ATRIBUIÇÕES DO APOIO ADMINISTRATIVO JUNTO AO NUTEAD

Núcleo de Tecnologia e Educação Aberta e a Distância da UEPG

(NUTEAD)

O Núcleo de Tecnologia e Educação Aberta e a Distância (NUTEAD) da

UEPG é um órgão suplementar diretamente vinculado à reitoria da
universidade e fornece suporte para todos os cursos e programas
semipresenciais e a distância da instituição.
O órgão foi criado em 08 de agosto de 2002, pelo parecer do Conselho de
Ensino, Pesquisa e Extensão da UEPG nº 052/2002, e tem por finalidade
democratizar o acesso à educação em todas as suas modalidades, além de
incentivar a comunidade acadêmica a criar e implementar projetos, programas
e cursos de graduação, de pós-graduação, de extensão e sequenciais -
ministrados nas modalidades semipresencial e a distância, utilizando-se das
novas tecnologias de informação e comunicação.
O núcleo conta com equipes pedagógica, técnica e administrativa,
capacitadas para planejar, desenvolver, acompanhar e avaliar todas as
iniciativas de educação aberta e a distância desenvolvidas pela UEPG, bem
como dispõe dos equipamentos, auditórios, salas de aulas e laboratórios
necessários para o desenvolvimento dessas atividades.
Por sua estrutura e funções, tem se destacado no desenvolvimento de
projetos de formação inicial e continuada de docentes, mediante o
estabelecimento de parcerias com órgãos públicos e privados. O NUTEAD está
instalado na Central de Salas de Aulas do Campus de Uvaranas da UEPG,
onde temos a secretaria de apoio administrativo, a coordenação geral, o
laboratório, o auditório, a equipe de Gestão de Tecnologia da Informação e a
equipe Gestão de Tecnologias Educacionais.

1. ATRIBUIÇÕES DA FUNÇÃO “APOIO ADMINISTRATIVO”

De acordo com o Edital PRORH de Seleção CRES, as atribuições da

função, “Apoio Administrativo” são:
a.Realizar trabalhos administrativos da instituição nas áreas de recursos
humanos, finanças, acadêmicas, logística e de administração geral;
b.Atender ao público interno e externo;
c. Fazer e atender chamadas telefônicas obtendo e fornecendo
informações;
d.Preparar relatórios e planilhas de cálculos diversos;
e.Elaborar documentos administrativos, tais como ofício, informação ou
parecer técnico, memorandos, atas etc;
f. Secretariar as unidades;
g.Orientar, instruir e proceder a tramitação de processos, orçamentos,
contratos e demais assuntos administrativos;
h.Elaborar levantamentos de dados e informações;
i. Participar de projetos na área administrativa ou outra;
j. Participar de comissões e grupos de trabalhos, quando designado;
 k. Efetuar registro, preenchimento de fichas, cadastro, formulários,
requisições de materiais, quadros e outros similares;
l. Elaborar, sob orientação, planos iniciais de organização, gráficos, fichas,
roteiros, manuais de serviços, boletins e formulários;
m. Elaborar estudos objetivando o aprimoramento de normas e
métodos de trabalho;
n.Proceder as operações micrográficas, seguindo normas técnicas;
o.Arquivar sistematicamente documentos e microfilmes;
p.Manter organizado e ou atualizar arquivos, fichários e outros,
promovendo medidas de preservação do patrimônio documental;
q.Auxiliar na organização de promoções culturais e outras;
r. Receber, conferir, armazenar, controlar e entregar produtos, materiais e
equipamentos no almoxarifado ou em outro local;
s. Participar de programa de treinamento, quando convocado;
t. Zelar pela conservação, limpeza e manutenção dos equipamentos e
ambiente de trabalho;
u.Executar tarefas pertinentes à área de atuação, utilizando-se de
equipamentos e programas de informática;
v. Executar outras tarefas compatíveis com as exigências para o exercício
da função.

Diante da natureza do cargo e da Instituição pela qual vocês foram

contratados, assessorar outro profissional também se torna uma atribuição do
apoio administrativo e, para exercer todas essas funções com eficiência,
algumas características pessoais são importantes:
a. Capacidade de gerenciamento do tempo;
b. Capacidade de discernimento;
c. Iniciativa;
d. Capacidade de decisão;
e. Espírito de organização;
f. Habilidade para o relacionamento humano;
g. Equilíbrio emocional;
h. Capacidade de comunicar-se com clareza.

