Criar um plano do Project em 5 etapas fáceis

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APLICA-SE A
Microsoft Office Project 2003
Você já criou um plano do Project antecipadamente — por exemplo, para obter a
aprovação do projeto — e descobriu que era impossível executá-lo quando começou
a controlar o andamento? Com o começo certo, você pode garantir que o plano criado no
início seja uma ferramenta de gerenciamento eficiente durante todo o projeto.

Use o processo de cinco etapas descrito neste artigo para ter certeza de que você não
seguirá o caminho errado. Esse processo pressupõe que você já definiu a data de início do
projeto, já aplicou o calendário base apropriado e configurou o tipo de tarefa padrão e
outras definições na caixa de diálogo Opções (menu Ferramentas). Caso ainda não tenha
feito isso, veja os links relacionados na seção Consulte também desta página. Depois, siga
estas etapas:

1. Criar uma lista de tarefas e uma estrutura de divisão de trabalho

2. Recuar as tarefas para finalizar a estrutura de divisão de trabalho

3. Inserir durações de tarefas ou estimativas de trabalhos

4. Criar dependências entre as tarefas

5. Atribuir recursos

Você pode executar todas essas tarefas no modo de exibição padrão no Project, o Gráfico
de Gantt. A entradatabela, o padrão desse gráfico, também é perfeita para o processo. As
etapas a seguir informarão a você quando inserir colunas adicionais.

Etapa 1: Criar uma lista de tarefas e uma estrutura de divisão de

trabalho

Se não entender a importância da estrutura de divisão de trabalho, você estará cometendo

um dos maiores erros comuns aos planejadores. A estrutura de divisão de trabalho é a lista
hierárquica das fases, tarefas e fatos importantes do projeto. É o núcleo da agenda do
projeto. Essa estrutura é fundamental porque orienta o escopodo projeto. O escopo se
traduz em linha do tempo e orçamento. Se dedicar algum tempo ao mapeamento da
estrutura de divisão de trabalho, você economizará uma quantidade significativa de tempo
posteriormente ao evitar retrabalho e inícios falsos.

Para criar a estrutura de divisão de trabalho, comece listando os componentes principais

(resumo de tarefas) do seu projeto e mapeie os componentes secundários (tarefas) dentro
 de cada principal. Continue a dividir cada componente até que tenha um nível de
detalhamento suficiente para usar como a base de seu plano. O que significa nível de
detalhamento suficiente? Considere estes fatores:

 Qual nível de tarefas você deseja controlar e obter relatórios de status sobre? Os membros da
equipe terão que informar sobre o status das tarefas a você, e você terá que informar o status
sobre elas. Se dividir o trabalho em tarefas de um dia e seu projeto durar meses, você e sua
equipe perderão muito tempo inserindo e controlando o status.
 Qual nível de detalhamento proporcionará a você um alerta precoce sobre os riscos? Você
deseja dividir as tarefas de modo que possa identificar os problemas com antecedência
suficiente para tomar alguma precaução.
 Você consegue identificar efetivamente as dependências entre as tarefas? Se não for possível
iniciar o trabalho em um item até que outro tenha sido concluído, será necessário trabalhar
cada item como uma tarefa separada para que você possa indicar essa dependência.

Para inserir resumos de tarefas

Para inserir tarefas

Quando você insere nomes de novas tarefas, o Project atribui automaticamente a elas
a duração de um dia e agenda essas tarefas para começarem na data de início do projeto.

Não se esqueça de adicionar fatos importantes — marcadores de pontos de conclusão

importantes — no início de cada atividade principal para ajudar a avaliar o andamento e
para analisar o desempenho. É uma boa prática atribuir um nome às tarefas de fatos
importantes que trasmita a conclusão ou a realização de um ponto importante no ciclo de
vida do projeto.

OBSERVAÇÃO Não insira uma tarefa representando o projeto como um todo. Deixe o
Project fazer isso. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na
guia Exibir. Em Opções de estrutura de tópicos para, marque a caixa de seleção Mostrar
tarefa de resumo do projeto.

