GESTÃO DO TEMPO E

PRODUTIVIDADE

Prof°: Lucas Valentini

lucasvalentini@gmail.com
 Contextualização

O que é Gestão do
Tempo?

Gerir o tempo é saber usá-lo para

realizar as atividades que você
considera prioritárias, profissional
ou pessoalmente.

aquilo que consideramos importante oe tempo,

Quem administra
prioritário com a aumenta
menor suaquantidade de
produtividade. Ser
recursos possível. produtivo é fazer
Contextualização

O que é Gestão do
Tempo?

Quanto tempo é necessário para

gerar resultados concretos?

Quanto tempo um bom consultor

dedica à realização de suas
atividades junto ao seus clientes?
 Contextualização

O que é Gestão do Tempo?

Pense em um ou dois dos maiores seres

humanos que, na sua opinião, viveram nessa
terra. Aquela ou aquelas pessoas que são
referência para você...
 Contextualização

O que é Gestão do
Tempo?

Quantas horas ele ou eles tinham tinham em seu

dia para atingir seus objetivos?
Contextualização

O que é Gestão do
Tempo?
 Contextualização

O que é Gestão do
Tempo?
A Gestão do Tempo impacta diretamente no
desenvolvimento do trabalho e, consequentemente,
maximiza a sua produtividade e melhora o seu resultado.
 Contextualização

"A vida já é curta e nós a encurtamos

ainda mais desperdiçando o tempo."
(Victor Hugo)
 Reflexão

O Valor do
Tempo

Quanto vale 86.400?

 Reflexão
Quanto vale um ano?
•Para entender o valor de um ano, pergunte ao estudante que foi
reprovado.
•Para entender o valor de um mês, pergunte à mãe que teve um
bebê prematuro.
•Para entender o valor de uma semana, pergunte ao editor de um
jornal semanal.
•Para entender o valor de uma hora, pergunte aos amantes que
estão esperando para se encontrar.
 Reflexão
Quanto vale um ano?
•Para entender o valor de um minuto, pergunte a
alguém que perdeu o trem, o ônibus ou avião.
•Para entender o valor de um segundo, pergunte ao
sobrevivente de um acidente.
•Para entender o valor de um milésimo de segundo, pergunte a
alguém que ganhou a medalha de prata nos Jogos
Olímpicos.
 Reflexão

O Valor do Tempo

O ontem é história. O amanhã é mistério. O hoje é uma

dádiva. Por isso é chamado presente.

Valorize cada momento que você tem! Valorize

mais ainda porque você o compartilhou com
alguém especial, especial o suficiente para dividir
o seu tempo. Lembre-se de que o tempo não
volta.
 Mitos em relação à Gestão do
Tempo
1. Quem administra o tempo se
torna escravo dele

A verdade é que quem administra o tempo

coloca-o sob controle, torna-se
senhor dele.

Quem não o administra é por ele dominado,

pois acaba fazendo as coisas ao sabor
das pressões do momento, não na
ordem e no momento em que desejaria.
 Mitos em relação à Gestão do
Tempo
1. Quem administra o tempo se torna escravo
dele

Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que

tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no
início) que é possível programar 100% do seu tempo.
Administrar o tempo, para elas, é como vestir
uma camisa de força e não mais tirá-la.

A verdade é que administrar o tempo não é programar a

vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle
sobre ela.
 Mitos em relação à Gestão do
Tempo
2. Só se trabalha melhor, ou se produz
mais, sob pressão

Esse é um mito criado para racionalizar a

preguiça, a indecisão, a tendência à
procrastinação.

Não há evidência que o justifique, até porque os que

assim agem poucas vezes tentam trabalhar
sem pressão para comparar os
resultados - sobre si mesmos e sobre os que os
circundam.
 Mitos em relação à Gestão do
Tempo
3. Administrar o tempo serve apenas na
vida profissional

Falso.

É de certo que há muitas coisas em nossa vida

pessoal e familiar que reconhecemos desejar ter
mais tempo para fazer mais certas atividades ou
lamentamos pelo fato de não termos mais tempo
para nada além do trabalho.
 Mitos em relação à Gestão do
Tempo
4. Ter tempo é questão de Querer ter Tempo

Verdade... de certo modo.

Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que

realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo.