1.1. Gerenciamento do Tempo:

A capacidade de gerenciamento do tempo é uma das habilidades

mais importantes no mercado de trabalho. Gerenciamento de tempo é o ato ou
processo de planejamento e execução do controle consciente sobre a
quantidade de tempo gasta com atividades específicas, especialmente para
aumentar a efetividade, eficiência e produtividade, visando organizar o tempo
disponível, de forma que atenda a execução de todas as tarefas.
Para um gerenciamento de tempo eficiente devemos levar em
consideração uma série de fatores:

1.1.1. Planejamento:
 Sem planejamento, você corre o risco de assumir mais tarefas do
que realmente consegue executar, além disso, quando se planeja, as chances
de elevar a sua produtividade e conquistar os resultados esperados aumentam.

Faça uma lista de todas as atividades que precisam ser cumpridas, isso ajuda
a visualizar as tarefas finalizadas, em espera e atrasadas.

1.1.2. Definição de metas:

A definição de metas, além de permitir que você entenda claramente

seu objetivo e o que exatamente você precisa priorizar para alcançá-lo, ajuda a
aumentar a motivação, contribui para manter o foco e proporcionar a sensação
de tarefa cumprida.

1.1.3. Atenção aos Prazos:

A primeira recomendação é nunca subestimar a duração de uma

tarefa. É sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de
segurança, esse tempo extra é fundamental para resolver algum imprevisto que
possa surgir no caminho. Assim, você assume o controle do tempo em vez de
se tornar refém dele.

1.1.4. Agenda de trabalho

A agenda de trabalho é um instrumento muito simples e, justamente

por isso, acaba sendo subestimado em sua importância. Contudo, uma agenda
de trabalho é mais que um lembrete para compromissos imediatos, ela serve
como um norte para que você se localize em sua rotina como profissional. Use
agenda, de papel ou digital, as versões online são ótimas porque você pode
estabelecer alertas, que ajudarão a lembrar das suas marcações.

1.1.5. Priorizar as tarefas urgentes

Classifique as tarefas por ordem de importância e nível de urgência,

se puder delegue as menos importantes e deixe para o fim as que não são
importantes, nem urgentes. Faça um exercício de reflexão sobre os seus
afazeres. É possível escolher algo para deixar de cumprir? Pode ser que você
encontre algumas tarefas dispensáveis, pode ser que algumas atividades não
estejam alinhadas aos objetivos.

1.1.6. Evitar a procrastinação

 A procrastinação pode ser definida como o adiamento constante de
uma atividade que precisa ser realizada. Tarefas que vão desde as mais
simples às mais complexas que acabam sendo prorrogadas, e outras coisas
sem tanta importância passam na frente da lista de prioridades. Não cumprir
demandas no tempo estipulado e concluir atividades sem comprometimento
pode afetar seriamente a produtividade no trabalho. Para evitar que aconteça,
evite as distrações, como redes sociais, mensagens no celular e cafezinhos
fora de hora com os colegas de trabalho.

1.1.7. Organizar as pausas:

Ao realizar uma atividade por muito tempo, você pode começar a

agir mecanicamente, prejudicando o seu senso crítico e o rendimento
profissional. Pausas esporádicas também ajudam a preservar a saúde, ficar na
mesma posição por horas pode gerar doenças ocupacionais ou lesões por
repetição. Dar um tempo da sua cadeira, pode te fazer mais saudável.

Lembrando sempre que as pausas durante a rotina precisam ser

estratégicas, além daquelas necessárias para alongamento e descanso, você
precisa parar por alguns períodos para recuperar a criatividade e a disposição.

1.1.8. Evitar as multitarefas

A ideia de ser multitarefa está presente principalmente no ambiente

de trabalho. Com diversas demandas a serem realizadas ao longo do dia
acaba sendo tentador, e até necessário, fazer várias coisas ao mesmo tempo,
dividindo a atenção.  Contudo, assumir várias demandas e realizar atividades
diferentes ao mesmo tempo na maioria das vezes mais prejudica do que ajuda.

Quando dividimos o foco de atenção e tentamos fazer várias coisas

ao mesmo tempo, nosso cérebro está mais focado em uma e as outras ficam
em segundo plano, portanto, não são processadas com a devida atenção pelo
cérebro e com isso a qualidade do trabalho fica prejudicada.

1.2. Capacidade de discernimento:

Uma pessoa com bom discernimento tem perspicácia, astúcia e

sagacidade para compreender certas coisas ou para fazer as escolhas
acertadas.
É considerável a importância do discernimento quando se pretende
analisar situações, tomar decisões e fazer julgamentos corretos. O
aprimoramento da faculdade de discernir o certo do errado, o bem do mal, o
bom do melhor, o mais do menos conveniente, facilita e qualifica as decisões e
providências.

1.3. Iniciativa:

Iniciativa é o ato de tomar a frente de alguma tarefa, solução ou projeto.

