Estratégias Eficazes de Gerenciamento de Tempo

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Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo
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Do Coaching de Lavanda
Tempo efetivo
Estratégias de Gestão
Direitos autorais 2011
www.lavendercoaching.com
2
Índice
Introdução ................................................. ........... 5
Capítulo 1. O Segredo para Ganhar Mais Tempo ..........7 Seu

Valor .......................... ...................... 21
Capítulo 2 Estimativa de tempo ...................... 25 Capítulo 3
Planeje seu tempo ..... ............................. 29 As Três Faces do

Tempo .............. .............. 30
SAIA! ................................................ ..... 32 Seu Orçamento
de Tempo ....................................... 34 Seguindo seu
plano ...................................... 36 Como proteger seu
plano ............................. 39
Capítulo 4 Assuma o controle do seu tempo .............. 44

Priorizando tarefas .............. ......................... 44 As
Medidas do Valor da Tarefa ....................... 47 Priorizando
Interrupções .............................. 48 Minimizando
Interrupções .......... ......................... 51 Identificando
Ladrões de Tempo e Prendendo-
os ..................... ................................................ 58 A
Separação .............................................. ... 66
Reuniões ....................................... ........... 68
Multitarefa ...................................... ............... 70 Limitar
ataques recebidos ............................... .... 71 Estabeleça
Regras para o Seu Tempo ........... 71
3
Capítulo 5 A Palavra Suja Mais Limpa -

Organização ....................................... ................................
73 Espaço de trabalho .............. .......................................
73 Organização do Processo ....... .............................
74 Capítulo 6 Ser ou Não Ser – Tomando
Decisões ......... ................................................ ...............
76 Técnicas de Tomada de Decisão .............. 77
Capítulo 7 Conversar... Conversar...
Conversar ............ 82 Erros de
Comunicação............ ................... 82 Comunicando-
se com mais eficiência ............... 83 Capítulo 8
Delegação e terceirização .. ............. 87
Delegar .............................. ............... 87
Terceirização ............................... ............ 91 Capítulo
9 Ferramentas de economia de
tempo ....................... ..... 93 Personal Digital
Assistant ( PDA ) .............. 93 Quadros de
Projetos Online ............... .................... 94 Feeds RSS ................
Conclusão ......................................................... .......... 97
4
Introdução
Existem tantas distrações no mundo atual da tecnologia
de negócios que poucas pessoas gerenciam seu tempo
com eficiência. Telefones celulares, PDAs, e-mail,
feeds de notícias RSS, Internet, reuniões on-line,
atualizações de software, telefone, chamadas em
conferência e pagamento de contas on-line, todos
criados para tornar nosso trabalho mais produtivo,
podem tornar o tempo muito menos administrável se não for usado com
À medida que as pessoas tentam colocar mais

atividades em suas vidas e mais negócios
realizados, agendar, gerenciar e priorizar tarefas
tornou-se ainda mais crítico.
Há uma grande diferença entre quantidade e qualidade

quando se trata de administrar o uso do nosso tempo.
Poucos proprietários de PME gastam uma fração de
seu tempo gerenciando seu próprio tempo em
comparação com a atividade do tempo dos funcionários.
Imagine a sensação no final do dia, sabendo que você

realizou tudo o que se propôs a fazer e fez o melhor uso
do seu tempo.
5
Imagine ter um plano para cada dia, que realmente

funcionou!
Este livro lhe dará as estratégias e ferramentas

necessárias para obter a satisfação que você deve
receber a cada dia.
6
Capítulo 1. O segredo para conseguir

mais tempo
Todos os dias as pessoas são ouvidas dizendo que

eu gostaria de ter mais tempo. Eles passam de tarefa em
tarefa e evento em evento na velocidade da luz, tentando
encontrar maneiras de fazer e realizar mais.
Algumas pessoas parecem realizar muito mais do que

outras em seu dia, semana e vida. Benjamin Franklin
foi um autor, político, cientista, filósofo, impressor,
inventor, ativista e diplomata de sucesso. Suas realizações
são surpreendentes. Ele era um cientista conhecido por
suas teorias e descobertas e ganhou o
reconhecimento de colegas cientistas e intelectuais.
Ele foi um escritor e ativista político e serviu como
diplomata durante a Revolução Americana. Ele era
editor de jornal, autor de publicações independentes.
PostMaster General, e iniciou a primeira biblioteca
americana. Seus créditos continuam.
Benjamin Franklin é até creditado pela

declaração; 'Tempo é dinheiro.' Como ele arranjou
tempo?
7
A boa notícia é que não há mais tempo! Como isso pode

ser uma boa notícia?
A este respeito, o campo de jogo é nivelado.

• Todos têm as mesmas vinte e quatro horas de
um dia.
• Sua concorrência não tem mais horas por dia do que
você. • O
homem mais rico não pode comprar nem mais um
minuto de tempo em um dia!
• Você só pode gerenciar a si mesmo e as atividades
de forma mais eficaz.
Em uma semana de trabalho típica de quarenta horas,

estima-se que a pessoa média gaste:
1,7 horas procurando coisas

1,0 hora reagendando compromissos e
tarefas
1,4 horas perdidas por causa de
compromissos e tarefas reagendadas
2,2 horas perdidas por

desorganização e falta de prioridade
8
Isso é um total de mais de 6 horas desperdiçadas devido

ao mau planejamento e falta de organização.
Quando as pessoas são questionadas por que
não são organizadas, a razão número um dada é:
"Não tenho tempo."
O fato é que as pessoas escolhem ser desorganizadas. A

maioria das pessoas poderia economizar esse tempo
perdido gastando apenas duas horas por semana
organizando e planejando. Em apenas duas horas de
planejamento, você pode liberar de três a quatro horas
adicionais todas as semanas do horário nobre.
Gestão de tempo eficaz é sobre mudança de

comportamento. Aprender a passar mais tempo agindo
em vez de reagir. As habilidades aqui descritas irão ajudá-
lo a se organizar melhor e administrar o tempo de forma
mais eficaz, o que aumentará a produtividade,
mas somente se você adaptar as mudanças de
comportamento descritas neste livro.
O fato de que a maioria das organizações não possui um

programa de gerenciamento de tempo sugere que elas não
acham que esse seja um problema que precise ser
abordado. No entanto, nada afeta a capacidade de um
9
empresa funcione e seja produtiva mais do que a

capacidade de seus funcionários de usar habilidades
organizacionais para economizar tempo durante o dia útil.
As empresas devem tomar medidas no sentido de
incentivar seus funcionários a se tornarem
mais hábeis na organização e gestão do tempo.
Mesmo se você for uma pessoa extremamente
organizada, todos os seus esforços serão
desperdiçados se seus funcionários não continuarem
de onde você parou. Há várias coisas que você
pode fazer como proprietário ou gerente para
incentivar seus funcionários a se tornarem gerentes de tempo mais efici
Primeiro, pense no tempo de seus funcionários como

um ativo. É um ativo tangível que vale muito
dinheiro e deve ser tratado de acordo. Seu trabalho é
administrar esse ativo incrivelmente valioso. Você não
pode presumir que seus funcionários saibam como
regular o uso do tempo por conta própria. Como
proprietário ou gerente de uma empresa, é seu trabalho
usar as 40 horas semanais que um funcionário lhe dá
da maneira mais eficiente possível.
Em seguida, ao contratar novos funcionários, certifique-

se de avaliar suas habilidades de gerenciamento de
tempo. Isso é particularmente importante quando o cargo que está send
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preenchido exigirá auto-regulação. Você deseja contratar

iniciantes com boa autodisciplina. Faça
perguntas apropriadas, como “Você é bom em definir
prazos e cumpri-los?” Ao verificar referências, como
empregadores anteriores sobre habilidades de
gerenciamento de tempo.
Todos os seus funcionários devem estar trabalhando

em sua capacidade máxima. O downsizing nos anos
anteriores levou à eliminação de muitos cargos de
assistente e os gerentes e executivos agora são
forçados a fazer suas próprias tarefas de escritório.
Se eles estiverem executando essas tarefas com tanta
regularidade que seria mais econômico contratar um
funcionário horista, faça-o.
Quando um funcionário demonstra habilidades de

gerenciamento de tempo acima da média, reforce suas
ações. Em outras palavras, recompense-os pelo bom comportamento.
O comportamento que é notado e lembrado
agradavelmente tem muito mais probabilidade de ser
repetido. Além disso, outros funcionários seguirão seu exemplo.
Se você é um bom gerente de tempo e tem boas

habilidades organizacionais, compartilhe-as com as
pessoas ao seu redor. Ensine-os a administrar seu tempo. Você
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pode começar pedindo a todos os funcionários que

tragam papel e caneta para as reuniões para fazer
anotações. Dessa forma, eles podem transferir
os itens de sua lista de tarefas para a lista de tarefas.
Organize reuniões nas quais você se refere às tarefas
que foram dadas a eles.
As reuniões devem ser conduzidas de maneira

consciente do tempo. Uma reunião desorganizada
pode ser um dos maiores drenos de produtividade de uma empresa.
Se você tiver dificuldade em acreditar nisso,
calcule o salário que está pagando a todas as pessoas
que estarão sentadas em sua próxima reunião. As
reuniões devem começar pontualmente. Caso
contrário, as pessoas vão adquirir o hábito de se atrasar.
Você deve ter uma agenda. No entanto,
seja flexível o suficiente para que avanços intelectuais
possam ocorrer. Termine a reunião depois que todos
os seus objetivos forem abordados. Não deixe que ele
se arraste mais do que o necessário. Deixe os
participantes começarem a trabalhar nos itens discutidos na reunião, em
Por fim, enfatize a importância de uma boa

gestão do tempo para o sucesso da sua organização.
Você pode incluir dicas de gerenciamento de tempo
em seu boletim informativo. Se sua empresa não possui
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newsletter, apresente essas dicas nas reuniões de equipe.

