[CURSO] Como criar um projeto do zero no Project 2016 + Ebook

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Importante! A primeira coisa que deve ser feito ao abrir o Project é ajustar o
calendário do nosso projeto e definir uma data de início do projeto.
Depois que isso é feito que é aconselhado que sejam listadas as tarefas do
projeto.
• Ajustar as informações do calendário do projeto:
Guia “Projeto” > Grupo “Propriedades” > Opção “Alterar Período de Trabalho”
 Aqui vamos informar ao Project diversas datas que vão interferir no
andamento do projeto, como feriados e recessos. Além disso, é possível fazer o
ajuste do horário de trabalho padrão.
Desse modo, na Guia “Exceções”, insira os feriados, folgas e recessos.
Exemplo:
Independência – 07/09 – 07/09
Finados – 02/11 – 02/11
República – 15/11 – 15/11
Fim de ano – 24/12 – 31/12
Obs: No calendário padrão do Project, os sábados e domingos não estão
considerados como dias úteis de trabalho.
Na Guia “Semana de Trabalho” > opção “Detalhes” > em “Selecionar Dados”
> selecione desde Segunda-feira até Sexta-feira > selecione a opção “Definir
dia(s) para os períodos de trabalho específicos” > no quadro abaixo coloque de
08:00 até 12:00 e 13:00 até 17:00.
Importante! Sempre que existir essa troca do horário de início e término padrão
da semana de trabalho, é necessário, em “Ajustar as informações do calendário
do projeto”, clicar em “Opções” > e fazer as alterações que são necessárias em
Horário de início padrão e horário de término padrão. Caso a alteração implique,
também, na mudança de “Hora por dia”, como o padrão do Project é 8 horas, é
necessário alterar esse valor também. O Project não altera esse valor
automaticamente.
• Ajustar a data de início do projeto
Guia “Projeto” > opção “Informações do Projeto”
Selecione a data de início do projeto e clique em ok.

Depois de ter feito as configurações iniciais citadas podemos, agora, listar

as tarefas do projeto.
Antes, no entanto, é recomendável conferir, no canto esquerdo inferior se
“Novas Tarefas: Agendadas Automaticamente”. Desse modo, podemos
extrair o máximo de vantagens do MS Project. Para fazer a alteração, na Guia
“Tarefa” > no grupo “Tarefa” > no botão “Modo” > selecione “Agendamento
Automático”.
 • Listar as tarefas do Projeto
Na planilha que fizemos o download, copie e cole, somente, as tarefas, do
Excel para o MS Project na respectiva coluna. Note que isto não será realizado
com sucesso lançando mão do ctrl + c e ctrl + v. É necessário copiar as tarefas
na planilha e clicar no botão “Colar”, na guia “Tarefa”.
• Organizar o Plano de Projeto/Cronograma
Note que há, na planilha, a duração de cada tarefa também. No entanto,
antes de inserir essa duração em cada tarefa, é necessário organizar o
cronograma do projeto, ou seja, definir nosso Plano de Projeto.
EAP: Estrutura Analítica de Projeto / EDT: Estrutura de Trabalho
Insira uma coluna ao lado esquerdo da coluna “Nome da Tarefa” que seja
condizente, portanto, ao EDT.
Agora, organize as tarefas dentro de cada Tarefa Resumo, selecionando-
as e na Guia “Tarefa” > dentro do Grupo “Cronograma” > clique no botão
“Recuar Tarefa”. Desse modo, percebe-se que a Tarefa Resumo serve para
estruturar e organizar melhor o projeto, hierarquizando as tarefas.
• Duração das Tarefas
Na planilha com as durações de cada tarefa, note que não há duração para
as Tarefas Resumo, afinal, o objetivo é que o próprio Project forneça essa
duração.
Insira as durações de cada tarefa de forma abreviada, por exemplo: 5d.
Outro conceito importante é o de Marco de Projeto. Marco de projeto são
aquelas tarefas com a duração de 0 dias e que representam algum fato relevante
dentro do planejamento do nosso projeto. Fornecendo a informação de 0d, o
Project já entende que é um marco de projeto.
• Criar vínculo entre as tarefas
Note que, ao abrir um pouco mais a área de tarefas, a próxima coluna é de
“Predecessoras”. Isso quer dizer que o Project entende que é possível que
cada tarefa tenha outra tarefa como um vínculo que seja necessário terminar,
por exemplo, para iniciar. Atente-se para a explicação abaixo.
 Para inserir esse tipo de vínculo de Precedência, note que cada tarefa
possui um número de linha (não confunda com o número da Estrutura de
Trabalho). Portanto, para inserir a precedência de uma tarefa em relação à outra,
basta inserir o número da linha que está a tarefa desejada.
Importante! A configuração padrão do Project é a de que toda relação seja de
Término-Início (TI).
Para alterar essa configuração há duas formas:
1. Na coluna “Predecessoras” insira o número da linha mais o código da
relação. Exemplo 2II (é uma relação Início-Início com a tarefa que está
detalhada na linha 2).
2. Selecione a tarefa > Guia “Exibir” > marque a caixa de opções
“Detalhes”. Dentro deste campo clique com o botão direito e selecione
“Sucessoras e predecessoras”. Note que há um campo em “Nome da
predecessora” e logo à direita, um campo de “Tipo”, em que é possível
selecionar a tarefa predecessora e o seu tipo.
É possível copiar e colar os dados que estão na planilha ou inserir cada
um.
• Latência
Latência é o intervalo de duração que é necessário uma folga entre tarefas.
Para acrescentar essa latência é possível fazer de duas maneiras:
1. Ao inserir a tarefa Predecessora, acrescente “+ xd”;
 2. Habilite o campo “Detalhes”, através da Guia “Exibir” > com o botão
direito habilite “Predecessoras e Sucessoras” e na coluna “Latência”,
insira a respectiva duração.
Importante! A Latência também pode ser um número negativo.
• Tarefa Resumo do Projeto
Clique sobre a área de tarefas e irá aparecer a guia dinâmica “Formato” >
habilite a caixa de opções “Tarefa Resumo do Projeto”. Observe que será
criado um projeto que resume toda a duração do projeto, inclusive a data de
início e de término.
• Cadastrar os recursos necessários para executar as tarefas
Para visualizar a Planilha de Recursos é possível acessá-la de duas
maneiras. Primeiro, acessando as opções de acesso rápido no lado direito
inferior. Segundo pela Guia “Exibir” > selecione o botão “Planilha de Recursos”.
Para retornar basta, selecionar Gráfico de Gantt, também disponível via as duas
opções.
O MS Project admite três tipos de recursos: trabalho, custo e materiais.
1. Recursos de trabalho incluem pessoas e equipamentos necessários para
completar as tarefas de um plano de projeto.
2. Recursos materiais são artigos de consumo que você usa à medida que
o projeto está em andamento. Por exemplo, um projeto de construção
talvez precise controlar o aço ou o concreto à medida que é usado ao
longo do projeto.
3. Recursos de custo representam um custo financeiro associado a uma
tarefa para qual você precisa prestar constas. Os exemplos incluem
categorias de despesas como viagens, entretenimento, e assim por
diante.

