Foco, Produtividade

Procrastinação, produtividade e foco
Procrastinação,
produtividade e foco
Licensed to Renato Escolástica Ferreira Luz - escolasticarenato@gmail.com - 50

Sumário
1 Dedicatória ..................................................................................... 3
2 Introdução ...................................................................................... 4
2.1 Por que eu deveria triplicar minha produtividade? ......... 5
3 Parte I - Curando a procrastinação crônica .............................. 6
3.1 Procrastinação nem sempre é ruim, mas na maioria das
vezes é 6
3.2 Por que procrastinamos? O que a procrastinação nos diz
sobre nossas escolhas ........................................................................ 8
3.3 Superar o perfeccionismo é crucial para parar de
procrastinar ....................................................................................... 11
3.4 7 passos para realizar em vez de adiar ............................ 14
3.5 Conclusão ............................................................................ 21
3.6 Lista de verificação do Capítulo 3 ................................... 23
3.7 Tarefas – Saindo da procrastinação ................................ 26
4 Parte II - Mapa da produtividade máxima .............................. 30
4.1 Criando o ambiente certo para a produtividade............ 30
4.2 Trabalhando em Casa? Como configurar seu espaço de
trabalho para a máxima produtividade ......................................... 32
4.3 Desenvolvendo um Mindset produtivo ......................... 37
4.4 FOCO .................................................................................. 45
4.5 Desembarace sua vida ....................................................... 56
4.6 Rotina saudável para produtividade ................................ 63
4.7 Reconheça o que é importante ........................................ 71
4.8 Delegue, terceirize e utilize ferramentas ......................... 74

4.9 Celebre e recompense suas conquistas ........................... 78

4.10 Ferramentas online para foco .......................................... 80
5 Parte III - Treinamento de gestão de tempo .......................... 86
5.1 Módulo 1: Começando...................................................... 86
5.2 Módulo 2: Descobrindo seu ritmo de produtividade ... 88
5.3 Módulo 3: Gerenciamento de tempo com objetivos ... 97
5.4 Módulo 4: Priorizando seu tempo................................. 107
5.5 Módulo 5: Combate à procrastinação ........................... 118
5.6 Módulo 6: Organizando seu ambiente ......................... 128
5.7 Módulo 7: Delegar feito fácil ......................................... 137
5.8 Módulo 8: Definindo um ritual...................................... 148
5.9 Módulo 9: Gestão de reuniões ....................................... 158
5.10 Módulo 10: Lidando com barreiras do tempo ............ 167
5.11 Módulo 11: Benefícios da gestão de tempo ................. 175
5.12 Módulo 12: Finalizando .................................................. 182

1 Dedicatória
Dedicado à todas as pessoas que acompanham e apoiam a página

Acorda e Faz (@acorda.e.faz) nas redes sociais.
A página foi iniciada em 2021 com o intuito de ajudar vocês a
pararem de procrastinar, de deixar as coisas para depois e
finalmente acordar para a vida e começar a fazer. Por isso o nome
Acorda e Faz.
Depois de mais de um ano criando conteúdo e respondendo
perguntas diariamente no Instagram, fica fácil ver que na verdade é
vocês que nos ajudam todos os dias.
É praticamente impossível não se sentir ajudado com esse
sentimento, ao mesmo tempo.
Por isso este livro é dedicado a vocês!
Se você chegou até aqui, e está lendo isso, parabéns, você quer
mudança!

2 Introdução
Você pode estar achando que é só mais um texto motivacional, que

fala, fala e fala e na realidade não ajuda em nada. Se você acha isso
muito provavelmente você faz parte do grupo de pessoas que
apenas lê, estuda e nunca aplica, muito provavelmente nem lê, deixa
para depois.
Se você aplicar o que está aqui você com toda certeza vai notar a
diferença na sua vida. Não seja a pessoa que fica só estudando e
esperando a hora certa para fazer, essa hora certa nunca chega,
porque a hora certa é agora, seja uma pessoa que FAZ!
O livro é dividido em três partes principais. Na primeira, vamos
abordar a procrastinação e como sair dela.
Na segunda parte, vamos passar por um mapa para sermos mais
produtivos, e na terceira parte vamos adentrar ainda mais na
produtividade e gestão de tempo, em forma de treinamento.
Neste livro, você também vai encontrar sessões práticas, com
perguntas abertas e de múltipla escolha para fixar seu
conhecimento. Não pule as perguntas, faça elas ao longo da sua
leitura, e de tempos em tempos volte para revisitá-las.
Tenha uma ótima leitura! E lembrando, só funciona se você colocar
em prática!

7 passos para realizar em vez de adiar
2.1 Por que eu deveria triplicar minha

produtividade?
Seja em casa ou no trabalho, triplicar sua produtividade oferece uma

série de vantagens. Quem não quer fazer mais em menos tempo?
Quando você é mais produtivo, cada área da sua vida pode se
beneficiar. Você se sente regularmente estressado porque você está
tão sobrecarregado por tudo o que precisa ser feito? Você muitas
vezes sente como se não soubesse por onde começar? Triplicar sua
produtividade pode eliminar essa ansiedade e estresse. Como
resultado, não só você vai conseguir realizar mais, como também
vai desfrutar de mais tempo livre e ter mais saúde mental.
No local de trabalho, quanto mais você faz, mais bem sucedida sua
vida profissional se torna. Se você é dono do seu próprio negócio,
quanto mais produtivo você é, mais lucro você pode ter. Se você
está trabalhando para alguém, com mais produtividade mais notado
e relevante você é. Você vai impressionar seus gerentes e ser o
primeiro na fila para a promoção. Mesmo em seu nível mais básico,
a produtividade triplicada melhora a harmonia da sua vida.
Isso se dá tanto no local de trabalho quanto em casa. A falta de
produtividade em casa pode levar ao estresse, a brigas e ao
descontentamento. Com mais produtividade, toda a família pode
ser mais feliz, e as relações vão melhorar. Não só isso, você terá
mais tempo livre para se divertir. Quem não quer isso?
Você está pronto para experimentar esses benefícios em sua própria
vida?

3 Parte I - Curando a procrastinação

crônica
3.1 Procrastinação nem sempre é ruim, mas na

maioria das vezes é
Adiar as coisas até mais tarde às vezes é necessário. Desde que as

responsabilidades que você está deixando para depois possam ser
feitas mais tarde sem efeitos colaterais negativos, isso pode ajudá-
lo a lidar com tarefas que surgem do nada. Você pode tirar
vantagem quando a oportunidade bater, e você pode agir de acordo
com as prioridades, como você vai aprender mais a frente neste
livro.
Isso não quer dizer que você deve passar tudo para depois. Se você
tirar um tempo para olhar para uma decisão ou conjunto de
escolhas objetivamente, você sabe quando algo pode ser adiado até
mais tarde e quando você deve lidar com uma responsabilidade
agora.
Por exemplo, digamos que você marcou hoje para fazer suas
compras, lavar roupa e organizar seu quarto. Antes de começar essa
lista de tarefas, um amigo liga. Ela e sua família estão organizando
um churrasco improvisado porque o tempo está bonito, e você está
convidado. Escolher as recompensas de se sentir bem e de passar
tempo com pessoas que você gosta não é necessariamente a má
escolha aqui.
Você tem alguma comida em casa? Assim, fazer compras parece
que pode esperar um dia ou dois. O mesmo acontece com sua roupa
suja a menos que você não tenha praticamente nada limpo para
usar. Pular a organização do seu quarto é algo que você

provavelmente gostaria de fazer de qualquer maneira, e se não está

tão bagunçado assim, parece que pode adiar essa tarefa para amanhã
também, sem consequências negativas.
O problema com a procrastinação ocorre quando você
frequentemente procura desculpas para justificar fazer o que você
sabe que é provavelmente a coisa errada.
Seu quarto está bagunçado. Você empilha roupas na cadeira para
dormir, e durante o dia passa essa pilha para a cama. Em sua mesa
você nem consegue mais ver a superfície de tanta coisa e poeira.
Justo quando você juntava coragem para arrumar o quarto, o amigo
te chama para um churrasco. Você aproveita a oportunidade de
deixar mais uma vez essa tarefa para um futuro imprevisível. Isso é
algo que o procrastinador crônico fará 10 vezes em 10.
Adiar as coisas até mais tarde nem sempre é ruim, mas quando isso
se torna crônico e impacta continuamente e negativamente sua vida
é um problema real.
Quanto mais você faz isso, mais fácil fica fazer na próxima vez, na
próxima e na próxima.

3.2 Por que procrastinamos? O que a

procrastinação nos diz sobre nossas escolhas
A vida é sobre escolhas. Se você escolher "A" você pode perder em

"B". Cada escolha que você faz envolve um custo de oportunidade.
O custo do termo oportunidade é bastante autoexplicativo. Quando
você escolhe ir em uma direção, você pode perder oportunidades
que estão em uma direção diferente. Em relação à procrastinação,
muitas vezes são suas escolhas que são o problema.
É uma verdade infeliz que os seres humanos muitas vezes escolhem
gratificação instantânea em vez de recompensas tardias. Um dos
sinais marcantes da maturidade é a capacidade de adiar a
gratificação, adiar a recompensa. Muitas vezes é a escolha mais
inteligente adiar um resultado até algum momento no futuro para
que os benefícios desse resultado sejam maiores do que se você
escolhesse a opção popular de "eu quero agora".
Mesmo assim, isso não quer dizer que todas as pessoas são boas em
fazer o que deveriam estar fazendo, enquanto adiam recompensas
instantâneas. Isso leva à procrastinação. Você decide ignorar itens
atuais em sua lista de tarefas que melhorariam as chances de um
resultado favorável em alguma data futura e, em vez disso, obter
alguma recompensa menor e mais imediata.
Isso é procrastinação na sua melhor forma, e tudo tem a ver com
escolhas.
Por exemplo, escolher assistir mais um episódio de um seriado que
você gosta, em vez de assistir uma vídeo aula estudando para a
prova da semana que vem. A recompensa em forma de
entretenimento é instantânea, quanto a recompensa do estudo para
a prova só virá depois.

3.2.1 Suas escolhas dizem muito sobre seus valores
Uma pessoa com valores muito fortes não procrastina tanto quanto
alguém que não tem tanta certeza sobre o que o guia. Se cada ação
que você toma ou considera tomar é guiada por esses sistemas de
crenças e ideias que são extremamente importantes para você, então
você geralmente fará o que você precisa fazer agora. Você não vai
adiar. Você não se importa de atrasar a gratificação por alguns dias,
meses ou até anos, porque você está agindo de acordo com os
valores que você valoriza.
Se você não tem uma visão forte do que você deseja, do que é
importante para você no futuro e no agora, você se perde na
procrastinação porque não sabe o que realmente quer. Você vai
escolher a recompensa instantânea no lugar da recompensa maior
mais tarde.
Essa é uma experiência real sobre gratificação atrasada que foi
conduzida no início da década de 1970. O professor Walter Mischel
da Universidade de Stanford ofereceu às crianças uma pequena
recompensa imediata ou duas pequenas recompensas se esperassem
um curto período de tempo. Isto é conhecido como o Experimento
Marshmallow de Stanford. Uma criança foi informada de que
poderia ter um marshmallow (às vezes era um pretzel ou biscoito)
para comer agora.
O marshmallow foi colocado em um prato na frente da criança
onde poderia ser facilmente pego e comido. A criança foi então
informada se ele ou ela poderia esperar apenas 15 minutos, um
segundo marshmallow seria dado, e naquele momento a criança
poderia comer ambos. A criança foi então deixada sozinha no
quarto com o mimo.

Os participantes do estudo foram acompanhados durante anos.

Aquelas crianças que tinham força de vontade ou visão para esperar
pela maior recompensa tiveram mais sucesso em várias áreas de
suas vidas mais tarde. Por exemplo, as crianças que optaram pela
gratificação atrasada eram menos propensas a estar acima do peso
ou obesas, atingiram maior nível educacional, suas notas e notas de
SAT foram melhores e alcançaram outras recompensas que as
crianças que escolheram a gratificação instantânea não.
Simplificando, suas escolhas agora, mesmo que possam parecer
insignificantes na época, podem ter um impacto profundo em sua
vida no futuro.
Em outras palavras, procrastinar agora é pagar o preço mais tarde.
Se você sofre de procrastinação crônica, você é o comedor
instantâneo de marshmallow. Esse tipo de pessoa pode achar difícil
economizar dinheiro para algum objetivo de longo prazo, como
comprar um carro. A procrastinação ao escolher uma dose imediata
de gratificação (mentir sobre estar doente para que você possa
matar aula) pode afetar negativamente seus relacionamentos
pessoais, sua carreira e sua saúde.
Seus valores guiam suas escolhas, mas apenas quando você se
lembra de seus sistemas de crenças mais poderosos. Fazer uma lista
de seus valores mais importantes e se referir a ele sempre que você
tiver uma escolha difícil de fazer pode ajudá-lo a procrastinar, e
você pode acabar com dois marshmallows em vez de um.
O que você mais deseja? Onde você quer chegar? Quem você quer
ser e o que você quer ter?
Quais são os “Porquês” e “Para quês” das respostas anteriores?
Estes são os seus princípios e valores, e ter eles sempre em mente
vão te ajudar a tomar a decisão certa.
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3.3 Superar o perfeccionismo é crucial para parar

de procrastinar
Até agora, discutimos a procrastinação como uma escolha

intencional para adiar algo por causa da preguiça, um desejo de
evitar fazer algo que não é percebido como não tão agradável
quanto outra coisa, ou porque a gratificação instantânea é preferida.
Essas são todas razões comuns pelas quais as pessoas procrastinam.
Outro motor da procrastinação é o perfeccionismo.
Perfeccionistas são difíceis de lidar. A todo momento e em qualquer
situação, o resultado perfeito é o objetivo. Não só é a perfeição o
objetivo, mas ela deve ser obtida a todo custo. Isso significa que
tudo deveria estar no lugar, as relações financeiras, pessoais e de
carreira devem estar proporcionando uma experiência agradável, e
literalmente todos os aspectos da vida são constantemente
monitorados e ajustados para que a perfeição seja alcançada.
Dê uma olhada ao seu redor. Examine a si mesmo, sua família, seus
amigos, seus colegas de trabalho, seus colegas de estudos, e cada
estranho que encontrar. Não há muita perfeição lá fora, não é? Isso
é porque a vida pode ser caótica. O caos governa no universo.
Quantas vezes você já teve tudo planejado, e então a vida decide
desafiar o planejamento?
O fato de que caos reina e a perfeição é impossível de alcançar por
qualquer período de tempo, pode ser espelhado no fato de que a
ciência se refere à Lei do Caos como uma forma de explicar a
aleatoriedade de nossa existência. Matemáticos falam sobre Teoria
do Caos. Não precisa de gênios da ciência ou matemática para dizer
que o caos, não a perfeição, e é uma coisa muito real em todas as
nossas vidas.
11

3.3.1 Caos é rei, o perfeccionista nunca é feliz
Isso significa que o perfeccionismo é impossível de alcançar. Claro,

de vez em quando desfrutamos de momentos em nossa vida
quando literalmente tudo está indo do jeito que queremos.
Quanto tempo isso dura? Um estado de perfeição nunca
parece ficar por muito tempo. Mesmo assim, a pessoa que
busca a perfeição acredita que é alcançável e que ela pode ser
mantida.
Isso às vezes impede essa pessoa de agir no agora. Eles
procrastinam fazendo algo porque eles só conseguem ver um nível
de sucesso em seu esforço que é menor que a perfeição. Essas
pessoas faltam a uma prova mesmo sabendo que passariam, porque
acham que não tirariam a nota total. Essa pessoa pode passar
décadas sem ter uma relação saudável e satisfatória porque não
consegue encontrar o "parceiro perfeito".
Inúmeras pessoas literalmente se exercitaram até a morte. Essas
pessoas estavam procurando perfeição. Eles passam o tempo a cada
momento de vigília na sala de musculação ou ginásio, usando até
substâncias ilícitas, adiando tarefas pessoais, e relacionadas à
carreira e responsabilidades que causam traumas financeiros,
físicos, mentais e emocionais. Eles estão estressando seus corpos
ao ponto do fracasso na tentativa de buscar o desenvolvimento da
forma humana perfeita.
Perfeição não existe. Mas lembre-se, isso não quer dizer que não
podemos sempre nos aprimorar e buscar a nossa melhor versão.
Bom o suficiente é bom o suficiente na maioria dos casos. As coisas
nunca estarão perfeitas. Se você é perfeccionista, aprenda a apreciar
12

o que você tem. Outras pessoas adorariam ter as habilidades que

você tem. Você não precisa necessariamente aprimorar suas
habilidades ao ponto da perfeição, apesar de sempre poder
aprimorá-las.
O fato é, o que deve te fazer feliz é você notar as suas realizações e
seus esforços, e estar sempre melhorando, e não esperar o dia que
estiver tudo perfeito para finalmente estar feliz e satisfeito.
Se você está constantemente procrastinando porque você está
esperando para criar a realidade perfeita, você nunca chegará lá. A
procrastinação devido ao perfeccionismo leva a um
arrependimento maciço mais tarde na vida, quando você percebe
que anos ou mesmo décadas foram desperdiçados na busca de algo
que não existe.
13

3.4 7 passos para realizar em vez de adiar
O seguinte sistema de 7 passos tem sido comprovado várias vezes

para esmagar comportamentos de procrastinação, perda de tempo
e perda de produtividade.
Lembrando, só funciona se você aplicar.
3.4.1 Descubra e abrace seus valores
Você tem que saber o que te move. Que crenças (o que você quer
e acredita) você defenderia diante de sérios desafios? Onde se vê
em um ano, em 5 anos e 10 anos? Que coisas são importantes para
você? Como é seu mundo dos sonhos? Responder a essas perguntas
vai ajudá-lo a descobrir seus verdadeiros valores.
Pense nesses valores o tempo todo. Coma, respire e durma. Anote-
os (mais sobre isso adiante) e mantenha-os com você. Quando você
sabe o que te impulsiona e sempre tem essas crenças poderosas na
sua mente, você guia corretamente seu comportamento. É mais
fácil fazer o que é necessário em vez de adiar responsabilidades até
alguma data futura. Esses valores definem seus objetivos, suas ações
e seu processo de tomada de decisão. Porque você sabe para qual
direção você quer e está indo!
3.4.2 Escreva
Neurocientistas estudam o cérebro humano e o sistema nervoso.

Eles estão preocupados com como a memória funciona, o que
14

podemos fazer para reter mais conhecimento, e como seu cérebro

e sistema nervoso influenciam seu comportamento. Graças aos
experimentos realizados para analisar, se escrever metas pode
melhorar a probabilidade de alcançá-las, os neurocientistas
descobriram algo notável.
Você terá de 120% a 140% mais chances de atingir seus objetivos
se eles forem anotados e descritos.
Quando você usa palavras vívidas para descrever seus objetivos e
explicá-los em grande detalhe, sua chance de sucesso é ainda maior.
Isso é importante para vencer a procrastinação crônica porque
envolve seu cérebro e você externaliza seus objetivos. Você pensa
com mais frequência sobre seus objetivos e valores quando os
escreve e os revisa regularmente. Isso deixa menos tempo para
decidir adiar suas tarefas até alguma data posterior.
Isso explica o poder das listas de tarefas. Isso tem a ver com
codificar seus objetivos no disco rígido do seu cérebro. Quando
você escreve algo, seu cérebro vê como importante. Uma vez que a
comunicação escrita é vista como uma forma de transmitir suas
crenças (para si mesmo e para os outros), isso reforça seus valores.
A codificação tem sido mostrada para fortalecer quando você
escreve algo, em vez de apenas tentar lembrar dele.
Há uma camada extra de codificação que acontece por causa do
armazenamento externo de seus objetivos, valores e crenças.
Armazenar externamente seus objetivos escritos na parede do seu
escritório, área de estudos, no calendário da casa ou na carteira
significa vê-los com frequência. Isso diz ao seu cérebro que estes
pontos são importantes, e devem ser codificados em sua memória
de longo prazo, bem como para o curto prazo.
15

Isso faz com que seu cérebro lembre quais são suas crenças e
objetivos fundamentais toda vez que você está pensando em
procrastinar, te ajudando a tomar a decisão correta.
3.4.3 Pergunta a si mesmo o que acontece “se”
Faça a si mesmo essas 2 perguntas quando você está decidindo se

algo pode ou não ser adiado. O que acontece se você atrasar a ação?
O que acontece se você não procrastinar? Seja honesto consigo
mesmo e não apresse a resposta. O que acontece se você
procrastinar em uma determinada situação, e o que acontece se você
não fizer isso?
Compare os dois resultados. Isso é algo que não tem consequências
terríveis se você adiar? Há muita pouca vantagem duradoura e uma
grande desvantagem em atrasar a ação? Só você pode responder
essas perguntas corretamente. Uma vez que você tem suas
respostas, você pode decidir se o seu adiar até outra hora é sensato,
ou se isso pode custar caro.
Se você seguiu o sistema que estamos desenvolvendo até agora,
você terá identificado seus valores. Você anotou esses valores e
quaisquer objetivos que você tenha. Isso mantém a procrastinação
à distância, e embora você ainda possa adiar as coisas de tempos em
tempos de forma organizada e planejada, procrastinar não
acontecerá como uma ocorrência crônica e regular.
Perguntando a si mesmo o que acontece “se”, você concluirá que
na grande maioria das vezes é muito melhor fazer as tarefas agora.
16

3.4.4 Crie uma rede de suporte
Apoio significa tudo na vida. É raro uma pessoa que pode realmente
realizar tudo o que ele quer e obter tudo o que deseja sem muita
ajuda ao longo do caminho. Sempre que você está tentando mudar
qualquer tipo de comportamento negativo, crônico, seja
procrastinação, fumar ou gastar mais dinheiro do que você ganha,
uma rede de apoio pode fazer toda a diferença no mundo.
Você está longe de ser a única pessoa que luta contra a
procrastinação.
A maioria das pessoas não pode esperar por alguma desculpa para
não atacar suas listas diárias e semanais de tarefas. Muitas das coisas
que você tem que fazer certamente não são coisas que você gostaria
de fazer. Seus amigos estão no mesmo barco. Fale com seus amigos
e entes queridos. Se você precisar de ajuda para manter suas
responsabilidades de trabalho em vez de adiá-las, converse com
seus colegas sobre este problema.
Desenvolver uma rede de suporte que possa lembrá-lo de porque
você quer vencer a procrastinação, te lembrar das tarefas e te cobrar
delas, é uma boa maneira de mantê-lo no caminho certo. Você
também pode servir como uma rede de suporte para outros. Há
uma boa chance de você já ter falado sobre sua procrastinação para
alguns de seus amigos mais próximos. O próximo passo lógico é
dizer a eles que você gostaria de sua ajuda para superar suas
tendências procrastinando, ao mesmo tempo em que oferece sua
ajuda a eles.
Não precisa necessariamente ser pessoas que você convive em sua
vida.
Você também pode se inspirar e acompanhar pessoas que você
almeja, na internet por exemplo, que fazem e atingiram os objetivos
17

que você quer atingir. Isso te ajudará a se inspirar e lembrar dos seus
valores sempre que você estiver pensando em procrastinar. Sempre
que você ver algum conteúdo dessas pessoas, você se lembrará dos
seus valores e voltará mais facilmente aos seus hábitos positivos.
3.4.5 Pratique a regra dos 2 minutos
James Clear é o autor de Atomic Habits, um livro best-seller do

New York Times sobre gerenciamento de tempo e aumento da
produtividade. Ele diz que emprega uma regra de 2 minutos que o
ajudou a parar de procrastinar tanto. Também permite que ele se
livre de maus hábitos e desenvolva novos hábitos saudáveis ao
mesmo tempo. Sua regra de 2 minutos para mais produtividade,
menos tempo desperdiçado e melhores resultados é muito simples.
Se ele se encontra constantemente adiando alguma tarefa,
responsabilidade ou item de lista de tarefas porque parece muito
grande ou assustador, ele faz isso por apenas 2 minutos. Antes que
ele perceba o que está fazendo, ele dedicou 30 minutos ou uma hora
à tarefa. Isso funciona porque muitas vezes apenas começar é a
maior dificuldade que enfrentamos quando começamos a fazer
algo. Pensamos na enormidade da tarefa, e essa análise exagerada
significa que nunca começamos.
É assim que funciona. Digamos que você tem adiado fazer
exercícios. Você abre seu calendário diário ou google agenda e vê
que hoje você programou 50 minutos de treinamento de força. Mas
você sempre acaba faltando à academia. Então se concentre em
utilizar apenas 2 minutos para se preparar para ir. Em 2 minutos
você trocar de roupa e pegar suas chaves. Você gasta menos que 2
minutos para isso, e depois de já ter trocado de roupa e pegado as
chaves fica muito mais fácil ir treinar.
18