Forneça oportunidades de treinamento em gerenciamento
de tempo para seus funcionários. Adquira livros e CDs
sobre o assunto e disponibilize-os para uso. Realizar
seminários de organização no local. Forneça aos
funcionários organizadores pessoais, manuais ou
eletrônicos. Tornar a organização e o
gerenciamento do tempo visíveis no local de trabalho
lembrará os funcionários da importância dessas habilidades.
O tempo é uma constante. Quando as habilidades organizacionais

precárias levam ao desperdício de tempo, esse tempo não pode ser recuperado.
Cada pessoa em uma organização precisa avaliar onde

seu tempo está indo em um determinado dia e, em seguida,
implementar alguns métodos de economia de tempo para
superar seus maiores desperdícios de tempo. A
implementação de muitas técnicas ao mesmo
tempo pode resultar em um funcionário gastando
mais tempo organizando do que trabalhando ou
ficando sobrecarregado e apenas voltando aos velhos hábitos devido à fru
Existem inúmeras perdas de tempo no local de

trabalho. Indecisão e procrastinação são talvez os dois
maiores infratores. No entanto, eles são seguidos
de perto por ineficiência, interrupções, erros
desnecessários, gestão de crises, má
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organização, reuniões ineficazes, microgerenciamento, falha

em delegar e falta de políticas, procedimentos ou padrões a
serem seguidos.
Agora, vamos dar uma olhada em algumas economias de

tempo no local de trabalho. A implementação de algumas
dessas técnicas pode aumentar muito a produtividade e, por sua vez, o mora
Depois de identificar seus desperdiçadores de tempo, tente
recuperar parte desse tempo perdido.
A chave para a organização e gestão do tempo é o
equilíbrio.
A vida consiste em sete áreas: saúde, família,

financeira, intelectual, social, profissional e espiritual.
Embora você não gaste a mesma quantidade de
tempo em cada uma dessas áreas, se negligenciar
qualquer uma delas, comprometerá seu sucesso em
todas elas.
Em seguida, anote as coisas - seja em um planejador diário

ou em um Palm Pilot. O processo real de anotar uma tarefa
ajuda você a lembrar mais facilmente que precisa realizá-
la. Você também pode ver o quadro geral e avaliar onde a
nova tarefa se encaixa com outras que já lhe foram
atribuídas.
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Planeje o trabalho de cada dia e siga seu plano. Se você

não tiver um plano, se distrairá facilmente e, portanto,
será menos produtivo. Você passará seu dia de trabalho
respondendo aos outros, suas solicitações e situações
de crise, em vez de realizar suas próprias tarefas.
Quando estiver planejando o trabalho de um dia, priorize.

Sua lista de coisas a serem realizadas incluirá aquelas
que são cruciais e aquelas que podem esperar.
Certifique-se de não gastar todo o seu tempo trabalhando
em tarefas que realmente não são tão importantes apenas
porque são menores e mais fáceis de concluir. Trabalhe
sua lista em ordem de importância. Não procrastine. Se
você se sentir tentado a adiar um item, divida a tarefa em
partes menores gerenciáveis.
De acordo com o Dr. Donald E. Wetmore, a pessoa média

recebe 50 interrupções por dia que levam cerca de cinco
minutos cada. Isso significa que passamos mais de
quatro horas por dia lidando com eventos não
planejados. Classificar o dilúvio de papel que cruza
sua mesa em um único dia pode ser cansativo.
Entre impressões de e-mail, mensagens telefônicas,
correspondência, memorandos, anúncios e faxes,
sua área de trabalho pode rapidamente se tornar
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muito pesado. Tente seguir a regra de manusear cada item

apenas uma vez. Se você não precisa dele, livre-se dele. Se
você não conseguir lidar com isso em alguns minutos,
considere delegá-lo. Se for de sua responsabilidade e demorar
para resolver, agende na sua agenda e guarde.
Entre em uma rotina. Boas rotinas podem aumentar a
energia e economizar tempo, enquanto rotinas irracionais

podem reduzir a criatividade. Certifique-se de que todas as
rotinas que você usa estão servindo a um propósito diferente de apenas preench
Planeje horários para realizar determinadas tarefas todos os dias.
Tarefas repetitivas, como responder a e-mails ou
preencher papéis, podem ser agendadas para serem
concluídas durante um determinado período de tempo todos os dias.
Isso permitirá que você dedique toda a sua atenção a essas
tarefas uma vez por dia, em vez de abordá-las
parcialmente várias vezes ao dia. Defina horários de início e
término para todas as principais tarefas durante o dia.
Certifique-se de não assumir mais do que você pode lidar.

Você pode querer impressionar seu chefe, mas pode ser um
erro dizer sim para muitas coisas.
Você só pode realizar uma quantidade finita de trabalho
durante o dia e assumir mais do que isso resultará no
desequilíbrio de partes de sua vida.
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Toda vez que você leva para casa algo do trabalho que
disse que faria, mas simplesmente não terminou,
alguma área de sua vida pessoal está sofrendo.
Não coloque esforço extra em tarefas que não valem a

pena. Algumas tarefas exigirão toda a sua atenção e
devem ser concluídas com o melhor de sua capacidade.
No entanto, existem outras tarefas que precisam ser feitas.
Não deixe que o perfeccionismo atrapalhe a conclusão
rápida de tarefas menos importantes para que você tenha
mais tempo para se dedicar aos projetos que realmente
merecem.
Stephen Covey, em First Things First, conta a

seguinte história:
Um dia, um especialista em gerenciamento de
tempo estava falando para um grupo de estudantes de administraçã
Enquanto ele estava na frente do grupo de
superpoderosos, ele disse: "Ok, hora do teste." Ele
então puxou um pote Mason de boca larga de um
galão e o colocou sobre a mesa. Ele produziu
cerca de uma dúzia de pedras do tamanho de um
punho e cuidadosamente as colocou uma de
cada vez no frasco. Quando a jarra estiver cheia
até a borda e não caberem mais pedras dentro,
17
ele perguntou: “Esta jarra está cheia?” Todos na

classe disseram: “Sim”. Então ele disse: “Sério?”
Ele enfiou a mão debaixo da mesa e tirou um balde

de cascalho. Então ele despejou um pouco de
cascalho e balançou a jarra, fazendo com que ela
caísse no espaço entre as grandes rochas.
Então ele perguntou ao grupo mais uma vez: “O
pote está cheio?” A essa altura, a aula já estava voltada para ele.
“Provavelmente não”, respondeu um deles.
"Bom!" ele respondeu.
Ele enfiou a mão embaixo da mesa e tirou um balde

de areia e começou a despejar a areia na jarra até
preencher os espaços deixados entre as pedras
e o cascalho. Mais uma vez ele fez a pergunta:
“Esta jarra está cheia?”
"Não!" a classe gritou. Mais uma vez ele disse:
"Bom".
Então ele pegou uma jarra de água e começou

a despejá-la até a jarra ficar cheia até a borda.
Então ele olhou para a classe e perguntou: “Qual
é o objetivo desta ilustração?”
Um castor ansioso levantou a mão e disse: “A
questão é que, não importa o quão cheio seu
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cronograma é, se você se esforçar muito,

sempre pode encaixar mais algumas coisas
nele!” “Não”, respondeu o orador, “esse não é o ponto.”
“A verdade que esta ilustração nos ensina é que,

se você não colocar as pedras grandes
primeiro, nunca as colocará. Quais são as
'grandes pedras' em sua vida: seus filhos,
seus entes queridos, sua educação, seus sonhos,
uma causa digna, ensinar os outros, fazer coisas
que você ama, sua saúde, seu cônjuge? Lembre-
se de colocar essas GRANDES ROCHAS
primeiro ou você nunca as colocará. Se
você se preocupar com as pequenas
coisas, nunca terá o tempo de qualidade que
precisa para gastar com as coisas grandes e importantes.”
Agora que vimos o quadro geral, vamos dar uma

olhada em seu próprio ambiente de trabalho pessoal e
como organizá-lo pode economizar seu tempo. Olhe
para sua mesa. Está bagunçado? Você deve ter
apenas oito a nove coisas em sua superfície de trabalho
a qualquer momento. Itens de uso diário devem ser
mantidos ao alcance, mas aqueles que são usados em
dias alternados ou com menos frequência podem ser deixados nas pro
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gavetas. Itens que você pode precisar apenas semanalmente ou
mensalmente podem ser armazenados em um armário de suprimentos.
O arquivamento deve ser feito regularmente. Não há problema em manter
um arquivo que você precisa usar nos próximos dois dias, mas
qualquer outra coisa deve ser devolvida o mais rápido possível. Você
está perdendo tempo procurando arquivos quando permite que eles se
acumulem em sua área de trabalho e, por sua vez, outras pessoas não
conseguem acessá-los. Defina datas de descarte para todos os seus
papéis e arquivos de computador. Essas datas podem ser
regulamentadas por lei, dependendo do tipo de setor em que você
trabalha, portanto, verifique se há alguma lei que regule a
retenção de arquivos.
Faça um espaço em sua mesa apenas para os itens recebidos.
Rotule-o e faça com que outras pessoas saibam disso. Você pode
até querer colocar uma caixa de entrada na parede do lado de fora da
sua porta. Isso reduzirá ainda mais as interrupções no seu dia
atarefado.
Mantenha um calendário mestre que liste os prazos para todos os
projetos nos quais você está trabalhando atualmente. Você não
precisa se lembrar de tudo. Anotar prazos e compromissos não
apenas libera sua mente para lidar com outros problemas, mas
também lhe dá uma
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imagem visual de como são seus dias e semanas.

Manter tudo em um só lugar permite que você consulte
facilmente.
Finalmente, melhorar suas habilidades ao telefone pode

melhorar sua produtividade. Quando tiver que
deixar uma mensagem, certifique-se de falar devagar e com clareza.
Dê o seu número no início e no final da mensagem.
Mesmo quando você estiver deixando uma
mensagem para um cliente recorrente, não presuma que
ele já tenha seu número. Se você tem um nome
incomum, soletre-o.
Seguir essas dicas aumentará muito suas chances

de obter uma resposta à sua mensagem.
Como você faz ligações comerciais para obter algum
tipo de informação necessária para a conclusão de
uma tarefa, é vital que suas ligações sejam
retornadas.
seu valor
Qual é o valor do seu tempo? Parece uma resposta

simples. Mas se você estiver usando quanto
dinheiro ganha como parâmetro e dividindo-o
21
por uma unidade de medida de tempo, digamos uma

hora, você pode subestimar dramaticamente seu tempo.
Para avaliar como você está usando seu tempo, faça

uma lista de tudo o que você fez hoje.
Agora coloque um valor em cada atividade. Se
você atendeu o telefone, e normalmente paga
alguém para fazer isso, use esse valor. Se você tomou
uma decisão gerencial, coloque um valor no tempo que
levou e multiplique isso pelo valor de uma pessoa com
tanta experiência e conhecimento, você teria que pagar
naquela posição para tomar essa mesma decisão.
Não dê valor a nada que não seja produtivo. Tente

fazer nos últimos dias. Você pode precisar de mais linhas.
Agora, quanto você vale atualmente todos os dias?
22
Atividade Tempo Horários Total

Gasto Valor
Dias
Total
23
Compare isso com o quanto você está realmente ganhando.

