Entendendo Trabalho, Duração e Unidades

01/09/2014/0 Comentários/em MS Project /por Rodrigo Zambon

A duração das tarefas está totalmente conectada com o trabalho e as unidades desta mesma tarefa. A relação
matemática, teoricamente é bem simples neste caso, mas adicionar os recursos e obter os resultados desejados
pode se tornar um desafio.

Entender a relação de como trabalham juntos duração, unidade e trabalho é a chave para uma correta associação
dos recursos às tarefas. Para entender a relação entre duração, unidade e trabalho, você precisa basicamente
compreender estas três fórmulas:

Duração é igual ao trabalho, dividido pelas unidades. Unidade é a porcentagem ou o número decimal associado a
determinada tarefa. Tempo integral é igual a 100% ou ao número 1, por exemplo. Para meio período podemos
adotar 50% ou 0,5. Se você estima 20 horas de trabalho para uma tarefa específica, e aloca um recurso que
trabalhar meio período nesta tarefa, o Microsoft Project calculará a duração desta tarefa para 5 dias, o
equivalente a 40 horas.

Duração = Trabalho / Unidades

40 horas = 20 horas / (50%) 0.5

Por outro lado, se você especifica a duração de uma tarefa para 4 dias, e um recurso disponível 50%, o trabalho
será de 2 dias, ou 16 horas.

Trabalho = Duração x Unidades

2 dias = 4 dias x (50%) 0.5

Da mesma forma, o Microsoft Project calculará as unidades se você foenecer a duração e o trabalho de uma
respectiva tarefa. Se você estabelece para uma tarefa 20 horas de trabalho e uma duração de 80 horas, ou 10 dias,
a porcentagem de unidades necessárias neste caso é 25% ou 0,25.

Unidades = Trabalho / Duração

0,25 = 20 horas / 160 horas

O Microsoft Project tem algumas regras sobre quais valores são modificados, dependendo dos valores que você
fornece:

Duração Trabalho Unidades

Trabalho que você

Cálculo do Project estabelece Unidades que você estabelece

Duração que você Se deixar em branco, o Project vai usar 100% ou o

Cálculo do Project estabelece máximo de unidades

Duração que você

estabelece Cálculo do Project Unidades que você estabelece

Duração que você Se deixar em branco, o Project vai usar 100% ou o

estabelece Cálculo do Project máximo de unidades
Duração que você Duração que você
estabelece estabelece Cálculo do Project

Duração que você Se deixar em branco, o Project vai usar 100% ou o

estabelece Cálculo do Project máximo de unidades

O software tenta primeiro modificar a duração, depois tenta modificar o trabalho e por último a duração. Por
exemplo, conforme a tabela acima, se você der ao project trabalho e unidades, ele irá calcular a duração. Da
mesma maneira, se você der a duração e as unidades, ele vai calcular o trabalho. Se você fornecer a duração e o
trabalho, ele calculará as unidades. Caso você deixe o campo Unidades em branco, o Microsoft Project usará
100% ou as unidades máximas de cada recurso.

Você pode ignorar as regra geral de cálculo do Microsoft Project, especificando no campo “Tipo de Tarefa” a
forma de cálculo que deseja utilizar. Isto pode ser feito para cada tarefa de seu cronograma. Vejamos um
exemplo abaixo:
A Tarefa A, tem um trabalho de 40 horas e o recurso Mark Whitteman alocado com 100% de sua jornada de
trabalho. O Microsoft Project calculou um total de 5 dias de duração. Lembrando que Duração = Trabalho /
Unidades. Note na figura 2 que a Tarefa A tem como regra a Duração Fixa. Vamos supor que em seu projeto está
seja uma tarefa crítica, e o gerente do projeto o solicito que esta tarefa seja terminada o mais breve possível e
disponibilizou mais um recurso para contribuir com o trabalho.

