Elaboração e Controle de

CRONOGRAMAS de Projetos com

Prática em
MS-Project 2013/16 e Introdução ao
BIM-4D
 Elaboração e Controle de
Cronogramas de Projetos com
Prática em
MS-Project 2013/16 e Introdução ao
BIM-4D

Autor: Heron Santos – PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS

Email: heron@email.com.br
ÍNDICE

APRESENTAÇÃO
INTRODUÇÃO
FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS
O que é um Projeto?
O que é Gerenciamento de Projetos?
A tríplice restrição em Gerenciamento de Projetos
As áreas de conhecimento em gestão de projetos na visão do PMI
O Planejamento em Projetos
O Controle em Projetos
Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2013
CONHECENDO O MS-PROJECT
Visão Geral:
Guias de Menus
Principais Visões:
O Gráfico de Gantt:
Planilha de Recursos:
O Gráfico de Recursos:
A Planilha de Uso do Recurso:
A Planilha de Uso da Tarefa:
O Diagrama de Rede:
INICIANDO COM O MS-Project
Criando um novo arquivo de projetos
Configuração inicial do MS-Project
Calendários do projeto.
Alterando o calendário das atividades.
Informações iniciais do projeto.
CRIANDO O CRONOGRAMA DO PROJETO
Criando a Estrutura Analítica do Projeto
Diferença entre EAC e EAP
Registrando as atividades
Propriedade das atividades
Duração das atividades
Prazos diferentes para atividades com mesma duração.
Sequenciamento das atividades
Ligações do tipo Termino-Início (TI )
Ligações do tipo Término-Início (II )
Ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Início-Término – IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar.
Retardo ou adiantamento das atividades
Retardo nas ligações do tipo Término-Início (TI)
Retardo em ligações do tipo Termino-Início (II)
Retardo em ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Antecipações em ligações do tipo Término-Início (TI)
Antecipações em ligações do tipo Término-Início (II)
Antecipações em ligações do tipo Término-Término (TT)
Entendendo os tempos de retardo e espera.
Visualizando o cronograma do projeto.
Restrições do projeto.
Divisão da execução de uma tarefa em varias etapas.
Atividades Recorrentes.
Metas, Marcos ou Milestone.
Modos de Visão e Tabelas.
MELHORES PRÁTICAS PARA A CONSTRUÇÃO DE
CRONOGRAMAS.
Não utilização de tempo de espera no sequenciamento TI.
Não utilização de tempo de espera/antecipação informado em dias
(horas).
Não utilização de tempo de espera no sequenciamento SS.
Duração máxima das atividades
Entendendo a Duração Total do Projeto
RECURSOS
Registrando os Recursos
Relacionando os Recursos às atividades.
Problemas de alocação dos recursos; alteração da duração das tarefas.
Problemas de alocação dos recursos; recursos super alocados.
Gráficos de Recursos
Uso dos Recursos
Melhor tipo de recurso a se trabalhar
CONTROLE DA EXECUÇÃO DO PROJETO
Conceito de linhas de base
Linhas de Base no MS-Project
TÉCNICAS DE CONTROLE DE PROJETO
Controle da execução das tarefas
Atualizando a data de status do projeto
Visualizando as linhas de andamento
Controle da execução através da informação do percentual executado
Reprogramando as atividades
Controle da execução através da duração restante.
RELATÓRIOS
FILTROS
AGRUPAMENTOS
INTRODUÇÃO AO BIM-4D
Criação do modelo 3D
Criação do cronograma
Elaboração do BIM-4D – Simulação da execução
APRESENTAÇÃO

Este livro foi criado a partir de diversas solicitações de alunos nos cursos
que ministro sobre gerenciamento de projetos, mais especificamente na
área de elaboração e controle de cronogramas. Assim, tentei retratar todo o
conteúdo do curso de elaboração e controle de cronogramas, utilizando
como ferramenta de apoio o software MS-Project.

Com o surgimento nos últimos anos do BIM, a última parte do livro dedica-
se a mostrar como elaborar o BIM-4D, a partir do momento que você dispõe
de um modelo 3D e um cronograma.

Embora o mercado editorial esteja repleto de livros sobre gerenciamento de

projetos e também para a operação do MS-Project, alguns com conteúdo
muito bom como os de Ricardo Viana Vargas, os alunos sentem falta de
algo mais prático e resumido, que mostre de maneira bem direta como
poderemos elaborar bons cronogramas, amparado nas melhores práticas
de gerenciamento de projetos difundido pelo PMI.

O livro poderá ser utilizado como fonte de consulta para assuntos

específicos ou também ser lido de forma integral, pois segue uma lógica de
construção de cronograma desde seu início até a fase de controle. Mesma
lógica que utilizo nos cursos desta ferramenta.

Aproveito para agradecer a ajuda de todas as pessoas que colaboraram

com ajustes e correções e em especial a Giovanni Maciel e Adriana Santos

DURANTE A REALIZAÇÃO DOS CURSOS DISPONIBILIZO AOS ALUNOS

UMA COLEÇÃO DE VÍDEOS, COMO MATERIAL COMPLEMENTAR DO
MESMO. PARA RECEBER OS VÍDEOS E OUTROS MATÉRIAS
COMPLEMENTARES A ESTE LIVRO, ENVIAR EMAIL PARA
LIVROPROJECT@HERONSANTOS.COM.BR
INTRODUÇÃO

O Microsoft Project é um poderoso programa de gerenciamento de projetos

que você pode usar para planejar e controlar o cronograma de seu projeto.
Este livro tem o objetivo de servir de apoio a utilização do MS-Project e é
dirigido aqueles que querem entender e utilizar de maneira inteligente e
produtiva este aplicativo.
O formato deste livro está organizado de maneira que você poderá seguir o
passo a passo para criar, editar e controlar um projeto.
Assim como qualquer outro aplicativo voltado para o gerenciamento de
projetos, a utilização do MS-Project só poderá ser realizada de maneira
satisfatória se o usuário tiver conhecimento, pelo menos básico, das
melhores práticas de elaboração e controle de cronogramas de projetos.
Sem estes conhecimentos, o MS-Project deixará o usuário operá-lo de
maneira totalmente equivocada e as informações obtidas poderão não ser
uteis ao gerente de projetos. Um exemplo de como a falta de conhecimento
das melhores práticas poderá provocar uma operação equivocada do
aplicativo, é a tendência que muitos tem em querer digitar nas colunas de
Início e Término e aí, já antecipamos, que caso isto ocorra, estaremos
colocando em risco o cálculo do caminho crítico, umas das informações
mais importantes do cronograma.
Para piorar a situação, muitas organizações ainda pensam que tendo a
relação de atividades, suas durações e seus sequenciamentos já se tem um
cronograma ou pior, já se conseguiu introduzir o gerenciamento de projetos
em seus processos organizacionais. Durante a apresentação do conteúdo
deste livro veremos teorias de gerenciamento de projetos que mostram a
necessidade de termos outros documentos, tais como o histograma de
matérias e recursos humanos, para que o cronograma seja válido e útil ao
empreendimento. Sem estes documentos, o cronograma passa a ser
somente um desenho do Gráfico de Gantt sem embasamento prático.
Também escuto algumas pessoas falarem que os cronogramas não servem
para muita coisa e que historicamente este documento não tem agregado
muito valor a seus projetos. Antecipo que até concordo com estas
colocações, concordo que um cronograma pode até, de nada vai servir
como apoio a execução de um projeto, a partir do momento que este não
venha a ser atualizado sistematicamente, o que ocorre de maneira muito
acentuada e acredito que isto se deve ao fato que os livros e cursos têm um
foco relativamente grande no planejamento e relegam a segundo plano os
processos de como os documentos do projeto, em especial o cronograma
deve ser atualizado. Quando alguém afirma que, após algum tempo o
cronograma elaborado não serve mais para a execução da obra, eu
concordo e, digo mais, chego a afirmar que depois de 1 semana, o
cronograma original (baseline) só deverá ser utilizado para descobrir se o
projeto está ou não cumprindo o planejamento inicialmente pensado, pois
obrigatoriamente deveremos ter o que chamamos de cronograma corrente,
que seria o cronograma original atualizado com as ocorrências de execução
do projeto. Logo, fica fácil imaginar que os processos de controle do projeto
têm que conduzir para a existência de um novo cronograma (corrente), toda
semana. Veremos na parte de controle como conseguir isto de maneira
relativamente simples.
FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS

A utilização eficaz do MS Project, ou qualquer outro aplicativo que dê

suporte a elaboração e controle de cronogramas, envolve muito mais do
que o simples entendimento de como funciona o programa. Diferentemente
de outros softwares, tais como o Word, o MS-Project está interligado com as
disciplinas ou as práticas a que ele vem auxiliar – o Gerenciamento de
Projetos- e em especial às melhores práticas de construção e controle de
cronogramas. Portanto, não basta apenas entender como é o
funcionamento desse software, faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento
das melhores práticas de gestão de projetos, para que assim ele possa ser
operado de maneira correta e as informações dadas por ele, também
possam ser entendidas e interpretadas corretamente.
Um exemplo da importância do conhecimento das melhores práticas
preconizadas pelo PMI é o simples fato, como já falamos anteriormente, de
que nunca deveremos digitar nas colunas Início e Término, quando isto
ocorre, estaremos colocando em risco a saúde de nosso cronograma e
tornando o mesmo uma simples planilha de dados.
Não serão abordadas aqui todas as técnicas e ferramentas em torno da
prática de gerenciamento de projetos nas suas 10 áreas de competências,
pois o MS-Project consegue atuar de maneira satisfatória em apenas 3
delas (Escopo, Tempo e Custo).
Como complemento, aconselho a você leituras complementares sobre as
técnicas de gerenciamento de projeto, mesmo não estando relacionadas a
elaboração de cronogramas e utilização do MS-Project.
A organização deste livro traz inicialmente uma apresentação das definições
básicas e necessárias para que o programa possa ser utilizado, e nos
capítulos seguintes serão apresentados os diversos processos presentes
nos capítulos do gerenciamento do escopo, tempo e custos do PMBOK e
como poderemos utilizar o MS-Project com base nestas melhores práticas.
Também serão apresentadas técnicas presentes em livros complementares
ao PMBOK, do próprio PMI ou não.