Um profissional que tem iniciativa é aquele que está sempre apresentando
propostas para a equipe, que identifica determinado problema e busca resolvê-
lo o quanto antes. Quem tem iniciativa no trabalho em equipe não espera o
outro agir.
Um profissional com iniciativa precisa estar sempre atento ao ambiente ao
seu redor. Assim, será capaz de identificar o que precisa ser feito e de que
maneira é possível contribuir para a melhoria dos resultados da equipe.
A partir de suas observações, faça sugestões ao seu líder e aos seus
colegas de trabalho para que, juntos, vocês consigam traçar um plano de ação
para melhorar os aspectos que você identificou.

1.4. Capacidade de decisão:

De forma geral decisão é escolher entre duas ou mais alternativas ou

possibilidades, todas candidatas a resolver um problema ou aproveitar uma
oportunidade.
Tomar decisões é aproveitar uma oportunidade ou resolver um problema
(MAXIMIANO, 2009), e fazer isso da melhor forma possível é importante tanto
na vida profissional, como na vida pessoal.
A autonomia do secretário na tomada de decisão tem aumentado, assim
como identificar e solucionar problemas passou a fazer parte da sua rotina.
Contudo, para o secretário ter uma atuação assertiva na tomada de decisão
além de perceber, analisar e compreender a situação/problema e suas inter-
relações, necessita conhecer amplamente os processos, as estratégias e a
dinâmica organizacional de forma a facilitar a arte de julgamento e a ação na
solução.

1.5. Espírito de organização:

A organização é uma característica que ajuda o profissional a se destacar

em inúmeras áreas. Mas, quando se fala do perfil de um secretário, essa é uma
habilidade considerada essencial. Afinal, ele tem que lidar a todo momento com
cronogramas, prazos, eventos e informações vindo de todos os lados e para
organizar é preciso ser organizado — uma coisa depende da outra.

1.6. Habilidade para o relacionamento humano:

A boa convivência coletiva amplia as aptidões para um relacionamento

harmonioso com as pessoas. A empatia social é um dos cinco componentes
que mapeia a inteligência emocional. É a base para o relacionamento humano.
Segundo Krznaric (2014, p. 9) sobre o conceito de empatia, A empatia é
de fato, um ideal quem tem o poder tanto de transformar nossas vidas quanto
de promover profundas mudanças sociais. A empatia pode gerar uma
revolução. Não uma daquelas revoluções antiquadas, baseadas em novas leis,
instituições ou governos, mas algo muito mais radical: uma revolução das
relações humanas.

1.7. Equilíbrio emocional:

As pessoas que têm desenvolvido o equilíbrio emocional são pessoas

com empatia, autoconfiantes, capazes de controlar os impulsos e manter o
equilíbrio, não deixando que a ansiedade interfira em sua capacidade de
pensar e gerenciar as emoções, o que proporciona relações positivas no
ambiente de trabalho.
O equilíbrio emocional, segundo Goleman (1995), pode ser adquirido,
nutrido, desenvolvido e ampliado não se trata de uma característica impossível
de adquirir. É preciso que a pessoa tome consciência das competências que
precisa desenvolver e aproveite todas as situações de sua vida pessoal e
profissional para praticá-las.

1.8. Capacidade de comunicar-se com clareza:

A comunicação passa por todo o sistema organizacional e por esta razão

deve ser considerada como elemento estratégico nas organizações. Sendo
assim, o secretário deve estar muito atento ao processo da comunicação, uma
vez que dentro do perfil atribuído pelas empresas, este profissional encontra-se
cercado por todos os sistemas gerenciais das organizações bem como por
todas as modalidades da comunicação organizacional.
Pode-se dizer que as organizações utilizam recursos comunicacionais
para se posicionar estrategicamente no mercado onde atuam, favorecendo sua
imagem para o público externo, posicionando seus produtos, ou otimizando
seus processos. Neste contexto o secretário deve estar atendo às
necessidades organizacionais para se destacar no mercado de trabalho,
buscando especializar-se na área da comunicação, pois esta é de fundamental
importância para a atuação deste profissional na sua atuação como articulador
ou gestor.

2. REDAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS

2.1. Clareza

Um texto considerado claro é aquele que proporciona a fácil

compreensão de seu conteúdo.
Além do texto ter que apresentar uma boa ortografia, suas ideias
precisam ser expostas de maneira clara, isto é, sempre que você for escrever
um e-mail, artigo, carta ou relatório, é importante se colocar no lugar do leitor.
Num texto oficial, é preciso que o vocabulário utilizado não dê
margem para múltiplas interpretações. É necessário buscar a precisão do
termo, evitando expressões ambíguas, gírias e palavras em sentido figurado.