Observe que há na planilha o resumo dos recursos que serão utilizados.

Sendo assim, copie da planilha e cole no Project. Por padrão do Project, ele
reconhece dos os recursos como sendo do tipo trabalho. No entanto, é
necessário alterar aqueles que são do tipo material.
Importante! Recursos do tipo trabalho é necessário inserir qual é a taxa padrão.
Ou seja, quanto será pago para esse recurso por dia, hora, semana ou mês.
Importante! Recursos do tipo trabalho também possuem o espaço para
“Unidades máximas”. Note que os dados desse campo estão em percentual
sendo, no entanto, também possível inserir dados em casas decimais. Por
exemplo, em uma obra há dois eletricistas à disposição, então, neste caso, basta
inserir o valor de 200% que o Project irá entender que são dois trabalhadores.
Agora, se deixarmos 100%, significa que temos apenas um eletricista.
Importante! Caso deseje alterar essa visão de percentual para decimal, basta ir
na Guia “Arquivo” > botão “Opções” > campo “Cronograma” > e alterar as
“Mostrar unidades de atribuição como”.
A Taxa Padrão é o custo de cada um dos recursos. No entanto, perceba
que está custo/hora e é necessário, para o caso do nosso projeto, alterar para
custo/dia. Logo, basta inserir, por exemplo, 150/d. Logo, é por aqui que o Project
irá calcular o custo do projeto, tendo em vista seu custo unitário e a duração do
projeto. De forma semelhante, insira os Custos dos materiais e suas
respectivas Unidades. Exemplo: o custo da fiação é R$50,00, no entanto, o rolo
de 50m. É necessário fornecer essa informação para o Project.
Importante! Note que, enquanto o custo para o recurso do tipo de trabalho é por
certa duração de tempo, os recursos do tipo material apresentam, somente, o
custo único.
Retorne ao Gráfico de Gantt assim que finalizar.
• Atribuir os recursos para cada tarefa
1. No Gráfico de Gantt, selecione a Guia “Recurso” > e clique na opção
“Atribuir Recursos”. Note que será aberto um quadro. Selecione a tarefa
que deseja dentro da Planilha de Tarefas e, no quadro de recursos que
foi aberto, selecione o recurso e clique na opção “Atribuir”. Atribua os
recursos de trabalho e os recursos de material também, neste último caso,
também é necessário atribuir quantas unidades será necessário.
Nos Marcos de Projeto não é necessário atribuir nenhum recurso.
2. Outra forma é abrir a Planilha de Recursos e notar que há uma coluna de
Recursos. É possível atribuir por aqui também.
3. Por último, abra o quadro de Detalhes através a Guia “Exibir” >
marcando a caixa e opções Detalhes. Ao abrir, clique com o botão direito
no quadro e selecione “Recursos e predecessoras”. É possível
adicionar por aqui também.
Importante! Note que bonequinhos vermelhos apareceram na coluna de
indicadores do projeto. Eles representam Super Alocações de Recursos. Ou
seja, é um aviso do Project que não existem recursos o suficiente para executar
a tarefa. Para resolver esse tipo de problema pode ser que seja necessário
planejar, novamente, as tarefas, de forma que não aconteçam ao mesmo tempo
ou, ainda, aumentar o número de recursos.
• Custo do projeto
Estando dentro da Planilha de Tarefas, vá até a Guia dinâmica “Formato”
> e habilite a Tarefa Resumo do Projeto, marcando a respectiva caixa de
opções. Após isso, crie uma nova coluna chamada Custo e note que o Project
já calculou o custo de cada tarefa, inclusive do valor total do projeto, ou seja, da
Tarefa Resumo do Projeto.
• Linha de base do projeto
O objetivo da Linha de Base do projeto é comparar o que foi planejado com
o que está sendo, realmente, executado. Afinal, o Project não serve, somente,
