GESTÃO DO TEMPO

E PRODUTIVIDADE
EMERSON CARLOS GOMES
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
GERENCIAMENTO DE TAREFAS
DE FORMA INTELIGENTE, CONTROLE
DE AGENDAS E DEMANDAS E
PRODUTIVIDADE E QUALIDADE
VIVENDO EM ALTA PERFORMANCE
CONCLUSÃO
REFERÊNCIAS
INTRODUÇÃO

Ainda que muitos de nós vivamos sempre a reclamar de uma suposta

falta de tempo e, constantemente, peçamos mais minutos e horas para
conseguir efetuar todas as nossas demandas e atividades que julgamos
importantes em nosso cotidiano, fato é que uma coisa não se pode negar:
o tempo é democrático.
Podemos concordar que algumas pessoas têm mais habilidades, recursos e
ferramentas que outras, que possuem mais condições monetárias ou mais
estruturas físicas e tecnológicas para a realização de suas atividades. Mas,
também temos que convir que todos nós recebemos a mesma quantidade
de tempo por dia para conciliar tudo aquilo que pretendemos realizar
dentro dos nossos objetivos pessoais e profissionais. Todos recebemos os
mesmos 1.440 minutos todos os dias.
Então, claramente, a sensação de falta de tempo ou de má gestão desse
ativo tão importante passa não somente pelo que se recebe de tempo para
uma demanda, mas, sim, de como o gerenciamos. E, com o passar dos anos,
ainda que cada vez tenhamos mais ferramentas e recursos tecnológicos que

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nos facilitem e auxiliem na realização das demandas
cotidianas, esse tema sobre a melhor gestão de tempo é cada
vez mais relevante e recorrente.
Nesse contexto, podemos citar Peter Drucker, um dos pais da
administração moderna, que certa vez retratou a importância da gestão
do tempo em uma simples frase: “O tempo é o recurso
mais escasso e, a menos que seja gerenciado,
nada mais pode ser gerenciado”.
Assim, podemos compreender que a gestão
do tempo nada mais é do que um processo
de organização e priorização de tarefas e
atividades. Isso envolve, portanto, todo
um planejamento prévio e uma dinâmica
de execução voltada a melhor aproveitar
o tempo investido nessas demandas, tendo
como expectativa de resultado final uma
maior produtividade e eficiência.
Ainda dentro dessa contextualização sobre o
tempo, Lasserre (2007) afirma que administrar o
tempo significa saber como usá-lo para a realização de atividades,
as quais se julga com boa dose de importância e prioridade, tanto
no ambiente pessoal quanto no profissional. Ainda segundo o autor,
quando afirmamos que não “temos tempo suficiente” para realizar algo,
a grande causa disso pode ser o desperdício de tempo em outras tarefas,
que poderiam ser consideradas dispensáveis ou que não estariam em
sinergia com seus próprios propósitos. Assim, o tempo, no cotidiano do
ser humano, deve ser aproveitado para a realização de demandas que
tenham prioridade, valor e importância em seu dia a dia.

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GERENCIAMENTO DE TAREFAS
DE FORMA INTELIGENTE, CONTROLE
DE AGENDAS E DEMANDAS E
PRODUTIVIDADE E QUALIDADE

A gestão do tempo de forma inteligente passa, portanto, por dois pontos

principais: o planejamento e o foco de execução. Quando falamos em planejar
algo, estamos falando em avaliar o que precisa ser realizado, definindo seu
grau de importância e estabelecendo uma ordem. Ou seja, um processo de
execução que deve considerar também o quanto de tempo será utilizado para
concretização de uma atividade, já considerando, inclusive, um espaço para
imprevistos ou circunstâncias que possam atrasar ou dificultar a ordem normal
dessa realização.
O planejamento inteligente e racional de
atividades evita retrabalhos e, portanto,
facilita que cada demanda seja realizada
corretamente já da primeira vez, otimizando,
assim, o tempo. Dessa maneira, uma boa
gestão não é sinônimo de fazer tarefas
às pressas ou de forma atabalhoada e
sem o devido cuidado que uma atividade
requer mas, sim, de saber o que se deve
fazer, quando fazer, como fazer e o quanto
de tempo será necessário para executar
determinada demanda.
Alguns recursos são facilitadores desse
processo, como a definição de checklists. Ou seja, uma lista de verificações que
contemplem uma visão geral de todas as tarefas que precisam ser realizadas
em determinado período de tempo, bem como o estabelecimento de uma
ordem – por prioridades – para a execução. Logicamente, temos hoje uma
infinidade de recursos tecnológicos que colaboram para a realização dessa lista
de verificações. Porém, mais importante do que listar aplicativos e programas
que possam nos auxiliar nessas tarefas, é preciso compreender esse conceito de
gestão e mudar sua própria postura perante as definições de atividades do dia.