O que é um Projeto?
Segundo Ricardo Vianna Vargas, projeto pode ser definido como:
 “Um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma
sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se
destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por
pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo,
recursos envolvidos e qualidade. ”
Portanto, todo projeto possui, por definição, algumas características básicas
relacionadas. Como por exemplo:
Empreendimento não repetitivo
A palavra projeto, que vem do Latim, que resulta da união de “pro” que
significa algo que procede a uma ação e o verbo “iacere” que significa:
levar, arremessar, lançar. Significa então “lançar algo novo”, isto já
deixa claro que todo projeto é criado para produzir algo novo. Logo, as
técnicas de Projeto e, consequentemente, o MS-Project não pode, ou
terão dificuldades de serem utilizadas em processos contínuos.
Sequência clara e lógica de eventos
Todo projeto tem uma sequência lógica a ser seguida para que o
mesmo venha a ser concluído.
Início e fim bem definidos
Esta definição é clássica de projeto e direciona para que todo ele
tenha uma data de início e uma data de término bem definida, porém
hoje sabemos que os projetos voltados para inovação nem sempre
tem um fim bem definido e mesmo assim podemos aplicar técnicas de
planejamento e elaborar um cronograma para eles.
Objetivo específico claro, único e bem definido.
Todo projeto tem um objetivo para o qual ele foi elaborado. Não vamos
confundir objetivo com escopo, pois são conceitos diferentes.
Conduzido por pessoas
Todo projeto para ser executado necessita de pessoas trabalhando no
mesmo. Assim uma área de grande importância está relacionada à
análise e tratamento dos relacionamentos entre estas pessoas.
Parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos humanos,
qualidade, etc.
A maioria dos projetos sempre está sujeito a limitações de custo,
prazo, qualidade, etc. Como exemplo destas limitações teríamos o
caso onde o projeto não poderia custar mais que R$ 1.000.000,00 ou
outro caso onde o projeto deveria terminar no máximo em uma
determinada data. Em gerenciamento de projetos, definimos estes
 parâmetros como Restrições. Não podemos confundir Restrição com
Premissa, pois são conceitos diferentes.
Também podemos afirmar que o foco de um projeto é alcançar objetivos
previamente definidos, sendo responsabilidade do gerente do projeto
conduzi-lo na direção da concretização destes objetivos, com base nos
parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os
recursos; enquanto se mantém dentro de um padrão de qualidade
previamente definido.

O que é Gerenciamento de Projetos?

Segundo o PMBOK, O Gerenciamento de projetos é a aplicação de
CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas
atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos
stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o
balanceamento de:
Escopo, tempo, custo e qualidade;
Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (requisitos
subjetivos ou não definidos);
Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que
participam do projeto direta ou indiretamente.
Isso indica que, para o gerenciamento de projetos, não é necessário apenas
a vontade ou a necessidade da realização de um conjunto de tarefas, é
preciso conhecimento e técnicas de liderança, negociação, comunicação,
etc, ou seja, precisamos reconhecer, que o gerente de projetos precisa ter
conhecimentos específicos de várias áreas, não necessariamente presentes
no PMBOK, para melhor desempenhar as suas funções, como por exemplo
as novas técnicas intituladas LEAN e para engenharia e arquitetura os
novos conceitos de BIM.
Não podemos também negar que existe hoje uma tendência das empresas
em administrar as operações com a abordagem de projetos. Essa
abordagem, de forma simplificada, prevê a aplicação das técnicas,
habilidades, ferramentas e conhecimento de gerenciamento de projetos na
condução de operações da empresa. O termo usado para essa tendência
ou filosofia é a administração por projetos, que visa alinhar os grandes
objetivos estratégicos da empresa com inúmeros projetos, coordenados e
gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor tempo, na
melhor qualidade e no melhor custo.
A tríplice restrição em Gerenciamento de Projetos
Embora o conceito de projeto bem executado tenha como foco o
atendimento às necessidades e acertos realizados com os stakeholders
(partes interessadas), de forma a conseguir os objetivos previamente
traçados, os conceitos das metas apresentadas pela tríplice restrição
continuam muito fortes. A chamada tríplice restrição tem como foco o
atendimento aos objetivos dos custos previstos no projeto, a entrega do
escopo acertado e o seu término do tempo acertado.

Onde:
Custo: O projeto deve ser executado de acordo com o orçamento
definido.
Escopo: O projeto deve entregar/executar todos os produtos e
serviços necessários a entrega do seu produto principal. De maneira
um pouco simplificada poderíamos dizer que escopo é a coleção de
todos os produtos e serviços acertados com o cliente. Existem técnicas
para se definir com maior qualidade o escopo do projeto, tais como
uma EAP ou maquete do projeto, que não fazem parte do conteúdo
deste livro, porém seu conhecimento é vital para a construção de bons
 cronogramas e deveriam ser estudadas de maneira a melhorar a
qualidade de nossos cronogramas. Atualmente por exemplo, as
ferramentas de elaboração de projetos, relacionadas ao BIM, tem
ganhado um espaço muito grande no mercado de trabalho, e deveriam
ser incorporadas aos processos de gerenciamento de projetos.
Tempo: O projeto deve ser executado no tempo previsto, e aqui vamos
gastar um pouco mais de tempo tentando entender melhor este
conceito. Ocorre normalmente uma certa confusão entre os conceitos
de tempo e prazo dos projetos e atividades, então vamos entender
melhor a diferença pois não podemos confundir tempo com prazo.
Antes de mais nada, o prazo sempre se refere a uma data acertada,
enquanto que o tempo se refere a quantidade de horas necessárias à
execução de uma tarefa. Poderemos ter, por exemplo, uma
determinada atividades de 5 dias (40h) executada em um determinado
prazo ou com um prazo maior, e como isto seria possível?

Bem, inicialmente isto seria possível por exemplo devido a

diferentes jornadas de trabalho destas tarefas (calendário), por exemplo:
A – Temos a Atividade X de 5 dias (40 horas), iniciando na segunda e
sendo conduzida em uma jornada de trabalho de 8 horas diárias, o seu
término previsto será na sexta-feira da mesma semana.
B – Temos a Atividade Y também de 5 dias (40 horas), iniciando na
segunda e sendo conduzida em uma jornada de trabalho de 4 horas
diárias, logo o seu término previsto será na sexta-feira da semana
seguinte.
Uma confusão se formou quando os softwares de gerenciamento de
tempo nomearam a coluna de tempo como Duração e colocaram as
unidades como Dias, Semana, Meses. Devemos sempre entender que
quando informamos que a duração de uma determinada tarefa é de 10
Dias, o MS-Project está entendendo que a atividade será realizada em
80horas (Dia = 8Hs), assim se a tarefa estiver atrelada a uma jornada
de trabalho de 8hs ela terá um prazo para ser executada, porém se
estiver atrelada a uma jornada de trabalho de 4 horas, o prazo será
diferente.
Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do
planejamento e/ou execução do projeto. A gerência dessas variáveis é feita
sob o ponto de vista sistêmico, onde se admite que a modificação do valor
de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais. Isto significa
que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável “tempo” acarretará
em um incremento na variável “custo” ou implicará na alteração de alguma
especificação do produto (escopo).
Além disso, qualquer que seja a mudança ocorrida em uma das variáveis, o
gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão
que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo.
Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo
das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os
fornecedores internos e externos ao projeto.

