazes mesmo fazendo tarefas bem diferentes e com uma quantidade de trabalho dispendido muito
diferente.
Imagine que duas pessoas estejam em Brasília e tenham uma reunião muito importante amanhã à tarde no
Rio de Janeiro.
Luiza
Pega um voo de Brasília ao Rio de Janeiro e chega na reunião no horário marcado.
Carlos
Pega um voo para Fortaleza, depois outro para São Paulo e, por fim, um para o Rio de Janeiro, chegando na
reunião no horário marcado.
Ambas as pessoas foram eficazes, pois chegaram à reunião no horário marcado, mas uma gastou muito
mais tempo e recursos do que a outra, ou seja, não foi eficiente. A regra é:
Concentre-se nas tarefas que são importantes para você e abandone as que não
são. E descanse, mesmo tendo tarefas não iniciadas ou não acabadas.
A matriz de Eisenhower pode ser utilizada para identificar prioridade e metas de longo prazo, eliminando as
que não são importantes e nem urgentes, e melhorando o desempenho de longo prazo.
Veja a seguir um quadro que mostra a matriz do uso do tempo por Merryl Douglas:
URGENTE MENOS URGENTE
URGENTE MENOS URGENTE
Planejamento de problemas,
pró-ação
Crises
Planejamento
Projetos com prazo determinado
Prospecção de
Atividades sob pressão extrema
oportunidades
Conflito com clientes
Importante Fortalecimento de
significativos
relacionamento e amizades
Situações de conflito com
Criatividade na busca de
familiares ou amigos
novas formas de atuação
Cobrança de resultados decisivos
Reflexão e avaliação da
forma de proceder
Interrupção do trabalho com Apenas manter-se ativo para

frequência para atender aos outros demonstrar trabalho árduo
Atividades de efeito em curto Reuniões e discussões
prazo infindáveis e sem motivo
Menos Importante
Trabalho levado para casa que Hiperatividade social no
poderia ser feito no dia seguinte trabalho
Resposta imediata a todas as Arquivo morto
solicitações vindas de terceiros Fofocas
Quadro: Matriz do Uso do Tempo por Merryl Douglas.

Elaborado por Ettore de Carvalho Oriol.
Objetivos e resultados-chave (OKR)

Seguindo a ideia trazida pela matriz de Eisenhower sobre a organização de metas e de tarefas, a ferramenta
OKR, Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave) procura utilizar métodos para a escolha dos
objetivos e metas a serem utilizados. Nesse momento, é sempre bom ressaltar que qualquer meta ou
objetivo que se deseja colocar deve seguir o acrônimo SMART:
Specific Measurable Attainable
Específico Mensurável Atingível
Para realmente ser SMART, um objetivo precisa ter todas essas qualidades ou características. Assim, uma
meta ou objetivo construído a partir dessas premissas será mais eficaz do que outros tipos de objetivos.
Representação ilustrativa dos cinco componentes do acrônimo SMART.
Os objetivos devem ser construídos para períodos curtos e não para períodos como um ano. No OKS, o
tempo sugerido é no máximo trimestral, mas indicamos que seja feito bimestralmente, oito semanas, assim
é possível controlar melhor o atingimento das metas. O objetivo de um ano deve ser desmembrado em
objetivos intermediários que devem ser alcançados em espaços de tempo menores.
Essa técnica é muito importante para garantir que as atividades serão realizadas ao
longo do tempo e não apenas próximo ao fim do prazo. Essa técnica de dividir as
metas ajuda no monitoramento e no acompanhamento do desempenho, pois indica
se uma meta será ou não alcançada no prazo estabelecido.
O monitoramento das metas é um ponto muito importante, que deve acontecer constantemente e também
ao final de cada período de planejamento, no caso o trimestre ou o bimestre, pois, só assim, será possível
corrigir as coisas de forma satisfatória e a tempo de atingir a meta estabelecida.
Dica
Recomenda-se começar com metas menores, pois será mais fácil de atingi-las e o treinará para desafios
cada vez maiores. Quanto mais treinados ficamos, mais eficazes se tornam nossas metas.
Os OKRs não desaparecem assim que o trimestre/bimestre termina, ficando seu legado ou gaps para
serem incorporados aos próximos períodos de objetivos. É importante reservar um tempo para refletir sobre
seu progresso no fim de cada ciclo. Tanto nas reuniões de 1:1 quanto nas reuniões de equipe, esses
resumos devem consistir em:
format_list_numbered_rtl
Pontuação objetiva
psychology
Avaliação subjetiva
self_improvement
Reflexão
É fundamental sistematizar metas e demais projetos, construindo um controle físico ou eletrônico que deve
servir como memória para posterior consulta. Nesse tipo de recurso, como acontece no sistema Kanbam
dentro do sistema Kaisen de melhoria contínua, os cartões funcionam como uma forma de controlar as
tarefas e segui-las ao longo do tempo e do atingimento dos objetivos intermediários até o alcance do
objetivo final.
Classificar OKRs, em sua forma mais simples, é como marcamos o que alcançamos. Porém, a classificação
é mais do que apenas um cartão de pontuação. Quando revisadas objetivamente e sem julgamento, as
lições aprendidas podem (e devem) servir como um guia para fazer as coisas de maneira diferente na
próxima vez. A classificação pode ser tão simples quanto:
Kanbam
Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. O sistema recebeu esse nome pela própria empresa que
o desenvolveu, a Toyota.
Kaisen
Prática japonesa de dar pequenos passos para melhorar continuamente um processo ou produto. “As
tentativas de alcançar objetivos por meios radicais ou revolucionários muitas vezes falham porque
aumentam o medo. Mas os pequenos passos do kaizen desarmam a resposta do cérebro ao medo,
estimulando o pensamento racional e o jogo criativo." — Robert Maurer Ph.D.
Sistema de semáforo
Vermelho -> Amarelo -> Verde
Abordagem de “sim” ou “não”
A meta foi alcançada:
Sim ou não?
Se sim, ótimo. Se não, por que não?
A abordagem do Google pontua cada resultado-chave em uma escala na qual "0" equivale a falha e "1,0"
significa que o objetivo foi totalmente alcançado. Dentro dessas métricas, classificamos cada resultado
principal e, em seguida, calculamos sua média para pontuar o objetivo, como mostra o quadro abaixo:
Verde 0,7 a 1,0 Entregamos
Fizemos progresso, mas ficamos aquém da

