Gestão

de tempo
Um guia essencial para quem
sabe que não tem tempo a perder
O QUE VOCÊ
VAI ENCONTRAR
• O que entendemos sobre o assunto
• Cada coisa em seu tempo
• Seja o protagonista do seu próprio tempo
• Os maiores ladrões de tempo
• Dicas de quem entende do assunto
• Aprenda as metodologias
• Escolha as melhores ferramentas
• Aproveite seu tempo livre!
• O tic-tac nunca para!
O QUE ENTENDEMOS
SOBRE O ASSUNTO
Querido(a) leitor(a),
Se nosso e-book chegou às suas mãos, podemos presumir que, de alguma
maneira, você já se preocupou com a forma como gasta seu tempo.
Pode ser que as atuais circunstâncias te deixem em dúvida sobre como
se organizar levando uma vida integralmente dentro de casa. Outra
possibilidade é que a mudança de rotina te deixe sem grandes referências
para organizar suas tarefas, fazendo com que, por exemplo, seu período de
almoço aconteça somente na hora do jantar e qualquer atividade de lazer
pareça impossível de ser incorporada à sua agenda.

Seja qual for o seu caso em especial, esperamos que este e-book funcione
como um guia no seu dia a dia, com práticas e ferramentas eficientes para
suprirem sua necessidade de gerenciar o tempo.

Nós entendemos perfeitamente o quão difícil é se adaptar às

transformações que o isolamento social demanda em nosso dia a dia,
por isso nos empenhamos para que, ao final da leitura, você esteja apto
a aproveitar muito melhor cada uma das 24 horas que tem disponível.

Durante os processos seletivos, notamos que muitos profissionais

confundem o processo de uma gestão de tempo com os seus sintomas,
como: capacidade de priorização, otimização de atividades, foco em
resultados etc.
É importante que você tenha em mente que gestão de tempo é o processo
de planejar, controlar e executar suas tarefas de modo consciente sobre a
quantidade de tempo que demora para finalizar cada uma delas.

Mas não se engane!

Ter uma alta capacidade de gerir seu tempo não é uma qualidade valorizada
exclusivamente em períodos de crise. Em situações normais, profissionais
com essa habilidade já se destacam com muito mais facilidade, uma vez
que entregam resultados melhores em menos tempo.

O que acontece no momento é simples de entender: o Covid-19 tornou crucial

aquilo que já era importante. Afinal, a grande maioria dos profissionais estão
trabalhando de casa ao mesmo tempo em que cuidam de suas contas e
responsabilidades pessoais, filhos, alimentação e limpeza.

Por isso, fazendo parte do grupo de colaboradores em home office ou não,

nosso e-book é essencial para o seu desenvolvimento profissional e pessoal.

Aproveite cada página e tenha uma ótima leitura!

Grupo Cia de Talentos
CADA COISA
EM SEU TEMPO

O mundo contemporâneo é implacável: não há

tempo a perder, afinal, “tempo é dinheiro”.
Você já deve ter repetido essa frase algumas
vezes sem fazer a menor ideia de como se
organizar devidamente. Mas se você já sentiu
essa preocupação, aqui vai um bom motivo
para repensar seus hábitos imediatamente: o
tempo mal gasto é desperdiçado para
sempre, sendo, portanto, um bem muito mais
valioso que dinheiro, pois é irrecuperável.

Você já deve ter notado que uma

pessoa responsável e organizada
guarda seus compromissos em
uma agenda subdividida em meses,
semanas e dias. A agenda é um
conceito moderno, mas a ideia de
fragmentar o tempo para organizar
tarefas surgiu há muito tempo.
Desde a pré-história o homem já observava
alguns padrões na natureza, por exemplo:

Os períodos de As fases da lua, A repetição de

claridade e escuridão, que determinaram alterações climáticas,
que originaram o a divisão dos meses; que fracionaram o ano
conceito de dia e noite; em quatro estações.

Esses ciclos foram fundamentais

em atividades agrícolas para
planejar o plantio. Não à toa, os
primeiros registros de medição do
tempo foram localizados na fértil
região do rio Nilo, na África.

Ali, arqueólogos encontraram o

calendário egípcio, um dos primeiros
de que se tem notícia, desenvolvido por
volta de 3.000 a.C. Além disso, também
foi encontrado o primeiro relógio de sol,
utilizado entre 5.000 e 3.500 a.C. e o de
água, feito por volta de 1.400 a.C.
O desenvolvimento da ciência astronômica
possibilitou cálculos e ajustes mais precisos
na mensuração do tempo, especialmente da
astronomia, com os gregos e romanos.

O calendário gregoriano, que usamos hoje,

instituído no século 16, apenas adaptou as
bases definidas pelo juliano, de 46 a.C.

Os relógios de sol, levados para a Grécia pelo

contato com os babilônios, também sofreram
sensível aperfeiçoamento.

A roda dentada, inventada por

Arquimedes em 287 a.C., foi imprescindível
para que se desenvolvessem os relógios
mecânicos séculos mais tarde.

Hoje, a tecnologia nos permite controlar

cada segundo da nossa rotina, desde quanto
tempo demoramos para finalizar um trabalho
até a demora de alguém para responder uma
mensagem.

