Planejamento e Organização Pessoal no Trabalho
1.1 CONCEITOS DE PLANEJAMENTO
1.1.1 O QUE É PLANEJAMENTO?
Para Fayol, planejar é visualizar o futuro e traçar um
programa de ação. Já para Caravantes, trata-se de “avaliar
o futuro e preparar-se para ele ou mesmo cria-lo”.
Processo desenvolvido para um alcance de uma situação
desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com
a melhor concentração de esforços e recursos.
É uma preparação no presente visando alcançar os seus
objetivos e colaborar na tomada de decisões, de estreita
relação com o futuro. Como se observa, o contrário do
planejamento é o improviso. Quando não nos planejamos,
provável e geralmente será o acaso que decidirá por nós.
Com essas considerações iniciais, podemos conceituar o
planejamento pessoal como o meio pelo qual definimos e
organizamos nossas metas e objetivos e direcionamos
nossas ações à realização. Devem ser definidas as
estratégias, os recursos e os prazos para a concretização de
cada alvo especificamente. Todos estes detalhes são
importantes para não deixar espaço para distrações,
manter o foco e evitar desvios bruscos no caminho.
O planejamento nos permite, a partir de antecipação de
cenários, construir possibilidades e atingir
objetivos almejados. Ao detalharmos de maneira racional
e ordenada as ações que precisamos desenvolver para
alcançar um determinado objetivo, conseguimos ter
clareza do que precisa ser feito e quanto de recurso
(material, financeiro) e de tempo precisaremos para
concretizar o objetivo almejado.
Você deve planejar porque:
 Saberá como atingir seus objetivos;
 Ficará mais motivado a alcançar metas;
 Estará mais preparado em momentos de
incertezas.
1.1.2 FORMULAÇÃO DE OBJETIVOS
Formular objetivos é parte essencial em um planejamento
pessoal. Afinal, o planejamento é uma ferramenta que
pode nos conduzir ao alcance daquilo que almejamos, seja
em âmbito pessoal ou profissional. Formular objetivos é
parte essencial em um planejamento pessoal. Afinal, o
planejamento é uma ferramenta que pode nos conduzir ao
alcance daquilo que almejamos, seja em âmbito pessoal ou
profissional.
Uma ferramenta que pode ajudar nesse momento é a Boa
Formulação de Objetivos, mais conhecida simplesmente
por BFO. Essa ferramenta foi desenvolvida a partir dos
estudos da programação neurolinguística e é muito útil na
criação de objetivos consistentes.
Letícia Magalhães
1.1.3 CICLO PDCA PESSOAL
É uma ferramenta bastante utilizada no campo
empresarial, podendo ser aplicada também no
planejamento pessoal. Ela consiste em compreender o
planejamento como uma ferramenta cíclica e permanente,
a partir de quatro etapas: planejamento, execução,
avaliação (checagem, monitoramento) e ação corretiva.
Para usar o ciclo PDCA em seu planejamento pessoal,
comece estabelecendo seus objetivos e metas. Em
seguida, passe a executá-los. Estabeleça um período para
avaliar se você está indo em direção ao seu objetivo e se
há algo que pode ser melhorado nas atividades que você
se propôs a fazer para alcançá-lo. Reflita sobre as metas e
objetivos, pois eles podem ter mudado. Após a avaliação
do seu planejamento, o próximo passo é fazer as correções
necessárias e voltar a planejar, executar, avaliar e corrigir,
para que o planejamento seja cíclico e constante.
1.2 ORGANIZAÇÃO PESSOAL
A organização pessoal é uma ferramenta que nos auxilia a
manter nossa vida de maneira ordenada, estruturada,
permitindo que possamos aproveitar ao máximo os
recursos dos quais dispomos, como tempo, finanças e
intelecto.
1.2.1 A ORGANIZAÇÃO PESSOAL NO
TRABALHO
Pense na empresa ou instituição pública como um
organismo. No organismo, cada membro exerce um papel
e uma função para que haja funcionamento em harmonia.
Assim deve ser também nos órgãos públicos e demais
instituições. A organização deve estar presente tanto em
um nível macro (plano operacional padrão, planejamento
estratégico, mapeamento de processos) quanto no nível
