MANUAL

DE APOIO

Designação da UFCD: Organização Pessoal e Gestão do Tempo

Código da Unidade: 0404

Carga Horária: 25 horas

ÍNDICE

Objetivos do curso............................................................................................................................2

Conteúdos programáticos..............................................................................................................3

1. Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas..........................................3

2. Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua priorização.....................6

3. Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades...........................8

4. Regras básicas de organização pessoal...........................................................................10

5. Regras fundamentais da gestão do tempo.......................................................................12

6. Desenvolvimento de planos de ação de melhoria de desempenho utilizando as

regras básicas de gestão do tempo e de organização pessoal..........................................16

Bibliografia........................................................................................................................................18
Objetivos do curso

Objetivos Gerais:

 Aplicar as técnicas de organização pessoal e gestão do tempo com vista a otimizar o

planeamento das atividades e o cumprimento dos objetivos.

Objetivos Específicos:

Os formandos e as formandas deverão ser capazes de:

 Descrever, corretamente e com consulta do manual de apoio, a definição de organização do

trabalho, em 30 minutos;

 Demonstrar, corretamente e sem consulta ao manual de apoio, como planear e gerir o tempo,
em 30 minutos;

 Identificar, corretamente e com o apoio do manual, as tarefas importantes e as tarefas

urgentes, em 30 minutos;

 Descrever, corretamente e sem consulta do manual de apoio, 2 das regras básicas de

organização pessoal, em 30 minutos;

 Demonstrar, corretamente e com consulta do manual de apoio, como devem gerir o tempo,
em 30 minutos;

Conteúdos programáticos

 Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas

 Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua priorização

 Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades

 Regras básicas de organização pessoal

 Regras fundamentais da gestão do tempo

 Desenvolvimento de planos de ação de melhoria de desempenho utilizando as regras básicas

de gestão do tempo e de organização pessoal

1. Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas

A organização do trabalho é o processo de estabelecer relações entre as pessoas e os recursos
disponíveis tendo em vista os objetivos que a empresa como um todo se propõe atingir.
A organização do trabalho atua precisamente para conseguir um objetivo que se define como
qualidade. Organizar qualquer tipo de trabalho é tarefa para técnicos preparados e que tem como
função determinar um nível qualificativo para qualquer tipo de tarefa.
Na realidade o verdadeiro motivo da organização do trabalho é para que tudo funcione como um
relógio de precisão.

Se prestarmos atenção no funcionamento de um relógio, todas as

peças unidas dão uma informação preciosa que resulta naquilo
que precisamos para guiar-nos no tempo. Cada peça tem sua
função a desenvolver-se. E depois de tudo o que realmente nos
dá a indicação final são peças que estão em perfeito
funcionamento interligadas entre si: os ponteiros.
Porém, a organização do trabalho depende da união de todas as
peças. Os ponteiros não podem funcionar sem uma máquina
precisa e esta, por sua vez, não se move sem uma fonte de
energia. Isso se chama organização do trabalho; cada peça
funcionando em conformidade com as demais, formando um
grupo organizado e conseguindo o objetivo ao qual nos referimos:
organização do trabalho. Se um trabalho é organizado, possivelmente todos os objetivos propostos
obterão aquilo o que se propuseram o objetivo final que é nada mais nada menos que cumprir todas
as metas propostas por uma empresa, associação, organização.

Ter organização do trabalho leva à borda da perfeição gerando confiança a todas as

pessoas que fazem parte de uma organização.

