A Comunicação na Gestão de

Projectos

 Para que a gestão do projecto seja realmente

eficiente as pessoas devem “falar a mesma
língua” e trocar informações em concordância
umas com as outras, então ter uma boa
comunicação na gestão de projectos nem
sempre é uma tarefa simples e exige que todas
as partes envolvidas estejam comprometidas
com o mesmo objective.
  Quando a comunicação interna é bem
estruturada, integrando todos os colaboradores
é muito eficaz e traz muitos benefícios, pois
todos estão cientes e engajados seja nos
projetos, mudanças ou negócios da empresa.
Um dos principais problemas na gestão de
projetos é devido à falta de comunicação.

A gestão das comunicações tem como principais

objectivos:

 Conectar as diversas partes interessadas

apesar de seus diferentes interesses e
culturas para atender os objetivos do
projeto;
  Fornecer as ligações críticas entre
pessoas e informações necessárias para
comunicações bem-sucedidas;

 Garantir a geração, disseminação,

armazenamento, recuperação e descarte
de informações do projeto; e

 Manter as partes interessadas

“alinhadas”.

A Importância da Comunicação para o Gestor de

Projectos

 Nos dias actuais, utilizamos várias ferramentas

para nos auxiliar nas actividades laborais. Por
exemplo, a convocação para uma reunião
importante, que pode ser feita por e-mail e ainda
enviar um whatsapp, ou fazer uma ligação para
 reforçar o convite e confirmar se a pessoa
recebeu o convite e se poderá comparecer a
reunião;

 Existem várias definições sobre a comunicação

humana, mas de uma maneira bem simples
podemos dizer que é um processo onde
transmitimos e recebemos informações através
de símbolos, como a fala, sons, gestos, escritas,
dentre outros, de acordo com o contexto em que
nos encontramos;

 Mas qual a função do Gestor de Projectos no

processo de troca de informações, ou melhor,
de gestão de informações? Existe um volume
considerado de informações e de meios de
comunicações existentes, o gestor de projectos
dificilmente conseguirá gerir todas as trocas de
informações existentes em um projecto. A
 função do gestor de projectos, portanto, será
planear e monitorar o processo de
comunicação;

 Actualmente, costuma-se dizer que as pessoas

estão em constante comunicação, ao
considerarmos a evolução tecnológica, os meios
de comunicação de massa, a internet e as redes
sociais. Entretanto, é preciso ter cuidado, pois
esse grande volume de informação disponível
pode gerar problemas, e não contribuir para o
sucesso do projecto;

 Compete ao Gestor de Projectos, identificar os

métodos e os meios de comunicação mais
adequados ao projecto. Ressaltando, que em
cada etapa do projeto e para a comunicação
com cada stakeholder específico, o meio de
 comunicação adequado poderá ser diferente, ou
ser mais de um ao mesmo tempo;

 A linguagem comunicativa e suas derivações,

são de fundamental importância no
Gerenciamento de Projetos, para que os
envolvidos possam expressar suas ideias e
opiniões, difundir conceitos, trocar experiências
e se adaptar e integrar ao meio. Entretanto, em
muitos casos têm surgido vários tipos de
problemas e conflitos em projetos devido a falta
de “habilidade de comunicação” por parte do
Gerente de Projetos.

 É importante ressaltar que para uma Gestão de

Projectos eficiente, se faz necessária a
comunicação oficial, formal onde a linguagem
verbal escrita, ou seja, os documentos, e-mails,
relatórios, dentre outros predominam.
 Entretanto, para que a comunicação entre as
pessoas seja capaz de proporcionar o trabalho
em equipe e o sucesso do projeto, como em
tudo que fazemos na vida, utilizamos uma
combinação de vários factores e tipos de
linguagens;

 Em diversas situações, analisamos não apenas

a fala do outro, mas também as expressões
corporais para “descodificar” ou compreender
melhor a mensagem;

 Os Gestores de Projectos devem está sempre

atentos a todos estes detalhes a respeito dos
tipos de comunicação, tanto para identificar a
melhor forma de transmitir as informações, tanto
para conseguir compreender as mensagens
recebidas, contribuindo assim para o sucesso
do projecto;
 Em projectos que geram algum impacto à
comunidade local, é importante que o Gestor de
Projectos consiga identificar o posicionamento,
expectativas e necessidades dessa comunidade
e estabelecer a melhor forma de se comunicar;

