05 Passos para ser EXPERT

em PLANEJAMENTO
do Cronograma no Ms Project
Com Prof. Eng. Alex Amarante
MSc, PMP, ToCICO
Alex Amarante, MSc, PMP, TOCICO Certified
Sócio fundador da Formação PLENA
Autor de Cursos on Line com mais de 17.000 alunos em 74 países
Engenheiro Civil (UFC) e Mestre Engenharia de Produção (UFSC)
PMP - Project Management Professional pelo Project Management Institute
TOC Certificate of Achievement pela TOCICO (Theory of Constraints International
Certification Organization)
Planejou e controlou dezenas de projetos de diversas áreas com Ms Project
Mais de 25 anos de experiência em orçamento, planejamento e controle de projetos
em diversas áreas

Coordenador e Professor de cursos de Graduação e Pós-Graduação

Escritor
Sumário
• O Gerenciamento de Projetos
• Microsoft Project
• Configurações para o Gerenciamento de Projetos
• Passo 01: Definir a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
• Passo 02: Detalhar a Estrutura Analítica do Projeto
• Passo 03: Estimar as Durações das Atividades
• Passo 04: Sequênciar as Atividades
• Passo 05: Programar os Suprimentos
• Qual o SEU PRÓXIMO PASSO???
O Gerenciamento
de Projetos
 O Gerenciamento de Projetos
Projetos existem há milhares de anos. E durante todo esse
tempo os executores e interessados tem procurado gerir de
forma eficiente esses projetos, tais como:
● As pirâmides do Egito
● Os jogos olímpicos
● A grande muralha da China
● Parque eólico
● Construção de Navio
● Montagem de subestação
● Novos produtos ou serviços
● Implantação de sistemas
 O Gerenciamento de Projetos
Empreendimento X Projeto
Antes de avançarmos no gerenciamento de projetos, vamos
entender o conceito de projeto. O gerenciamento de projetos
vem do inglês Project Management
Nesse caso a palavra Project não deve ser entendida como
projeto enquanto desenhos técnicos, especificações técnicas,
memoriais descritivos, memórias de cálculo, etc
O que nós da arquitetura, engenharias, construção e operação
(AECO) chamamos no Brasil de projeto, em inglês é o Building
Design.
 O Gerenciamento de Projetos
Empreendimento X Projeto
O mais apropriado seria entender o Project como Empreendimento (ou resultado que
se quer alcançar em projetos organizacionais) que vai incluir as documentações
técnicas (projetos técnicos) e mais:
● Metas
● Cronograma
● Riscos
● Custos
● Comunicações
● Qualidade, etc.
 O Gerenciamento de Projetos
Nos últimos anos as empresas vêm sendo forçadas a se
reestruturar por vários motivos:
● Dificuldades econômicas
● Novas tecnologias
● Exigências do público consumidor
● Crises (como a pandemia)
O Gerenciamento de Projetos é uma das peças fundamentais
para as empresas conseguirem obter bons resultados e
superarem os desafios
 O Gerenciamento de Projetos
Porém, planejar e controlar um projeto de forma eficiente exige
do profissional responsável um conjunto de habilidades e
conhecimentos técnicos
Habilidades gerenciais como liderança, coordenação,
concentração, comunicação, etc.
Também são necessários conhecimentos sobre as técnicas de
programação de atividades, estimativas de custos, controle de
qualidade, análise de riscos e desempenho, etc.
Obviamente você pode ser um profissional mais especializado
em um determinado tema (qualidade, por exemplo) tendo uma
visão global
 O Gerenciamento de Projetos
Por isso gerenciar projetos não é listar atividades “desenhar”
um cronograma
Mesmo a elaboração de um cronograma exige todo um
conjunto de habilidades gerenciais e conhecimentos técnicos
Se você está iniciando no gerenciamento de projetos nas
áreas de administração, engenharias e construção esse e-
book é o primeiro passo
Nele vou te passar informações valiosas e um roteiro
detalhado de como elaborar de forma vencedora um
cronograma no Ms Project
Microsoft
Project
 Microsoft Project
O Microsoft Project é um software para gerenciamento de
projetos
São milhões de profissionais que usam esse software ao
redor do mundo
E isso, por si só, já é um forte sinal para você que se
aprofundar no gerenciamento de projetos e dominar o Ms
Project é o primeiro passo crítico para seu sucesso
profissional, inclusive internacional
 Microsoft Project
Isso significa que existem muitas oportunidades para você
em diversas áreas e no mundo todo
● Construção Naval
● Construção Aeroespacial
● Construção Mecânica
● Montagem Industrial
● Construção Civil
● Projetos organizacionais, etc.
 Microsoft Project
Também serviços específicos (como que por encomenda)
podem se tornar oportunidades para você
● Consultorias de diversas áreas
● Implantação de sistemas
● Desenvolvimento de produtos
● Operações de manutenções
● Produção de equipamentos (ou outros bens) por
encomenda, etc.
 Microsoft Project
Segundo várias fontes o Microsoft Project é um dos
software mais empregados no mundo para o
gerenciamento de projetos
Através de pesquisa o site Capterra.com apontou o
Microsoft Project como a opção de software mais popular
no mundo com 22 milhões de usuários
Isso explica porque eu ensino nesse e-book os 7 passos
para ser EXPERT em cronograma usando o Ms Project
Assim você pode desenvolver sua carreira até fora do Brasil
e além da Construção Civil se desejar!!!
Configurações
para o
Gerenciamento
de Projetos no
Ms Project
 Configurações Inicial para Planejar o Projeto
Antes do primeiro passo,
existe um passo ZERO
Nesse passo você precisa
entender duas configurações
iniciais que são muito simples,
