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Voc e sua equipe esto usando o Microsoft Project Standard a algum tempo, a equipe tem um nvel de conhecimento razovel da ferramenta, a organizao j tem seu prprio mtodo de trabalho com a ferramenta. Qual o prximo passo? Quando vale a pena considerar a adoo de uma ferramenta corporativa, como o Microsoft Project Server? Mesmo o Project Standard tem uma srie de recursos que auxiliam o uso colaborativo da ferramenta. Funcionalidades como pools de recursos, projetos mestres e o compartilhamento de objetos atravs do arquivo global fazem com que o Project funcione bem em ambientes de rede, mesmo na verso Standard. Antes de pensar em trocar de verso, certifique-se que todos esses recursos j foram pelo menos explorados na sua organizao. As limitaes que voc e sua equipe enfrentaro provavelmente se enquadram na seguinte lista:
Voc precisa que os membros das equipes dos seus projetos apontem horas, e no vivel ou seguro permitir que todos acessem diretamente o cronograma. Voc j criou mecanismos manuais de apontamento, como um planilha de horas padronizada que o PMO transfere para o cronograma, mas a falta de segurana e transparncia fazem com que os gerentes de projeto no confiem muito nos cronogramas. Alm disso, a equipe do PMO comea a ficar sobrecarreagada pela quantidade de dados que precisam ser copiados das planilhas de horas para os cronogramas.
Voc tem um nmero muito grande de projetos com recursos compartilhados, o que faz com que cada vez que voc tem que nivelar recursos seja necessrio abrir muitos projetos. O clculo do nivelamento comea a travar por falta de recursos da sua mquina.
Voc acredita que sua organizao se beneficiaria dos recursos de colaborao oferecidos pelo Project Server, como por exemplo a criao de um site para cada projeto onde possvel compartilhar documentos e acompanhar discusses relacionadas ao projeto.
Voc tem muitos gerentes de projeto trabalhando em projetos com recursos compartilhados, e comea a ter problemas com arquivos de rede (pools de recursos ou projetos mestre) travados para escrita quando tenta salvar os seus cronogramas.
Voc precisa de um mecanismo para comunicar sua equipe as tarefas nas quais esto envolvidas, sem necessariamente dar acesso a todo o cronograma de um projeto. Ou ento, precisa que gerentes de projeto tenham acesso irrestrito aos seus projetos, mas no a todos os cronogramas da empresa. Isto , voc est comeando a precisar ter controles de segurana mais granulares do que possvel no Project Standard.
Claro que existem outros fatores alm desses, mas bastante provvel que ao menos um deles faa parte da sua lista de justificativas para a migrao para uma soluo corporativa. Faa as contas da migrao, e veja se o retorno esperado compensa o investimento. E no esquea de considerar na sua estimativa de custos para o projeto de migrao o valor dos servios associados uma implantao. relativamente comum as empresas se preocuparem excessivamente (quando no somente) com os custos de licenciamento, e no do a devida ateno a um acompanhamento da implantao por profissionais qualificados. Isso acaba resultando em ferramentas implantadas pela metade, que no resolvem os problemas originais, e acabam caindo em desuso.