2.2. Concisão
 A concisão é uma qualidade do texto, principalmente o do oficial. Um
texto conciso consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo
de palavras. Um texto conciso caracteriza-se pela ausência de excessos ou de
elementos desnecessários aos propósitos do texto. Trata-se exclusivamente de
cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao
que já foi dito.

2.3. Impessoalidade

O texto oficial pressupõe uma forma de comunicação objetiva e

impessoal, para isso é necessário omitir os agentes do discurso para ocultar
nossa opinião pessoal e as diversas vozes que compõem um texto.
Isso significa que não deve incorporar juízos de valor e pontos de
vista de quem o redige. A impessoalidade evita a duplicidade de interpretações
que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto, evitando
confusão entre os propósitos de comunicação do órgão emissor do documento
e a opinião do redator.

2.4. Polidez

Um texto oficial, além de ser estruturado de forma adequada e

comunicar um conteúdo coerente, precisa tratar do assunto de forma
respeitosa.
O uso da polidez torna as relações empresariais mais produtivas,
melhorando a comunicação, tanto oral quanto escrita, favorecendo as relações
interpessoais. As expressões vulgares provocam mal-estar, assim como os
tratamentos irreverentes, a intimidade, a gíria, a banalidade, a ironia e as
leviandades.
Dessa maneira, a polidez é um recurso indispensável para a atuação
do profissional de secretariado, principalmente ao redigir documentos oficiais.

2.5. Padronização

Como regra, o texto oficial obedece a uma padronização estética,

linguística e estrutural. Essa padronização possibilita que um texto oficial seja
reconhecido facilmente e que as informações contidas sejam visualizadas
rapidamente, garantindo organização, agilidade e eficácia na comunicação.
Por essa razão, nos diferentes gêneros de documentos oficiais
haverá sempre lugar específico para cada tipo de informação (cabeçalho,
vocativo, corpo do texto, local e data etc.), uma linguagem própria (formal/culta)
e uma formatação padrão (caracteres, espaçamento, margens etc.).

3. PADRONIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO NUTEAD

3.1. Formatação da página

Os documentos padrão, como o ofício devem obedecer à seguinte

formatação:
a. tamanho de papel: A4 (29,7 cm x 21cm);
 b. margem lateral esquerda: 3 cm de largura;
c. margem lateral direita: 2 cm;
d. margem superior e inferior: 2 cm;

3.2. Cabeçalho

O cabeçalho a ser utilizado em documentos emitidos pelo NUTEAD

e coordenação de curso afins, deve conter os logos oficiais do NUTEAD e da
UEPG, conforme segue:

3.3. Fonte e texto:

Formatação do texto: texto justificado, recuo de parágrafo de 2 cm.

Formatação da Fonte:
a.Texto: Fonte Arial, tamanho 12. No caso da fonte Times New Roman,
pode-se utilizar o tamanho 13.
b.Fonte e títulos de figuras, mapas, quadros, tabelas e nas notas de
rodapé: tamanho 10.
c. Espaçamento entre linhas: 1,5
d.Espaçamento entre caracteres: expandido por 0,6 pt

3.4. Margens

a. Margem superior: 3 cm
b. Margem esquerda: 3 cm
c. Margem inferior: 2 cm
d. Margem direita: 2 cm

4. OFÍCIO

Ofício é a correspondência oficial expedida exclusivamente por

órgãos públicos. O que o distingue de uma carta é o caráter oficial de seu
conteúdo e algumas características específicas de sua forma. O destinatário
pode ser um órgão público ou particular. O ofício tem como finalidade veicular
matéria administrativa ou de caráter social.

4.1. Forma e estrutura:

Quanto à forma e estrutura, o ofício constitui-se de:

4.1.1. Identificação do documento:

 Os documentos oficiais devem ser identificados com a palavra “Ofício”
abreviada (Of.), seguida do número de ordem, do ano e da sigla do órgão que
expede o documento (separados por barra), alinhados à esquerda, na mesma
linha que o local e data, conforme modelo.

4.1.2. Assunto ou ementa (recomendável):

O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma
sucinta. Ele deve ser grafado da seguinte maneira:
a) título: a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o conteúdo
do documento, seguida de dois-pontos;
b) descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do documento
deve ser escrita com inicial maiúscula, não se deve utilizar verbos e sugere-se
utilizar de quatro a cinco palavras;
c) destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusive o título, deve ser
destacado em negrito;
d) pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto; e
e) alinhamento: à margem esquerda da página.

Exemplo:
Assunto: Indicação de servidor para seminário.

4.1.3. Vocativo ou destinatário:

Tratamento ou cargo do destinatário seguido de vírgula.