mas que várias pessoas que
usam o Ms Project
desconhecem e, por isso,
ocorrem erros no
planejamento e/ou no controle
do projeto
 Agendamento das Atividades (ou Seviços)
A primeira configuração é definir
que as atividades (serviços), que o
Ms Project chama de tarefa, serão
programados (agendados)
automaticamente, e não
manualmente
Isso significa que a medida que
você definir a sequência ele vai
calcular o cronograma para você
Isso mesmo, ele vai calcular o
cronograma para você
 Agendamento das Atividades (ou Serviços)
Para definir essa
configuração, clique com o
mouse sobre o texto Novas
Tarefas: que está no rodapé
da tela, conforme a figura ao
lado
Será apresentada a lista com
duas opções (automática ou
manual) e você seleciona a
opção Agendado
Automaticamente
 Data de Início do Projeto
A segunda configuração é
tão fácil quanto a anterior
É simplesmente informar ao
Ms Project qual a data
prevista ou definida para o
início do projeto
E lembre que o projeto pode
ser de qualquer engenharia, o
desenvolvimento de
produtos, projetos
organizacionais, etc.
 Data de Início do Projeto
Para informar a data de início
do projeto você seleciona a
Guia Projeto e em seguida
clica no Botão Informações
do Projeto
Será aberta a caixa de
diálogo correspondente e no
Campo Data de Início defina
a data que o projeto irá
começar
 Data de Início do Projeto
Note que após definir a data
de inicio do projeto, você
poderá observar uma linha
vertical exatamente na data
de foi informada
Ela serve como uma
referência de início para
você, a medida que o
cronograma for sendo
elaborado nos próximos
passos
 Cadastrar os Feriados
Agora é só cadastrar os feriados no período de
execução do projeto
Imagine planejar um projeto no Brasil e não
considerar os feriados
Mas isso é muito comum
Eu já vi muitos casos que o planejador não
cadastrou os feriados no Ms Project
É claro que isso deu problema durante a
execução do projeto por contar com dias de
trabalho que não existiam!!!
 Cadastrar os Feriados
Cadastrando um dia como feriado
Para definir os feriados no Ms Project é muito
simples e organizado
Na Guia Projeto clique no Botão Alterar
Período Útil e a caixa de diálogo será aberta
Agora basta você clicar no dia, por exemplo,
15 de agosto (supondo que seja feriado na
localidade do projeto).
E na tabela da parte inferior digitar o nome do
feriado
 Cadastrar os Feriados
Cadastrando um feriado em vários anos
Seu projeto pode ter uma longa duração
E eu quero lhe preparar para atuar como
profissional para participar do gerenciamento
de grandes projetos no Brasil ou no exterior
Esses projetos podem levar vários anos
Para definir os feriados em vários anos, nessa
mesma caixa de diálogo, mantenha
selecionado na tabela inferior o feriado a ser
definido e clique no Botão Detalhes...
 Cadastrar os Feriados
Cadastrando um feriado em vários anos
Nessa caixa de diálogo que abriu quando você
clicou no botão, defina que a periodicidade é
anual.
Então poderá definir quantas vezes esse
feriado deve ser incluído na opção Termina
após...
Ou ainda poderá definir até que data (por
exemplo a data de conclusão do projeto) deve
ter esse feriado na opção Termina em...
 Cadastrar os Feriados
Ao concluir o cadastro dos
feriados clique no Botão OK e
você retornará para a tela de
planejamento do cronograma
O Ms Project chama essa
tela de planejamento do
cronograma de Gráfico de
Gantt
Nela você poderá visualizar
os feriados se a Escala de
Tempo estiver em dias
 Cadastrar os Feriados
Ao concluir o cadastro dos
feriados clique no Botão OK e
você retornará para a tela de
planejamento do cronograma
O Ms Project chama essa
tela de planejamento do
cronograma de Gráfico de
Gantt
Nela você poderá visualizar
os feriados se a Escala de
Tempo estiver em dias
 Novos Calendários
Você pode, sempre que necessário,
criar novos calendários.
Os calendários podem ser usados
para:
1. Projeto para as situações de datas
e horários mais comuns
2. Tarefas com datas e horários
específicos e diferentes do padrão
3. Recursos com datas e horários
específicos e diferentes do padrão
 Novos Calendários
Ao criar um novo calendário você deve optar
por
1. Criar novo calendário base: para criar um
calendário informações de dias não
trabalhados (feriados ou recessos) e sem
alterações de horários
2. Criar uma cópia do calendário [ ]: onde você
pode usar um calendário existente e fazer
os ajustes necessários
E defina o nome do novo calendário
 Calendários de Recursos
Os calendários de recursos serão criados automaticamente e sempre seguirão
inicialmente as definições do calendário do projeto
Se precisar modificar um deles, selecione-o e faça suas alterações
 Calendários de Tarefas
Se alguma tarefa necessitar de datas ou horários diferentes do calendário do projeto,
você pode criar esse calendário específico e vinculá-lo à tarefa de duas formas:
1. Clique na tarefa e na guia Tarefa clique no botão Informações
2. Clique duas vezes sobre a tarefa
 Calendários de Tarefas
Será aberta a caixa de
diálogo Informações da
tarefa
Na guia Avançado, localize
o campo Calendário e
selecione aquele que
corresponde à realidade
de datas e horários de
trabalho da tarefa
 Calendários de Tarefas
Você ainda pode inserir
a coluna Calendário da
tarefa na tabela para
visualizar ou selecionar
qual calendário
específico a tarefa está
associada
A informação Nenhum
indica que a tarefa vai
seguir o calendário
padrão do projeto
Passo 01