Não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É preciso
também querer o meio indispensável de obter mais tempo
- e esse meio é a Administração do Tempo.
Gestão do Tempo

A Gestão do Tempo consiste no ato de registrar, acompanhar

e incrementar a utilização do tempo de um indivíduo.
Para uma boa Gestão do Tempo, é necessário:
•Entender como você organiza o seu tempo hoje;
•Conhecer o tipo de problema que confrontamos;
•Identificar as fontes desse problema;
•Definir o método de utilização do tempo.
 Gestão do Tempo

Mas como controlamos melhor o nosso tempo?

O primeiro passo é mensurar até aonde você consegue

controlar o seu tempo disponível atualmente.

“Conhece-te a ti mesmo e conhecerás o universo e os deuses”.

Sócrates
Gestão do Tempo

Mas como controlamos melhor o nosso

tempo?

Enquanto profissional, a gestão do tempo

otimiza o planejamento de atividades,
visto que, ao listar e visualizar o que tem
que ser feito, torna-se possível controlar
melhor as demandas e cumprir horários
e prazos com sucesso.
Gestão do Tempo

Além disso, a Gestão do Tempo possibilita:

•Antecipar atividades;
•Definir o grau de importância dessas atividades;
•Focar esforços com maior efetividade;
•Gerenciar melhor o estresse;
•Reagir com maior prontidão a eventos inesperados
•Aproveitar melhor o tempo para desenvolvimento pessoal
(leituras, reciclagens, lazer etc).
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Escreva um diário!

A melhor maneira de coletar informações sobre como você

controla o seu tempo é através da criação de um diário de
atividades.

Com ele você poderá analisar a Necessidade,

Adequabilidade e Eficiência das tarefas realizadas.
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Escreva um diário!

A melhor maneira de coletar informações sobre como você

controla o seu tempo é através da criação de um diário de
atividades.

Dessa forma, você poderá identificar facilmente qual

o método ou tecnologia que mais a adequa às suas
necessidades de Gestão do Tempo.
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Defina o seu “Horário Nobre”

Algumas pessoas operam melhor no período da manhã,

enquanto outras desempenham melhor suas atividades no
início da tarde, ou, até mesmo à noite e na madrugada.

Busque sempre adaptar o seu tempo de trabalho ao

seu “horário nobre”.
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Defina o seu “Horário Nobre”

Qual o seu horário nobre?

Ele “bate” com sua hora de estudo

e/ou trabalho?
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Apps para uma boa gestão do tempo

•Any.do (iOS, Android, Windows, Mac)

•Things (iOS, Android, Mac)
•Astrid Tasks (iOS, Android, Windows, Mac)
•Evernote (iOS, Android, Windows, Mac)
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Estabeleça Prioridades

O estabelecimento de prioridades é um processo de

compreende duas etapas distintas:

1.Crie uma lista das tarefas que você necessita

realizar (sejam elas corriqueiras ou não)

2.Ordene-as por prioridade (Sistema ABC de

prioridades)
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Estabeleça Prioridades: Sistema ABC

Prioridade A: É aquela tarefa que precisa ser feita

imediatamente, pois é de importância crítica.

Prioridade B: É aquela tarefa que é importante, mas que não

precisa ser feira imediatamente. É importante, mas menos
sensível ao prazo.

Prioridade C: É aquela que não existe urgência, mas que

deve ser feita.
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo
Estabeleça Prioridades: Sistema
ABC

Disponível para iOS

Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo
Estabeleça Prioridades: Sistema
ABC

Disponível para Android

Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Escolha um tipo e implemente um plano de atividades

•Planos Semanais
•Planos Diários
•Plano de Conferência (reunião)
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Planos Semanais

São planos que se propõem a descrever aquilo que se

pretende realizar até o final da semana e as tarefas
necessárias para o seu cumprimento.

Mesmo após concluídos, os Planos Semanais

servem como ferramenta de consulta e
referência.
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Planos Diários

São, muitas vezes, a melhor maneira de focar a

atenção naqueles objetivos mais importantes, ou de
curto prazo.

Busque colocar, além da tarefa a ser cumprida, o tempo

médio em que você você deseja cumprí-la.