Quando chegar na academia, em vez de se sentir sobrecarregado

com o treino intenso de 50 minutos que virá, foque em fazer cada
parte do treino separadamente. Você não vai gastar nem 2 minutos
para cada série de exercícios, e fica muito mais fácil concentrar em
um de cada vez.
É incrível como isso é poderoso para vencer a procrastinação. Você
não pensa em uma tarefa que pode levar uma ou duas horas. Em
vez disso, você se desafia a fazer apenas 2 minutos da tarefa. Você
não passa o dia todo lavando roupa, só passa 2 minutos separando
suas roupas e se preparando para lavar roupa. Você não corre 10
km. Você só corre por 2 minutos.
Você pode ver como esse comportamento cresce. Alguns minutos
se transformam em 10, 20 e 30. Uma vez que você começa, é muito
improvável que você vai parar o que você está fazendo e escolher
algum comportamento de procrastinação.
3.4.6 Falando em hábitos...
Seus valores podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos importantes

quando conduzem seu processo de tomada de decisão. Alcançar
esses objetivos é mais fácil quando você usa seus valores para
formar bons hábitos. Acabamos de falar sobre como o autor e
James Clear usa um processo de 2 minutos para evitar procrastinar
e desenvolver hábitos fortes. Quando suas rotinas diárias e hábitos
se tornam automáticos e inabaláveis, praticamente não há como
você procrastinar.
Algumas pesquisas mostram que a pessoa média leva cerca de 21
dias para desenvolver um novo hábito. Outros estudos indicam que
fazer algo até se tornar um hábito automático pode levar entre 21 e
19

45 dias. Algumas pessoas podem adotar um novo processo mais

rápido do que outras. Quaisquer que sejam suas tendências naturais
de formação de hábitos, se você escrever seus hábitos baseados em
seus valores e objetivos e metas e incluí-los em seu planejador
diário, é mais provável que você os realize.
Certifique-se de que todos os dias da sua semana incluam hábitos
baseados em seus valores. A frequência que você os revisita terá um
papel crucial para eles se tornarem um hábito automático.
3.4.7 Acredite no que você faz
Acredite neste sistema, porque foi provado que funciona. Acredite

que usá-lo te levará onde você quer chegar. Você também deve
acreditar em si mesmo. Acredite em seus valores, seus hábitos e sua
capacidade de fazer isso funcionar. Acredite que você tem sim o
potencial para atingir seus objetivos e metas. À medida que você
começa a trabalhar através deste processo, você vai se ver
procrastinando menos e fazendo mais. Suas habilidades de
produtividade, eficiência e gerenciamento de tempo melhoram.
À medida que isso começa a acontecer, dê um tapinha nas costas,
porque o reforço positivo pode ajudá-lo a desenvolver a crença de
que você pode vencer sua procrastinação crônica. Se você tropeçar
e cair, e você vai porque você é apenas humano, simplesmente se
levante, e continue de onde parou, abraçando seus valores. Quando
você faz isso, se olhe no espelho e diga a si mesmo que você valoriza
seus valores e sistemas de crenças mais importantes do que
procrastinar, e você pode fazer coisas positivas acontecerem.
20

3.5 Conclusão
Você está lendo este texto provavelmente porque você tem um

problema com a procrastinação. Talvez haja um ente querido que
você vê adiando as coisas o tempo todo, e você sabe que a vida
dessa pessoa poderia ser muito mais gratificante e bem-sucedida se
eles pudessem controlar se controlar melhor. De qualquer forma,
você entende que cronicamente adiar as coisas até mais tarde,
quando elas devem ser feitas agora pode ser mais do que apenas um
pouco frustrante. A procrastinação pode causar sérios problemas.
Lembre-se que procrastinação é tudo sobre fazer escolhas. Se você
anotou seus valores e tem um plano de ação, agenda, hábitos
positivos e rotina bem definida para seguir ao longo da vida, há uma
melhor chance de você procrastinar com menos frequência do que
alguém que não tem. Em outras palavras, desde que você saiba para
onde quer ir e você se mova em uma direção que reforça
continuamente seus valores e crenças, você reduzirá drasticamente
suas chances de procrastinar.
Lembre-se também que as pessoas que adiaram as coisas estão
realmente buscando recompensa. Porém uma recompensa
instantânea, muito menos que a que você obterá no futuro se não
adiar as coisas para depois.
Procrastinação é sobre responder a uma necessidade sensorial ou
emocional. Você quer recompensar um de seus cinco sentidos ou
desfrutar de uma experiência emocional que o leva a atrasar a ação
sobre algo que você deveria estar fazendo em vez disso.
Veja o sistema de 7 passos que acaba de ser discutido. Imprima-o
ou o mantenha em um lugar que você possa sempre revisitá-lo, se
você precisar de um lembrete sobre como evitar a procrastinação e,
em vez disso, optar por agir da maneira apropriada, fazendo uma
21

escolha que ofereça o melhor resultado geral. Sempre que você se

pegar procrastinando (ninguém é perfeito), comece no início do
sistema e trabalhe seu caminho através do processo. Não se culpe
emocionalmente, porque todos nós erramos de vez em quando.
Não é exagero dizer que você pode impactar qualquer área da sua
vida de forma significativa, evitando a procrastinação crônica.
Valorize-se, abrace seus valores, entenda as muitas recompensas da
gratificação futura e compartilhe seus pensamentos e desafios com
seus amigos. Eles são humanos como você. Isso significa que eles
também podem ser desafiados pela procrastinação, e você pode
formar uma rede de apoio de amigos com mentes semelhantes que
ajudam você a lidar com seu hábito de procrastinação.
22

3.6 Lista de verificação do Capítulo 3
A procrastinação pode causar sérios problemas quando se torna um

comportamento constante. Praticamente qualquer área da sua vida
pode ser afetada negativamente quando você frequentemente adia
tarefas e responsabilidades. Felizmente, há mais do que alguns
passos que ajudam você a vencer a procrastinação. Use as seguintes
12 dicas para se manter no seu planejamento e parar de evitar o que
você deve fazer.
☐ Pergunte a si mesmo: "Qual é a desvantagem de adiar essa

tarefa?" Seja honesto consigo mesmo e tome as medidas
apropriadas.
☐ Lembre-se que amanhã nunca chega, e você já tem

responsabilidades marcadas para amanhã.
☐ Exercício. Sempre que você se exercita você produz serotonina

e outros produtos químicos no seu cérebro que combatem o
estresse que às vezes leva à procrastinação.
☐ Lembre-se de seus valores. Vale a pena sacrificar seus valores

importantes só para adiar algo até uma data posterior?
23

☐ Faça check-in com sua rede de suporte. Ter alguém em quem

você possa se apoiar para apoio moral pode impedi-lo de
procrastinar.
☐ Faça uma pausa. Conte até dez. Vá dar uma pequena caminhada.
Mude seu ambiente. Pausar para redefinir seu processo de
pensamento é uma boa ideia se você está prestes a decidir pular
fazer algo em sua lista de tarefas.
☐ Use a regra de 2 minutos. O que quer que tenha planejado que

está evitando, faça por apenas 2 minutos. Depois de começar, é
muito mais provável que continue.
☐ Acorde uma hora antes. Esta é uma ótima maneira de começar

seu dia com vantagem. Você pode fazer muita coisa com uma hora
extra pela manhã.
☐ Desenvolver padrões e hábitos. Rotinas regulares são essenciais

para vencer a procrastinação. Em 21 a 45 dias de ação repetida, seu
comportamento se torna um hábito. Antes que você perceba, você
está lidando com tarefas automaticamente, e não pensando em
adiar.
☐ Lembre-se que tudo o que você controla neste mundo é o seu

comportamento. É sua escolha e apenas sua escolha procrastinar
24

ou se manter seguindo sua agenda. Você está no poder, e fazer a

coisa certa é tão simples quanto fazê-la.
☐ Desligue seu telefone e computador. Você deve ter tempo

substancial reservado todos os dias para desconectar do mundo
digital, principalmente ao final do dia antes de dormir.
☐ Quando tropeçar, não se martirize. Todo mundo procrastina de

vez em quando. Quando você vacilar, lembre-se que esta foi uma
ocasião única, aceite o erro e volte ao seu processo.
25

3.7 Tarefas – Saindo da procrastinação
Passo 1: Se preparando para o sucesso

Que crenças você tem que defenderia diante de sérios desafios?
Onde se vê em um ano, em 5 anos e 10 anos? Que coisas são
importantes para você? Como é seu mundo dos sonhos?
Responder a essas perguntas vai ajudá-lo a descobrir seus
verdadeiros valores.
Escreva seus objetivos em detalhes vívidos
26

Crie uma rede contra a procrastinação. Escreva onde você pode

encontrar apoio
Liste alguns hábitos contra a procrastinação que você vai fazer

(Ex. Regra dos 2 minutos)
27

Passo 2: Descobrindo por que você procrastina

Escreva tarefas que você está Escreva por que você acha
evitando que está evitando
28

Passo 3: Precisa mesmo ser feito

O que acontece se você deixar
Escreva o que você está
para depois? E o que acontece
evitando
se você não procrastinar
29

4 Parte II - Mapa da produtividade

máxima
4.1 Criando o ambiente certo para a

produtividade
O primeiro passo para se tornar mais produtivo é criar o ambiente

certo. Você não pode triplicar sua produtividade se você está
cercado por distrações e desordem. Aqui estão alguns conselhos de
especialistas para ajudá-lo a alcançar esse ambiente e atingir seu
objetivo. Se você está trabalhando em casa ou em um escritório,
essas dicas te ajudarão a começar bem.
Os tópicos que se seguem estão divididos em “Trabalho em
escritório” e “Trabalho em casa”, mas você pode utilizar estas dicas
tanto em casa, como no escritório, área de estudos etc.
4.1.1 Principais dicas para criar um escritório

altamente produtivo
Criar um espaço de trabalho voltado para a produtividade é a chave

para fazer mais em menos tempo. Aqui estão algumas maneiras
infalíveis que podem te ajudar:
● Remova qualquer coisa que não esteja relacionada a um

projeto que você está trabalhando agora. Mantenha em sua
área de trabalho e mesa apenas coisas relacionadas às suas
tarefas de agora. Isso melhora seu foco e o mantém
produtivo.
30

● Faça uma lista diária do que você tem que fazer a seguir.
Isso mantém seu dia nos trilhos. Desmembre o dia em
segmentos e atribua tarefas a cada segmento.
● Codifique os itens relacionados a cada projeto por cores.

Em um nível prático, ajuda você a ver de relance o que se
relaciona com cada projeto. Como resultado, você
economizará tempo que de outra forma teria sido gasto em
busca e procura de informações e tópicos por projetos.
● Use um temporizador. Um temporizador ajuda você a

gerenciar seu tempo de forma mais eficaz e permite que
você acompanhe seu progresso. Quando você está no
trabalho (e em casa), é muito fácil perder a noção do
tempo. Isso significa que você pode acabar gastando muito
tempo em certas tarefas. Decida com antecedência quanto
tempo você precisa dedicar a um determinado trabalho.
Em seguida, use o temporizador para rastrear esse período
de tempo. Isso lhe dá uma melhor noção de quanto tempo
cada tarefa requer para ser concluída.
● Mantenha seu telefone por perto, mas não diretamente na

sua vista, para evitar distrações.
● Organize suas pastas de arquivos. Tanto no computador

quanto em sua mesa. Ficará muito mais fácil achar as coisas
quando precisar e economizará muito espaço mental, uma
vez que você não tem que lembrar onde cada coisa está de
forma desorganizada.
● Ajuste o monitor do computador. Certifique-se de escolher

o ângulo de visão certo para você. Isso reduz a fadiga,
melhora sua concentração e, assim, sua produtividade.
31

● Coloque fotos inspiradoras. Isso ajuda a criar um ambiente

encorajador e positivo no trabalho. Se você está se
sentindo estressado, ver as razões pelas quais você vai
trabalhar ajuda a aumentar sua produtividade.
● Ilumine seu espaço. A luz tem um papel fundamental a

desempenhar para melhorar sua saúde mental e ajudá-lo a
se manter positivo e focado. Isso, por sua vez, faz de você
mais produtivo. Tente maximizar a luz natural em seu
espaço de trabalho.
4.2 Trabalhando em Casa? Como configurar seu

espaço de trabalho para a máxima
produtividade
Se você trabalha em casa, existem várias distrações que podem

afetar sua produtividade. Evite essas distrações configurando o
espaço de trabalho para máxima produtividade. Aqui estão algumas
dicas principais a seguir:
● Encontre o espaço de trabalho certo para você. Todo

mundo trabalha diferente. Você pode achar que você
trabalha melhor na sua mesa de cozinha ou em seu quarto.
Você pode preferir trabalhar de frente para uma janela ou
de frente para uma parede. Encontrar o melhor lugar para
você é a chave para fazer mais. Se você está montando um
home office, você pode projetar uma sala que é um espaço
altamente produtivo.
● Prepare-se perto de uma tomada de energia. Você

provavelmente trabalhará a partir de seu telefone e
computador. Isso significa que você precisa de acesso
32

constante à energia. Não perca tempo tendo que carregar

seus dispositivos em uma sala diferente ou longe de sua
mesa.
● Escolha um espaço bem iluminado. Trabalhar no escuro

reduz sua produtividade. Sempre que possível, escolha um
espaço com muita luz natural. Certifique-se de que você
também tem uma lâmpada por perto, para que você não
esforce os olhos. Adicione itens para motivá-lo. Quando
você trabalha em casa, você não é restrito pelas regras do
escritório. Isso significa que você pode adicionar qualquer
coisa que você gosta ao seu espaço de trabalho. Plantas
verdes são itens legais em espaços de trabalho para
melhorar a positividade. Adicione fotos que te inspiram ou
citações motivacionais; qualquer coisa para fazer você se
sentir bem e com vontade para começar a trabalhar.
● Remova a TV. Se você está trabalhando em uma área

pública de sua casa, certifique-se de que a TV não está
funcionando. Eles reduzem sua produtividade. Mesmo
que você possa ouvir a televisão do seu escritório, você
pode se distrair.
● Sinta-se confortável. Encontre maneiras de tornar seu

espaço de trabalho o mais confortável possível para
aumentar sua produtividade. Escolha uma cadeira que te
apoie e reduza a dor nas costas. Certifique-se de que seu
notebook ou computador está na altura certa para você.
Abra uma janela ou ajuste o ar-condicionado.
33

4.2.1 Evitando pessoas
Há muitos benefícios em trabalhar em casa. No entanto, há alguns

negativos também. Uma das maiores é que provavelmente haverá
outras pessoas por perto. Isso pode ser uma grande distração.
Quando você trabalha em um escritório, todos ao redor estão
focando no mesmo tipo de tarefas. Isso minimiza as distrações
associadas com outras pessoas.
Em casa, no entanto, filhos, pais, animais de estimação, colegas de
casa/apartamento ou parceiro estão todos envolvidos em suas
próprias coisas. Pode ser muito fácil se envolver nas atividades deles
e se distrair em vez de se concentrar nas suas.
Também é muito comum aqueles ao seu redor esquecerem que
você deveria estar trabalhando. As crianças costumam entrar
pedindo para você brincar. Os colegas de casa podem vir conversar
com você. Seu parceiro pode aparecer para engajá-lo em uma
conversa. Seus pais constantemente te pedindo ajuda. Nada disso
é útil para sua produtividade.
Até amigos podem ser um problema. Quando você trabalha em
casa, muitas pessoas não reconhecem que você está trabalhando.
Eles não sonhariam em visitá-lo no trabalho para um café e uma
conversa. No entanto, eles não pensam em não vir por aí durante o
seu dia de trabalho. Isso não é apenas uma distração; impede que
você faça o trabalho. Como resultado, você fica sobrecarregado e
não produtivo.
Estabelecer limites para sua vida profissional em casa é, portanto,
vital. Estabeleça regras para seus entes queridos. Certifique-se de
que eles saibam que não podem perturbá-lo durante certas horas.
Certifique-se de que você também se adeque à essas horas definidas
como trabalho. Não se deixe distrair. Se alguém vem falar com você
34

durante esse período, você deve reforçar as regras. Não ceda e seja
persuadido a jogar ou conversar. Lembre gentilmente ao
perturbador que você está trabalhando, e eles precisam esperar até
que você termine. Não é fácil estabelecer esses limites. No entanto,
quando a mensagem finalmente passar, você vai descobrir que
trabalhar em casa se torna substancialmente mais fácil.
4.2.2 Resumo do capítulo
A produtividade triplicada começa com o ambiente certo. Então,

como você faz para criar esse ambiente? No local de trabalho, você
precisa:
● Remova quaisquer itens que não sejam essenciais para a

tarefa em mãos.
● Faça listas diárias de tarefas.
● Codificar de cores seus arquivos e materiais para que você

possa identificar os que você precisa rapidamente.
● Use um temporizador para rastrear quanto tempo você está

gastando em cada tarefa.
● Mantenha o essencial por perto.
● Mantenha seu escritório arrumado e organizado.
● Ilumine seu espaço de trabalho para uma melhor

motivação.
● Ao trabalhar em casa, escolha a configuração certa para o

seu espaço de trabalho.
35

● Remova distrações como a TV.
● Estabeleça regras para os outros para que você não seja

incomodado enquanto estiver ocupado.
36

4.3 Desenvolvendo um Mindset produtivo
Ter uma mentalidade produtiva é a chave para fazer mais. Pense de

forma inteligente em vez de trabalhar mais. Embora a maioria de
nós saiba que devemos ter a mentalidade certa, não temos certeza
de como alcançá-la. Como é uma mentalidade produtiva? Aqui,
vamos dar uma olhada mais de perto.
4.3.1 Pense inteligente, trabalhe inteligente – A

importância do seu estado de espírito
Quando você tem uma mentalidade produtiva, você pode fazer o

melhor uso de todos os seus recursos. Você maximizará seus
esforços, sua energia e seu tempo. Não se trata de trabalhar mais.
Não se trata de tentar realizar tudo. Não se trata nem de tentar fazer
as coisas o mais rápido possível. Um mindset produtivo é sobre
aproveitar ao máximo as coisas que você tem. É também sobre
desfrutar do processo. Com esse estado de espírito, você vai pensar
mais inteligente e trabalhar mais inteligente, fazendo mais.
Que elementos tem uma mentalidade produtiva? Quais elementos
você precisa nutrir em si mesmo para se tornar mais produtivo?
Aqui estão alguns dos melhores:
Curiosidade – uma vontade de questionar, explorar e buscar novos
conceitos e ideias. É também o desejo de aprender e saber mais
coisas.
Motivação – sem ela, você não pode melhorar ou progredir.
Vontade para alcançar os seus objetivos e metas definidos pelos
seus valores (parte I).
37

Visão – se você pode visualizar as coisas que deseja alcançar, você

pode se concentrar melhor nelas. Quando você tem uma imagem
clara em sua mente, você pode se esforçar para atingir esses
objetivos.
Pensamento crítico – você precisa avaliar as situações
objetivamente. Olhe para todas as vantagens e desvantagens e faça
ajustes adequados.
Autoconfiança – acredite que você é capaz de alcançar seus
objetivos. Isso permite que você alcance seu potencial.
Persistência – a vontade de superar adversidades e obstáculos
permite alcançar seus objetivos. Não permita que as opiniões dos
outros, contratempos ou circunstâncias, fazer você se sentir como
se você não pudesse ter sucesso.
Uma perspectiva positiva – sua atitude te faz ou te quebra. Com
uma atitude positiva, você pode encarar qualquer possibilidade de
frente.
Mente aberta – se você tem uma mente aberta, você pode gerar
ideias inovadoras. Você também se torna mais receptivo a novas
experiências.
Equilíbrio – para funcionar corretamente, você precisa manter o
equilíbrio em sua vida. É importante trabalhar em direção aos seus
objetivos. No entanto, é igualmente importante recarregar suas
baterias de tempos em tempos. Se sobrecarregar só leva à frustração
e burnout.
Quando você integra todos esses elementos em seus processos de
pensamento, você desenvolverá uma mentalidade produtiva.
Como resultado, você alcançará seus objetivos de forma mais eficaz
e eficiente.
38

4.3.2 Planeje seu dia
O planejamento é a chave para o sucesso. Planeje o próximo dia na

noite anterior. O uso de listas de tarefas pode ajudá-lo a se manter
produtivo. Eles melhoram seu foco e organização.
Você pode fazer essas listas longas ou curtas. Você pode achar mais
útil mantê-los com apenas três ou quatro itens. Dessa forma, será
mais provável que você atinja esses objetivos. Isso aumentará seu
bem-estar mental e aumentará exponencialmente sua
produtividade. Muitos itens em uma lista só fazem com que você
se sinta sobrecarregado e desorientado.
Anote sua lista de tarefas todas as noites antes de ir para a cama.
Isso te dá um bom começo para o dia seguinte. Em vez de ter que
perder tempo focando em quais tarefas precisam ser feitas, você
estará pronto para fazer.
Uma lista de tarefas permite que você tenha em mãos todas as
tarefas que têm que fazer. Sempre haverá tarefas chegando para
você. Uma lista de tarefas ajuda você a priorizar os que precisa ser
feito primeiro. Como resultado, você pode se concentrar em uma
tarefa de cada vez. Você evitará distrações desnecessárias. Listas de
tarefas também dão mais clareza e ajudam você a planejar o tempo
corretamente. Você não vai esquecer nada importante. Além disso,
quando você verifica itens na lista, você tem uma sensação real de
bem-estar e realização. E isso é real.
4.3.3 A Técnica "Coma o Sapo"
Esta técnica pode ter um nome estranho, mas é muito útil. É

baseado em um ditado do autor Mark Twain. A ideia dele era que
39

se você comer um sapo todas as manhãs, nada pior pode acontecer

com você o dia todo. É uma ideia engraçada, mas é verdade!
Claro, não significa comer um sapo de verdade! O sapo aqui é a
tarefa mais desagradável na lista de tarefas que você elaborou. É da
natureza humana tentar evitar tarefas desagradáveis. Somos todos
culpados de adiar algo que devemos fazer, mas não queremos fazer.
Seja um telefonema para um cliente difícil, um relatório longo, ou
uma tarefa que não gostamos que temos que estudar, comer o sapo
é essencial.
Quando você evita uma tarefa desagradável, está sempre em sua
mente. Isso impede você de continuar com outros trabalhos que
precisam ser feitos. Evita que você se concentre. Você sabe o tempo
todo que a tarefa desagradável deve ser feita. Por que adiar? Faça
primeiro e tire do caminho!
Além disso, se você sempre adia a tarefa mais difícil para depois,
isso se torna um hábito, e se torna constante, fazendo com que a
maioria dos dias sejam desagradáveis e tenham aquela sensação ao
final de dia desperdiçado, mesmo se você fizer várias coisas no dia.
E o contrário também é verdade, se você sempre faz a tarefa mais
difícil no início do dia, isso se torna um hábito, e a dificuldade vai
parecer cada vez menor, e a sensação de um dia ótimo será cada vez
mais frequente.
Embora não seja divertido "comer o sapo", vai facilitar o resto do
seu dia. Com a tarefa mais difícil feita, você terá os trabalhos mais
fáceis de se concentrar para o resto do seu dia de trabalho.
Faça de “comer o sapo” um hábito para toda a vida. Enfrente essa
tarefa importante antes de fazer qualquer outra coisa. Não é fácil
entrar nesse hábito, mas aumentará sua produtividade
imensamente.
40

O que você faz se você tem mais de uma tarefa desagradável para
resolver? A resposta é comer o mais feio primeiro! Comece com a
tarefa que é menos atraente. Encontre a disciplina para começar
imediatamente e perseverar até que você complete a tarefa. Não vai
ser fácil. No entanto, quando você incorpora esse hábito, vai
perceber como ele melhora sua vida. Sua produtividade aumentará
enormemente, e você sentirá como se estivesse conseguindo mais.
Ficará muito mais fácil enfrentar qualquer adversidade na sua vida,
porque você está se treinando constantemente.
4.3.4 Abandone a Procrastinação
Já mencionamos como, e como humanos, estamos naturalmente

inclinados a procrastinar. Embora seja normal, isso não significa
que seja desejável. A procrastinação pode ser a morte para sua
produtividade. Em vez de adiar tarefas até mais tarde, faça-as agora.
É aqui que entra em jogo a técnica "coma o sapo" e tudo que já foi
explicado anteriormente. Isso se aplica a absolutamente tudo em
sua vida. Seja no trabalho ou em casa, abandonar a procrastinação
pode fazer uma enorme diferença.
Você pode pensar as vezes que a procrastinação não é um grande
problema. Se você está adiando relatórios que precisam ser feitos
para sexta-feira até quinta à tarde, isso é realmente um problema?
Afinal, você está fazendo a tempo. Então, como o atraso pode estar
afetando sua produtividade global? Vamos dar uma olhada mais de
perto.
Imagine que é segunda-feira e você tem um relatório vital para
terminar até sexta de manhã. Você sabe que o relatório é essencial.
No entanto, requer muita pesquisa. Você não gosta de pesquisar e
escrever o relatório. Você, portanto, decide adiar. Você passa os
41

três dias seguintes trabalhando em outras tarefas menos vitais.