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Aug 11 / 5:50pm
Quando finalizamos o planejamento de um projeto temos um retrato do que esperado em relao a datas, recursos, esforo e custo para a realizao das atividades que esto descritas no cronograma. Porm, ao longo do tempo, a medida em que vamos atualizando o cronograma com o que estamos realizando, este plano inicial acaba se perdendo no cronograma j que as datas so recalculadas para refletir a nova realidade e datas esperadas de execuo das atividades do projeto. Porm, precisamos de uma referncia para compararmos se o que foi planejado est efetivamente acontecendo. Dentro deste contexto surge o conceito de linha de base (ou baseline para os que esto mais acostumados com o termo em ingls). A linha de base nada mais do que a foto inicial do planejamento armazenada para que durante a execuo do projeto seja possvel efetuar um comparativo do quanto aquilo que foi planejado est efetivamente sendo cumprido. O MS-Project trata as linhas de base de uma maneira muito fcil de entendimento e bastante til. Para utilizarmos as linhas de base os seguintes passos so necessrios:
Nesta tela, selecionar Definir Linha de Base e escolher a opo Linha de Base. Para este caso vou selecionar Projeto Inteiro pois quero adicionar a linha de base para todas as atividades do meu projeto. Como uma opo eu poderia setar a linha de base apenas para algumas atividades que acabei de incluir, deixando as demais linhas de base intocadas. Neste caso preciso selecionar a opo Tarefas Selecionadas. O resultado da seleo foi o meu cronograma com a Linha de base atualizada, conforme abaixo:
O MS-Project permite que sejam armazenadas at 10 Linhas de Base adicionais a Linha de Base Padro. Para salvar uma nova Linha de Base basta seguir o mesmo procedimento acima e ao invs e selecionar Linha de Base basta selecionar uma das outras 10 linhas de base:
A minha sugesto, no entanto de que a Linha de Base permanea sempre com a Linha de Base do ltimo planejamento. Para que isto seja possvel necessrio copiar a linha de base atual para uma nova linha de base e salvar o novo planejamento como Linha de Base novamente. Para copiar a linha de base atual para uma nova linha de base basta utilizar a opo abaixo:
Esta opo ir transferir todos os dados que esto salvos na Linha de Base para a Linha de Base 1. Neste caso, ao salvar a nova linha de base na sequencia, ficam salvas as duas linhas de base: a original (salva como Linha de Base 1) e a nova (salva como Linha de Base). Caso seja necessrio um novo
planejamento, basta copiar a Linha de Base para a Linha de Base 2 e assim ficaremos com 3 linhas de base e assim por diante. Um forte abrao e bons projetos!
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Jul 7 / 4:54pm
Dica #10 MS-Project 2010 - Principais atalhos de teclado: indo alm do CTRL-C e CTRL-V
by Ricardo Francisco Prochnow
Eu particularmente gosto muito de usar atalhos de teclado e quem tem o hbito de utiliz-los para ativar funes, seja do Microsoft Project ou de qualquer outro programa, sem dvida consegue economizar muitos cliques que seriam feitos com o mouse. No se preocupe em memorizar a lista com as combinaes abaixo: ao identificar uma combinao que seja bastante til para a sua forma de trabalho, ela vai acabar se incorporando na sua rotina de forma natural. Abaixo, a lista com os principais atalhos de teclado disponveis no Microsoft Project 2010.
Adicionar caixas de diagrama de rede seleo. Pressione: SHIFT+Teclas de direo Mover uma caixa de diagrama de rede. (Observao O posicionamento manual deve ser definido primeiro. Selecione a caixa que deseja mover. Na guia Formatar, clique em Layout no grupo Formatar. Clique em Permitir posicionamento manual da caixa.) Pressione: CTRL+Teclas de direo Mover para a caixa de diagrama de rede superior no modo de exibio ou no projeto. Pressione: CTRL+HOME ou SHIFT+CTRL+HOME Mover para a caixa de diagrama de rede inferior no projeto. Pressione: CTRL+END ou SHIFT+CTRL+END Mover para a caixa de diagrama de rede esquerda no projeto. Pressione: HOME ou SHIFT+HOME Mover para a caixa de diagrama de rede direita no projeto. Pressione: END ou SHIFT+END Mover para cima uma altura de janela. Pressione: PAGE UP ou SHIFT+PAGE UP Mover para baixo uma altura de janela. Pressione: PAGE DOWN ou SHIFT+PAGE DOWN Mover para a esquerda uma largura de janela. Pressione: CTRL+PAGE UP ou SHIFT+CTRL+PAGE UP Mover para a direita uma largura de janela. Pressione: CTRL+PAGE DOWN ou SHIFT+CTRL+PAGE DOWN Selecionar o prximo campo na caixa de diagrama de rede. Pressione: ENTER ou TAB Selecionar o campo anterior na caixa de diagrama de rede. Pressione: SHIFT+ENTER