Ex.: “Senhor Superintendente,”; “Senhor Professor,”.

OBS: No ofício, não se deve usar o vocativo “Prezado(a) Senhor(a)”, salvo

quando o destinatário não tem indicação de cargo.

4.1.4. Corpo do texto:

O texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de

estrutura:
Nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos,
o expediente deve conter a seguinte estrutura:
a) introdução: em que é apresentado o objetivo da comunicação. Evite o
uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar
que. Prefira empregar a forma direta: Informo, Solicito, Comunico.
O documento deve ser redigido somente em primeira pessoa, podendo-
se, em princípio, optar pelo singular (comunico, informo, solicito) e plural
(comunicamos, informamos, solicitamos). Quando se trata de assunto em que
a autoridade tem responsabilidades legais em função do cargo, deve-se usar a
1ª pessoa do singular;
b) desenvolvimento: em que o assunto é detalhado; se o texto contiver
mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos
distintos, o que confere maior clareza à exposição;
c) conclusão: em que é afirmada a posição sobre o assunto.
 Quando forem usados para encaminhamento de documentos, a estrutura
é modificada:
a) introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o
encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve
iniciar com informação do motivo da comunicação, que é encaminhar,
indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data,
origem, ou signatário e assunto de que se trata) e a razão pela qual está sendo
encaminhado;

4.1.5. Fecho:

O fecho das comunicações oficiais objetiva tem a finalidade óbvia de

arrematar o texto e saudar o destinatário. Usam-se fórmulas breves, tais como
“Respeitosamente” ou “Atenciosamente”, pode ser centralizado e posicionado
acima da assinatura;

4.1.6. Identificação do signatário:

Todas as comunicações oficiais devem informar o signatário segundo o

padrão:
a) nome: nome da autoridade que as expede, grafado em letras
maiúsculas, sem negrito;
b) cargo: cargo de autoridade que expede o documento, redigido apenas
com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as palavras do cargo
devem ser grafadas em minúsculas; e
c) alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na
página.

Obs.: Não se deve deixar para a última folha somente o fecho e a assinatura.

4.1.7. Anexo:

No caso em que o ofício encaminhar documento, isto deve ficar

explicitado no corpo do texto. Também deve constar no rodapé, à direita da
folha, antes do endereçamento, a palavra Anexo.

4.1.8. Endereçamento:

O endereçamento é uma das características que vai diferenciar o

memorando, que é uma forma de comunicação eminentemente interna, de um
ofício, que tanto pode ser destinado a outros órgãos públicos quanto a
particulares.
No caso do ofício deverão constar os seguintes elementos:
a) vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o
expediente;
b) nome: nome do destinatário;
c) cargo: cargo do destinatário;
d) endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em
duas linhas:
 - primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário;
- segunda linha: CEP e cidade/unidade da federação, separados por
espaço simples. Na separação entre cidade e unidade da federação pode ser
substituída a barra pelo ponto ou pelo travessão; e
e) alinhamento: à margem esquerda da página.

Exemplos: Ao Senhor [NOME]

Gerente de Planejamento XX
Rua Boa Vista, 150 - 11º andar - Centro
01014-000 - São Paulo - SP

5. ATA

Ata é o documento em que se registram, de forma exata e metódica,

as ocorrências, resoluções e decisões das assembleias, reuniões ou sessões
realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras
entidades semelhantes.
É documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser redigida de
maneira que não possa ser modificada posteriormente. O texto da ata pode ser
registrado em livros próprios, manuscrito e devidamente autenticado. As
páginas são rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de
encerramento, o que confere cunho oficial ao documento. A ata também pode
ser registrada em folhas avulsas impressas, sistema que, embora mais prático,
oferece risco de extravio, acréscimos ou modificações posteriores.
Embora a estrutura textual da ata seja simples, exige-se que o(a)
redator(a) domine a norma-padrão da Língua Portuguesa, por se tratar de texto
técnico, e que também saiba articular de forma eficiente sequências narrativas
e descritivas, a fim de ser fiel ao que foi exposto durante o evento.
Por ter uma utilização formal, as atas apresentam um conjunto de
normas de produção, que constituem a chamada “redação técnica”.
Algumas das regras básicas para a produção de uma ata de reunião,
por exemplo, são:
 ausência de abreviaturas;
 sem parágrafos ou alíneas;
 todos os números devem ser escritos por extenso;
 não usar corretivos;
 sem rasuras ou emendas no texto;
 verbos no pretérito perfeito do indicativo;
 linhas numeradas;
 páginas numeradas.