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Assim, pouco importa se essa lista será feita de forma mais analógica, em
uma agenda ou em outro campo de anotação, ou mais tecnológica, através
de um bloco de notas em seu celular, computador ou ainda em uma planilha
de Excel ou em aplicativos como o Evernote, Planner, Trello ou qualquer
outro programa focado em gestão e condução de tarefas. O mais importante
é compreender a importância da visão do todo e da definição
inteligente do que será feito, como deverá ser executado,
quando deverá ser realizado e com qual investimento
de tempo máximo para sua finalização.
Enfim, chegamos à importância do foco. Essa
palavra significa ter disciplina, continuidade e
persistência para alcançar o que se pretende
atingir. Segundo Goleman (2013), existem
três tipos de foco. O primeiro faz referência
ao foco interno que, segundo o autor, é o
tipo de cuidado e atenção que nos permite
controlar e entender nossas próprias
emoções, sentimentos e como isso pode atuar
positiva ou negativamente para a tomada ou
não de uma decisão. O segundo foco refere-se
às outras pessoas, naquilo que estamos dispostos
a ouvir e enxergar, assim como nossa capacidade de
se colocar no lugar desse outro indivíduo, compreendendo
suas posições e pensamentos. Já o terceiro tipo de foco se refere ao
ambiente onde estamos, à forma como percebemos o que acontece à nossa
volta e como nossas atitudes podem impactar a todos.
Logicamente, todos nós temos uma infinidade de razões para nos
desconcentrar. Essas distrações, ainda segundo o autor, podem ser
resumidas em escalas emocionais e sensoriais. Entretanto, é fundamental
treinarmos nossa consciência para nos mantermos focados em atividades
importantes em nosso dia a dia, pois quanto mais tempo nosso pensamento
se perde durante uma atividade que exige foco, mais difícil é retornar ao
que estava sendo feito. Segundo Goleman (2013), um estudo conduzido
pelas universidades Harvard e Stanford constatou que, na maior parte
do tempo, profissionais estão envolvidos com sentimentos extremos em

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relação às suas demandas, sentindo-se estressados ou entediados
durante essas realizações. Verificou-se também que apenas 20%
das pessoas analisadas demonstraram momentos de satisfação e
foco pleno em suas atividades. O restante costuma passar tempo
demais na internet ou pensando em outros afazeres que não
estão relacionados às tarefas que precisam ser efetivamente
realizadas. Portanto, 80% das pessoas têm grande parte da
produtividade diminuída e estão suscetíveis à perda de foco.
Importante frisar que o nível de concentração está
intimamente ligado com o desafio e importância que damos
para determinada ação, bem como nossa habilidade para
realizar determinada atividade. De acordo com o psicólogo
Mihaly Csikszentmihalyi, essa experiência estaria ligada
a um estado mental que acontece quando uma pessoa
realiza uma atividade e se sente totalmente absorvida,
em uma sensação de energia, prazer e foco total no que
está fazendo. Em essência, esse momento de foco total
é denominado como “estado de flow” e é caracterizado
pela imersão completa no que se está fazendo e por uma
consequente perda de sentido de espaço e tempo.
Nessa ótica, destacada pelo autor, quando nos sentimos
desafiados e capazes de realizar determinada demanda
ou atividade, logicamente, a tendência é que o foco seja
maior. É quando ocorre o estado de flow ou fluidez e quando a
produtividade e concentração estão em seu nível máximo. Em
contrapartida, o inverso ocorre quando o nível de desafio é baixo,
assim como o nível de habilidade requerida para a execução de
alguma tarefa. Nesse momento, estamos falando do tédio ou da
apatia para realizar uma ação. Outro ponto a se destacar é que,