Definir a Estrutura
Analítica do
Projeto (EAP)
 Passo 01: Definir a Estrutura Analítica do Projeto – EAP

SHOPPIING

DOCUMENTOS
FUNDING COMERCIAL ENGENHARIA IMPLANTAÇÃO
TÉC / LEGAIS

Antes de elaborarmos o cronograma precisamos da lista de atividades (serviços)

que serão realizadas
Essa lista pode ser elaborada a partir da análise das especificações, diretrizes,
documentos técnicos e gerenciais, escopo de contratos, etc
 Passo 01: Definir a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
Outra fonte de dados
comum para a
definição da EAP é a
planilha do orçamento
da estimativa de custos
do projeto
Às vezes você poderá
usar até o orçamento
de outros projetos da
empresa para ajudar a
identificar as atividades
necessárias
 Passo 01: Definir a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
Uma fonte de consulta importante para definir a EAP é
a consulta a profissionais da empresa (ou de seu
círculo de relacionamento) que podem informar
atividades operacionais administrativas ou logísticas
que devem ser consideradas no projeto
 Passo 01: Definir a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
Você deva ainda verificar se a Uma última observação
empresa possui uma metodologia,
Fatores externos podem interferir
um padrão para o gerenciamento de
na lista das atividades tais como:
projetos
● Mudanças de normas técnicas
Caso exista, estarão definidas
orientações para elaborar a EAP ● Condições impostas pelo cliente
● Fatores climáticos ou sociais
Passo 01: Definir a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
Passo 02

Detalhar a
Estrutura Analítica
do Projeto (EAP)
 Passo 02: Detalhar a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
Para detalhar ainda mais, com
informações relevante para seu
projeto, podemos inserir dados
adicionais, por exemplo, do tipo
texto ou número
Você pode incluir informações
relacionadas a locais, setores,
terceirizados, quantidades de
trabalho a ser realizado, código de
contratos ou de instruções de
trabalho
 Passo 02: Detalhar a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
Dominar a organização
das informações
permite reestruturar as
atividades de diversas
maneiras,
possibilitando a criação
de múltiplas EAPs de
forma muito prática
como pode ser visto a
seguir, em função do
exemplo ao lado
 Passo 02: Detalhar a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
Pode-se criar várias
organizações das
informações, ou seja,
pode-se ter várias
formas de visualizar o
projeto.
Então você pode definir
a melhor forma de
comunicar as
atividades para as
diferentes partes
interessadas
 Passo 02: Detalhar a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
Em muitas empresas
pode ser necessário
codificar as atividades
em função de
diferentes aspectos da
gestão: Execução do
projeto, patrimônio,
contabilidade, gestão
de terceiros
 Passo 02: Detalhar a Estrutura Analítica do Projeto – EAP
No Ms Project você
tem as seguintes
opções:
(1) Número da
Estrutura de Tópicos
(2) Nível da Estrutura
de Tópicos
(3) EDT
(4) Cód Estrutura de
Tópico 1 a 10
Passo 03