5.1. Forma e estrutura

a. Título;
b. dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
c. pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, professores,
delegados etc.);
d. ordem do dia (discussões, votações, deliberações etc.);
e. local da reunião;
f. fecho;
g. assinaturas.

Exemplo:

6. CORREIO ELETRÔNICO

A utilização do e-mail para a comunicação tornou-se prática comum, não

só em âmbito privado, mas também na administração pública.
Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado um documento
oficial, assim como o ofício. Portanto, deve-se evitar o uso de linguagem
incompatível com uma comunicação oficial.
Contudo, para que o e-mail tenha valor documental, isto é, para que
possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação
digital que ateste a identidade do remetente, segundo os parâmetros de
integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira - ICP-Brasil, conforme os termos da Medida Provisória nº
2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
7. CONCEITOS:

Segue abaixo alguns conceitos importantes:

7.1. UAB

A Universidade Aberta do Brasil é um sistema integrado por universidades

públicas que oferece, por meio do uso da metodologia da educação a distância,
cursos de nível superior para camadas da população que têm dificuldade de
acesso à formação universitária.

O público em geral é atendido, mas os professores que atuam na

educação básica têm prioridade de formação, seguidos dos dirigentes,
gestores e trabalhadores em educação básica dos estados, municípios e do
Distrito Federal.

O Sistema UAB foi instituído pelo Decreto 5.800, de 8 de junho de 2006,

para: "O desenvolvimento da modalidade de educação a distância, com a
finalidade de expandir e interiorizar a oferta de cursos e programas de
educação superior no País". Fomenta a modalidade de educação a distância
nas instituições públicas de ensino superior, bem como apoia pesquisas em
metodologias inovadoras de ensino superior respaldadas em tecnologias de
informação e comunicação. Além disso, incentiva a colaboração entre a União
e os entes federativos e estimula a criação de centros de formação
permanentes por meio dos polos de apoio presencial em localidades
estratégicas.

Assim, o Sistema UAB propicia a articulação, a interação e a efetivação

de iniciativas que estimulam a parceria dos três níveis governamentais (federal,
estadual e municipal) com as universidades públicas e demais organizações
interessadas, enquanto viabiliza mecanismos alternativos para o fomento, a
implantação e a execução de cursos de graduação e pós-graduação de forma
consorciada.

Ao plantar a semente da universidade pública de qualidade em locais

distantes e isolados, incentiva o desenvolvimento de municípios com baixos
IDH e IDEB. Desse modo, funciona como um eficaz instrumento para a
universalização do acesso ao ensino superior e para a requalificação do
professor em outras disciplinas, fortalecendo a escola no interior do Brasil,
minimizando a concentração de oferta de cursos de graduação nos grandes
centros urbanos e evitando o fluxo migratório para as grandes cidades.

7.2. Polos UAB

 O Polo UAB é uma estrutura acadêmica de apoio pedagógico, tecnológico
e administrativo para as atividades de ensino e aprendizagem dos cursos e
programas de Educação a Distância - EaD, de responsabilidade das
Instituições de Ensino Superior - IES. O polo UAB é localizado,
preferencialmente, em municípios de porte médio, que apresentam um total de
habitantes entre 20 e 50 mil, e que não possuam instalações acadêmicas
públicas de nível superior.

Para implantar ou manter um Polo UAB, a instituição interessada deverá

dispor de espaços com mobiliário correspondente às suas finalidades, além de
condições adequadas de conforto ambiental, iluminação, acústica e ventilação.

Para instalação de um novo polo é necessário, primeiramente, que a

instituição interessada entre em contato com uma ou mais instituições de
ensino para verificar seu interesse em ofertar cursos naquele município. O
segundo passo é encaminhar ofício à CAPES acompanhado do interesse da
IES, solicitando o polo, conforme Portaria CAPES Nº218 de 24 de setembro de
2018.

7.3. Tutor:

Tutor é o profissional selecionado pela IPES vinculada ao Sistema UAB

para o exercício das atividades descritas a abaixo. No entanto, cabe às
instituições de ensino determinar, nos processos seletivos de tutores, as
atividades a serem desenvolvidas para a execução dos Projetos Pedagógicos,
de acordo com as especificidades das áreas e dos cursos.
De maneira geral as atribuições dos tutores são: Mediar a comunicação
de conteúdos entre o professor e os estudantes; Acompanhar as atividades
discentes, conforme o cronograma do curso; Apoiar o professor da disciplina no
desenvolvimento das atividades docentes; Manter regularidade de acesso ao
Ambiente Virtual de Aprendizagem - AVA e responder às solicitações dos
alunos no prazo máximo de 24 horas; Estabelecer contato permanente com os
alunos e mediar as atividades discentes; Colaborar com a coordenação do
curso na avaliação dos estudantes; Participar das atividades de capacitação e
atualização promovidas pela instituição de ensino; Elaborar relatórios mensais
de acompanhamento dos alunos e encaminhar à coordenação de tutoria;
Participar do processo de avaliação da disciplina sob orientação do professor
responsável; Apoiar operacionalmente a coordenação do curso nas atividades
presenciais nos polos, em especial na aplicação de avaliações. 