Quando a quinta-feira chegar, você ainda precisa fazer o relatório.
Você está preso.
Você tem muitos outros trabalhos para fazer também. No entanto,
você não pode trabalhar em nenhum deles. Você precisa fazer essa
pesquisa e concluir o relatório. Você deve trabalhar a noite toda
para cumprir seu prazo. Você envia o relatório conforme exigido
na sexta-feira. Está tudo bem, está tudo bem, você atendeu o prazo.
No entanto, veja como isso impactou na sua produtividade e na sua
semana.
Você não passou o tempo entre segunda e quarta-feira da maneira
como deveria. Você deveria ter alocado tempo para cada tarefa de
acordo com sua importância. Tarefas mais importantes precisam de
mais tempo gasto com elas e devem ser priorizadas. Gastar mais
tempo em uma tarefa menos importante não está agregando valor.
O trabalho já é menos importante. Você também se deu vários dias
de ansiedade, quer perceba ou não, e mesmo não fazendo a pesquisa
e o relatório nos dias anteriores, ficou com ele na sua cabeça. Esse
relatório estará em sua mente o tempo todo. Quanto mais tempo a
tarefa é prolongada e adiada, mais ansioso você fica. Você elimina
essa preocupação enfrentando o trabalho de uma vez.
Não só isso, embora tenha terminado o relatório a tempo,
provavelmente não foi da melhor qualidade. Isso significa que você
não está fazendo o seu melhor. Você não vai impressionar quem
você precisa.
Claramente, a procrastinação é um problema, então como você o
elimina?
Identifique o que você tende a procrastinar. É sempre o mesmo
tipo de tarefa?
42

Pergunte por que está adiando essas tarefas. Teste suas respostas.
É por causa de sua habilidade? Seus sentimentos? Quando você
entender as razões para adiar a tarefa, você será mais capaz de
superá-las.
Venha com seu plano de ação para resolver o problema. Se você
está preocupado que você é incapaz de completar a tarefa, faça um
curso, estude ou leia sobre o assunto. Se você não tem confiança
em falar com um cliente ao telefone, trabalhe em sua autoestima e
autoconfiança.
Utilize o que você aprendeu na Parte I deste livro. Embora seja
difícil dar o primeiro passo para fazer a tarefa que você está
evitando, é essencial. Quanto mais você faz, mais rápido ficará
hábil. Pode levar tempo, mas logo você vai superar o hábito de
procrastinar.
Metade da batalha de se tornar mais produtivo reside em ter o

estado de espírito certo. Isso garante que você maximize seu uso
de tempo e recursos. Você deve ser positivo, de mente aberta,
confiante, persistente, motivado e curioso, desta forma:
● Planeje seu dia. Seja em casa ou no trabalho, planejar com

antecedência garante que você não perca tempo. Você terá
melhor clareza e será capaz de organizar seu tempo de
forma mais eficaz.
● Use a técnica “Coma o Sapo". Faça a tarefa menos atraente

primeiro. Dessa forma, o resto do seu dia será mais suave
e se sentirá mais fácil.
43

● Pare de procrastinar. Use o que você aprendeu na Parte I

deste livro. Enfrente as tarefas que odeia de frente. Se você
está adiando, determine por que você está fazendo isso.
Então tome medidas para superar as barreiras.
44

4.4 FOCO
O foco é essencial para a realização. Pode realmente cair na mesma

categoria que ambição, motivação, liderança e outras forças
motrizes por trás de se tornar bem-sucedido, mas não
necessariamente recebe a atenção que merece.
O que tudo isso basicamente significa é que você precisa estar
focado para alcançar algo ou se tornar bem-sucedido em seus
esforços. Mas antes de entrarmos nisso, aqui está um olhar para o
que o foco realmente significa.
Por definição, o foco é uma habilidade que permite que as pessoas
iniciem uma tarefa sem procrastinação e, em seguida, mantenham
sua atenção e esforço até que o trabalho seja concluído. É uma
capacidade de não apenas prestar atenção às coisas em que estão
envolvidos, mas também evitar distrações que impedirão o trabalho
que eles estão tentando fazer.
O foco é tão importante para fazer qualquer coisa que você não
pode realmente pensar sem foco. Quando você ouve sobre coisas
como percepção, memória, aprendizado, raciocínio, tomada de
decisão e resolução de problemas, você sabe que nada disso pode
ser feito com sucesso a menos que você se concentre.
Pelo contrário, uma mente que está vagando vai torná-lo menos
eficaz em seu trabalho e sua produtividade sofrerá. Isso também
comprometerá a qualidade do trabalho, dando-lhe resultados
menos que ideais. Sem falar que você também perderá cada vez
que sua mente vaga.
45

4.4.1 Estratégias para construir foco inquebrável
Seja você um aluno, um pai/mãe ou um trabalhador, você está

ciente da importância do foco para tudo o que você faz em sua vida.
Se há um plano de curto prazo a seguir, ou uma meta de longo
prazo, nenhum deles pode ser alcançado sem foco.
Existem algumas estratégias que você pode usar para construir um
foco inquebrável. Uma vez que você consiga fazer dessas estratégias
uma parte de sua vida, você estará muito mais em contato consigo
mesmo e você experimentará uma sensação de realização que nada
mais pode parar você.
Treine seu cérebro
Esta é a parte mais essencial do processo de construção do foco.

Seu cérebro controla tudo o que acontece em seu corpo. Se é algo
que você pensa ou algo que você vê ou é algo que você sente, tudo
é controlado pelo seu cérebro. É por isso que você precisa ter um
controle extensivo sobre seu cérebro e você precisa treiná-lo para
manter o foco.
Faça o hábito de repetir a tarefa em mãos, para si mesmo. Prepare-
se mentalmente para o que está prestes a fazer. Antes de fazer
qualquer coisa, sente-se em um lugar tranquilo e deixe seu cérebro
entender que você vai se adentrar em uma tarefa específica agora.
Este é um exercício de fortalecimento da mente que você não pode
fazer para manter o foco. Se você treinar seu cérebro bem o
suficiente, ele não se distrairá facilmente com o tempo.
46

Planeje tudo.
Antes de começar alguma coisa, você precisa planejar tudo. Isso

não se aplica apenas às tarefas cotidianas, mas também se aplica a
tarefas de longo prazo. Por exemplo, empresas que tendem a ter
plano de negócios por um ano ou um semestre têm mais chances
de aumentar as vendas e deixar uma marca. Quando você planeja
algo, você coloca todas as tarefas na sua frente, na ordem e com
suas respectivas prioridades.
Isso torna mais fácil para você determinar quais coisas requerem
sua máxima atenção. Usando este plano, você também pode
agendar o tempo para o término de sua tarefa e você pode dividir
cada tarefa sua em intervalos de tempo.
Quando você sabe que tem que terminar uma determinada tarefa
em um determinado período de tempo, você será capaz de manter
seu foco melhor.
Descanse um pouco
O corpo humano não é feito para funcionar constantemente, e é

por isso que o conceito de sono está presente no corpo. Não
importa quanto trabalho precise ser feito, você precisa descansar
por um tempo. Faça um intervalo depois de certo tempo de
trabalho, por exemplo, 10 minutos de intervalo após uma hora de
trabalho. Isso ajuda a refrescar seu cérebro e lhe dará tempo para
relaxar. Durante este tempo, você pode limpar seu cérebro e
simplesmente dar tempo a si mesmo.
47

Descansando ou fazendo pausas, você pode rapidamente acumular

foco. Essa estratégia tem se mostrado bem-sucedida até mesmo
por métodos científicos.
Trabalhar com música
Essa estratégia pode não funcionar com todos, mas tem se

mostrado bem-sucedida na maioria dos casos. Ouvir música é algo
que a maioria das pessoas gostam. Você poderia tentar ouvir sua
música favorita em segundo plano enquanto trabalha. É melhor se
a música não for muito alta porque isso pode causar distração.
Pratique a atenção plena (Mindfulness)
Usar a atenção plena para criar foco é provavelmente uma das

melhores técnicas. O passo chave envolvido é sentar-se em um
lugar tranquilo e respirar fundo. Depois disso, você segura a
respiração por alguns segundos e, em seguida, exala. É durante esta
pausa que você precisa trazer sua mente de volta para onde ela
precisa estar, no agora.
Sua mente tende a se afastar de vez em quando porque a vida útil
da concentração é muito curta. É devido a essa razão que você
precisa fazer deste exercício um hábito para que você possa se
beneficiar dele. Também serve como um alívio do estresse e pode
livrar o corpo de qualquer energia negativa. Uma vez que você
abriga energia positiva no corpo e você muda a função do seu
cérebro para uma tarefa, seu foco irá melhorar automaticamente.
Como somos todas criaturas de hábitos, integrar os hábitos certos
em sua jornada de trabalho ajudará imensamente. Uma vez que algo
48

se torna um hábito, também se torna fácil. Se o foco se tornar um

hábito, ele virá a você naturalmente e permitirá que você tenha
múltiplos benefícios diariamente.
Limitar o uso do telefone
Uma grande distração para muitas pessoas é o uso de celular. Isso

pode facilmente distraí-lo da tarefa que você deve fazer.
A maioria dos alunos pode se relacionar com situações em que eles
têm atribuições ou projetos pendentes, mas, em vez disso, eles estão
ocupados em seus celulares.
Então, enquanto estiver trabalhando, certifique-se de guardar seu
telefone para evitar se distrair com chamadas ou mensagens
recebidas. Se você trabalhar no seu telefone, instale um aplicativo
que permite bloquear notificações de sites de mídia social.
Realizar lembretes constantes
Outra maneira de se livrar das distrações é constantemente lembrar-

se sobre seus objetivos e metas que você espera alcançar. Uma vez
que você faça isso, você estará inclinado a fazer o que você
realmente precisa fazer em vez de desperdiçar seu tempo em coisas
desnecessárias.
Qualquer pessoa que queira deixar uma marca constantemente se
lembra do objetivo que espera alcançar. Um lembrete diário logo
pela manhã é um bom lugar para começar.
49

Planeje seu dia
Outra maneira de manter as distrações longe é planejar seu dia com

antecedência. Na noite anterior, tenha o hábito de fazer um
pequeno plano para o dia seguinte. Mantenha as coisas
desnecessárias fora disso e certifique-se de resolver as coisas de
acordo com o tempo que você tem em suas mãos e a tarefa que
precisa ser feita primeiro.
Quando você fizer isso, seu cérebro será treinado para prestar
atenção apenas às tarefas que você tem planejadas para esse dia.
Também é útil ter um planner ou um diário que você possa manter
com você. As pessoas que têm um diário são mais organizadas e
tendem a trabalhar melhor.
Quando você fizer disso um hábito, você será capaz de manter sua
agenda e fica mais fácil focar nas tarefas do plano e não se distrair
com outras coisas.
Ter energia positiva é muito importante, pois energiza o corpo para
funcionar da melhor maneira possível.
4.4.2 Benefícios de estar focado
Até agora, é seguro dizer que estar focado pode ajudar a trazer
grandes benefícios não só para a mente e o corpo, mas para a
qualidade de vida geral de uma pessoa. Veja como estar focado
pode ajudá-lo a alcançar maior sucesso e controle de sua vida:
50

Ajuda a assumir o controle
Quando você está focado, você pode assumir o controle das coisas
que você está fazendo. Mas se você não está focado, essa tarefa ou
coisa vai acabar controlando você. Uma vez que você se concentrar
em algo e você canalizar toda a sua energia para essa tarefa, você
pode lidar com a tarefa de uma maneira melhor.
Produz energia positiva
Estar focado ajuda a colher energia positiva no corpo. Também

permite que você saia de uma espiral negativa e coloque as coisas
em perspectiva.
Quando você olha para diferentes aspectos da vida cotidiana, a
reação instintiva é prestar atenção aos déficits e focar no que está
errado.
E como a atenção amplifica tudo, focar nos aspectos negativos vai
piorar tudo. Em vez disso, é melhor se separar do problema e
reinvestir o foco em como tirar o melhor de uma situação ruim.
Obstáculos cotidianos são uma ocorrência inevitável, mas quando
você se concentra no positivo, pode ajudá-lo a passar por
momentos difíceis de forma mais constante.
Talvez cenários como este exigirão que você traga seu foco interno
plenamente, uma vez que tais situações afetam o indivíduo
pessoalmente.
51

Melhora as habilidades de resolução de problemas
Um dos benefícios mais importantes de se manter focado é que ele

refina suas habilidades de resolução de problemas. Se você não está
focado, você não vai conseguir resolver o problema.
A maneira como um indivíduo aborda um problema pode variar
muito. Por exemplo, uma pessoa pode se concentrar mais na
consequência do problema do que na solução, e a outra vice-versa.
O primeiro deles terá pensamento focado em problemas, enquanto
o segundo se envolverá em um pensamento focado em soluções.
Dos dois, o pensamento focado em problemas não ajudará a
resolver nada, mas o pensamento focado em soluções pode
produzir resultados incríveis.
Instala habilidades de tomada de decisão
A capacidade de tomar decisões é crucial para a sobrevivência e não

pode ser executada sem foco. A tomada de decisão bem-sucedida é
baseada nos princípios do pensamento lógico e crítico que precisam
ser realizados com foco. Se você é um chefe ou um funcionário, se
você é um pai ou um estudante, você precisa tomar várias decisões
seja no dia a dia ou ocasionalmente. Nenhuma das decisões pode
ser tomada de forma correta a menos que você esteja
completamente focado no assunto.
Além disso, a questão não resolve simplesmente tomando qualquer
decisão, tem que ser a certa. Além disso, tomar a decisão certa
também envolve executá-la corretamente. O processo inclui
identificar decisões críticas e filtrar as sem importância.
52

Tomar a decisão certa também significa que você precisa se

concentrar em obter as informações certas para tomar uma boa
decisão. Isso exige foco.
Remove distrações
O sucesso não é algo que pode ser alcançado sem determinação,

força de vontade e disciplina. Para ter esses dois atributos, você
precisa se concentrar em se livrar de distrações.
Embora possa parecer que as pessoas altamente organizadas e bem-
sucedidas são como todos, este não é bem o caso. Essas pessoas
têm vários hábitos que estão associados à eliminação de distrações
de suas vidas.
Distrações podem tirá-lo de seus objetivos. Mesmo no dia a dia,
mesmo a distração mais comum pode tornar a conclusão da tarefa
uma impossibilidade.
Uma vez que você é capaz de fazer isso, não há nada que o impeça
de alcançar seus objetivos ou fazer suas tarefas.
Gera satisfação
Manter-se focado também faz você se sentir satisfeito consigo

mesmo e com todos os outros ao seu redor. Se você não está focado
em uma coisa e sua mente está sempre vagando por aí, você terá
mais pressão e estresse em sua mente e corpo. Isso rouba-lhe
qualquer paz que você poderia esperar.
53

Quando você está focado, você pode apenas manter uma coisa na
frente de seus olhos e trabalhar nela. Seu cérebro e corpo estarão
em sincronia com o que você precisa realizar nesse determinado
momento.
Constrói impulso
O foco aumenta a eficácia, o que, por sua vez, permite que você
progrida mais rapidamente com suas tarefas. Quanto mais rápido
você tirar suas tarefas programadas do caminho, maior será sua
produtividade.
O momento baseado no foco também ajuda você a se manter no
caminho certo e evita descarrilamentos. Por outro lado, mudar de
direção o tempo todo reduz o momento e perturba o foco também.
Este ponto também pode se ligar com multitarefa onde você pode
estar tentando fazer muito ao mesmo tempo, e cada tarefa sofre.
Reduz o estresse
Manter o foco também ajuda a reduzir o estresse, pois toda a sua

concentração estará na tarefa em questão. A falta de foco, por outro
lado, leva a ficar sobrecarregado com muito o que fazer sem se
concentrar em nada.
Estar sobrecarregado também prejudica seu julgamento sobre por
onde começar e isso pode ser estressante também. Com o foco, a
clareza melhora, permitindo que você tenha controle que, por sua
vez, reduz o estresse e leva a melhores resultados.
54

Com a clareza intacta, você pode ver o progresso que está fazendo
e trabalhará com foco para alcançar os resultados desejados.
Aumenta o engajamento
O foco dá direção e propósito a uma tarefa. Nesse sentido, envolve

o interesse e o esforço do indivíduo. Com um alvo claro à vista,
você não hesitará em fazer esforços adicionais para concluir o que
tem que ser feito,
Quando os objetivos não são articulados, torna-se difícil e até
impossível focar em como alcançá-los. Assim, a direção orientada
ao foco despertará interesse e engajamento no que você precisa.
55

4.5 Desembarace sua vida
Todos temos um pouco de desordem em nossas vidas. Às vezes,

essa bagunça é física- arquivos na mesa de trabalho ou pilhas de lixo
em casa. Outras vezes, é desordem emocional ou mental. Você
sempre parece ter muito em que pensar? Está ansioso e estressado
com as coisas que não realizou? Você se esforça para se concentrar
em uma coisa? A desordem, seja mental ou física, pode prejudicar
seriamente sua produtividade. Quando você está cercado de
desordem, você não pode se dedicar à tarefa em questão. Arquivos
por toda a sua mesa dificultam o trabalho no que você precisa se
concentrar. O lixo em toda a sua casa torna difícil manter em cima
de suas tarefas domésticas. Organizar sua vida é, portanto, a chave
para se manter produtivo e alcançar o seu melhor potencial.
4.5.1 Desordem – O Inimigo da Produtividade
Um ambiente desordenado é um ambiente caótico. O caos impacta

negativamente em seu foco. Também impede seu cérebro de
processar adequadamente informações. A desordem distrai você e
impede que você complete tarefas de forma eficiente e eficaz. Por
outro lado, um ambiente sereno, organizado e desordenado é
propício para ajudá-lo a se concentrar. Por que a desordem é tão
prejudicial à sua capacidade de se concentrar?
Quando você sobrecarrega o cérebro, ele tem que dividir seu poder.
Isso torna mais difícil processar informações e alternar entre tarefas.
Também impacta na sua memória de trabalho.
Quando você está no local de trabalho, a desordem pode ser
extremamente prejudicial. Pode literalmente impedir que você
56

realize seu trabalho. Estudos têm mostrado que o trabalhador

médio gasta em torno de 4,3 horas por semana só procurando
informações. Isso não só adiciona frustração e estresse ao ambiente
de trabalho, mas reduz o pensamento criativo e a concentração.
Quando seu espaço de trabalho é mais organizado, você pode ter
uma maior produtividade, permanecendo totalmente focado em
suas prioridades.
Como você pode se organizar no trabalho? Siga estas dicas:
Adote um sistema eficaz de arquivamento. Se você permitir que a

papelada se amontoe, você só vai perder tempo procurando por
papeis. Um sistema de arquivamento significa que você saberá onde
tudo está quando precisar. Ele também manterá os itens fora de sua
mesa e em um local designado.
Mantenha suas superfícies de trabalho o mais claras possível.
Mantenha itens essenciais como canetas ou cadernos ao longo do
comprimento do braço. Mantenha tudo que não precisa em gavetas
ou armários fora de vista.
Um estudo mostrou que os americanos gastam até uma semana por
ano procurando itens perdidos. Tenha um lugar para tudo e
mantenha tudo em seu lugar. Dessa forma, você nunca vai se
perguntar onde estão as coisas.
No final de cada dia de trabalho, dê uma revisão à sua mesa.
Verifique se algum item pode ser jogado fora ou guardado. Isso vai
ajudá-lo a não deixar acumular bagunça ao longo do tempo.
E em casa? Desordem em sua casa leva a desordem em sua mente.
Por isso, é importante manter a bagunça ao mínimo em seu espaço
de convivência também.
57

Como você pode reduzir a bagunça em casa? Aqui estão

algumas dicas:
Seja implacável. Não seja sentimental com tudo e fique guardando

coisas em sua casa à toa.
Estabeleça algumas datas no ano para doar itens para a caridade.
Nestas datas, separe o que você sabe que não precisa e não use e
leve para o centro de doação local.
Considere também vender quaisquer itens que você não use mais
ou precise. Além de organizar sua casa, você pode fazer um
dinheiro extra.
Não compre por diversão. Só compre se realmente precisa de algo
e isso terá alguma utilidade. Não faça compras porque você se sente
deprimido ou como uma maneira de passar o tempo. Remova
aplicativos de compras do seu celular. Isso vai ajudá-lo a
economizar dinheiro e vai parar a bagunça de se acumular.
Nunca é fácil declinar sua vida. Todos nós tendemos a acumular
itens. No entanto, raramente usamos as coisas que se acumulam
em nossas casas e espaços de trabalho. Sendo implacáveis,
podemos minimizar a desordem física. Isso, por sua vez, nos ajuda
a fazer mais e nos sentirmos melhor mentalmente também.
58

Eliminar distrações digitais
Distrações não são todas físicas. Hoje em dia, há muitas distrações

digitais também. Estes podem ser ainda mais prejudiciais à
produtividade do que os físicos. Você já se viu percorrendo o
Facebook ou Instagram em vez de trabalhar no que deveria? É um
problema muito comum.
Parece que as distrações estão por toda parte. Da TV às mídias
sociais, é importante removê-los quando você tem outras coisas
para se concentrar. Se você está trabalhando em uma tarefa em casa
ou no escritório, a desordem digital interrompe sua produtividade.
Como você pode se livrar de sua bagunça digital? Aqui estão

algumas dicas:
Lide com seus e-mails antigos. Primeiro, passe por suas mensagens
antigas. Exclua qualquer um que não seja mais necessário. Para o
resto, crie pastas em sua caixa de entrada onde você pode armazená-
las. Crie uma pasta especificamente para itens com os quais você
precisa lidar. Isso vai mantê-los em um local conveniente até que
você tenha lidado com eles.
Manuseie sua caixa de entrada. Coloque algumas regras para os e-
mails recebidos. Sempre que receber spam, remova sua assinatura
e exclua. Isso impedirá que mais spam chegue. Se um e-mail chegar
exigindo uma resposta, responda imediatamente se você puder
responder em menos de dois minutos.
Organize seus downloads. Defina uma hora uma vez por mês ou
por semana para passar pela sua pasta de downloads. Você
59

geralmente vai descobrir que pode excluir a maioria dos seus

downloads. O resto deve ser movido para uma pasta apropriada.
Organize suas pastas. Ter pastas fáceis de usar e de fácil acesso é
fundamental para a produtividade. Organize por prioridade,
categoria ou data como achar melhor. Classifique suas pastas no
telefone também. Agrupe seus aplicativos em subpastas específicas
para que sejam fáceis de encontrar.
Faça backup de seus documentos e informações importantes. Se
você usa armazenamento em nuvem ou um disco rígido físico,
manter esses itens em um local seguro é primordial.
Gerencie suas mídias sociais. Periodicamente, você deve passar por
suas redes sociais e remover qualquer coisa desnecessária ou inútil.
Crie espaço para influências mais importantes na sua vida.
Lide com suas fotos. Todos nós tiramos inúmeras fotos em nossos
telefones hoje em dia. No entanto, muitas são inúteis. Você
provavelmente tem seis cópias de uma mesma selfie! Apague as que
você não gosta. Exclua todas as imagens que você sabe que não vais
mais olhar.
Quando você se livrar da desordem digital, bem como da desordem
física, você será mais produtivo.
Limpe sua mente
Você não só precisa organizar a desordem física e digital, mas

também deve remover a desordem mental.
Hoje em dia, estamos sempre correndo. Isso significa que sua
mente pode ficar confusa. Isso reduz sua produtividade, já que você
não consegue se concentrar.
60

