Introdução

Antes de começar: planeje-se!

O principal objetivo do Microsoft Project é oferecer às
empresas e indivíduos uma plataforma completa que atue em
todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos, desde as
fases iniciais, passando pelas etapas de planejamento,
execução, monitoria e controle e encerramento, através da
combinação das boas práticas de gestão com a utilização das
funcionalidades e recursos disponibilizados pelo software.
Com base nesse cenário, este documento tem como finalidade
oferecer um guia rápido de referência sobre as principais
técnicas que podem ser empregadas pelos indivíduos para
otimização de seus cronogramas e projetos, através de dicas e
instruções simples e objetivas.
Antes de partir para o computador e iniciar a digitação do seu
cronograma, você deve considerar alguns pontos importantes.
Lembre-se que efetuar o planejamento de todo o projeto
previamente, considerando de maneira detalhada as atividades
que farão parte do cronograma, seus vínculos e durações, bem
como os recursos que serão encarregados de executar cada
atividade, são ações essenciais para garantir o sucesso do seu
projeto.
11 passos para a criação de projetos no
Microsoft Project

É importante salientar que este documento não visa registrar
ou discutir todas as atividades necessárias para planejar, criar
ou gerenciar um projeto, mas sim oferecer um guia rápido de
orientação para os usuários que estão iniciando o uso do
Microsoft Project para gerenciar seus projetos, sejam eles
corporativos ou pessoais.
A criação de projetos no Microsoft Project requer que alguns
passos importantes sejam tomados pelo gerente de projetos.
Alguns desses passos são obrigatórios, enquanto outros são
opcionais, dependendo das circunstâncias e das necessidades
apresentadas no projeto. Veja o exemplo abaixo:

Nas próximas páginas serão discutidos quais os 11 passos que devem ser considerados para que você possa criar o seu projeto de
maneira simples e funcional com o apoio do Microsoft Project.

Você também poderá acompanhar a versão interativa deste documento, o qual foi convertido em formato de vídeo-aula no meu canal
no YouTube. Acesse o link abaixo para assistir a vídeo-aula “Set up inicial do Microsoft Project”

https://goo.gl/uEKCBD

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Passo 1 – Definir o modo de agendamento
das tarefas

A partir da versão 2010, o Microsoft Project oferece dois tipos

de agendamento para as tarefas: Manual ou Automático.
Antes de iniciar a construção do seu cronograma, identifique
qual método será utilizado para o seu projeto. Em seguida,
você poderá padronizar o método de agendamento das tarefas
do seu projeto clicando em Arquivo  Opções 
Cronograma, e escolhendo a opção de agendamento na seção
Novas tarefas criadas. Caso você queira aprofundar o seu conhecimento a respeito do
Modo de Agendamento de Tarefas no Microsoft Project,
Para que o cronograma do projeto se ajuste na medida em que poderá visitar dois links:
as tarefas forem digitadas e vinculadas, a sugestão é utilizar
sempre o modo Agendada Automaticamente:
https://goo.gl/TOUje8

https://goo.gl/uE7rpc

Passo 2 – Definir o tipo de tarefa padrão
O Tipo de Tarefa irá determinar como as tarefas do seu
projeto irão se comportar mediante a atribuição e utilização de
diferentes recursos e diferentes unidades de alocação para
cada um deles no seu projeto. Não existe uma regra para a
definição do tipo de tarefa padrão, pois cada tarefa do projeto
poderá requerer um comportamento diferente, de acordo com
suas características. O software apresenta três opções para
configuração do tipo de tarefa:
• Unidades Fixas
• Duração Fixa
• Trabalho Fixo
Trabalho Fixo (este é o tipo de tarefa que utilizo como padrão
nos meus cronogramas): esta opção tem como objetivo permitir
que o gerente de projetos estime o montante de trabalho
(esforço) que será necessário para a conclusão de uma
determinada tarefa. Em seguida, ele poderá atribuir os recursos
e então especificar sua disponibilidade de trabalho na
atribuição, de modo que o software seja responsável por
efetuar o cálculo da duração.
Uma vez que você tenha identificado qual o Tipo de Tarefa que
deseja utilizar no seu projeto, poderá configurar o tipo padrão
no Microsoft Project, clicando em Arquivo  Opções 
Cronograma. Em seguida, escolha a opção desejada na seção
Tipo de tarefa padrão:

Abaixo um resumo sobre as opções disponíveis:

Unidades Fixas (trata-se do tipo de tarefa padrão do Microsoft

Project): por padrão, este tipo de tarefa assume como premissa
que o número de recursos atribuídos às tarefas não será
alterado e, sendo assim, a atribuição será calculada com base
nas unidades de atribuição dos recursos às tarefas.