micro (nas atividades desempenhadas por cada
colaborador, de modo pessoal).
Resultados da boa organização pessoal:
 Poupar tempo;
 Promover clareza;
 Proporcionar concentração.
Pode-se afirmar ainda que um dos benefícios da
organização pessoal é abrir espaço para o novo, ao
identificarmos o que é desnecessário e descartá-lo. Além
disso, ela traz clareza, aumenta a produtividade e nos
permite enxergar onde os recursos estão sendo utilizados
e, assim, alocá-los com mais eficiência.
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2.1 AVALIANDO NECESSIDADES DE ORGANIZAÇÃO
A atividade de organização precisa ser algo simples e
funcional. Ela deve estar presente na sua vida para que
você consiga usufruir melhor dos recursos dos quais você
dispõe. É importante que seja algo tão rotineiro e simples
como escovar os dentes todos os dias, tornando-se assim
um hábito. Bagunça não é apenas o que está no chão da
sua casa. É tudo que está entre você e a vida que você quer
viver!
2.1.1 FERRAMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO
PESSOAL
Um dos aspectos da vida que mais demanda organização é
o tempo: um recurso finito. Para administrar melhor o
tempo, utiliza-se um recurso chamado Matriz Eisenhower,
que tem por objetivo separar as atividades em quatro
quadrantes, a partir da classificação em: urgente e
importante:
A análise Swot visa apresentar um diagnóstico de uma
situação a partir de quatro aspectos: forças, fraquezas
(fatores internos), ameaças e oportunidades (fatores
externos):
Vamos utilizar a análise Swot pessoal, que tem o mesmo
objetivo de diagnóstico, mas aplicada a um aspecto na vida
particular.
Letícia Magalhães
Os fatores internos se referem aos recursos internos, ou
seja, aquilo que depende de você e que lhe ajuda ou não a
chegar ao seu objetivo. Por isso, no quadrante Forças deve
ser colocado tudo aquilo que você julga que contribui para
que você seja mais organizado. Já no quadrante de
Fraquezas você deve listar um ou mais aspectos seus que
podem contribuir para que seu objetivo se torne cada vez
menos possível de ser realizado. Assim, preencha-o com os
itens que você acredita que favorecem a desorganização
na sua vida e lhe deixam mais longe de ser organizado. Os
fatores externos são aspectos que não estão sob o seu
controle e podem lhe atrapalhar ou ajudar na
concretização do seu objetivo. Assim, o quadrante
Ameaças deve ser preenchido com fatores que você
acredita que, embora não estejam sob seu controle, estão
contribuindo para a desorganização. No quadrante
Oportunidades, acrescente os fatores que estão externos a
você e que lhe possibilitam maior organização pessoal.
3.1 PRIMEIRO PASSO PARA ORGANIZAÇÃO E
PLANEJAMENTO PESSOAL
Para Charles Duhigg, “a mudança pode não ser rápida e
nem sempre é fácil. Mas com tempo e esforço, qualquer
hábito pode ser remodelado”. Com base no modelo de
mudança de hábito do autor, acompanhe o seguinte
exemplo:
1 Qual a rotina? Procrastinar na resposta a e-mails.
Minha caixa de entrada está sempre lotada;
2 Por que faço isso? Penso em responder em outro
momento, porque não quero interromper o que
estou fazendo, mas acabo esquecendo;
3 Como posso fazer para não me sentir
interrompido e conseguir responder os e-mails?
Estabelecer alguns horários do dia para responder
e-mails, assim me concentro só nessa atividade
durante aquele momento. A recompensa vai ser a
sensação de dever cumprido a cada vez que
minha caixa de entrada estiver zerada.
3.1.1 PRINCÍPIOS DA ORGANIZAÇÃO:
FILOSOFIA DOS 5S
A Filosofia dos 5S é oriunda da cultura japonesa e muito
associada à qualidade, podendo se apresentar também
como uma ferramenta de organização que auxilia em um
ambiente mais organizado e produtivo:
 Senso de utilização: Indica que apenas aquilo que
é necessário deve ser mantido na sua vida ou no
trabalho, isto é, descartando objetos que possam
lhe tirar a concentração e o foco;
 Senso de organização: Diz respeito à organização