Ativar o menu Controle. Pressione: ALT+BARRA DE ESPAOS Ativar a barra de entrada para editar o texto em um campo. Pressione: F2 Ativar a barra de menus. Pressione: F10 ou ALT Ativar o menu de controle do projeto. Pressione: ALT+HFEN Ativar a barra de diviso. Pressione: SHIFT+F6 Fechar a janela do programa. Pressione: ALT+F4 Exibir todos os recursos ou tarefas filtrados. Pressione: F3 Exibir a caixa de dilogo Configuraes de Campo. Pressione: ALT+F3 Abrir uma nova janela. Pressione: SHIFT+F11 Reduzir uma seleo a um nico campo. Pressione: SHIFT+BACKSPACE Redefinir a ordem de classificao para ordem de identificao e desativar o agrupamento. Pressione: SHIFT+F3 Selecionar um objeto de desenho. Pressione: F6 Exibir informaes sobre tarefas. Pressione: SHIFT+F2 Exibir informaes sobre recursos. Pressione: SHIFT+F2 Exibir informaes sobre atribuies. Pressione: SHIFT+F2
Ativar ou desativar o modo Adicionar Seleo. Pressione: SHIFT+F8 Ativar ou desativar o recurso AutoClculo. Pressione: CTRL+F9 Ativar ou desativar o modo Estender Seleo. Pressione: F8 Mover para a esquerda, para a direita, para cima ou para baixo a fim de exibir pginas diferentes na janela Visualizao de Impresso. Pressione: ALT+Teclas de direo
Descrever um projeto
Ocultar subtarefas. Pressione: ALT+SHIFT+HFEN ou ALT+SHIFT+SINAL DE SUBTRAO (sinal de subtrao no teclado numrico) Recuar a tarefa selecionada. Pressione: ALT+SHIFT+SETA PARA A DIREITA Mostrar subtarefas. Pressione: ALT+SHIFT+ = ou ALT+SHIFT+SINAL DE ADIO (sinal de adio no teclado numrico) Mostrar todas as tarefas. Pressione: ALT+SHIFT+* (asterisco no teclado numrico) Aplicar recuo deslocado tarefa selecionada. Pressione: ALT+SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA
Reduzir a seleo a um campo. Pressione: SHIFT+BACKSPACE Desfazer a ltima ao. Pressione: CTRL+Z Desvincular tarefas. Pressione: CTRL+SHIFT+F2 Definir a tarefa para agendar manualmente. Pressione: CTRL+SHIFT+M Definir a tarefa para agenda automtica. Pressione: CTRL+SHIFT+A
Estender a seleo at a ltima linha. Pressione: CTRL+SHIFT+SETA PARA BAIXO Estender a seleo at o primeiro campo da primeira linha. Pressione: CTRL+SHIFT+HOME Estender a seleo at o ltimo campo da ltima linha. Pressione: CTRL+SHIFT+END Selecionar todas as linhas e colunas. Pressione: CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAOS Selecionar uma coluna. Pressione: CTRL+BARRA DE ESPAOS Selecionar uma linha. Pressione: SHIFT+BARRA DE ESPAO Mover-se em uma seleo um campo para baixo. Pressione: ENTER Mover-se em uma seleo um campo para cima. Pressione: SHIFT+ENTER Mover-se em uma seleo um campo para a direita. Pressione: TAB Mover-se em uma seleo um campo para a esquerda. Pressione: SHIFT+TAB
Excluir um caractere direita. Pressione: DELETE Excluir uma palavra direita. Pressione: CTRL+DELETE Estender a seleo at o final do texto. Pressione: SHIFT+END Estender a seleo at o incio do texto. Pressione: SHIFT+HOME Ativar ou desativar o modo Sobrescrever. Pressione: INSERT
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Jun 24 / 3:23pm
Neste post vou falar um pouco sobre os principais fatores que afetam o clculo do campo Custo no Microsoft Project. Vamos avaliar os detalhes que voc precisa configurar para calcular e otimizar o custo durante o planejamento do seu projeto. Os itens abaixo so os principais componentes que afetam a forma como o custo total calculado no Microsoft Project: dominando-os voc poder elaborar, otimizar e manter os planos de custo do projeto de uma forma eficaz.
