25/04/2023, 20:26 Roteiro de Estudos

Gestão da Comunicação em Projetos

Roteiro de
Estudos
Autor: Me. Fabio Luiz Iba
Revisor: Silvio Soares

O gerenciamento de projetos tem se mostrado, nas últimas décadas, uma prática bastante
eficiente para se atingir os objetivos estratégicos de uma organização. Para uma melhor gestão,
algumas ferramentas e técnicas podem ser aplicadas durante o ciclo de vida do projeto; dentre
as principais, está o gerenciamento das comunicações, que, segundo alguns estudos,
representa um dos maiores desafios de um gerente e sua equipe. Assim, o domínio das
melhores práticas do gerenciamento das comunicações pode representar a diferença entre o
sucesso e o fracasso do projeto.
Caro(a) estudante, ao ler este roteiro, você vai:
compreender os conceitos iniciais da gestão de projetos;
conhecer os processos relacionados ao gerenciamento das comunicações;
analisar as principais técnicas e ferramentas aplicadas às comunicações;
estudar a relação entre o sucesso do projeto com as melhores práticas;
compreender os tipos de estruturas de comunicação.

Introdução
Neste material, serão discutidos os principais aspectos relacionados às melhores práticas do
gerenciamento de projetos. Nossa atenção será voltada aos pontos mais relevantes e às
ferramentas mais apropriadas para o gerenciamento das comunicações em projetos.

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Em um primeiro momento, veremos os conceitos iniciais sobre a gestão de projetos,

principalmente as características do seu ciclo de vida. A partir do segundo tópico, analisaremos
o grupo de processos que compõem o gerenciamento das comunicações em projetos e suas
principais características. No terceiro tópico, serão apresentados os processos para o
planejamento das comunicações. E, por fim, estudaremos o gerenciamento desses processos e
as atividades necessárias para seu controle.

Introdução ao Gerenciamento de
Projetos
Você conseguiria identificar em quantos projetos esteve envolvido ou foi responsável
ultimamente? Bem, mesmo que você não tenha a percepção clara, certamente esteve ou está
ligado(a) de alguma forma a algum projeto, pois, de forma contrária ao que normalmente se
imagina, os projetos não são realizados apenas por grandes corporações e são também parte
do cotidiano de pequenas e médias empresas.
Antes de iniciarmos nossas análises, é importante compreendermos o conceito de projeto. Para
o PMI (2017, p. 4), um projeto pode ser compreendido como “um esforço temporário
empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”, ou seja, ao desenvolver um
projeto, busca-se criar um resultado único e exclusivo em um período de tempo previamente
estabelecido. Vargas (2018, p. 18) compreende um projeto como “um empreendimento não
repetitivo, caracterizado por uma sequência lógica de eventos, com início, meio e fim”. Em
ambas as definições, nós podemos identificar características similares, como:
resultado único : os projetos são desenvolvidos para a criação de um produto, serviço ou
resultado único, ou seja, não repetível;
temporalidade : uma das características mais importantes de um projeto é a sua
natureza temporária, em que, necessariamente, há datas de início e término bem
definidas. As atividades não temporárias são conhecidas como atividades rotineiras ou
contínuas, pois não têm datas estabelecidas para serem finalizadas. Apesar de um projeto
ser temporário, seus resultados podem ser permanentes e durarem após o término do
projeto;
agentes de mudança : os projetos são responsáveis por gerar transformações nas
organizações, levando-as de um estado atual para uma posição futura desejada.
Devido à característica finita, um projeto pode ser representado genericamente por meio de
seu ciclo de vida, que, de acordo com o PMI (2013, p. 37), “é a série de fases pelas quais um
projeto passa, do início ao término”. Essas fases, normalmente, são realizadas de forma

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sequenciais e lógicas, e cada uma dessas etapas apresenta características específicas, sendo
elas: iniciação do projeto, organização e preparação, execução do trabalho e encerramento do
trabalho (Figura 1).

Figura 1 - Ciclo de vida de projetos

Fonte: PMI (2013, p. 38).