 Em um projecto de construção de um hotel ou

um parque de diversões em uma praia, por
exemplo, pode existir certa resistência da
própria comunidade ou de ONG’s
(Organizações Não Governamentais) em defesa
do meio ambiente, entre outros. E o Gestor de
Projectos terá que identificar as alternativas em
relação ao projeto assim como a forma de
comunicação que atenda aquela comunidade e
os Stakeholders envolvidos;
 Nos exemplos acima, quaisquer Stakeholders
ignorados provavelmente serão identificados
posteriormente, e ao serem considerados,
provocarão alterações, podendo provocar
atrasos no projeto. É sabido por todos os
Gerentes de Projetos que mudanças que
ocorrem posteriormente no projeto são muito
caras e difíceis de integrar do que as que
ocorrem em fases iniciais;

 O tipo de comunicação a ser utilizado no

projecto vai depender da cultura organizacional,
da forma como a equipe é organizada, da
distribuição física das pessoas da equipe, da
complexidade do projecto, da quantidade de
pessoas envolvidas no projeto, entre outros
factores. Portanto, cada gestor deve elaborar o
plano de comunicação especifico para o seu
projeto;
 É papel do Gestor de Projectos: Identificar as
partes interessadas no projecto (clientes,
equipes, patrocinadores) e suas características,
pois é preciso analisar o contexto antes de optar
por um método de comunicação e os meios de
comunicação; planear as comunicações
identificando quais os tipos de comunicação e
os meios de comunicação a serem utilizados;
distribuir efetivamente as informações; gerir as
expectativas dos Stakeholders, fornecendo as
informações necessárias no momento
adequado; e

 Reportar o desempenho do projecto mantendo

estas pessoas sempre informadas sobre o
andamento do projecto.
Dicas que podem auxiliar um
gestor de projectos em termos de
comunicação .
1. UTILIZE UM SOFTWARE DE GESTÃO DE
PROJETOS
 Um software de gestão de projectos pode fazer
toda a diferença quando se fala em gestão e
comunicação do projecto, pois ele permite que
você centralize tudo isso em um só lugar,
possibilitando que todos os envolvidos no
projecto utilizem a mesma ferramenta, forma de
comunicação e acompanhamento do projecto;
 Como todos os projectos estarão em um único
banco de dados, fica notável a facilidade na
 gestão além do acompanhamento com os
prazos, qualidade e custos do projecto.

2. REALIZE MUDANÇAS NA COMUNICAÇÃO NA

GESTÃO DE PROJECTOS

A gestão de mudanças abre um leque de

possibilidades e melhorias na comunicação visando
melhorar os procedimentos já utilizados. É
necessário pensar fora da caixa em relação a isso,
pois, não é porque a empresa sempre fez dessa
forma que significa que essa é a maneira mais
eficiente, é preciso analisar e pensar em várias
formas de melhoria, então a gestão de mudanças é
uma óptima aposta para alinhar estrategicamente
todos os colaboradores com o objectivo do projecto.

Uma dessas mudanças pode ser, por exemplo,

adquirir um software de gestão de projetos para
gerir de maneira mais eficaz o projecto.
3. ENVOLVA OS COLABORADORES

 Para que o projecto dê certo não é necessário

apenas que os líderes estejam 100% envolvidos
com o mesmo, muito pelo contrário, todos os
colaboradores do projeto devem estar ao
máximo envolvido para que o sucesso do
projecto ocorra e para que não haja falhas de
comunicação;
 Isso também vale para os gestores, todo gestor
de projectos deve dar voz a seus colaboradores;
 Não adianta apenas o gestor falar e não deixar
que os colaboradores também expressem suas
opiniões, afinal qualquer dica pode ser crucial
para o sucesso do projecto;
 Além do que, mostrar atenção a opiniões dos
colaboradores pode aumentar a motivação dos
mesmos, pois eles vão se sentir livres para
 expressar opiniões e ideias que podem ser
essenciais.

4. FAÇA REUNIÕES DE FEEDBACK E

AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

 Esse é um dos pontos essenciais para o

sucesso da gestão do projecto;
 Nada melhor que dar um feedback para os
colaboradores para que os mesmos saibam se
estão agindo de forma correta ou não. Além de
saberem o que podem melhorar, receber
orientações de maneira adequada; e
 O objectivo principal do feedback é valorizar o
trabalho dos funcionários e pontuar de forma
educada os erros e acertos, afim de que
possam elaborar um plano de ação para
melhoria e a tomada de decisão importante,
para que juntos achem soluções para conseguir
atingir os objectivos propostos.
5. AGENDE REUNIÕES PERIODICAMENTE COM
TODAS AS EQUIPES DO PROJETO

 Além do feedback com cada colaborador, todo

projecto deve conter uma agenda de reuniões
futuras para que os gestores do projecto
possam se comunicar com todos os colaborares
em um único momento;
 Essa dica é importante para que se possa ter
um acompanhamento geral do projecto, rever
o plano de ação, verificar pontos de melhoria,
fazer correções no plano e compartilhar
opiniões de todos os envolvidos;
 Outro ponto importante dessas reuniões é uma
reciclagem ou melhor, realinhamento do objetivo
do projecto, pois em algum momento do
projecto podem ter pessoas que acabam saindo
um pouco daquele foco e indo para um rumo
não muito interessante, que pode prejudicar a
 qualidade ou até mesmo o prazo de entrega do
projecto de alguma maneira;
 Então essas reuniões são cruciais para
acompanhamento e rastreabilidade de todos os
pontos do projecto.

