Como transformar ideias

em ação com reuniões

eficazes?
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 Introdução

s reuniões fazem parte do cotidiano

A das organizações e são de extrema
importância para que as decisões sejam
tomadas e as ideias sejam colocadas em
ação. É através delas que intensificamos a
comunicação dentro da empresa e ouvimos
diferentes pontos de vista.

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 Porém, uma reunião que não tem
objetivos claros ou não é conduzida
corretamente, pode surtir efeito
contrário. Pode se tornar cansativa,
sem chegar a uma decisão e fazer
com que todos percam um tempo
precioso de trabalho.

Para que as reuniões sejam eficazes e

tragam benefícios para a empresa, é
importante entender onde estão os
principais problemas e as melhores
soluções para alcançar seu sucesso.

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 REUNIÕES

Muitas pessoas acreditam que reuniões de

trabalho só resultam em perda de tempo.
Esse pensamento se dá por conta da falta
de foco de muitas reuniões, que acabam
por abordar assuntos aleatórios e não
chega a lugar algum.

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 REUNIÕES

as isso acontece principalmente por causa da falta de

M planejamento e de envolvimento dos presentes. Quando a
reunião começa focada, com assuntos pré-determinados, fica mais
fácil otimizar as ações e reduzir o tempo gasto.

Para um planejamento eficaz, é preciso estabelecer uma pauta

estruturada, delimitando objetivos em ordem cronológica, de forma
bem detalhada. Também é preciso limitar o tempo da reunião para
que ela não fique cansativa e pouco objetiva.

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 Reuniões
PRODUTIVAS x IMPRODUTIVAS
As reuniões improdutivas são realidade em muitas organizações, o
que resulta em acúmulo de trabalho, clientes esperando e perda
de tempo.

Por isso, é necessário entender onde está o problema e reverter os

maus hábitos para que consiga transformar a reunião em algo
produtivo e que traga resultados. Por isso, conheça alguns dos
principais motivos que tornam uma reunião improdutiva:

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 Reuniões
PRODUTIVAS x IMPRODUTIVAS

Convocação de pessoas erradas: é preciso que as pessoas

convocadas sejam as pessoas certas para ajudar a resolver
determinado problema e que estejam envolvidas com o assunto.

Vários assuntos em uma só reunião: é necessário focar em

poucos assuntos por vez, para que a reunião não perca o foco e
seja mais produtiva.

Falta de delegação de tarefas: após a reunião, é preciso que o

gestor deixe claro qual a tarefa de cada colaborador e o prazo de
entrega.

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 O PASSO
A PASSO DE UMA REUNIÃO
Para que uma reunião seja produtiva e alcance seu objetivo, é importante que o
gestor saiba como preparar e conduzir uma reunião corretamente. Para isso,
preparamos um passo a passo mais detalhado que pode ser de grande ajuda:

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01 PASSO UM
Identifique o objetivo da reunião

Antes de tudo, é necessário que o

gestor defina seus objetivos e assunto
a ser abordado, além de classificá-la
como uma reunião de planejamento,
de brainstorming, de alinhamento,
entre outras.

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02 PASSO DOIS
Convide as pessoas certas e defina
o tempo de duração

Depois de definido o objetivo da

reunião e classificá-lo, é preciso
convidar as pessoas que realmente
venham a somar e tornar a reunião
mais produtiva. Além disso, é preciso
estipular um tempo de duração para
que a reunião não fique cansativa.

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03 PASSO TRÊS
Defina uma pauta

Quando for enviar o convite da

reunião, o gestor deve enviar também
a pauta para que todos estejam
cientes dos assuntos que serão
abordados e estejam mais preparados.

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04 PASSO QUATRO
Faça um check-list

Antes de iniciar a reunião, é

fundamental fazer um check-list de
todos os materiais e documentos
necessários. Dessa forma, a reunião
terá todo suporte que precisa para
que alcance seu objetivo.

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05 PASSO CINCO
Mantenha o foco em toda a reunião

Na hora de conduzir a reunião, o líder

ou gestor não deve deixar que
assuntos que não estão na pauta
tirem o foco e a objetividade do seu
propósito.

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06 PASSO SEIS
Faça uma Ata

Antes mesmo da reunião, é muito

importante que se defina um
responsável pela Ata. É neste
documento que será relatado tudo
que foi discutido e definido na
reunião, ficando a disposição para
futuras consultas.

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07 PASSO SETE
Delegar funções

Após a reunião, o líder deve delegar as

tarefas e prazos de cada colaborador,
para que fique claro o papel de cada
um, fazendo com que todos se sintam
parte das decisões da empresa.

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 Como acompanhar
a execução
das ações

Depois do término da reunião e após serem

definidas as tarefas de cada colaborador, é
fundamental que haja um acompanhamento
desse processo. É preciso saber se há alguma
dificuldade ou falta de entendimento do
objetivo definido na reunião.

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 Como acompanhar
a execução
das ações

papel do líder não acaba ao fim da reunião. Ele deve ser o

O profissional que vai acompanhar todas as ações definidas
naquele momento, contribuindo também para que o resultado
saia como o esperado.

As definições da reunião devem estar formalizadas e à

disposição de todos para que possam consultar a qualquer hora,
com informações de prazos e responsabilidades.

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 Como acompanhar
a execução
das ações

Todo esse processo pós-reunião Da mesma forma, a conclusão

também deve ser documentado
na Ata, para que as informações
referentes às medidas tomadas
estejam disponíveis de forma
organizada para consultas futuras,
evitando falhas ou retrabalhos lá
na frente.
do trabalho também deve ser
documentada, mudando o
status da ação.
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modelo de Ata de Reunião e
comece a colocar em prática
agora mesmo!

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CONCLUSÃO
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 Lidar com reuniões
improdutivas é uma das
maiores dores de cabeça do
mundo corporativo. Reuniões
sem foco e que não chegam a
lugar algum podem resultar
em perda de tempo e dinheiro.
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Para que uma reunião seja
realmente eficaz, é necessário
que o líder ou gestor tome
algumas medidas, como definir
apenas um propósito por vez e
fazer uma pauta para que os
participantes não dispersem e
percam a objetividade.
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 É tarefa do líder também conduzir a reunião
para que ela não perca o foco, além de
delegar a função de preencher a Ata a um
colaborador comprometido. Este documento
é de extrema importância para que as
medidas sejam acompanhadas e finalizadas.

Tomando todos esses cuidados, é possível

sim fazer com que uma reunião seja
produtiva e traga resultados positivos para a
empresa.

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Reuniões através do software 8Quali e
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