Duração Fixa: este tipo de tarefa parte do pressuposto que a

duração da tarefa nunca será modificada, mesmo que novos
recursos sejam atribuídos a ela ou mesmo que o trabalho Se você estiver trabalhando com o Microsoft Project 2007,
(esforço) requerido para a conclusão da tarefa seja modificado. clique em Ferramentas  Opções  Cronograma. Em

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seguida, modifique o tipo de tarefa padrão conforme sua
necessidade.
https://goo.gl/jRsRtM

Ainda em dúvida sobre o tipo de tarefa? Assista o vídeo abaixo

para obter mais detalhes sobre cada um dos tipos de tarefa do
Microsoft Project:

Passo 3 – Cadastrar as datas de exceção (feriados, pontes, emendas e etc... no calendário)

No terceiro passo obrigatório você deverá determinar quais serão as datas de exceção do seu projeto, ou seja, a lista de feriados,
pontes, emendas e demais dias não úteis que deverão ser considerados no seu cronograma. Nos links abaixo você irá encontrar
explicações detalhadas de como trabalhar com calendários no Microsoft Project:

https://goo.gl/13Nrjx

https://goo.gl/1g9msq

Passo 4 – Definir a data de início e o calendário do projeto

Para definir a Data de Início e o Calendário do projeto, clique em Projeto  Informações sobre o projeto. Na caixa de diálogo
Informações sobre o projeto, defina a Data de Início e o Calendário do projeto:

Data de Início do projeto

Calendário do Projeto

Passo 5 – Exibir a tarefa de resumo do Para habilitá-la no Microsoft Project, clique na guia Formato e
selecione a opção Tarefa de Resumo do Projeto.
projeto

Antes da criação do cronograma, o gerente de projetos deve

habilitar a Tarefa de resumo do projeto. A tarefa de resumo
do projeto tem como função principal sumarizar todas as
informações das fases, subfases e tarefas que compõem o
projeto.
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 No link abaixo você poderá saber um pouco mais sobre a
Tarefa de Resumo do projeto e a sua importância:

https://goo.gl/ZjKrPT

Se você estiver utilizando o Microsoft Project 2007, clique em

Ferramentas  Opções  Exibir e marque a opção Mostrar
tarefa de resumo do projeto.

Passo 6 – Desenvolver o cronograma do projeto

Neste passo você deve digitar todas as tarefas, fases e subfases do seu projeto, considerando a duração e os vínculos existentes entre
as tarefas.

Passo 7 – Exibir o número da estrutura de tópicos (opcional)

Os números da estrutura de tópicos referem-se a hierarquia e organização estrutural das tarefas, fases e subfases do projeto. Os
números da estrutura de tópicos representam a EAP (Estrutura Analítica de Projeto), também conhecida como WBS (Work Breakdown
Structure). Para exibir o número da estrutura de tópicos no Microsoft Project, clique na guia Formato e selecione a opção Número da
Estrutura de Tópicos:

Se você estiver utilizando o Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas  Opções  Exibir e marque a opção Mostrar número da
estrutura de tópicos.

Passo 8 – Criar a equipe de trabalho (opcional)

Após criar o cronograma do seu projeto, você poderá especificar quais serão as pessoas que irão fazer parte da equipe de trabalho.
Ative o modo de exibição Planilha de Recursos e cadastre os recursos (Trabalho, Material e Custo) que serão utilizados no seu projeto.
Utilize o link abaixo para obter maiores informações sobre como cadastrar os seus recursos no Microsoft Project:

https://goo.gl/kZU5RE

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Passo 9 – Atribuir recursos às tarefas (opcional)

Ao finalizar o cadastramento dos recursos que serão utilizados no seu projeto, você poderá voltar ao Gráfico de Gantt para utilizar os
diversos métodos oferecidos pelo Project Professional para alocar os recursos às tarefas. Visite o link abaixo para obter maiores
detalhes sobre a atribuição de recursos no Microsoft Project:

https://goo.gl/2PxIq0

Passo 10 – Conferir os dados e estatísticas do projeto

Após criar o cronograma e formar a equipe de trabalho, definir a data de início, o calendário e alocar os recursos às tarefas, você pode
verificar os dados esperados para o seu projeto. Para visualizar essas informações, você pode:

Exibir a Tabela de resumo, através da trilha Exibição  Tabelas  Tabela de Resumo:

Exibir as estatísticas do projeto, através da trilha Projeto  Informações do Projeto  Estatísticas:

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Passo 11 – Salvar a Linha de Base do Projeto
No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas 
Você deve salvar a Linha de Base do projeto para armazenar as Controle  Definir Linha de Base.
informações de planejamento, de modo a poder compará-las
com as informações reais quando o projeto estiver em fase de No meu blog, eu escrevi uma série de 3 posts que detalham
execução. Essa comparação permitirá que você identifique minuciosamente a utilização da Linha de Base no Microsoft
possíveis desvios no projeto e tome ações corretivas para Project. Visite os links abaixo para acessar o material:
minimizá-los.
https://goo.gl/vuvvOh | https://goo.gl/Cbjtrk |
Para salvar a linha de base no Microsoft Project, siga a trilha https://goo.gl/3xeENg
Projeto  Definir Linha de Base  Definir Linha de Base.
Clique em OK para salvar a Linha de Base com as informações
esperadas para o seu projeto.

A Linha de Base só deve ser salva no final de fase de planejamento, quando mudanças (de
cronograma, valor hora de recursos, duração de tarefas e etc.) não são mais esperadas. O
salvamento da Linha de Base é a última ação da fase de planejamento do projeto, uma vez que
ela armazenará as informações que são esperadas para cada uma das tarefas que compõem o
cronograma. Se você ainda não finalizou a fase de planejamento, ou se mudanças/ajustes ainda
ocorrerão no projeto, então a Linha de Base ainda não deve ser salva.

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Observações e considerações

Ao seguir os passos sugeridos neste documento, você estará apto a criar um projeto com um bom nível de detalhamento, pois terá
considerado aspectos importantes que irão ajudá-lo quando a fase de planejamento se encerrar e o projeto entrar em execução.
Todavia, os passos aqui apresentados não refletem todas as opções de gestão disponíveis no Microsoft Project, as quais, quando
utilizadas, podem ser muito úteis para complementar o trabalho até aqui realizado.

Nesse sentido, listo abaixo algumas opções adicionais que você pode utilizar para entender e planejar melhor os seus projetos:

• Utilize a ferramenta de Linha do Tempo para exibir as principais fases e marcos do seu projeto (disponível a partir da versão
2010 do Microsoft Project)

https://goo.gl/PhSze2 | https://goo.gl/SrkafW

• Visualize o Caminho Crítico do seu cronograma, através do modo de exibição Gantt de Controle. Ele permitirá que você
entenda quais tarefas do projeto não possuem margem de atraso

https://goo.gl/M9rPDQ

• Utilize o recurso Caminho da Tarefa para identificar rapidamente como estão estabelecidos os vínculos entre as tarefas do
seu cronograma

https://goo.gl/aJEMT8

• Experimente utilizar o recurso Planejador de Equipe para resolver os problemas de superalocação dos seus projetos
(disponível a partir da versão 2010 do Microsoft Project)

https://goo.gl/Je5Y4D

• Define um Prazo Final (deadline) a tarefas importantes, de modo que possa ser avisado pelo Microsoft Project caso alguma
data venha a ser impactada

https://goo.gl/DhdZFm

• Crie fórmulas e indicadores personalizados para medir o desempenho do seu projeto

https://goo.gl/JsVvB7 | https://goo.gl/ZSqhd9 |
https://goo.gl/tnr0v9 | https://goo.gl/YQdGcg

• Quando seus projetos estiverem em execução, utilize o conjunto de relatórios pré-configurados gratuitos para avaliar a
performance do cronograma

Microsoft Project - versões 2013 ou 2016: https://goo.gl/AJ10va

Microsoft Project – todas as versões: https://goo.gl/WZAQsR

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Sobre o autor

Olá,

Meu nome é Raphael Santos, e sou consultor especializado em projetos de

implantação da solução Microsoft para gerenciamento de Portfólio, Programas
e Projetos (PPM) – Microsoft Project Server e Project Online.

Mantenho um blog onde procuro compartilhar informações sobre as

ferramentas com as quais trabalho, com o objetivo de disseminar sua
utilização e ajudar as pessoas a serem mais efetivas e produtivas no seu dia-a-
dia. Convido você a me visitar em: www.raphael-santos.net

Você também pode me encontrar em outras mídias sociais:

Facebook | LinkedIn | Twitter | MPUG | MVP Site | YouTube | SlideShare

Caso queira entrar em contato comigo, para informar algum problema no

arquivo ou dar alguma sugestão, meu email é: raphael@raphael-santos.net

Muito obrigado ☺

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