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se tal atividade for desafiadora, mas a pessoa não se sentir apta
ou confortável para fazê-la, consequentemente, estabelece-se um
nível maior de ansiedade desencadeando uma perda do nível de
concentração e produtividade.
Quando o inverso acontece, ou seja, nossa habilidade é alta, mas
o desafio é pequeno, estamos então em uma situação de conforto
e controle sobre determinada demanda – o que pode ser muito
bom, se soubermos lidar com ela, pois torna-se possível inseri-
la em qualquer momento de nossa jornada. Mas isso também
pode representar um risco, pois essa autoconfiança pode gerar
uma procrastinação desnecessária, assim como um risco para o
resultado final.
Todo esse cenário pode ser representado no gráfico a seguir.

FLOW OU
ALTO ANSIEDADE
FLUIDEZ
DESAFIO

BAIXO APATIA CONTROLE

BAIXA ALTA

HABILIDADE
Fonte: elaborado pelo autor.

O autor ainda afirma que pessoas que gostam e se sentem

desafiadas naquilo que elas fazem também sentem mais
facilidade para manter a atenção. Dessa forma, conclui-se que a
produtividade está diretamente relacionada com a proximidade
da atividade a ser feita com algo que proporcione prazer ou que
ofereça um desafio. Como nem sempre isso é possível, o grande
exercício para manter uma maior produtividade faz referência
a encontrar – ou criar – desafios motivadores dentro de nossas
demandas, de modo a utilizar e testar, de forma equilibrada,
nossas habilidades. Isso ajuda a evitar a ansiedade, a apatia ou o
senso de controle, que podem gerar a perda do foco.

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Segundo Goleman (2013), para ter foco, também é preciso, de
tempos em tempos, perdê-lo. Ou seja, é necessário sair às vezes
desse estado, recarregando as energias e dando espaço para que
a mente e o corpo se reestabeleçam para a continuidade de um
exercício. Dentro desse conceito, uma das técnicas mais conhecidas
para o gerenciamento do tempo se chama técnica “Pomodoro”.
Nesse formato, sugere-se que cada pessoa utilize um temporizador
para cronometrar tempos de ação e tempos de descanso.
Esses períodos podem ser estabelecidos de acordo com cada pessoa.
Mas, de acordo com a técnica, aconselha-se que a cada 45 minutos
de ação, possa ser realizada uma pausa de 5 a 10 minutos
fazendo outras atividades que possam descansar sua mente
até o momento de retornar à atividade anterior. Isso ajuda
a manter o foco por muito mais tempo durante o dia,
dividindo as tarefas em intervalos de tempo, ajudando
a deixar tudo mais fluído e criando uma sensação
maior de recompensa.
Gerenciamento inteligente também requer um
controle maior da agenda, estabelecendo prioridades
e em qual dia e horário cada tarefa será executada.
É importante definir atividades de curto (neste dia),
médio (nesta semana) ou longo prazo (neste mês ou
ano) ou até mesmo aquelas que fazem parte de nossas
intenções e que serão inseridas com dia e horário certo para
serem definidos. Cabe frisar que essa definição de agenda deve ser
flexível, considerando o tempo hábil para atuar em situações que
fujam de contexto e evitando que imprevistos ou circunstâncias
atrapalhem o cumprimento de prazos.
Por exemplo, se uma pessoa possui um boleto a ser pago com
vencimento no dia 10 de determinado mês, a agenda pode
considerar que essa conta será paga com 2 dias de antecedência,
evitando riscos de se perder o prazo. Ou seja, mesmo que ocorra um
imprevisto que impeça o pagamento, ainda existe um tempo hábil
para uma nova análise e determinação de quando ele deverá ser
pago, sem impactar, assim, o resultado final.

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Um grande risco para o gerenciamento são as procrastinações, ou
seja, uma condição cultural e psicológica que faz com que a pessoa
faça constantemente o diferimento ou adiamento de uma ação, por
causa de diversos fatores como medo, ansiedade, despreparo ou
falta de comprometimento.
A tabela a seguir traz os 5 principais tipos de procrastinadores:

TIPO DE PROCRASTINADOR ESTILO

Tem medo de que as coisas não saiam como o

PREOCUPADO esperado e tem receio de fracassar. Assim, adia tudo
por medo do que pode dar errado.