Meditação é uma ferramenta útil para erradicar essa desordem

mental. Também ajuda você a obter maior clareza. Você pode
fazer uma pausa mental do estresse da vida cotidiana. Você também
será mais capaz de sintonizar em si mesmo. Se você nunca meditou
antes, você pode precisar praticar por um tempo antes, ou realizar
uma meditação guiada. Comece lentamente para facilitar a prática.
Encontre um lugar confortável e tranquilo onde você é capaz de
relaxar. Comece com apenas uma sessão curta de 10 minutos.
Meditação é uma ferramenta que você usa para se tornar mais
consciente. Você se concentra tanto no seu corpo quanto na
respiração. Se você encontrar sua mente vagando, simplesmente
reconheça-a e traga-a de volta à sua respiração. Meditação não ajuda
apenas a limpar sua mente; também reduz seu nível de estresse. Isso
ajuda a aumentar seu foco. Como resultado, você pode se tornar
mais produtivo e alcançar o seu melhor pessoal.
Uma recomendação é pesquisar no YouTube por áudios de
meditação guiada mindfulness. Um exemplo é “Atenção Plena -
Mindfulness - Áudio Track 1”, você pode utilizar este áudio para
começar.
Pratique diariamente. Em breve, você vai achar mais fácil remover
pensamentos intrusivos que impedem que você seja produtivo.
A desordem está por toda parte. Se sua vida está desordenada, você
não pode se concentrar. Se você não pode se concentrar, você não
pode triplicar sua produtividade. Resumindo, o que você pode fazer
é:
● Manter um local de trabalho arrumado. Tenha um lugar

para tudo e mantenha tudo em seu lugar.
61

● Ser implacável com a arrumação em casa. Doe

regularmente itens indesejados, venda ou jogue-os fora.
● Eliminando distrações digitais. Exclua aplicativos

indesejados do seu telefone. Remove e-mails antigos e
programas não utilizados.
● Remova a desordem emocional e mental limpando sua

mente. Utilize a meditação.
62

4.6 Rotina saudável para produtividade
Ser mais produtivo começa com o estabelecimento de rotinas em

sua vida. Enquanto algumas dessas rotinas são centradas em torno
de coisas como ser organizado no trabalho, outras são mais
pessoais. Implementar rotinas saudáveis em sua vida é uma das
chaves para o sucesso e alcançar o seu melhor.
4.6.1 Dormir e Comer – Ajudando você a se manter

produtivo
Dormir pelo menos sete horas todas as noites é essencial para sua
saúde mental e física. Infelizmente, mais de 30% das pessoas não
conseguem atingir esse objetivo. No entanto, a privação do sono
reduzirá sua eficiência e produtividade. Você vai cometer mais erros
e não vai conseguir o seu melhor.
Dormir o suficiente, por outro lado, melhora seu humor. Também
reduz o estresse, melhora a memória, aumenta a criatividade e afia
o foco. Você será mais capaz de tomar boas decisões e você vai
conseguir mais.
A qualidade do seu sono também é importante. Se você está tendo
nove horas de sono de má qualidade, isso não será tão benéfico
quanto sete horas de sono excelente. Para melhorar sua qualidade
de sono, você deve tentar limpar sua mente e se preparar para
descansar.
Evite usar qualquer dispositivo com uma tela uma hora antes de
dormir. Não fique no celular antes de dormir. Evite beber álcool
ou comer uma refeição pesada antes de dormir. Meditar pode ser
63

uma ferramenta útil antes de dormir para limpar sua mente e ajudá-
lo a dormir melhor.
No entanto, dormir mais não é a única coisa que você pode fazer
para estabelecer uma rotina saudável. Comer bem também é
importante para a produtividade.
A comida tem um impacto direto na cognição e é por isso que uma
decisão ruim no almoço pode atrapalhar uma tarde inteira. Por que
isso acontece? Porque tudo o que comemos é convertido pelo
corpo em glicose fornecendo energia. Mas nem todo tipo de
alimento é processado pelo corpo no mesmo ritmo.
Assim, uma dieta pobre que leva à fome e desidratação pode e vai
te atrapalhar muito. A fome pode ter vários efeitos negativos sobre
a saúde e o comportamento, incluindo a capacidade de se
concentrar. Muitas vezes está ligado ao baixo açúcar no sangue que
leva diretamente à fadiga e baixos níveis de energia.
A desidratação, por outro lado, pode levar a inúmeros sintomas que
podem reduzir o foco, incluindo dores de cabeça, fadiga e mau
humor. Estudos estabelecem que mesmo 1% menor do que a
hidratação ideal pode te trazer dificuldade de concentração.
A maioria das pessoas acham que o único benefício da alimentação
saudável é evitar doenças e manter um peso corporal saudável. No
entanto, comer bem também tem um grande impacto positivo na
produtividade. Por que esse é o caso?
● Comer bem aumentará seu estado de alerta e níveis de

energia.
● Melhora seu sistema imunológico.
● Você vai dormir melhor e ter melhor concentração.
64

● Você desfrutará de melhor saúde mental e uma atitude

mais positiva.
Como você pode comer de forma mais saudável para aumentar sua
produtividade?
Evitar alimentos processados.
Consumir óleos e gorduras saudáveis.
Comer menos açúcar e gordura saturada.
Consumir menos sal.
Beber pelo menos 2 litros de água por dia.
Não pule o café da manhã.
Além das dicas acima, existem algumas regras que você pode seguir.
Evite comer fast-food. Isso reduzirá seu estado de alerta. Alimentos
ricos em gorduras saturadas e trans te deixam lento, sem falar que
fazem mal à saúde.
A má nutrição, muitas vezes na forma de calorias vazias, não lhe dá
a energia que você precisa. Com energia insuficiente, o cérebro tem
dificuldade em funcionar ou se concentrar em qualquer coisa
corretamente. Como resultado, você pode descobrir que você
experimenta uma irritabilidade leve e dificuldade de concentração
quando você come alimentos processados.
Alimentos com alto teor de açúcar podem lhe dar um rápido
aumento de energia, mas você vai experimentar uma grande
redução de energia depois. Lanches açucarados e gordurosos
podem ser convenientes, mas podem prejudicar seriamente sua
produtividade e sua saúde.
65

Cuide da quantidade de cafeína que você consome. Muitas vezes

somos tentados a beber uma xícara de café quanto nos sentimos
pouco produtivos. No entanto, quantidades excessivas de cafeína
podem fazer mal, além de construir uma certa tolerância à cafeína.
Como lanches açucarados, o excesso de cafeína dá-lhe um pico de
energia antes de uma queda que limita a produtividade. A melhor
maneira de se manter produtivo ao longo do dia é consumir cafeína
com moderação.
Nunca perca o café da manhã. Mesmo que você não sinta fome
quando sai da cama, tomar café da manhã ajuda você a acordar.
Você deve escolher alimentos baixos em açúcar para o café da
manhã sempre que possível. Evite o cereal ou doces açucarados do
café da manhã e escolha carboidratos complexos como grãos
integrais. Isso garantirá que você tenha uma fonte de energia estável
que o ajudará a permanecer produtivo até a hora do almoço.
Coma porções menores (uma quantidade razoável) na hora da
refeição, especialmente no almoço. Uma refeição enorme vai fazer
você se sentir sonolento.
Embora algumas pessoas se preocupem em comer carboidratos,
eles não são necessariamente o inimigo. Sim, evitar carboidratos
simples como bolos ou massa branca é aconselhável. No entanto,
carboidratos complexos de grãos integrais levam mais tempo para
serem digeridos. Isso significa que a energia deles será
disponibilizada lentamente e por mais tempo.
Tente incluir alimentos como peixes oleosos e nozes em sua dieta.
Estes são ricos em ácidos graxos ômega-3 que ajudam as células
cerebrais saudáveis. Eles também ajudam o corpo a armazenar
carboidratos como energia, não gordura. Como resultado, você
estará mais alerta durante o dia. Comer mais fibras também é uma
ótima ideia, pois ajuda o corpo a digerir esses alimentos de forma
66

constante e devagar. Isso mantém os níveis de energia mais

uniforme.
Não se esqueça de pensar no que você bebe também. Certifique-se
de beber muita água, não apenas para uma boa saúde, mas para um
melhor estado de alerta. Manter-se bem hidratada ajuda que os
nutrientes se movam pelo corpo. Beba pelo menos 2 litros de água
por dia.
4.6.2 Hormônios em jogo
Manter o equilíbrio hormonal é necessário para o funcionamento

ideal do cérebro. Pode surpreendê-lo saber que uma deficiência
de hormônios específicos pode trazer mudanças significativas no
foco mental e no processamento de informações.
Com os hormônios fora de sintonia, você pode ter dificuldade em
lembrar de coisas simples, sofrer de mudanças de humor ou até
mesmo começar a se sentir deprimido. Todos esses e outros fatores
desempenham um papel em afetar a forma como seu cérebro
funciona.
4.6.3 Estabelecendo rotinas para manter seu dia nos

trilhos
Estabelecer rotinas saudáveis que mantenham seu dia nos trilhos e

ajude você a se manter produtivo é excelente. Criar uma rotina
matinal para acordá-lo e uma rotina noturna que te ajude a relaxar
e dormir bem é muito importante. Com um padrão claro para as
tarefas do dia, você sabe tudo que tem que fazer. Isso economiza
67

tempo envolvido em pensar no que fazer. Também ajuda você a

sentir que está realizando mais no seu tempo disponível.
Pessoas produtivas estão cientes do que devem fazer antes de
chegar a hora de ter que fazer. Como dito anteriormente, planeje o
dia seguinte na noite anterior. Isso garantirá que você tenha um
propósito e missão claros quando você se levantar de manhã.
Defina o alarme mais cedo. A maioria das pessoas é mais produtiva
nas primeiras horas depois de se levantar (assumindo que teve um
sono de boa qualidade). Se você geralmente fica enrolando na cama
meia hora antes do trabalho começar, mude esse hábito.
Desenvolva uma rotina noturna clara também que promova o sono
tranquilo. Desligue o computador e largue o celular pelo menos
uma hora antes de dormir. Tome um banho quente e beba algo
relaxante. Tente ler um livro para relaxar. Como dito, conseguir
sono de boa qualidade é imperativo para a produtividade.
Planeje pelo menos dez minutos no seu dia para você não fazer
absolutamente nada. Se você optar por meditar como
mencionamos anteriormente ou simplesmente relaxar, isso ajudará
a clarear sua mente. Com apenas um curto espaço de tempo para se
desligar, você vai melhorar seu foco geral.
Adicione exercícios e atividades físicas em sua rotina diária. Quando
seu corpo está saudável, sua mente está saudável. Você acha que
falta tempo suficiente no seu dia para se exercitar? Então lembre-se
que você terá um desempenho dez vezes melhor quando seu corpo
e mente se beneficiarem da atividade física. Agora que você está
aprendendo a organizar seu dia e sua agenda, com certeza você
encontrará tempo para se exercitar.
Todos os dias, planeje um tempo em sua programação noturna para
refletir sobre o seu dia. Rebobine os acontecimentos em sua mente
e pense sobre tudo o que correu bem, bem como tudo o que deu
68

errado. Você ganhará insights úteis e será melhor para elaborar

planos para um amanhã melhor.
Adicione todos esses elementos ao seu plano diário e você será
muito mais produtivo.
Adote rotinas saudáveis

Quando você tem um estilo de vida saudável e adota rotinas
saudáveis, você será mais produtivo. Estabelecer rotinas pessoais e
relacionadas ao trabalho mantém você no caminho certo. Logo
alcançará seu melhor pessoal.
Você precisa:
● Adote padrões alimentares saudáveis. Não coma fast-foods

e evite refeições pesadas durante o dia de trabalho. Não
consuma muita cafeína e fique bem hidratado.
● Durma pelo menos 7 horas com qualidade todas as noites.

Estabeleça rotinas de higiene do sono antes de dormir.
● Defina alarmes e se levante cedo para maximizar seu dia.

Planeje o tempo todos os dias quando você não fizer nada
para limpar sua mente.
o Uma dica que sempre falo para começar a levantar
de primeira com o despertador, é colocá-lo bem
longe da cama, de forma que você tem que andar
até ele para desligá-lo. Coloque um copo com
bastante água do lado dele, pelo menos umas 300
ml, e quando for desligá-lo, beba a água toda. Isso
69

vai ajudar muito você a despertar, e você já

começa o dia se hidratando.
● Planeje tempo para refletir sobre seu dia.
70

4.7 Reconheça o que é importante
Muitos de nós estamos preenchendo nossos dias com tarefas que

não são essenciais. "Trabalho ocupado" é um problema muito
comum. Se você descobrir que está evitando prazos e apenas
completando trabalhos desnecessários, você precisa dar uma
revisão na sua abordagem de trabalho.
Identifique as tarefas que você pode remover.
O primeiro passo para revisar sua abordagem de trabalho é
identificar as tarefas que você pode remover. Lembre-se, eliminar
não é ser preguiçoso. Trata-se de manter-se eficiente. Trata-se de
completar tarefas que são essenciais ao invés de fazer o trabalho
puramente para se sentir ocupado.
É fácil cair na armadilha de pensar que você está sendo produtivo
se você está incrivelmente ocupado. No entanto, isso não é
necessariamente verdade. Você só está sendo produtivo se for
eficaz e eficiente. É possível conseguir muito mais fazendo muito
menos.
4.7.1 A Regra 80/20
Quando se trata de gestão do tempo, a regra 80/20 pode ser

revolucionária. Conhecida como O Princípio Pareto, esta regra
ajuda a aumentar sua produtividade. Ela sugere que 80% dos
resultados vêm de 20% das tarefas. A aplicação desta regra permite
que você priorize seu tempo e suas tarefas. É vital no trabalho e
chave para o sucesso em casa também. Então, como funciona o
princípio?
71

De quaisquer dez itens, dois são mais valiosos do que os outros

juntos. No entanto, esses dois itens são mais propensos a ser os
que atrasamos e procrastinamos. A regra 80/20 te ajuda a não
deixar isso acontecer.
Como você pode aplicar a regra em sua própria vida? Anote 10
metas que você precisa cumprir. Em seguida, pergunte qual desses
objetivos é mais importante. Qual deles tem o impacto mais
positivo? Qual deles é mais essencial? Qual deles é mais pressionado
pelo tempo? Qual delas lhe traz o maior retorno? Em seguida,
escolha o próximo objetivo mais vital. Isso identifica o elemento
"20" da equação. Agora você sabe em quais metas você precisa
trabalhar primeiro.
A regra 80/20 se liga à técnica "Coma o Sapo" mencionada
anteriormente. Muitas vezes, os 20% principais da equação é o
sapo. Muitas vezes, as tarefas mais valiosas do dia são as mais
complexas e difíceis. No entanto, as recompensas e o pagamento
quando você as completa também são exponencialmente maiores.
Antes de começar qualquer tarefa, você deve sempre perguntar se
é uma tarefa dos 20% que geram mais resultados. Resistir à tentação
de fazer pequenos trabalhos primeiro é um hábito difícil de quebrar.
No entanto, quando você quebrar, você vai aumentar
consideravelmente sua produtividade.
É muito comum ficar ocupado o tempo todo. No entanto, estar

ocupado não significa necessariamente ser produtivo. Nem toda
tarefa é essencial. Manter-se produtivo depende de saber o que você
deve fazer.
72

Você precisa:
● Descubra quais tarefas você pode remover e não são

necessárias.
● Aplique a regra 80/20. Identifique as tarefas que lhe

retornarão os maiores resultados
73

4.8 Delegue, terceirize e utilize ferramentas
Se você olhar para todas as suas tarefas, provavelmente há muitas

que você poderia delegar ou terceirizar. Só porque você pode fazer
tudo sozinho não significa que você deve. Delegar e terceirizar pode
torná-lo consideravelmente mais produtivo.
Embora pareça óbvio que todos nós deveríamos estar delegando e
terceirizando mais, poucos de nós fazem isso. Por quê?
Nós tendemos a pensar que delegar é tentar escapar e passar o
trabalho para outras pessoas. Algumas pessoas, especialmente no
trabalho, pensam que delegar é um sinal de fraqueza. Você pode até
pensar que é o único que pode fazer o trabalho corretamente.
Se libertar é difícil. No entanto, para ser produtivo, você deve
aceitar que não pode realizar tudo sozinho. A chave é saber quais
tarefas podem ser delegadas. Afinal, se você delegar as tarefas
erradas, você pode estar dando a si mesmo mais trabalho, não
menos. Como você sabe quais tarefas são adequadas para a
delegação? Aqui está um guia rápido:
Tarefas minúsculas. São trabalhos rápidos de fazer individualmente,
mas que se acumulam ao longo do tempo. Tarefas como agendar
reuniões, excluir spam ou fazer reservas podem ser delegadas.
Tarefas tediosas. Trabalhos sem sentido que requerem habilidade
mínima, como arquivamento ou cópias, trabalhos mecânicos,
podem ser delegados. Tarefas demoradas. Quebre esses trabalhos
longos em pedaços e delegue cada seção para outras pessoas.
Tarefas ensinadas. Se você pudesse mostrar a outra pessoa como
fazer o trabalho tão bem quanto você, faça isso! Vai levar tempo a
curto prazo, mas economizar dias a longo prazo.
74

Tarefas que você não pode fazer. Ninguém é especialista em tudo.

Se você não é bom em TI, por exemplo, delegue essas tarefas. Faz
sentido dar o trabalho a alguém com as habilidades necessárias.
Tarefas sensíveis ao tempo. Se você simplesmente não tem tempo
suficiente para completar um trabalho no prazo, delegue partes para
os outros que podem te ajudar.
Agora você sabe quais tarefas você pode delegar. Como você faz
isso?
Primeiro, você precisa selecionar a melhor pessoa para cada tarefa.
Você precisa escolher alguém com as habilidades necessárias para
completar bem o trabalho. Você também precisa explicar as razões
para delegar a tarefa. A pessoa que você escolheu precisa saber por
que foi selecionada.
Dê todas as instruções necessárias para a pessoa realizar a tarefa.
Ninguém pode efetivamente completar uma tarefa sem saber como
fazê-la ou o que se espera de resultado.
Certifique-se precisamente do que você precisa, ou você vai acabar
perdendo tempo refazendo a tarefa em mãos. Você também pode
precisar fornecer treinamento e recursos para aqueles para quem
você delegou o trabalho. Isso garante que a tarefa seja concluída
nos mesmos padrões de quando você está fazendo isso sozinho.
Além disso, a terceirização também pode ser altamente benéfica
para a produtividade. Ela ajuda você a economizar tempo e a ser
mais focado em tarefas essenciais. Isso se aplica tanto em casa
quanto no trabalho.
Que tipo de tarefas você pode terceirizar?
Por que não considerar a contratação de um VA (ou assistente
virtual). Se você está executando um negócio, um VA de baixo
custo pode ajudar com tarefas repetitivas e de baixa qualificação.
75

Trabalhos como reservar viagem, agendar reuniões e responder a e-

mails, suporte, podem ser terceirizados para um VA. Quando você
elimina essas tarefas de sua vida, você terá um trabalho mais
essencial feito. Contrate ajuda em casa. Manter-se produtivo em
casa é mais fácil se você terceirizar as tarefas mais ameaçadoras,
chatas e repetitivas para os outros. As vezes vale a pena pegar
alguém para realizar a faxina da casa de 2 em 2 semanas.
Você também deve estar utilizando ferramentas de produtividade
para sua melhor vantagem. Hardwares e softwares existem para
aumentar sua produtividade, então aproveite-os. Invista em coisas
que vão lhe ajudar.
Use um calendário online que lhe dá lembretes automatizados sobre
sua lista de tarefas. Aproveite o potencial dos aplicativos mais
recentes para tornar o gerenciamento de todos os elementos da sua
vida mais suave e fácil. Ao fazer essas mudanças simples, você será
muito mais produtivo diariamente.
Delegar, terceirizar e utilizar ferramentas
Ser produtivo significa que você não pode fazer tudo sozinho. Faça
uso de recursos e outras pessoas. Isso garantirá que você se
concentre nas tarefas mais importantes e faça mais em menos
tempo.
Você precisa:
● Delegue tarefas para aqueles que são capazes e têm as

habilidades para fazê-las.
76

● Terceirizar tarefas rotineiras ou aquelas que você não tem

a habilidade para fazer você mesmo.
● Use aplicativos, softwares e ferramentas que te ajudam a

ser produtivo.
77

4.9 Celebre e recompense suas conquistas
É vital ter tempo para se parabenizar sempre que tiver um dia

produtivo. Quando você realiza uma tarefa, você precisa
reconhecer seu sucesso e recompensar seu esforço, recompensar o
processo. Através da celebração e recompensa você manterá a
motivação para continuar tentando e se esforçando em direção aos
seus objetivos.
Reflita sobre cada dia para determinar o que funcionou para você e
o que falhou. Não se sinta mal com as coisas que não deram certo.
Em vez disso, identifique por que elas deram errado. Como pode
mudar as coisas da próxima vez? A reflexão aumentará sua
produtividade futura a longo prazo. Se você foca por muito tempo
nas coisas que falharam, você acaba esquecendo o que correu bem.
Certifique-se de dar todo o crédito por esses sucessos. Os seres
humanos naturalmente buscam recompensas. Cada vez que você
celebra um sucesso, você está se recompensando. Isso aumenta a
motivação para o futuro. Você também começará a desenvolver
hábitos e rituais que o tornarão mais produtivo. Você também
forjará uma relação mais positiva consigo mesmo. Isso lhe dá maior
confiança, o que, por sua vez, faz com que você seja mais produtivo.
4.9.1 Como você pode comemorar suas conquistas?
Mantenha seu registro de vitória que você pode olhar e rever de

tempos em tempos. Faça algo que você ama, mas quase nunca tem
tempo para fazer.
Tome um pouco de tempo para você mesmo.
78

Quando você recompensa suas próprias conquistas, mesmo em

casa, você aumentará sua produtividade no futuro. Você também
estará mais motivado para alcançar o seu melhor.
● Recompense e celebre suas conquistas. Isso é tão

importante em um nível pessoal quanto em um nível
profissional. Reconheça quando você fez algo bem-feito e
encontre uma maneira de se recompensar por essa
conquista. Isso vai mantê-lo motivado e feliz. Essas coisas
aumentam sua produtividade.
79

4.10 Ferramentas online para foco
A coisa mais difícil para a maioria das pessoas é viver no presente.

Tornou-se difícil manter o foco em uma tarefa com tantas
distrações ao nosso redor. Mas esse tipo de estilo de vida também
afeta nossa eficiência no local de trabalho à medida que nossa mente
vagueia e lutamos para terminar nossas tarefas a tempo.
Embora a internet tenha nos proporcionado várias distrações em
forma de mídia social, ela também gerou ferramentas que podem
ser úteis na organização do tempo e no término das tarefas a tempo.
Aqui está uma lista de aplicativos que ajudarão você a recuperar seu
foco a lazer e controlar seu tempo em vez de deixar as distrações
controlá-lo:
4.10.1 StayFocused
StayFocused é uma extensão que funciona no Chrome. Existem

muitos bloqueadores de anúncios ou bloqueadores de sites que
podem ser adicionados ao Chrome. No entanto, este foi projetado
para ajudá-lo a fazer o trabalho em vez de passar horas no Twitter
ou Facebook, por exemplo. Você também pode definir horários de
intervalo, o que significa que você pode definir o tempo em que
você terá permissão para entrar em sites, mas assim que o seu tempo
de intervalo acabar, você não poderá visitá-los novamente.
A "Opção Nuclear" é para aqueles que absolutamente não podem
resistir às suas distrações. Isso não permitirá que você insira
nenhum dos sites que o impeçam de trabalhar e ele não pode ser
desativado até depois do período determinado.
80

4.10.2 Freedom
Este é um aplicativo para web, PC, iOS e Mac que pode ser
instalado para bloquear sites que distraem você para que você possa
prestar atenção ao que precisa ser feito. Fazer listas de tarefas é
divertido, mas fazer tudo na sua lista de tarefas é um desafio quando
você tem o hábito de passar horas percorrendo suas mídias sociais
favoritas.
A liberdade permite gerenciar horários para que você possa
bloquear certos sites por um determinado período de tempo. Por
exemplo, se você passar horas percorrendo o Facebook, você pode
adicioná-lo no aplicativo Freedom para bloqueá-lo das 9:00 às 14:00
enquanto você termina seu trabalho. Freedom não permitirá que
você entre na terra da distração dentro do horário programado.
Ele também tem um "Modo Bloqueado" que pode ser ligado para
evitar quebrar o cronograma dado e ceder ao seu desejo por mídias
sociais. Quando você tem o hábito de procrastinação, é impossível
evitar voltar a esse estilo de vida, mas com o modo bloqueado você
pode facilmente evitá-lo.
4.10.3 FocusWriter
Esta aplicação é para aqueles cujo trabalho requer muita escrita.