Amarelo 0,4 a 0,6
conclusão
Vermelho 0,0 a 0,3 Falhamos em fazer um progresso real
Pontuações mais baixas devem levar a uma reflexão:
Que fatores levaram à pontuação baixa?
Ainda vale a pena perseguir o objetivo no próximo semestre?
Em caso afirmativo, o que você pode mudar para alcançá-lo?
Um objetivo inacabado pode ser transferido para o próximo período com um novo conjunto de resultados-
chave — ou talvez seu momento tenha passado. Nesse caso, esqueça-o.
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
A regra conhecida como 80 – 20 foi desenvolvida por Vilfredo Pareto ainda no século XIX. Ao estudar a
distribuição da riqueza na sociedade italiana ele identificou que:
80% da riqueza ficava com 20% da população e que 20% da riqueza ficava com 80% da
população.
Partindo dessa descoberta, diversos estudos foram desenvolvidos identificando que essa distribuição
acontecia em outras áreas.
Na gestão do tempo, foi identificado que 20% das tarefas eram responsáveis por 80% dos resultados
esperados. Assim, podemos dizer que:
80% dos resultados que alcançamos foram alcançados com apenas 20% de nosso
esforço e que os outros 20% consumiram 80% do nosso esforço.
Quando priorizamos as principais tarefas, como demonstrado na matriz de Eisenhower, podemos focar
esses 20% de atividades e ainda obter 80% dos resultados que desejamos.
Também é necessário julgar se as atividades que compõem uma meta agregam valor a essa meta.
Isso é o que chamamos de cadeia de valor, ou seja, é preciso julgar se cada

atividade acrescenta/agrega valor à meta e aos objetivos propostos.
Se uma atividade não agrega valor ao objetivo ou à atividade, ela deve ser eliminada da cadeia de
atividades/valor de nossa meta/objetivo. Dessa forma, tarefas inúteis serão eliminadas e o foco será
apenas nos 20% que produzem os 80% de resultado.
Outra regra muito importante é a 40 – 70, colocada em prática por Colin Powell, general de quatro estrelas
do exército norte-americano que foi ministro de Estado no governo de Barack Obama e de outros
governantes. Essa regra propõe que:
Devemos tomar decisões com certeza de acerto menor que 100%, nesse caso entre 40 e
70% de certeza de acerto.
Isso acontece porque nunca teremos 100% das informações para a tomada de decisão, ou porque, para
termos um nível acima de 90% de aceto, demoraremos muito tempo, o que pode ser crucial em alguns
casos. Assim, devemos julgar qual o percentual de certeza das informações que temos e tomar as decisões
se esse percentual estiver entre 40% e 70%.
Cada vez que tomamos uma decisão e acertamos, estamos treinando nosso cérebro a entender melhor
aquele assunto, assim, precisaremos de cada vez menos informações para tomarmos decisões acertadas.
Em contrapartida, se tomamos uma decisão com certo nível de informações e erramos, precisamos
acrescentar maior nível de informações para tomarmos decisões semelhantes sobre tal assunto. Com essa
forma de julgar a tomada de decisão, podemos calibrar nossa necessidade de informações para a tomada
de decisões e melhorar o aproveitamento do tempo, ajudando a economizar tempo na busca de mais
informações; como dizem: “Tempo é dinheiro.”
Orientações complementares
Vimos o que é eficácia e conhecemos algumas técnicas para gerir o tempo de forma eficaz. Além das
técnicas apresentadas, existem elementos fundamentais na administração do tempo para a execução de
tarefas, visando a eficácia. São eles: economia na atuação e definição de propósitos.
Economia na atuação
Parcimônia ao lidar com as tarefas e com o tempo é algo muito importante. Sempre tendo em mente que
menos é mais, podemos realizar planejamentos mais eficazes.
Para cada planejamento que realizamos, devemos ter sempre em mente que a
quantidade de metas precisa ser a menor possível para atingir o objetivo proposto.
Com essa mentalidade, conseguiremos construir planos com menos atividades, apenas as essenciais, e,
assim, desenvolver uma cadeia de valor mais eficiente e com maiores chances de ser eficaz no atingimento
dos resultados.
Em 2011, o professor de negócios Morten T. Hansen estudou os hábitos de trabalho de 5 mil gerentes e
funcionários para determinar como e por que algumas pessoas se destacam. Sua equipe descobriu que os
de melhor desempenho geralmente não trabalham mais horas.
Morten T. Hansen
PhD, é professor de administração na University of California, Berkeley, e faz parte do corpo docente da
Apple University. Ele também escreveu Collaboration e foi coautor do best-seller do New York Times Great
by Choice com Jim Collins.
Morten T. Hansen lançou um enorme projeto de pesquisa sobre o que realmente significa "trabalhar de
maneira mais inteligente". Ele acompanhou as práticas e o desempenho de 5 mil gerentes e funcionários e
destilou os dados em 7 princípios de desempenho superior. Os princípios são simples — por exemplo,
peneire suas tarefas para algumas, poucas, importantes e concentre-se nelas intensamente.
Ser ótimo no trabalho, segundo Hansen, significa ter um bom desempenho, infundir nele paixão e um forte
senso de propósito e viver bem. Os melhores desempenhos, Hansen aprendeu, estão comprometidos com
uma gama menor de prioridades e se concentram em fazer tudo certo, o que significa fazer menos e se
concentrar mais.
Estabelecimento de propósitos
Em um trecho do filme Alice no país das maravilhas, a personagem encontra-se perdida e, ao pedir a ajuda
do gato, informando que não sabe para onde ir, ele lhe responde:
Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve.
Uma das premissas para uma boa gestão do tempo é ter os objetivos bem delineados. Isso faz com que se
saiba o caminho a percorrer e as atividades importantes para alcançar tais objetivos.
video_library
A eficácia na gestão do tempo – dicas e ferramentas

Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas à eficácia na gestão do
tempo, ou seja, na busca por resultados.
playlist_play
Vem que eu te explico!
Os vídeos a seguir abordam os assuntos mais relevantes do conteúdo que você acabou de estudar.
Módulo 1 - Vem que eu te explico!
Matriz de Eisenhower
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
Falta pouco para atingir seus objetivos.

Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
O sistema OKR — Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave) — é um sistema de

estabelecimento de objetivos e metas que procura envolver os colaboradores na sua construção. Para
determinar esses objetivos é utilizada uma técnica bem específica. Qual é essa técnica?
A SMORT
B SWOT
C SBART
D SMART
E SMATS
Parabéns! A alternativa D está correta.

A SMART é uma técnica específica para mensurar se as metas e objetivos propostos estão de
acordo. SMART quer dizer Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Time-bound (específico,
mensurável, atingível, realista e com limite de tempo). Cada uma dessas premissas deve ser
considerada no momento do estabelecimento das metas dentro do OKR, assim, quando aplicada
a técnica SMART, o OKR se torna muito mais efetivo. As demais alternativas são acrônimos
inexistentes, exceto a letra “b” que trata da matriz SWOT. A matriz SWOT relaciona as forças e
Questão 2
fraquezas tanto internas como externas de uma pessoa, atividade ou empresa.
Diversas regras de produtividade foram desenvolvidas com o passar do tempo. Uma dessas regras procura
determinar quanto esforço é necessário para alcançar uma meta. Essa regra foi utilizada em diversas áreas
do conhecimento e da prática, trazendo um ganho de produtividade extraordinário. O nome dessa regra é:
A Regra 40-70
B Regra Pomodoro
C Regra 80-20
D Regra OKR
E Regra GTD
Parabéns! A alternativa C está correta.