Estimar as
Durações das
Atividades
 Passo 03: Estimar as Durações dos Serviços
Lançar a duração dos serviços
no Ms Project é muito simples
Na coluna Duração você
apenas precisa digitar o prazo
de cada serviço
Porém exige uma análise sua
das condições de trabalho
As estimativas podem ser
1) Por analogia (análoga)
2) Por cálculo (paramétrica)
 Duração das Atividades
As formas para estimar durações são:
● Opinião especializada
● Estimativa análoga
● Estimativa paramétrica
● Estimativa PERT ou de três pontos
● Estimativa Bottom-up
 Opinião Especializada
É o “parecer” ou opinião fornecida por quem tem experiência com
relação a atividade que está sendo objeto de estimativa de
duração
Pode ser a opinião de uma pessoa ou de um grupo de pessoas
com formação, conhecimento, habilidade, experiência etc.
relacionado ao trabalho (ou escopo) da atividade
Exemplos de especialistas
● Junta médica
● Grupo de pesquisadores
● Profissional formado
● Técnico experiente
● Operador da máquina, etc.
 Estimativa Análoga
É o uso de dados históricos de uma atividade semelhante que já
ocorreu em outros projetos ou empreendimentos
A vantagem é que ao usar o histórico (se tiver sido registrado)
está se baseando em dados reais
A desvantagem é que o outro caso pode ser semelhante, mas
nunca será igual
Exemplo de casos de estimativa análoga
● Limpar escritório
● Entrevistar funcionários da empresa
● Definir layout da linha de produção
● Analisar amostras de água, etc
 Estimativa Paramétrica
Nesse caso vamos usar dados numéricos para estimar a duração
da atividade
Será necessário alguma lógica de cálculo matemático, mesmo
que seja simples, a partir de variáveis como

● Metro
● Metro quadrado
● Quilos
● Folhas
● Sacos ou fardos
● Peças, etc
 Método PERT ou 3 Pontos
Você já percebeu que a dificuldade da estimativa da duração é porque existem muitas
incertezas, por mais que se esforce para tornar a estimativa mais precisa
O PERT possui uma técnica de estimativa baseada em estatística que veremos mais a
frente
Esse método utiliza a distribuição Beta de probabilidade, porque ela modela o
comportamento de variáveis aleatórias limitadas a intervalos finitos
Esse é exatamente o caso da duração de uma atividade

O PERT possui uma técnica de estimativa de duração baseada

em estatística, que utiliza a distribuição Beta de probabilidade,
porque ela modela o comportamento de variáveis aleatórias
limitadas a intervalos finitos.
 Método PERT ou 3 Pontos
Para analisar a incerteza da duração de atividades individuais a partir das
características de uma curva de distribuição Beta, da seguinte forma:
São definidas três estimativas do tempo necessário para cada atividade por alguém
bem familiarizado com o escopo do trabalho. Essa pessoa, ou equipe, responsável
fará as seguintes três estimativas
Tempo Otimista Menor tempo para o trabalho se ocorrem todas as
condições favoráveis
Tempo Mais Provável Tempo em condições normal
Tempo Pessimista Tempo caso ocorram todas as condições desfavoráveis
(exceto catástrofes e casos de força maior)
 Método PERT ou 3 Pontos a + 4m + b
te =
Freqüência 6
m 30 + 4x50 + 180
te = 6
te te = 68,33

Durações do

a 30 45 60 120 180 b Deslocamento (min)

Passo 04

Sequenciar as
Atividades
 Passo 04: Sequenciar os Serviços
A sequência dos
serviços é informada
na coluna
Predecessoras
Entenda as
predecessoras como
“dependências” entre
os serviços.
Nós temos 4 tipos TI – Término-a-início TT – Término-a-término
possíveis de
II – Início-a-início IT – Início-a-término
predecessoras
 Passo 04: Sequenciar os Serviços
Ligação entre
atividades do tipo
Término-a-Início
Forma mais comum
Significa que ao
terminar a “primeira”
atividade eu quero
iniciar a “segunda”
 Passo 04: Sequenciar os Serviços
Ligação entre
atividades do tipo
Início-a-Início
Segunda forma
mais comum
Significa que ao
iniciar a “primeira”
serviço eu quero
iniciar a “segunda”
 Passo 04: Sequenciar os Serviços
Ligação entre
atividades do tipo
Término-a-Término
Terceira forma mais
comum
Significa que ao
terminar a
“primeira” atividade
eu quero terminar a
“segunda”
Passo 05

Programar os
Suprimentos
 Passo 05: Programar os Suprimentos
Ligação entre atividades do
tipo
Início-a-Término
A mais incomum
Infelizmente a maioria dos
profissionais de planejamento
e controle, inclusive com
muitos anos de carreira e até
“famosos” desconhecem a
importância dessa
predecessora
 Qual o SEU PRÓXIMO PASSO???
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Prof. Eng. Alex Amarante MSc, PMP, ToCICO