Muitos escritores lutam para se concentrar em sua escrita enquanto
trabalham em seus notebooks. Se você também luta para manter o
foco em seu trabalho, então este é um ótimo app, onde aparece um
fundo cinza simples para escrever e todo o resto é bloqueado,
incluindo temporizador e data até o horário marcado para acabar.
81

O FocusWriter também inclui recursos como contagem de palavras

e verificação ortográfica que são cruciais para escrever trabalhos e
atribuições. Ele também tem algumas outras características, como
definir uma meta de escrita que trará gratificação uma vez que você
tenha alcançado seu objetivo. Além disso, a digitação soa com cada
tecla, tornando interessante trabalhar com o FocusWriter.
4.10.4 Concentrate
Este aplicativo foi projetado para gerenciar diferentes tipos de

tarefas. Às vezes, as pessoas podem começar seu dia realmente
motivadas a fazer tudo, mas depois de uma tarefa elas tendem a se
distrair antes de começar a próxima tarefa. O Concentrate
bloqueará o cliente de e-mail e o navegador para mantê-lo longe do
Facebook, Instagram, YouTube, Twitter etc. enquanto você está
escrevendo. O recurso permite acessar apenas os aplicativos
necessários para tarefas em mãos.
O recurso "Fale uma Mensagem" permite gravar uma mensagem
que será reproduzida no tempo definido e motivá-lo a se concentrar
no seu trabalho. Este aplicativo foi projetado para ajudá-lo a manter
sua agenda para o dia até que você tenha terminado tudo.
82

4.10.5 Be Focused
O aplicativo Be Focus usa a técnica Pomodoro porque foi provado

que as pessoas tendem a se concentrar melhor em suas tarefas se
fizerem por blocos de tempo com pausas definidas. Muitas pessoas
lutam para se dar um tempo de intervalo por medo de perder o
foco, mas acabam perdendo o foco de qualquer jeito. Be Focused
lhe dará intervalos curtos após 25 minutos de trabalho e intervalos
mais longos antes de mudar de uma tarefa para outra.
Você pode criar uma lista de tarefas e acompanhar seu progresso à
medida que avança. Este aplicativo é perfeito se você não perder o
entusiasmo à medida que avança.
4.10.6 Forest
Se você sentir que seu telefone está sempre na sua mão e te impede
de trabalhar, o aplicativo Forest vai ajudá-lo a deixá-lo enquanto
você termina seu trabalho. Esta é uma aplicação interessante que
permite que você cresça uma floresta. Sempre que você a ativar,
você planta uma árvore e a árvore morrerá se você interromper ou
desativar.
A aplicação florestal fez parceria com árvores para o futuro e todas
as árvores que você faz estão realmente sendo plantadas no mundo.
Isso significa que cada árvore que você plantar ganhará moedas
virtuais que serão gastas em plantações de árvores.
83

4.10.7 Hold
Hold é um aplicativo que é especialmente projetado para estudantes

e mantém um olho em sua atividade. Se você se esforça para estudar
ou terminar seus trabalhos porque não pode resistir aos
comentários do Instagram e Facebook, então este aplicativo é para
você. Para cada 20 minutos que você passa longe do seu telefone,
você ganha um ponto. Quando você ganha quinze pontos, você
recebe uma recompensa.
4.10.8 Noisli
Algumas pessoas tendem a se concentrar melhor em sua aplicação

quando estão cercadas por um ambiente ideal. Noisli fornece ruídos
ambientes como litoral, estalos de fogueira, ventilador etc. para que
você possa personalizar uma combinação de seus sons favoritos
para que você possa ter a atmosfera perfeita para trabalhar. Noisli
é, portanto, um aplicativo para quem quer trabalhar em um
ambiente particular que os ajudará a manter o foco na tarefa. Noisli
também tem outro recurso inspirado nas técnicas pomodoro que
ajuda você a dividir suas tarefas e o recurso inspirado em
cromoterapia permite que você escolha uma determinada cor de
fundo enquanto trabalha.
4.10.9 Balanced
Balanced é um aplicativo que ajuda você a construir seu foco

criando um equilíbrio em sua vida. É importante que você
mantenha um estilo de vida saudável que consiste em leitura,
84

meditação, treino, caminhada etc. Balanced rastreia seu tempo gasto

em realizar coisas que você gostaria de fazer mais. Algumas pessoas
lutam com a leitura de livros, enquanto outras não conseguem se
concentrar em frequentar a academia. O Balances vai mantê-lo
motivado a incluir essas tarefas em seu dia a dia e manter o foco
nelas.
4.10.10 Hocus Focus
Hocus Focus é outro aplicativo feito para melhorar sua

produtividade, tornando sua guia do navegador livre de desordem.
Não é segredo que tendemos a nos concentrar melhor quando
temos um ambiente mais limpo. Isso também é verdade sobre
trabalhar no seu PC.
Hocus Focus fechará qualquer site que você não estiver usando
ativamente. Por exemplo, se você tiver aplicativos de distração
como Twitter, Facebook etc. abertos em segundo plano, eles serão
desligados enquanto você começa a trabalhar. Uma pesquisa mostra
que ele leva 23 minutos para um cérebro humano médio se
concentrar novamente e uma aplicação distrativa pode torná-lo
ainda mais difícil.
85

5 Parte III - Treinamento de gestão de

tempo
A prática de gestão de tempo requer foco e planejamento

consciente para ajudar a recuperar o controle do seu dia ocupado e
conquistar suas metas.
Você aprenderá estratégias adequadas para aumentar a
produtividade pessoal e profissional, além de aprender a trabalhar
de forma mais inteligente.
5.1 Módulo 1: Começando
Pense nas estratégias que você está utilizando atualmente para

gerenciar seu tempo e sua produtividade e o que você poderia
melhorar.
Respondas as seguintes perguntas:
Quais são as coisas que mais te fazem desperdiçar seu tempo?
86

O que você faz atualmente para gerenciar seu tempo?
O que você poderia estar fazendo melhor?
87

5.2 Módulo 2: Descobrindo seu ritmo de

produtividade
Descobrir seu ritmo de produtividade pessoal tem um efeito

poderoso sobre como você pode maximizar sua carga de trabalho
diária e melhorar seu gerenciamento geral de tempo. Seu ritmo de
produtividade vai medir como, quando e onde você é mais
produtivo; você pode usar esses ciclos a seu favor para aproveitar
ao máximo o seu tempo.
Determinar seus picos em níveis de energia e foco permitirá que
você faça melhores escolhas durante seu dia de trabalho ocupado,
bem como mantê-lo nos trilhos. Para encontrar efetivamente seu
ritmo de produtividade, primeiro é importante investir em si
mesmo e em seus hábitos atuais.
5.2.1 Conheça sua energia
Seus níveis de energia flutuam ao longo do dia. É altamente

benéfico priorizar suas tarefas com base nesses níveis de energia.
Esses padrões estão ligados à capacidade de usar o poder cerebral,
e pensar claramente. Os termos "pessoas da manhã" e "corujas
noturnas" são frequentemente usados para descrever as horas mais
produtivas. Os padrões de níveis de energia diferem para cada
indivíduo com base em vários fatores, incluindo dieta, sono ou
estresse emocional. Uma vez que você determinar seus horários de
pico de desempenho, você pode programar melhor suas tarefas
diárias.
É importante combinar o trabalho que é de maior prioridade para
seus horários de pico de desempenho, incluindo aquelas tarefas que
88

requerem pensamento crítico ou resolução de problemas. Da

mesma forma, você pode atribuir suas tarefas menos complexas
para as horas que você sabe que será menos engajado ou focado.
Os indivíduos mais produtivos são aqueles que são bem
equilibrados. O equilíbrio trabalho-vida inclui priorizar as
demandas na vida pessoal em casa, bem como as demandas no local
de trabalho. Isso não significa um equilíbrio igual de tempo entre o
trabalho e o lar, mas sim priorizar o que é importante durante esse
tempo. O tempo de trabalho deve ser dedicado a tarefas essenciais
para sua carreira, enquanto o tempo de casa deve ser dedicado ao
tempo em família ou ao tempo pessoal.
Respeite seu tempo. O baixo equilíbrio entre trabalho e vida muitas
vezes levará ao trabalho de mais horas, ao aumento das
responsabilidades e a uma maior chance de experimentar o burnout.
5.2.2 Equilíbrio trabalho/lazer
Praticar uma boa gestão de tempo não significa que você está
trabalhando sem parar 24 horas por dia para cumprir um prazo.
Aqueles que são mais eficientes com seu tempo entenderão a
importância de incorporar pausas em seus horários. Fazer pausas
vai ajudá-lo a aumentar seu nível de concentração, bem como evitar
o burnout. Na verdade, as pausas permitirão que você faça mais ao
longo do dia e permaneça no seu ritmo de produtividade.
As pausas mais eficazes são aquelas que acontecem longe do seu
espaço de trabalho, como dar uma caminhada, meditar ou se sentar
no ar fresco. Ache algo que funciona para você para garantir que
você tenha tempo para relaxar. A chave é se separar de sua mesa e
redefinir sua energia mental. Pular pausas para o almoço para
completar o trabalho extra só diminuirá seus níveis de desempenho
89

e aumentará suas chances de cometer erros. Tomar o tempo para

cuidar de sua mente e corpo terá efeitos positivos nas suas
conquistas.
5.2.3 Fazendo pausa regulares
Um equívoco comum de um gerenciamento de tempo eficaz é a

habilidade de multitarefa. Multitarefa é o ato de realizar duas ou
mais tarefas simultaneamente. Apesar de como isso pode parecer
uma maneira suficiente de conquistar essa lista de tarefas, é
realmente prejudicial ao seu ritmo de produtividade e leva a uma
perda significativa de tempo.
É uma grande vantagem dedicar toda a sua energia em uma tarefa
de cada vez. Quando você dedicar seu tempo e se concentrar em
uma tarefa de cada vez, você irá gerar um resultado melhor para
essa tarefa e concluí-la mais rapidamente.
5.2.4 Loteamento de tempo
O loteamento de tempo é um ótimo sistema de produtividade para

melhorar o foco e construir estrutura para suas tarefas diárias.
Diferente da multitarefa, essa abordagem envolve agrupar tarefas
semelhantes e organizar períodos de tempo dedicados para concluir
essas tarefas sem interrupções. O loteamento de tempo fornecerá
concentração sem quebrar seu fluxo de trabalho e eliminará a
multitarefa.
A prática do loteamento de tempo é vantajosa para todos, seja você
tem dificuldade em se concentrar em uma tarefa, ter muitos
90

distúrbios no seu local de trabalho, se distrair facilmente, ou

simplesmente procurar ter um dia produtivo.
O loteamento de tempo é um processo simples de implementar.
Para começar, comece estabelecendo sua lista de tarefas. Com esta
lista, determine quais tarefas estão relacionadas umas com as outras
e loteá-las juntas em sua agenda. Pense em quais tarefas seriam
realistas para fazer logo após a outra. É importante lembrar que os
prazos para essas tarefas devem ser realistas e, se necessário,
projetos mais longos podem ser divididos em grupos de loteamento
separados, para permitir pausas de renovação ou ar fresco.
5.2.5 Técnica pomodoro
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo

desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. A
técnica consiste na utilização de um cronômetro para dividir o
trabalho em períodos de 25 minutos de trabalho e 5 minutos de
descanso, por exemplo.
Você pode separar em intervalos de tempo diferentes da forma que
achar melhor, por exemplo, 50 minutos de trabalho e 10 de
descanso, 1h 40 min de trabalho e 20 minutos de descanso.
Os tempos não precisam ser engessados. Você tem que descobrir o
tempo que funciona melhor para você.
91

5.2.6 Perguntas de revisão
1.) O que seu ritmo de produtividade mede?

a) Como você é mais produtivo
b) Quando você é mais produtivo
c) Onde você é mais produtivo
d) Todos os acima
2.) Os níveis de energia flutuam ao longo do período de um

dia de trabalho.
a) Verdadeiro
b) Falso
3.) Por que é importante determinar seus horários de pico de

desempenho?
a) Não é importante determinar os horários de pico de
desempenho
b) Você pode programar melhor suas tarefas
c) Você será capaz de determinar quais tarefas você não quer
fazer
d) Nenhum dos acima
92

4.) O que significa ter um bom equilíbrio entre vida

profissional e trabalho?
a) Ter um equilíbrio igual de tempo entre o trabalho e a casa
b) Trabalhando mais horas para fazer mais
c) Priorizando as demandas no local de trabalho sobre as
demandas da vida pessoal em casa
d) Priorizando as demandas na vida pessoal em casa, bem
como as demandas no local de trabalho
5.) O que é loteamento de tempo?

a) Agrupando tarefas semelhantes em conjunto
b) Um termo que é intercambiável com multitarefa
c) Uma abordagem que envolve deixar as coisas para o último
minuto
d) Para perder tempo
6.) Quem se beneficiará com o loteamento do tempo?

a) Indivíduos que têm dificuldade em se concentrar em uma
tarefa
b) Os indivíduos estão simplesmente procurando ter um dia
produtivo
c) Indivíduos que são facilmente distraídos
d) Todos os acima
93

7.) Praticar uma boa gestão de tempo significa que você está
trabalhando sem parar 24 horas por dia.
a) Verdadeiro
b) Falso
8.) Como são gastos os intervalos mais eficazes?

a) Andando
b) Meditando
c) Sentado no ar fresco
d) Todos os acima
9.) O que é multitarefa?

a) Uma estratégia eficaz para uma boa gestão do tempo
b) O ato de realizar duas ou mais tarefas simultaneamente
c) Uma maneira suficiente de resolver uma lista de tarefas
d) Uma prática que é benéfica ao seu ritmo de produtividade
10.) Qual é muitas vezes o resultado da multitarefa?

a) Stress
b) Desempenho ruim
94

c) Burnout
d) Todos os acima
95

Respostas – Módulo 2
1–d
2–a
3–b
4–d
5–a
6–d
7–b
8–d
9–b
10 – d
96

5.3 Módulo 3: Gerenciamento de tempo com

objetivos
A definição de metas é fundamental para estratégias eficazes de

gerenciamento de tempo. Essencialmente, a definição de metas é
uma chave fundamental para o sucesso. Ao vislumbrar um futuro
próspero com objetivos específicos em mente, você será capaz de
aumentar a eficiência do seu tempo usado para chegar lá. Ter metas
vai mantê-lo responsável pelo seu trabalho e ajudá-lo a se
concentrar no que é realmente importante. Apesar de ser uma
habilidade de vida tão importante, há muitas pessoas que nunca
aprendem a estabelecer metas adequadamente. A habilidade de
definir metas pode ser usada em todas as áreas da sua vida,
incluindo desenvolvimento financeiro, físico, pessoal,
relacionamentos ou até mesmo espiritual. Se você quer retomar o
controle do seu tempo e gerenciar melhor seus dias, comece
focando no que você está se esforçando para alcançar. O futuro é
um resultado direto do que você faz agora!
5.3.1 Metas inteligentes (S.M.A.R.T.)
Quando se trata de estabelecer metas alcançáveis, é melhor definir

metas inteligentes (SMART). SMART é um acrônimo conveniente
para o conjunto de critérios que uma meta deve ter para que ela seja
cumprida pelo conquistador de metas. Essa estratégia ajudará a
concentrar sua atenção no que é importante e definirá uma linha de
chegada clara. Uma atitude positiva também é benéfica ao planejar
seus objetivos!
● Específico (specific): Para que você alcance um objetivo,

você deve ser muito claro sobre o que exatamente você
97

quer. Esta é a parte que define seu objetivo em termos

claros e concisos, incluindo identificar o que está sendo
realizado, por que ele precisa ser realizado e como você irá
realizá-lo. É fundamental que você seja capaz de entender
seu objetivo ao longo de qualquer etapa do processo.
Muitas vezes criar uma lista de benefícios que a realização
do seu objetivo trará para sua vida, dará à sua mente uma
razão convincente para perseguir esse objetivo.
● Mensurável (Measurable): É crucial para a realização de

metas que você seja capaz de acompanhar seu progresso
em direção ao seu objetivo. É por isso que todos os
objetivos precisam de alguma forma de sistema de medição
objetivo para que você possa se manter no caminho certo
e se motivar quando você experimenta o avanço no
processo. Se é um projeto longo em mãos, então marcos
são valiosos para ter.
● Alcançável (Achievable): Estabelecer grandes metas é

ótimo, mas estabelecer metas irrealistas apenas irá
desmotivá-lo. Um bom objetivo é um que é desafiador,
mas não é tão irrealista que você não tem praticamente
nenhuma chance de realizá-lo. As metas devem ser
estabelecidas com a disponibilidade de conhecimento,
tempo e recursos em mente.
● Relevante (Relevant): É importante estabelecer metas

relevantes para o negócio mais amplo. Antes de estabelecer
metas, é benéfico sentar e definir seus valores
fundamentais. As metas devem ser planejadas com a
intenção de avanço e alinhadas com a direção que deseja
que sua carreira e vida sigam.
● Cronometrado (Timed): Sem definir prazos para seus

objetivos, você não tem nenhuma razão ou motivação real
98

para começar a trabalhar neles. Ao estabelecer um prazo,

sua mente subconsciente começa a trabalhar nesse
objetivo, noite e dia, para aproximá-lo da realização.
5.3.2 Visualize seus objetivos
Visualizar seu objetivo ajudará você a criar o desejo de materializá-

lo em sua vida. Ele permite que você vislumbre a possibilidade de
alcançar esses objetivos e aumentar seu senso de realização.
Visualização é uma técnica motivadora altamente eficaz que
reforçará sua unidade para completar tarefas e evitar atrasos.
Para visualizar seu objetivo, comece formando uma imagem em sua
cabeça de um resultado próspero de sua tarefa iminente. Inclua seus
sentidos durante todo o processo de visualização para imaginar
melhor a realização. Que emoções você sente depois de visualizar
esse resultado? Crie uma lista dos benefícios que você verá quando
atingir seu objetivo e concentre-se em como isso fará você se sentir.
Outra grande ferramenta de visualização é um quadro de visão
(quadro dos sonhos). Basta agrupar as fotos em um quadro que
ressoam com o objetivo que você quer alcançar, cole-as em um
pedaço de placa de pôster, e coloque esse quadro em algum lugar
que você possa vê-lo várias vezes por dia. Isso servirá como um
forte motivador para manter o foco no que você pretende alcançar.
99

5.3.3 Os 4 P's
As metas são projetadas para ajudá-lo a alcançar um futuro de

sucesso, fornecendo foco e direção. É fundamental incluir metas
enquanto planeja projetos e avança seu desempenho no trabalho.
No entanto, nem todos os objetivos serão um objetivo efetivo. Ao
estabelecer seus objetivos, é importante que eles transmitam o
poder dos quatro P's, sendo pessoais, positivos, possíveis e
priorizados.
Pessoal: Os objetivos devem ser pessoais para serem mais eficazes.
Eles devem refletir seus próprios sonhos e valores, não os de
amigos, família ou mídia. Ao elaborar sua, use sempre
a palavra "eu" na frase para marcá-la como sua. Isso colocará a
responsabilidade exclusivamente em você, garantindo que seus
objetivos não dependam dos outros. Quando seus objetivos forem
pessoais, você estará mais motivado para ter sucesso e ter maior
orgulho em suas realizações.
Positivo: Ao declarar seus objetivos, é fundamental focar na
maneira como você diz seus objetivos. O uso de declarações
positivas permitirá que você se concentre no que realmente quer
alcançar e, finalmente, melhore suas chances de alcançar o sucesso.
Por exemplo, ao invés de dizer "não vou mais trabalhar nesse
trabalho que é chato", tente frasear a afirmação de forma positiva,
como "vou trabalhar em um trabalho onde posso apresentar todo
o meu potencial a cada dia". Focar no positivo vai ajudá-lo a
melhorar sua perspectiva.
Possível: Certifique-se de considerar o que é possível e dentro do
seu controle. Quando você estabelece metas que são impossíveis de
alcançar, você está simplesmente incitando decepção e fracasso. É
importante ser honesto consigo mesmo ao avaliar seus talentos e
100

habilidades. Existem certos objetivos que exigirão educação

continuada, ou habilidades especiais para as quais você pode não
estar qualificado. Concentre-se naqueles que são possíveis de
alcançar e se qualifique para os outros.
Priorizado: Alcançar metas desafiadoras requer muita energia
mental. Em vez de se esgotar focando em vários objetivos ao
mesmo tempo, invista seu foco mental em um objetivo: o objetivo
mais importante no momento. Quando você está priorizando,
escolha um objetivo que terá o maior impacto na sua vida em
comparação com quanto tempo levará para alcançar. Uma grande
parte da definição de metas não é apenas identificar o que você
quer, mas também identificar sobre o que você deve abrir mão no
momento.
5.3.4 Criando seu diário de produtividade
Um diário de produtividade é uma ferramenta valiosa para ajudá-lo

a conquistar seus objetivos. Este diário incluirá as tarefas e as etapas
associadas que você precisa tomar ao longo do dia para garantir que
seu objetivo seja concluído.
Para preparar um diário de produtividade, comece rotulando um
caderno, ou agenda, pode ser eletrônico ou físico, como seu Diário
de Produtividade Pessoal ou seu Diário de Produtividade
Profissional. (Recomendamos manter um diário separado para o
trabalho e para sua vida pessoal, para que você possa se concentrar
neles em momentos separados, mantendo assim seu ótimo
equilíbrio entre trabalho e vida.) Rotule cada página com o dia e a
data e o que precisa ser feito naquele dia em particular. Em seguida,
priorize cada tarefa em ordem de importância. Destaque os três
principais itens e foque nesses primeiros. Risque os itens enquanto
101

os completa. Os itens que não estão concluídos devem ser

entregues à próxima página.
5.3.5 Maximizando o Poder do seu Diário da

produtividade
Quando você escreve suas tarefas ou objetivos na noite anterior,

sua mente subconsciente se concentra nesse plano enquanto você
dorme. Ao planejar a noite anterior, você também começará de
novo e focado nas tarefas mais importantes para o dia. Claro, você
vai querer rever sua lista pela manhã, mas você terá uma vantagem
no seu dia.
Tenha sempre seu diário de produtividade com você durante o dia
para evitar ficar desviado. A travessia de tarefas concluídas dará à
sua mente subconsciente uma tremenda satisfação. Isso também
ajudará a manter sua motivação para completar os itens restantes
em sua lista de ações.
Se você se encontrar movendo tarefas não concluídas no dia
seguinte, e no dia seguinte, então você precisa se perguntar por que
essa tarefa está em sua lista em primeiro lugar e que valor ela tem
em sua vida. Se você adiar uma tarefa três vezes, ela não pertence à
sua lista de ação.
102

1.) Qual não é um dos quatro P’s de definição de metas?

a) Positivo
b) Pessoas
c) Pessoal
d) Possível
2.) Na sigla SMART, o que significa o T?

a) Junto (Together)
b) Dois (Two)
c) Chato (Tedious)
d) Cronometrado (Timed)
3.) Ao priorizar seus objetivos, é melhor focar em vários

objetivos ao mesmo tempo.
a) Verdadeiro
b) Falso
4.) No acrônimo SMART o que significa o M?

a) Múltiplo (Multiple)
b) Desaparecido (Missing)
103

c) Sem sentido (Meaningless)

d) Mensurável (Measurable)
5.) Em que área da sua vida você pode usar a definição de

metas?
a) Financeiro
b) Físico
c) Espiritual
d) Todos os acima
6.) Qual deles é algo que seus objetivos devem refletir?