Durante as fases do ciclo de vida do projeto, cada uma delas apresenta características
específicas, que podem ser fundamentais para uma execução eficiente.
Iniciação do projeto ou conceituação : para Keeling (2002), é nesse momento que um
projeto se inicia, em que se busca uma demanda a ser atendida por meio do projeto.
Segundo Menezes (2009), uma das principais atividades dessa fase é a avaliação da
exequibilidade do projeto.
Organização e preparação ou planejamento : nessa fase, são feitos os planejamentos
cruciais do projeto, pois, a partir desse momento, são definidas características
importantes, por exemplo, o tempo disponível para realização das atividades, a
determinação de todos os recursos (humanos, materiais e financeiros), o
desenvolvimento do escopo e a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) (MENEZES, 2009).
Execução do trabalho : a etapa de execução põe à prova tudo o que foi planejado nas
fases anteriores e, nesse momento, é possível realizar os ajustes necessários para os
problemas identificados. De acordo com Menezes (2009), na fase de execução do
trabalho, há uma intensa aplicação dos recursos (humanos, materiais e financeiros).
Encerramento do projeto ou conclusão : a quarta e última fase do projeto representa a
finalização das atividades. As entregas são feitas, e os resultados são gerados, de acordo
com os objetivos apresentados no início.

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Durante o ciclo de vida de um projeto, diversas ferramentas e técnicas podem ser utilizadas
para que se tenha maior eficiência na realização dele e maior eficácia em seus resultados. Para
melhor aplicação das práticas de projetos, o PMI (2017) apresenta dez áreas do conhecimento;
cada uma delas tem uma série de processos a serem realizados. As dez áreas são: integração,
escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes
interessadas.

LIVRO

Fundamentos da gestão de projetos: da teoria à

prática: como gerenciar projetos de sucesso
Autoras: Adriana Bastos da Costa e Fernanda da Silva Pereira
Ano: 2019
Comentário : Leia atentamente o primeiro capítulo. Nele, são
apresentados, de maneira simples, os conceitos principais sobre
a prática do gerenciamento de projetos; também, discute-se a
importância do gerenciamento de projetos para os constantes
desafios enfrentados pelas organizações modernas.

Onde encontrar?
Biblioteca Virtual da .

Gerenciamento das
Comunicações em Projetos
O gerenciamento dos processos de comunicação representa uma das atividades mais
importantes e desafiadoras para os gerentes e a equipe deles. Estima-se que
aproximadamente 90% do tempo de um gerente de projetos é gasto com atividades direta ou

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indiretamente relacionadas à comunicação e, da mesma forma como acontece com o

gerenciamento de atividades rotineiras, a comunicação é um elemento fundamental para a
gestão eficiente e eficaz das atividades temporárias. Pesquisa recente realizada pelo PMI (2014)
identificou que 64% dos gestores de projetos descrevem a comunicação como um dos maiores
desafios enfrentados por eles durante todo o ciclo de vida de um projeto.
Com o objetivo de auxiliar o processo de gerenciamento das comunicações, o PMI (2017)
apresenta algumas ferramentas e técnicas a serem aplicadas durante os processos de planejar,
gerenciar e monitorar a comunicação em projetos. De acordo com o PMI (2017, p. 358), o
gerenciamento das comunicações “inclui os processos necessários para assegurar que as
informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas,
recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas [...]”. Ainda de
acordo com o PMI (2017), os processos de gerenciamento das comunicações são:
planejar o gerenciamento das comunicações : busca-se desenvolver um plano de
comunicação que atenda às necessidades de cada parte interessada, gerando e
compartilhando informações esperadas pelos grupos de interesse;
gerenciar as comunicações : a partir desse grupo de processos, busca-se gerar e
distribuir, de forma adequada, todas as informações sobre o projeto. Muitas vezes, os
principais stakeholders têm apenas os meios de comunicação oferecidos pelo projeto para
obterem informações relevantes;
monitorar as comunicações : com o processo de monitoramento, busca-se garantir que
as informações requeridas pelas partes interessadas sejam atendidas.
A comunicação em projetos é considerada um elemento fundamental para que se obtenha
sucesso nos resultados gerados. Assim, de acordo com o PMI (2017), a comunicação bem-
sucedida pode ser desenvolvida em duas principais partes. A primeira parte está relacionada
ao desenvolvimento de uma estratégia adequada de comunicação para o projeto, em que as
partes interessadas receberão as informações necessárias; assim, a partir dessa estratégia,
deve ser desenvolvido um plano de gerenciamento das comunicações (segunda etapa). Essas
duas etapas formarão a base para que sejam realizados os monitoramentos do processo.
Um dos objetivos do plano de comunicação em projetos é evitar que existam erros ou
equívocos nas informações geradas e disseminadas. A minimização desses mal-entendidos
pode ser realizada mediante aplicação dos 5 Cs das mensagens escritas ou faladas: (1) correta;
(2) concisa; (3) clara; (4) coerente; (5) controlada.