Utilize o Sistema ABC para definir a ordem de

prioridade das tarefas.
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Plano de Conferência

Um Plano de Conferência possibilita a obtenção de

informações por meio do contato com outras pessoas sem
que haja interrupções ou distrações no trabalho.
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Plano de Conferência

1.Elenque as pessoas que você consulta com frequência;

2.Vá pensando nos assuntos que tem a tratar com cada pessoa e
anote-os abaixo do nome da pessoa;

3.Quando chegar a hora de uma reunião (conferência) reordene

os itens na lista, obedecendo critérios de prioridade (ABC)
Desperdiçadores de Tempo

Desperdiçadores de Tempo

Todos nós desperdiçamos tempo. Podemos desperdiçar tempo

com atividades construtivas, que nos relaxam ou reduzam o
estresse, ou com ‘tarefas’ inúteis, sem reflexo algum em
nossas vidas.

Os desperdícios de tempo geralmente são de origem:

•Interna (auto-gerados)
•Externa (gerados pelo ambiente)
Desperdiçadores de Tempo
Desperdiçadores de
Tempo
Autogerados Contextuais
Desorganização Visitas
Procrastinação Telefonemas
Incapacidade de dizer “Não” E-mails sem importância
Esperas desnecessárias
Reunião não-produtivas
Outros
Perfeccionismo desnecessário Conversas paralelas

Conversas demoradas durante o café Relatórios sem utilização prática

Desperdiçadores de Tempo
Desperdiçadores de
Tempo
Autogerados Contextuais
Desorganização Visitas
Procrastinação Telefonemas
Incapacidade de dizer “Não” E-mails sem importância

Esperas desnecessárias
Reunião não-produtivas
Alguém se identificou?
Outros
Perfeccionismo
desnecessário
Conversas demoradas durante o café Relatórios sem utilização prática
Conversas paralelas
Desperdiçadores de Tempo
Desperdiçadores de Tempo: Desorganização

É a maior culpada do desperdício de tempo

autogerado pelo indivíduo.

Basta observar a área de trabalho para identificar, ou não, esse

tipo de desperdício de tempo.

É preciso avaliar se a área de trabalho...

Desperdiçadores de Tempo
Desperdiçadores de Tempo: Desorganização

•É eficiente?
•Está organizada para minimizar o esforço?
•O fluxo de materiais e movimentos processa-se
livremente?
•O espaço de trabalho está em ordem?
•Objetos são perdidos com frequência?
Desperdiçadores de Tempo
Dicas para manter um espaço de trabalho atualizado:

•Utilize pastas distintas para cada projeto que esteja

sendo realizado;
•Busque organizar um índice para a organização das
várias pastas de projeto que possam existir;
•Mantenha uma pasta com os e-mails, telefonemas e
demais tipos de contatos que foram estabelecidos
durante o curso de um projeto.
Desperdiçadores de Tempo

Desperdiçadores de Tempo: Procrastinação

Consiste no adiamento de uma ação. Resulta em stress, sensação de

culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros,
por não cumprir com a suas responsabilidades e compromissos.

Embora a procrastinação seja considerada normal, torna-

se um problema quando impede o funcionamento
normal das ações.
Desperdiçadores de Tempo

Desperdiçadores de Tempo: Procrastinação

Para combater a Procrastinação:

•Defina prazos para a conclusão de uma tarefa;

•Crie ou adote um sistema de recompensa;
•Combine com alguém que ajude você acompanhar o seu
andamento na conclusão das tarefas
•Trate das tarefas logo pela manhã ou logo no início do trabalho.
Desperdiçadores de Tempo

Desperdiçadores de Tempo: Incapacidade de dar um

“Não”

Busque oferecer alternativas ao invés de tentar – e talvez não

conseguir dar um “sim”. Ao invés de aceitar, tente usar as seguintes
respostas:

•“Eu posso aceitar, mas o trabalho que estou realizando agora

sofrerá atrasos. A sua demanda é mais importante?”

•“Adoraria atender o seu pedido, mas preciso terminar primeiro

essa demanda...”
Desperdiçadores de Tempo

Desperdiçadores de Tempo: Incapacidade de dar um

“Não”

Busque oferecer alternativas ao invés de tentar – e talvez não

conseguir dar um “sim”. Ao invés de aceitar, tente usar as seguintes
respostas:

•“Agora não posso, pois estou sem tempo. Aviso assim que
estiver disponível”

•“Obrigado pela confiança, mas, no momento, estou

impossibilitado de colocar mais uma demanda na agenda.
Desculpe”
Desperdiçadores de Tempo

Desperdiçadores de Tempo: Visitas

•Quando precisar se reunir com um colega, dirija-se à mesa dele, ao

invés da sua. É mais difícil pedir uma pessoa para sair da sua mesa
do que você sair de uma.

•Procure dialogar em pé.