a) Os sonhos e valores da mídia
b) Os sonhos e valores de seus amigos
c) Seus sonhos e valores
d) Todos os acima
7.) Qual delas é crucial para a realização de metas?

a) Criando metas vagas
b) Estabelecendo metas irrealistas
c) Criar uma meta que não tem um prazo
d) Acompanhe seu progresso em direção ao seu objetivo
104

8.) Ao priorizar, qual objetivo você deve escolher?

a) Escolha um objetivo que identifique apenas o que você
quer
b) Escolha um objetivo que terá o maior impacto em sua vida
c) Escolha um objetivo com base no tempo que levará para
alcançá-lo
d) Espalhe-se fino focando em vários objetivos ao mesmo
tempo
9.) Qual é uma das melhores ferramentas de visualização?

a) Um gráfico de barras
b) Uma apresentação do PowerPoint
c) Um quadro de visão
d) Uma lista de metas
10.) É melhor manter um diário separado para o trabalho e para

sua vida pessoal.
a) Verdadeiro
b) Falso
105

1–b
2–d
3–b
4–d
5–d
6–c
7–d
8–b
9–c
10 – a
106

5.4 Módulo 4: Priorizando seu tempo
Gerenciamento de tempo é mais do que apenas gerenciar nosso

tempo; trata-se de nos gerenciarmos, em relação ao tempo. Percebe
a diferença?
Para nos controlarmos em relação ao tempo, é necessário priorizar.
A priorização permitirá que você dê total atenção e foco nas tarefas
de maior importância, em vez daquelas que nos farão perder tempo.
Muitas vezes pode ser esmagador decidir sobre atividades que
merecem nossa atenção; no entanto, existem vários métodos para
encontrar a melhor maneira de fazer o máximo uso do tempo.
5.4.1 A regra 80/20
A regra 80/20, também conhecida como Princípio de Pareto,

estabelece que 80% de seus resultados vêm de apenas 20% de suas
ações (como explicado anteriormente na Parte II deste livro). Para
a maioria das pessoas, trata-se realmente de analisar o que você está
gastando seu tempo. A chave para indivíduos altamente eficientes é
colocar foco nos esforços que produzirão os maiores resultados.
Você verá que o princípio 80/20 pode ser aplicado a quase todas as
situações. Essencialmente, esse princípio alterará a maneira como
você define seus objetivos, bem como priorizará suas tarefas para
ajudá-lo a gerenciar seu tempo.
107

5.4.2 A Matriz Urgente/Importante
Uma grande gestão de tempo envolve ser eficaz e eficiente.

Gerenciar o tempo de forma eficaz, e alcançar as coisas que você
quer alcançar, significa gastar seu tempo em coisas que são
importantes e não apenas urgentes. Para fazer isso, você precisa
distinguir claramente entre o que é urgente e o que é importante:
Importante: Essas atividades levam ao alcance de seus objetivos e
têm o maior impacto em sua vida.
Urgente: Essas atividades exigem atenção imediata, mas muitas
vezes estão associadas a outros objetivos e não aos nossos.
A Matriz Urgente/Importante, também conhecida como Princípio
Eisenhower, é uma forma poderosa de organizar tarefas baseadas
em prioridades. É um sistema simples e versátil que permite superar
a tendência natural de focar em atividades urgentes, para que você
possa ter tempo para se concentrar no que é realmente importante.
108

Urgente e Importante, mas

importante não urgente
Crises Oportunidade
Problemas Progresso
Prazos/entregas Alto valor
chegando Prazo longo
Urgente, mas não Não urgente e

imporante não importante
Tarefas de Triviais e aleatórias
manutenção e rotina
que deve ser feitas
no dia a dia
Urgente e Importante: As atividades nessa área dizem respeito ao

enfrentamento de questões críticas à medida que surgem e ao
cumprimento de compromissos significativos. Realize essas tarefas
agora.
Importante, mas não urgente: essas tarefas orientadas ao sucesso
são fundamentais para alcançar metas. Planeje fazer essas tarefas
em seguida.
Urgente, mas não importante: essas tarefas não o movem para
frente em direção aos seus próprios objetivos. Gerencie atrasando-
os, cortando-os e rejeitando pedidos de outros. Adie essas tarefas.
Encontre formas de não viver apenas realizando essas tarefas.
109

Não urgente e não importante: essas interrupções triviais são

apenas uma distração, e devem ser evitadas. Evite essas distrações
completamente.
5.4.3 Ser assertivo
A capacidade de dizer não é uma poderosa ferramenta de

gerenciamento de tempo. Às vezes, pedidos de outros podem ser
importantes e precisam de atenção imediata. Muitas vezes, no
entanto, esses pedidos conflitam com nossos valores e tiram tempo
de trabalhar em direção aos seus objetivos. Mesmo que seja algo
que gostaríamos de fazer, mas simplesmente não temos tempo para,
pode ser muito difícil dizer não. Uma abordagem para lidar com
esses tipos de interrupções é usar um Não Positivo, que vem de
várias formas:
● Diga não, seguido de uma explicação honesta, como: "Não,

me sinto desconfortável em fazer isso porque..."
● Diga não e, em seguida, esclareça brevemente seu

raciocínio sem inventar desculpas. Isso ajuda o ouvinte a
entender melhor sua posição. Exemplo: "Não posso agora
porque tenho outro projeto que está previsto para às 17h
de hoje."
● Diga não, e depois dê uma alternativa. Exemplo: "Eu não

tenho tempo hoje, mas eu poderia agendar para amanhã de
manhã."
● Empaticamente repita o pedido em suas próprias palavras,

e depois diga não. Exemplo: "Eu entendo que você precisa
ter essa papelada arquivada imediatamente, mas eu não vou
ser capaz de arquivá-lo para você."
110

● Diga sim, dê seu raciocínio para não o fazer, e forneça uma

solução alternativa. Exemplo: "Sim, eu adoraria ir com
você ao restaurante, mas não tenho tempo essa semana,
somente na próxima."
● Forneça uma recusa assertiva e repita-a não importa o que

a pessoa diga. Essa abordagem pode ser mais apropriada
com pessoas agressivas ou manipuladoras e pode ser uma
estratégia eficaz para controlar suas emoções. Exemplo:
"Eu entendo como você se sente, mas eu não vou [ou não
posso] ..." Lembre-se de manter o foco e não ficar
desviando para responder a outras questões.
5.4.4 Quebre, separe e ataque
Grandes projetos às vezes podem ser tão exagerados que é difícil

planejar para iniciá-los. Esta técnica de gestão de tempo é ideal para
assumir esses trabalhos. Simplesmente desmembre o projeto em
pedaços gerenciáveis, agrupe, planeje e organize o tempo para
trabalhar no projeto e, em seguida, ataque-o com um foco de mente
única.
Quebre: Quebre grandes projetos em tarefas específicas que
podem ser concluídas de 15 a 45 minutos.
Separe: Em vez de agendar todo o projeto de uma só vez, separe e
organize os horários definidos para concluir pedaços específicos o
mais cedo possível. Isso deve permitir que você ignore a maioria
das interrupções e se concentre apenas em uma tarefa por vez.
Ataque: Agora enfrente a tarefa específica, focando apenas nesta
tarefa em vez do projeto como um todo. Uma vez concluída, você
sentirá uma sensação de realização de fazer progresso no projeto.
111

5.4.5 Preparar, fogo, apontar
Todos nós ouvimos o ditado: "Preparar, apontar, atirar!" Muitas

vezes no planejamento de gerenciamento de tempo, é melhor
pensar "Preparar, atirar, mirar!". Isso é porque a maioria das pessoas
miram o alvo, e então eles continuam mirando no alvo, mas eles
nunca parecem disparar. Eles ficam tão envolvidos com o
planejamento que eles não tomam medidas. Esta é apenas mais uma
forma de procrastinação, que discutiremos em um momento.
Melhor tentar e ver o quão perto você estava do alvo, atirando
primeiro e consertando a mira no caminho.
Pronto, preparar! Não planeje demais, mais que o necessário, cada
uma de suas ações. Quando você atirar, o alvo pode ter se movido.
Atirar! Lembre-se da regra 80/20 e apenas tome medidas. Mesmo
que você não acerte o alvo de primeira, você provavelmente ainda
vai acertar o alvo ou já aprende algo mais cedo.
Apontar! Faça novos planos com base em novas informações.
Reajuste sua pontaria com base em onde você acertou o alvo e atire
novamente!
112

1.) A regra 80/20 estabelece que 80% do(s) seu (s) ______
vem de 20% do(s) seu(s) ______.
a) Erros/ erros
b) Resultados / ações
c) Tempo / ações
d) Resultados / amigos
2.) Um prazo para concluir um relatório previsto para o

próximo mês pode ser considerado urgente e importante na matriz
urgente/importante.
a) Verdadeiro
b) Falso
3.) Onde almoçar com um colega de trabalho cairia na matriz

urgente/importante?
a) Urgente e importante
b) Importante, mas não urgente.
c) Urgente, mas não importante.
d) Não é urgente e não é importante
113

4.) Uma ótima ferramenta para ser mais assertivo é usar um

não ________ quando interrompido.
a) Negativo
b) Positivo
c) Manual
d) Oportuno
5.) Qual deles é a melhor descrição do que se trata a gestão do

tempo?
a) Manter suas estratégias que ajudam você a gerenciar o
tempo as mesmas
b) Continuar hábitos e atividades que desperdiçam nosso
tempo
c) Gerenciar nosso tempo
d) Nos gerenciar em relação ao tempo
6.) Qual é a regra 80/20 também conhecida como?

a) Lógica empresarial
b) Princípio de Pareto
c) Notação Z
d) Matriz urgente/importante
114

7.) Que atividades exigem atenção imediata, mas muitas vezes

estão associadas aos objetivos de outra pessoa e não aos nossos?
a) Não é importante
b) Não é urgente.
c) Importante
d) Urgente
8.) Qual é uma maneira poderosa de organizar tarefas

baseadas em prioridades?
a) Lógica empresarial
b) Notação Z
c) Princípio de Pareto
d) Matriz urgente/importante
9.) Qual deles não é um exemplo de um "Não Positivo"?

a) "Eu me sinto desconfortável fazendo isso porque..."
b) "Eu não tenho tempo para fazer isso hoje, mas eu posso
agendar isso."
c) "Eu não posso agora porque eu tenho outro projeto que
está previsto para às 17:00 de hoje."
d) "Eu entendo que você precisa ter esta papelada arquivada
imediatamente, mas eu não posso arquivá-lo para você."
115

10.) Para que o Positivo Não é mais apropriado?

a) Pessoas agressivas
b) Pessoas manipuladoras
c) Uma estratégia eficaz para controlar suas emoções
d) Todos os acima
116

1–b
2–b
3–d
4–b
5–d
6–b
7–d
8–d
9–b
10 – d
117

5.5 Módulo 5: Combate à procrastinação
Com pouco tempo no dia, é crucial usar esse tempo

adequadamente. Infelizmente, a procrastinação é um hábito
comum que interrompe a capacidade de aproveitar ao máximo o
seu tempo. A procrastinação é o pior inimigo da produtividade.
Procrastinar significa atrasar uma tarefa, ou mesmo várias tarefas,
que deveriam ser uma prioridade. Os procrastinadores entendem
suas responsabilidades, mas optam ativamente por focar em tarefas
menos importantes, passatempos mais satisfatórios. A capacidade
de superar a procrastinação e enfrentar as ações importantes que
têm o maior impacto positivo em sua vida é uma marca registrada
das pessoas mais bem sucedidas.
5.5.1 Por que procrastinamos
Procrastinação é um mau hábito. Isso diminuirá sua capacidade de

alcançar seus objetivos e todo o potencial. Para quebrar o hábito da
procrastinação, é preciso entender por que procrastinamos.
Há muitas razões pelas quais tendemos a procrastinar, incluindo:
● Não há prazo claro
● Recursos inadequados disponíveis (tempo, dinheiro,

informações, etc.)
● Não sei por onde começar.
● Tarefa parece esmagadora
● Não há paixão por fazer o trabalho
118

● Medo do fracasso ou do sucesso
5.5.2 Superando a procrastinação
Sua capacidade de selecionar sua tarefa mais importante, bem como

começar essa tarefa e fazê-la de forma rápida e bem, provavelmente
terá o maior impacto no seu sucesso do que qualquer outra
qualidade ou habilidade que você possa desenvolver! Se você nutrir
o hábito de definir prioridades claras e ter tarefas importantes
rapidamente concluídas, a maioria de seus problemas de
gerenciamento de tempo diminuirá.
Aqui estão algumas maneiras de seguir em frente nessas tarefas
difíceis.
Apague: Quais são as consequências de não fazer a tarefa?
Considere a regra 80/20; talvez não precise ser feito em primeiro
lugar. Seja bem crítico com relação a isso, para não deixar de fazer
a tarefa sem motivo.
Faça isso agora: Adiar uma tarefa importante que precisa ser feita
só cria sentimentos de ansiedade e estresse. Faça isso o mais cedo
possível. Simplesmente comece, lembre-se da regra dos 2 minutos
aprendida anteriormente.
Peça conselhos: Pedir ajuda de um mentor, supervisor, treinador
ou especialista confiável pode lhe dar uma ótima visão sobre por
onde começar e os passos para concluir um projeto.
Quebre: Quebre grandes projetos em marcos e, em seguida, em
etapas acionáveis. Coisas enormes não parecem tão grandes quando
você quebra o menor que pode. Para reduzir a tentação da
119

procrastinação, cada passo acionável em um projeto não deve levar

mais do que 15 minutos para ser concluído.
Tenha prazos claros: Atribua-se um prazo para projetos e marcos
e escreva-os em seu planejador ou calendário diário. Faça seus
prazos conhecidos para outras pessoas que vão responsabilizá-lo.
Entenda a recompensa: Celebre a conclusão dos marcos do
projeto, e compreenda que cada passo dado te colocar mais
próximo do que você quer alcançar. Comece a gostar do processo
de fazer as coisas, isso te coloca cada vez mais perto do seu
resultado.
5.5.3 Coma esse sapo
Como famosamente citado por Mark Twain, "Coma um sapo vivo

logo pela manhã e nada pior vai acontecer com você o resto do dia."
Seu sapo é a tarefa que terá o maior impacto no alcance de seus
objetivos, e a tarefa que é mais provável você procrastinar.
Outra versão deste ditado é: "Se você tem que comer dois sapos,
coma o mais feio primeiro! Em outras palavras, se você tem duas
tarefas importantes diante de você, comece com a maior, mais
difícil e mais importante tarefa primeiro. Discipline-se para começar
imediatamente e, em seguida, persistir até que a tarefa esteja
completa antes de ir para outra coisa. Você deve resistir à tentação
de começar com a tarefa mais fácil. Você também deve lembrar
continuamente a si mesmo que uma das decisões mais importantes
que você toma a cada dia é a sua escolha do que você vai fazer
imediatamente e o que você vai fazer mais tarde, ou adiar
indefinidamente.
120

A chave para alcançar altos níveis de desempenho e produtividade

é que você desenvolva o hábito ao longo da vida de enfrentar sua
tarefa principal logo pela manhã. Não gaste tempo excessivo
planejando o que você vai fazer. Você deve desenvolver a rotina de
"comer seu sapo" antes de fazer qualquer outra coisa e sem ter
muito tempo para pensar sobre isso. Pessoas bem-sucedidas e
eficazes são aquelas que se lançam diretamente em suas principais
tarefas e, em seguida, disciplinam-se a trabalhar de forma constante
e única até que essas tarefas estejam completas.
5.5.4 S.T.I.N.G.
A procrastinação pode ser o resultado de se sentir sobrecarregado.

Para não se sentir sobrecarregado, siga estes passos:
Selecione (Select): Selecione uma tarefa para fazer de cada vez.
Cronometre (Time): Cronometre seu tempo, não deixe passar de
uma hora.
Ignore (Ignore): Ignore todo o resto durante esse tempo
Sem pausa (No breaks): Sem pausas ou interrupções durante esse
tempo.
Se dê o crédito (Give yourself credit): Se dê o crédito quando a
tarefa for concluída e celebre a sua conclusão.
121

5.5.5 Lidar com distrações
Para ser mais produtivo, você precisa estabelecer um ambiente

positivo que seja propício para realizar suas tarefas, trabalho ou
estudos. Isso significa eliminar distrações externas.
A procrastinação se alimentará de distrações. Muitas distrações
podem ocorrer em seu ambiente, que podem e vão ser muito
prejudiciais. Existem maneiras de otimizar seu espaço de
trabalho/estudos que reduzirá o efeito das distrações.
Conversas: Não fique conversando com seus colegas enquanto
realiza suas tarefas, se estiver no escritório, faculdade ou escola por
exemplo, ou mesmo por redes sociais, celulares etc. Converse nas
pausas.
Smartphones: Coloque seu telefone no modo silencioso e sem
notificações. Se possível coloque seu telefone em outro cômodo,
ou na mochila ou gaveta.
Redes sociais: Deixe-as inacessíveis nos seus momentos de
realização de tarefas. Você pode utilizar bloqueadores de sites, ou
deslogar dos aplicativos do seu celular, para não dar aquela vontade
de dar uma olhadinha rápida.
E-mail: Defina horários específicos para olhar e responder e-mails.
Fome: Esteja bem alimentado, com algo saudável, antes de engajar
nas tarefas que você tem que fazer. E se alimente novamente,
quando sentir fome, nas suas pausas.
122

1.) Qual item é uma razão pela qual geralmente

procrastinamos?
a) Não sei por onde começar
b) Tarefa parece esmagadora
c) Não há prazo claro
d) Todos os acima
2.) Que hábito vai ajudá-lo a superar a procrastinação?

a) Ter um prazo claro
b) Atrase a tarefa
c) Faça mais planos
d) Todos os acima
3.) Na analogia "Coma aquele sapo", o que o sapo representa?

a) Procrastinação
b) Uma tarefa que terá um grande impacto
c) Ideias
d) Uma tarefa que terá baixo impacto
4.) Qual é a definição de procrastinação?
123

a) Enfrentando as ações importantes que têm o maior

impacto positivo em sua vida
b) A última hora ou data pela qual algo deve ser concluído
c) Atrasar uma tarefa (ou até mesmo várias tarefas) que
deveria ser feita
d) Para enterrar ou se afogar sob uma enorme massa
5.) Qual deles não é motivo para procrastinação?

a) Recursos inadequados disponíveis
b) Medo do fracasso ou do sucesso
c) Tarefa parece esmagadora
d) Paixão por fazer o trabalho
6.) Qual a maneira de superar a procrastinação pode ser

definida como "a ajuda de um mentor, supervisor, coach ou
especialista confiável pode lhe dar uma grande visão sobre por onde
começar e os passos para concluir um projeto"?
a) Delegar
b) Excluí-lo
c) Faça isso agora.
d) Peça conselhos
124

7.) O acrônimo S.T.I.N.G pode ajudar quando se sente

sobrecarregado; O que significa o G?
a) Se dê o crédito
b) Desistir
c) Vá para casa quando concluído
d) Fazê-lo
8.) Para reduzir a tentação da procrastinação, cada passo

acionável em um projeto não deve levar mais do que quantos
minutos para ser concluído?
a) 1
b) 15
c) 90
d) 120
9.) O que significa o ditado "Se você tem que comer dois
sapos, coma o mais feio primeiro?"
a) Se você tem duas tarefas importantes antes de você,
comece com a maior, mais difícil e mais importante tarefa primeiro
b) A chave para alcançar altos níveis de desempenho e
produtividade é que você desenvolva o hábito ao longo da vida de
enfrentar sua tarefa principal logo pela manhã
c) Celebre a conclusão dos marcos do projeto e recompense-
se por fazer projetos a tempo
125

d) Você precisa estabelecer um ambiente de trabalho positivo

que seja propício para fazer seu trabalho
10.) Qual dos seguintes é uma distração comum no local de

trabalho?
a) Silêncio
b) Um espaço organizado
c) Uma lista escrita de seus objetivos
d) Fofoca
126

1–d
2–a
3–b
4–c
5–d
6–d
7–a
8–b
9–a
10 – d
127

5.6 Módulo 6: Organizando seu ambiente
Para gerenciar efetivamente seu tempo e ser produtivo a cada dia,

você deve criar um ambiente adequado. TORNAR-SE organizado
é o passo inicial para se MANTER organizado. Eliminando a
desordem, configurando um sistema de agenda e tarefas eficaz,
coletando ferramentas essenciais e gerenciando o fluxo de trabalho
e estudos, você estará bem no seu caminho para criar um ambiente
produtivo.
5.6.1 Organizar
Remover a desordem é em si uma tarefa demorada, mas um

ambiente desordenado prejudica significativamente sua capacidade
de encontrar coisas, e você terá o tempo de volta que você investe!
Organizar seu ambiente permitirá que você recupere seu espaço,
bem como priorizar seus itens. Comece determinando quais objetos
em seu espaço de trabalho possuem valor e são úteis para você, e
vale a pena manter. Lembre-se de nunca jogar fora documentos
importantes, apenas guarde em outro local.
Organizar envolve a colocação de documentos e itens em arquivos
e locais apropriados, tanto física quanto online/digitalmente
(computador por exemplo). Uma maneira eficaz de arrumar seu
espaço de trabalho/estudos e ajudá-lo a recuperar materiais
rapidamente é implementar um sistema de arquivamento que inclui
três tipos básicos de arquivos:
Arquivos de trabalho/estudo: Materiais usados com frequência e
necessários de perto.
Arquivos de referência: Informações necessárias apenas
ocasionalmente.
128

Itens Arquivados: Materiais raramente usados, mas que devem ser

mantidos. Para facilitar a recuperação, organize arquivos da maneira
mais simples possível. Por exemplo, você pode rotular arquivos
com uma tag de uma ou duas palavras e organizar os arquivos em
ordem alfabética.
Uma vez que a desordem foi eliminada e outros materiais/itens
foram arquivados, seu espaço de trabalho deve incluir apenas o que
é essencial, como um computador, e material de escritório/estudos
padrão. Todo o resto, exceto no que você está
trabalhando/estudando no momento, pode e deve ser arquivado
(guardado) onde pode ser recuperado conforme necessário.
5.6.2 Gerenciamento do fluxo de trabalho
A gestão do fluxo de trabalho é essencial para otimizar e trazer

ordem para um projeto. Ele garante um conjunto estruturado de
atividades, e controle sobre o fluxo do trabalho à sua frente. A
gestão do local de trabalho destaca o foco em uma tarefa de cada
vez. Muitos especialistas em gerenciamento de tempo concordam
que as pessoas mais eficazes agem em um item na primeira vez que
ele é tocado.
Embora difícil no início, a prática faz torná-lo habitual, e fica mais
fácil com os quatro D’s:
Do (faça): Se uma tarefa pode ser concluída em dois minutos ou
menos, faça-a imediatamente.
Delete: Se o material for lixo, o apague ou o jogue fora. Se é algo
que você pode usar mais tarde, o arquive ou guarde no local
apropriado.
129