6. OUÇA PESSOAS EXTERNAS E NÃO APENAS

PESSOAS INTERNAS

 Muitos gestores pensam que para o sucesso do

projecto o importante é apenas a comunicação
interna, porém isso não é verdade, todo gestor
deve ouvir também seus clientes, fornecedores
ou qualquer público de interesse no projeto a
ser feito;
 Em função disso, é importante a empresa
oferecer canais de comunicação onde todos os
envolvidos externos possam compartilhar ideias
 e dicas que podem ser fundamentais para o
projeto que está sendo realizado na empresa;
 Existem muitos projectos que se iniciam por
uma demanda externa, por exemplo um projecto
para atender uma demanda especifica de um
cliente, se a comunicação não estiver sendo
feita correctamente e o alinhamento do objectivo
do projecto não estiver bem definido pode haver
uma falha no projecto e até mesmo uma
insatisfação do cliente.

7. PLANEJE A COMUNICAÇÃO

 Talvez você nunca tenha ouvido falar nesse

termo “Planear a comunicação”. Apesar de soar
estranho, para um projecto esse planeamento
pode ser muito importante para tomar decisões.
 Esse planeamento envolve os seguintes
aspectos:

 Quem são os envolvidos? (Gestores,

colaboradores, cliente e qualquer outra
entidade envolvida no projecto);
 Qual o meio de comunicação
utilizar? (Software de gestão de projectos,
reuniões de feedback e reuniões periódicas
com todos os envolvidos, troca de e-mails e
etc);
 Qual a frequência da
comunicação? (Definir periodicidades de
reuniões de feedback e reuniões gerais de
todas as equipes envolvida e até mesmo
público externo como os clientes)

 Após realizar o levantamento desses aspectos

planeje junto com todo os envolvidos, como irão
se comunicar e quais a frequência das reuniões.
8. PRATIQUE O RESPEITO E COMPREENSÃO

 Todas as opiniões em qualquer fase do projecto

devem ser ouvidas com respeito;
 Obviamente algumas vezes, apesar de opiniões
adversas, o que vai prevalecer é a decisão final
do gestor do projecto, porém é importante que
o gestor do projecto faça isso com cuidado para
que todos os colaboradores envolvidos se
sintam motivados independentemente da
posição hierárquica em que estejam;
 O motivo de ouvir e compartilhar ideias é
justamente para troca de informação e definição
de plano de acção, então é importante que
todos saibam que nem todas as opiniões serão
acatadas como algo bom para aquele projecto
especifico, daí é fundamental o respeito e
compreensão de todos.
9. SEJA CLARO E OBJETIVO

 Todos os participantes e principalmente o gestor

de projectos devem tomar cuidado com a
quantidade de informação a ser passada, para
isso é importante definir quais informações
devem ser passadas e buscar ser o mais
objectivo em todas elas.

É importante antes de passar alguma informação

pensar em:

 Qual objetivo dessa comunicação?

 Que resultado espero passando essa
informação?

 Basicamente respondendo essas duas

perguntas você consegue simplificar
a comunicação e evitar possíveis erros de
interpretação e compreensão, afinal o gestor do
projecto precisa entender que nem todas as
 pessoas envolvidas no projecto tem o mesmo
conhecimento e capacidade técnica.

CONCLUSÃO
 Como pode ver, a comunicação na gestão de
projectos apesar de parecer algo simples é bem
complexa quando se fala em termos de
transmissão correcta, e muitas vezes pode
haver distorções e dificuldades.
 Nem sempre o que passamos para outra
pessoa é entendido da mesma maneira com a
qual pensamos e isso pode distorcer muito o
foco das pessoas com a estratégia da empresa
e objectivo do projecto.
 papel do gestor do projeto é justamente evitar
ao máximo essas falhas para que toda fase do
projecto ocorra de forma mais tranquila, e que
no final se resulte no esperado em termos de
qualidade, prazo, segurança e custos;
 A gestão das comunicações de projectos é o
processo com o objectivo de gerar, colectar,
disseminar e armazenar as informações de um
determinado projecto, de forma apropriada e no
momento adequado; e
 Todas as áreas de conhecimento se tornam
determinantes e importantes para a gestão de
um projecto, porém, algumas delas como a
comunicação, muitas vezes é menosprezada e
fatalmente mostra sua importância durante o
decorrer do projecto, resultando em uma gestão
mais eficiente, inteligente, ágil e segura.