Ao alocarmos mais um recurso nesta tarefa, o Microsoft Project disponibilizará um conjunto de ações a serem
tomadas neste caso específico. Percebe que se nada for feito em relação ao aumento de recurso, a tarefa continua
com os mesmos 5 dias de duração:
A mensagem que aparece é a seguinte:
Você adicionou recursos a esta tarefa, você deseja:

• Reduzir a duração, mas manter a mesma quantidade de trabalho

• Aumentar a quantidade de trabalho, mas manter a mesma duração
Ao clicarmos na primeira opção note que a duração da tarefa passa a ser 2,5 dias, ou seja Mark Whitteman
trabalha 20 horas, e Zack Jones as outras 20 horas, simultaneamente e entregam a tarefa com 20 horas, porém o
trabalho permanece 40 horas. Neste exemplo, mesmo sendo fixa a duração da tarefa, fizemos a alteração devido
a uma decisão gerencial.
Entendendo com o Microsoft Project faz estes cálculos, você terá mais precisão na alocação dos recursos.
Lembrando que o agendamento controlado pelo empenho, só afetará seu cronograma quando você alterar os
recursos de determinada tarefa, seja adicionando ou removendo recursos. O agendamento controlado pelo
empenho é desativado por padrão.
Microsoft Project: Tipos de Recursos
15/08/2014/0 Comentários/em MS Project /por Rodrigo Zambon

Neste artigo vamos explicar os tipos de recursos que o Microsoft Project permite aos gerentes de projetos e as
equipes cadastrarem para posterior montagem do cronograma.

O Microsoft Project, foi apontado na última pesquisa PMSURVEY.ORG, por 75% das empresas como o
software utilizado no gerenciamento de projetos. A prática de desenvolvimento do cronograma foi apontada por
89% das organizações pesquisadas, sendo que o item “Prazo” é o aspecto mais considerado nas diversas
metodologias pesquisadas.

Dentre as funcionalidades mais importantes que um bom software para gerenciamento de projetos deve
possuir,79% dos que responderam ao questionário, colocaram o cronograma como principal requisito.

A primeira versão do MS Project surgiu em 1984, ainda para o DOS e desde então mais nove versões surgiram.
Hoje o MS Project é o software mais utilizado no mundo para Gerenciamento de Projetos. A última versão, 2013
(v15.0) apresenta uma melhora na confecção de relatórios e no que se refere ao compartilhamento de
informações.

Ao acessarmos a guia exibição e posteriormente a planilha de recursos, o software nos apresenta uma tabela
denominada Planilha de Recursos. Nesta planilha vamos detalhar todos os recursos necessários para completar e
as tarefas do projeto até a entrega do produto ou serviço. Nosso foco está na coluna “Tipo”.

Após definir as tarefas, você irá atribuir os recursos as tarefas. O MS Project nos apresenta três tipos de recursos:
Trabalho, Material e Custo.

Nos recursos do tipo “Trabalho” você deve incluir pessoas e equipamentos que serão utilizados durante o
projeto. Basicamente vamos informar a disponibilidade e o custo destes recursos. Certifique-se de que a
disponibilidade do recurso é para exercer atividades exclusivas do projeto. Caso você tenha um colaborador com
uma jornada de 8 horas de trabalho, mas que estará disponível apenas 2 horas por dia para o seu projeto, você
deve informar ao Project esta característica. Cada recurso pode ter seu próprio calendário.

Os recursos de trabalho podem ser identificados peno nome, pela função que desempenhará no projeto, por áreas
ou tarefas comuns, máquinas e equipamentos. Cumpre ressaltar que pessoas equipamentos no MS Project são
configurados da mesma maneira, embora a diferença esteja na alocação destes recursos em suas respectivas
tarefas.

Na categoria “Custos” estarão todos os recursos aos quais você precisa prestar contas. Envolvem exemplos
como: refeições, hospedagem, passagem aérea, e assim por diante. Os recursos desta categoria não impactam no
trabalho e no agendamento das tarefas. Também não se aplicam a estes recursos uma taxa padrão ou custo. Estes
valores serão atribuídos no momento em que você atribui-los as tarefas.

Os recursos tipo “Custo” permitem ao gerente do projeto, por exemplo identificar e agrupar os custos por
categoria. Dentro do projeto, ajuda a identificar onde o projeto gasta mais e o que deve ser remanejado. Quando
você seleciona o recurso tipo Custo, os únicos dados que você pode inserir no MS Project são as iniciais e a
forma como os custos serão cobrados na tarefa, na coluna “Acumular”.
Os recursos materiais representam itens tangíveis no projeto. São artigos de consumo que você vai utilizar ao
longo do projeto, para concretizar a entrega do produto ou serviço. Incluem nesta categoria: papel, tinta,
argamassa, cimento, por exemplo.