As áreas de conhecimento em gestão de projetos

na visão do PMI
O PMI - Project Management Institute - identifica 10 (dez) áreas de
conhecimento em gerenciamento de projetos através do PMBOK 5° Edição.
Apesar da abordagem de apresentá-las de forma separada, por razões
didáticas, devemos estudá-las com a percepção de que todas elas estão
intimamente e inexoravelmente interligadas. Quando ocorre o
gerenciamento de um projeto sem a aplicação do conhecimento de uma ou
mais destas áreas poderá ocorrer uma deficiência no próprio projeto que,
invariavelmente, só é constatada tardiamente, não antes sem se ter
despendido muito esforço, custo e tempo para encontrar as razões desta
deficiência.
Como explica Margareth Carneiro, “durante algum tempo o principal
enfoque do gerenciamento de projetos era a gerência do tempo: fazer com
que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas
empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto
era mais orçamentário, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o
projeto”.
Com o passar dos tempos, outros elementos foram se juntando ao
gerenciamento do projeto, além do prazo e custos, como por exemplo o
escopo do mesmo (o que deveria ser feito). Mais tarde, foi identificado como
importante para a gestão de um projeto tratar a questão de qualidade, ou
seja, atender ao especificado e tratado entre as partes. Também foram
incorporados os conceitos de risco, pois todo projeto tem riscos associados
às premissas assumidas por exemplo. Mais adiante a comunicação
começou a ser tratada como fator preponderante de sucesso de um projeto
e na última década passamos também a tratar as expectativas das partes
interessadas com maior ênfase.
Não devemos esquecer, contudo, que os projetos são executados por
pessoas. Então o cuidado com o ser humano, a motivação da equipe, o
recrutamento de pessoas especializadas para cada tipo de tarefa, o
treinamento, a formação de time e outros aspectos são também
fundamentais ao sucesso do projeto.
Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento
dessas aquisições também são importantes para a condução de um projeto.
Percebe-se então que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de
vários aspectos importantes. Na metodologia esses aspectos são chamados
de disciplinas. Vemos então que apoiam a administração de projetos
disciplinas de:
Gerenciamento de integração entre os elementos do projeto;
Gerenciamento de escopo de projeto;
Gerenciamento de tempo do projeto;
Gerenciamento do custo;
Gerenciamento da qualidade;
Gerenciamento de recursos humanos;
Gerenciamento de comunicação;
Gerenciamento de risco;
Gerenciamento de contratos.
Gerenciamento das partes interessadas.
Estas disciplinas juntas, com suas técnicas, métodos e ferramentas, apoiam
a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos
prazos, custos e requisitos desejados.
Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de
todos esses aspectos desde o início do projeto, passando pelo
planejamento e outras fases do projeto, até a sua conclusão. Note que a
Integração dos processos também é tratada como uma disciplina pelo PMI.
A metodologia de gerenciamento de projetos é a base sobre a qual todos os
trabalhos deverão ser efetuados. O software apenas auxiliará o gerente a
estruturar a metodologia de maneira mais eficaz e integrada de trabalho.
O Planejamento em Projetos
Em qualquer atividade de uma organização o planejamento deve sempre
ser encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos
projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito
mesmo, se gasta refazendo um trabalho que, com um devido planejamento,
poderia ter sido evitado.
Costumeiramente, acredita-se que não é preciso dizer que, com um
enfoque em projetos para uma organização, é extremamente necessário um
planejamento criterioso de todas as possíveis nuances de um projeto.
Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um
projeto têm como princípio um claro entendimento de que planejar é
essencial. A realidade é bem distante desta visão.
Em Projetos, Planejar é FUNDAMENTAL!!!

O Controle em Projetos
Se você analisar com cuidado, verá que muito se fala em planejamento.
Cursos e treinamentos são constantemente oferecidos com este escopo e a
literatura é farta, porém quando falamos de controle de projetos,
encontramos pouca coisa. Estas ações também devem ser bem pensadas e
trabalhadas. Os procedimentos de como o cronograma, por exemplo, será
atualizado devem também ser planejados de forma a garantir uma maior
probabilidade de sucesso do projeto.
Uma parte deste livro será destinada a este fim, pois entendo que um bom
planejamento pode não ajudar muito na execução dos projetos, casos estes
não venham a ser controlados e atualizados sistematicamente e
periodicamente.

Etapas essenciais do Planejamento no MS Project

2013
Neste livro, e com o auxílio do MS-Project 2013 vamos seguir uma estrutura
simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas
as etapas para que se possa elaborar um cronograma do projeto e utilizá-lo
no MS Project 2013. Durante o transcorrer deste livro, cada etapa abaixo
será definida no software.
CONHECENDO O MS-PROJECT
Visão Geral:
O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de
Projetos, onde é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e
outras variáveis de um projeto. Ele é uma ferramenta pertencente à família
Office da Microsoft e, portanto, utiliza os padrões conhecidos dessa
interface com o usuário.
A figura abaixo apresenta esta interface.

Uma boa notícia para quem está iniciando com a operação deste aplicativo
é que ele poderia ser pensado como uma planilha Excel. Ambos os
aplicativos trabalham com linhas e colunas e muitos dos seus comandos
são similares.

Guias de Menus
O Guia de Menus do MS Project tem as seguintes opções:
1. ARQUIVO: Trata das operações com arquivos.
2. TAREFAS: Cuida das operações ligadas as tarefas.
3. RECURSOS: Cuida das operações ligadas aos Recursos.

Ó
 4. RELATÓRIOS: Apresenta relatórios pré-prontos para serem utilizados.
5. PROJETO: Cuida das operações ligadas aos projetos.
6. EXIBIÇÃO: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc.
7. FORMATO: Disponibiliza ferramentas para formatação do projeto.

Principais Visões:
Inicialmente, verificamos que o MS Project possui três formatos básicos
para exibir as informações. São eles:
Os Gráficos – Que representam graficamente as informações. São
gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Gantt de Controle,
Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário.
As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas.
Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual.
Cada coluna contém um campo onde você insere informações
específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project
são, em geral, chamadas de campos.) Como exemplo de planilhas
poderíamos relacionar; Planilha de Recursos, Uso de cursos, etc.

O Gráfico de Gantt:
Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt ou Gantt de
Controle são, sem dúvida, os mais utilizados e as mais importantes
visualizações no MS-Project. Ele é o padrão de visualização quando
iniciamos a operação do software.
O modo de exibição Gráfico de Gantt mostra as informações sobre as
tarefas relativas ao seu projeto como texto ou como gráfico de barras.

Planilha de Recursos:
O modo de exibição Planilha de Recursos exibe as informações sobre
cada recurso do Projeto.

O Gráfico de Recursos:
O modo de exibição Gráfico de recursos exibe graficamente as informações
sobre a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo.
Você poderá analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre
recursos selecionados ou sobre um recurso.

A Planilha de Uso do Recurso:

A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas
atribuídas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso aos trabalhos
que eles terão que desempenhar no projeto.

A Planilha de Uso da Tarefa:

O modo de exibição Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os
recursos atribuídos agrupados abaixo delas.

O Diagrama de Rede:
O Diagrama de Rede é um modo de visualização que mostra as
dependências entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede.
As tarefas são representadas por caixas ou nós e as dependências de
tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas.

INICIANDO COM O MS-Project

Criando um novo arquivo de projetos
A criação de um novo arquivo de projeto poderá ser realizada através de
três opções:
Quando se solicita a abertura do MS-Project e executa-se a opção
“Arquivo/Salvar Como”.
Quando se solicita a abertura de um novo projeto através do botão
“Novo” na Barra de ferramentas.
Quando se solicita o salvamento de um projeto já aberto através da
opção “Arquivo/Salvar Como”.
Os arquivos gerados pelo MS-Project têm a terminação .MPP e podem ser
copiados e enviados por e-mail.

Configuração inicial do MS-Project

O MS-Project permite a configuração de vários itens específicos de um
projeto, tais como:
Moeda,
Modo de exibição das datas,
Modo de exibição padrão,
Taxa padrão dos recursos,
Cálculo automático ou não do impacto das alterações realizadas
em um projeto,
 Calendário padrão do projeto,
Horas de trabalho diárias, semanais e mensais, etc.
Estas configurações são realizadas através da opção “Arquivo / Opções”
que, além das configurações padrões presentes nos aplicativos da família
Oficce da Microsoft, contém algumas específicas do MS-Project.

Calendários do projeto.
Antes de trabalharmos os calendários no MS-Project, é necessário termos
uma consciência do que é um calendário e principalmente, a sua finalidade.
De maneira simplificada podemos dizer que calendário tem a função de nos
mostrar em quais dias devemos trabalhar e em quais outros dias não, e nos
dias que devemos trabalhar quantas horas serão de trabalho. Assim sendo,
com relação às tarefas, os calendários determinam como elas serão
agendadas, considerando o tempo da sua duração. Podemos também
definir calendário como sendo a nossa jornada de trabalho.
Sempre existirá um calendário associado ao projeto, que por definição
inicial dar-se o nome de “Calendário Padrão” (Poderá ser modificado).
Poderemos também associar calendários às atividades ou recursos
específicos, e caso isto ocorra deveremos ter o cuidado de informar qual o
calendário a atividade deverá seguir; o associado ao projeto ou o associado
a tarefa ou o associado ao recurso.
O MS-Project já vem configurado com três calendários:
Padrão: Calendário-base que configura uma agenda de 8 horas
diárias de trabalho de segunda-feira a sexta-feira, no horário das 9h às
12h e das 13h às 18h.
24 Horas: Configura uma agenda sem nenhum período de folga.
Turno da Noite: Configura uma agenda de período noturno, de
segunda a sábado das 23h às 8h.
Novos calendários poderão ser criados, conforme a necessidade do projeto.
Para se alterar e/ou criar novos calendários deverá ser utilizada a opção
“Projeto / Alterar período de trabalho”.