Organização do trabalho é simplesmente o fator preciso pelo qual uma empresa consegue todos os
seus objetivos, no caso contrário, sem organização do trabalho, os objetivos longe de serem
cumpridos, vagariam num limbo desorganizado e causariam todos os tipos de problemas que, na
realidade, são o terror de uma organização.
Como dissemos no princípio, a organização do trabalho é uma engrenagem perfeita para realizar
todos os tipos de tarefas as quais nos propomos com uma realização final mais satisfatória. A
organização no trabalho é uma janela aberta para o sucesso daquilo que se dispõe a fazer. A
verdadeira via, sem a qual não se realiza plenamente bem um trabalho. Quem organiza, rentabiliza;
quem organiza, tem resultados satisfatórios.
  O termo TEMPO significa, geralmente, a duração sucessiva de qualquer fenómeno ou de
movimento real das coisas. (...) propriedade que as coisas têm de coexistirem ou de se
sucederem, considerada objetivamente; sucessão de dias, horas, momentos. (...)" * Grande
dicionário da língua Portuguesa – Círculo de Leitores, p.267

 GESTÃO DO TEMPO: O termo GESTÃO significa (...) “ação ou forma de gerir, de

administrar algo. Tempo que dura essa ação.” O que nos leva a dizer que o recurso mais
valioso da gestão é o tempo. Nova Enciclopédia Larousse – Círculo de Leitores, p.3313

Qualquer gestor tem de ter sempre bem presentes estes

conceitos, pois são base da sua função.

Apontam-se os mercadores da Idade Média como os criadores da

noção do tempo como dinheiro. A vida humana era muito mais curta do
que nos nossos dias, a peste negra dizimara mais de um quarto da
população europeia. O tempo tinha de ser maximizado.

Com a democratização (à disposição de qualquer pessoa) do tempo, há

muitas coisas que se tornam possíveis: sincronização de aterragem e descolagem de aviões,
lançamento de bombas, hora de ponta, marcação de encontros entre pessoas num dado local... E
fazer dinheiro.

Os princípios da gestão do tempo, se bem que aplicados inicialmente à organização do trabalho e a

um contexto profissional, têm também aplicação noutros contextos: intelectual e espiritual.

De qualquer modo, a velha frase de Benjamim Franklin “Time is Money” continua a ouvir-se. Ambos
são recursos limitados, valiosos. Podemos poupa-los ou desperdiça-los. No entanto, o dinheiro pode
fazer-se, enquanto que o tempo não. Daí ser infinitamente mais precioso que o dinheiro. E daí ser
infinitamente mais importante, evitar desperdiçá-lo e investi-lo o melhor possível.

IMPORTÂNCIA DO FACTOR TEMPO NAS ORGANIZAÇÕES

Sabe-se que o Homem se preocupa em gerir o tempo, contudo, só há pouco mais de uma década
é que se tem conhecimento de alguns estudos efetuados nesse sentido.

Vai sendo prática nos E.U.A as grandes empresam terem cursos de gestão do tempo, lucrando
muitos milhões de dólares com isso. Em Portugal e um pouco por toda a Europa vai-se fazendo algo
nesse sentido.

DAR ENFASE À GESTÃO DO TEMPO PRENDE-SE COM VÁRIOS FATORES

O ambiente organizacional tornou-se cada vez mais complexo. As mudanças são constantes.
A competição é grande. As preocupações ambientais, as mudanças de legislação e de impostos, a
situação política nacional e mundial, a incerteza económica (elevada concorrência) e tantos outros
assuntos semelhantes estão a criar novos requisitos a qualquer trabalhador.

O ritmo de mudança está a aumentar anualmente. Todos conseguem absorver a mudança até um
dado ponto. Quando o ritmo de mudança se torna maior do que a capacidade do indivíduo lidar com
ele, surgem os problemas.

A maior parte destes problemas prende-se com questões de tempo e com questões de stress. As
estatísticas relativamente a esta matéria apontam que nos próximos 10 anos ainda vamos observar
mais mudanças e a um passo mais acelerado.

2. Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua priorização

As expectativas do que as pessoas devem conseguir realizar no seu trabalho aumentam.

Cada ano que passa as organizações/empresas esperam dos seus trabalhadores um pouco mais do
que no ano anterior.