A regra 80-20, identificada por Vilfredo Pareto ao estudar a distribuição da riqueza na sociedade,
foi largamente aplicada em diversas áreas do conhecimento. Uma dessas áreas foi a gestão de
estoque com a curva ABC. Na gestão do tempo, a regra 80-20 indica que gastamos 20% do nosso
tempo para alcançarmos 80% dos nossos objetivos. Assim, ao identificarmos esses objetivos e
qual parte do tempo foi gasto para atingi-los, podemos eliminar grande quantidade de atividades
inúteis para o alcance desse resultado. A alternativa “a” trata da regra 40-70 que se refere à
tomada de decisão. Pomodoro, OKR e GTD não são regras, mas técnicas específicas para a
gestão do tempo e de atividades.
starstarstarstarstar
2 - Análise da eficiência na gestão do tempo

Ao final deste módulo, você identificará as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
O que significa eficiência ou produtividade pessoal?
O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode
ser gerenciado.
(DRUCKER, 2006, p. 51)
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os resultados, não é a única
questão importante. A forma como fazemos as atividades para alcançar os objetivos e metas é muito
importante. Assim, a eficiência entra como outro ponto crucial para a gestão do tempo. Ser eficiente é
realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível. É nesse ponto que a gestão do
tempo entra para que as atividades sejam eficientes.
Para se alcançar a eficácia não é preciso ser eficiente, mas, para que a gestão do
tempo seja eficaz, é necessário que a eficiência também seja levada em conta.
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os resultados, não é a única
questão importante. A forma como fazemos as atividades para alcançar os objetivos e metas é muito
importante. Assim, a eficiência entra como outro ponto crucial para a gestão do tempo. Ser eficiente é
realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível. É nesse ponto que a gestão do
tempo entra para que as atividades sejam eficientes.
Frederick Taylor.
Então, ser eficiente na gestão do tempo é fazer as atividades corretas no menor tempo possível.
A indústria entendeu isso há muito tempo, desde Taylor, teórico da administração do início do século XX
que estudou os tempos de produção e criou o método científico de organizar a produção.
Então, já está estabelecido que é necessário fazer as atividades com o menor tempo possível para que
sejamos eficientes em nossa produção.
Esse princípio vale para qualquer atividade em nossa vida. Se estamos estudando, devemos procurar meios
e organização para que possamos aprender o máximo, no mínimo de tempo. Com isso, um ambiente
agradável e silencio, assim como material de qualidade, são questões importantes para garantir a eficiência
do aprendizado. Como no nosso minicaso, a eficiência não se incomoda se o resultado alcançado é eficaz,
ou seja, atingirá o objetivo proposto.
A eficiência se preocupa com o processo, se esse é o mais econômico e rápido possível.
A eficiência está muito ligada à produção, ao processo. Assim, uma das maneiras mais eficazes de melhorar
sua produtividade é reconhecer e corrigir erros de gerenciamento de tempo. Quando você dedica um tempo
para superar esses erros, isso faz uma enorme diferença na sua produtividade — e você também será mais
feliz e terá menos estresse!
Mas o que é gerenciamento de tempo?
Resposta expand_more
“A definição de gestão do tempo (gerenciamento de tempo) é o processo de organização e

planejamento de como dividir seu tempo entre atividades específicas. O bom gerenciamento do
tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente — não mais difícil — para que faça
mais em menos tempo, mesmo quando o tempo é apertado e as pressões são altas. Deixar de
administrar seu tempo prejudica sua eficiência e causa estresse. Parece que nunca há tempo
suficiente durante o dia.”
Outro ponto importante a ser abordado é o perfeccionismo nas atividades do dia a dia.
“Não deixe o perfeito ser inimigo do bom eficiente.”
Conheço pessoas que acabam desistindo de tudo que pegam para fazer pois não aguentam levar as
atividades no longo prazo, simplesmente por serem perfeccionistas. O perfeccionismo nos trava e faz com
que toda e qualquer atividade seja um peso, levando ao cansaço e ao estresse em pouco tempo. Ser
eficiente é produzir o melhor com o menor tempo possível, isso implica aceitar algum grau de erro para
sermos eficientes.
Essa é a ideia dessas metodologias ágeis, em que os produtos são prototipados e já entram em testes para
identificação de problemas. Não se espera que todos os problemas estejam resolvidos para colocar em
teste.
Assim, deve-se entender que a eficiência deve ser um propósito e a qualidade da

entrega deve ser calibrada em função da eficácia que se deseja e do tempo

disponível para a realização da tarefa.
Preste atenção na preparação e no planejamento das atividades. Essa é uma fase muito importante para a
gestão do tempo. Existe uma citação famosa atribuída a Abraham Lincoln:
Dê-me seis horas para cortar uma árvore e vou passar as quatro primeiras afiando o
machado.
Não há certeza se foi Lincoln que disse essa frase, mas a moral é que sem preparo tudo fica muito mais
difícil. Planejar seu tempo, distribuindo as atividades em função da necessidade e da urgência, como vimos
na matriz de Eisenhower, é muito importante para ganhar em:
thumb_up_off_alt
Agilidade
thumb_up_off_alt
Eficiência
thumb_up_off_alt
Eficácia
Outro ponto importante está na relação entre as horas dispendidas no trabalho e a produtividade.
Para Robert Pozen, de Harvard, “os funcionários administrativos estão trabalhando mais do que nunca.
Muitos chegam cedo ao escritório, saem tarde, trabalham durante o almoço e ficam em suas mesas nos
finais de semana e feriados. No entanto, esses trabalhadores costumam ser minimamente produtivos”.
Essa é uma questão muito importante a ser abordada. Muitas horas de trabalho não quer dizer que você
está sendo produtivo. Se você não estiver utilizando seu tempo de maneira organizada, com eficiência, e se
você não estiver sendo eficaz em seus resultados, esse tempo gasto será mal aproveitado e os resultados
serão inúteis.
Técnicas de produtividade
Lei de Parkinson
A lei de Parkinson declara:
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão.”
Portanto, mais eficiência muitas vezes significa simplesmente mais trabalho. A Lei refere-se à ideia de que
“quanto mais tempo você destinar para terminar um trabalho, mais tempo você perderá”. Essa lei garante
que o tempo dispendido para a realização de uma tarefa está diretamente ligado ao deadline, ao tempo
disponível para a sua realização. Se você tiver 5 minutos, 10 minutos ou 15 minutos para realizar a mesma
tarefa, você gastará o tempo total.
Ilustração dos princípios da lei de Parkinson.
Assim, a dica é:
Dica
Limite o tempo definido para cada tarefa. Com menos tempo disponível, você se concentrará mais
intensamente e realizará a tarefa em menor tempo.
A questão do perfeito e do bom com eficiência também entra nesse ponto, pois, quanto maior o tempo
disponível para a realização de uma tarefa, mais você cobrará em qualidade e perfeccionismo. Se o tempo é
curto, fazemos o que é possível dentro do tempo disponível, se o tempo é maior, em vez de entregarmos a
tarefa, ficamos enfeitando e procurando aperfeiçoar o trabalho. Isso acaba deixando o nosso tempo todo
preenchido, mas não estamos sendo nem eficientes, nem eficazes com a gestão do nosso tempo.
Outro ponto importante que acontece muito quando temos mais tempo que o necessário para a entrega de
uma tarefa é ficarmos enrolando.
Deixamos de fazer a tarefa e vamos ao banheiro, falar com os colegas, entre outras atividades não ligadas à
tarefa. Não é que não devamos ir ao banheiro, ou conversar com os colegas, mas, quando isso é feito
apenas para matar o tempo de uma atividade, estamos deixando de ser eficientes com o nosso tempo.
O pior é que depois vamos reclamar que não temos tempo para realizar todas as nossas atividades.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro recebeu esse nome, pois seu idealizador utilizou um timer de cozinha no formato de
um tomate para organizar seu tempo.
O método parte da ideia de que o principal desafio na execução de uma atividade é seu começo, pois o
cérebro tende a impor dificuldades nessa etapa inicial.
Nesse sentido, a técnica propõe dividir o trabalho a ser realizado em partes que exigem maior concentração,
visando a melhorar o foco.
Ao melhorar o foco e organizar o tempo de execução das atividades, supera-se a inércia