Você está utilizando seu tempo e habilidades em todo o
seu potencial em dólares?
Agora descubra seu valor horário ideal, a partir da hora mais

alta ou da posição mais produtiva. Multiplique isso pelo
número total de horas que você avaliou.
Qual é a diferença entre o seu valor ótimo e o valor presente?
Em vez de colocar um valor no seu tempo, tente valorizar

cada tarefa que você executa.
24
Capítulo 2 Estimativa de tempo
Engenheiros e estimadores de construção gastam

horas incontáveis usando equações matemáticas
complicadas para estimar
o tempo de conclusão de projetos de bilhões de dólares.
Embora a falta de prazos às vezes possa custar milhões
de dólares por dia, esses projetos repetidamente
ultrapassam o orçamento devido a erros de cálculo.
Se esses especialistas que são pagos para estimar o
tempo do projeto muitas vezes falham, como um gerente
de negócios pode esperar estimar o tempo do projeto?
Para agendar compromissos, projetos, processos,

tarefas e reuniões, você precisa de algumas habilidades
de estimativa de tempo.
Experiência
Quanto tempo essa mesma tarefa levou da última vez?
Qual é a diferença entre agora e a última vez que esta
tarefa ou projeto foi realizado? O pessoal, os
processos, a logística ou a tecnologia mudaram?
Referência
Quantas referências você pode coletar?
25
Estimativas de tempo de contratados terceirizados,

estimativas de entrega de produtos, informações de funcionários, etc.
Fatores dependentes
De que coisas ou pessoas esta tarefa ou projeto
depende?
Os fornecedores estão fabricando componentes que precisam
ser enviados? Você está terceirizando partes do projeto?
Componentes
Divida um projeto em partes e estime o tempo que cada
uma levará.
26
10
9
8
7
6 Capital
5
Orçamento
4
3 Fluxo de caixa
2
1
0
Veja os Imprevistos
Faça uma lista dos imprevistos que podem atrasar o
seu projeto. Crie um plano de recuperação para cada
um. Agora estime o tempo e o custo dessas
situações.
Estimativa do projeto
Orçamento Como o dinheiro afetará o projeto?
27
Haverá algum possível atraso no projeto por motivos de

fluxo de caixa?
Se o fluxo de caixa for reduzido, quando o capital acabará?
Idealmente, o orçamento deve esgotar o capital

necessário do caixa e do fluxo de caixa até o final do projeto.
Também reserve um tempo adicional para o

planejamento. Muitos projetos e tarefas requerem tempo de
planejamento adicional para revisão do progresso, à medida que o projeto avanç
Inclua o tempo estimado para planejamento adicional.
Inclua o tempo para aquisição e pessoal adicional ou

terceirização de que você precisará.
28
Capítulo 3 Planeje seu tempo
Se você não teve tempo de fazer certo da primeira vez, quando terá
tempo de fazer de novo?
Agendar Tempo de Planejamento

Marque um compromisso de planejamento semanal com você mesmo.
Um ótimo momento para esse compromisso em uma
semana de trabalho típica é no final da semana. Isso lhe dará a
oportunidade de planejar a próxima semana.
As sextas-feiras são ótimas. Você sairá para o fim de semana
com um sentimento de confiança e chegará na segunda-feira com
direção.
Para a maioria dos proprietários de PME que não estão
acostumados a práticas eficazes de gerenciamento de tempo, o

planejamento exige intensa concentração. Isso é completamente compreensível.
A maioria dos proprietários de PME está voando em combate.
Eles estão voando pelo assento de suas calças durante a maior
parte do dia em alta velocidade enquanto são alvejados por
uma enxurrada de interrupções, enquanto tentam permanecer no
vôo e navegando em suas naves. Eles têm uma dúzia de
projetos em mente, incêndios para extinguir e novas ideias para
implementar.
29
O planejamento resume uma semana inteira de atividade em duas

horas de programação concentrada. A princípio, traçar um projeto
estratégico de atividade pode até ser doloroso e parecer improdutivo.
Mas as
recompensas do planejamento persistente com as
habilidades descritas podem ser dramáticas.
As Três Faces do Tempo
Para gerenciar seu tempo com eficácia, você precisa primeiro

categorizar o tempo. Estes não são tipos de atividades, mas
sim os tipos de tempo disponíveis para você.
O horário nobre é o tempo que você tem para ser mais

produtivo.
Horário Secundário - Este é o tempo que você tem entre o

horário nobre e o horário terciário.
O tempo secundário é
frequentemente escolhido para ser gasto como horário nobre ou horário terciário.
O tempo do treciário é o tempo que você gasta reabastecendo.
30
Prime Time
Este é o tempo que você tem para realizar o que

quer que seja que produza seu sustento. Se
você trabalha das 9 às 5, esse é o seu horário
nobre.
Horário Secundário
Este é o tempo que você tem entre o horário
nobre e o horário terciário.
O tempo secundário é
frequentemente escolhido para ser gasto como
horário nobre ou horário terciário.
Tempo Terciário
Este é o tempo que você gasta em
reabastecimento. Comer, fazer exercícios,
dormir, relaxar, tomar banho, etc.
O tempo terciário costuma ser o tempo
mais gasto e é necessário para dar
suporte ao horário nobre e secundário.
31
O princípio das Três Faces do Tempo é baseado em um

estilo de vida produtivo.
Embora essas três faces do tempo tenham linhas

divisórias definidas, algumas se sobrepõem e ocorrem esporadicamente.
Um almoço de negócios pode ser horário nobre e
horário terciário.
Sair!
Optimum Use of Time (OUT) é o tempo gasto para
alcançar nosso propósito da melhor maneira possível.
Esse uso do tempo difere para tantos propósitos e
objetivos que as pessoas têm, então OUT varia para todos.
Portanto, primeiro determine qual é a sua saída.
Por exemplo, o OUT de um vendedor externo pode ser

gasto por estar na frente de clientes em potencial (pessoas).
Em segundo lugar, você deve saber quando é o seu horário nobre.

Qual é a melhor hora do dia e os melhores dias para
alcançar o seu OUT?
Um vendedor que vende para empresas provavelmente

teria um horário nobre entre 9 e 5, de segunda a sexta-
feira. Esta pessoa só produz novos negócios
32
ao vender cara a cara. Portanto, esse vendedor

deve estar na frente dos tomadores de decisão de
negócios a cada minuto no horário nobre. Obviamente,
com viagens, planejamento, agendamento,
verificação de entregas de produtos e
acompanhamento de clientes, gastar cada segundo
vendendo para clientes em potencial não é viável. Mas
esse vendedor poderia maximizar OUT por:
• Realizar o máximo possível de atividades de

suporte OUT fora do horário nobre, como
entrada de pedidos, planejamento e agendamento
após as 17h.
• Agendamento de consultas de forma desejável

seqüência geográfica.
• Trabalho Simultâneo – (Multitarefa) Fazer

chamadas enquanto viaja,
Tanto tempo quanto possível deve ser gasto em horário

nobre para o seu OUT.
Para definir o seu OUT pessoal, faça uma lista de tudo

o que você faz que o ajuda diretamente a atingir seus
objetivos (tempo produtivo).
33
Em seguida, faça uma segunda lista de atividades de suporte OUT.

Em nosso exemplo, um vendedor, planejando, marcando
compromissos, preenchendo pedidos, etc.
Mova o máximo possível de atividades de suporte OUT para intervalos

de tempo secundários.
Seu orçamento de tempo
A maioria dos proprietários de PME cuida de seu dinheiro de perto.

Eles examinam demonstrações de lucros e perdas, balanços,
extratos de cartão de crédito e seu saldo bancário. Eles medem
o fluxo de caixa, compram as melhores taxas de juros, negociam

mercadorias e desenvolvem previsões e orçamentos. No entanto,
raramente esses mesmos proprietários de PME acompanham e
fazem o orçamento de seu tempo!
Ao longo de cada dia, acompanhe seu tempo fazendo uma

entrada ao lado de cada compromisso e tarefa agendada, registrando
quanto tempo cada um realmente consumiu. O rastreamento de
tempo fornecerá um registro de exatamente como você está
gastando seu tempo.
34
No final do primeiro mês, totalize todo o tempo agendado

para tarefas e eventos. Em seguida, totalize todo o tempo
que você realmente gastou realizando essas tarefas.

Subtraia o tempo real gasto do tempo total alocado. Os
resultados serão o seu lucro ou perda de tempo.
Faça uma declaração de lucro ou perda de tempo
Esta resposta lhe dará uma ideia de como você deve

orçar seu tempo. Eventualmente, você terá um resumo
educado de quanto tempo você desperdiça e a quantidade de
tempo que muitas de suas tarefas variadas realmente levam.
Monitorando seu tempo

Insira quanto tempo cada tarefa agendada leva durante o
dia. Certifique-se de anotar quaisquer interrupções.
Rotule tarefas e compromissos como OUT ou como atividade

de suporte OUT. Categorize essas tarefas e atribuições
por tempo primário, secundário ou terciário.
No final de cada semana, use essas informações para: •

Avaliar qual porcentagem do seu tempo é gasta em
cada área do seu tempo
35
• Veja qual percentual de suas atividades é

importante e o que é urgente •
Descubra a relação entre planejado e
atividades não
planejadas • Identifique interrupções e
ladrões de tempo • Descubra quanto tempo
suas tarefas
habituais realmente levam • Ajuste a
estimativa de tempo para tarefas futuras • Tome
decisões sobre
projetos, fluxo de trabalho e
delegação. • Elimine tarefas desnecessárias. • Organizar melhor o
Seguindo seu plano
Um plano o isenta de responsabilidades e o energiza.
Eliminando a procrastinação
A maioria das pessoas procrastina ocasionalmente.
Algumas pessoas procrastinam sobre quase tudo,
enquanto outras procrastinam sobre certos projetos ou
tarefas.
Algumas pessoas acreditam que trabalham
melhor sob pressão. Isso é quase sempre uma falácia. Pessoas
36
aplicando essa pressão em suas vidas, a maioria sempre

tem um desempenho abaixo de seu potencial.
A procrastinação crônica pode levar ao estresse indevido e
até à depressão, e muitas vezes requer mudanças comportamentais.
Para mudar os hábitos de procrastinação, você deve

determinar por que procrastina.
Existem três razões principais para a procrastinação:
1. PERFECCIONISMO
Muitos procrastinadores tendem a ser perfeccionistas.