propriamente dita, isto é, cada coisa deve estar
em seu devido lugar, a fim de que você não perca
tempo procurando materiais de trabalho, uma vez
que já saberá onde estarão;
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 Senso de limpeza: Relacionado a manter o
ambiente e materiais de trabalho sempre limpos,
proporcionando não só mais bem-estar, mas
também ajudando na produtividade;
 Senso de padronização: Garante o padrão de
qualidade nos processos de trabalho;
 Senso de autodisciplina: Poder de reproduzir de
forma constante e ordenada uma determinada
rotina.
3.2 ATITUDES NECESSÁRIAS
As pessoas que conseguem trazer as suas prioridades para
a rotina são aquelas que têm o controle sobre a própria
vida. Que sabem falar não. Que buscam uma estruturação
mínima não para ‘controlar’, mas para deixar todo o
restante fluir bem. Se você̂ não definir sua rotina, ela será́
definida por outras pessoas. E, quando isso acontece, você̂
também descobre que está trabalhando no que é
prioridade apenas para os outros. Adotar rotinas não
significa necessariamente ter horários fixos e rígidos para
tudo, mas estabelecer acontecimentos que devem ser
frequentes em nosso cotidiano.
3.2.1 ARTICULAÇÃO ENTRE CONVÍVIOS
Por vivermos em sociedade, é comum dividirmos espaço
com outras pessoas, tanto no trabalho como em casa. Cada
um de nós possui experiências, aprendizados e formas de
pensar sobre os mais variados aspectos. Por isso é muito
importante que, ao buscar uma vida mais organizada,
procuremos conversar sobre isso com quem faz parte do
nosso convívio, seja no trabalho ou em casa. Afinal, será
muito improdutivo se apenas uma ou poucas pessoas se
dedicarem a organizar o espaço que é compartilhado – e
outras não tiverem o mesmo objetivo.
Letícia Magalhães
 Trello: É uma ferramenta automática, disponível
na web, que permite a organização de tarefas e
projetos. Uma de suas vantagens é poder
compartilhar atividades com a equipe. Assim,
todos os integrantes visualizam o andamento de
um determinado projeto. Ele pode ser usado
tanto de forma on-line como em aplicativo;
 Técnica Pomodoro: Divide o tempo entre blocos
de concentração intensa e pausas. Além de
melhorar a gestão do tempo, uma das suas
principais vantagens é aumentar a concentração,
contribuindo para sermos mais produtivos e
eficientes. A técnica consiste em realizar uma
atividade por 25 minutos seguidos. Após esses 25
minutos, você faz uma pausa de 5 minutos. Esse
procedimento é repetido por mais três vezes e, no
quarto, uma pausa de 30 minutos;
 Planners: Oferece mais flexibilidade do que a
agenda, pois organiza seus compromissos em
formato diário, semanal, mensal e anual,
conseguindo ter uma visão mais ampla dos seus
afazeres e atividades;
 Método Kanban: A ideia principal é demonstrar
de forma visual o progresso de tarefas,
separando-as em tarefas a fazer, tarefas que
precisam ser feitas e tarefas que já foram
concluídas, formando um mural ou tabela.

É interessante também a busca por recursos que nos

apoiem no objetivo de ter a organização como algo mais
frequente. Assim, você pode receber esse apoio por meio
de livros, cursos, aplicativos, blogs e, também, profissionais
dedicados à organização.

4.1 FERRAMENTAS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL OU

DE TRABALHO

As ferramentas de organização são métodos, técnicas e

recursos que podemos utilizar para auxiliar na condução de
nosso planejamento e na realização de tarefas. Essas
ferramentas podem contribuir para agilizar processos,
trazer mais clareza sobre as atividades já realizadas (e
aquelas que precisam ser ainda desenvolvidas), além de
contribuir para uma maior otimização do tempo, este
recurso tão valioso!

Entre os recursos mais completos estão:

 Ferramentas Google: Uma das maiores vantagens

é a gratuidade e a facilidade na utilização, além da
sincronização de dados que é permitida quando
você tem uma conta Google;