e a procrastinação.
Por exemplo, para escrever um artigo acadêmico, o pesquisador fará:
Primeiro
Pesquisa sobre o tema e as referências.
Segundo
Definição dos objetivos.
Terceiro
Definição da metodologia.
Quarto
Análise dos resultados.
Quinto
Conclusão.
Cada etapa com foco em um período de 25 minutos, com pequenas pausas entre elas.
Fazendo as coisas acontecerem — GTD — David Allen

Essa técnica desenvolvida por David Allen é bem simples de entender. Muitas das questões abordadas por
ela já são utilizadas pelas pessoas em sua organização de atividades. No entanto, ela como uma técnica só
funciona se for aplicada de forma integral, seguindo todos os passos prescritos.
Isso acontece, pois, fazendo apenas uma das etapas, estaremos ganhando tempo com essa etapa, mas
perdendo esse tempo em outras questões que poderiam nos render mais economia de tempo.
A técnica de David Allen se divide em três etapas:
search
Coletar
settings
Processar
visibility
Rever
Veja a seguir a explicação de cada uma delas:
Coletar
A primeira etapa é a coleta dos dados. Nela, todas as atividades que chegam até nós devem ser colocadas
em um grupo específico, que ele chama de “balde”. Cada balde tem suas características e pode ser:
Uma caixa de e-mail Uma agenda Um livro no qual você anota

suas ideias
É preciso ter a menor quantidade de baldes possível, centralizando a entrada de atividades e facilitando o
controle dessas atividades.
As atividades que entram pelos baldes devem ser tratadas inicialmente se são:
Itens acionáveis
Que dependem de alguma ação.

close
Itens não acionáveis
Que não dependem de nenhuma ação.
Os itens não acionáveis devem ser descartados de imediato ou simplesmente colocados em um arquivo,
quando for o caso. Já os itens acionáveis devem ser divididos em dois grupos, primeiro os que podem ser
resolvidos em até dois minutos, e os demais.
O primeiro grupo deve ser resolvido na hora, pois deixá-los para depois implica em gastar mais tempo do
que resolvê-los nesse momento. Busca-se resolver os itens de até dois minutos tão logo surgirem. Um
exemplo é:
Exemplo
Durante leitura dos e-mails diários, buscar solucionar os assuntos que demandam até dois minutos. Um e-
mail de resposta curto, uma reposta de uma reunião, uma informação rápida solicitada, tudo isso pode ser
resolvido rapidamente, deixando de ser uma pendência.
As atividades rápidas são o grande volume das demandas.
Processar
A segunda etapa da técnica de David Allen consiste em colocar as atividades que demandam mais de dois
minutos em processamento.
Essa técnica implica em julgar incialmente se a atividade pode ser delegada, se sim, então delegue-a e ela já
estará fora da agenda também. Aplicar essa etapa no início de seu planejamento de atividades evita gastar
tempo com uma atividade que outra pessoa poderia executar.
Quanto mais você delegar, mais tempo lhe sobrará para se concentrar no que realmente
importa.
Todas as outras atividades que sobraram são de responsabilidade exclusiva sua. Por isso, elas devem ser
programadas em agenda, observando-se suas características bem como seus prazos de execução e
entrega.
Essa etapa exige que associemos uma técnica de organização de tarefas para a construção de nossa
agenda de tarefas e nos garanta o máximo aproveitamento de nosso tempo disponível. Procure organizar as
tarefas em sequência.
Atenção!
Não existem pessoas multitarefas, o que acontece é que você não irá se concentrar em nenhuma das
tarefas, fazendo-as de forma incorreta ou perdendo muito mais tempo do que se tivesse se concentrado e
mantido o foco em cada uma das tarefas de forma individual.
Rever
A terceira etapa que David Allen prescreve em sua técnica é a revisão. Nela, David coloca o tratamento de
questões que fogem ao controle e que necessitam de uma abordagem diferenciada para serem resolvidas.
A solução do descontrole deve vir da aplicação de cinco passos, sendo eles:
Capturar e reconhecer.
Tomar decisões.
Organizar os resultados.
Revisar e refletir sobre o significado de tudo, enxergando o todo.
Iniciar a ação de correção.
Lista de tarefas, calendário e caderno de distração

A criação de listas de tarefas é outra ação importante para a gestão do tempo. Quando colocamos nossas
tarefas dividas por categorias no papel ou em um software (como Todoist), podemos descansar nossa
memória. Cada "coisa" no seu lugar! No momento que você está recebendo uma demanda, coloque o
máximo de detalhes desses requisitos nessa tarefa. No Todoist você pode anexar imagens, sons, datas etc.
Todos nós já tivemos o sentimento de estar esquecendo alguma tarefa importante, ou aquele prazo
importante de entrega de algo.
Quando colocamos todas as nossas atividades em listas, conseguimos melhorar