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LIVRO

Gerenciamento das comunicações em projetos

Autores : Fernando Rocha de Aguiar et al .
Editora : Sagah
Ano : 2019
Comentário : Nas páginas 59 e 153, os autores apresentam
métodos para desenvolver estratégias e programas de
comunicação interna em instituições, assim como a maneira
adequada de aplicar os métodos.

Planejar o Gerenciamento das

Comunicações
Planejar o gerenciamento das comunicações consiste no processo de desenvolvimento de um
plano para a condução das informações do projeto e tem como objetivo principal atender às
necessidades dos principais stakeholders e grupos direta e indiretamente envolvidos no projeto.
De acordo com o PMI (2017, p. 366), o principal benefício do processo de planejar o
gerenciamento das comunicações é realizar uma “abordagem documentada para envolver as
partes interessadas com eficiência e eficácia, apresentando informações relevantes de forma
oportuna”. Um plano de comunicação eficaz é aquele que é desenvolvido no início do ciclo de
vida de um projeto, ou seja, no momento em que estão sendo feitos os levantamentos iniciais
de recursos e estratégias de execução. Esse plano deve ser revisado constantemente e
adequado à realidade do projeto, se necessário, pois, dessa maneira, informações podem ser
adaptadas às necessidades dos envolvidos e tornar o plano mais eficiente.
Por definição, os projetos são únicos e, por consequência de sua exclusividade, as ferramentas
e as técnicas para disseminação das informações variarão de projeto para projeto; no entanto
algumas dessas ações podem ser realizadas por meio de ferramentas e técnicas; dentre as

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principais, estão: análise de requisitos das comunicações; tecnologias de comunicações;

modelos de comunicações; métodos de comunicações.

Análise de Requisitos das Comunicações

Por meio da análise de requisitos das comunicações, é possível determinar quais os tipos de
informações deverão ser levantadas e como deverão ser distribuídas para as partes
interessadas do projeto. Como fontes para o levantamento dessas informações, estão:
organogramas; registro dos stakeholders ; quantidade de pessoas envolvidas no projeto e suas
respectivas localidades etc.

Tecnologias de Comunicações
Diversos métodos podem ser utilizados para realizar a comunicação em projetos, tais como:
reuniões, conversas, mídias sociais, documentos escritos etc. Para que se determine qual o
melhor meio a ser utilizado, devem-se avaliar alguns aspectos, por exemplo: urgência das
informações (variam de acordo com a fase do ciclo de vida que se encontra o projeto);
disponibilidade e confiabilidade da tecnologia (a tecnologia utilizada deve ser adequada para a
realidade do projeto); facilidade de uso da tecnologia disponível (deve ser acessível a todos);
confidencialidade das informações (serão informações confidenciais ou abertas) (PMI, 2017).

Modelos de Comunicações
O processo de comunicação pode ser representado a partir de modelos estruturados. Para o
PMI (2017), por exemplo, existem três principais modelos. O primeiro é básico ou linear, em
que estão envolvidos dois elementos apenas (emissor e receptor); o segundo, mais interativo,
adiciona elementos como o feedback ou retroalimentação; por fim, o modelo mais complexo
envolve os elementos humanos dos emissores e receptores no processo de compreensão da
mensagem.
Apesar da existência de diferentes modelos de representação do processo de comunicação, é
comumente adotado um modelo mais tradicional (Figura 2) com sete variáveis, de acordo com
Robbins e Judge (2014): (1) fonte; (2) codificação; (3) mensagem; (4) canal; (5) decodificação; (6)
receptor; (7) ruído e o feedback ou retroalimentação.