Etapa 2: Recuar as tarefas para finalizar a estrutura de divisão de

trabalho

Depois que você inserir tarefas no campo Nome da Tarefa, crie a hierarquia. Você pode
permanecer no campoNome da Tarefa e usar os botões Recuo e Recuo para a
Esquerda na barra de ferramentas Formatação para estabelecer os níveis de recuo à
direita. O segredo? O Project diferencia as fases principais do trabalho, chamadastarefas de
resumo, e as fases secundárias, chamadas subtarefas, com base no recuo. As tarefas de
resumo possuem subtarefas recuadas sob elas. As subtarefas representam o trabalho real
que será executado por um recurso e não têm subtarefas adicionais recuadas sob elas.

OBSERVAÇÃO Em geral, quando falam sobre tarefas no Project, as pessoas estão se

referindo a subtarefas, e quando falam sobre fases ou tarefas de resumo, elas estão se
referindo a tarefas de resumo.

Ao usar até nove níveis de estrutura de tópicos, você obtém a capacidade de resumir os
dados. As tarefas de resumo consolidam as informações sobre as tarefas abaixo delas. Por
exemplo, o Project calcula a duração das tarefas de resumo. A duração de uma tarefa de
resumo representa o tempo total necessário para a conclusão do trabalho para todas as
suas subtarefas. A tarefa de resumo do projeto resume todo o projeto.

Para estruturar a lista de tarefas

Veja um exemplo de uma estrutura de tópicos completa, com seus números exibidos.

Os números da estrutura de tópicos refletem a hierarquia ou a estrutura de tópicos no

plano do Project.
 OBSERVAÇÕES

 O Project tem a capacidade de exibir a estrutura de tópicos como um Diagrama de Rede, após
o estabelecimento da estrutura de dependências, conforme descrito na próxima etapa. Ou você
pode usar o Assistente de Gráfico do Visio WBS para exibir a estrutura de tópicos em um
formato de gráfico ou árvore mais tradicional. Para obter mais informações sobre diagramas de
rede e o Assistente de Gráfico do Visio WBS, veja os links relacionados na seção Consulte
também desta página.
 Você pode recolher e expandir as tarefas de resumo facilmente para ocultar ou mostrar níveis
diferentes de detalhamento. Clique em Expandir ou em Recolher ao lado de uma tarefa
de resumo para mostrar ou ocultar (respectivamente) suas subtarefas. Também é possível
mostrar facilmente vários níveis da estrutura de tópicos clicando em Mostrar na barra de
ferramentas Formatação.

Etapa 3: Inserir durações de tarefas ou estimativas de trabalhos

Você pode especificar o tempo estimado para a conclusão das tarefas inserindo o trabalho
ou a duração. O trabalho é a quantidade de esforço ou horas individuais necessárias para a
conclusão de uma tarefa. A duração é a quantidade de tempo real que decorrerá antes da
conclusão da tarefa. Assim, se uma tarefa tiver 16 horas de trabalho e uma pessoa fizer esse
trabalho, sua duração será de dois dias (pressupondo um dia de trabalho de 8 horas). Se
duas pessoas fizerem o trabalho, sua duração será de um dia. Entretanto, a quantidade de
trabalho será a mesma de qualquer modo. Se você estiver usando um método de
estimativa com base no trabalho, a atribuição de recursos orientará a duração de cada
tarefa. Esse método de agendamento é chamado agendamento orientado ao esforço. Você
pode usar qualquer método, mas deve decidir se deseja utilizar uma opção de
agendamento com base no trabalho ou na duração e depois aderir a esse método.

O processo de inserção de trabalho ou duração é objetivo. É possível inserir o trabalho ou a

duração da tarefa diretamente no campo Trabalho ou Duração em qualquer tabela ou
caixa de diálogo que exiba esses campos. É importante entender que o trabalho e a
duração são medidos em dias de trabalho. Por exemplo, por padrão, 1 dia = 8 horas, 5 dias
= 1 semana, 20 dias = 1 mês. Isso significa que se você digitar 30 dias no campo Duração,
essa especificação será calculada como 6 semanas, em vez de um mês. Portanto, faça as
conversões corretas ao inserir valores.

