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Versão 042019
Data Abril2019
Entidade Formadora Set & Start Focus, Lda. - InFocus
Condições de utilização
O presente manual destina-se ao curso de (Nome do Curso/ Módulo/ Ação), sendo o conteúdo o mesmo, propriedade
da Set & Start Focus.
A sua duplicação para outros fins só poderá ser feita, mediante autorização expressa da Set & Start Focus.
O Manual está estruturado de acordo com o índice e os conteúdos inseridos estão adaptados em função dos objetivos
/competências do curso e do público-alvo, sendo um instrumento de apoio à realização da ação de formação.
Gestão do Tempo e
Organização do Trabalho
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Índice
Objetivos gerais.............................................................................4
Objetivos Específicos......................................................................4
Público Alvo................................................................................... 4
Introdução Gestão do Tempo......................................................... 5.
Módulo I – O que é o tempo e como geri-lo?.....................................6
Leis e Princípios de Gestão de Tempo........................................................7
Gestão de tempo:algumas das causas mais frequentes para perda de
tempo.......................................................................................... 10
Módulo II –Definir Objetivos e Prioridades..............................................12.
Módulo III –Planear Atividades e Tarefas.................................................15.
Módulo IV – Organização Pessoal...........................................................17.
Módulo V- Organização do Trabalho..............................................20.
Módulo VI – Organização do Trabalho em Equipa ....................................25.
Organização do Trabalho em Equipa:Condução de Reuniões ....................26
Bibliografia.................................................................................. 29
Gestão do Tempo e
Organização do Trabalho
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Objetivos gerais
Objetivos Específicos
Público Alvo
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Organização do Trabalho
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Introdução a Gestão de Tempo
Tempo: O que é?
Usar o Tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais para que se consiga atingir
objetivos e ter sucesso
Iremos DESENVOLVER a sua competência para gerir o tempo e a organização do seu trabalho.
4.Organização pessoal
5.Organização do trabalho.
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Módulo I
Apesar de pensarmos que “temos todos o tempo do mundo”, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo
que não o usemos ele permanece limitado. É algo que te significados diferentes ao longo da vida e que
não é adaptável.
Gestão de Tempo: muitas vezes a dificuldade não está no facto de existirem muitas tarefas para gerir, mas
a forma como utilizamos o tempo.
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Leis e Princípios de gestão de tempo
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Lei das sequências homogêneas de trabalho
. Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará muito mais tempo , do que executado de modo
contínuo
. Evitar Interrupções
.Evitar o Multitasking
Lei de Parkinson
Muitas pessoas investem esforço num trabalho de acordo com o tempo que têm disponível ( e não do que
é necessário).
Devemos pensar em função do tempo necessário para a realização da tarefa e não em função do que
dispomos para a realizar
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Lei Contra Produtividade
. Nada adianta trabalha muitas horas: A produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativo.
Cada ser humano tem o seu ritmo biológico, devemos direcionar as tarefas tendo em conta o mesmo
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Gestão de tempo: algumas das causas mais frequentes para a perda
tempo
Barreiras ambientais ao Tempo, incidindo sobre as preocupações de tempo que têm origem na envolvente
Barreiras Administrativas ao Tempo, onde são focadas certas competências administrativas que, quando
negligenciadas, causam perdas de tempo significativas
Esforçar-se demais
Desorganização pessoal
Falta de autodisciplina
Procrastinação, indecisão
Socializar
Delegação ineficiente
Falta de comunicação
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Não saber escutar
Módulo II
Planeamento na Gestão de Tempo : Estabelecer objetivos e prioridades
Mensurável: algo que possa ser medido, não pode ser abstrato
Realista: não ser algo nem demasiado difícil nem demasiado fácil
Compatível: ser algo que pode ser realizado sem ir contra ao que se quer
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Estabelecer Prioridades
Não basta definir objetivos, muitas vezes é necessário estabelecer prioridades sobre esses mesmo
objetivos.