Quando você determina que um recurso é do tipo “Material”, a coluna Unidade do Material é habilitada, e nesta
coluna você informa ao MS Project a unidade de medida deste recurso. Por exemplo, o seu recurso material é
argamassa e a Unidade Material é KG. Na coluna taxa padrão você vai informar o custo do KG da argamassa,
neste caso aproximadamente R$ 2,25.

Uma dica interessante na atribuição dos recursos materiais as tarefas, é a inclusão de uma barra após a
quantidade, para atrelar este recurso a quantidade de trabalho desta tarefa. Por exemplo, você cadastra o recurso
gasolina, sendo que a unidade de medida é litros a uma taxa padrão de R$ 3.00. Sua tarefa compreende uma
viagem de carro de 4 horas e é sabido que a cada hora o veículo da empresa consome 12 litros de gasolina. No
formulário de tarefas você pode incluir o recurso gasolina e na coluna unidades inserir 12/h. O MS Project
entende que a cada hora, são consumidos 12 litros de gasolina. Aumentando-se a duração, automaticamente
aumenta-se o custo.

Criar recursos matérias é similar a criação de recursos do tipo “Trabalho”, a diferença é que os materiais não
dependem do tempo disponível para atuar no projeto.

Por último, não é obrigatória a configuração dos recursos, e nem a atribuição dos mesmos as tarefas para utilizar
o MS Project, porém a não inclusão destas informações poderá comprometer o seu desempenho no
gerenciamento do projeto. Não é uma tarefa simples configurar recursos e atribuir os recursos, mas uma vez
realizada esta tarefa, mais controle você e sua equipe terão sobre o projeto.
MS Project :: Como é a dinâmica dos calendários?

Segundo os arquivos de ajuda do próprio MS Project, as tarefas são agendadas com base nos
períodos de trabalho do calendário do projeto. É possível, porém, personalizar os períodos de
trabalho do calendário do projeto em um calendário de tarefas, se houver tarefas a serem
concluídas em períodos diferentes, principalmente as tarefas independentes de recursos. O
calendário de tarefas é particularmente útil para equipamentos operados para concluir
tarefas durante a noite ou nos fins de semana, períodos considerados de folga no calendário
do projeto.
O Project calcula quando um recurso e uma tarefa estão agendados para o trabalho, usando
os calendários na seguinte ordem: calendário do projeto, calendário de recursos e calendário
de tarefas. Se uma tarefa não tiver recursos nem calendário, será agendada de acordo com o
calendário do projeto. Se uma tarefa tiver recursos mas não tiver calendário de tarefas, será
agendada de acordo com os calendários dos recursos. Defina o calendário de tarefas de
maneira a ignorar os calendários de recursos, caso precise agendar uma tarefa durante um
período de folga para um recurso. No campo Nome da Tarefa, clique na tarefa cujo
calendário de tarefas substituirá os calendários de recursos atribuídos. Clique
em Informações sobre a Tarefa e, em seguida, clique na guia Avançado. Marque a caixa
de seleção O agendamento ignora calendários do recurso para que o calendário de
tarefas substitua todos os calendários de recursos aplicáveis.

MS Project :: O que é tarefa Controlada pelo Empenho?

Significa que a duração da tarefa será recalculada sempre que recursos forem adicionados ou
removidos dela, isto é, a duração da tarefa é controlada pelo empenho dos recursos alocados
a ela. Portanto, se este campo estiver desmarcado para uma tarefa A, não importa quantos
recursos sejam atribuídos a ela em qualquer momento da existência do projeto, sua duração
não será recalculada.

Observe o seguinte:

1) Quando a tarefa é do tipo Trabalho Fixo, o campo Controlada pelo Empenho fica
marcado e indisponível porque o MS Project precisa respeitar a equação Trabalho =
Duração x Recursos. Neste caso, se o trabalho é fixo e alguém altera as unidades de
recurso, a única variável na qual o Project pode mexer é justamente a Duração, por isso a
tarefa deve ser controlada pelo empenho.

2) Para fazer uma configuração padrão deste campo para as novas tarefas, basta ir no
menuFerramentas, Opções, guia Cronograma, opção "As novas tarefas são
controladas pelo empenho". Isto na versão 2003 do MS Project.