Para alterar o calendário padrão ou qualquer outro calendário que venha ser
criado, utilizaremos a guia “Exceções”, onde colocaremos um nome para a
exceção, sua data de início e sua data de termino. As exceções vão
determinar por exemplo os dias de feriados ou jornadas de trabalho
diferentes para um dia ou intervalo de dias.
Para o registro das exceções devemos dar um nome a ela, informar a data
de início da exceção e a data de término, por exemplo. Logo depois
deveremos selecionar a opção de Detalhes.

Em detalhes poderemos:
Determinar se a exceção se refere a uma folga ou período de trabalho
(jornada de trabalho diferente do resto do calendário)
Sendo a mesma relacionada a um período de trabalho, informar
quantas horas de trabalho estarão associadas aos dias de trabalho.
Uma preocupação que não devermos ter para a grande maioria de
nossos projetos, se refere ao horário de trabalho a ser registrado.
Devemos ter a preocupação de informar quantas horas de trabalho
ocorrerão por dia, o horário de trabalho podemos deixar que seja uma
preocupação do departamento de RH, e neste caso poderemos
 informar qualquer um, deste que a soma de horas trabalhadas, seja a
que estamos querendo registrar.
A periodicidade da exceção, se diariamente afetará a todos os dias do
intervalo, se semanalmente poderá ser escolhido quais os dias da
semana, etc.
Intervalo de dias a ser impactado pela exceção,
podendo alterar as informações registradas
anteriormente na criação da exceção.

Caso se queira criar um novo calendário, deve-se selecionar a opção “Criar

Novo calendário”, em “Projeto / Alterar período de trabalho”,

Onde deveremos informar:

Um nome para o calendário
Se o novo calendário deverá incorporar as exceções presentes em um
calendário (Criar a partir de uma cópia de um determinado calendário),
ou se deve ter como base o calendário base (sem nenhuma exceção).

Alterando o calendário das atividades.

Normalmente todas as atividades de um projeto obedecem às
configurações existentes no calendário ao qual o projeto está associado
(Projeto / Informações Sobre o Projeto) em relação aos horários de
trabalhos diários, feriados existentes, etc.
No entanto podem existir situações onde seja necessário criar um
calendário especifico para uma determinada atividade, ou grupos de
atividades. Isto acontece quando, por exemplo, devido à existência de
ruídos na execução da atividade ela só pode ser executada no período da
manhã.
Para registrarmos um calendário específico para uma atividade é
necessário que primeiro seja criado este novo calendário. A associação da
tarefa com o calendário específico é realizada na guia “Avançado” presente
nas propriedades da tarefa.

A mudança do calendário de determinada atividade promove alteração dos

prazos do cronograma sem, no entanto, modificar o esforço para sua
execução, ou seja, a coluna duração não modifica seus valores.

Informações iniciais do projeto.

Logo após a criação de um novo arquivo de projeto
no MS-Project, faz-se necessário o fornecimento dos
dados iniciais do projeto, tais como a Data de início,
calendário do projeto, etc.
Esta ação é realizada através da opção “Projeto /
Informações Sobre o projeto”.
Estas informações poderão ser alteradas
posteriormente a qualquer momento , antes é claro
da criação da linha de base do projeto (visto mais
adiante).
CRIANDO O CRONOGRAMA DO PROJETO
Criando a Estrutura Analítica do Projeto
A Estrutura Analítica do Projeto – EAP, é uma ferramenta presente no
PMBOK, na disciplina de Gerenciamento de Escopo, para configuração dos
resultados do projeto diretamente relacionados com seus objetivos,
conforme a seguinte definição:
“Um agrupamento dos elementos orientados ao produto do projeto que
organiza e define o escopo global do projeto. Cada nível inferior representa
uma definição crescentemente detalhada de um componente do projeto. Os
componentes do projeto podem ser produtos ou serviços. ”
A EAP é a representação gráfica dos resultados do projeto sendo
fundamental para a especificação e estimativa de recursos, tempo e custos,
assim como montagem da equipe do projeto composta por especialistas e
os trabalhadores, com seus papéis definidos em termos de autoridade e
responsabilidade em cada atividade do projeto.
Uma prática comum de chamarmos um item que não tem detalhamento
(subitem) de pacote de trabalho. Um modelo de EAP tradicional é dado
pela Figura 1, que mostra o exemplo da construção de uma casa.

EAP para a construção de uma casa

Não existe uma regra definida para construir uma EAP. Duas pessoas
diferentes podem construir duas EAP´s diferentes para um mesmo projeto.
A diferença ocorre devido ao critério de decomposição utilizado. Contudo,
independente de qual critério de decomposição utilizado, todos os
“trabalhos” constituintes do projeto precisam estar listados no final,
representando a totalidade do escopo, ou seja, a EAP deve conter 100% do
trabalho definido no escopo do projeto e ainda, deve capturar todas as
entregas sejam elas internas, externas ou intermediárias. Em todos os
níveis da hierarquia essa regra deve ser utilizada de modo que a soma dos
trabalhos em um nível inferior deve se igualar a 100% do trabalho
representado pelo nível superior. De maneira análoga, a EAP não deve
conter nenhum trabalho que não esteja no escopo do projeto, ou seja, não
pode haver mais de 100% do trabalho a ser entregue no projeto. Algumas
boas práticas para a construção de uma EAP, incluem-se:

Não se deve desmembrar um “pacote” em apenas um outro “pacote”;

Deve-se avaliar até que ponto o desmembramento de serviços em
atividades menores melhora o acompanhamento do projeto. Uma
prática comum é que não desmembrar um item em subitens cujo
tempo para execução seja menor que um dia (8horas).
Uma primeira versão da EAP deveria ser a utilizada na elaboração do
orçamento do projeto, assim teríamos uma mesma estrutura para
orçamento e cronograma. Em termos práticos poderíamos ter o
cronograma de longo prazo como um espelho do orçamento,
aceitando-se durações superiores a 30 dias. Seguindo a prática de
refinamento sucessivo do planejamento, deveríamos fazer um
detalhamento melhor dos pacotes de trabalho para o período futuro de
2 a 3 meses, chamado cronograma de médio prazo e neste caso as
durações máximas aceitas iriam flutuar em um período de 10 dias.
Semanalmente poderíamos fazer um detalhamento maior ainda, o que
denominaríamos de planejamento de curto prazo. Uma prática comum
é não desmembrar um item em subitens cujo tempo para execução
seja menor que um dia (8horas).
Para serviços terceirizados também deve-se fazer o desmembramento
do “pacote” e é recomendável, sempre que possível, amarrar no
contrato de prestação de serviço o encargo de fornecer a EAP à
contratante.
Uma regra que devemos seguir é evitar a existência de nomes iguais
entre os diversos itens da EAP. Esta regra se estenderá mais adiante
para o registro das atividades do projeto. Em resumo, não poderemos
ter duas linhas no MS-Project com a mesma descrição, embora o
aplicativo permita isto.
 O último nível da EAP é chamado de Pacote de Trabalho e
normalmente é decomposto em atividades.

O MS-Project não faz distinção entre um produto (pacote de trabalho) e uma

atividade. Esta tarefa terá que ser executada pelo Gerente do Projeto
durante a fase de planejamento. Normalmente o último item da EAP,
chamada de pacote de trabalho, deverá ser executado através de diversas
atividades.
Para se registrar os itens da EAP no MS-Project, deverá ser fornecida a
descrição de cada item na coluna “Nome da Tarefa” e a sua organização
hierárquica deverá ser definida através de recuos para direita/esquerda,
cuja ação poderá ser realizada pelos botões presentes no menu do MS-
Project, como mostrado abaixo.

Exemplo: EAP simplificada de um prédio de 2

andares em
A - Formato gráfico.
Obs : Note que na figura acima existe um erro conceitual de construção de
EAP, que se refere a dois itens terem o mesmo nome. Abaixo este problema
é ajustado.

B – Em formato de texto
C- No MS-Project
Diferença entre EAC e EAP

Durante muito tempo os orçamentos, principalmente os elaborados em

engenharia seguiram uma estrutura chamada EAC (Estrutura Analítica de
Custo). Esta estrutura tem como base não os produtos/serviços a serem
entregues e sim o agrupamento de composições de serviços, como
poderíamos verificar no quadro comparativo abaixo. Hoje sabemos que a
EAC não pode ser utilizada para elaboração de cronogramas, pois o
cronograma tem como base a estrutura EAP, logo se torna necessário que
as empresas comecem a elaborar seus orçamentos de maneira compatível
com a estrutura EAP que será posteriormente detalhada em atividades. De
maneira ideal, deveremos até ter a mesma estrutura nos orçamentos e
cronogramas, o que facilitará em muito o planejamento/controle financeiro
do projeto, além de evitar retrabalho entre as equipes orçamentárias e de
planejamento.