Fonte: hps://super.abril.com.br/historia/medicao-do-tempo/
SEJA PROTAGONISTA
DO SEU PRÓPRIO TEMPO
Conforme aprendemos no capítulo anterior, pensar em melhor gerenciar o
tempo implica, necessariamente, em revisar como o dividimos. Isso significa
que o primeiro passo é se tornar o grande protagonista do seu próprio tempo,
se responsabilizando pela forma como distribui cada uma das 24 horas
que dispõe.

Caso essa apropriação não

aconteça, seguimos a tendência de
nos colocar como agentes passivos
e, nesse caso, a aposta é certa:
seremos massacrados por um
número cada vez maior de
atividades, informações,
distrações etc. E como você já deve
saber, tudo em excesso atrapalha.
É preciso estabelecer nossas prioridades para dividirmos a atenção,
lembrando de considerar tudo que é importante em nossas vidas: família,
carreira, relações sociais, atividade física, vida espiritual, atividades de
autodesenvolvimento e tantas outras possibilidades que nos cercam.

Parece um ponto simples e óbvio? Sim! Mas muitos de nós ainda carregam a
sensação permanente de devedor, tanto em relação ao outro, como a nós
mesmos, não é?

Para evitar desgastes e frustrações nessa etapa, é preciso saber por onde
todo o controle escapa e como evitar tais perdas.
OS MAIORES
LADRÕES DE TEMPO
Você consegue determinar qual é o maior inimigo da produtividade?

Se você pensou em procrastinação, está no caminho certo, mas saiba que esse
fator não é o único que rouba nosso bem mais precioso. Todos temos estilos
próprios de se perder entre o agora e o depois, então pode ser que muitos outros
venham à sua mente, mas os principais são:

Desorganização Falta de planejamento

Perfeccionismo Reuniões
desnecessárias
Redes sociais
Notificações de e-mails
Interrupções e mensagens de celular

TEMPO
 DICAS DE QUEM
ENTENDE DO ASSUNTO
Para maximizar sua capacidade de gerir o tempo, recomendamos
aplicar os seguintes passos:

Encontre o seu horário

Faça pausas planejadas
de maior produtividade

Saiba quanto tempo cada

Fuja das distrações
atividade demanda

Estabeleça um momento
Se planeje com antecedência
para as redes sociais

Agende suas tarefas Não espere pela inspiração

Priorize o mais importante Não se apegue à perfeição

Aproveite ao máximo
Não queira abraçar o mundo
as horas de espera

Delegue tarefas Cuide de você

Considere cancelar algumas

Viva o momento
atividades, se necessário

Defina prazos Transforme tudo isso em hábito

Evite multitarefas

Fonte: hps://klickpages.com.br/blog/gestao-de-tempo/
APRENDA AS
METODOLOGIAS
Algumas metodologias podem te ajudar a realizar uma melhor gestão do
tempo. Conheça cada uma delas, experimente e defina qual se adequa
melhor às suas necessidades.

GTD
Derivado da expressão inglesa
“Geing Things Done”, significa
“fazer acontecer”. Ela parte do
princípio de que ter maior controle
e clareza sobre o que está fazendo, te
permite alcançar melhores resultados.
Para isso, você precisa limpar a sua
mente, registrando em algum lugar
tudo o que precisa fazer. Assim, a sua
cabeça fica tranquila e livre para focar
totalmente na execução das tarefas.
 O método acontece
em 5 etapas:

Coletar: Processar:
Coloque no papel tudo o que Analise o grau de
precisa ser feito, item a item. prioridade e a ordem em
que elas deverão ser feitas.

Organizar: Executar:
Separe as tarefas de acordo Aqui você precisa colocar a
com as semelhanças entre elas mão na massa. É preciso focar
e monte seu plano de ação. e, de fato, fazer acontecer.

Revisar:
Volte à lista para marcar o
que já foi feito e conferir se
não ficou nada para trás.
Aplicativo Pomodoro
Busca um melhor aproveitamento do seu tempo, dividindo
o fluxo de trabalho em intervalos.

Acontece assim:
Você cria a sua lista de tarefas e marca o cronômetro para um período
de 25 minutos (que são chamados de “pomodoro”), nos quais você irá
trabalhar em uma única coisa, sem interrupções.

Ao final desse tempo, você faz uma pausa de 5 minutos para descansar
a mente. Depois, retoma mais um ciclo de 25 minutos.

Quando você completar 4 ciclos, você faz uma pausa maior, de 15 a 20

minutos.

E começa tudo de novo. Se, por algum motivo, um ciclo é interrompido,

você zera o cronômetro e reinicia tudo.
GUT
Trata-se de uma matriz baseada em três pontos principais que, juntos,
formam essa sigla: GRAVIDADE, URGÊNCIA E TENDÊNCIA.

É necessário atribuir notas de 1 a 5 para cada uma das suas demandas

e começar pelas tarefas de notas mais altas.