7.4. SGB

O Sistema de Gestão de Bolsas (SGB) é o sistema no qual o FNDE

realiza as operações necessárias para finalizar o processo de pagamento de
bolsas. É por meio dele que as secretarias gestoras dos programas no
Ministério da Educação (MEC) enviam ao FNDE tanto os cadastros de cada um
dos bolsistas como as autorizações de pagamento mensal das bolsas.
No entanto, como se trata de sistema que gerencia recursos públicos, o
acesso é restrito e o usuário precisa ser previamente cadastrado. Cada usuário
tem um perfil específico para entrar no sistema.
 Na UEPG, atualmente, o responsável pela gestão das bolsas é o Edson
Luis Marchinski (bolsas@ead.uepg.br).

7.5. SISACAD

O SISACAD é uma plataforma de suporte para acompanhamento e.......

SISACAD - Sistema de Controle Acadêmico da UEPG.

O Sistema atende todo o registro da vida acadêmica, desde a criação do

registro acadêmico até a emissão do diploma de graduação.
Entre outros recursos, permite a matrícula automática de acadêmicos,
gerenciamento de calendários com turmas anuais, semestrais e trimestrais
definidas pela PROGRAD.

Através do SISACAD, tanto a PROGRAD, como os coordenadores de curso

podem criar as ofertas de disciplinas e gerenciar as matrículas dos
acadêmicos.

A PROGRAD, possui acesso a área administrativa, onde podem também

cadastrar aproveitamento de estudos, oportunidade de novas provas, liberar
acesso a digitação de notas de disciplinas que não estão em calendários
ativos, criar currículos de cursos, cadastrar acadêmicos prováveis concluintes
em Colação de grau, além de informações sobre ENADE.

7.6. SISUAB

O SisUAB é uma plataforma de suporte para acompanhamento e gestão

de processos da Universidade Aberta do Brasil. Utilizado para o cadastramento
e consulta de informações sobre instituições, polos, cursos, material didático,
articulações, colaboradores e mantenedores.

O acesso ao SisUAB (https://sisuab2.capes.gov.br/sisuab2) é permitido

apenas aos usuários, vinculados a Capes, previamente autorizados.

O Coordenador UAB pode fazer cadastro e novas associações de

colaboradores. No entanto, o Sistema permitirá apenas o cadastro de
Coordenador UAB, Coordenador Adjunto e Coordenador de Curso.
Em sua página inicial, sem necessidade de realizar login, é possível
visualizar:
a) instituições e polos por estado;
b) polos disponíveis em cada instituição;
c) cursos disponíveis em cada polo;
 d) cursos disponíveis em cada instituição; e
e) detalhes sobre cada curso de cada polo/instituição.

7.6.1. Primeiro acesso:

É recomendado a troca da senha no primeiro acesso.

a) Na tela do Login clique no link “Alterar minha senha de acesso”;
b) Informe seu CPF e a sua senha padrão que foi gerada
automaticamente e encaminhada ao seu e-mail no momento do
cadastro;
c) Informe a nova senha;
d) Confirme a nova senha;
e) Clique em salvar;
f) Acesse o sistema com a nova senha.

7.6.2. Cadastro de Discentes:

Importação de Dados:

7.6.2.1. Modelo de Arquivo:

Para a inclusão dos alunos na oferta do SisUAB2 o layout do Modelo de

Arquivo deve ser:

Orde Informaçã Tamanh Formato Defaul Obrigatóri Descrição

m o o t o
Nome do Polo
O nome informado
1 Nome do 80 Alfanuméric - Sim deverá
Polo o ser exatamente igual
ao nome registrado no
Sisuab2
2 CPF do 11 Numérico - Sim Número do CPF do
aluno
Aluno
Códigos de Situação

CAN-Matrícula
Cancelada CUR-
Cursando
TRC-Matrícula
trancada DES-
Desvinculado
Código da FDO-
3 Situação 3 Numérico - Sim Formado
no FAL-
Falecido
Período TRA-
Atual Transferid
o DTT-
Desistente
TCC-Retido com TCC
Obs.: Na inclusão do
aluno o sistema grava a
situação
como “CURSANDO”.