Taxa padro e taxa extra Custo por uso Custo fixo Atribuies de recursos
O Microsoft Project tambm permite a configurao de custo em recursos genricos: voc pode atribuir os valores de taxa padro e extra aos recursos genricos permitindo assim capturar seus respectivos custos na fase de planejamento onde voc ainda no nomeou os recursos definitivos para as tarefas.
Custo Fixo
Outra forma de afetar o componente de clculo de custo de uma tarefa utilizar o campo Custo Fixo. Este campo permite atribuir custos no nvel da tarefa, nvel do resumo ou at no nvel de projeto, sem a necessidade de atribuir os recursos com seus respectivos custos individuais. Estes custos fixos so adicionados no clculo do campo Custo. O ideal adicionar a coluna Custo fixo ao lado da coluna Custo para verificar o comportamento. Para limpar um valor de custo fixo, voc precisar digitar zero no campo Custo Fixo.
Atribuies de recursos
Como visto, o fator que mais contribui para o custo do projeto a atribuio de recursos. No entanto, isso s verdade se os recursos que voc possui no seu pool de recursos estiverem com os valores de custo parametrizados. Caso contrrio, a atribuio de recursos no afeta o clculo do custo do projeto. Se seu foco for apenas o monitoramento do esforo em horas e a responsabilidade para cada tarefa, no h necessidade de atribuir os valores de custo. Como vimos no post anterior, o Microsoft Project baseia seus clculos na frmula Trabalho = Durao X Unidades, e estas variveis comportam-se de maneira diferente em funo da abordagem de planejamento que voc esteja usando: Planejamento baseado no trabalho ou Planejamento baseado na durao. Isto influencia a alocao dos recursos nas tarefas, com reflexo direto nos clculos de custos associados.
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Jun 16 / 10:36am
No Microsoft Project, voc pode usar diferentes abordagens ao criar seus cronogramas. Vou falar um pouco sobre um dos conceitos que mais gera dvidas aos iniciantes do Microsoft Project. O comportamento da ferramenta depende do tipo de tarefa padro que voc selecionou para o seu projeto e recomendado que voc faa esta configurao na fase inicial de construo do cronograma, antes de incluir informaes de tarefas. Voc pode construir seu cronograma baseado na durao ou trabalho. A abordagem que voc vai escolher depende das necessidades do seu plano, dos recursos e de como voc quer que a ferramenta se comporte.
Durao fixa e Datas fixas importante entender que durao fixa no a mesma coisa que datas fixas. So funes diferentes no Microsoft Project. Durao fixa significa que a durao no vai se alterar, independente da quantidade de recursos alocados; mas as datas de incio e fim esto livres para se moverem baseadas nos outros fatores, como data de incio do projeto, dependncias entre tarefas, calendrios, etc. Para datas fixas
diferente: so chamadas no Microsoft Project de restries das tarefas . Voc pode fixar a data de incio ou fim de uma tarefa com restries do tipo "Deve iniciar em" ou "Deve terminar em": assim, estas datas permanecero inalteradas independente de qualquer outro fator de clculo. Por exemplo, se voc est planejando uma reunio externa com a sua equipe e reservou um local numa data especfica, digamos hoje, 15/06/2011. Esta data "fixa" e no pode alterar em funo de qualquer outro fator do seu cronograma no Microsoft Project. Por outro lado, voc pode ter "durao fixa" para uma tarefa do tipo "Impresso das apostilas", que no vai ter datas fixas: se a estimativa de durao para a impresso 3 dias e comea na 2a. feira, ela ir encerrar na 4a. feira; se a data de incio for alterada para 3a. feira, a tarefa encerra na 5a. feira No exemplo citado, do evento, num cronograma baseado na durao (durao fixa), a durao de 10 dias se mantm constante independente dos recursos atribudos . Assim, se voc alocar 5 pessoas no evento a 100%, ento pelo fato de a durao permanecer igual ao perodo do evento, o trabalho ser calculado da seguinte forma:
Trabalho = 10 dias 5 pessoas (mesmo que 500%) = 50 dias ou 400 horas. Planejamento baseado na durao uma boa opo quando voc quer que a durao do cronograma permanea intacto e inalterado quando voc altera os recursos atribudos.