Não se preocupa muito com os prazos e não se sente

responsável em entregar algo dentro de condições
RELAXADO solicitadas por outras pessoas. Assim, pensa em seu
prazer próprio imediato e sempre atua no limite dos
prazos, com baixo senso de comprometimento.

Por ter receio que algo não saia perfeito ou do modo

ideal que gostaria, acaba iniciando alguma demanda
somente quando julga que possui as condições
PERFECCIONISTA
necessárias. Com isso, acaba se tornando uma
pessoa mais lenta na resolução de atividades e se
sobrecarregando.

Planeja todas suas atividades em sua mente, mas

tem muitas dificuldades para realmente pôr em
prática essas ações. Assim, perde muito tempo
SONHADOR
em pensamentos e devaneios que quase nunca se
efetivam em alguma atividade real que dê andamento
ao plano.

Está sempre ocupado com muitas atividades

simultaneamente, o que o faz não dedicar tempo
OCUPADO adequado a cada tarefa individualmente. Assim,
tem a tendência a assumir muitos compromissos e ir
resolvendo da “forma que dá” cada um deles.

Fonte: elaborada pelo autor.

A produtividade passa por 5 etapas bem definidas, sendo a primeira a

criação de cenários que ofereçam a visão de tudo que precisa ser feito.
A segunda consiste em priorizar o que será feito, em que ordem e em
quanto tempo. Já a terceira consiste em executar o plano, de forma

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disciplinada e focada nos resultados. A quarta etapa busca estabelecer
sistemas e indicadores que consigam mensurar a efetividade do que está
sendo produzido, atribuindo inclusive alertas, caso o prazo esteja sendo
afetado. Por fim, a quinta etapa faz uma avaliação contínua de tudo o
que tem sido feito e de como otimizar o tempo e os recursos em futuras
oportunidades. Assim, criamos uma rotina voltada à produtividade e à
otimização do tempo que temos.
Nesse contexto, é fundamental que cada pessoa esteja realmente focada na
realização e determinação de agendas e nas tarefas que serão realizadas
dentro de uma análise de importância e prioridade. Além disso, também
é importante que exista um sistema de monitoramento e controle, que
estabeleça os limites de tempo e que sirva como uma espécie de norteador
de possíveis adaptações. Essas metas de tempo são fundamentais para o
conceito da produtividade.
Outros pontos cruciais dentro da administração do tempo são a capacidade
de dizer não para pedidos e atividades não-sinérgicas com sua
agenda e o evitamento de ladrões de tempo, como pensamentos
dispersos, redes sociais, conversas paralelas entre outros
fatores que venham a interromper os momentos de foco e
a realização de demandas importantes. A capacidade de
delegar e buscar aliados para ajudar na concretização de
tarefas também são fatores primordiais para a ampliação
da produtividade. Essas ações, inclusive, estão ligadas
à utilização de tecnologias ao seu favor, buscando
recursos, programas, aplicativos e ferramentas que
aprimorem sua e eficiência e que consigam fazer você
“ganhar tempo”.
A organização também faz parte do melhor
gerenciamento do tempo. Assim, quanto mais você evitar
a desordem e estabelecer processos bem definidos para
a realização de suas principais atividades, mais você
conseguirá ampliar resultados e ser ainda mais produtivo.