A perceção que o indivíduo tem da sua vida, onde lhe é exigido cada vez mais empenho no trabalho
passa necessariamente para um nível pessoal: maior exigência em termos de satisfação pessoal.
Quer-se mais tempo para as nossas vidas privadas.

 COMO GERIR O TEMPO?

O tempo não é um bem escasso, é um recurso valioso. Temos todo o tempo do mundo. Não é
preciso ser formado para saber gerir. Quer no trabalho quer em casa todas as pessoas têm de saber
gerir o tempo.

 Como gerir o tempo ou que uso dar ao tempo?

1. PLANEAR O TRABALHO E O TEMPO

a. É importante planear, mas pouca gente o faz.

2. PORQUÊ?

a. Porque muitas vezes não há tempo. Há tanta coisa a fazer que planear acaba por
ficar por segundo plano.

b. Uma das principais razões é o facto de não ter a visão concreta das metas a atingir.

DOMÍNIO DO PLANEAMENTO
  QUAL O MELHOR USO A DAR AO TEMPO?

Planear é necessário saber quais os objetivos e que resultados se pretendem obter.

 PLANEAR - DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS

 Ao estabelecer os objetivos, deve-se ter presente as suas características. Devem ser escritas,
expressos em resultados e não em tarefas, realistas e alcançáveis.

 Se cada individuo conseguir dividir os seus objetivos anuais em objetivos trimestrais,

preocupar-se-á com eles no fim de cada trimestre. Seguindo esta linha de raciocínio, dividir os meses
em semanas e as semanas em dias. A preocupação com os objetivos será diária, os resultados
estarão mais próximos de ser atingidos.

 Quanto mais os vários objetivos (anuais, semestrais, trimestrais, mensais, semanais,

diários) estiverem em harmonia, melhor será a gestão do tempo.

 Quem planeia a sua própria vida, gasta o tempo em várias atividades de lazer ou
trabalho, quem não planeia pode não ter tempo para conciliar lazer com trabalho.

 Algumas pessoas desenvolvem mesmo um mecanismo de bloqueio quando elaboram

um plano. Veem os planos como complexos e uma perda de tempo. A tarefa parece difícil de iniciar
que nem vale a pena fazer esse movimento.

 Planear pode constituir apenas pensar o futuro de alguma forma, sistemática, no que
deve acontecer e que condições são necessárias para tal.

 Elaborar listas de tarefas do dia-a-dia pode tornar-se incorreta se não levar em conta,
prioridades e uma estimativa de quanto tempo se demora com cada uma delas. Por isso é que a
percentagem de pessoas que consegue fazer tudo o que tem na lista é diminuta.

 No dia seguinte, passa-se aos itens incompletos para a lista do dia seguinte, aumentando as
atividades e desta forma acaba-se por colocar as listas para o lado, porque nos sentimos:

 Frustrados;

 Com a sensação de não ser eficiente;

 Incapazes.

3. Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades

Duas atitudes podem ser tomadas face este tipo de situações:

  Atribuir códigos de prioridade;

 Estimar quanto tempo é necessário para levar a cabo cada atividade.

 Se a lista for demasiado longa, poder-

se-á decidir de imediato o que fazer para
solucionar o problema – delega ou deixar o
assunto pendente.

 As nossas reações emocionais,

sentimentos, atitudes, estereótipos guiam por
vezes a nossa ação mais do que aquilo que
logicamente consideramos prioritários.

 Prioridade é um direito, estabelecido

por um regulamento de passar antes dos outros. Efeito de chegar primeiro, de passar antes dos
outros devido à sua importância. Uma tarefa que se faz antes de outra.

 Tudo o que qualquer indivíduo faz durante o dia envolve uma tomada de decisão em
termos do que é prioritário. Decidir entre as várias tarefas pode tornar-se complicado.

Como saber que uma coisa é mais importante do que outra, se todos os meus
objetivos são vitais?

A decisão tem de ser tomada, mesmo que não tenhamos feito a decisão correta, pelo menos agimos
nesse sentido.