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Figura 2 - Processo de comunicação

Fonte: Robbins (2005, p. 233).

Fonte ou emissor : origem do processo de comunicação. O emissor decodifica uma

mensagem a ser enviada.
Receptor : a pessoa que recebe a mensagem.
Codificação : a mensagem precisa ser codificada para forma verbal, ou escrita, para,
assim, ser emitida.
Canal : representa a mídia por onde a mensagem será enviada. O canal é selecionado
pelo emissor da mensagem e pode seguir dois caminhos: o formal, que é determinado
pela organização e está diretamente relacionado ao trabalho, e o informal, que
normalmente é espontâneo e resultado de uma escolha pessoal e individual.
Decodificação : para que a mensagem possa ser compreendida pelo receptor, é
necessário que ela seja decodificada, isto é, traduzida de forma a ser entendida.
Mensagem : é o conteúdo que se pretende enviar a um receptor; é o produto do emissor.
Ruído : são elementos que atrapalham ou distorcem a compreensão da mensagem, por
exemplo, diferenças culturais entre emissor e receptor, problemas nos canais,
dificuldades semânticas, dentre outras.
O PMI (2017) sugere, ainda, que devem ser considerados os elementos humanos para garantir
que a mensagem seja compreendida, por exemplo, o estado emocional e os traços de
personalidade dos envolvidos. O conhecimento e a compreensão do processo de comunicação
podem ser uma ferramenta efetiva para o gerente do projeto e sua equipe, é possível evitar
problemas durante o desenvolvimento da mensagem ou da escolha de um canal apropriado
para a emissão dela.

Métodos de Comunicações
Diversos métodos podem ser utilizados para a divulgação das informações do projeto com as
partes interessadas. Segundo o PMI (2013), os métodos de comunicações são classificados em
três principais tipos: a comunicação interativa entre o emissor e receptor, podendo ser
realizada por meio de reuniões, mídias sociais e telefonemas, por exemplo; a comunicação

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ativa, que tem o objetivo de distribuir a mensagem, mas não de garantir que ela tenha sido
entregue, sendo que os meios mais utilizados para esse método são: relatórios, e-mails,
memorandos etc.; o terceiro método é a comunicação passiva, sendo indicada para a
divulgação de um grande volume de informação ou em projetos com um grande público. Os
principais meios são: intranet, sites e banco de dados, por exemplo.

LEITURA

Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos

Autor : Project Management Institute
Editora : Project Management Institute
Ano : 2017
Comentário : O Capítulo 10 do Guia PMBOK apresenta, de maneira detalhada, os grupos de
processos aplicados no desenvolvimento do plano de gerenciamento das comunicações, as
principais ferramentas, as técnicas e a importância de um planejamento coerente para uma
execução eficiente do projeto.

ACESSAR

Gerenciar as Comunicações
Durante o processo de gerenciamento da comunicação de um projeto, são feitas as atividades
relativas ao funcionamento do plano desenvolvido na etapa anterior (planejar o gerenciamento
das comunicações), em que tudo o que foi pensado e registrado (ferramentas e técnicas que
serão aplicadas) deverá ser colocado em prática. O grande desafio desse grupo de processos
está em garantir que a execução seja fiel ao plano desenvolvido, e, caso sejam identificados
desvios, os ajustes devem ser feitos para que a comunicação aconteça conforme planejado.
Para o PMI (2017, p. 378), gerenciar as comunicações do projeto é “processo de assegurar a
coleta, criação, distribuição, armazenamento, recuperação, gerenciamento, monitoramento e