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.O que eu gosto mais antes do que não gosto
.Tarefas marcadas com outros – reuniões- antes das que não têm horário previsto
.Tarefas marcadas com outros – reuniões- antes das que não têm horário previsto
Módulo III
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Planear Atividades e Tarefas
Outra estratégia da gestão do tempo, após estabelecer objetivos e prioridades é o planear as atividades e
tarefas.
Eis alguns itens a ter em conta:
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Elaborar um Plano Semanal
. Defina Objetivos
.Estabeleça prioridades para todas as atividades
.Seja realista quanto ao tempo
.Divida os trabalhos quando complexos
.Desenhe o seu plano em função do tempo
.Escolha a melhor sequência de atividades
.Defina locais para realizar as tarefas
. Deixe algum tempo para imprevistos
. Transforme o ato de planear num hábito
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Módulo IV
Organização Pessoal
Minimize as interrupções
. Analise as interrupções
.Seja breve
.Reorganize se
. Defina um prazo
. Escreva
.Desloque-se
. Conjugue assuntos
.Aprenda a comunicar melhor
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.Programe os números que mais utiliza
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.Ser breve
.Quando responder verificar quem vai receber o seu email
.Quando fizer foward (reencaminhar) mudar o assunto
Emails: a evitar
.Escrever tudo em maiúsculas ou sinais de exclamação
.Ser abrupto
.Dar ordens
.Assumir que o email é lido
.Enviar mensagens confidenciais
.Gravar a menos que necessário uma documentação
.Reenviar anedotas, a menos que saiba que o outro quer
Motivos habituais
.Desorganização
.Medo de falhar
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.Perfecionismo
Módulo V
Organização do Trabalho
Além da gestão do tempo e e organização pessoal, também a organização do trabalho e as diferentes fases
contribuem para o rentabilizar:
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Os principais objetivos nesta fase são:
. Simplificar métodos, procedimentos ou suportes de informação
.Afeta apenas os meios e as informações necessários e suficientes
1. Delegar as tarefas
2.Ter em conta a comunicação dentro da equipa para que facilmente se resolvam imprevistos
3.Criar dois documentos importantes: Plano/Agenda Anual e Lista diária
Delegar
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Existem dois tipos de comunicação :
Comunicação Verbal
Comunicação Verbal: a comunicação realizada através de símbolos ( sonora- fala/ visual- escrita) ou
palavras . Exemplo: Cartas, radio, telefone, televisão, palestras, diálogo
Comunicação Não-verbal
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Tudo o que é dito …
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• Ser descuidado, irrefletido, informal, espalhafatoso
• Ser irrealista com prazos
• Ser desorganizado e desarrumado
Módulo VI
Organização do Trabalho em Equipa
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É muito mais do que a simples soma de elementos que o compõem.
Ao pensamento individual , sobrepõem- se a consciência coletiva. Há influência recíproca dos seus
elementos
.Divisão de tarefas;
.Segurança;
Preparação
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Condução
INICIAR A REUNIÃO
Garantir a pontualidade
Dar as boas-vindas
Apresentar os participantes
Colocar os participantes à vontade
Referir o objetivo da reunião
Referir horários da reunião
Reforçar os pontos de agenda
Mencionar as vantagens da presença na reunião
Referir que haverá tempo reservado para questões
Identificar o participante que realizará a ata
DURANTE A REUNIÃO…
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ENCERRAR A REUNIÃO
Ser simples e breve
Recapitular o que foi discutido
Reforçar as tarefas / responsabilidades dos participantes
Definir next steps e timings de execução
Referir quando a ata será distribuída
Realçar pontos fortes
Avaliar a reunião
Agradecer a participação e presença
Agendar a próxima reunião
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COMO AVALIAR A REUNIÃO?
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6.Bibliografia
Bird, P. (2004). Gestão do Tempo. Lisboa: Espírito de negócios. [PS. 142 Bir*Ges]
Fontana, D. (1993). Managing Time. London: British Psychological Society. [G. 173 Fon*Man]
Guerra, P. (2000). Cerebrus ? Gestão Intra-pessoal. Colecção Empresa Inteligente. Cascais: Pergaminho.
Mackenzie, A., & Nickerson, P. (2009). The Time Trap: The Classic Book on Time Management (Fourth
Edition.). AMACOM.
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