essa sensação e nosso cérebro pode relaxar.
Além de colocar todas as tarefas em listas, é muito importante organizar sua execução no tempo, assim, a
construção de uma agenda de atividades é essencial. Cada passo deve ser planejado e realizado de forma
organizada, e a melhor forma de fazer isso é utilizar uma agenda.
Hoje em dia temos agendas eletrônicas que nos alertam de prazos de forma automatizada, gerando um
controle mais efetivo de nossas atividades.
Todas as atividades devem ser agendadas e colocadas em seus respectivos lugares, gerando uma
organização de longo prazo. Como na técnica GTD, cada balde deve receber as atividades e essas devem
ser organizadas em uma agenda conforme sua prioridade e urgência de execução.
As atividades que delegamos devem ser controladas em lista separada, para que sejam cobradas e
monitoradas em seu devido tempo, e atividades que por alguma razão não podem ser concluídas na data
agendada devem ir para uma lista a parte para um controle mais fino e ser reencaixadas na agenda em data
posterior. Veja a seguir o que deve constar em cada lista citada:
Tarefas que foram delegadas expand_more
Procure controlar todos os aspectos relacionados, como data da delegação, prazo de entrega da
delegação, prazo de entrega das atividades, inputs necessários para a realização da tarefa e quem
ficou responsável por ela, para que você possa cobrar dessa pessoa.
Tarefas que foram interrompidas expand_more
Procure colocar a razão da interrupção, os inputs que faltam para a concussão da tarefa, data que
esses inputs estarão disponíveis, dentre outras informações relevantes.
Evite guardar informações desnecessárias em sua memória, pois isso sobrecarregará sua mente e você
poderá ficar estafado com seu cérebro em alerta, relembrando da lista de atividades pendentes. Google
Keep, Evernote e Microsoft One são aplicativos interessantes para registrar novas ideias ou compromissos
por áudio, texto ou imagens.
Para organizar a agenda, deve-se aplicar as técnicas anteriormente vistas. É possível que isso provoque
desconforto, na medida em que se dedicar ao planejamento parece ocupar o tempo destinado às tarefas,
mas, com prática, observam-se resultados positivos dessa dedicação ao planejamento.
Quanto mais organizada estiver uma agenda, mais fácil será programar períodos de
folga, períodos com a família e demais atividades além do trabalho ou estudo.
Outro ponto importante diz respeito ao reconhecimento da impossibilidade de se resolver tudo, sendo
necessário recusar algumas atividades menos importantes que não agregam valor ao objetivo de longo
prazo.
Horário de pico
O horário de pico é o momento do dia em que mais se produz. Para muitas pessoas esse horário é na parte
da manhã, já para outras pessoas é de noite. Há pessoas, por exemplo, para as quais o horário de pico é
após as 17 horas, pois é quando conseguem produzir melhor. Cada pessoa tem o seu horário de pico.
Esse horário deve ser aproveitado para as atividades mais importantes, pois garante maior produtividade.
É importante identificar o próprio horário de pico e utilizá-lo a seu favor, fator que
alavanca a produtividade.
Esse horário deve, portanto, ser aproveitado para trabalhar questões mais complexas, de maior valor
agregado para o alcance dos objetivos e não para tarefas mais mecanizadas. Veja a seguir um gráfico que
mostra a relação entre o nível de energia empregado para realização das tarefas e as “horas do dia”:
Gráfico: Exemplo de um gráfico de energia levando em conta o nível de energia e o horário do dia.
Além disso, recomenda-se observar o melhor dia da semana também. Isso é importante, pois é comum que
as pessoas sejam menos produtivas na sexta-feira e na segunda-feira devido ao final de semana. Observe
bem como é a sua produtividade durante seu dia, mas também durante sua semana.
video_library
A eficiência na gestão do tempo – dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas a eficiência na gestão do
tempo, ou seja, na busca por meios mais adequados para realizar as tarefas.
playlist_play
Fazendo as coisas acontecerem
Horário de pico

Questão 1
A eficiência e a eficácia são dois conceitos bastante utilizados em diversas áreas. Na gestão do tempo, eles
assumem papel central no planejamento e na execução das tarefas que levam a um objetivo. Partindo
apenas da ideia de eficiência, podemos defini-la como:
A Atingir os objetivos propostos de forma perfeita.
B Atingir o menor custo em uma atividade independentemente do tempo gasto.
C Procurar atingir os objetivos com precisão.
D Planejar os objetivos e garantir que sejam atingidos.
E Realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível.
Parabéns! A alternativa E está correta.

A definição de eficiência está na relação entre custo e benefício. Assim a definição está na
alternativa “e”: realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível. As
Questão 2
alternativas “a”, “c” e “d” referem-se à eficácia e a alternativa “b” à economicidade.
Diversas técnicas existentes procuram ajudar na organização de tarefas e na iniciação de atividades com
foco na gestão eficiente do tempo. Indique a técnica segundo a qual quanto mais tempo se destina para
terminar um trabalho, mais tempo se perde, ou seja, o trabalho se expande para preencher o tempo
disponível para sua conclusão:
A OKR — objetivos e resultados-chave
B Lei de Parkinson
C Pomodoro
D GTD — fazendo as coisas acontecerem
E SMART
Parabéns! A alternativa B está correta.

A lei de Parkinson diz que você utilizará todo o prazo que tiver para executar uma atividade. Isso
quer dizer que, se temos 5, 10 ou 15 minutos para realizar uma tarefa simples, gastaremos todo
esse tempo. A alternativa “a” trata da elaboração de objetivos e metas com o envolvimento de
todos e a letra “e” trata de uma técnica utilizada para aferir objetivos e metas com maior
eficiência. A letra “c” trata da técnica indicada para diminuir a resistência psicológica a iniciar
tarefas difíceis e desagradáveis. A letra “d” trata da técnica desenvolvida por David Allen.
3 - Foco e atenção como fatores fundamentais

Ao final deste módulo, você identificará a importância do foco e da atenção para o combate à
procrastinação, à preguiça e ao estresse.
Foco e atenção
O foco é uma das questões mais essenciais na gestão de nosso tempo. Uma atividade realizada com foco
terá grandes resultados com o consumo mínimo de tempo. Focando suas atividades você terá tempo para
descansar e para outras atividades mais prazerosas.
Diversos autores indicam que você deve focar primeiro as atividades mais desagradáveis e depois as mais
agradáveis. Assim você resolverá aquilo que lhe aflige primeiro e, depois, poderá curtir atividades mais
dinâmicas e criativas.
O foco pode ser aplicado em diversos níveis, desde o planejamento até a execução
e o monitoramento das atividades.
O foco no planejamento está em escolher os objetivos principais de uma vida e aos poucos ir abrindo-os em
objetivos intermediários e depois em tarefas a realizar para alcançá-los. Quando fazemos esse tipo de
programação, podemos encaixar as atividades e priorizar as que agregam valor ao nosso objetivo, gerando
maior racionalidade em nossas escolhas de curto, médio e longo prazos. Essa forma de organizar nossas
atividades nos garante:
check_circle_outline
Realizar o que é importante primeiro
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Não perder o foco dos objetivos
Um bom planejamento com foco considerará apenas questões que estejam relacionadas com os objetivos
e descartará como secundárias as que não estão ligadas, melhorando a nossa chance de alcançar nossos
objetivos mais amplos e de longo alcance. Se não planejarmos com foco, podemos nos perder nas
atividades do dia a dia e nunca alcançar nossos objetivos de longo prazo, ficando estagnado em nossa areia
movediça das atividades diárias.
Produtividade é sobre energia e foco, não tempo

O trabalho por grandes quantidades de horas não garante que atingiremos nossos objetivos, se nosso foco
não estiver alinhado com esses objetivos. Vamos nos perder pelo caminho, então ter foco é realizar as
atividades com energia e concentração. Se nosso planejamento estiver focado, cada atividade que
realizamos será importante para o alcance de nosso objetivo final, e isso garantirá uma alocação do tempo
de forma eficiente e eficaz.
A junção de foco, eficiência e eficácia é a ferramenta mais poderosas para o sucesso.
Quando uma pessoa conseguir reunir essas três qualidades em seu planejamento e execução, ela alcançará
qualquer objetivo que desejar. No entanto, permanecer sempre focado, eficiente e eficaz não é fácil.
Precisamos estar o tempo todo nos controlando e nos policiando, pois a nossa tendência é relaxar, é ir para
os roubadores de tempo, para aquilo que não exige nada de nós.
É por isso que estamos na era dos podcasts e vídeos tutoriais; não é que eles não sejam boas ferramentas,
mas eles tendem a fornecer todo o conteúdo de forma mastigada, com pouca necessidade de raciocínio ou
questionamentos. Tudo é dado já resolvido, sem a necessidade de esforço ou de qualquer gasto de energia
para a sua aquisição.
Apesar da facilidade, trata-se de uma ideia equivocada sobre ensinar, pois a exposição de algo pronto,
predefinido, limita e até veta caminhos de interpretação e de aprendizado, reforçando de forma unívoca a
perspectiva do enunciador.
Um ponto importante no aprendizado, no planejamento e na execução de qualquer atividade é a capacidade

de julgamento que o ser humano tem e que nenhuma máquina tem até hoje. Isso é o que nos diferencia e
essas ferramentas modernas de distribuição de informações estão roubando essa característica dos seres
humanos.
Quando:
Compramos uma ideia sem Preferimos a explicação Delegamos a nossa

questionar. simplista de um youtuber para capacidade de julgar a outra
um problema muito mais pessoa que nos dá as
complexo. informações já digeridas.
Estamos abrindo mão da característica que nos torna diferentes das máquinas e que garante nossa
empregabilidade. Essa forma de agir acaba nos colocando em um estado de letargia intelectual que
atrapalha nosso julgamento, nosso bom planejamento e nossa execução de tarefas com foco e energia.
Trabalho focado, deep work