•Caso nada funcione, agradeça pela visita e informe que você

necessita finalizar uma tarefa ou projeto.
Metodologias de Gestão do Tempo

Contexto

Pensamento Industrial (processos) ≠ Rapidez do mundo pós-

Internet

Nova relação de ‘tempo-espaço’: um novo espaço exige uma

nova maneira de gerir o tempo.
 Metodologias de Gestão do Tempo

Contexto

Na realidade: Fluxo contínuo e adaptação

Demanda Demanda Demanda

Demanda Surpresa
Demanda

Demanda
Demanda
Surpresa
Demanda
Demanda

Surpresa
Metodologias de Gestão do Tempo

Contexto

Na realidade: Fluxo contínuo e adaptação

Pepinos a resolver
Contas a pagar
Estudo
Cuidado c/ saúde

Relacionamentos Problemas familiares

Consertos Lazer
Metodologias de Gestão do Tempo

O que fazer?

GDT, SCRUM, POMODORO e TDD

Ferramentas que ajudam de maneira prática e simples a

organizar melhor esse ‘caos’ e facilitar o cumprimento de
tarefas com um melhor aproveitamento de tempo e energia.
Metodologias de Gestão do Tempo

GTD – Get Things Done (David Allen)

Compromissos = Elos Abertos

(Elo) Pepinos a resolver

(Elo) Contas a pagar
(Elo) Estudo
(Elo) Cuidado c/ saúde

(Elo) Relacionamentos (Elo) Problemas familiares

(Elo) Consertos (Elo) Lazer

Metodologias de Gestão do Tempo

GTD – Get Things Done (David Allen)

Compromissos = Elos Abertos

Esses elos abertos nos distraem, pois tentamos erroneamente dar

atenção a mais de um ao mesmo tempo e, com isso não
conseguimos desempenhar nenhuma tarefa inteiramente.

Além disso, quando chega a hora de resolver o compromisso

pendente, acabamos esquecendo por conta de outras pendências que
chegam à mente.
Metodologias de Gestão do Tempo

GTD – Get Things Done (David Allen)

Solução do GTD: Sistema de Organização Externa de

Elos Abertos

Todos os elos abertos devem ser alocados em um sistema

externo.

Deve-se confiar no sistema em relação à resolução de todas as

pendências. Assim, consegue-se maior tranquilidade para
tratar do problema da vez.
Metodologias de Gestão do Tempo

GTD – Get Things Done (David

Allen)
Caixa de Entrada de
Elos (compromissos)

Fazer
Calendário
Ação
(lembretes)

Revisar
 Metodologias de Gestão do Tempo

GTD – Get Things Done (David

Allen)

Se a demanda for levar 2

Caixa de Entrada de Elos minutos ou menos para ser
(compromissos) realizada
NÃO AGENDE. FAÇA
Análise da demanda LOGO!
Decisão:
•Alocar no calendário
•Descartar
•Arquivar Calendário
(lembretes)
Metodologias de Gestão do Tempo

GTD – Get Things Done (David

Allen)

Decidir
Calendário (lembretes)

Deferir Delegar
Alocação da Alocação da
demanda no demanda em uma
calendário de lista de delegação
ou atividades para poder controlar
o cumprimento das
Alocação da demanda
tarefas por outras
em uma lista de
pessoas
atividades (to-do list)
Metodologias de Gestão do Tempo

GTD – Get Things Done (David Allen)

Hábitos necessários para implementar bem o GTD

•Coletar informações
•Processar informações (quem e quando)
•Revisar e melhorar continuamente o processo
Metodologias de Gestão do Tempo

POMODORO (Francesco Cirillo)

Iniciou-se como técnica de estudo.

Hoje, é pode ser aplicada tarefas que exijam esforço
mental e concentração.

•Ciclos curtos de trabalho (30 min)

 Metodologias de Gestão do Tempo

POMODORO (Francesco Cirillo)

25min 5min

Descanso Concentração Absoluta Descanso Concentração

• Utilização de Timer para controle do tempo

• Utilização de uma lista simples (plano) que determine a exponha a
sequência de atividades
Metodologias de Gestão do Tempo

POMODORO (Francesco Cirillo)

•Simples compreensão, difícil implementação.

•Foco na redução da zona de conforto do indivíduo.

•Grandes vantagens após a fase de adaptação

• Presença constante de momentos de relaxamento

• Não há preocupação na gestão do tempo (o timer

fica encarregado disso)