MBA EM GESTÃO DE PROJETOS: Gestão da comunicação em

projetos

São Paulo - SP
2023
 A empresa Gama S/A especialista desenvolvimentos de projetos
arquitetônicos e engenharia. Empresa referência na realização de grandes projetos.

A Gama ganhou uma concorrência um grande projeto para governo inglês

a construção de um anfiteatro para 100 mil pessoas, 4 andares e formato moderno,
para celebrar uma data muito importante para o estado. Projeto esse com data de
início e entrega onde a Gama conseguiu atender todas essas etapas.

Logo depois do início do projeto em sua fase de execução começou a

surgir algumas falhas que ocorreu em grande atraso e custo final do projeto ficaram
seriamente comprometidos. Diversas empresas terceirizadas foram contratadas na
tentativa de sanar essas falhas, porém sem sucesso.

Com isso a empresa decidiu implementar medidas de comunicações com

todas as equipes envolvidas no projeto contratando um gerente especializado em
comunicações em projetos.

Quais estratégias podem ser aplicadas para implementação de um

eficiente plano de comunicação para o projeto auditório?

Como especialista em comunicação de projetos, em primeiro lugar

buscaria entender as falhas que ocorreram desde o início até o momento atual, para
obter informações de base e elaborar a nova estratégia visando a comunicação clara
e efetiva de todos os envolvidos no projeto.

Seguindo as seguintes ordens:

1- Estudar todo o projeto;

2- Entender onde ocorreram falhas de comunicações;
3- Levantar custos e despesas de todo o projeto, para assim trabalhar com o
novo budget.
 4- Entender os prazos e necessidades das entregas – linha de vida do projeto;
5- Montar um planejamento de comunicação baseado nessas informações
atualizadas;
6- Montar um cronograma de entregas;
7- Utilizar uma ferramenta universal para centralizar as demandas do projeto,
que além de apontar as atividades de cada integrante, sinaliza prazos, ajustes
e adaptações. Para que todo cronograma seja entregue no prazo;
8- Reuniões semanais para alinhamento das atividades em andamento;
9- Gerenciar e acompanhar entregas para manter todo time na mesma página;
10- Mensuração;
11- Resultados.

Ferramentas de trabalho:

No mercado temos disponíveis algumas ferramentas de gerenciamento

de projetos bastante interessantes de manuseio fácil e intuitivo.
Uma deles que é bastante conhecido e utilizado é o TRELLO, onde as
atividades dos projetos são representados por quadros (boards), que contêm listas
com várias tarefas.

Fonte: Imagens da internet

 Uma outra também é o Monday, que permite que as organizações criem
aplicativos personalizados de fluxo de trabalho em um ambiente sem código — para
executar projetos, processos e trabalho diário.

Fonte: Imagens da internet

Ferramentas que ajudam muito a gerir, acompanhar e se comunicar com

todos os integrantes fazendo com que todos saibam o status geral do projeto.
Possibilita também a organização e comunicação por grupos.

Cronograma:

Sobre o cronograma, as fermentas citadas acima oferecem toda uma

estrutura de calendário, porém acredito que a planilha excel nesse caso é uma das
ferramentas mais adequadas para datar todas as entregas por fases.
Fonte: Particular – Rayana de Jesus

Acredito que uma tabela clara e de fácil preenchimento e visualização e

cabível para que todas as ações estejam claras para todos os integrantes. Dessa
forma podemos ter uma equipe organizada e todas as demandas sejam cumpridas
dentro dos prazos estabelecidos e que haja organização das entregas, além de fazer
a ponte para a comunicação entre todos os integrantes dos responsáveis dos
projetos.

Acredito que esse seria um bom método para seguir, em caso de alguma
falha não vejo problemas em rever o conceito e adaptá-lo conforme as
necessidades.