O trabalho focado pode ser considerado um trabalho profundo. Seu reverso é o trabalho superficial. Veja a
seguir a explicação de cada um deles:
Trabalho superficial
O trabalho superficial é realizado de forma mais descontraída e pode ser utilizado como uma distração, se
for um trabalho que exige grande concentração, mas pode ser também um bom momento de relaxar o
cérebro. Trabalhos como responder pequenos e-mails, arquivar algo, dar uma resposta rápida, podem ser
realizados com menor engajamento. Esses trabalhos podem ser encaixados entre outras tarefas que
requerem grande concentração, melhorando seu desempenho e garantindo maior agilidade, pois eles
acabam funcionando como uma forma de descanso para o cérebro.
Trabalho profundo
Já para os trabalhos que demandam maior concentração, é interessante que, ao iniciarmos, nos
concentremos de forma absoluta, focando apenas a tarefa que estamos realizando. Esse foco deve ser
total, pois, como já explanado, quando tentamos fazer várias tarefas ao mesmo tempo, acabamos não
aproveitando bem o tempo e não nos concentramos, perdendo grande parte da nossa energia aplicada. Para
que um trabalho profundo aconteça é necessário foco e concentração total.
Para Cal Newport, o princípio da produtividade está na relação intensidade x tempo. Ele indica quatro pontos
que devemos observar para que o trabalho profundo aconteça. São eles:
Tenha um espaço de trabalho dedicado à tarefa a ser realizada.
Tenha uma hora para terminar seu trabalho.
Tenha uma sequência de atividades iniciais que lhe garanta rápida concentração.
Prepare todos os aspectos para que seu ritual garanta ao seu cérebro o recebimento do
suporte que precisa para continuar operando em um alto nível de concentração.
Dizer não ou servir aos outros?

Dizer não a uma pessoa ou recusar alguma coisa de que gostamos é muito difícil. Quando temos de dizer
não a alguém que gostamos temos um sentimento de perda, de estar deixando de ajudar alguém. No
trabalho, podemos ter o mesmo tipo de sentimento. Dizer não a um colega que nos pede para fazer algo, ou
solicita uma ajuda, é muito difícil também. Dizer não a um chefe é ainda mais difícil devido ao poder
hierárquico existente na relação.
Mas muitas vezes deixar de dizer não pode tornar nosso serviço ineficiente e nos
prejudicar mais com entregas atrasadas ou de baixa qualidade.
Nesse sentido, o controle da quantidade de tarefas que temos de realizar é muito importante para termos
tempo de qualidade para fazer as tarefas de forma concentrada e organizada. Crie o hábito de ter suas
tarefas organizadas para poder ter uma boa noção de quando você pode assumir novas tarefas e quando
precisa dizer não.
Todas as ferramentas que apresentamos até aqui podem lhe ajudar a gerar essa organização e lhe garantir
as razões corretas para dizer não a uma tarefa específica.
Tome boas decisões

Tomar uma decisão pode ser algo muito difícil. Assim como dizer não, muitas vezes, ficamos adiando a
tomada de uma decisão que implique alguma contrariedade a alguém. Temos também dificuldade de tomar
decisões que impliquem escolhas com riscos, ou que sabemos que podem não ser as mais assertivas, pelo
menos naquele momento.
Anteriormente, estudamos a regra 40-70 utilizada por Colin Powell, quando estudamos a eficácia, mas aqui
queremos focar outro aspecto da decisão. Segundo Daniel Kahneman (2012), ganhador do prêmio Nobel,
nós temos dois tipos de tomada de decisão:
Decisão rápida e intuitiva
Baseado em sentimento.
close
Decisão lenta
Baseado no raciocínio e na análise de opções.
Baseado no raciocínio e na análise de opções.

Cada um desses sistemas tem sua finalidade e eles devem
ser conscientemente utilizados para aproveitar o melhor de cada um.
O primeiro, mais visceral e baseado em sentimentos, é mais intuitivo e se presta a decisões que precisam
ser tomadas de forma rápida, sem muita reflexão. Esse tipo de decisão é menos embasado em informações
e mais em sensações, devendo ser treinado constantemente para que possa se desenvolver e ser
aproveitado com maior frequência.
Dica
Procure começar treinando em pequenas decisões de seu dia a dia, e vá crescendo o seu uso conforme vai
ganhando confiança.
Isso lhe ajudará a destravar várias tarefas que necessitavam de pequenas decisões, levando a uma
economia de tempo enorme.
O segundo sistema, baseado no raciocínio, tenta se apresentar como o rei das decisões corretas, mas, se
mal aplicado, pode ser na realidade um grande empecilho ao crescimento e à realização das tarefas, se
transformando em um motivo de paralisia na vida e nas tarefas das pessoas. Pessoas que necessitam de
grande quantidade de tempo para a tomada de qualquer decisão podem na realidade estar apenas adiando
decisões com o argumento de que precisam pensar mais.
Demorar longos períodos para tomar decisões simples pode travar a produtividade
e levar o indivíduo a perder tempo ou a aproveitá-lo de forma mais eficiente.
Isso não quer dizer que não precisamos refletir sobre algumas decisões, e que o sistema racional é ruim. Na
realidade ele é excelente, mas deve ser utilizado para as questões corretas e não para qualquer questão.
Para a utilização da decisão racional de forma correta, precisamos planejar bem nossas atividades e
desenvolver uma boa percepção de quando um assunto pode ser resolvido rapidamente e quando esse
assunto precisa de tempo e raciocínio para ser resolvido. Procure desenvolver essas habilidades em seu dia
a dia e ganhará grande quantidade de tempo em suas tarefas.
Distração digital
As redes sociais podem se tornar um vício, uma grande distração e perda de foco. Quando uma pessoa se
acostuma com elas e perde o controle sobre o momento em que pode ou não ficar conectada, tende a se
perder e se escravizar nessa rotina.
Esse tipo de dependência, de comportamento, é estudado e indica uma possível doença. Mas, para além da
doença, temos que todos nós estamos um pouco escravos das distrações digitais.
A fim de desenvolvermos serviços intelectuais precisamos nos concentrar e ter foco para que o serviço
ocorra de forma satisfatória e com velocidade. Os recursos digitais das redes sociais podem ser uma
distração que nos impede de ter foco e de conseguir executar serviços de forma profunda. Essas distrações
impedem que tenhamos um engajamento pleno com a atividade, parando a todo momento para olhar uma
mensagem, uma foto ou um comentário.
Cada uma dessas interrupções tira nosso foco e não nos deixa aprofundar nossa concentração, ficando
sempre superficial e com baixo rendimento.
Dica
Um conselho dado por grandes CEOs é ter um ambiente em que você se desconecta totalmente das redes,
não recebendo nem notificações, para se dedicar exclusivamente à tarefa que demanda concentração e
foco.
Com essa atitude, você evitará ficar se desconcentrando com questões secundárias e renderá muito mais,
fazendo sua tarefa rapidamente e depois tendo muito mais tempo para todas as distrações.
Então, a frase de ordem é:
“Livre-se das distrações digitais.”
Teoria do Fluxo
O objetivo é uma concentração tão intensa que não sobra atenção para pensar em
algo irrelevante.
(CSIKSZENTMIHALYI, Mihaly)
A teoria do fluxo consiste em se concentrar de uma forma tão profunda que as distrações deixam de ter
impacto em sua atenção. Quando conseguimos entrar nesse estado, podemos produzir em alta velocidade
e com muita qualidade. Isso acontece pois as distrações ficam em segundo plano e nosso cérebro desliga
as percepções periféricas concentrando toda a energia na atividade que estamos realizando.
Para conseguir esse benefício é necessário um preparo prévio. Principalmente no início, você deve evitar
que as distrações fiquem por perto. Conexões de internet no computador, celulares ligados e perto de você,
notificadores de chamada como relógio de pulso, entre outros artigos que lhe causam distração devem ser
desligados ou retirados da sala em que estamos trabalhando.
Com tempo e treinamento ficamos cada vez mais eficientes e eficazes nessa concentração, o que nos ajuda
cada vez mais a produzir com velocidade e qualidade. Tudo está baseado no treino.
Reuniões (aulas, palestras) focadas e produtivas