Duas qualidades de tarefas:

 Importância;

 Urgência.

Tarefas importantes são as que contribuem significativamente para atingir os nossos objetivos. Têm
valor elevado e tendem a ter consequências a longo prazo.

Tarefas urgentes são as que têm de ser feitas agora, não esperam, podem ou não estar
relacionadas com os nossos objetivos e com consequências a curto prazo.

A chave do planeamento sistemático e útil é planear o trabalho e o tempo.

O que escasseia é, habitualmente, o tempo e não o trabalho, daí ser melhor dar-se-lhe mais
atenção.
Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastar muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando
tarefas mais produtivas e de maior prioridade.

a) Como divide o seu dia?

b) Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar- -se sobre os assuntos mais urgentes?

c) Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais agradáveis?

d) Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem um sistema de as resolver?

e) Desperdiça muito tempo?

Delegue sempre as tarefas que não tenham para si uma relação tempo-
eficiência!

CUSTOS DO TEMPO

 Calcule exatamente o custo do seu tempo e compreenda depois quanto tempo não está a ser
usado eficientemente

 Utilize a fórmula para descobrir quanto custa – por hora e por minuto - o seu tempo no
trabalho.

 E use esses cálculos para analisar o custo relativo de algumas atividades típicas do seu dia-
a-dia, tais como preparar uma reunião em vez de pedir à secretária que o faça!

DIÁRIO DO TEMPO

 Registar diariamente quanto tempo passa com determinadas atividades é fundamental para
conseguir gerir o seu tempo eficientemente.

 Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo que desperdiça a conversar, e o pouco

tempo que está, realmente, a trabalhar e a planear.

 O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partida para avaliar as áreas a melhorar.

 O tempo que deverá mantê-lo dependerá da natureza do trabalho que realizar.

4. Regras básicas de organização pessoal

Existem alguns fundamentos importantes para a nossa organização pessoal:

  Esteja preparado(a): Nenhuma ferramenta o ajudará caso não saiba onde quer chegar. Defina
o que vai fazer para chegar lá e também o que você não vai fazer. O planeamento é a arma
mais importante para quem se quer organizar.

 Tenha objetivos: É muito tentador tentar abraçar o mundo, mas se se quiser alcançar
resultados satisfatórios sem se matar de trabalhar, há que saber escolher as suas batalhas.
Fuja dos assassinos de produtividade como e-mail, msn, twitter, facebook etc. Faça uma coisa
de cada vez e seja mais feliz.

 Disciplina é tudo: Assim como ensinado pelo sábio Vovô Urso na parábola da piscina, resolva
os problemas até o fim.

Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

 Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando com
exatidão como passou o seu tempo.

 Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta com as tarefas úteis e com as desnecessárias.

REVISÃO DO DIÁRIO DO TEMPO

 Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas as partes de 30 minutos que registou, em
categorias, de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a quantidade de tempo gasto
em cada tipo de tarefa, tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a correio, ajuda a
colegas, telefonemas.

 Calcule, então, a percentagem de tempo gasto com cada tarefa.

Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência do seu trabalho!

DIVISÃO DE TAREFAS

Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas tarefas e divida-as em grupos:

 Tarefas de rotina

 Projetos em decurso

 Tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho

Depois, descubra a percentagem de tempo passada com cada grupo.

 A gestão do tempo é o cerne do planeamento da sua

vida e da sua gestão do stress.
  O seu alcance é maior do que o das listas “tenho que fazer: ...” e diz respeito ao que pretende
da vida e a como planeia atingi-lo.

 Para muitas pessoas, o primeiro desafio é “O que é que eu pretendo da vida?”...

ESTABELEÇA PRIORIDADES

Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência, o que significa que, muitas vezes, as coisas
fáceis e rápidas são atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difíceis que realmente
alteram as nossas vidas.

A prioridade deve, então, ser determinada tanto pela urgência como pela importância, assim como
pela duração da execução de uma tarefa.