Quando confrontados com algo muito desafiador, eles podem
ficar paralisados e desligados.
2. EVITAÇÃO EMOCIONAL As
emoções associadas a uma determinada tarefa podem ser

avassaladoras. Muitas pessoas evitam a tarefa para evitar a
emoção.
3. MEDO
O medo pode ser paralisante. O medo das reações dos outros,

o medo da mudança, o medo do risco e até mesmo o
medo do sucesso podem imobilizar algumas pessoas.
37
Se você está procrastinando, identifique as emoções com

a tarefa. O medo é saudável? O que seu intestino está lhe
dizendo?
Talvez a tarefa seja uma que você não deveria estar fazendo.
Aqui estão algumas dicas sobre como parar de arrastar os

pés:
• Tente imaginar a tarefa concluída. Como você está se

sentindo?
• Fale com a pessoa ou pessoas envolvidas. Pergunte a
eles como sua procrastinação os está afetando.
• Tente dividir a tarefa em partes e

fazendo uma parte a cada
dia. • Coloque a tarefa em sua agenda. •
Evite outros procrastinadores. • Iniciar
um programa 'sem procrastinação'. Definir um
prazo para cada tarefa.
Em vez de tentar manter a consciência ou lembrar de cada

tarefa ou tarefa que você deve concluir ao longo do dia –
Confie no relógio para ser seu gerenciador de tarefas.
38
A maioria dos proprietários de PME que gastam

tempo planejando têm as melhores intenções de seguir
seus planos. Mas telefonemas, e-mails, funcionários,
crises, clientes, clientes e fornecedores, todos parecem
atrapalhar até mesmo as melhores aspirações.
Depois de um curto período de tempo vendo seus

planos se desintegrarem, eles ficam desanimados e
abandonam completamente o tempo de planejamento.
Eles estão convencidos de que os planos simplesmente não
funcionam e concluem que o tempo gasto planejando é uma perda de tempo.
Todo plano precisa de proteção.
Como proteger seu plano Se

você passou várias horas criando seu plano, por que
desrespeitaria a si mesmo e ao seu tempo permitindo
que outros o destruíssem?
Proteger seu plano é aprender a respeitar seu
próprio tempo. Seu tempo é sua vida.
Seu horário nobre é o seu dinheiro.
Evite Interrupções – Não atenda o telefone durante

determinados períodos do seu plano. Se você deve
39
preste atenção a essas chamadas, pelo menos limite-as,

rastreando com seus funcionários ou identificador de
chamadas. Não permita pop-ups de e-mail enquanto
estiver trabalhando em seu computador. (Mais sobre
interrupções no próximo capítulo.)
Agendar atividade reativa – Defina compromissos durante

o dia em que você lerá e responderá a e-mails, quando
atenderá telefones, quando sofrerá interrupções!
Tenha um plano B – Esta pode ser uma das maiores

economias de tempo que você usará. Não importa o quão
bem você planeje, coisas acontecem sobre as quais
você não terá controle, eventos ou ocorrências que de
repente lhe dão tempo não planejado. Seu compromisso pode
não aparecer, você pode ficar esperando por um
compromisso ou um funcionário pode se atrasar.
Mantenha as atividades produtivas disponíveis como um
plano B para substituir a qualquer momento.
Mantenha os Horários das Reuniões – Inicie as reuniões

prontamente e sempre dê a mesma atenção precisa ao
horário de término. Siga os planos de reunião.
40
Esteja preparado – agende um tempo entre as atividades

para se preparar para a próxima atividade.
Seja realista – Seja o mais preciso possível sobre a quantidade

de tempo que você aloca para as atividades.
Abra-se – Embora a maioria dos proprietários de PMEs

sejam otimistas com grandes expectativas, se você não
está acostumado a seguir um cronograma, comece
devagar. Deixe-se aqueles momentos durante o dia em que
você precisa pensar ou fugir.
Faça disso um esforço de equipe e informe os outros –

Certifique-se de que funcionários, clientes, fornecedores,
colegas de trabalho e outros associados saibam que você
seguirá um novo cronograma. Você pode se surpreender com
quantas pessoas irão ajudá-lo a proteger seu plano.
Crie Expectativas – Treine os outros sobre o que eles devem

esperar de você. Deixe-os saber que existe um senso de
urgência nos negócios. Chegue cedo, comece reuniões
e compromissos no horário, vá direto ao ponto e
conclua e saia no horário.
Respeite os outros – Chegar atrasado ou deixar as

pessoas esperando é desrespeitoso. Desrespeitar
41
o tempo do outro é imprudente. O tempo é a

própria substância da vida. Manter as pessoas
esperando por compromissos e reuniões não mostra que
você é importante. Isso mostra que você é indelicado.
Se você quer que as pessoas respeitem o seu tempo,
comece respeitando o delas.
Seja generoso - dê às pessoas um tempo específico -

dê às pessoas horários regulares e específicos
quando você estiver disponível para reuniões ou conversas improvisada
Essas pessoas que podem estar acostumadas a
'aparecer' ao longo do dia e que às vezes podem ter
informações importantes continuarão a se comunicar
com você, especialmente se souberem que terão seu
próprio horário. Seja rigoroso, mas dê-lhes tempo para se
ajustarem à sua programação. (Isso não significa que
você deva se render a qualquer perda de tempo negativa.)
A culpa é do Relógio! – Quando as pessoas

chegarem ao fim de seu compromisso ou intervalo de
tempo, simplesmente diga: “O relógio diz que tenho que
ir agora” ou “De acordo com o relógio, tenho que ir
para minha próxima reunião”. Isso o livra de problemas e
você descobrirá que a maioria das pessoas não fará
objeções – é difícil argumentar contra o relógio!
42
Depois de determinar para onde está indo seu

tempo, você pode criar metas para se livrar de seus
próprios desperdiçadores de tempo. Estabeleça metas e
acompanhe se você as está cumprindo ou não.
Use ferramentas organizacionais para ajudá-lo a completar
seus objetivos. Você pode preferir um planejador diário,
um programa de software como o Microsoft Outlook ou um Palm Pilot.
Seja qual for a ferramenta que você escolher, priorize
as tarefas de cada dia. Determine quais tarefas devem
ser realizadas hoje, quais são seus prazos de longo prazo
e quais coisas precisam ser realizadas no futuro.
Reavalie esta lista conforme necessário. Sempre

reserve um tempo em sua agenda para o inesperado.
Vinte a trinta horas da sua semana devem ser dedicadas
a tarefas específicas. No entanto, tente deixar cerca de
dez horas livres para imprevistos. Você nunca sabe quando
precisará de mais tempo em um projeto do que o esperado
ou quando pode surgir um problema pessoal que
deve ser resolvido.
43
Capítulo 4 Assuma o controle do seu tempo
Priorizando Tarefas
A capacidade de escolher e concluir tarefas em ordem
de importância altamente desejável e mais
desafiadora para alguns tipos de negócios do que para outros.
Para escolher tarefas, você deve estar ciente do maior

número possível de tarefas e projetos. Para fazer isso,
cada sessão de planejamento deve ter uma lista.
Você deve ter uma lista!
Liste todas as suas tarefas, avalie-as e liste-as

novamente em ordem. Então você pode agendá-los.
Quando todas as tarefas e projetos forem avaliados,
use estes filtros adicionais para priorizar:
• Imagine as consequências de eliminar a tarefa. – Este

exercício geralmente removerá algumas tarefas
desnecessárias. • Decida se
cada tarefa deve ser executada em horário nobre ou
horário secundário. • Determine
quem será afetado pela tarefa.
44
Agora reduza sua lista Até

que possamos efetivamente nos clonar para estar em
mais de um lugar ao mesmo tempo, a maioria de nós
precisa reduzir nossa carga de trabalho.
Antes de começar a priorizar, considere estes critérios
de eliminação de tarefas:
Esta tarefa ou projeto faz sentido?

Cada tarefa que você executa deve primeiro passar por
esse benchmark.
Você tem metas, prioridades e objetivos. Todas as
tarefas contribuem para o seu quadro geral? Estime quanto
tempo cada tarefa levará, então imagine o que você faria
com o tempo se a tarefa fosse cancelada. Embora nem
sempre seja possível, tudo o que você faz deve contribuir
para seus objetivos.
Por que a tarefa é urgente?

Embora a urgência deva ser uma mentalidade de
negócios, a urgência também deve ser questionada – impiedosamente.
A urgência está apenas apaziguando outra pessoa?
O que causou a urgência? Muitas situações urgentes
foram causadas por erros.
Determinar a causa da urgência pode eliminar ou adiar uma
tarefa e levar a medidas de prevenção de interrupções e
erros.
45
Algumas tarefas aparentemente imperativas não são nada

urgentes. Os clientes podem estar fazendo exigências
desnecessárias.
Verifique com todas as partes envolvidas.
O qualificador de delegação
Você é a única pessoa que pode lidar com a tarefa?
Às vezes você pode ser, mas muitas vezes outra pessoa pode se
apresentar para você. Delegue tudo o que for possível para
liberar sua agenda.
De que outra forma a tarefa poderia ser realizada?
Você está utilizando a tecnologia Um

compromisso pessoal pode ser um telefonema?
A chamada em conferência pode eliminar viagens e economizar
uma quantidade enorme de tempo.
Você poderia enviar um e-mail em vez de ligar?

O e-mail pode ser feito em seus termos quando você quiser.
Você terá tempo para se articular melhor em comparação com a
conversa telefônica ao vivo. Pode-se perder tempo e
perder vendas deixando mensagens telefônicas para as pessoas.
E-mail elimina etiqueta de telefone.
A tarefa pode ser dissecada?
Existem partes do trabalho que podem ser delegadas,

eliminadas ou adiadas?
46
Qual é o custo de excluir uma tarefa?

Há muitos trabalhos ao longo do dia que, na
verdade, não valem a pena. Aplicar o valor do dólar
ao considerar o cancelamento de uma tarefa é outra
medida do valor da tarefa.
As medidas do valor da tarefa
Dinheiro – Quanto vale a tarefa?