Reuniões são uma das atividades onde mais se perde tempo. Algumas empresas estão retirando as
cadeiras das salas de reunião para evitar que seus colaboradores transformem a reunião em um encontro
social e somente isso. Uma reunião produtiva é curta e com um foco muito bem definido.
Reuniões que passam de 60 minutos com muitas pessoas geralmente não são muito
produtivas e podem estar gastando tempo desnecessário.
Para se ter uma boa reunião é preciso preparação e evitar que se torne uma palestra. A pauta deve ser
enviada previamente e o foco deve ser nas discussões sobre o assunto e na chegada a um consenso. Deve-
se evitar um excesso de questões a serem discutidas para que a reunião seja produtiva, nós não
conseguimos dar atenção a vários assuntos ao mesmo tempo.
Veja a seguir o quadro que compara uma boa reunião e uma má reunião:
Má reunião Boa reunião
Material muito grande Assumir que todos já leram o material, evitando ler
Domínio da chefia (liderança da reunião) Hipóteses refutáveis
Má reunião Boa reunião
Mais de 90 minutos De 30 a 60 minutos
Abusar do PowerPoint Vigoroso debate
Procrastinação e precrastinação
Para evitar a procrastinação, é necessário evitar se concentrar no produto. Em vez disso, a atenção deve
estar na construção de processos — hábitos — que coincidentemente permitem realizar as tarefas
desagradáveis que precisam ser feitas.
Você sabe o que é procrastinar?
Resposta expand_more
Procrastinar é deixar uma atividade ou tarefa que deveria ser realizada neste momento para amanhã
e, quando chega amanhã, deixar para depois de amanhã.
Essa é uma prática muito comum, principalmente quando a questão a ser tratada não nos agrada. Temos
sempre a tendência de beneficiarmos as tarefas que nos agradam, mesmo que elas não sejam as mais
urgentes ou as mais importantes. Quando agimos assim, escolhendo apenas as tarefas que nos agradam,
em muitos casos estamos:
Precrastinando as tarefas
Pois a estamos fazendo antes do momento que deveria acontecer.

close
Procrastinando as tarefas
Pois deveriam ser realizadas naquele momento.
Quando planejamos o uso do nosso tempo, devemos utilizar as técnicas demonstradas até agora e evitar
cair na procrastinação das atividades desagradáveis. Mesmo no planejamento, essa procrastinação pode
acontecer, pois a pessoa tende a dar mais importância relativa às tarefas que lhe agradam.
Procure sempre entender quais tarefas realmente são importantes e quais são
urgentes para o alcance de seus objetivos.
Pois você pode estar procrastinando tarefas importantes por não serem agradáveis e realizando as que
mais lhe agradam, mas que não são importantes para os objetivos. O foco devem ser as tarefas que melhor
contribuem para a realização do objetivo.
Preguiça
A preguiça pode ser um grande problema. Pessoas que se entregam à preguiça não conseguem prosperar.
Todas as atividades e tarefas são difíceis e elas estão sempre cansadas. Esse tipo de pessoa está sempre
pensando em descanso e nunca se concentra em suas atividades. Sua única vontade está direcionada para
distrações e atividades que não demandem esforço.
Para evitar esse tipo de comportamento, nós devemos estar sempre alertas com a nossa postura. Estar
engajado em nossas atividades é o mínimo que podemos fazer, evitando que nosso trabalho se torne um
peso para a nossa existência. Evitar comportamentos de preguiça e tornar a falta de motivação uma
constante pode influenciar diretamente na sua gestão do tempo, tornando todas as tarefas mais lentas e
menos eficientes.
video_library
O foco e a atenção na realização das tarefas – dicas e
ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas a manter o foco e a
concentração na realização das tarefas e solução de problemas.
playlist_play
Distração digital

Questão 1
Nos últimos tempos, temos percebido que a tecnologia e o desenvolvimento de novas formas de nos
relacionarmos têm tomado conta do nosso dia a dia. Essas questões podem atrapalhar muito a nossa
concentração, piorando bastante nosso aproveitamento. O que é necessário para que possamos nos abster
dessas distrações, principalmente as digitais, como as redes sociais. Escolha a alternativa que melhor
garante que possamos nos livrar dessas distrações:
Manter o foco nas tarefas produzindo um trabalho profundo e reduzindo, se preciso, o

A
tempo gasto com as redes sociais.
Manter o foco nas redes sociais a fim de obter motivação para realizar um bom trabalho
B
fora das redes.
Evitar integralmente o acesso às tecnologias digitais, à internet e aos dispositivos móveis

C
para manter o foco.
Priorizar o uso das tecnologias digitais, recorrendo a vídeos tutoriais e a podcasts para
D
manter a atenção nas tarefas existentes.
Privar-se de usar as redes sociais bem como a internet de forma permanente a fim de se
E
dedicar somente às tarefas existentes.
Parabéns! A alternativa A está correta.