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disposição final e adequada das informações do projeto”. Por meio desse processo, busca-se
garantir a eficiência e a eficácia da comunicação entre o projeto e as partes interessadas.
O objetivo desse processo não é apenas distribuir as informações; é possível também que as
partes interessadas busquem esclarecimentos e informações que considerarem pertinentes.
Dentre as técnicas para um gerenciamento das comunicações, estão:
modelos de emissor-receptor : a existência de interação entre emissor e receptor da
mensagem reduz as barreiras para o desenvolvimento de uma comunicação eficaz.
Escolha dos meios de comunicação : a escolha com cautela dos meios utilizados para
transmissão das informações. O gerente do projeto tem uma série de artefatos (quadros
de avisos, comunicados, e-mails, intranets, telefone, reuniões e mídias sociais, por
exemplo) à sua disposição para atender às demandas do projeto.
Estilo de redação : o estilo de redação deve ser de acordo com o público que se pretende
atingir. O uso de termos técnicos, por exemplo, deve ser restrito às pessoas da área.
Gerenciamento de reuniões : as reuniões devem ser planejadas e estruturadas
antecipadamente; caberá ao gerente de projetos conduzi-las e garantir que os elementos-
chave estejam presentes.
Apresentações : as apresentações são recursos importantes para o desenvolvimento de
uma reunião. Por meio de mecanismos audiovisuais, é possível transmitir as informações
de maneira mais clara e compreensível.
Facilitação : a criação do engajamento e o envolvimento dos membros do grupo pode
facilitar o processo de comunicação entre o projeto e as partes interessadas.
Escuta ativa : a escuta ativa consiste em facilitar o processo de compreensão da
mensagem, em que se busca remover as barreiras que possam distorcer ou afetar a
compreensão (ruído).
Por meio desse grupo de técnicas, o gerente do projeto, em conjunto com sua equipe, busca
garantir uma comunicação eficiente e eficaz entre projeto e as partes interessadas. No entanto
devemos considerar, também, que não basta apenas ter o domínio das ferramentas e das
técnicas à disposição do gerente, é necessário que os membros tenham habilidades
interpessoais e de equipe. Segundo o PMI (2017), dentre as principais habilidades, estão:
escuta ativa : consiste em remover aspectos que prejudiquem a compreensão da
mensagem;
gestão de conflitos : são inevitáveis os conflitos em projetos; no entanto a capacidade da
equipe de resolvê-los torna-se fundamental para a comunicação dela;
consciência cultural : trata-se da capacidade de compreender as diferenças entre os
indivíduos;
gerenciamento de reuniões : trata-se da capacidade em garantir que as reuniões
atinjam seus objetivos de forma eficiente;

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rede de relacionamentos : pode-se resolver parte dos problemas de um projeto por

meio da rede de relacionamento do gerente e de sua equipe, pois, por meio dessa rede, é
possível ter acesso às organizações, às informações da organização e do projeto;
consciência política : refere-se ao conhecimento que se tem sobre a estrutura e a
relação de poder da organização.
Por meio da aplicação dessas habilidades, o processo de gerenciamento das comunicações
torna-se mais eficiente e eficaz.

LIVRO

Gerenciamento de projetos: estabelecendo

diferenciais competitivos
Autor: Ricardo Vargas
Editora: Brasport
Ano: 2018
Comentário : No Capítulo 22 desse material, o autor discute, de
maneira sucinta e bastante objetiva, os pontos mais
importantes do processo de gerenciamento das comunicações
em projetos, descrevendo as etapas e as principais ferramentas
do processo.

Onde encontrar?
Biblioteca Virtual da .