4 E-mail 60 Alfanuméric - Sim Endereço de e-mail

o
5 DDD 3 Numérico - Não Código DDD

6 Telefone 9 Numérico - Não Número do Telefone

Código de
Ocupação da Vaga
7 Público Alvo 2 Alfanuméric - Não DS – Demanda
o Social PR –
Professor da Rede
7.6.2.2. Descrição do leiaute:

a) Tipo: Texto, com campos separados por ponto e vírgula.

b) Nome do Arquivo: Qualquer nome será permitido ao usuário
escolher o arquivo que desejar importar antes de iniciar a operação.
c) Extensão: “.txt” ou “.csv”.
d) Padrão CSV (campos separados por ponto-e-vírgula)
Este tipo de arquivo pode ser gerado facilmente com o Microsoft Excel,
LibreOffice Calc, Bloco de notas e outros softwares.
e) Atenção! O arquivo deverá estar com a codificação igual a UTF-8.

7.6.2.3. Como salvar o arquivo em UTF-8:

Planilha Excel e Windows:

a) Abra a planilha gerada no formato xls.

b) Faça os ajustes necessários.
c) Clique em Arquivo e Salvar como...
d) Altere o formato para CSV, separado por vírgulas (.csv)
e) Clique em Ferramentas > Opções da Web
f) Acesse a aba "Codificação" e Clique em "Salvar esse documento
como” e escolha a opção " Unicode (UTF-8)".
g) Clique em “Ok” e depois “Salvar”.

Calc e Linux:

a) Abra a planilha gerada no formato xls.

b) Faça os ajustes necessários.
c) Clique em Arquivo e Salvar.
d) Altere o formato para Texto CSV (.csv)
e) Na janela “Confirme o formato do arquivo”.
f) Clique em Utilizar o formato Texto CSV.
g) Altere a opção “Conjunto de Caracteres” para Unicode (UTF-8).
h) Clique em “OK”.

Editor de Texto:

a) Editar o arquivo no bloco de notas (editor de texto).

b) Opção Salvar Como...
c) Na combo Codificação selecionar a opção “UTF-8”

Construção do arquivo CSV:

a) A linha contendo os títulos dos campos NÃO DEVE SER INFORMADA.

b) As linhas que tiverem que ser ignoradas, devem conter um ";" ou "#" no
início da linha (primeiro caractere).
c) Os campos devem ser separados por ponto e vírgula (";").
d) Os campos de texto não devem conter nem apóstrofos e nem aspas
 delimitadoras.
e) Se um campo opcional não for informado, o ponto e vírgula (";") deve ser
informado também.
f) Todos os campos obrigatórios devem ser informados.
g) Se pelo menos um dos campos obrigatórios não for informado, o registro
será considerado INCORRETO e será ignorado.
h) Se o CPF ou CNPJ for inválido, o registro será considerado
INCORRETO e será ignorado.
i) Se o CPF ou CNPJ informado já estiver cadastrado, o registro será
considerado INCORRETO e será ignorado.

7.6.2.4. Exemplo de arquivo CSV:

CUIABÁ-MT CENTRO-SUL;34234578654;cur;teste@teste.com.br;061;98440321;DS

CUIABÁ-MT CENTRO-SUL;88754532145;cur;joao_DAT@email.com.br;;;

FORTALEZA DOS NOGUEIRAS-MA NOVA FORTALEZA;45367889789;cur;

mderpereira@teste. com.br;061;59432313;DR

FORTALEZA DOS NOGUEIRAS-MA NOVA FORTALEZA ;44589876570;cur;

sedsilav@teste.com. br;061;59432313;DR

FORTALEZA DOS NOGUEIRAS-MA NOVA FORTALEZA

;65789098766;cur;oliveira_ deffds@ teste.com.br;061;59432313;DR

Onde:

8. CONCLUSÃO

Observou-se, nesta apostila, que a comunicação é uma das ferramentas

mais importantes de produtividade. A comunicação é uma das peças
fundamentais para um profissional competente, a forma como nos
comunicamos determina a qualidade de nossa vida profissional, pessoal e
emocional. Todos esses fatores reunidos, juntamente com o seu equilíbrio,
proporcionarão ao profissional do secretariado maior credibilidade.
Ademais, o sucesso de uma empresa ou instituição está diretamente
ligado ao seu sistema de comunicação. Neste contexto, o processo da
comunicação organizacional circunda todas as atividades e atribuições do
secretário. De forma específica, a comunicação está presente na gestão de
documentos e sistemas de informação, ocasião em que o contato se
estabelece via comunicação, ou mesmo de forma mais indireta e abrangente
quando assessora a gerência nas tomadas de decisão, no planejamento de
ações internas e externas, e mesmo na leitura e diagnóstico de cenários
empresariais.