para criar o cronograma do projeto, mas também controlar e acompanhar o
andamento do cronograma criado.
1. Para salvar uma Linha de Base vá até a Guia “Projeto” > dentro
do Grupo “Cronograma” > selecione o botão “Definir uma Linha
de Base”. Salve apenas uma linha de base e deixe marcado a
opção de salvar a Linha de Base para o projeto inteiro.
Importante! O Project fornece a opção de salvar até 11 Linhas de Base.
Aparentemente nada aconteceu. No entanto, o que o Project fez foi salvar
todas as informações do projeto que foram inseridas até aqui.
2. Para exibir a Linha de Base, com a Planilha de Tarefas
selecionada, vá até a Guia dinâmica “Formato” > e selecione a
Linha de Base que foi salva. Note que o Project fornece a data de
salvamento da respectiva Linha de Base.
A Linha de Base é, então, esta barra cinza que aparece logo abaixo de
cada barra do Gráfico de Gantt. Essa barra cinza ficará sempre fixa.
3. Para analisar as estatísticas do andamento do projeto basta ir até
a Guia “Projeto” > selecione o botão “Informações do Projeto”
> selecione a opção “Estatísticas”.
 4. Para fazer o controle e atualização do cronograma vá até a Guia
“Projeto” > no Grupo “Status” > selecione o botão “Atualizar
Projeto”. Na caixa de listagem selecione uma data futura para
analisar como estará o andamento do projeto nessa data e clique
em ok. Insira uma nova coluna chamada % concluído. Note que o
Project colocou a porcentagem concluída de cada tarefa conforme
a data atualizada.
5. Para informar as datas reais e os percentuais concluídos vá até a
Guia “Exibir” > grupo “Dados” > selecione a botão “Tabelas” >
selecione a opção “Controle”. Aqui é possível entrar com das
datas reais de início. Se você tiver definido uma data na atualização
do projeto elas já estarão preenchidas. No entanto, é possível fazer
essa mudança também. Altere, por exemplo, uma data de início de
alguma tarefa e note como o projeto vai mudar em relação à Linha
de Base.
6. Da mesma forma, para informar as variações entre as datas de
início e término previstas e reais vá até a Guia “Exibir” > grupo
“Dados” > selecione a botão “Tabelas” > selecione a opção
“Variação”. Esta tabela mostrará a variação de início da tarefa
com a variação de término.
7. Para retornar, basta selecionar Tabela de Entrada.
• Linha do tempo
1. Guia “Exibir” > marque a opção “Linha do Tempo”.
A Linha do Tempo exibe, entre a data de início e de término de todo
o projeto, determinadas tarefas que queira efetuar o monitoramento,
de modo visual e gráfico. Muito útil para apresentações e relatórios.
Note que a barra verde é possível abranger todo o projeto.
Para adicionar algumas tarefas à linha do tempo, basta clicar com o
botão direito e selecionar a opção “Adicionar à Linha do Tempo”.
É possível, também, adicionar os Marcos de Projeto.
Para algumas tarefas ainda é possível, após adicioná-las à Linha do
Tempo, selecionar a tarefa na linha do tempo, na Guia dinâmica
“Formato” > selecione a opção “Exibir como texto explicativo”.
 Importante! Também é possível copiar e colar a Linha do Tempo para
apresentações e relatórios. E, ainda, é totalmente personalizável, podendo
alterar as cores das barras também.
• Relatórios
O Project também fornece uma porção de relatórios prontos. Para isso, na
Guia “Relatórios” > selecione “Painéis” > “Visão Geral do Projeto”.
Relatórios de Custos também :D.
• Impressões
Importante! O Project irá imprimir exatamente a tela que você está visualizando,
seja a Planilha de Tarefas com o Gráfico de Gantt ou de Recursos, por exemplo.
Até ocultando ou exibindo certas colunas.