PARA SABER DETERMINAR ESSAS NOTAS,

É SÓ SEGUIR O SEGUINTE CRITÉRIO:

Gravidade Urgência Tendência

1 Sem gravidade 1 Pode esperar 1 Não mudará

2 Pouco grave 2 Pouco urgente 2 Irá piorar a longo prazo

3 Grave 3 Resolver rapidamente 3 Irá piorar a médio prazo

4 Muito grave 4 É urgente 4 Irá piorar em pouco

5 Extremamente 5 Precisa de ação 5 Irá piorar rapidamente

grave imediata
Kanban
Consiste em agrupar as tarefas em um quadro, separando e
classificando por listas.

Ele foi criado originalmente como uma técnica de gerenciamento

de projetos, para que todos pudessem ver claramente em qual
estágio cada parte do projeto se encontrava.

Contudo, existe uma versão simplificada dessa estratégia que

pode ser usada para facilitar a sua gestão de tempo.

BASICAMENTE, O QUE
VOCÊ PRECISA FAZER É:
• Escrever cada tarefa em um cartão
(manualmente ou em um aplicativo).

• Ter um quadro geral de

acompanhamento divido em
colunas, como “Fazer”, “Em andamento”
e “Concluído”

• Então, posicionar cada uma das tarefas

conforme realiza cada uma delas.

O melhor é ter uma visão geral de como as

coisas estão fluindo ao longo da semana.
ESCOLHA
AS MELHORES
FERRAMENTAS
Aqui temos alguns
exemplos que você
deve considerar:
Um calendário digital que te
ajuda a organizar suas tarefas
e seus respectivos prazos.
Com ele você sabe quanto tempo
passou navegando na internet e,
assim, consegue avaliar quanto
poderia investir em coisas mais
úteis e importantes.
Uma vez que você já conhece
as melhores metodologias,
chegou a hora de determinar
quais ferramentas te oferecem
as melhores funcionalidades.
Software que utiliza a metodologia
kanban, com blocos temáticos, é ótimo
para administrar projetos.
É um serviço que funciona na nuvem e
permite criar listas, lembretes, anexar
documentos e compartilhar esses
conteúdos com outras pessoas envolvidas.
Aplicativos de
comunicação interna
Útil principalmente para quem trabalha
em equipe, onde uma comunicação interna
efetiva é fundamental para otimizar tempo.
Neste caso, se encaixam as redes sociais, o
Slack, HipChat ou o Azendoo, por exemplo.
APROVEITE SEU
TEMPO LIVRE!
Se já ficou claro para você que cada segundo desperdiçado é irreversível, também
é nossa tarefa dizer como você pode aproveitar o tempo que sobrar depois de todo
o processo de otimização.

Listamos aqui 10 relógios que merecem

ser visitados ao redor do mundo:

1) Big Ben - Inglaterra 2) Latedral de Canterbury -

Inaugurado em 1859, o cartão-postal Inglaterra
da capital inglesa é o mais famoso Situado em uma construção de
símbolo da obsessão cultural 1000 anos em Canterbury, é a
britânica pelo tempo. grande atração da igreja.

3) Gisborne Millennium - 4) Glockenspiel - Alemanha

Nova Zelândia
Em uma terra fascinada por relógios, o
Gisborne, localizado na cidade de mesmo
nome, é histórico: foi o primeiro a marcar
a passagem para o novo milênio.
Localizado em Munique, é o
maior relógio de torre da
Alemanha e possui 43 sinos.
 5) Orloj - República Tcheca
O relógio astronômico de Praga
mostra a posição da Lua, do Sol e
oferece diversas informações
celestes há quase 600 anos.
7) Piazza San Marco - Itália
Situado no principal ponto
turístico de Veneza, enfeita a
Basílica de San Marco.
9) Times Square - EUA
Marca registrada da agitada Nova
York, é o mais importante relógio
digital do mundo.
6) Parque Eble - Alemanha
O maior cuco do mundo fica na
cidade de Schonachbach, pesa cerca
de 6 toneladas e mais parece uma
casa de conto de fadas.
8) Relógio de Skopje - Macedônia
Na histórica capital do país, a memória
e o tempo estão guardados no grande
relógio da cidade há mais de 400 anos.
10) Torre de Zytglogge - Suíça
Construída como entrada da cidade
de Berna no século 13, continua
encantando milhares de turistas por
sua bela arquitetura.
O TIC-TAC
NUNCA PARA!
Acompanhamos de perto as mudanças no universo corporativo e entendemos
cada uma das suas necessidades nesse momento de transição. Por isso,
queremos ter você sempre por perto, de olho em cada novidade e cada conteúdo
que separamos cuidadosamente para auxiliar no seu desenvolvimento
pessoal e profissinal.

Esperamos que este tenha sido um conteúdo importante para que você continue
progredindo. Aproveite para participar do nosso Mini Me sobre Gestão de Tempo
(bit.ly/minimesessions), uma oportunidade incrível para se aprofundar no
tema, participar de atividades em grupos e tirar dúvidas diretamente com nossos
consultores.

Acompanhe também nossos conteúdos gratuitos nas redes sociais e fique por
dentro dos nossos próximos encontros. Até breve!

@ciadetalentos Grupo Cia de Talentos