Tempo – Quanto tempo vai demorar?
Efeito – Concluído versus Cancelado
Eficácia – Qual é a maneira mais eficaz de
executar a tarefa?
Contribuição para a substituição
de seus objetivos – (O que poderia ser feito com
o tempo?)
Divisão- Dividir a tarefa em partes
Quando – A tarefa pode ser executada tão bem
no tempo secundário?
Um grande truque para priorizar é dar um prazo

para cada tarefa.
Dê um prazo às tarefas.
47
Embora muitos proprietários de PME definam um horário

de início para projetos e tarefas durante o planejamento,
eles não estabelecem um prazo. Ter um prazo claro
torna as tarefas mais fáceis de priorizar.
Priorizar durante o planejamento é fácil. Você tem tempo para

pensar. Priorizar durante o trabalho é um pouco mais
desafiador.
Priorizando Interrupções
Embora a maioria das pessoas esteja familiarizada com
a priorização de tarefas, poucas pessoas priorizam suas interrupções.
Assim, poucas pessoas definiram os tipos de eventos que as
interrompem.
Definir tipos de interrupção
Para assumir o controle do seu tempo, você deve

minimizar as interrupções. Muitos proprietários de PME
descrevem suas posições como gerentes e
definem a gestão como 'apagar incêndios' ou resolver
problemas. Embora ter uma definição de trabalho para si
mesmo seja um ótimo começo, a maioria dos proprietários
não definiu ou classificou esses problemas. Eles apenas
pegam todas as bolas lançadas contra eles. O rabo costuma
abanar o cachorro.
48
Pense em como você é interrompido em seu

trabalho OUT ou produtivo. Faça uma lista de
todos os tipos de interrupção que você
experimentou nos últimos três meses.
49
Pessoas
Funcionários
clientes
Fornecedores
Perspectivas
Família
Dispositivos
E-mail
Telefone
Amora
Computador
Processos
Queda Elétrica
Fluxo de caixa curto
Suprimentos
50
Minimizando Interrupções
Pessoas Interrupções
Interrupções de Funcionários
Diga aos gerentes e pessoal-chave que você não pode

ser incomodado, a menos que seja uma emergência. Defina
para eles o que é uma emergência fazendo uma lista de
exemplos específicos. Seja muito claro, pois a palavra
emergência está aberta a uma definição ampla. Algumas
pessoas classificam uma emergência apenas como
incêndio ou morte iminente. Outros consideram um atolamento de papel na c
Em seguida, agende compromissos diários ou semanais

com cada pessoa, com base na frequência com que eles
se comunicam com você no momento. Se o seu
gestor costuma conversar com você ao longo do dia,
dedique um tempo só para conversar. Se cada pessoa
souber que tem um horário determinado e uma compreensão
precisa de uma emergência, será menos provável que o
interrompa.
Clientes e Clientes
51
Proprietários de PME muitas vezes treinaram clientes

e clientes para interrompê-los. Embora o serviço aos
clientes seja uma preocupação máxima, os clientes
esperam o tipo de serviço que você oferece. Suas
expectativas muitas vezes foram definidas por sua empresa.
Eles podem estar acostumados a ter acesso gratuito a você
por telefone a qualquer momento, ou a responder
instantaneamente ou dentro de um determinado período de tempo.
Ao planejar sua semana, se você reservar um horário todos

os dias ou conforme necessário para responder a
telefonemas e e-mails, informe seus clientes ou clientes.
Defina padrões para ajudar no controle

do comportamento de outras pessoas.
Defina para si mesmo quais são as emergências do cliente e

a quais você responderá.
Família
Você pode fazer o mesmo com os membros da família.
Se o seu cônjuge tem o hábito de se comunicar durante o
OUT, discuta situações de emergência e marque encontros
nos intervalos habituais para conversar.
52
Muitas vezes, isso fará com que o cônjuge sinta um

senso adicional de importância, sabendo que você está
dedicando um tempo específico a ele.
Dispositivos
A maioria dos dispositivos que nos interrompem

são, na verdade, interrupções humanas. A boa notícia aqui é
que estamos no controle desses dispositivos. Todos
eles podem ser temporariamente desligados.
Processos
Selecione as interrupções de sua lista que são orientadas

a processos. Agora divida então em evitável e não evitável.
Muitas interrupções de processo podem ser evitadas.

Falta de estoque, falta de suprimentos, vírus de computador,
etc. Com um pouco de planejamento e implementação de
novas medidas, você deve ser capaz de eliminar a maioria
desses tipos de interrupção.
Algumas interrupções de processo não são evitáveis.

Falhas elétricas, quebras de equipamentos, escassez de
fluxo de caixa, etc.
53
Muitas interrupções de negócios imprevisíveis podem ser

'curadas'.
• Interrupções elétricas podem ser resolvidas por

geradores de backup.
• As avarias do equipamento podem ser resolvidas

com o backup de computadores, com
equipamentos de backup ou mantendo um
fundo de caixa para substituir o equipamento, ou
com contatos de ajuda técnica confiáveis, na
equipe ou no retentor.
• A escassez de fluxo de caixa pode ser resolvida com o

estabelecimento de cartões de crédito, reservas de
caixa ou uma linha de crédito.
54
Rastreamento de Interrupções
As pessoas processam o tempo do dispositivo
Interrupção Perdido
Totais
Totalize seus tempos e faça um gráfico de suas interrupções.
55
3
Pessoas
2 Dispositivos
Processos
1
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
56
Depois de ter registrado suas interrupções por um período de

quatro semanas, você terá uma boa ideia de onde elas estão
vindo.
Lembre-se de que você não pode interromper todas as

interrupções ou sempre controlar o comportamento das
pessoas, mas, como no título deste capítulo, você pode
"minimizar" as interrupções para ter mais controle sobre o seu tempo.
57
Identificando ladrões de tempo e prendendo-os
Quanto do seu dia de trabalho é realmente produtivo?

A maioria de nós gasta um número incontável de
horas repetindo tarefas que já fizemos, reagindo a
situações que nunca deveriam ter surgido e
reclamando sobre o quanto temos que fazer e o
pouco tempo que temos para fazê-las. para onde está
indo todo o nosso tempo, temos que nos tornar
conscientes de nossas ações.
Mantenha um diário do que você faz com o tempo

que passa no trabalho por pelo menos uma semana.
Isso pode ser extremamente tedioso e parece tomar
ainda mais do seu precioso tempo, mas para melhorar
o gerenciamento do tempo, temos que nos
conscientizar de onde nosso tempo está indo. Como
disse o filósofo romano Sêneca, você tende a usar “o
tempo como se tivesse mais e mais para sempre”.
Depois de concluir seu log, analise-o. Procure ladrões

de tempo. Ladrões de tempo são qualquer coisa que
reduz sua eficácia no local de trabalho.
Os exemplos incluem: fazer um trabalho que
você deveria ter delegado, gastar muito tempo
respondendo ou enviando e-mails, telefonemas desnecessários
58
conversas, interrupções de outros funcionários, reuniões

demoradas, apressar-se em projetos que deveriam ter sido
concluídos em uma data anterior, tentar realizar muitas
coisas ao mesmo tempo, refazer o trabalho de outras
pessoas porque não está à altura, fazer tarefas mais do que
uma vez, falta de habilidades ou conhecimento, mau
planejamento, falta de sono, incapacidade de dizer “não” e
falta de um plano para o seu dia.
Para onde vai o seu tempo?
Muitos proprietários de PME ficam tão envolvidos com o

dia-a-dia de seus negócios que simplesmente não percebem
para onde vai seu tempo. Antes que eles percebam, são
18:00 e se você perguntar a eles o que eles alcançaram,
eles provavelmente não saberão lhe dizer.
O primeiro passo para resolver seus problemas de

gerenciamento de tempo é identificar para onde vai o seu
tempo – mantenha um registro do que você faz e quando o faz.
Complete isso por uma ou duas semanas.
Depois de compilar seu registro, dê uma olhada nele e

identifique os ladrões de tempo mais frequentes que
reduzem sua eficácia no local de trabalho.
59
Estes podem incluir:
• Fazendo o trabalho que outros deveriam estar

concluindo • Respondendo e-mails/muitos e-mails
recebidos • Interrupções telefônicas que não
deveriam ter
acontecido • Interrupções da equipe que poderiam
ter ido para outro lugar
• Reuniões desnecessárias •
Tarefas que você deveria ter delegado •
Tarefas e decisões que você vem adiando •
Envolver-
se demais no “fazer” • Apagar incêndios • Má
comunicação •
Duplicação de trabalho •
Falta de habilidades ou
conhecimento • Falta de
planejamento •
Cansaço • Não
consegue dizer
NÃO • Nenhum sistema para organizar seu dia
Nem tudo está perdido, no entanto. Você pode recuperar o seu tempo!
Aqui estão 10 técnicas e estratégias que você pode usar

para gerenciar seu tempo com mais eficiência.
60
As 10 principais dicas de gerenciamento de tempo
1. CONCLUIR UMA AUDITORIA DE NEGÓCIOS A CADA MÊS
Dê uma olhada no seu negócio e anote suas

principais prioridades para cada dia/semana/mês.
Tome uma decisão sobre onde deseja concentrar
sua energia e, em seguida, olhe para tudo o que
tem feito e decida o que fazer com isso.
2. NÃO SE ESQUEÇA COM PEQUENAS COISAS
Descubra em quais áreas você agrega mais

valor ao negócio e decida que pelo menos 80% do
seu tempo será gasto nessas atividades.
3. DELEGADO
Solte as rédeas e delegue mais o seu trabalho

muitas vezes. Qualquer que seja a tarefa que você faça a
partir de agora, pergunte a si mesmo: "Eu realmente deveria estar
fazendo isso?" e "Alguém pode fazer isso em vez disso?"
4. TERCEIRIZAR
61
Você e sua equipe não precisam fazer tudo o que

sabem! A Nike não fabrica sapatos! Você poderia
terceirizar algumas de suas tarefas e operações para
terceiros?
5. ORGANIZAÇÃO PESSOAL
Faça uso adequado das listas de tarefas e do seu diário –

torne seu uso um hábito. Você pode automatizar
qualquer tarefa, como receber e-mail em seu celular?
6. MELHORIA DE PROCESSOS
Simplificando seu negócio e seus processos

você pode torná-lo muito mais fácil de executar e isso,
por sua vez, economizará muito tempo.
7. MELHORE SUAS HABILIDADES DE COMUNICAÇÃO
Você obterá o máximo de sua equipe e economizará

gaste muito tempo no processo se puder
comunicar o que deseja de maneira clara e concisa.
As habilidades de assertividade também permitirão
que você diga “NÃO” da maneira certa aos pedidos e
permitirá que você gerencie as frequentes interrupções
que recebe diariamente.
62
8. FOCO NA ESTRATÉGIA
Saiba para onde você está indo e por que você quer
chegar lá. Isso irá mantê-lo focado no que é importante.
Revise continuamente sua estratégia para garantir que
você se mantenha no caminho certo e longe de todas
as distrações.
9. TAREFAS IMPORTANTES E URGENTES NÃO

SÃO AS MESMAS
Assim que você puder fazer essa distinção, você

ser capaz de categorizar suas tarefas de acordo e saber
o que fazer com cada uma delas.
63
Fonte: Matriz de gerenciamento de tempo de Covey - Stephen Covey
Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.
10. CONTINUE!
Continue analisando onde você está gastando

seu tempo mensalmente e faça ajustes no que
deveria estar fazendo e como está fazendo.
Todos nós nos desviamos do caminho de vez em quando, então não bata
64
você mesmo sobre isso, apenas faça um balanço e

siga em frente.
Agora que você sabe quais são os seus ladrões de

tempo, como prendê-los? Na maioria dos casos, as
pessoas precisam aceitar o fato de que não podem fazer
tudo, mas podem fazer o que é mais importante.
Planejamento e estabelecimento de metas são de extrema
importância.
65
A separação
Os projetos muitas vezes podem ser esmagadores. A maioria

das pequenas empresas reserva projetos em excesso para
manter o funil de receita cheio.
Divida seus projetos em partes e, às vezes, delegue essas partes

aos colegas. Ao delegar uma tarefa, no entanto, certifique-se de
comunicar claramente quais resultados deseja, qual é o prazo e
todas as instruções necessárias que a pessoa precisará para
concluir o projeto. Certifique-se de verificar se a pessoa entende
o que se espera dela. À medida que cada parte do projeto é
realizada, reconheça seus sucessos e desenvolva-os.
Mudanças Comportamentais para Tempo Efetivo

Gerenciamento
• Esclareça seus objetivos. Revise-os mensalmente.