Voc pode fixar uma das variveis (baseado no "tipo" de tarefa que voc escolher), digitar a 2a. varivel e o MS Project calcular a 3a. Como mostrado na figura abaixo, voc pode tambm escolher uma
combinao ao selecionar tanto "Unidades Fixas" como "Durao fixa" como tipo padro para as tarefas e ento ligar ou desligar a opo "Controlada pelo empenho". Por exemplo, se voc escolher durao fixa e as novas tarefas forem "Controladas pelo empenho", o Microsoft Project tentar preservar tanto a durao quanto o trabalho quando voc alterar seu cronograma . Se voc modificar a durao de uma tarefa, ele no modificar o trabalho, mas ir alterar as unidades atribudas a tarefa.
1 pessoa a 100%, ento a durao ser de 10 dias 1 pessoa a 50%, ento a durao ser de 20 dias 2 pessoas a 100%, ento a durao ser de 5 dias
O Microsoft Project calcula as datas de incio e o fim: assim, apesar do trabalho total permanecer inalterado, as datas do cronograma flutuam conforma os recursos atribudos. Vamos verificar a forma de ajustar as caractersticas das tarefas no Microsoft Project. Veja nos exemplos abaixo, que o comportamento do wizard se altera em funo da seqncia de alterao dos atributos durao e trabalho que voc fizer na tarefa.
Neste primeiro caso, executaremos os seguintes passos: 1) Crie uma atividade Agendada Automaticamente 2) Aloque um recurso tipo trabalho 3) Informe 5 dias para a durao: perceba que o Microsoft Project preencheu automaticamente o campo trabalho com 40 horas 4) Agora modifique o campo trabalho para 20 horas: veja que ele altera a durao, e apresenta o wizard para orient-lo quanto as opes do agendamento
A tabela abaixo detalha como o Microsoft Project reage quando voc faz mudanas de agendamento em uma tarefa dependendo do tipo e configuraes da tarefa, ou ainda se estamos em modo "agendamento manual":
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May 26 / 6:17pm
Constantemente me perguntam sobre este assunto dentro da empresa. Ento, resolvi comentar um pouco sobre o mesmo visto que, quando bem utilizado, uma das belas funcionalidades que o MS-Project tem. Mas primeiro, precisamos entender o que o nivelamento de recursos. A 4 Edio do Guia PMBOK traz a seguinte definio: ... uma tcnica de anlise de rede de cronograma aplicada a um cronograma que j foi analisado pelo mtodo do caminho crtico. Pode ser usado quando recursos divididos ou crticos s esto disponveis em determinados momentos, em quantidades limitadas ou para manter o trabalho constante. necessrio quando recursos foram distribudos demais, tal como quando um recurso foi designado para duas ou mais atividades durante o mesmo perodo de tempo.... Ento, a principal ideia distribuir os trabalhos ao longo do tempo de tal forma que as pessoas e equipamentos que esto alocados no projeto possam cumprir o seu trabalho dentro do seu horrio de trabalho. Por exemplo, se o analista de sistemas Joo est alocado em 4 atividades sendo cada uma delas de 1 semana cada e todas elas poderiam iniciar hoje, mesmo que ele trabalhe 24 horas por dia durante esta uma semana ele no conseguir executar todo o trabalho. Neste caso, precisamos distribuir para que as 4 atividades sejam executadas dentro do horrio de trabalho dele ou seja, as 4 atividades acabaro por levar 4 semanas. E no MS-Project, como a gente faz isso? simples. Vamos iniciar com o cronograma abaixo, com 8 atividades sendo 4 delas para o Jos e 4 delas para a Mariana:
Mtodo 1: Padro:
Este o mtodo que foi utilizado no primeiro nivelamento feito acima. o mtodo default do MS-Project e a menos que voc troque nos seus cronogramas este que utilizado. Este mtodo utiliza as seguintes regras para definir a ordem das atividades: predecessores, dependncias, folgas, datas, prioridades e restries para determinar a ordem de execuo das atividades.