FAÇA UMA LISTA

Mantenha sempre uma lista dos “afazeres” e certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma
das tarefas, usando um sistema simples:

 Elevada

 Baixa

 Média

A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas mais importantes do seu trabalho.

Se não atribuir prioridades aos seus objetivos e tarefas, terá tendência, como já vimos, a fazer as
coisas de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais rapidamente!

As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalho ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia
seguinte!

COMPROMETA-SE COM UM INÍCIO

Após ter atribuído prioridades, fixe a altura em que vai começar.

Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse o seu caso, irá deixar as coisas até ao último
minuto!

Os prazos atuam como ímans que o irão arrastar: se o prazo termina na 6.ª feira, passará toda a
semana a pensar: «Não preciso de me preocupar até 6.ª feira; vou começar amanhã!»

E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!!

 5. Regras fundamentais da gestão do tempo

Uma das preocupações das pessoas que desejam melhorar a sua eficiência é, sem dúvida, a
rentabilização do tempo. Esta rentabilização passa, também pela própria organização que
conjuntamente com alguns métodos, conduzem a uma boa e eficaz, gestão do seu tempo.

Prática e esforço constante são os grandes meios para atingirmos a

nossa meta.

 Prática consiste em testar aquilo que preconizam os métodos

de eficiência, adaptá-los ao nosso caso pessoal ou, até, fazer o contrário
do que eles indicam, mas praticar, praticar sempre!

 Esforço constante: a dificuldade de aplicação destes

métodos não reside na sua complexidade, mas no facto de exigirem um mínimo de esforço para
serem postos em prática. É preciso recomeçar continuamente para preencher a distância em relação
aos objectivos que nos propomos. Devemos traçar objectivos e controlá-los. Para isso é
indispensável preencher mapas diários e semanais da actividade.

 Qual o tipo de influência que ele (fator tempo) tem em cada um de nós?

 Com que profundidade ou intensidade condiciona a nossa vida?

 Como afeta o desempenho das tarefas diárias?

 De que forma ocupamos o tempo?

 Será que podemos fazer

 mais coisas ocupando menos tempo?

Conhecendo um pouco mais, todos estes condicionalismos e o grau de influência que eles podem
exercer sobre a nossa vida, podemos tentar responder a todas estas perguntas e, assim, tentar
rentabilizar a forma como ocupamos o tempo.

 Aproveitamento eficaz do tempo

 Sabendo que, para atingir determinados objetivos ou finalidades, tendo estabelecido esta ou
aquela metodologia de trabalho, impõe-se definir por onde começar. Isto significa, é necessário definir
PRIORIDADES. Por outras palavras, temos de saber, dentro daquilo que nos propomos fazer, o que
é mais IMPORTANTE e o que é mais URGENTE.

 Como o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, há pois que saber

situar, ao longo do ano, quais os projetos a desenvolver, de acordo com o seu próprio faseamento.
  Do mesmo modo, ao longo do dia de trabalho, há inúmeras pequenas e grandes tarefas a
executar, as quais temos de distribuir ao longo do tempo útil desse dia. O mesmo se pode aplicar à
semana de trabalho.

 Em todo o posto de trabalho é necessário fazer a gestão do tempo, para possibilitar custos
de orçamento, para isso as empresas recorrem a uma planificação. Determina-se uma pessoa para
desempenhar várias funções, tendo em conta os equipamentos para que esta possa restabelecer
eficácia e produtividade. É essencial estabelecer graus de prioridade, saber fazer distinção do que é
ou não urgente (o que pode ser feito agora e o que pode ficar para mais tarde).