Registrando as atividades
A criação das atividades de um projeto é decorrente da decomposição dos
pacotes de trabalho da EAP. Para cada item de menor nível da EAP,
chamado de pacote de trabalho, deve-se relacionar todas as atividades
necessárias para executar a sua entrega.
Neste momento ainda não devemos nos preocupar com os recursos
necessários à execução das tarefas, nem com o tempo necessário à sua
execução. Estas ações serão trabalhadas posteriormente.
No MS-Project, o registro das atividades é realizado com a inserção de
tarefas abaixo de cada item da EAP (pacote de trabalho). De maneira
similar a como registramos a EAP, porem uma regra deverá ser seguida; O
nome das tarefas deve sempre iniciar com um verbo no infinitivo.
Este detalhamento normalmente é feito na elaboração do planejamento de
médio prazo, considerando um horizonte de 2 a 3 meses.
Exemplo de registro de atividades:

Propriedade das atividades

Os pacotes de trabalho e atividades inseridas tem relacionadas a se várias
propriedades, que podem ser acessadas simplesmente clicando duas vezes
na atividade.
Muitas destas propriedades serão trabalhadas neste livro.
Como primeira guia a ser trabalhada, poderíamos utilizar a de
“Observações” para registrar, por exemplo, durante a fase de planejamento,
o nosso dicionário da EAP/Cronograma e na fase de execução poderíamos
fazer um acompanhamento fotográfico da execução de cada tarefa.
Especificamente para a área de engenharia, esta guia poderá ser utilizada
para registrar o memorial descritivo dos pacotes de trabalho/atividades.
Duração das atividades
Para cada uma das atividades presentes no projeto,
deverá ser informado o tempo total necessário para a
sua conclusão.
Devemos ter em mente que o tempo, ou a duração,
de uma atividade não representa o seu prazo, como
somos induzidos a pensar, devido a forma como os
softwares nomearam as unidades como sendo em
Dias, Semanas, Meses. Quando registramos que
uma atividade tem como duração 5 Dias, estamos
informando que esta atividade tem uma previsão de
ser executada em 40 horas e que a quantidade de
dias físicos será decorrente por exemplo do
calendário ao qual essa atividade está associada.
Esta quantidade de horas previstas também não
pode ser confundida com a quantidade de horas de
trabalho da tarefa, pois no mesmo exemplo da tarefa
de 5 Dias, caso tenhamos 2 pessoas alocadas a
tarefa, teremos um tempo total de trabalho de 80
horas, ver exemplo mais adiante.
Por padrão, o MS-Project sempre multiplica os
quantitativos das durações informadas pela seguinte
regra; “Dia” multiplica por 8 horas, “Semana”
multiplica por 40h e “Mês” multiplica por 160 horas.
Estas regras podem ser modificadas através das
configurações presentes em “Arquivos/Opções”,
porem sugerimos nunca alterar as mesmas.
Outro item muito importante é termos ciência que o
tempo total para entrega de um item da EAP não é
necessariamente a soma da duração de todas as
atividades, pois poderemos ter atividades em paralelo
por exemplo. Mais adiante trabalharemos melhor esta
questão.
Relembramos que a duração das atividades pode ser
informada em dias, horas, semanas, meses ou
minutos, porém internamente o MS-Project sempre
converterá estas durações em horas. Quando
fornecemos a duração de uma atividade em dias, por
exemplo, o MS-Project converte automaticamente
esta duração em horas e arquiva a mesma. Esta
informação será a utilizada para a determinação da
data de início e término considerando as horas de
trabalho diárias presentes no calendário do projeto ou
da atividade especificamente.
Quando informado que uma tarefa tem duração de 0
(zero) dias, o MS-Project entende que a tarefa
corresponde a um marco.

Uma dúvida surge quando comparamos o trabalho de

uma atividade com a sua duração. O trabalho de uma
atividade sempre vai se referir a quantidade de horas
de trabalho necessárias à execução da mesma e que
está diretamente relacionada a quantidade de
recursos do tipo trabalho (estudaremos este item
mais adiante). Por exemplo, se temos uma tarefa de
10 dias (80horas) e temos dois recursos tipo trabalho
alocados a tarefa e considerando que os recursos
irão trabalhar 8 horas por dia, o valor do trabalho
será de 160horas.

Prazos diferentes para atividades com mesma

duração.
Um exemplo de que as informações presentes na
coluna Duração não se referem a prazos e sim a
tempo (horas) de execução das tarefas poderá ser
demonstrado seguindo-se os seguintes passos:

Criar um novo calendário com apenas 4 horas

de trabalho diárias de segunda a sexta.
Criar duas tarefas, ambas com 5 dias e à
apenas a uma das tarefas associar o
calendário criado anteriormente.
 Observar que as durações serão as mesmas,
porem os prazos serão diferentes.

Sequenciamento das atividades

Para a execução de um projeto, normalmente teremos uma ordem de
execução das atividades. Isto se deve principalmente a três fatores:
Ordem natural de execução das tarefas. Fatores Mandatários.
Execução de projetos anteriores direciona a uma melhor ordem de
execução das tarefas. Fatores Discretos.
Forças externas ao contrato forçam a um determinado
sequenciamento na execução das tarefas.
Os softwares de cronogramas, e consequentemente o MS-Project,
trabalharão estes motivos se utilizando de 4 tipos de ligações.
Ligações do tipo Termino-Início (TI )
Este tipo de ligação é o mais comum nos cronogramas e tem como base a
premissa que a atividade anterior tem que terminar para a posterior iniciar.
No MS-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na
coluna Predecessora. Ex: 3 TI

Quanto digitamos no MS-Project o número da predecessora e o tipo da

ligação como sendo TI, nota-se que a informação de TI será “apagada”. Na
verdade, o MS-Project suprime esta informação por considerar este tipo de
ligação a padrão do software, não sendo assim necessário a sua digitação.
No exemplo acima bastaria digitar o numero 3 na coluna de predecessora.

Ligações do tipo Término-Início (II )

Este tipo de ligação tem como base a premissa que a atividade posterior
deverá iniciar no mesmo momento que a atividade anterior. No MS-Project
basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna
Predecessora. Ex: 4 II
Ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Este tipo de ligação tem como base a premissa que a atividade posterior
deverá terminar no mesmo momento que a atividade anterior. No MS-
Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na coluna
Predecessora informando o tipo TT. Ex: 4 TT
Início-Término – IT: A anterior tem que iniciar para
a posterior terminar.
Melhor não utilizar este tipo de ligação, pois poderá afetar o cálculo do
caminho crítico.

A tarefa de sequenciamento de execução das tarefas poderá ser feita

através do preenchimento da coluna “Predecessora” na tabela “Entrada”. O
tipo de relacionamento padrão utilizado é o TI, se quisermos alterar este tipo
relacionamento deveremos digitar o tipo com o qual queremos relacionar as
tarefas (II ou TT, não aconselhável o tipo IT). Caso você tenha dúvidas,
poderá trabalhar com as propriedades da tarefa (duplo clique na linha da
tarefa), na guia “Predecessoras”.
Retardo ou adiantamento das atividades
Na execução das atividades de um projeto podem surgir, por exemplo,
situações onde teremos que executar uma determinada tarefa, que
normalmente seria executada após o término de sua predecessora (ligação
tipo TI), antes do término desta última, por exemplo: emassamento das
paredes antes do termino do reboco do teto. Nestes casos, falamos que
está existindo paralelismos de execução de tarefas e isto normalmente
ocorre quando temos necessidade de promover uma antecipação do
termino da execução do projeto. Fica claro que o paralelismo de atividades,
programadas normalmente para serem feitas de forma sequencial, promove
o surgimento de riscos de retrabalho.
Outra situação que com certeza poderemos ter que incluir em nossos
cronogramas é a necessidade de alterar o momento de início de uma tarefa
como sendo depois de algum tempo depois da predecessora. Neste caso
falamos que existirá retardo na execução. Um exemplo disto seria a retirada
o emassamento da parede depois da execução do reboco.
Estas antecipações ou retardos de início de tarefas normalmente ocorrem
devido a restrições de recursos ou situações impostas pela própria natureza
das atividades. Mais exemplos:
Retardos
Tempo de espera da cura de uma laje;
Tempo de espera da liberação de um recurso;
Tempo de espera pela homologação de um produto pelo cliente.
Adiantamentos
Antecipação da execução na tentativa de diminuir o prazo total do
projeto.

Para executarmos isto no MS-Project utilizaremos o recurso de “Latência”

presente na guia “Predecessores”, nas propriedades da tarefa .
Em gerenciamento de projetos tratamos os retardos também como folgas
(slack), que podem ser subdivididas em folgas livres (free slack) e folgas
totais (total slack). Folgas livres se referem ao tempo disponível para atraso
de uma tarefa sem que esta impacte no atraso de sua tarefa sucessora, e a
folga total se refere ao tempo disponível para atrasar uma tarefa sem que
isto impacte no atraso do projeto. No MS-Project estas informações estão
previstas nos campos (colunas) de Margem de Atraso Permitida e
Margem de Atraso Total.

Retardo nas ligações do tipo Término-Início (TI)

Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o
termino da atividade A (Concretagem por exemplo) e a atividade B
(Desforma). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação. No
MS-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na
coluna Predecessora acrescido do tempo de espera necessário. Ex: 3TI+3d.

Retardo em ligações do tipo Termino-Início (II)

Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o
início da atividade A (limpeza do terreno, por exemplo) e a atividade B
(Remoção entulhos). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de
ligação. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora e indicar a diferença de tempo a ser
realizada. Ex: 3II+3d .
Retardo em ligações do tipo Termino-Termino (TT)
Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o
término da atividade A (Limpeza do terreno por exemplo) e a atividade B
(Remoção entulhos). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de
ligação. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT e indicar a
diferença de tempo a ser realizada. Ex: 3TT+3d.