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Simples assim. Um forte abrao e bons projetos!
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Feb 2 / 12:49pm
Dicas MS-Project 2010 - Dica # 6 - Gerenciamento de Valor Agregado e sua utilizao no MS-Project 2010
by Rafael Murilo Correa
Qual o trabalho que precisa ser feito e por quem. Qual a durao e o custo para cada uma das atividades. Quando cada uma das atividades precisa ser realizada. O planejamento fundamental, pois todo o conceito baseia-se na comparao entre o que foi planejado e que est sendo realizado durante a execuo. O GVA baseia-se inteiramente em cima de trs variveis: VP (Valor Planejado) ou COTA (Custo Orado do Trabalho Agendado) o oramento autorizado para o trabalho a ser executado para uma atividade. VA (Valor Agregado) ou COTR (Custo Orado do Trabalho Realizado) o valor do trabalho realizado at o momento calculado sobre o valor planejado. A forma mais simples de calculo : VA = VP * %Completo da atividade. CR (Custo Real) ou CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) o valor gasto at o momento para realizao da atividade. Assim, utilizando estas trs variveis, o que pode ser calculado e analisado?
VRP = VA VP
IDP = VA/VP
Custo
O que avaliar ndice/Indicador utilizado Frmula
VC Variao de Custo.
VC = VA CR
IDC = VA/CR
Mas calcular tudo isso na mo d um trabalho, no mesmo?! Ento, vamos ver como a ferramenta MS-Project trata estes conceitos!
Passo 1: Incluir os recursos com o Custo Hora na Tabela de Recursos (Resource Sheet):
A Tabela de Recursos pode ser acessada atravs da seguinte opo no men:
Este passo bastante comum e acredito que a maior parte dos gerentes de projeto que utilizam o MSProject j trabalham associando recursos nas atividades. Inicialmente devemos voltar ao Grfico de Gantt e para cada uma das atividades devemos associar o recurso. Em minha opinio, a forma mais simples de associar o recurso utilizando ALT+F10. Este comando abre a tela se seleo de recursos para a atividade.
Dica #2: eu prefiro trabalhar com % Fsico Completo em virtude da maior parte dos meus projetos serem de desenvolvimento de software. Neste caso as atividad es so do tipo Trabalho Fixo e o % Completo acaba no refletindo com preciso o andamento do projeto. O que eu fao tambm copiar o contedo que o MS-Project calcula no % do Trabalho Completo para o % Fsico Completo, pois esta campo reflete corretamente o andamento dos meus projetos. Dica #3: possvel parametrizar o padro para clculo do valor agregado. Para isto necessrio ir ao menu Arquivo, escolher Opes e clicar em Avanado.
Dica #4: O MS-Project permite que o cronograma trabalhe com at 10 linhas de base salvas. Porm, para o clculo do Valor Agregado sempre utilizada a Linha de Base que est parametrizada. Para trocar a linha de base de calculo necessrio ir no menu Arquivo, escolher Opes e clicar em Avanado.