Fique atento a eles diariamente. Mantenha uma lista onde
você os verá diariamente.
66
• Não confie apenas na sua memória. Manter

informações em sistema confiável onde você
pode organizá-las e classificá-las.
• Planeje seu dia todas as semanas na semana
anterior e todas as manhãs na noite anterior.
Você deve ter uma lista clara de tarefas
para cada
dia de trabalho. • Estabeleça prazos exatos – data e até hora, se
necessário.
• Crie um sistema para se notificar sobre
as tarefas
agendadas. • Priorizar e
focar. • Avalie continuamente seu progresso no
final do dia. •
Olhe para frente por uma semana, um mês e um ano
de cada vez.
• Examine seus hábitos. Se forem prejudiciais ou
inúteis, livre-se deles. •
Evite a procrastinação agendando todas as
tarefas. Se algo precisar ser adiado,
remarque imediatamente.
• Elimine projetos medíocres. •
Recompense-se quando fizer as coisas conforme
planejou, especialmente se essas coisas
forem importantes para você.
67
• Tenha sempre um Plano B - Se você está atrasado

ou esperando algo ou alguém, aproveite esse
tempo.
• Analise impiedosamente seu tempo e procure
novas oportunidades de gerenciamento de tempo.
• Delegue responsabilidades e tarefas
sempre que possível.
• Peça conselhos quando precisar. •
Mantenha as pessoas negativas fora de
seu ambiente.
• Divirta-se. Seja otimista e positivo sobre sua
vida.
Encontros
Em uma pesquisa recente, 62% dos empresários e

funcionários listaram as reuniões como a
principal fonte de perda de tempo.
• Crie uma agenda e regras para o seu

Encontros. Envie a todos uma cópia antes
de comparecerem.
• Tenha um horário de início e término para

Encontros. Defina um tempo de bloqueio dentro de dois
68
minutos da hora de início e excluem as chegadas
tardias. Pode ser necessário realizar algumas

reuniões de teste para que os funcionários se
acostumem com essa nova regra. Não diga a ninguém
que são reuniões práticas.
• Nas reuniões de grupo da empresa, estabeleça limite de

tempo para falar. Dê a um deles um cronômetro e instrua-
o a segurar uma placa de 'Acabou o tempo' quando o
limite for atingido.
• Certifique-se de que os participantes são realmente

necessários para a reunião.
• Evite reuniões quando outras formas de

comunicação forem suficientes.
• Use a tecnologia para teleconferência, etc. quando

possível, em vez de viajar.
• Tenha uma saída – ou estratégia de saída. Tem um

compromisso ou outro uso para a sala que deve
começar pontualmente no horário de término
agendado de suas reuniões.
69
Multitarefa
Em nosso novo mundo de cargas de trabalho

sobrecarregadas, a multitarefa tornou-se
uma palavra cunhada que representa mais
realização ao executar várias tarefas.
Mas multitarefa requer multi-PERGUNTAR.

Quando a multitarefa é realmente eficaz?
Com mais gadgets tecnológicos disponíveis do

que nunca, a multitarefa se tornou a norma. Uma
forma comum de multitarefa, uma reunião de negócios
durante o almoço, realiza um tempo produtivo durante
uma atividade secundária e pode ser muito
benéfica.
Falar ao telefone com um fornecedor e ao

mesmo tempo enviar um e-mail para um cliente pode
ser complicado e prejudicial. Falar ao telefone
enquanto dirige pode ser perigoso.
Sua multitarefa é eficaz?

A maioria das pessoas não executa nenhuma das duas
tarefas tão bem quando realiza multitarefas. Pergunte a si
mesmo antes de tentar realizar duas ou mais tarefas ao mesmo tempo.
70
Faça uma lista de todas as suas atividades multitarefa.

Olhe para cada um individualmente e compare
sua eficácia com a execução de cada um solo.
Limite os ataques
recebidos Desligue a notificação por e-mail e deixe o
telefone ir para o correio de voz. Faça uma pausa de
quinze minutos durante o dia longe de tudo. Dê uma volta
no quarteirão sem seu celular ou blackberry. Sente-se
em um banco do parque. Algum lugar onde você possa
ficar completamente ininterrupto por quinze minutos.
Deixe sua mente parar. A energia renovada de tal pausa
pode torná-lo mais eficaz e menos estressado.
Estabeleça regras para o seu

tempo Ao criar sua programação, estabeleça um
conjunto de regras para o seu tempo. Desligue o celular
durante o horário secundário, por exemplo, durante o
jantar. Decida quando o quê e quando você não fará
várias tarefas ao mesmo tempo. Separe blocos de
tempo quando estiver indisponível para pessoas e dispositivos.
71
Análise
Dez principais maneiras de seguir seu plano
1. Evite interrupções 2.
Programe atividades reativas 3.
Tenha um plano B
4. Mantenha os horários
das reuniões 5.
Esteja preparado
6. Seja realista 7.
Interrompa-se 8. Faça disso
um esforço de
equipe 9. Seja generoso 10. Culpe o relógio
72
Capítulo 5 A palavra suja mais limpa -

Organização
Competências Organizacionais para PME's
Você está trabalhando muito porque simplesmente não

consegue se organizar? As habilidades organizacionais são
talvez a característica mais subestimada de homens e mulheres
de negócios bem-sucedidos. O ambiente de negócios de
hoje exige que seus líderes gerenciem a incrível quantidade
de informações de diferentes fontes com as quais são
inundados todos os dias e sejam capazes de processá-las com

eficácia.
A organização deve ser abordada tanto no nível

corporativo quanto no pessoal. Os membros de uma equipe
corporativa devem ser capazes de trabalhar bem juntos, planejar
com antecedência e se concentrar em um ou dois objetivos
principais. Eles devem se comunicar bem, compartilhando
suas agendas e atualizando informações pessoais e de
contato do cliente regularmente.
Espaço de
trabalho Os espaços de trabalho devem ser organizados
para que todos os funcionários tenham fácil acesso aos recursos
conforme necessário. Se apenas uma pessoa não arquivar novamente
73
documentos importantes ou colocá-los onde possam ser

arquivados, a produtividade de todo o escritório será prejudicada.
Quando foi a última vez que você limpou sua área de
trabalho virtual? A maioria das áreas de trabalho do
computador está repleta de ícones e pastas dentro de pastas
e nomes de arquivos com variações.
Na ausência de um funcionário, a produção pode parar por

falta de senha. Mantenha uma lista mestre atualizada
de senhas em um local seguro, mas acessível.
Organização do processo
Outra área em que uma organização pode economizar
tempo é o processamento de correspondência. A
correspondência deve ser aberta assim que chegar e
dividida em pilhas: Contas a Pagar, Cheques a Depositar e Publicidade.
Lide com uma pilha de cada vez e lide com cada
correspondência apenas uma vez. Se você permitir que
essas pilhas se acumulem, poderá facilmente perder algo
importante enquanto estiver correndo tentando ser pego.
Lembre-se de que você não precisa guardar todas as
folhas de papel que passam pela sua mesa. A mesma
informação geralmente está disponível em outro
lugar. Por exemplo, registros bancários agora estão
disponíveis online, assim como artigos de revistas.
74
Em um nível mais pessoal, você pode organizar seu

espaço de trabalho para permitir que você conclua as
tarefas com mais eficiência. Coloque-se no centro da
sua área de trabalho. Mantenha uma pequena quantidade
de suprimentos à mão, mas armazene grandes
quantidades para que não atrapalhem. Limpe ao
concluir uma tarefa. Não permita que os suprimentos
se acumulem. Use os topos de armários de arquivo e
estantes para armazenar hardware, como impressoras
e scanners. Isso liberará espaço de trabalho utilizável. Por
fim, digitalize e arquive os documentos no computador,
faça sempre uma cópia de segurança e elimine a versão em papel.
Este método de arquivamento só será útil se os
computadores de sua organização estiverem utilizando
um sistema de gerenciamento de arquivos eficaz.
75
Capítulo 6 Ser ou Não Ser – Fazendo

Decisões
Proprietários de PMEs gastam muito tempo pensando e

tomando decisões. Agonizar sobre as decisões pode
interromper todas as Três Faces do Tempo.
Noites sem dormir podem violar o tempo terciário, o que

pode deixá-lo esgotado e menos produtivo.
Poucos proprietários de PME analisaram seu próprio

processo de tomada de decisão. Qual é o seu
processo de tomada de decisão?
• Reúna todas as informações sobre o assunto. •

Certifique-se de ter identificado o problema ou
desafio de sua decisão corretamente. procure a
causa dos problemas, não os sintomas. •
Considere a oportunidade de sua decisão. •
Considere as consequências de não tomar nenhuma
decisão. •
Consulte outras pessoas sobre sua decisão.
• Faça um plano e execute sua decisão
76
Técnicas de Tomada de Decisão
Técnica das Consequências