Defer (Adie): Se a tarefa é aquela que não pode ser concluída

rapidamente e não é um item de alta prioridade, não a faça agora,
agende e faça em um momento apropriado.
Delegue (Delegate): Se a tarefa não é sua, a delegue.
5.6.3 Lidando com e-mail
Agora que você organizou seu espaço de trabalho, é hora de

enfrentar outro espaço que regularmente se torna desordenado: sua
caixa de entrada de e-mails. Uma caixa de entrada desordenada
pode se tornar esmagadora, bem como frustrante. Organizar seu e-
mail não só maximizará o seu tempo o utilizando, como também
otimizará outras áreas.
● Como outras tarefas rotineiras, o e-mail é mais bem

utilizado quando você separa horários pré-definidos para
checá-lo;
● Use sempre linhas de assuntos específicas nos seus e-mails

para ficar mais fácil encontrar depois, caso precise;
● Nos horários de chegar os e-mails, uma vez que você

conheça o assunto da mensagem, abra e leia e-mails
urgentes e responda em conformidade. E-mails não
urgentes, como piadas, podem ser lidos mais tarde. Exclua
e-mails relacionados à publicidade que você não tem
interesse ou que você considera spam;
● Use seu sistema de e-mail ao máximo. Crie pastas para

diferentes tópicos ou projetos ou por remetentes. A
maioria dos sistemas de e-mail também permite criar pastas
130

e adicionar palavras-chave ou categorias às mensagens, o

que facilita muito a recuperação de informações;
● Muitos programas de e-mail permitem criar regras que

movam automaticamente mensagens para a pasta
apropriada. Isso pode ajudá-lo a seguir seu plano de e-mail;
● Por fim, não se esqueça de excluir e-mails da sua lata de

lixo e da pasta de lixo regularmente.
5.6.4 Usando Calendários
Para gerenciar todas as coisas que você precisa fazer, é importante

organizar seus lembretes em um pequeno número de calendários e
listas que podem ser revistos regularmente. Um calendário (papel
ou eletrônico) é o lugar óbvio para registrar reuniões,
compromissos e datas de vencimento. Os calendários permitem
que você desenhe o seu dia e dedique seu tempo a tarefas
importantes.
Para pessoas com múltiplas responsabilidades, um calendário anual
organizado por áreas de responsabilidade (por exemplo, orçamento,
pessoal, cronograma, planejamento e diversos) pode ser
especialmente valioso. Para cada uma dessas áreas, pode-se listar as
principais responsabilidades mês a mês e, assim, ver de relance quais
tarefas devem ser concluídas em um determinado mês do ano.
Compromissos importantes devem ser registrados imediatamente.
É benéfico se o seu calendário incluir informações adicionais sobre
uma tarefa ou evento, como prazos, locais ou notas breves. Um
calendário é uma das FERRAMENTAS MAIS IMPORTANTES
que você pode usar para gerenciar seu tempo de forma eficaz, e
permanecer organizado.
131

Mais direcionado a um calendário eletrônico, coloque no calendário

somente os eventos e horários das suas atividades e coisas que tem
que fazer. Use um aplicativo complementar, que se integre ao
calendário para organizar todas as suas tarefas específicas.
Uma recomendação é o GOOGLE CALENDAR, para o
calendário, e o GOOGLE TASKS para as tarefas.
Então, por exemplo, seus horários de estudos, trabalho, eventos,
reuniões, compromissos etc., ficarão todos registrados no
GOOGLE AGENDA, enquanto todas suas tarefas, que você
executará nestes horários ficarão no GOOGLE TASKS.
132

1.) O que não faz parte de um sistema básico de

arquivamento?
a) Arquivos de trabalho/estudo
b) Arquivos de referência
c) Arquivos DIY (faça você mesmo)
d) Itens de arquivamento
2.) Na gestão do fluxo de trabalho quais são os quatro D’s?

a) Faça (Do), feito (Done), entregue (Deliver), dobre
(Double)
b) Faça (Do), decida (Decide), adie (Defer), detour
c) Faça (Do), feito (Done), dúvida (Doubt), decida (Decide)
d) Faça (Do), Delete (Delete), Adie (Defer), Delegue
(Delegate)
3.) Uma das melhores maneiras de lidar com o e-mail é criar

regras para filtrar e-mails para determinadas pastas.
a) Verdadeiro
b) Falso
133

4.) Não há diferença de produtividade em um ambiente

organizado ou desorganizado
a) Verdadeiro
b) Falso
5.) Qual delas não ajuda a criar um espaço de trabalho efetivo?

a) Configuração de um sistema de arquivos eficaz
b) Coletar ferramentas essenciais
c) Gerenciamento do fluxo de trabalho
d) Trabalhando em torno da desordem
6.) Que tipos de arquivos são usados para materiais usados

com frequência e necessários por perto?
a) Arquivos DIY
b) Arquivos de referência
c) Arquivos de trabalho
d) Itens de arquivamento
7.) Um calendário não é benéfico se for eletrônico.

a) Verdadeiro
b) Falso
134

8.) Se uma tarefa não é sua, como você deve responder?

a) Faça isso
b) Excluí-la
c) Adie-a.
d) Delega-a
9.) Qual deles é um bom conselho para maximizar seu tempo

de e-mail?
a) O e-mail é melhor tratado constantemente ao longo do dia
b) Uma vez que você saiba o assunto da mensagem, abra e
leia e-mails urgentes e e-mails não urgentes (como piadas), e
responda de acordo
c) Mova todos os e-mails para o seu lixo ou lata de lixo
quando terminar
d) Use linhas de assunto específicas e certifique-se de usá-las
você mesmo
10.) Para pessoas com múltiplas responsabilidades, que tipo de

calendário pode ser especialmente valioso?
a) Um diário de produtividade
b) Um calendário diário
c) Um calendário de arquivamento
d) Um calendário organizado por áreas de responsabilidade
135

1–c
2–d
3–a
4–b
5–d
6–c
7–b
8–d
9–d
10 – d
136

5.7 Módulo 7: Delegar feito fácil
Se você trabalha por conta própria, há apenas muito que você pode
fazer, não importa o quanto você trabalhe duro. Todos precisam de
ajuda e apoio, e não há vergonha em aceitar suas limitações e pedir
ajuda. Uma das formas mais comuns de superar essa limitação é
aprender a delegar seu trabalho para outras pessoas. Se você fizer
isso bem, você pode rapidamente construir uma equipe forte e
bem-sucedida de pessoas.
Lembre-se, para delegar efetivamente você tem que escolher as
tarefas certas para delegar, identificar as pessoas certas para delegar
e delegar da maneira correta. Há muito para isso, mas você vai
conseguir muito mais realizado, uma vez que você delegue
efetivamente!
5.7.1 Quando delegar
Delegar permite que você faça o melhor uso de seu tempo e

habilidades, e ajuda outras pessoas da equipe a crescer e se
desenvolver para alcançar todo o seu potencial na sua organização.
Delegar é uma situação de ganha-ganha para todos os envolvidos,
mas apenas quando feito corretamente. Tenha esses critérios em
mente ao decidir se uma tarefa deve ser delegada:
● A tarefa deve fornecer uma oportunidade para o

crescimento das habilidades de outra pessoa.
● Pesar o esforço para treinar adequadamente outra pessoa

contra a frequência com que a tarefa se repetirá.
137

● Delegar certas tarefas críticas pode comprometer o sucesso

do seu projeto.
● Tarefas de gerenciamento, como revisões de desempenho

e tarefas especificamente atribuídas a você, não devem ser
delegadas.
5.7.2 A quem você deve delegar?
Depois de decidir delegar uma tarefa, pense nos possíveis

candidatos para realizar a tarefa. Itens a se pensar incluem:
● Que experiência, conhecimento, habilidades e atitude a

pessoa já têm?
● Que treinamento ou assistência eles podem precisar?
● Você tem tempo e recursos para fornecer qualquer

treinamento necessário?
● Qual é o estilo de trabalho preferido do indivíduo? Eles se

saem bem sozinhos ou precisam de mais apoio e
motivação? Quão independentes eles são?
● O que eles querem do trabalho?
● Quais são seus objetivos e interesses de longo prazo, e

como estes se alinham com o trabalho proposto?
● Qual é a carga de trabalho atual dessa pessoa? A pessoa tem

tempo para trabalhar mais? Ou pode renunciar à outra
tarefa?
138

● Você vai delegar esta tarefa para exigir a reformulação de

outras responsabilidades e cargas de trabalho?
Quando você começa a delegar a alguém, você pode notar que eles
demoram mais do que você para completar as tarefas. Isso porque
você é um especialista na área e a pessoa que você delegou ainda
está aprendendo. Seja paciente: se você escolheu a pessoa certa para
delegar, e você está delegando corretamente, você verá que eles
rapidamente se tornam competentes e confiáveis. Além disso, tente
delegar ao menor nível organizacional possível. As pessoas mais
próximas do trabalho são as mais adequadas para a tarefa porque
têm o conhecimento mais íntimo dos detalhes do trabalho
cotidiano. Isso também aumenta a eficiência no local de trabalho e
ajuda a contribuir para o seu desenvolvimento pessoal.
Você também pode delegar para alguém que tem mais experiência
e conhecimento que você em tarefas específicas, o que pode
aumentar muito a eficiência da realização das tarefas. E é uma
estratégia excelente.
5.7.3 Como você deve delegar
Delegar não precisa ser tudo ou nada. Existem vários níveis

diferentes de delegação, cada um com diferentes níveis de
independência do delegado e do supervisor.
139

As Esferas da Independência
O subordinada age, e reporta periodiacamente
O subordinado age, e reporta os resultados

imediatamente
O subordinado recomenda o que deve fazer, e
depois atua
O subordinado pergunta o que fazer
O subordinado espera que lhe digam o que fazer
As pessoas muitas vezes se movem por esses níveis durante o

processo de delegação. Seu objetivo deve ser levar o subordinado
para as esferas externas, dependendo da tarefa que está sendo
executada. Certifique-se de corresponder a quantidade de
responsabilidade com a quantidade de autoridade. Entenda que
você pode delegar alguma responsabilidade, mas você não pode
delegar a responsabilidade final. Você toma as decisões estratégicas.
5.7.4 Mantendo o controle
O subordinado deve estar ciente das informações relevantes para

executar com sucesso a tarefa. É importante aproveitar o tempo
para explicar por que eles foram escolhidos para o trabalho, o que
é esperado deles durante o projeto, e as metas que você tem para o
140

projeto. Eles também devem ter uma compreensão clara de

quaisquer prazos, bem como os recursos sobre os quais eles podem
utilizar. É melhor trabalhar juntos para desenvolver um
cronograma para atualizações e marcos de progresso. Você vai
querer ter certeza de que o membro da equipe sabe que você quer
saber se algum problema ocorre, e que você está disponível para
quaisquer perguntas ou orientações necessárias à medida que o
trabalho progride.
Todos sabemos que, como gerentes, não se deve micro gerenciar.
No entanto, isso não significa abdicar completamente do controle.
Ao delegar efetivamente, encontre o equilíbrio entre dar espaço
suficiente para que as pessoas usem suas habilidades, enquanto
ainda monitora e apoia de perto o suficiente para garantir que o
trabalho seja feito corretamente e de forma eficaz. Uma maneira de
incentivar o crescimento é pedir soluções recomendadas quando os
subordinados vêm até você com um problema e, em seguida, ajudá-
los a explorar essas soluções e chegar a uma decisão.
5.7.5 Importância da aceitação plena
Reserve tempo suficiente para revisar minuciosamente qualquer

trabalho delegado que foi entregue a você. Se possível, só aceite um
trabalho de boa qualidade e totalmente completo. Se você aceitar
um trabalho com o qual não está satisfeito, seu membro da equipe
não aprende a fazer o trabalho corretamente. Pior do que isso, você
aceita um novo projeto que você provavelmente precisará para
completar a si mesmo. Isso não só o sobrecarrega, como significa
que você não tem tempo para fazer seu próprio trabalho
corretamente.
É você que define o que tolera.
141

Claro, quando um bom trabalho for entregue a você, certifique-se

de reconhecer e recompensar o esforço. Como líder, você deve
entrar na prática de elogiar os membros de sua equipe toda vez que
você está impressionado com o que eles fizeram. Este esforço de
sua parte será um longo caminho para construir a autoconfiança e
eficiência dos membros da equipe agora e no futuro.
142

1.) Você deve ter isso em mente ao decidir se uma tarefa deve
ser delegada.
a) É a tarefa uma oportunidade de crescimento de outra
pessoa
b) Vai delegar uma tarefa colocar em risco qualquer sucesso
c) Pesar o esforço para treinar adequadamente outra pessoa
contra a frequência com que a tarefa vai se repetir
d) Todos os acima
2.) Ao considerar delegar uma tarefa, quais critérios você deve

considerar?
a) Posso demiti-los se falharem?
b) Qual é a carga de trabalho atual dessa pessoa?
c) Que treinamento ou assistência eles podem precisar?
d) BeC
3.) Qual é o primeiro nível das Esferas da Independência?

a) Subordinado espera para ser dito o que fazer
b) Subordinado inicia ação
c) Subordinado age, então relata
d) Subordinado recomenda o que deve ser feito
143

4.) O micro gerenciamento é uma das melhores maneiras de

manter o controle e manter-se atualizado.
a) Verdadeiro
b) Falso
5.) Qual dessas declarações sobre delegação é verdade?

a) Há vergonha em pedir ajuda
b) Ao delegar efetivamente, você só pode expandir
ligeiramente a quantidade de trabalho que você pode entregar
c) Se você delegar bem, você pode rapidamente construir
uma equipe forte e bem-sucedida de pessoas
d) À primeira vista, delegar nunca parecerá mais complicada
do que vale a pena
6.) Qual dessas tarefas não deve ser delegada aos outros?
a) Projetos sensíveis ao tempo
b) Tarefas que foram atribuídas especificamente a você
c) Uma tarefa que proporcionará uma oportunidade de
crescimento
d) Uma tarefa desafiadora
144

7.) O que não é algo que você precisa explicar a um

subordinado?
a) Cada passo exato que você daria se você estivesse fazendo
o projeto você mesmo
b) As metas que você tem para o projeto
c) O que se espera deles durante o projeto
d) Todos os prazos
8.) Qual é uma maneira de incentivar o crescimento de um

subordinado?
a) Delegue soluções para os outros quando os subordinados
vêm até você com um problema
b) Peça soluções recomendadas quando os subordinados
vierem até você com um problema
c) Micro gerenciamento conforme necessário
d) Abdicar completamente do controle
9.) Qual é um bom conselho ao supervisionar e aprovar o

trabalho dos subordinados?
a) Mesmo que você aceite um trabalho com o qual não está
satisfeito, seu membro da equipe aprenderá a fazer o trabalho
corretamente
b) Se você aceitar um trabalho com o qual não está satisfeito,
você não precisará concluir o projeto sozinho.
145

c) Se você aceita o trabalho com o qual está satisfeito,

significa que você não tem tempo para fazer seu próprio trabalho
corretamente
d) Se você aceitar um trabalho com o qual não está satisfeito,
seu membro da equipe não aprende a fazer o trabalho corretamente
10.) Quando um bom trabalho é devolvido a você, o que você

deve fazer?
a) Reconheça o esforço
b) Recompense o esforço
c) Leve o crédito para si mesmo
d) A & B estão corretas
146

1–d
2–d
3–a
4–b
5–c
6–b
7–a
8–b
9–d
10 – d
147

5.8 Módulo 8: Definindo um ritual
Rituais são poderosos em motivar, disciplinar e fornecer foco para

os indivíduos. Para a maioria das pessoas, a palavra "ritual"
normalmente evoca uma imagem de uma vida repetitiva, a cada
momento controlado e gerenciado, e sem espaço para
espontaneidade. Rituais e rotinas, no entanto, podem realmente
ajudar a aumentar a espontaneidade e diversão em sua vida. Como
as tarefas de rotina já estão planejadas, você tem mais energia e
tempo para gastar nas tarefas que o aproximarão de seus objetivos
e trará mais alegria para sua vida.
5.8.1 O que é um ritual
Um ritual é uma prática de comportamento que é regularmente

seguida por um indivíduo de forma definida. Rituais são favoráveis
para ajudá-lo a formar seu ritmo diário, e criar padrões oportunos.
Quando sua atual necessidade muda, é importante mudar e
reequilibrar seus rituais também.
Identifique a tarefa: Digamos que você queira construir um ritual
de exercícios
Identifique a hora e/ou gatilho: Por exemplo, talvez você
normalmente se exercite logo após o trabalho.
Identifique as subtarefas: Talvez para você o ritual seja lanchar,
trocar de roupa já no trabalho para não perder a motivação e ir para
a academia.
Lembre-se, um ritual não deve ser definido em pedra. Uma vez que
você estabelecer um ritual, ele pode ser modificado a qualquer
148

momento, dependendo do que funciona para você. Os rituais

desempenham um papel importante em seu relógio diário.
5.8.2 Rituais matinais
A melhor maneira de se preparar para um dia de produtividade e

sucesso, é se adaptar aos rituais matinais. Rituais matinais
permitirão que você comece seu dia de forma organizada, e ganhe
o controle do tempo logo no início do dia. Quando começamos o
dia com uma nova perspectiva, bem como de forma positiva, somos
capazes de garantir um melhor foco no que está à nossa frente e
planejar de acordo.
Nem todos seguirão os mesmos rituais matinais. É importante
estabelecer quais rituais matinais funcionam melhor para você, e
manter esses rituais. Lembre-se de dar a si mesmo tempo suficiente
de manhã- nunca comece seu dia com pressa! Alguns exemplos de
rituais matinais que influenciarão com sucesso o dia seguinte,
incluem:
● Comendo um café da manhã nutritivo
● Meditação matinal
● Exercício
● Leitura
● Revisar as tarefas preparadas para o dia de hoje
● Priorizando suas tarefas para o dia

Lembre-se de sempre beber água logo no início do dia para se
hidratar.
149

5.8.3 Rituais noturnos
Semelhante aos rituais matinais, os rituais noturnos ajudarão a se

concentrar no que está à nossa frente. Rituais noturnos devem
incluir refletir sobre as conquistas do dia e, assim, fornecer
encorajamento para os dias seguintes, além de limpar sua mente e
descansar após um dia produtivo. Esses rituais permitem que você
descomprima, bem como treine seu cérebro que é hora de
descansar. O descanso adequado é essencial para manter o foco
máximo e os níveis de desempenho.
Estabeleça um ritual pelo menos 1 hora antes de dormir. Aqui estão

alguns exemplos de rituais noturnos que beneficiarão seu horário
de sono, e o prepararão para o sucesso.
● Preenchendo seu diário de produtividade para o dia

seguinte
● Leitura leve
● Meditação
● Diário
● Tomando um banho quente
● Desfrutando de uma xícara de chá
● Refeição bem leve

Se hidrate a noite também e durma pelo menos 7 a 9 horas
150

Para garantir que sua manhã seguinte funcione sem problemas, é

melhor organizar qualquer material relacionado ao trabalho na noite
anterior.
5.8.4 Rituais de exemplo
Rituais são importantes. Eles permitem ter uma sensação de

controle e segurança, e nos ajudam a nos concentrar no que é mais
importante. Rituais são poderosos na conquista de desafios ao
longo do dia, e na gestão do tempo. Aqui estão alguns rituais que
muitas pessoas acham úteis para maximizar seu tempo:
● Tire um tempo no fim de semana para planejar as refeições

para a próxima semana, incluindo almoços e ceias. Então,
faça uma lista de compras e pegue tudo o que você vai
precisar.
● Tente se exercitar por uma hora pelo menos 3 vezes na

semana, ou meia hora por dia. Uma maneira fácil é fazer
uma caminhada logo de manhã, por exemplo, ou ir à
academia direto quando sair do trabalho ou faculdade.
● Em vez de verificar e-mails, notícias e sites ao longo do dia,

reserve um ou alguns períodos (por exemplo, manhã,
meio-dia e no final do dia). Faça um bloco de sequência de
suas atividades (por exemplo, e-mail e notícias). Você pode
criar blocos com muitos tipos de tarefas desta forma para
obter a máxima eficiência.
● Configure um sistema para manter seu Diário de

Produtividade. Isso pode ser tão simples quanto dez
151

minutos da manhã para atualizar a lista do dia, dez minutos

ao meio-dia para atualizar o que você já fez, e dez minutos
no final do dia para avaliar hoje e criar uma lista de partidas
para amanhã.
5.8.5 Usando rituais para maximizar seu tempo
Uma vez que você tem usado um ritual por um tempo, você pode
descobrir que você tem tempo extra aqui e ali. Por exemplo, você
pode descobrir que ao estabelecer um ritual de exercício, você
termina cinco ou dez minutos antes porque você sabe exatamente
o que você vai fazer na academia. No final do dia, você pode
descobrir que você tem meia hora ou mais de tempo inesperado.
É aqui que a parte o "gatilho" dos rituais pode entrar em jogo. Em
vez de definir uma hora específica do dia, você escolhe uma
situação ou um evento que fará com que um ritual entre em jogo.
Alguns exemplos:
● Durante uma pausa no trabalho ou em casa, leia por dez

minutos. O gatilho é a pausa e não o horário.
● Sempre que você fizer sua refeição antes de ir à academia,

já troque a roupa e calçado imediatamente e minimize as
chances de faltar ao treino. Aqui o gatilho é a roupa
trocada, cujo gatilho foi gerado pela refeição.
● Leve 5 minutos para atualizar seu Diário de Produtividade

Pessoal assim que concluir algo.
152

1.) Qual passo não faz parte da construção de um bom ritual?

a) Identifique a tarefa
b) Definir a tarefa e não poder alterá-la nunca
c) Identifique a hora e ou os gatilhos
d) Identifique as subtarefas
2.) Qual dos seguintes não é um exemplo de um ritual de bom

dia?
a) Dormindo o mais tarde possível
b) Exercício
c) Meditação matinal
d) Comendo um café da manhã nutritivo
3.) O que é um "Gatilho" em relação à criação de um ritual?

a) Uma situação ou evento
b) Exercício
c) Pensamento ou ideia
d) Hora específica do dia
153

4.) Qual é a definição de um ritual?

a) Uma vida chata e repetitiva, a cada momento controlado e
gerenciado
b) Não há espaço para espontaneidade
c) Uma atividade definida que não pode ser alterada
d) Qualquer prática ou padrão de comportamento
regularmente realizado de forma definida
5.) Qual é o exemplo de uma maneira fácil de colocar

exercícios em sua agenda?
a) Três horas de natação todos os dias
b) Leve meia hora para planejar exercícios para a próxima
semana
c) Faça corrida de manhã antes do trabalho
d) Exercite-se em períodos diferentes cada dia da semana
6.) Qual deles não é um exemplo de um ritual que muitas

pessoas acham útil para maximizar seu tempo?
a) Verifique e-mails, notícias e sites ao longo do dia
b) Configure um sistema para manter seu Diário de
Produtividade.
c) Pela manhã, execute suas tarefas de forma organizada e
rotineira.
154

d) Separe suas roupas e prepare seu almoço na noite anterior

para máxima eficiência
7.) O que não é uma boa ideia ter como parte do seu ritual do
sono?
a) Preenchendo seu Diário de Produtividade para o dia
seguinte
b) Exercício vigoroso antes de dormir
c) Desfrutando de uma xícara de chá
d) Tomando um banho quente
8.) Uma vez que você tem usado um ritual por um tempo, o
que você pode encontrar?
a) Que você tem que constantemente lembrar-se do ritual
b) Que você não pode viver sua vida sem que as coisas
aconteçam exatamente ao mesmo tempo todos os dias
c) Que seu dia se torna repetitivo
d) Que você encontra tempo extra aqui e ali
9.) Qual deles é uma boa ideia para ritualizar refeições?

a) Aparelhos como “slow cooker” e "airfryer" também
podem ajudá-lo a ter certeza de que o jantar estará pronto quando
você quiser.
155

b) Passe seu fim de semana fazendo refeições para a semana

que vem
c) Faça uma lista de compras e faça uma viagem de compras
abrangente em vários supermercados
d) Tire duas horas por fim de semana para planejar as
refeições para a próxima semana
10.) Um ritual pode ser ativado tanto por uma ação quanto por
um horário?
a) Falso
b) Verdadeiro
156

1–b
2–a
3–a
4–d
5–c
6–a
7–b
8–d
9–a
10 – b
157

5.9 Módulo 9: Gestão de reuniões
As reuniões de trabalho ou estudos às vezes podem ser maçantes e

irrelevantes, consumindo um valioso tempo. No entanto, quando
as reuniões são devidamente planejadas, elas podem incitar uma
equipe produtiva e entusiasmada. As reuniões são ótimas para
muitas discussões no local de trabalho, faculdade, como para
resolver problemas, desenvolver ideias ou até mesmo para dar
direção. Para fazer esse tempo contar durante as reuniões, você
precisa seguir as abordagens certas para montar a reunião final.
5.9.1 Decidir se uma reunião é necessária
A primeira coisa que você precisa decidir é se uma reunião formal