OBSERVAÇÃO Você pode inserir unidades de tempo diferentes em uma base de tarefa a
tarefa simplesmente digitando a unidade de tempo após o número. Por exemplo,
digite 8min para minutos, 8h para horas, 8d para dias, 8s para semanas e 8me para meses.

Se a maioria de suas estimativas de trabalho ou duração for definida em semanas ou

meses, altere a unidade de tempo padrão.

Para alterar a unidade de tempo padrão da duração ou do trabalho

 Quando você insere o trabalho ou a duração em um plano, é importante inserir essa opção
no nível da subtarefa porque as tarefas de resumo são campos calculados. O Project não
permite a inserção desses valores para uma tarefa de resumo.

Para inserir durações de tarefas

As durações das tarefas de resumo são expandidas para incluir a primeira data de início e
a última data de término de suas subtarefas.

À medida que as durações de tarefas são alteradas, o Project redesenha a barra de Gantt
da tarefa para mostrar a duração em relação à linha do tempo.

OBSERVAÇÕES

 Você pode alterar a duração de uma tarefa em vários modos de exibição, tabelas e caixas de
diálogo no Project. Caso você altere a duração em um lugar, ela será alterada em todos os
outros locais automaticamente.
 Para marcar uma tarefa como fato importante, digite 0 na coluna Duração.

Se você estiver seguindo um método de agendamento com base no trabalho, insira

estimativas de trabalho na coluna Trabalho. Observe que se você escolher esse método, as
durações só serão calculadas após a conclusão da etapa 5, a atribuição de recursos.

Para inserir trabalho

 Você pode inserir valores de duração da tarefa ou de trabalho, ou ambos.

Observe que o valor de duração de uma tarefa de resumo mostra a quantidade total de
tempo necessária para a conclusão das subtarefas, enquanto os valores de trabalho da
tarefa de resumo mostram o número total de horas que serão dedicadas ao trabalho nas
subtarefas.

Etapa 4: Criar dependências entre as tarefas

Uma das etapas mais críticas no agendamento é a criação de dependências de tarefas

ou vínculos. Essa etapa estabelece a diferença entre um plano que pode ser usado como
ferramenta de gerenciamento efetiva e um plano que só pode ser usado como ferramenta
de apresentação.

Uma dependência ocorre quando o início ou o término da tarefa depende do início ou do

término de outra. A maioria das tarefas depende de outras. Após a definição das
dependências, você pode identificar facilmente ocaminho crítico e entender os fatores
principais da data de término do projeto. Também é possível alterar facilmente uma tarefa
e observar de imediato o efeito de onda que isso terá sobre o restante do plano. É nesse
ponto que o Project mostra sua capacidade como ferramenta para o gerenciamento de
projetos.

O desafio enfrentado pelos planejadores é garantir que todas as tarefas estejam na cadeia
de dependência. Esta é uma boa regra prática: cada tarefa deve ter uma predecessora, a
menos que seja orientada pela data de início do projeto. Cada tarefa deverá ter
uma sucessora, a menos que seja a última tarefa ou o fato importante no projeto.

Ao vincular tarefas, você pode especificar tipos diferentes de dependências. A dependência

mais comum é Término-a-Início (TI), que significa que a predecessora deve terminar antes
do início da sucessora.

Há várias maneiras de definir dependências no Project:

Para inserir identificações de tarefas predecessoras no Formulário de Tarefas

 Para usar o botão Vincular Tarefas

Para inserir identificações de tarefas na coluna Predecessoras

À medida que você define dependências, o Project ajusta a agenda, mesmo que os recursos
ainda não tenham sido atribuídos.

OBSERVAÇÃO Se for necessário sobrepor duas tarefas, ou se elas foram dependentes, mas
for necessário estabelecer um intervalo entre elas, use o campo Latência. Para obter mais
informações sobre tempo de avanço e tempo de latência, veja os links relacionados na
seção Consulte também desta página.