Imagine as consequências de suas decisões, boas e
más.
Técnica de fantasia
Muitas vezes nos limitamos à nossa posição
atual ao tomar decisões. Embora isso seja
prático, uma simples técnica de fantasia pode abrir
sua mente para novas ideias.
Para abrir sua mente para possibilidades, tente
fantasiar sobre sua posição. Por exemplo, como você
faria as coisas de maneira diferente com um
orçamento ilimitado?
Qual é o resultado ideal ou perfeito para sua
decisão?
Técnica do Mentor
Quando você está contra a parede em uma decisão,
ter mentores por quem você pode conduzir as
coisas pode fazer toda a diferença. Encontre
pessoas que não estão envolvidas nas
operações diárias do seu negócio, nas quais você
confia. Essas pessoas não precisam estar em seu
setor, mas são bons tomadores de decisão. Faça conexões e manten
77
essas pessoas economizam o tempo de procurá-las em um

momento de necessidade.
Técnica In Their Shoes Tente

imaginar a perspectiva de todos os outros envolvidos na
decisão e/ou afetados pela decisão. Se necessário,
pergunte às pessoas envolvidas como elas acreditam que
decisões diferentes as afetarão.
Raciocínio indutivo Veja

o quadro geral e imagine os diferentes resultados de
suas decisões. Tire conclusões com base em sua
experiência anterior em situações semelhantes e nas
experiências de outras pessoas. Baseie sua
hipótese no maior número possível de fatos.
Análise de custo-benefício
Pese os custos de decisões alternativas e estime os
benefícios. Embora todas as outras técnicas aplicáveis
devam ser esgotadas, esta deve ser uma das primeiras
usadas.
Benefícios e riscos
Uma abordagem de tomada de decisão sistemática foi

desenvolvida por Charles Kepner e Bejamin Tregoe.
Essa abordagem usa um processo matricial para forçar os usuários
78
para pesar todos os benefícios e riscos. Benefícios e

riscos incluem muito mais do que lucros e perdas.
satisfação do cliente, retenção de clientes, moral dos
funcionários, capacidade de atrair funcionários
qualificados, perda de funcionários, consequências de
custos e prevenção de litígios, apenas para citar alguns.
A arte de parar Para

evitar tirar conclusões precipitadas ou para reunir fatos,
pare e pergunte quando essa decisão precisa ser tomada.
Considere as consequências de adiar a tomada
de uma decisão.
Isso lhe dará tempo para coletar mais dados e verificar
as informações.
Valor da Decisão
Estime o custo para tomar uma decisão. Muitas vezes,
os custos dos estudos feitos para chegar às decisões têm
sido mais caros do que o resultado de qualquer
escolha feita. Pese o tempo e a mão de obra que serão
necessários para tomar a decisão. Saiba o valor de
tomar uma decisão.
Consenso do Grupo
79
Reúna todos os envolvidos e faça uma

discussão. Você pode até obter um voto
democrático do grupo para considerar a opinião da maioria.
80
Prós e contras
Uma das estratégias de tomada de decisão mais
antigas, mas ainda confiáveis. Desenhe duas
colunas e liste os benefícios de uma decisão de um
lado e as desvantagens do outro. Pesar os resultados.
81
Capítulo 7 Fale... Fale... Fale
Um estudo recente sugere que a principal perda de tempo

nos negócios hoje é a confusão de comunicação.
erros de comunicação
• Dar instruções inadequadas •

Incapacidade de ouvir instruções •
Causar discórdia pessoal/emocional • Incitar
raiva • Comunicação
incorreta de ideias • Revelar
informações proprietárias • Comunicação
irrelevante • Comunicação
contraproducente • Comunicação confusa –
mista
Mensagens
• Falta de comunicação •
Comunicação inadequada •
Desonestidade
82
Tempo gasto expressando ideias, corrigindo

declarações, lidando com funcionários e repercussões
pessoais de falta de comunicação, tempo perdido devido
a instruções ruins ou incapacidade de ouvir
instruções,
Comunicar de forma mais eficaz
Considere a pessoa
Primeiro considere para quem você está se comunicando.

Você está colocando sua mensagem em seus termos.
Considere seu vocabulário, capacidade de ouvir e
padrão de pensamento.
Algumas pessoas não conseguem lidar com mais do que

algumas instruções simples de uma só vez.
Agora considere o seu método de comunicação.

Algumas pessoas respondem melhor a instruções
verbais, outras a uma mensagem escrita, enquanto outras
ainda precisam de ambas.
Peça às pessoas que repitam suas instruções

ou comunicação de volta para você. Você pode
fazer isso sem soar condescendente dizendo
83
algo assim: “Não tenho certeza se realmente me

comuniquei tão bem, você poderia me dizer o que acabei de
dizer?”
Você pode obter algumas respostas surpreendentes, mas este
exercício lhe dá a oportunidade de evitar mal-entendidos
antes que eles se tornem contraproducentes.
Todos possuem filtros através dos quais ouvem e interpretam

as informações. Esses filtros incluem seu nível de vocabulário e
linguagem, sua autoimagem pessoal, experiências passadas,
sua percepção de você e expectativas.
Não assuma nada ao se comunicar com os outros.
Lembre-se de ouvir bem. A maioria das falhas de comunicação
pode ser uma contribuição para uma escuta deficiente.
Lutando contra a
oposição Quando encontrar oposição às suas ideias, tente
usar um vocabulário criativo.
Desarmar as
pessoas Como você pode tornar as pessoas mais receptivas à
sua mensagem?
84
Sempre que possível, defina o clima ou controle o

ambiente onde você se comunica. As pessoas em estado de
espírito relaxado são mais receptivas à escuta.
Inicie conversas de maneira desarmante ou neutralizadora.

Embora muitos gerentes e proprietários de empresas
achem que o bate-papo é uma perda de tempo, isso pode
desarmar as pessoas e colocá-las em um estado receptivo.
Além disso, muitas vezes você obterá mais
informações úteis das pessoas durante o bate-papo.
Uma pessoa defensiva geralmente tem capacidade de
escuta reduzida.
Eles não vão ouvir a maior parte do que você diz. Uma
pessoa na defensiva será interrompida pelas palavras que
considera ofensivas.
Você perderá uma quantidade incrível de tempo
derrubando alguém em um estado defensivo.
Dê tempo para perguntas

Além de fazer com que as pessoas repitam suas instruções
ou declarações, pergunte se elas tiverem perguntas.
Em um ambiente de grupo, reserve um tempo privado para
perguntas individuais dos indivíduos envolvidos no grupo.
Isso também pode ser por e-mail. As pessoas costumam
fazer perguntas em particular que não fariam em um
85
configuração do grupo. Isso pode ser porque eles não querem

parecer menos inteligentes na frente de seus colegas.
Acompanhe as pessoas e pergunte se elas precisam
de ajuda ou têm dúvidas sobre um projeto ou tarefa.
Comunicação do projeto A
principal deficiência no gerenciamento de projetos é a diferença
entre expectativas e resultados.
Isso geralmente ocorre devido à falta de comunicação,
incompreensão ou má comunicação.
Muitas pessoas precisam de comunicação visual para

entender conceitos.
86
Capítulo 8 Delegação e Terceirização
delegar
Saiba o que você vale…
Um antigo mentor meu disse uma vez:
“Se você pudesse pegar as tarefas que está realizando

atualmente e que têm o maior impacto sobre o seu
negócio em termos de lucro e faturamento e apenas
executá-las o dia todo, todos os dias, quais seriam e
qual seria o impacto?”
Estas foram palavras sábias!
Assim que comecei a fazer apenas as tarefas que estavam

no mesmo nível ou acima da minha taxa horária e dei o
restante para outras pessoas, meu negócio disparou.
O mesmo pode ser dito com os proprietários de PME.
Muitos proprietários de PME pensam que, ao

“abandonar” certas tarefas ou contratar outras pessoas
para realizá-las, isso aumenta sua base de custos. Sim,
aumenta a base de custos, mas o que 80% a mais de
você fazendo o que você faz de melhor gera para o
seu negócio em termos de volume de negócios e lucros?
87
A delegação eficaz de tarefas é uma competência

indispensável para os proprietários de PME e contribui
diretamente para uma boa gestão do tempo. Alguns proprietários
de PME delegam quase todas as tarefas antes deles e ainda têm
muito pouco tempo.
Os proprietários de PME são geralmente pessoas que 'assumem o

comando'. Eles conhecem seus negócios melhor do que ninguém
e podem executar quase todos os trabalhos. Esses proprietários
geralmente se recusam a abrir mão de tarefas abaixo de suas
capacidades, o que nem sempre é do interesse da empresa. Como
se o capitão do navio se recusasse a desistir de limpar o convés,
porque achava que ninguém poderia esfregar o convés como ele,
esses proprietários se apegam às tarefas. Muitos navios de
negócios encalharam com conveses limpos.
Como proprietário de uma pequena empresa, você deve decidir

quais trabalhos seriam melhor delegados ou terceirizados.
Deixe de lado qualquer dever, o que seria melhor
delegado.
Algumas pessoas podem fazer o trabalho de maneira diferente de

você, mas efetivamente alcançam os mesmos resultados.
Questione cada tarefa à sua frente.
88
Decida quem, além de você, poderia realizar cada

um.
Se isso é difícil, imagine você se de alguma forma estivesse
restrito a apenas delegar. Quem faria o seu trabalho?
Quando possível, dê opções aos funcionários. Peça-lhes

que decidam quais tarefas gostariam de assumir.
Se alguns funcionários puderem ser mais capazes

em áreas específicas, considere fazer com que os
funcionários troquem tarefas.
Lembre-se de que delegar deve liberar seu tempo.

Há uma linha tênue entre a delegação bem-sucedida e o
fracasso da incompetência do outro. Certifique-se de dar
aos funcionários ansiosos a oportunidade de experimentar
novas responsabilidades, mas não delegue tarefas que
estejam além das habilidades das pessoas. Considere
iniciar ou pagar por programas educacionais ou de
treinamento para funcionários ambiciosos.
Tenha cuidado ao dividir uma tarefa entre as pessoas.