A tecnologia e as redes sociais foram um grande avanço em nossas vidas. No entanto, elas
podem ser uma grande fonte de distração e de procrastinação nas atividades importantes que
realizamos. Para evitar esse problema, precisamos ter foco e procurar produzir sempre com
concentração e esforço. Na letra “b” temos que o trabalho superficial, nesse caso o foco, é menos
importante para a sua realização. As demais alternativas são contrárias a aplicação de foco para
a realização das tarefas, o que não nos livra das distrações, mas são o objeto que realiza as
Questão 2
distrações.
A procrastinação é um termo muito utilizado para indicar uma pessoa que deixa suas tarefas de hoje para
amanhã. Existe uma outra forma de procrastinar que dá uma impressão de que estamos super atarefados,
essa forma é:
Fazer apenas as tarefas mais importantes, delegando as tarefas urgentes e menos

A
importantes.
B Fazer apenas as tarefas que lhe agradam, deixando as desagradáveis sempre para depois.
Fazer apenas as tarefas programadas para o dia, deixando as tarefas do dia seguinte para
C
seu próprio dia.
Fazer as tarefas do dia e adiantar as tarefas do dia seguinte, sempre procurando estar
D
cheio de afazeres.
Fazer apenas as tarefas que lhe mandam, evitando deixar coisas para depois, onerando o
E
dia seguinte.
Parabéns! A alternativa B está correta.

A procrastinação é um problema recorrente em nossas vidas. Sempre que encontramos tarefas
difíceis ou desagradáveis temos vontade de procrastinar. Essa atitude está para nós como uma
forma de defesa, em que buscamos realizar apenas aquilo que nos agrada. Muitas pessoas se
sobrecarregam de atividades exatamente para procrastinar a realização daquelas que realmente
deveriam fazer, parecem estar sempre ocupadas para não realizar aquela tarefa desagradável. As
respostas das demais alternativas tratam de precrastinação ou de realizar as tarefas no momento
correto.
Considerações finais
Durante nosso estudo pudemos entender um pouco sobre a gestão do tempo. Esse é um tema muito amplo
e que merece mais aprofundamento. O tempo gasto estudando a gestão do tempo pode lhe render muitas
horas economizadas e a possibilidade de não se escravizar em seu trabalho. Aqui, procuramos abordar
alguma das mais conhecidas técnicas aplicadas à gestão do tempo. Cada hora de estudo desse tema pode
lhe trazer grandes avanços. Mas um ponto importante é que não basta estudar, é preciso colocar em
prática.
A prática do aprendizado é o que lhe trará benefícios. Quando colocamos um conhecimento em prática,
estamos sendo sábios. A sabedoria está exatamente em utilizar as ferramentas que temos a nosso favor.
Colocar todo esse conhecimento adquirido em prática é o que lhe trará bons resultados. Por isso, continue a
estudar sobre o assunto, porém, mais do que isso, coloque ele em prática em sua vida e veja o ganho que
você poderá usufruir desse conhecimento.
headset
Podcast
Neste podcast, o especialista irá se aprofundar em questões relacionadas a gestão do tempo em uma
aplicação mais prática.
Referências
COVEY, S., MERRIL, R. MERRIL, R. Primeiro o mais importante – First Thing First. Rio de Janeiro: Sextante,
2017.
Burkeman, O. Four thousand weeks: time management for mortals. New York: Farrar, Strause and Giroux,
2013.
DRUCKER, P. Prefácio. In: HESSELBEIN, F.; GOLDSMITH, M.; BECKHARD, R. O líder do futuro. Prefácio Peter
Drucker Fundation. São Paulo: Futura, 2006.
KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.
SOBRAL, F. PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed. São Paulo: Pearson, 2013.
Explore +
Assista ao filme O preço do amanhã, no qual uma sociedade distópica é regida pela compra e venda do
tempo como uma mercadoria ou moeda.
Pesquise o vídeo ou o livro Superocupado de Kevin DeYoung, bem como o livro Faça Mais e Melhor e veja as
diversas questões ligadas à gestão do tempo. Outro livro de abordagem semelhante é Redeeming Your
Time do bem avaliado autor Jordan Raynor.
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13/05/22, 22:31 Gestão do tempo: eficácia e produtividade

Gestão do tempo: eficácia e produtividade

Conhecimentos e técnicas sobre a eficácia e a produtividade no trabalho e nos estudos.

Análise da eficácia na gestão do tempo

Análise da eficiência na gestão do tempo

Identificar as técnicas de gestão da produtividade pessoal.

Foco e atenção como fatores fundamentais

1 - Análise da eficácia na gestão do tempo

Segundo Burkeman (2013), hoje as pessoas vivem em média 4 mil semanas.

“O crescimento pelo crescimento é a ideologia da célula cancerosa.”

descanso, e ócio, principalmente o criativo.

O que significa eficácia pessoal?

(DRUCKER, s.d., n.p.)

Pensando especificamente em eficácia, podemos defini-la como:

A qualidade da ação que alcança os resultados planejados, metas, objetivos.

A característica do que produz os efeitos esperados ou a capacidade de desenvolver tarefas e

A eficácia está baseada em organização e persistência, buscando as metas e objetivos previamente

Filipe Sobral e Alketa Peci

Principais diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia.

Técnicas para uma gestão eficaz

URGENTE MENOS URGENTE

URGENTE MENOS URGENTE

Interrupção do trabalho com Apenas manter-se ativo para

Quadro: Matriz do Uso do Tempo por Merryl Douglas.

Objetivos e resultados-chave (OKR)

Specific Measurable Attainable

Específico Mensurável Atingível

Representação ilustrativa dos cinco componentes do acrônimo SMART.

Vermelho -> Amarelo -> Verde

Abordagem de “sim” ou “não”

A meta foi alcançada:

Se sim, ótimo. Se não, por que não?

Verde 0,7 a 1,0 Entregamos

Fizemos progresso, mas ficamos aquém da

Vermelho 0,0 a 0,3 Falhamos em fazer um progresso real

Pontuações mais baixas devem levar a uma reflexão:

Que fatores levaram à pontuação baixa?

Ainda vale a pena perseguir o objetivo no próximo semestre?

Em caso afirmativo, o que você pode mudar para alcançá-lo?

Isso é o que chamamos de cadeia de valor, ou seja, é preciso julgar se cada

Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve.

A eficácia na gestão do tempo – dicas e ferramentas

Módulo 1 - Vem que eu te explico!

Módulo 1 - Vem que eu te explico!

Falta pouco para atingir seus objetivos.

O sistema OKR — Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave) — é um sistema de

Parabéns! A alternativa D está correta.

Parabéns! A alternativa C está correta.

2 - Análise da eficiência na gestão do tempo

O que significa eficiência ou produtividade pessoal?

(DRUCKER, 2006, p. 51)

A eficiência se preocupa com o processo, se esse é o mais econômico e rápido possível.

Mas o que é gerenciamento de tempo?

“A definição de gestão do tempo (gerenciamento de tempo) é o processo de organização e

“Não deixe o perfeito ser inimigo do bom eficiente.”

Assim, deve-se entender que a eficiência deve ser um propósito e a qualidade da

entrega deve ser calibrada em função da eficácia que se deseja e do tempo

“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão.”

Ilustração dos princípios da lei de Parkinson.

Ao melhorar o foco e organizar o tempo de execução das atividades, supera-se a inércia

Por exemplo, para escrever um artigo acadêmico, o pesquisador fará:

Pesquisa sobre o tema e as referências.

Definição dos objetivos.