Uma forma de criar links de tarefas é inserir identificações de tarefas predecessoras no

Formulário de Tarefas.

Outra forma é selecionar duas tarefas e clicar no botão Vincular Tarefas.

Uma outra maneira de vincular tarefas é inserir a identificação das tarefas no

campo Predecessoras.

Em seguida, talvez você queira exibir o caminho crítico, que define o caminho no qual não
pode ocorrer nenhum adiamento sem que isso afete a data de término do projeto.

Para exibir o caminho crítico

Se você quiser realçar ainda mais o caminho crítico, personalize o modo de exibição.

Para formatar nomes de tarefas e barras de Gantt de tarefas no caminho crítico

 Esse modo de exibição está formatado para mostrar as tarefas no caminho crítico com
nomes de tarefas vermelhos e barras de Gantt.

Etapa 5: Atribuir recursos

As especificações de como e quais recursos você deseja atribuir dependem de suas

necessidades de agendamento e controle. Há três métodos possíveis:

 Use o Project para mostrar a responsabilidade pelas tarefas. Esse método requer o mínimo
de esforço para sua inserção e manutenção. entretanto, não oferece um panorama real do
status do trabalho no decorrer do projeto.
 Use o Project para antecipar os requisitos de recursos. Esse método requer mais esforço
para a inserção e manutenção de atribuições, e também exige a designação do trabalho e dos
valores de unidade corretos antecipadamente no processo de planejamento. Ele fornece
informações mais precisas com antecedência, mas não oferece informações do status do
trabalho durante o projeto.
 Use o Project para antecipar os requisitos de recursos e controlar o que esses recursos
realmente fazem nas tarefas. Esse método requer o maior esforço porque é necessário inserir
atualizações nas tarefas, mas também permite visualizar o andamento do trabalho nas tarefas
no decorrer do projeto.

Verifique se você identifica o método de que precisa com antecedência no ciclo de

planejamento para evitar o retrabalho significativo de seu plano. Também é importante
determinar os tipos de recursos que devem ser atribuídos. Por exemplo, você pode atribuir
recursos nomeados, como Judy Lew, ou recursos genéricos, como Programadores. Se
estiver no início do estágio de planejamento do projeto, talvez você queira usar recursos
genéricos. Conseqüentemente, você desejará atribuir recursos reais. Também é possível
atribuir recursos materiais, como computadores, software ou outros tipos de custos
materiais (unitários).

Após a identificação dos tipos de recursos necessários, você poderá adicioná-los à sua
agenda do projeto.

Para adicionar recursos ao projeto utilizando a Planilha de Recursos

Após a adição dos recursos ao projeto, você poder começar a atribuir recursos às tarefas.

Para atribuir recursos utilizando o campo Nome do Recurso

Para atribuir recursos utilizando o Formulário de Tarefas

 Para usar os recursos utilizando a caixa de diálogo Atribuir Recursos

Um método para atribuir recursos às tarefas é a seleção de nomes de recursos no

campo Nome do Recurso ou no Formulário de Tarefas.

Outra maneira de atribuir recursos é exibir a caixa de diálogo Atribuir Recursos.

OBSERVAÇÕES

 Você pode selecionar vários recursos e tarefas ao mesmo tempo mantendo pressionada a tecla
CTRL enquanto clica neles. Isso permite a criação de várias atribuições de uma vez. Você pode
atribuir vários recursos a várias tarefas, vários recursos a uma tarefa ou um recurso a várias
tarefas.
 Atribua recursos às subtarefas, não às tarefas de resumo. Isso ajudará a criar e manter um plano
mais eficiente e gerenciável.
 Se a sua tarefa for do tipo Unidades Fixas e você estiver usando o agendamento orientado ao
esforço, a duração da tarefa diminuirá à medida que mais recursos forem atribuídos. Se você
alterar o tipo de tarefa para Duração Fixa, a duração permanecerá fixa, e o trabalho ou as
unidades serão modificados.

Próxima etapa

É isso aí! Agora, você está pronto para apresentar seu plano e usá-lo para controlar e
gerenciar seu projeto.