Para que seja possvel calcular o valor agregado necessrio que seja reportado o avano do projeto. O ideal que os valores sejam atualizados semanalmente. Esta atualizao ir atualizar o percentual completo do projeto e o refletir o andamento do projeto. Importante: caso voc esteja utilizando o % Fsico Completo para o clculo do Valor Agregado, voc precisar atualizar este campo tambm. Dica #5: no deve-se esquecer de atualizar a data de status do cronograma. Alm disto necessrio atualizar o cronograma para que o trabalho previsto e no realizado seja trazido para a data de status e nivelar novamente os recursos. Alis, o valor agregado e seus indicadores so calculados baseados na data de status. Se esta data estiver errada os valores calculados estaro errados tambm. Dica #6: no MS-Projeto 2010 possvel criar Tabelas customizadas e salv-las. Eu gosto de utilizar duas tabelas customizadas. Uma para Atualizao dos Dados e outra para Acompanhamento. Para entrada de dados eu utilizo a tabela abaixo:
Agora o que falta verificar as informaes geradas para tomar as decises necessrias quanto ao projeto. O MS-Project j vem com uma tabela montada para Gerenciamento de Valor Agregado. Para acessar esta tabela deve-se ir na pasta Exibio, clicar no boto Tabelas e selecionar a opo Mais Tabelas. Ser aberta uma tela onde ser possvel selecionar a tabela Valor Acumulado. Esta opo de visualizao trar os valores calculados (VP, VA, CR,...) bem como os indicadores (IDP, IDC...):
Caso voc queira mais informaes sobre Gerenciamento de Valor Agregado, o PMI disponibiliza para seus associados gratuitamente um PDF com o Practice Standard for Earned Value Management. Para quem no associado, possvel comprar a verso impressa do documento.
Um forte abrao e bons projetos!
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Jan 7 / 5:38am
Dicas MS-Project 2010 - Dica #5 - Criando e Acompanhando Buffers Gerenciais nos Cronogramas
by Rafael Murilo Correa
Sempre que planejamos um novo projeto, importante contar com alguns desvios. Os projetos esto sempre sujeitos a riscos e oportunidades, fazendo com que seja fundamental, no momento do planejamento, contarmos com um prazo extra para a execuo das atividades. Podemos tratar isto de duas formas, adicionando um percentual de ajuste em todas as estimativas (e consequentemente ao projeto como um todo) ou adicionarmos um percentual ao projeto como um todo e monitorar o consumo deste adicional. Eu particularmente prefiro trabalhar com a segunda alternativa, principalmente devido a um fenmeno que eu chamo de Sndrome do Estudante. Tal fenmeno faz com que normalmente as atividades nos projetos tendam a levar todo o prazo que lhes atribudo, pois as pessoas se planejam para entregar de acordo com o que foi estabelecido nos cronogramas. Assim, se aumentarmos cada uma das atividades bem provvel que o projeto naturalmente leve mais tempo. Por outro lado, se estabelecemos datas mais enxutas, a tendncia que estas datas sejam cumpridas, consequentemente consumindo o buffer para as atividades que realmente iriam consumi-lo. Desta forma, voltando a srie de posts com dicas do MS-Project 2010, gostaria de apresentar a criao de buffers gerenciais de prazo para os projetos.
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Em seguida utilizar o mesmo processo, porm copiando a data de incio do milestone Projeto Encerrado para data de trmino do Buffer Gerencial. Ao termino deste processo, o seu cronograma deve parecer com a figura abaixo:
J temos o buffer criado, agora temos que buscar uma forma melhor de representa-lo e de identificar o quanto do mesmo j foi consumido. O primeiro passo diferenciar no cronograma o que Buffer e o que no . Para isto iremos customizar uma coluna do tipo Flag a qual irei utilizar o nome Buffer. Nesta coluna irei passar para sim a atividade Buffer Gerencial, identificando esta atividade como uma atividade Buffer. Em seguida, iremos trocar o formato no Grfico de Gantt para as atividades do tipo Buffer. Para isso, iremos acessar a pasta Format e selecionar o boto Format e a opo Bar Styles, conforme abaixo:
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Nov 22 / 7:56am
Problemas com os cronogramas dos projetos, alocao de recursos e atraso nas entregas?