Para que possamos gerir o nosso tempo com qualidade, devemos ter em conta alguns fatores,
entre os quais:

 O Autoconhecimento

 A definição de objetivos

 O estabelecimento de prioridades

 A reflexão antes do ato

 A organização do espaço de trabalho

 Utilizar uma comunicação eficaz

Princípios para uma gestão eficaz da organização e gestão do tempo:

Tomada de consciência (SABER) – Situação atual

Desejo de Aperfeiçoar (QUERER) – Medidas a implementar

Aperfeiçoamento (FAZER) – Situação desejada

Existem três perspetivas diferentes relativamente à gestão do tempo:

 Aumentar a quantidade de tempo disponível

 Realizar mais trabalho durante o tempo disponível

 Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível

Aumentar a quantidade de tempo disponível

  Esta perspetiva sugere que o chefe “alargue” as suas horas de trabalho até onde for possível.
Isso poderia trazer como consequência uma grave depressão, esgotamento e falta de eficiência

Realizar mais trabalho durante o tempo disponível

 Esta perspetiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma mente
orientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para este tipo de treino. Em
caso extremo, poderia converter-se o chefe num perito em eficiência e em gestor de métodos, em vez
de melhorar a sua tomada de decisão, relacionamento interpessoal e qualidades de chefia.

Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível

 Esta perspetiva sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão do tempo.
Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais, em vez de se entreter
com os detalhes massivos da natureza operativa, os quais deverão ser delegados para outras
pessoas. Exige uma estratégia orientada para a ação. Requer preparação, treino, e, em geral, um
clima organizativo adequado.

Dicas para a gestão do tempo:

 O truque essencial é deixar o tempo necessário para cada tarefa, mas não tempo em
demasia (devido à tendência de deixarmos as coisas para a última hora e da lei de Parkinson: “O ser
humano gasta numa tarefa o tempo de que dispõe para a realizar”)

 Junte os itens semelhantes. Se tem de fazer telefonemas, faça-os todos de uma vez. Se
está a fazer um relatório, faça-o até ao fim do que planeou.

 Tenha em conta se é matutino, vespertino ou, em última instância, noctívago. É um facto

que fisicamente estamos em melhores condições para fazermos certo tipo de trabalho em
determinadas horas do dia. Os “galos” conseguirão ser mais criativos nas primeiras horas do dia
enquanto que os “mochos” preferirão fazê-lo de noite. Tente construir o seu horário diário de acordo
com o seu ritmo biológico natural. Dedique as suas melhores horas aos trabalhos mais importantes.

 Comece cedo. Se preparar o dia antecipadamente, planeando, preparando o que vai fazer
no dia seguinte, faz com que esse mesmo dia se torne infinitamente menos complicado.

 Faça com que o horário de manhã seja tão apertado quanto possível. É proveitoso que a
primeira hora do dia seja produtiva. Se o seu começo for pobre, então poderá ter de passar o resto do
dia a tentar apanhar o ritmo e terá mais ansiedade.

 Utilize os “tempinhos”. Os tempinhos podem servir para nada. Os tempinhos também

podem servir para fazer trabalhinhos. Há muitos tempinhos ao longo do dia. Se os adicionarmos
podem chegar a constituir mais de uma hora diária. Se nós tivermos algumas tarefas pensadas para
preencher estes mini espaços de tempo podemos conseguir levar a cabo grandes tarefas.

 Liste as coisas que pode fazer em 10 minutos. Lembre-se que uma hora é feita de 6
espaços de 10 minutos e, no limite, tudo é feito em espaços de 10 minutos. 10 minutos investidos
num trabalho agora podem implicar ir ter com os amigos, ou com a família,10 minutos mais cedo. E
isso pode ser muito positivo.

 Faça do tempo de transição tempo produtivo. Tempo de transição é o tempo entre

acontecimentos e consiste sobretudo em tempo de espera ou tempo de viagem.

 Insira na sua agenda tempo de calma, isto é, tempo sem interrupções. Tempo calmo é uma
excelente maneira de aumentar a sua eficácia sem aumentar o nº de horas de trabalho.