Antecipações em ligações do tipo Término-Início

(TI)
Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo
entre o termino da atividade A (limpeza do terreno por exemplo) e a
atividade B (remoção entulhos). Neste caso utilizamos uma variação deste
tipo de ligação. No MS-Project basta colocar o número da predecessora da
atividade B na coluna Predecessora acrescido do tempo de antecipação
necessário. Ex: 4TI-3d.

Antecipações em ligações do tipo Término-Início

(II)
Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo
entre o início da atividade A (Arrumar a sala por exemplo) e a atividade B
(limpar a sala). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação.
No MS-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na
coluna Predecessora. Ex: 4II-3d.
Antecipações em ligações do tipo Término-
Término (TT)
Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipação de tempo
entre o término da atividade A (Arrumar a sala por exemplo) e a atividade B
(limpar a sala). Neste caso utilizamos uma variação deste tipo de ligação.
No MS-Project basta colocar o número da predecessora da atividade B na
coluna Predecessora informando o tipo TT e indicar a diferença de tempo a
ser realizada Ex: 4TT-3d.

Entendendo os tempos de retardo e espera.

Diferentemente do que muitos usuários do MS-Project entendem que os
valores informados para os retardo e antecipações são interpretados pelo
MS-Project como sendo em horas, e não como prazos. Estes serão
convertidos da mesma forma que a coluna Duração é convertida em horas,
como já detalhamos anteriormente. Assim quando informamos que existirá
uma espera de 5 dias entre duas tarefas, isto não significará que serão de 5
dias físicos, pois caso o calendário do projeto esteja trabalhando com uma
quantidade de horas diferente de 8horas diárias e caso também existam
feriados e fins de semana no período, este quantitativos de dias físicos será
bem maior, ou poderá ocorrer que se o calendário estiver trabalhando com
uma quantidade de 16horas diárias, o quantitativo de dias físicos será bem
menor.
Vamos analisar o exemplo abaixo, onde a tarefa de “Desformar” está
associada a um calendário que tem as quartas e quintas como feriados em
todas as semanas, logo a quantidade de dias que o MS-Project calculará
para iniciar a tarefa de Desforma não é a informada na coluna
predecessoras (TI+5dias).

Visualizando o cronograma do projeto.

Após o fornecimento da EAP do projeto, das atividades necessárias para a
entrega dos produtos (pacotes de trabalho), da duração destas atividades,
da definição das predecessoras, dos ajustes via retardos ou adiamentos,
teremos condições de visualizar o cronograma do projeto.
A visualização poderá ser realizada através das visões “Gantt de Controle”
ou “Gráfico de Gantt”.
O Gráfico de Gantt ou Gantt de Controle permite a visualização temporal e o
acompanhamento de tarefas, além de permitir a visualização rápida do
caminho crítico.
Caminho Crítico é o maior caminho para a execução do projeto, ou é a
sequência de atividades com folga zero.
A diferença entre Gantt de Controle ou Gráfico de Gantt, é que o primeiro já
traz configurada a apresentação do caminho Crítico.
Devemos ter ciência da importância do caminho crítico, encarando estas
informações como uma grande fonte de dados para tomadas de decisão
quando o assunto é prazo das atividades/projeto e assim promover uma
redução de perdas financeiras. Por exemplo, quando quisermos antecipar o
prazo do projeto, poderemos prever uma jornada de trabalho maior nas
atividades, porém somente para as atividades que estiverem no caminho
crítico. Um outro exemplo é quando estamos na fase de execução e por
ventura o projeto se encontrar atrasado, neste caso somente as atividades
do caminho crítico deveriam ter atividades programadas para horas extras.

Restrições do projeto.
Todo e qualquer projeto pode estar sujeito a restrições no seu
acompanhamento. Normalmente estas restrições estão relacionadas ao
prazo necessário à execução do projeto, ao custo do projeto, ou até mesmo
em relação à qualidade do projeto.
O MS-Project permite o registro e consequente avaliação do impacto das
restrições relativas à variável prazo, que tanto podem estar associadas ao
projeto como um todo como também a algumas atividades do projeto.
Para registrarmos as restrições no MS-Project utilizaremos a guia
“Avançado”, nas propriedades da tarefa.

Uma dica importante para a elaboração de bons cronogramas é não utilizar

esta funcionalidade, pois ela pode prejudicar a cálculo/exibição do caminho
crítico do projeto, umas das informações mais importantes do cronograma.

Divisão da execução de uma tarefa em varias

etapas.
Durante o planejamento ou execução de uma atividade, pode ser
necessária a divisão da sua execução. Normalmente quando este fato
ocorre durante a fase de planejamento dividimos a atividade em duas ou
mais atividades, porém este recurso fica difícil de ser utilizado na fase de
execução, pois a divisão da tarefa pode ser decorrente de alguma
necessidade de parada da execução, como por exemplo, a existência de
chuvas em uma atividade relacionada a pintura externa de uma edificação.
A divisão da execução de uma tarefa é realizada através do botão “Dividir
tarefa” presente na barra de ferramentas.
Este recurso quando utilizado, similar ao registro das restrições, poderá
colocar em risco a qualidade do cronograma, pois na fase de
execução/controle, não teremos como informar a execução de uma
determinada parte da atividade.
Atividades Recorrentes.
Na decomposição da EAP podem surgir atividades que vão se repetir várias
vezes durante a execução do projeto. Um exemplo deste tipo de atividades
são as relacionadas a reuniões de acompanhamento necessárias à entrega
dos produtos pré-programados.
Para registrarmos atividades recorrentes no MS-Project utilizaremos a
opção “Tarefa / Tarefa Periódica”
 .

Metas, Marcos ou Milestone.

O planejamento de um projeto pode prever a execução de entregas de
produtos em determinadas datas fixas, ou podem ser criadas ações que irão
marcar o início de uma fase para, aí sim, ser possível definir o início da fase
seguinte.
Normalmente estas ações (marcos) podem não envolver o planejamento de
duração para a sua execução, ou recursos.
Estas tarefas são conhecidas normalmente como MARCOS, METAS ou
MILESTONES e no MS-Project, fazemos a criação e registro delas
informando sua duração como 0 zero).
Modos de Visão e Tabelas.
O MS-Project é capaz de armazenar uma grande quantidade de
informações, que muitas vezes podem até prejudicar o entendimento do
projeto.
De maneira comparativa podemos pensar o MS-Project como sendo uma
grande planilha Excel, com várias colunas. Quando ocultamos uma coluna
não significa que “apagamos” as suas informações, elas apenas estarão
ocultas.
Para facilitar a utilização do programa, o MS-Project está dividido em
diversos modos de visão e cada um deles é direcionado ao tratamento de
um determinado conjunto de informações. Estes modos de visão podem ser
exibidos através da Barra de Modos ou acessando o menu Exibir.
Basicamente existem dois tipos de visão:
As que apresentam somente informações gráficas, como por exemplo,
a visão de “Diagrama de rede”.
As que apresentam informações gráficas e também colunas de dados,
como por exemplo, o Gráfico de Gantt. Neste caso falamos que a
visão tem Tabelas associadas, que podem ser visualizadas através da
guia “Exibição”.
MELHORES PRÁTICAS PARA A CONSTRUÇÃO DE
CRONOGRAMAS.
Embora todos os softwares permitam o registro de tempos de espera e
antecipação, latência no MS-Project, as melhores práticas de elaboração de
cronogramas não recomendam o seu uso. O próprio PMI, através de
complementos ao PMBOK publicou algumas “melhores práticas” para a
construção de cronogramas, entre as quais poderemos destacar:

Não utilização de tempo de espera no

sequenciamento TI.
Quando encontramos sequenciamentos TI com a presença de tempos de
espera (TI+4dias por exemplo), sabe-se hoje, que isto é um forte indicio de
que esquecemos de detalhar atividades. Poderíamos exemplificar este fato
quando em nossos cronogramas um tempo de espera entre as atividades
de assinatura do contrato e o início da obra, normalmente colocamos um
tempo de espera decorrente da necessidade de mobilização, transporte de
equipamentos, etc. Na verdade, deveríamos ter colocado estas atividades
no cronograma e sequenciar todas elas sem tempos de espera.
Outro equívoco pode ocorrer quando queremos informar um tempo fixo de
espera em dias entre duas atividades, como por exemplo 5TI + 10dias
decorrente da atividade A ser a concretagem de uma laje e a atividade B a
retirada do escoramento (figura abaixo), podemos ser direcionados a pensar
que 10 dias depois de concluída uma a atividade predecessora a sucessora
irá iniciar, porém estamos informando na verdade que 80hs depois de
concluída a atividade A e, respeitando o calendário do projeto, a atividade
sucessora deverá ter seu início programado. Isto poderá causar erros
quando quisermos, por exemplo, registrar o tempo de cura de uma laje, pois
forneceríamos 20d e fisicamente teríamos quase um mês de espera devido
aos sábados, domingo e feriados. Neste caso melhor informar em dias
corridos, colocando tempo de espera como sendo 5TI+10dd (dois D´s). Este
recurso também poderá ser utilizado no fornecimento do tempo das tarefas,
quando o MS-Project irá considerar o tempo das tarefas em dias corridos,
ver exemplo abaixo:
Não utilização de tempo de espera/antecipação
informado em dias (horas).
Quando informamos o tempo de espera/antecipação em
dias/horas/semanas/meses, verificamos que o MS-Project utiliza o
calendário para determinar quantos dias físicos serão respeitados entre as
tarefas, porém um outro erro poderá ocorrer. Imaginemos duas tarefas
como mostrada a seguir.
Na primeira situação o tempo da primeira e da segunda são os mesmos e
teremos o seguinte sequenciamento.