by Admin Euax
Esses problemas so comuns quando no utilizamos algo adequado para gerenciar nossos projetos. Utilizar somente planilhas pode ajudar por algum tempo, mas medida que o trabalho aumenta, fica cada vez mais difcil organizar e acompanh-lo. Uma soluo para este problema utilizar uma ferramenta como o Microsoft Office Project. Este hoje um dos softwares de cronograma mais utilizados no mundo, pois com ele possvel controlar o andamento dos projetos, atravs de funcionalidades como: grfico de gantt, caminho crtico, controle de marcos, base line entre outras. possvel tambm melhorar a comunicao com sua equipe, colegas, clientes e fornecedores, permitindo uma abordagem padronizada, sendo utilizado isoladamente ou integrado com outros produtos Microsoft. Sempre que necessrio voc estar informado do que est acontecendo, controlando o trabalho feito, as agendas e as finanas do projeto, tornando sua equipe mais organizada. Em projetos a comunicao muito importante, alm de coordenar os seus recursos, voc analisar e apresentar informaes dos projetos para os stakeholders, possibilitando enfim concluir todo o trabalho no prazo e de acordo com oramento previsto.
Filed under // Cronogramas MS Project
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Oct 14 / 2:54pm
Constantemente em nossos projetos temos que compartilhar a alocao de pessoas nas atividades com outros projetos que estamos gerenciando ou at mesmo com projetos de outros gerentes de projetos. Estes compartilhamentos normalmente geram conflitos entre os gerentes de projetos que sempre esperam que os recursos estejam disponveis de acordo com as necessidades de seus projeto. Alm disto, mesmo que no gere conflito entre pessoas, pois todos esto alocados dentro de uma mesma gerencia, precisamos entender o impacto que um atraso, uma nova atividade ou at mesmo uma troca de recurso causa em toda a cadeia de projetos. Dentro desta perspectiva, a utilizao do Pool de Recursos que est disponvel no MS-Project bastante til. Ela permite que os diversos projetos em que esto sendo alocados os recursos da minha equipe sejam agrupados e em caso de alteraes de planejamento, seja por atraso, troca de recursos, troca de prioridades ou adiantamento de atividade, todos os projetos envolvidos sejam afetados. Alm disto, a utilizao do pool permite que a consulta de disponibilidade do recurso seja bastante facilitada. Ao invs de abrir todos os cronogramas e pesquisar em cada um deles a data de liberao do recurso no projeto, possvel apenas verificar no pool de recursos a primeira data disponvel da pessoa. Outra perspectiva a atualizao de nomes de pessoas, cargo, calendrios de feriados, frias, horas trabalhadas por dia, semana e ms. Com a utilizao de um pool de recursos possvel centralizar tudo num nico local e ao alterar informaes no pool todos os projetos relacionados a estes recursos esto automaticamente atualizados e impactados. Ento vamos aos passos para a criao do Pool de Recursos:
Com o Pool de Recursos aberto deve ser selecionado o Ribbon Resource e dentro dele clicar no boto Resource Pool, conforme abaixo. Nesta opo possvel selecionar a opo Share Resources que permitir escolher de onde os recursos tero origem.
Nesta tela deve ser selecionada a opo Use Resources From: e selecionar o Pool de Recursos a ser utilizado. No caso do exemplo o nome do arquivo com o pool Pool de Recursos.mpp. Importante salientes a outra opo da tela onde quem tem preferencia em caso de conflito de datas, se o pool ou o projeto. Eu acredito que o Pool deva sempre ter preferncia. No caso de um replanejamento, se todos os projetos do pool estiverem abertos, o cculo do nivelamento ser efetuado para todos os cronogramas do pool. Esta opo somente vlida se os demais cronogramas no estiverem abertos. Neste caso sero respeitadas as datas dos cronogramas que fazem parte do pool.
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