Ferramentas de Gerenciamento de Projetos - Microsoft Project

MS Project é um software de Gerenciamento de Projetos que atua em diferentes

etapas da gestão. Porém, as esferas em que ele é mais diretamente relacionado
são nas missões de planejamento e controle.
O programa proporciona facilidades aos líderes como: calendários detalhados,
distribuidores automáticos de tarefas e visualização de dados em múltiplos ângulos,
entre outras vantagens. É o software de maior aceitação mundial para
Gerenciamento de Projetos por sua facilidade de utilização e versatilidade de
aplicação.
O MS Project é uma ferramenta de apoio com um grande número de recursos para
gerenciar um projeto do início ao fim. A plataforma apoia desde o planejamento até
o controle do projeto, desde os casos mais simples até os mais complexos.
Por tornar os processos mais ágeis e também mais próximos de seus objetivos,
muitos profissionais utilizam o MS Project em suas rotinas. Essa ferramenta
proporciona às líderes facilidades como calendários detalhados, distribuidores
automáticos de tarefas e visualização de dados em múltiplos ângulos, entre outras
vantagens.
O MS Project é o que permite ao responsável pelo planejamento, execução ou
controle de uma série de atividades que se relacionam, trabalhar alinhado à
utilização de recursos, custos, cronograma e as principais áreas do gerenciamento
de projetos, segundo o modelo proposto pelo PMBOK (guia de grande aceitação no
mundo para boas práticas em gerenciamento de projetos).
Essa publicação aborda no seu total dez grandes temas tratados no modelo do
Project Management Institute (PMI), uma organização mundial sem fins lucrativos
que associa e engloba temas ligados às melhores práticas de gerenciamento de
projetos.
O MS Project não abrange todas elas, mas trata de algumas como: partes da gestão
da integração e da comunicação, gestão de escopo, tempo e recursos, por exemplo.

Como usar O Microsoft Project?

Para acompanhar o andamento do projeto, o Microsoft Project é essencial. Esse
gestor é altamente eficiente e atua em tempo real com as demandas da equipe,
conforme os dados são alimentados em sua plataforma.
Como o MS Project foi pensado para apoiar o gerenciamento de projetos, a
ferramenta presta suporte às estratégias durante o cumprimento das metas
necessárias para alcançar um ou mais objetivos.
Dessa forma, é possível utilizar o software tanto para metas específicas como para
criação de um novo produto, expansão de uma fábrica, automatização de
determinada atividade ou ainda no próprio planejamento estratégico da empresa.
Assim, o MS Project auxilia na identificação dos pontos fortes de uma companhia e
dos que devem ser aperfeiçoados e a encontrar as principais vulnerabilidades, que
devem ser corrigidas e superadas.

O que Esse Gestor de Projetos Pode Oferecer?

Com a utilização do MS Project é possível idealizar e programar atividades, controlar

prazos, estabelecer custos, designar recursos e qualificar o grau de importância de
um projeto como um todo.
Esta ferramenta tornou-se popular ao redor do mundo justamente por sua
versatilidade de adequação a diferentes circunstâncias.
 Para tomadas de decisões em situações emergenciais, o MS Project apoia o gestor
na busca de respostas rápidas para perguntas frequentes nestes momentos. As
dúvidas mais comuns são:
• quais tarefas preciso executar?
• Existe alguma ordem para concretizá-las?
• Como saberei os prazos de cada tarefa?
• Quem está envolvido nestes processos?
• Quais serão os gastos?
• Como devo comunicar as particularidades do projeto a quem está envolvido no
projeto?
• Qual é o caminho crítico que pode gerar atraso no prazo estipulado?
São essas respostas que o MS Project auxilia o gestor para buscar soluções de
forma assertiva e prática, por meio de gráficos e dados precisos sobre todos os
processos e etapas de um projeto.
Outras informações que o software apresenta de maneira a colaborar com o
sucesso da Gestão de Projetos são os relatórios e as trilhas de atividades.

Relatórios

Os relatórios burndown são um item muito importante e devem ser bastante

utilizados dentro do MS Project. Para quem utiliza a metodologia Scrum, eles são
fundamentais.
O Scrum é uma estrutura de Gerenciamento de Projetos aplicável a qualquer projeto
com prazos curtos, requisitos complexos. É um processo ágil mais comumente
utilizado para desenvolvimento de produtos, especialmente de softwares.
Nele, os projetos avançam por meio de uma série de interações chamadas sprints.
Cada sprint dura tipicamente de duas a quatro semanas.
Assim, estes relatórios produzidos comparam o trabalho desejado, o trabalho
concluído e o trabalho restante, em que é possível ver como está o projeto, se ele
está sob controle para ser concluído a tempo.
 Criar Trilhas de Tarefas

Além de relatórios bem estruturados, as trilhas de tarefas ajudam a guiar o passo a

passo do seu planejamento até o fim.
Todo projeto é composto de tarefas/atividades que compõem o escopo e definem o
trabalho a ser executado. Por isso é imprescindível saber como criar tarefas no MS
Project com eficácia. No Project, as tarefas são agrupadas, e cada tarefa criada em
sequência é chamada de subtarefa.

O processo de criação em si é bem simples, mas é muito importante anotar algumas

dicas:
• Sempre escolha nomes intuitivos para as tarefas, desta forma todos os envolvidos
executarão o projeto com facilidade; e
• Não misture atividades em uma mesma tarefa.
No Project, as tarefas são inseridas no gráfico de Gantt, na tabela de entrada.
Gráfico de Gantt

A visão do gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais eficazes para apresentar o
cronograma associado às tarefas de resumo e as principais etapas.
Com ele é possível sinalizar todas as tarefas concluídas, a fim de atualizar o status
do projeto, mantendo todos os envolvidos a par do que está acontecendo.
Abaixo, temos um exemplo básico do gráfico de Gantt no Excel:
Em projetos muito complexos, no gráfico de Gantt podem começar a aparecer
muitas linhas embaralhadas.
Para melhorar a visão, o Microsoft Project permite realçar o caminho das tarefas.
Assim, quando você clicar em uma tarefa, todas as tarefas anteriores aparecerão
em uma única cor, e as tarefas posteriores, de outra cor.

Sequenciar Atividades

A sequência de atividades serve exatamente para ligar duas tarefas da forma mais
lógica e precisa possível, embora algumas equipes optem por uma representação
gráfica da divisão de trabalho.
Com a utilização do recuo ou, Estrutura Analítica de Projeto que o MS Project
propõe, a decomposição do trabalho e a sequência das atividades tornam-se mais
fáceis, pois o software elabora níveis de trabalho do mais alto nível para os níveis
mais baixos.
É possível também recolher algumas seções do cronograma para que você
concentre em áreas específicas da divisão de trabalho.
Chat com Membros da Equipe

Este recurso permite a interação em tempo real entre membros da equipe do projeto.
Facilitando o acesso à visualização dos dados, as dúvidas são esclarecidas de
maneira mais rápida, o que facilita tanto a tomada de decisão quanto à correção de
possíveis erros durante os processos.
No MS Project o uso do chat está disponível a partir do Project 2013. Para acessar
o chat, basta clicar no nome da pessoa e iniciar uma sessão, podendo ser troca de
mensagens, vídeo, e-mail ou até mesmo um telefonema.