Na segunda situação o tempo da primeira foi reduzido devido ao

deslocamento de mais pessoas para a sua execução e então teríamos a
seguinte situação.

Poderá isto realmente ocorrer? Poderá a atividade B iniciar antes da

atividade A iniciar? Uma saída para este tipo de problema é informarmos as
antecipações em percentuais.
Não utilização de tempo de espera no
sequenciamento SS.
Uma prática comum na construção de cronogramas é a utilização de
tempos de espera nos sequenciamentos SS, com mostrado na figura a
seguir. Acreditamos que estamos programando, por exemplo o início do
reboco do muro quando estivermos com 50% do levantamento do muro
pronto,

Porém o que o software está entendendo é que depois de decorridos 50%

do tempo da tarefa Levantar Muro deveremos iniciação a tarefa Rebocar
Muro, o que não necessariamente significará que estaremos com 50% do
muro levantado. Para resolver este tipo de problema o melhor seria
dividirmos as tarefas predecessoras em duas como mostrada a seguir.

Duração máxima das atividades

Uma regra que deveremos tentar seguir se refere a duração máxima de
qualquer atividade em qualquer cronograma, porém a regra, ou dica, estará
relacionada ao cronograma que estiver trabalhando. Quando estamos
elaborando o cronograma de longo prazo, normalmente com base na EAP
do orçamento, poderemos utilizar durações com mais de 30 dias, pois um
produto a ser realizado 1 ou 2 anos depois do início do projeto poderá ter o
seu modo construtivo alterado e, se nos preocupássemos em detalhar todas
as tarefas com certeza estaríamos propensos a realizar um retrabalho
futuro. Quando estivermos criando o cronograma de médio prazo,
detalhando melhor as atividades em um horizonte de 2 ou 3 meses, as
melhores práticas sugerem que a duração máxima de uma atividade seja de
duas vezes o tempo de controle do cronograma, ou seja, se formos atualizar
o cronograma toda semana, a duração máxima das atividades será de 10
dias.

Entendendo a Duração Total do Projeto

Quando concluímos o cronograma, nos deparamos com uma informação
que deveremos entender melhor e assim evitar erros de comunicação, que
poderão colocar em risco a confiabilidade das informações passadas. Esta
informação se refere a duração total do projeto.
Analisemos abaixo um pequeno exemplo:

Neste exemplo, somos direcionados a informar que a duração total do

projeto é de 12,5 dias.
Porem o que significa exatamente esta informação?
1. Poderemos pensar de imediato que se refere a quantidade de dias
necessários a execução do projeto, contudo, analisando o projeto
vemos que, da data de início até a data de término, são decorridos 17
dias.
2. Poderemos pensar então que se refere a quantidade de dias úteis
necessários a execução do projeto, porém se modificarmos o calendário
do projeto para se trabalhar 12 horas por dias de segunda a sexta e
analisando o projeto veremos que da data de início até a data de
término são decorridos 11 dias. Exemplo abaixo.
A informação que o MS-Project nos dá nesta coluna, refere-se a quantidade
de horas necessárias a execução do projeto, porém o cálculo é efetuado
considerando a diferença dos dias de trabalho presentes no calendário
entre a data de início e a data de término do projeto, o que sinceramente
significa muito pouco para um usuário leigo no MS-Project. Para falar a
verdade, até para os usuários de MS-Project esta informação é um pouco
equivocada.
Logo, cuidado ao informar que a duração total do projeto se refere a
duração total presente na coluna”duração” do MS-Project, mesmo que se
diga que é a duração em dias úteis, pois caso o calendário esteja com
alguns dias com um trabalho diferente de 8 horas, esta informação estará
errada.
RECURSOS

Como presente na definição de Projetos, para a execução das tarefas

definidas, sempre necessitará de recursos, sejam eles humanos, materiais
ou financeiros. Assim temos que fazer o planejamento da utilização destes
recursos para todo o projeto.
De maneira direta, podemos afirmar que na verdade toda atividade presente
no projeto necessitará de recursos para ser executada. Exceção se faz as
atividades do tipo Marco.
As melhores práticas de gerenciamento de projetos sugerem que as
condições consideradas no planejamento do esforço sejam registradas.
Para isto pode-se utilizar o campo “observações” presente nas
propriedades das tarefas.

Registrando os Recursos
O MS-Project, na versão 2013, trabalha com três tipos de recursos:
Recursos Trabalho
Referem-se a todos os recursos que tem como base o tempo
como fator de custo, tais como mão de obra e aluguel de
equipamentos.
Para este tipo de recurso, o MS-Project pode controlar a sua
disponibilidade e, posteriormente, indicar as superalocações
correspondentes.
Pode-se também associar calendários diferentes dos calendários
do projeto e da atividade.
Recursos Materiais
Não utilizam hora extra e grupo de trabalho,
Não se pode especificar disponibilidade,
Não utilizam calendários.
Recursos Custos
Podem ser utilizados para associar serviços com custos fixos,
porém podem prejudicar o cálculo do valor agregado.
Antes de relacionarmos todos os recursos necessários à execução de cada
tarefa, teremos que registrá-los no MS-Project. Isto é feito através do modo
de visão “Planilha de recursos”, que pode ser acessado através de
“Tarefas/Gráfico de Gantt/Planilha de recursos”.

Esta visão padrão da planilha de recursos traz as seguintes colunas:

Nome do Recursos: Deverá ser descrito o nome do recurso.
Tipo: Tipo do recurso (Trabalho, Material ou Custo)
Unidade do Material: Unidade do recurso, só permitida a digitação para
os recursos tipo Material. Ex: M2, M3, Kg, etc.
Iniciais: Campo texto, livre para se digitar as iniciais para indicar o
recurso. Pouco utilizado e melhor ocultar a coluna.
 Grupo: Campo texto, livre para se digitar grupos de identificação dos
recursos. Por exemplo: Terceirizados, alugados, etc. Pouco utilizado e
melhor ocultar a coluna.
Unidades Máximas: Determina, para os recursos tipo trabalho, quantos
% do tempo do calendário, poderemos considerar como tempo normal
de trabalho. Por exemplo, se estivermos trabalhando com um
calendário de 9 horas diárias e colocarmos o percentual como 50%,
quando o recurso trabalhar mais que 4,5h por dia, será indicado que o
mesmo está superalocado.
Taxa Padrão: Valor do curso a ser considerado para o cálculo do
orçamento, podendo ser informado em horas, dias, semanas, etc.
Taxa de Hora Extra: Valor da hora extra do recurso. Não está
relacionado com a Unidade Máxima e é muito pouco utilizado.
Custo/Uso: valor a ser incorporado ao custo do recurso quando
associado à tarefa. Por exemplo se um recurso tem a taxa Padrão de
R$ 500/dia e um Custo/Uso de R$ 100,00, quando associamos este
recurso a uma tarefa de 5 dias, o curso total do recurso será de R$
2600,00 e se associarmos a uma tarefa de 10dias será de R$
5.100,00.
Acumular: Determina se o curso do recurso, quando associado na
tarefa, deverá ser considerado no início da tarefa, no término da tarefa
ou rateado em sua duração.
Calendário: Para os recursos do tipo Trabalho, qual o calendário a ser
considerado.

Relacionando os Recursos às atividades.

Quando registramos os recursos necessários à execução de uma tarefa, o
MS-Project calcula além do custo associado a tarefa, uma nova informação
denominada Trabalho (somente para os recursos do tipo trabalho).
O Trabalho é a quantidade de horas a serem utilizadas na execução da
atividade e é calculada basicamente pela multiplicação da duração da tarefa
pela quantidade de recursos tipo Trabalho na tarefa.
Por exemplo: Para uma atividade que tem duração de dois dias e utilização
de dois recursos do tipo trabalho, teremos:
Considerando que um dia de trabalho tem oito horas (calendário do
projeto), um dia dessa atividade terá 16 horas de trabalho.
Então, em dois dias, o trabalho será de 32 horas.
Para informar os recursos das atividades, deveremos estar trabalhando com
uma visão que mostre as atividades do projeto, como a visão de Gráfico de
Gantt ou Gantt de Controle, e os recursos das tarefas poderão ser
informados de várias maneiras:
Através da coluna “Nome dos recursos”;
Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia “Recursos”;
Utilizando a tela “Atribuir Recursos”.
Problemas de alocação dos recursos; alteração
da duração das tarefas.
Pode ocorrer o problema de alteração nas durações das tarefas, quando do
fornecimento dos recursos nas tarefas. Este problema está associado ao
tipo de tarefa atualmente em uso, que poderá ser de 5 tipos:
Duração Fixa Controlada pelo Empenho
Duração Fixa Sem ser Controlada pelo Empenho
Trabalho Fixo
Unidades Fixas Controladas pelo Empenho.
Unidades Fixas Sem ser Controladas pelo Empenho.