 Seja fiel à SUA agenda. Pouco há a dizer sobre isto para além de que a única maneira de
uma agenda funcionar é ser-lhe fiel.

 Avalie a sua agenda. Antes de planear a semana seguinte pense: O que é que foi cumprido?
O que é que não foi cumprido? O que posso fazer amanhã para evitar que isso volte a acontecer?

Organização da utilização do tempo

Nem sempre é possível ser dono da utilização do tempo (horário) com superiores ou clientes, mas
às vezes, com tato podem-se conciliar desejos e possibilidades.

Também as diferentes tarefas de caráter repetitivo, devem ser agrupadas em horas adequadas e
regulares (a prospeção de possíveis clientes, por exemplo).

 Em termos práticos, podem organizar-se quatro setores de documentação, colocando os

documentos em quatro pastas ou arquivos distintos:

 "Para fazer" (em ordem decrescente de urgência).

 "À espera de resposta".

 "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e também para actualização).

 "Pendente" (para assuntos que não estão em movimento, mas que serão recuperados
dentro de um período de tempo previsível).

Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as circunstâncias.

A distribuição do trabalho varia em função do tempo disponível e não do tempo necessário.

 6. Desenvolvimento de planos de ação de melhoria de desempenho
utilizando as regras básicas de gestão do tempo e de organização
pessoal

Qual é volume de e-mails que você troca num dia?

E quanto tempo gasta com eles ao longo de uma semana?

Uma empresa de Londres conseguiu aumentar a sua produtividade em 7% ensinando apenas os

seus executivos a controlar a sua caixa de e-mails. Um estudo mostrou que cada mensagem confusa
de um executivo gerava uma enxurrada de outras mensagens e desperdício de tempo.

A pesquisa, publicada pela revista “Harvard Business Review”, mostra que, se um executivo diminui a
sua produção de e-mails, os funcionários
logo seguem o exemplo. Na empresa
londrina, em vez de implantar ferramentas
de gestão do correio eletrónico, a empresa
optou por mudar a sua comunicação. Os
executivos passaram por uma formação que
incluía o não encaminhamento de
mensagens em casos que não sejam de
extrema necessidade, a limitação dos
destinatários de mensagens e até a escolha
de formas de comunicação mais eficientes, como um telefonema ou uma conversa
pessoalmente.

Embora os pesquisadores tenham chegado à conclusão de que uma mesa desarrumada pode
estimular a criatividade, a maioria dos profissionais sabe que o mínimo de organização é sim
essencial no dia-a-dia empresarial. Manter a arrumação no ambiente de trabalho é muito
importante para qualquer profissional que queira ter mais produtividade e qualidade, pois
garante às pessoas melhores condições de vida e facilidade no dia-a-dia, além do conforto e
limpeza.

A desordem pode causar muitos atrasos e até situações desconfortáveis, como a perda de tempo,
por exemplo, quando é preciso encontrar algo como um documento, um número de telefone anotado
ou até mesmo um simples lápis. Essa desorganização tem implicações no rendimento do
profissional e acaba por afetar o seu humor e a sua saúde, além da possibilidade de
desentendimento ou desgaste com outras pessoas.

A produtividade dá-se em três esferas:

  Esfera pessoal, ou seja, o indivíduo aprende a melhorar o uso do seu tempo com técnicas de
planeamento, organização, etc.

 Esfera da equipa, ou seja, pessoas que juntam os seus aspetos individuais de produtividade
e devem seguir um modelo comum para obter resultados.

 Esfera da organização, ou unidade de negócio, formada pelo conjunto de equipas, que

seguem estratégias de produtividade para atender aos anseios da empresa.

Bibliografia

Lousã, Aires e outros: Técnicas de Organização Empresarial – Bloco I; Porto Editora (1995).

Santos, Lopes dos: A Empresa: Noções de Gestão; Modulform – Formulação Modular, IEFP (1998).

Rego, Arménio, A comunicação nas Organizações. Lisboa, Edições Sílabo, 1999