Agrupar pessoas pode criar novos desafios de
gestão humana que erradicam qualquer economia de
tempo.
89
Comunique com eficácia as expectativas e os

prazos para as tarefas delegadas.
Lista de verificação de tarefas delegadas
• Coloque seu plano de tarefas por escrito e

documente
o progresso • Esclareça seu objetivo. Certifique-
se de que a pessoa ou pessoas entendam
os resultados desejados. • Crie uma imagem
visual do resultado esperado.
• Determinar critérios para analisar
resultados. • Torne os resultados
mensuráveis. • Determine quais obstáculos os
delegados podem encontrar, como restrições
orçamentárias, conflitos de tempo, etc.
• Elabore uma lista de ações que você deve realizar
para atingir seu objetivo. Anote o máximo de
ideias possível.
• Definir marcos de tarefas e marcar o máximo
etapas necessárias e eficazes, definindo-as
com status de alta
prioridade. • Mantenha as instruções o mais simples possível.
90
• Revise o plano de ação regularmente. Se você tiver alguma

informação nova, faça alterações em seu plano levando-
a em consideração. • Monitore a
atividade delegada. Definir tarefa
marcos e fazer com que as pessoas relatem os
resultados para você em intervalos críticos.
Sempre que possível, tenha um Plano B para tarefas

delegadas que não sejam concluídas ou produzam
resultados indesejáveis.
Terceirização
Muitos proprietários de PME descobriram os benefícios da

terceirização, desde projetos até serviços de contabilidade.
O tempo para localizar fornecedores, verificar referências,
avaliar serviços, coletar propostas e fazer planos de pagamento,
deve ser ponderado para cada serviço ou projeto.
Para começar, tente postar um trabalho simples em um serviço

de terceirização online.
91
Dicas de terceirização
• Não se comprometa com contratos de longo

prazo. • Certifique-se de ter um contrato claro. •
Comunique-se de forma eficaz. •
Defina seu projeto com clareza. •
Seja firme quanto aos prazos •
Seja flexível quanto às ideias dos fornecedores.
• Certifique-se de compreender os termos e
encargos.
• Pagar todos os fornecedores conforme prometido.
92
Capítulo 9 Ferramentas para economizar tempo
Existem agora muitos auxílios e tipos de ferramentas que

vão economizar tempo e aumentar a disponibilidade para o PME
proprietário.
Nesta era de negócios tecnológicos e mundos virtuais,

parece que dispositivos eletrônicos sofisticados
estão gerando gerações transformadas de si mesmos
incessantemente.
Os negócios foram invadidos por PDAs, notebooks, fones

de ouvido, tecnologia bluetooth, unidades de backup,
encaminhamento de chamadas, notificação por e-mail,
tecnologia sem fio, blogs e assim por diante.
Um rápido tutorial em eletrônica de negócios é necessário

apenas para tomar uma decisão fundamentada.
Assistente Digital Pessoal (PDA)

Muitos proprietários de PMEs já estão familiarizados
com as vantagens dos PDAs (Personal Digital Assistants).
São dispositivos portáteis pequenos e inteligentes com
vários recursos que permitem exportar e importar
dados, armazenar informações, como endereço
93
livros e calendários e fazer listas. Eles são ótimas

ferramentas de gerenciamento de tempo fáceis de usar.
Painéis de projeto on-

line Os painéis de projeto on-line são ótimos para
qualquer tarefa ou projeto que envolva várias
pessoas ou pessoas em vários locais. Ele
fornece as ferramentas para colaborar e compartilhar
documentos com funcionários, clientes, clientes e parceiros.
O que não mudou foram os princípios de

gerenciamento eficaz do tempo e as habilidades
necessárias. As habilidades básicas descritas
neste livro irão ajudá-lo a se tornar muito mais
produtivo. Os dispositivos eletrônicos disponíveis
ajudam a medir o tempo, controlar a
atividade, registrar, programar, estimar e comunicar de forma mais efica
Existem vários subprodutos positivos do gerenciamento

eficaz do tempo, incluindo: maior confiança, alívio
do estresse, maior produtividade e maior nível de
energia.
94
RSS Feeds
Proprietários de PME, como a maioria das pessoas, são

inundados com informações e notícias.
Como você está recebendo suas notícias?

Por muitos anos, as notícias eram lidas em um jornal ou
vistas em uma transmissão de televisão.
Havia pouca escolha quanto a quais notícias ou quando.
Agora, com o advento da Internet, há muito mais novidades, e
essas notícias são realmente atuais – até o minuto.
Mas quais notícias realmente beneficiam você?
Escolha suas notícias
As notícias podem ser uma grande distração. A maioria das

notícias é negativa, porque é isso que vende. Quais novidades
você realmente precisa para ser produtivo no seu negócio?
Escolha essa notícia por feed RSS. Filtre todo o resto. Se
você acha que realmente precisa do último bate-papo e
violência, reserve um tempo secundário para assistir ao
noticiário.
95
Digitalização e trituração
Com todo o tempo perdido procurando
papelada, substituindo a papelada perdida e o espaço
necessário, toda empresa deve investir tempo na
digitalização de documentos e registros em seus
computadores e triturar todo o papel que
não for absolutamente necessário.
Embora pareça um conceito elementar, poucas

empresas utilizam totalmente o armazenamento
digital. Esta é uma economia de tempo que requer um
investimento inicial de tempo, digitalizando a
papelada e destruindo. Mas estudos mostraram que
o tempo necessário para arquivar, proteger e recuperar
documentos é um grande custo para as PMEs.
Sistemas de
backup Mantenha os planos de desastres
em vigor e pratique a prevenção. Com o software de
agendamento e agora disponível e o baixo custo de
discos rígidos adicionais, não há desculpa para não
ter backups diários de computadores.
Uma falha no computador sem um backup pode

custar mais do que apenas o tempo de recuperação;
pode arruinar o seu negócio.
96
Conclusão
As informações e estratégias deste livro podem

mudar seus resultados e sua vida!
Comece todos os dias com uma realização que
o energize. Para alguns, é um exercício físico, para
outros, um projeto. Quando você começar a viver uma
gestão de tempo eficaz, você se sentirá no controle e
terá mais tempo para si mesmo.
Use as táticas deste livro para evitar a procrastinação.
Não se programe demais. Muitos proprietários de

PME atacam o gerenciamento de tempo como
qualquer outro programa, a todo vapor. Agendar
muito em um dia levará a mudanças constantes,
projetos atrasados e uma sensação de fracasso geral.
Comece devagar e construa. Seja flexível.
Meça seu sucesso com seus registros de tempo. Use

as declarações de ganhos ou perdas de tempo para fazer ajustes.
Mantenha listas dos interruptores.
Embora qualquer mudança às vezes

possa parecer desconfortável no início, as
recompensas de se gerenciar com eficácia são dimensionais. Você irá
97
torne-se mais enérgico, mais lucrativo, mais relaxado

e experimente maior confiança.
Faça questão de dar o exemplo de sua nova estratégia

de autogestão. Conte aos outros sobre seus planos.
Se todos em sua empresa e clientes entrarem
no vagão da banda para gerenciar a si mesmos, todos se
beneficiarão.
Depois de se acostumar com o planejamento semanal,

comece a fazer um plano anual.
No final de cada ano, tire um fim de semana para refletir
sobre o ano que passou e fazer planos para o novo. Faça
uma lista de itens que você deseja realizar no próximo
ano. Programe os projetos, férias e eventos que
puder.
Num mundo onde reina a incerteza, contemplar o futuro

com um plano de atividades tem um efeito calmante.
Assumir o controle do seu tempo lhe dará uma

sensação de 'responsável' e uma confiança de que
os outros perceberão.
98
Lembre-se de que economizar tempo requer um

investimento de tempo, tempo para planejar, fazer
mudanças e gerenciar melhor você.
99
A Tomando Decisões, 76
Arte de Parar, 79 Reuniões, 12, 68
B Multitarefa, 33, 70
Benjamin Franklin, 7 O
BUSINESS AUDIT, 61 Projeto Online
C Placas, 93
Uso ideal de
Erros de Tempo, 32
comunicação, Uso Ideal do Tempo
(SAÍDA), 32
81 D deadline, 38, 47, Organização, 73, 74
Habilidades Organizacionais,
48, 66 Tomada de 73
decisão, 76 Valor da P
decisão, 79 Lista Digitais Pessoais
de verificação Assistente ( PDA ), 92
de tarefas delegadas, 89 Dr. Donald E.
horário nobre, 30
Wetmore, 15 I Priorizando, 44, 48
procrastinação, 13,
Interrupção, 48, 55 37, 38, 67
interrupções, 13, 15, Estimativa do Projeto, 27
20, 29, 35, 40, 45, 48, 53, Proteja seu plano, 39
54, 55, 57, 59, 60, 62, 72 R
L Limit Feeds RSS, 94
S
Incoming Tempo secundário, 30
Attacks, 71 Tempo Secundário, 30
List, 44, 45, 77M Stephen Covey, 64
Steve Covey, 17
100
T Dez principais maneiras de

Valor da Tarefa, 47 Atenha-se ao seu plano, 72
As Três Faces do Acompanhando seu
Tempo, 30 tempo, 35
As Três Faces do Tempo Treciário, 30
Tempo, 30 Y
Estimativa de tempo, 25 Seu orçamento de tempo, 34
Ferramentas para economizar tempo, 92 Seu valor, 21
10 melhores tempos
Dicas de gerenciamento,
61
101

Estratégias Eficazes de Gerenciamento de Tempo

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Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

Capítulo 1. O Segredo para Ganhar Mais Tempo ..........7 Seu

Capítulo 2 Estimativa de tempo ...................... 25 Capítulo 3

Planeje seu tempo ..... ............................. 29 As Três Faces do

Capítulo 4 Assuma o controle do seu tempo .............. 44

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

Capítulo 5 A Palavra Suja Mais Limpa -

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

À medida que as pessoas tentam colocar mais

Há uma grande diferença entre quantidade e qualidade

Imagine a sensação no final do dia, sabendo que você

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

Imagine ter um plano para cada dia, que realmente

Este livro lhe dará as estratégias e ferramentas

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

Capítulo 1. O segredo para conseguir

Todos os dias as pessoas são ouvidas dizendo que

Algumas pessoas parecem realizar muito mais do que

Benjamin Franklin é até creditado pela

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

A boa notícia é que não há mais tempo! Como isso pode

A este respeito, o campo de jogo é nivelado.

Em uma semana de trabalho típica de quarenta horas,

1,7 horas procurando coisas

2,2 horas perdidas por

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

Isso é um total de mais de 6 horas desperdiçadas devido

"Não tenho tempo."

O fato é que as pessoas escolhem ser desorganizadas. A

Gestão de tempo eficaz é sobre mudança de

O fato de que a maioria das organizações não possui um

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

empresa funcione e seja produtiva mais do que a

Primeiro, pense no tempo de seus funcionários como

Em seguida, ao contratar novos funcionários, certifique-

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

preenchido exigirá auto-regulação. Você deseja contratar

Todos os seus funcionários devem estar trabalhando

Quando um funcionário demonstra habilidades de

Se você é um bom gerente de tempo e tem boas

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

pode começar pedindo a todos os funcionários que

As reuniões devem ser conduzidas de maneira

Por fim, enfatize a importância de uma boa

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

newsletter, apresente essas dicas nas reuniões de equipe.

O tempo é uma constante. Quando as habilidades organizacionais

Cada pessoa em uma organização precisa avaliar onde

Existem inúmeras perdas de tempo no local de

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

organização, reuniões ineficazes, microgerenciamento, falha

Agora, vamos dar uma olhada em algumas economias de

A vida consiste em sete áreas: saúde, família,

Em seguida, anote as coisas - seja em um planejador diário

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

Planeje o trabalho de cada dia e siga seu plano. Se você

Quando estiver planejando o trabalho de um dia, priorize.

De acordo com o Dr. Donald E. Wetmore, a pessoa média

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

muito pesado. Tente seguir a regra de manusear cada item