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VIVENDO EM ALTA PERFORMANCE

Viver em alta performance significa conduzir seus hábitos,

atividades e atitudes de forma a estar sempre em linha com
os resultados esperados e suas metas pessoais e profissionais.
Algumas rotinas são fundamentais para que isso realmente
aconteça e podemos dizer que priorizar a vivência do tempo
presente seja a primeira rotina a ser estabelecida. Viver o presente
significa atribuir uma grande importância ao agora, espelhando-se
nos aprendizados do passado e naquilo que se pretende no futuro,
mas entendendo que somente o hoje está em nossas mãos.
Cuidar da saúde física e mental vem em seguida, pois é
necessário estar focado e energizado para que as demandas
possam ser executadas com o máximo de desempenho. Isso pode
ser conquistado por meio de práticas
saudáveis, com um cuidado especial para o
sono e para a alimentação, mas também no
afastamento de pessoas negativas ou que
estejam remando no sentido contrário aos
seus objetivos.
Alta performance requer também a
formalização de metas e a busca incessante
para que elas sejam alcançadas. Isso requer
um espaço especial para o conhecimento
de nossos limites e para a ampliação
de técnicas. Resultados mais assertivos
também acontecem para pessoas que focam em soluções, e não
nos problemas, e que não se amarguram ou se afundam com eles,
buscando, sim, a melhor forma de eliminá-los. Por isso, a melhor

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forma de evitá-los é criar cenários onde, antecipadamente, eles já
possam ser considerados tendo, assim, já uma resposta e uma ação,
caso eles efetivamente ocorram.
Portanto, alta performance é um estilo de vida para quem entende
o seu real potencial e quer manifestá-lo na forma de uma vida
baseada em excelência, extraindo o melhor de cada momento,
sem comprometer o tempo futuro. Viver em alta performance não
é apenas mostrar resultados no ambiente pessoal ou profissional,
mas também deixar o fator “tempo” não ser uma desculpa ou um
elemento a ser culpado por um insucesso. Criar alertas para avisá-lo
de compromissos e relembrá-lo de metas e ideias faz com que sua
mente possa trabalhar efetivamente no que, de fato, importa.
Finalizando, viver em alta performance é se concentrar em fazer o
seu tempo valer mais e, para quem entende de cada segundo, cada
minuto é valioso demais para ser desperdiçado. Viver essa rotina
voltada ao máximo desempenho é saber que você deve dar o máximo
de si para a realização das tarefas que julga importante e que o
conhecimento e tecnologia são nossas fortes aliadas nessa jornada
de construção, assim como o aprendizado constante que cada dia
nos traz. E não somente a nossa opinião deve ser considerada, mas
os feedbacks de outras pessoas também podem colaborar para que
nossas atividades sejam realizadas cada vez melhor. Dessa forma, a
resposta à pergunta “como posso fazer melhor isso da próxima vez?”
é um grande norteador para que essa efetividade aconteça.

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CONCLUSÃO

Vimos nesse e-book que o gerenciamento do tempo, de maneira simplificada,

consiste na adoção de uma série de atitudes, processos e ferramentas que
auxiliam a entrega satisfatória de atividades e projetos, dentro dos prazos
estabelecidos. As táticas e ideias listadas ao longo do conteúdo são muito
efetivas e podem contribuir muito com o crescimento de sua produtividade.
Mais do que recursos e ferramentas, gerenciamento de tempo
requer mudança de mentalidade e a busca por utilizar melhor
esse atributo tão escasso e importante que possuímos.
Quando nos comprometemos em assumir o controle e sermos
gestores de nosso próprio tempo, focamos em fazer o nosso
melhor, dentro do espaço definido para cada momento,
sendo mais assertivos nas escolhas daquilo que é mais
importante dentro de nossas vidas pessoais e profissionais.
Assim, um bom gerenciamento de tempo passa diretamente
pela tomada de decisão do que é importante a ser feito, de
modo a priorizar o tempo para essa execução. O desperdício de
tempo, como cita Womack (2004), é quando realizamos qualquer
atividade que absorve recursos, mas não cria valor final. De forma prática,
aproveitar bem o tempo pode ser compreendido como uma série de decisões
e comportamentos que envolvem seu uso efetivo para contribuir na sua
produtividade e qualidade de vida.

REFERÊNCIAS

CSIKSZENTMIHALYI, M. Flow: a psicologia do alto desempenho e da felicidade.

São Paulo: Editora Objetiva, 2020.
GOLEMAN, D. Foco: a atenção e seu papel fundamental para o sucesso. São
Paulo: Editora Objetiva, 2013.
LASSERRE, E. Assumindo o controle do seu tempo – Série Gestão orientada
para resultados. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2007.
WOMACK, J. P. A mentalidade enxuta nas empresas: elimine o desperdício e
crie riqueza. Rio de Janeiro: Editora Elsevier, 2004.

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