é necessária. Talvez essas reuniões matinais possam ser reduzidas a
algumas vezes por semana em vez de todos os dias, ou talvez
possam acontecer durante o café da manhã, e ser mais informais.
● Para determinar se uma reunião é necessária, aqui estão

algumas questões importantes a serem consideradas.
● Qual é o objetivo claro, ou entrega para esta reunião?
● Este tópico requer entrada externa para o desenvolvimento

da reunião?
● Esse tema implica uma conversa presencial e, se for o caso,

quem deve ser incluído nesta conversa?
● Essa reunião fará uso valioso do tempo?
● Precisamos discutir os tópicos da reunião ao mesmo

tempo?
158

5.9.2 Usando a abordagem PAT
Usar a abordagem PAT para preparar e agendar é uma ótima

ferramenta para a gestão de reuniões mais eficaz. Todas as reuniões
devem ter um propósito, agenda e tempo definido.
● Propósito: Qual é o propósito da reunião? Isso deve ser

declarado em uma frase curta. Exemplo: "Esta reunião é
para rever a nova política de assinatura de faturas." Isso
ajuda as pessoas a avaliarem se precisam estar lá. Também
ajudará a construir a agenda e determinar se a reunião foi
bem-sucedida.
● Agenda: Esta é a espinha dorsal da reunião. Deve ser

criado bem antes da reunião, enviado a todos os
participantes e observadores, e ser usado durante a reunião
para manter as coisas nos trilhos.
● Tempo definido: Quanto tempo vai demorar para a

reunião? Normalmente, as reuniões não devem exceder
uma hora. Se a reunião precisar ser mais longa, certifique-
se de incluir pausas ou dividi-la em duas ou mais sessões.
159

5.9.3 Construindo a agenda
Antes da reunião, faça uma lista do que precisa ser discutido, quanto
tempo você acredita que levará, e a pessoa que vai apresentar o item.
Aqui está um exemplo.
HOR APRESENTADO
ITEM
A R
2:05- Agenda e Propósito de
Carlos
2:10 Reunião
2:10- Revisão do processo atual de
Joana
2:20 assinatura da fatura
2:20- Revisão do novo processo
André
2:40 de assinatura de faturas
2:40-
Perguntas e Respostas André
2:50
2:50-
Finalização Carlos
2:55
Uma vez que a agenda esteja completa, envie-a a todos os

participantes e observadores, preferencialmente com o pedido de
reunião, e preferencialmente dois a três dias antes da reunião.
Certifique-se de pedir a aprovação de todos, incluindo adições ou
exclusões. Se você fizer alterações, envie uma única cópia atualizada
24 horas antes da reunião.
160

5.9.4 Mantendo as coisas nos trilhos
Antes da reunião, poste a agenda em um gráfico flip, quadro branco

ou slide do PowerPoint, documento Word. Passe os primeiros
cinco minutos da reunião passando por cima da agenda e obtendo
aprovação. Durante a reunião, tome atas com a agenda como um
quadro.
APRESENTADO
ITEM ITEM DE AÇÃO PRAZO
R
1. Agenda e
Propósito de N/A Carlos N/A
Reunião
2. Revisão do
O processo atual 5 de
processo atual de Joana
precisa ser arquivado junho
assinatura da fatura
3. Revisão do novo
Novo processo precisa
processo de 5 de
ser postado no André
assinatura de junho
SharePoint
faturas
Responda à pergunta
4. Perguntas e 1 º de
de Carlos sobre o André
Respostas junho
impacto no servidor
5. Finalização N/A Carlos N/A
Embora essa estrutura seja suficiente para a maioria das reuniões,

reuniões mais formais podem exigir mais atas formais.
Seu trabalho é manter a reunião funcionando de acordo com a
agenda. Se um item passar do horário programado, pergunte ao
grupo se eles acham que é necessário mais tempo para discutir o
item. Se sim, como eles querem lidar com isso? Eles podem reduzir
o tempo para outros itens, remover outros itens completamente,
161

agendar uma sessão de acompanhamento offline ou agendar outra

reunião. Não importa o que o grupo concorde, certifique-se de que
eles cumpram a decisão tomada.
Ao final da reunião, obter acordo de que todos os itens da agenda
foram suficientemente cobertos. Isso identificará quaisquer lacunas
que possam exigir acompanhamento e dará às pessoas uma
sensação positiva de realização sobre o encontro.
5.9.5 Certificando-se de que a reunião valeu a pena
Para garantir sucesso em uma reunião, é melhor acompanhar o

progresso de perto. Após a reunião, envie um resumo para todos
que incluem itens de ação. Os itens de ação devem ser claramente
indicados, com datas de início e término, e datas de progresso, se
aplicável. Se as reuniões de acompanhamento foram agendadas,
estas também devem ser comunicadas.
É benéfico buscar feedback após uma reunião. Pergunte aos seus
participantes se eles acharam a reunião valiosa, ou o que poderia ser
melhorado. O feedback é útil para se preparar para reuniões futuras.
162

1.) Usar a abordagem PAT é ótimo para atender à gestão. O

que significa PAT?
a) Passado, Abordagem, Rastreamento
b) Pessoas, Alternadas, Tarefa
c) Adiar, de novo, hoje
d) Propósito, Agenda, Tempo definido
2.) Ao criar uma agenda, é melhor distribuí-la no início da

reunião.
a) Verdadeiro
b) Falso
3.) O que você deve fazer se um item passar do horário

programado?
a) Pergunte ao grupo o que eles querem fazer
b) Pule e passe para o próximo item
c) Terminá-lo e estender a reunião
d) Remova o próximo item na agenda
4.) Os itens de ação devem ser claramente indicados, com

datas de início e término.
163

a) Verdadeiro
b) Falso
5.) Qual é a razão pela qual as pessoas geralmente não gostam

de reuniões?
a) Reuniões são sempre realizadas no início da manhã
b) Muitas reuniões carecem de propósito e estrutura
c) Reuniões reúnem colegas de trabalho e isso cria conflito
d) As reuniões são realizadas diariamente e se tornam
repetitivas
6.) Como você deve passar os primeiros cinco minutos de uma

reunião?
a) Esperando por atrasados
b) Respondendo a qualquer pergunta
c) Discussões abertas e casuais
d) Passando por cima da agenda e obtendo aprovação
7.) Na abordagem PAT, qual passo é descrito como "a espinha

dorsal da reunião"?
a) Agenda
b) Aproximação
c) Propósito
164

d) Prazo
8.) Normalmente, quanto tempo devem ser as reuniões?

a) Eles devem exceder uma hora
b) Eles não devem exceder duas horas
c) Eles não devem exceder uma hora
d) Eles não devem exceder trinta minutos
9.) Qual é o seu trabalho como organizador da reunião?

a) Contar minutos para a reunião
b) Manter a reunião funcionando de acordo com a agenda
c) Garantir que todos os participantes estejam presentes
d) Supervisionar o comportamento dos participantes durante
a reunião
10.) O que é uma ação a tomar no final de uma reunião?

a) Obter acordo de que todos os itens na agenda foram
suficientemente cobertos
b) Decida se uma reunião formal é necessária
c) Faça uma lista do que precisa ser discutido, quanto tempo
você acredita que levará, e a pessoa que vai apresentar o item
d) Certifique-se de pedir a aprovação de todos, incluindo
adições ou exclusões
165

1–d
2–b
3–a
4–a
5–b
6–d
7–a
8–c
9–b
10 – a
166

5.10 Módulo 10: Lidando com barreiras do tempo
A mudança é inevitável. Apesar do grande planejamento e

priorização, podem surgir barreiras ou interrupções inesperadas que
demandam nossa atenção e dificultam o sucesso no local de
trabalho. Às vezes, os eventos da vida estão fora do nosso controle,
ou pilhas de trabalho podem nos pegar de uma vez. Embora possa
ser difícil se preparar para situações disruptivas que não vemos
chegando, é útil refletir sobre o que você pode fazer durante esse
momento para recuperar eficientemente seu tempo.
5.10.1 Tarefas inesperadamente longas
Geralmente, quando agendamos nossos dias, estamos estimando o

tempo necessário para completar uma tarefa. É valioso levar em
consideração que as coisas podem nem sempre correr bem e as
tarefas podem se tornar inesperadamente longas. Talvez a tarefa
seja nova, e você não tem certeza de um prazo aproximado. É
importante não deixar que essas situações se tornem esmagadoras
e interfiram com sua produtividade global. Quando isso acontecer,
pare o que está fazendo e realinhe seus pensamentos. É mais
benéfico dar uma pausa nessa tarefa, adicioná-la à sua lista de
prioridades e reprocessá-la posteriormente.
Para se abster das ramificações de uma tarefa inesperadamente
longa, pode ser útil considerar os seguintes fatores ao preparar sua
agenda:
● Inclua um tempo de margem em sua agenda
167

● Para tarefas recorrentes, considere usar um temporizador,

isso permitirá que você tenha uma ideia melhor ao estimar
seu tempo
● É melhor superestimar um tempo para uma tarefa, em vez

de subestimar. Dentro do bom senso, é claro.
5.10.2 Quando outros são ineficientes
Ocasionalmente, você pode estar no máximo do seu jogo, mas

ainda ser retido devido à ineficiência dos outros. Isso pode incluir
compartilhar um projeto com um colega de trabalho ou ter
delegado uma tarefa. É importante entender que muitos indivíduos
lutam com práticas de gerenciamento do tempo.
Pode ser frustrante se esforçar muito, mas não receber a mesma
quantidade de esforço dos outros. Funcionários ineficientes devem
ser informados de que estão prejudicando a produtividade e
precisam voltar aos trilhos. Não só essa ineficiência prejudicará os
outros, mas também pode prejudicá-lo.
A melhor coisa que você pode fazer é dar um exemplo claro de bom
gerenciamento de tempo e ajudá-lo: quanto mais eles veem o
exemplo que você está dando, maior a probabilidade de mudarem
seus hábitos. Além disso, existem medidas de apoio que podem ser
usadas para ajudar um indivíduo a se manter focado em suas
atribuições, como fornecer lembretes, dar ao indivíduo um prazo
claro e acompanhar essa pessoa para responder a quaisquer
perguntas.
168

5.10.3 Eventos da vida
Seu ritmo de produtividade nem sempre permanecerá o mesmo.

Eventos de vida, como doenças, mortes, casamentos, viagens,
crianças etc., afetarão sua capacidade de concluir o trabalho dentro
de um prazo específico, ou mesmo no mesmo nível de
desempenho. As pessoas podem se sentir enterradas em seu
trabalho, estudos ou afazeres quando isso acontece, e as tarefas
podem ficar sobrecarregadas.
Com esses momentos, é fundamental desacelerar, respirar e
processar o evento da vida. Em seguida, você pode reavaliar sua
agenda e considerar suas tarefas priorizadas com seus prazos. A
melhor maneira de manter uma gestão de tempo eficaz é
comunicar-se com as pessoas ao seu redor sobre esses desafios de
vida e delegar ou recusar oportunidades. É bom ter um plano de
contingência para eventos especiais e já deixar tudo planejado, para
quando tudo voltar ao normal não parecer que você tem que voltar
a ser produtivo. Lembre-se, se você está sobrecarregado, é difícil
fazer qualquer trabalho.
5.10.4 Medo do fracasso
Uma barreira comum ao sucesso é o medo de falhar. Quando as

pessoas temem trabalhar em uma tarefa, muitas vezes eles vão adiá-
la para outra hora. Além de consumir seu valioso tempo, continuar
essa procrastinação só aumentará as chances de realmente falhar.
Você pode experimentar o medo do fracasso por muitas razões,
incluindo falta de direção, falhas passadas ou baixa autoconfiança.
169

Gerenciar seus medos é uma maneira benéfica de ajudá-lo a

gerenciar seu tempo. Veja algumas dicas para superar o medo do
fracasso, e ajudá-lo a recuperar seu tempo:
● Confrontar o que você teme, e considerar o que você

precisa fazer para gerenciá-lo
● Visualize-se alcançando seu objetivo
● Dê pequenos passos para completar a tarefa- isso ajudará a

aumentar sua confiança, bem como reduzir seu medo. Faça
somente o primeiro micro passo.
5.10.5 O poder do pensamento positivo
Uma mentalidade positiva é o que determina sua produtividade.

Quando surgem situações desafiadoras, você tem a opção de se
sentir derrotado, ou permanecer positivo e no caminho certo com
seus objetivos. Uma atitude positiva vai ajudá-lo a resolver
problemas, em vez de perder tempo com problemas. A atitude pode
ser tão importante quanto seus princípios.
É uma ótima técnica para usar afirmações positivas em relação ao
seu gerenciamento de tempo. Afirmações positivas são afirmações,
e fatos sobre você, entusiasmadas que influenciam sua mente
subconsciente. Por exemplo, afirmando: "Sou ótimo na gestão de
tempo, uso meu tempo efetivamente!", “já superei todos os desafios
que tive até hoje, este é apenas mais um!” vai alterar sua maneira de
pensar e incentivá-lo a manter uma boa produtividade. Quando
você se concentra em uma mentalidade positiva, você buscará
mudanças positivas.
170

1.) Contanto que você agende e priorize, as coisas sempre

sairão como planejado.
a) Verdadeiro
b) Falso
2.) O que você deve fazer quando você está fazendo horas
extras em uma tarefa inesperadamente longa?
a) Continue correndo para fazê-lo
b) Peça a outra pessoa para terminar a tarefa
c) Faça uma pausa e realinhe seu pensamento
d) Desista da tarefa
3.) Qual é um fator a considerar ao preparar sua agenda?

a) É melhor subestimar seu tempo
b) É melhor evitar um cronograma completamente
c) Faça de cada tarefa exatamente uma hora
d) Inclua um tempo de margem em sua agenda
4.) O que você pode fazer para garantir que os outros estejam
focados em suas tarefas?
171

a) Forneça lembretes
b) Esteja disponível para responder a quaisquer perguntas
c) Dê ao indivíduo um prazo claro
d) Todos acima
5.) O que deve incluir um plano de contingência?

a) Para quem você vai repassar seus afazeres
b) Deixar tudo planejado com antecedência
c) Planos de contingência não são necessários
d) Nenhum dos acima
6.) Qual é uma barreira comum ao sucesso?

a) Equipe
b) Intervalos para o almoço
c) Margem de tempo na agenda
d) Medo do fracasso
7.) Por que um indivíduo pode temer o fracasso?

a) Fracassos passados
b) Falta de direção
c) Baixa autoconfiança
172

d) Todos os acima
8.) Como você pode superar seu medo e recuperar seu tempo?
a) Ignore seus medos
b) Visualize-se alcançando seu objetivo e crie um plano com
um passo a passo (micro passos)
c) É impossível superar o medo
d) Delegue a tarefa para outra pessoa
9.) Uma mentalidade negativa ou positiva pode determinar sua

produtividade.
a) Verdadeiro
b) Falso
10.) Qual é o exemplo de afirmação positiva?

a) "Às vezes eu submeto meu trabalho a tempo"
b) "Não há nenhuma maneira que eu possa completar isso a
tempo"
c) "Tentarei não procrastinar sobre esta tarefa"
d) "Eu uso meu tempo efetivamente e sempre supero meus
desafios"
173

1–b
2–c
3–d
4–d
5–a
6–d
7–d
8–b
9–a
10 – d
174

5.11 Módulo 11: Benefícios da gestão de tempo
O tempo é limitado. Para ter sucesso, é imprescindível respeitar e

valorizar o tempo que temos. Praticar habilidades de
gerenciamento de tempo é a solução para ajudá-lo a ficar por dentro
do seu jogo e controlar seu tempo. Sem ele, tanto o desempenho
do trabalho quanto o bem-estar diminuem. Todos têm potencial
para desenvolver hábitos de boa gestão de tempo, e buscar
crescimento desde a realização desses hábitos em seu cotidiano. A
gestão de tempo tem grandes vantagens que lhe permitirão realizar
mais na vida!
5.11.1 Melhor qualidade de trabalho
Como pessoa focada em se aprimorar, você tem expectativas sobre

seu nível de desempenho e padrão de trabalho. Um forte
desempenho é fundamental para a construção de uma vida
próspera. É evidente que nossas mentes funcionarão melhor
quando não estamos pulando de tarefa em tarefa. Planejar e
priorizar seu tempo lhe dá foco total, enquanto lhe dá tempo
suficiente para ser colocado em uma tarefa. A gestão do tempo
elimina a procrastinação e distrações.
5.11.2 Maior confiança
Confiança é a chave para o sucesso. Quando você aprende a

gerenciar corretamente seu tempo, você notará uma grande
diferença em sua autoconfiança, bem como felicidade geral. A
gestão do tempo aumentará significativamente a confiança e os
175

sentimentos de realização, aumentando a produtividade, reduzindo

erros frequentes e enquanto você bate as metas. Existe um ciclo
contínuo entre produtividade e confiança; a produtividade
melhorará a confiança, e a confiança melhorará a produtividade.
Tudo começa com acreditar em seus objetivos e capacidade de
sucesso.
5.11.3 Estresse reduzido
O gerenciamento de tempo lhe dá direção quando você tem muita

coisa a fazer. Isso coloca você no controle sobre sua agenda. Sem
esse controle e direção, é comum experimentar sentimentos de
estresse e derrota. Não só o excesso de estresse afeta a saúde física
e mental, mas também afetará sua capacidade de trabalhar de forma
eficiente.
As práticas adequadas de gerenciamento de tempo incorporam
pausas adequadas de sua carga de trabalho, garantindo tempo para
recarregar e desestressar. Além disso, é menos provável que você
deixe as tarefas para o último minuto para completar, e se sinta
menos apressado com prazos. Com estratégias de gerenciamento
de tempo, você pode evitar o peso de uma carga de trabalho
excessiva.
5.11.4 Melhores perspectivas de carreira
Boas habilidades de gerenciamento de tempo são desejáveis para

qualquer empresa. Os empregadores procuram indivíduos que
sejam confiáveis e apresentem trabalho de alta qualidade e no prazo.
A gestão de tempo permite que você realize mais em sua função,
176

bem como alcançar resultados maiores e melhores. Ao chegar para

trabalhar bem descansado e organizado, você é capaz de tomar
decisões sólidas que impactam sua proficiência profissional. Como
resultado, isso pode levar a uma maior reputação e novas
oportunidades.
5.11.5 Colaboração da equipe
Quando todos estão a bordo com a aplicação de hábitos eficazes de

gerenciamento de tempo, um trabalho fica muito mais eficaz e
eficiente. As pessoas terão maior probabilidade de se comunicar de
forma respeitosa e eficaz, o que diminui as chances de argumentos
e mal-entendidos. A gestão do tempo ajuda todos a se manterem
no caminho certo e trabalharem juntos, seja delegando tarefas para
cumprir prazos ou discutindo metas durante uma pausa para o café.
Com boa gestão de tempo, todo mundo ganha!
177

1.) Praticar habilidades de gerenciamento de tempo é a

solução para ajudá-lo a ficar por dentro do seu jogo e controlar seu
tempo.
a) Verdadeiro
b) Falso
2.) Quem tem potencial para desenvolver hábitos de boa

gestão de tempo
a) Gestores
b) Contabilistas
c) Trabalhadores remotos
d) Todos
3.) Quando nossas mentes funcionam melhor?

a) Quando estamos focando em várias tarefas ao mesmo
tempo
b) Quando não estamos pulando de tarefa em tarefa
c) No início da manhã.
d) Final da tarde
4.) O gerenciamento de tempo elimina _______
178

a) Controle e concentração
b) Colaboração e conversa
c) Trabalho duro e foco
d) Procrastinação e distrações
5.) ________ é a chave para o sucesso

a) Multitarefa
b) Trabalhando horas extras
c) Faltando ao almoço para completar o trabalho
d) Confiança
6.) Qual é a conexão entre confiança e produtividade?

a) Produtividade vai melhorar a confiança
b) Confiança vai melhorar a produtividade
c) Produtividade diminuirá a confiança
d) Tanto A quanto B
7.) Como o gerenciamento do tempo ajuda a diminuir o

estresse?
a) Ele dá aos indivíduos o controle
b) Ele dá aos indivíduos direção
179

c) Ele lhe dá tempo para recarregar

d) Todos os acima
8.) Como o bom gerenciamento de tempo influencia o

trabalho em equipe?
a) Aumenta as chances de erro de comunicação
b) O trabalho em equipe será organizado e terá uma
comunicação eficaz
c) É provável que haja mais argumentos
d) Diminuirá a colaboração
9.) Boas habilidades de gestão de tempo são desejáveis apenas

para certas empresas.
a) Verdadeiro
b) Falso
10.) O que aumentará seu potencial para oportunidades

promocionais?
a) A capacidade de multitarefa
b) Procrastinação
c) Sempre dizendo sim quando dado pedidos
d) Submeter trabalhos de alta qualidade no prazo
180

1–a
2–d
3–b
4–d
5–d
6–d
7–d
8–b
9–b
10 – d
181

5.12 Módulo 12: Finalizando
Embora este guia esteja chegando ao fim, espero que sua jornada
para melhorar suas habilidades de gestão de tempo, planejamento e
produtividade esteja apenas começando. Tire um momento para
revisar e atualizar seu plano de ação, objetivos e metas. Esta será
uma ferramenta fundamental para orientar seu progresso nos dias,
semanas, meses e anos que virão. Te desejo boa sorte na sua
jornada.
E lembre-se, só não funciona se você não colocar em prática.
5.12.1 Palavras sábias
Aqui estão alguns pensamentos que gostaríamos de deixá-lo com,

para acompanhá-lo em sua jornada.
Harvey MacKay: O tempo é livre, mas não tem preço. Você não
pode possuí-lo, mas você pode usá-lo. Você não pode ficar com ele,
mas você pode gastá-lo. Uma vez que você perdeu, você nunca
pode recuperá-lo.
Napoleão Bonaparte: Tome tempo para decidir, mas quando
chegar a hora da ação, pare de pensar e vá.
Steve Jobs: Seu tempo é limitado, então não desperdice vivendo a
vida de outra pessoa.
Benjamin Franklin: Você pode adiar, mas o tempo não posterga.
182

5.12.2 Lições aprendidas
Neste capítulo você aprendeu os seguintes pontos:
● Como gerenciar seu tempo com metas
● Formas de combater a procrastinação
● Como priorizar o tempo usando vários métodos
● Quando, quem, e como delegar
● Maneiras eficazes de organizar seu espaço de trabalho
● Estratégias simples para gerir
● Os benefícios de uma ótima gestão do tempo
183

LEMBRE-SE, SÓ FUNCIONA SE VOCÊ APLICAR!
ACORDA E FAZ!
184

185

Foco, Produtividade

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Procrastinação, produtividade e foco

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4.9 Celebre e recompense suas conquistas ........................... 78

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Dedicado à todas as pessoas que acompanham e apoiam a página

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Você pode estar achando que é só mais um texto motivacional, que

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2.1 Por que eu deveria triplicar minha

Seja em casa ou no trabalho, triplicar sua produtividade oferece uma

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3 Parte I - Curando a procrastinação

3.1 Procrastinação nem sempre é ruim, mas na

Adiar as coisas até mais tarde às vezes é necessário. Desde que as

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provavelmente gostaria de fazer de qualquer maneira, e se não está

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3.2 Por que procrastinamos? O que a

A vida é sobre escolhas. Se você escolher "A" você pode perder em

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3.2.1 Suas escolhas dizem muito sobre seus valores

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Os participantes do estudo foram acompanhados durante anos.

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3.3 Superar o perfeccionismo é crucial para parar

Até agora, discutimos a procrastinação como uma escolha

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3.3.1 Caos é rei, o perfeccionista nunca é feliz

Isso significa que o perfeccionismo é impossível de alcançar. Claro,

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o que você tem. Outras pessoas adorariam ter as habilidades que

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3.4 7 passos para realizar em vez de adiar

O seguinte sistema de 7 passos tem sido comprovado várias vezes

3.4.1 Descubra e abrace seus valores

Neurocientistas estudam o cérebro humano e o sistema nervoso.

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podemos fazer para reter mais conhecimento, e como seu cérebro

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3.4.3 Pergunta a si mesmo o que acontece “se”

Faça a si mesmo essas 2 perguntas quando você está decidindo se

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3.4.4 Crie uma rede de suporte

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3.4.5 Pratique a regra dos 2 minutos

James Clear é o autor de Atomic Habits, um livro best-seller do

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Quando chegar na academia, em vez de se sentir sobrecarregado

3.4.6 Falando em hábitos...

Seus valores podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos importantes

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45 dias. Algumas pessoas podem adotar um novo processo mais

3.4.7 Acredite no que você faz

Acredite neste sistema, porque foi provado que funciona. Acredite

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Você está lendo este texto provavelmente porque você tem um

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escolha que ofereça o melhor resultado geral. Sempre que você se

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3.6 Lista de verificação do Capítulo 3

A procrastinação pode causar sérios problemas quando se torna um

☐ Pergunte a si mesmo: "Qual é a desvantagem de adiar essa