Monitorar as Comunicações
O processo de monitorar as comunicações consiste em garantir que o projeto esteja gerando
as informações necessárias e requeridas pelas partes interessadas, e que estas mesmas partes
estejam, de fato, recebendo as informações demandadas. Esse processo é realizado ao longo

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de todo o ciclo de vida do projeto, e, caso sejam necessários, os ajustes do monitoramento

devem ser planejados e executados. Para o PMI (2017), o principal benefício desse grupo de
processos está na otimização do fluxo de informações e na garantia de que a informação certa
chegará ao público certo.
De acordo com o PMI (2017), para a realização do monitoramento das comunicações, o gerente
do projeto tem algumas ferramentas e técnicas à sua disposição; dentre as principais, estão:
opinião especializada : considera-se a utilização do conhecimento e da experiência de
profissionais com conhecimento em comunicação e sistema de informações de
gerenciamento de projetos;
Sistema de Informações de Gerenciamento de Projetos (SIGP) : esses sistemas
oferecem meios para coletar e distribuir as informações para as partes interessadas;
representação de dados : por meio da representação de dados, busca-se identificar o
quão eficaz são as atividades de comunicação aplicadas no projeto;
reuniões : as reuniões, sem dúvida, são um dos meios mais comuns e utilizados para a
distribuição de informações entre o projeto e as partes interessadas. Essas reuniões são,
também, conhecidas como reuniões de status , em que os stakeholders buscam as
informações sobre o desempenho do projeto, e a equipe tem a oportunidade de
apresentar os detalhes dos processos.
A aplicação dessas técnicas e ferramentas possibilita tanto aos stakeholders quanto às equipes
de planejamento e execução do projeto o alinhamento das dúvidas e estratégias para o
desenvolvimento do projeto. A gestão eficiente dos processos de comunicação possibilita que o
projeto seja eficaz no atingimento de seus objetivos, já que um plano de comunicação falho
pode conduzir o projeto ao insucesso.

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LIVRO

Gestão de projetos: as melhores práticas

Autor : Harold Kerzner
Editora : Bookman
Ano : 2020
Comentário : O livro apresenta, no Capítulo 9, aspectos
relacionados ao ambiente informal do gerenciamento de
projetos, comunicação, cooperação e confiança entre os
membros da equipe do projeto.

Onde encontrar?
Biblioteca Virtual.

Conclusão
O domínio das melhores práticas do gerenciamento da comunicação em projetos tem se
tornado um diferencial importante para os gerentes modernos, pois, considerando que grande
parte das rotinas de um projeto está relacionada diretamente com todo o processo de
comunicação, podemos considerar que o sucesso ou o fracasso do projeto dependerá, em
grande parte, da capacidade e habilidade em aplicar as ferramentas e técnicas da gestão da
comunicação.
Nesse sentido, dominar as ferramentas e desenvolver as habilidades necessárias pode ser um
diferencial importante para os resultados de um projeto; por esse motivo, torna-se
fundamental conhecê-las.

Referências Bibliográficas
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ABRANCHES, J. Gerenciamento das comunicações em projetos . São Paulo: Gen Atlas, 2014.
AGUIAR, F. R. de. et al . Comunicação interna . [ S. l. ]: Sagah, 2019.
COSTA, A. B.; PEREIRA, F. S. Fundamentos da gestão de projetos : da teoria à prática: como
gerenciar projetos de sucesso. Curitiba: Intersaberes, 2019.
KEELING, R. Gestão de projetos : uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2002.
KERZNER, H. Gestão de projetos : as melhores práticas. Porto Alegre: Bookman, 2020.
MENEZES, L. C. M. Gestão de projetos . 3. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de
Projetos (Guia PMBOK). 5. ed. Newton Square: Project Management Institute, 2013.
PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de
Projetos (Guia PMBOK). 6. ed. Newton Square: Project Management Institute, 2017. Disponível
em: https://dicasliderancagp.com.br/wp-content/uploads/2018/04/Guia-PMBOK-6%C2%AA-
Edi%C3%A7%C3%A3o.pdf . Acesso em: 17 mar. 2021.
PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMSurvey.org , 2014. Disponível em:
http://beware.com.br/arquivos/Report2014-PMSURVEY.pdf . Acesso em: 13 mar. 2020.
ROBBINS, S. P. Comportamento organizacional . 11. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall,
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ROBBINS, S. P.; JUDGE, T. A. Fundamentos do comportamento organizacional . 12. ed. São
Paulo: Pearson Education do Brasil, 2014.
VARGAS, R. Gerenciamento de projetos : estabelecendo diferenciais competitivos. 9. ed. Rio
de Janeiro: Brasport, 2018.

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