Para evitarmos este transtorno, deveremos trabalhar somente com

atividades do tipo Duração Fixa sem ser controlada pelo empenho. Para
fazermos isto, temos que abrir a tela de Informações da tarefa e na Guia
Avançado mudar o tipo da tarefa.
Problemas de alocação dos recursos; recursos
super alocados.
Poderemos cometer alguns enganos quando da realização do planejamento
dos recursos das atividades, como por exemplo, alocarmos os mesmos
recursos para atividades diferentes, porém programadas para serem
executadas no mesmo período. Desta forma o recurso estaria trabalhando
mais do que as 8 horas diárias. A este problema damos o nome de super
alocação de recursos.
O MS-Project apresenta de vermelho, na visão “planilha de recursos”, quais
recursos estão super alocados.
Recursos superalocados significam que em alguma parte do cronograma
eles estão trabalhando mais do que o especificado na coluna “Unidades
Máximas” em relação ao calendário em uso. Observe que o recurso
“Armador” está com uma Unid. Máxima de 1500%, ou seja, temos neste
projeto a disponibilidade de 15 Armadores diariamente, enquanto que nos
outros recursos temos apenas um recurso de cada.
Gráficos de Recursos
Reconhecendo-se que existem recursos super alocados em nosso
cronograma, poderíamos identificar em qual período do projeto isto ocorre.
Para a identificação destes períodos pode-se utilizar a visão de Gráfico de
Recursos como mostrado abaixo.
Uma outra interpretação que poderemos ter desta visão e a disponibilidade
dos histogramas de nosso projeto, sejam com base nos recursos humanos
ou materiais. Desta forma teríamos toda a programação de recursos
materiais ou humanos necessários a nosso projeto, melhorando assim a
possibilidade de sucesso de cumprimento dos prazos estabelecidos no
cronograma.
Uso dos Recursos
Uma outra forma de visualizarmos as utilizações dos recursos é através da
visão de Uso dos recursos como poderíamos ver abaixo.
Esta visão nos dá a ideia de QUEM-QUANDO-QUANTO os recursos serão
utilizados no projeto.
Melhor tipo de recurso a se trabalhar

Diante das opções de tipos de recursos, surge a dúvida sobre qual seria a
melhor escolha para se trabalhar na elaboração dos cronogramas.
Para decidir, vamos analisar o seguinte problema:
Para a realização de uma determinada tarefa foi orçado que a
quantidade de horas necessárias à sua execução seria de 160horas
de um determinado recurso, o recurso Ajudante, por exemplo. Diante
destes dados podemos calcular que, se alocarmos apenas um recurso
para a execução da tarefa, a duração necessária para a execução será
de 20 dias (20 vezes 8hs de trabalho diário que dará as 160hs) e se
colocarmos 2 ajudantes será necessária a duração de 10 dias.
Olhando o cronograma do projeto abaixo verificamos que existem
3 atividades deste tipo em paralelo.
Olhando as restrições do projeto descobrimos que dispomos
apenas de 4 ajudantes para a realização de todas as tarefas.
Surge a pergunta, como resolver este problema?
Se olharmos o projeto com todas as atividades em paralelo, vemos que
necessitaríamos de 6 ajudantes, e como informado, só temos a
disponibilidade de 4 ajudantes diariamente. Uma primeira solução seria a
colocação das atividades de forma sequencial, o que resultaria na utilização
de apenas 2 ajudantes diariamente (imaginando que a duração é de 10 dias
para as tarefas).
Analisemos os cenários abaixo.
Trabalhando com os recursos como sendo do tipo trabalho.
Alocamos 200% do recurso ajudante para cada tarefa, simulando a
existência de 2 recursos. Verificamos então que o histograma
apresenta uma necessidade de 600% deste recurso por dias (6
recursos), fato que não temos.
Podemos então imaginar que uma saída seria aumentarmos as
durações das atividades, pois assim teríamos menos necessidades de
horas/homem por dia e diminuiríamos a necessidade de recursos
diários. Porém como o recurso que estamos é do tipo trabalho, eles
sempre mantem a necessidade de 2 recursos por dia e aí não
resolveríamos nosso problema. Ver resultado do aumento da duração
abaixo.
 Trabalhando com os recursos como sendo do tipo material.
Em um primeiro instante pode parecer estranho, porem vamos
trabalhar um cenário onde o recurso ajudante seria do tipo Material.
Neste caso associaríamos a quantidade de horas necessárias à
execução da tarefa, como calculado através do orçamento.
Nosso histograma indicaria então quantas horas de ajudante teríamos
que ter por dia, o que apontaria para uma quantidade de 48 horas
diárias, superior a que dispomos (4 Recursos vezes 8 horas de
trabalho = 32hs)

Se aumentarmos a duração das atividades (de uma ou de mais de

uma), nosso histograma vai redistribuir automaticamente a quantidade
de horas necessárias a execução da tarefa, nos apontando para uma
nova quantidade de horas diárias (32hs) após a ação de alteração das
durações
Podemos ver que poderíamos trabalhar com os recursos como sendo
do tipo material e isto facilitaria nosso trabalho de planejamento do
histograma.
CONTROLE DA EXECUÇÃO DO PROJETO

Conceito de linhas de base

Um exemplo que sempre utilizo em meus treinamentos, para entender o
que significa e para que serve uma linha de base, ou baseline, é o que
apresento a seguir.

Vamos imaginar que temos que cavar um buraco de 2m por 10 de

profundidade como mostrado a seguir.

Para a execução desta tarefa nos foi apresentado um cronograma, que

mostra a tarefa iniciando na segunda-feira e terminando na sexta-feira.
Nada mais foi dito sobre o planejamento desta tarefa a não ser que ela terá
5 dias de duração, iniciando na segunda-feira e com termino previsto na
sexta-feira da mesma semana.
Durante a execução da tarefa, foi verificado que ela realmente iniciou na
segunda-feira, porém no final da quinta-feira fizemos uma visita ao local e
verificamos que havia sido escavado 4 (quatro) metros.

A pergunta que sempre faço é: para você agora, esta tarefa está atrasada
no prazo ou adiantada. As respostas variam muito.

Um grupo de pessoas alegam que esta tarefa está no prazo sim, pois a
mesma só tem data de conclusão no dia seguinte. Mostro então que esta
resposta, nunca poderia ser dada, pois alegar este fato e considerar que
sempre estaremos no prazo até o prazo se esgotar, isto não existe. A toda
hora temos que ter uma informação de qual é nossa tendência do término
do projeto e assim podemos afirmar se estamos atrasados, adiantados ou
até mesmo no prazo.

Na verdade, está faltando uma informação no nosso planejamento, que

seria a apresentação do quantitativo de metros a serem escavados por dia.
Imaginemos os seguintes cenários e suas conclusões.

Esta informação do planejamento inicial, que deveríamos estar comparando

com as informações da execução de nossos projetos, é o que definimos
como linha de base ou baseline.
A função básica de nossas linhas de base é possibilitar a verificação da
tendência de término de uma tarefa ou projeto, se está de acordo com
previsão inicial.

No exemplo acima falamos sobre a linha de base do cronograma do projeto,

porém temos outras linhas de base em nosso projeto. Basicamente ao
término da fase de planejamento teremos em mãos várias linhas de base,
tais como :
Documento de detalhamento do escopo do projeto;
Cronogramas;
Orçamentos;
Planos de trabalho;
Detalhamento dos Recursos;
Riscos;
Plano de Comunicação;
etc;

Todos estes documentos irão compor o que denominamos “Plano de

Projeto”, ou a baseline do nosso projeto. O plano de Projeto nada mais é
que a reunião de todos os documentos gerados durante a fase de
planejamento e que irão servir de base, na fase de controle, para avaliação
do quanto estamos executando o projeto conforme o planejado e assim
tomarmos ações corretivas ou preditivas no sentido de ajustar a execução
do projeto e trazê-lo de volta a linha de base prevista.

Como o mundo não é perfeito, dificilmente existirá um planejamento que

não sofrerá ajustes, seja de custos, cronogramas, etc, durante a fase de
execução do projeto. Quando isto ocorrer, os documentos deverão ser
atualizados em uma nova versão e um novo plano de projeto, ou linha de
base, deverá ser criada.
Estas linhas de base servirão como ponto de referência para o
acompanhamento do andamento da execução do projeto em relação ao seu
planejamento.

Uma dúvida que sempre surge é quando poderemos criar uma nova linha
de base? Pois se, semanalmente poderemos estar atualizando o
cronograma, então semanalmente poderemos ter uma linha de base? A
resposta é que só poderemos ter uma nova linha de base quando ocorrer
um acerto com o cliente e este aceitar um novo cronograma, por exemplo,
ou um novo orçamento, e isto é algo que deve ser negociado e algumas
vezes, não aceito pelo cliente.
Linhas de Base no MS-Project

A gravação das Linhas de Base se realiza na opção “Projeto / Gravar

Linhas de Base” e o MS-Project permite a gravação de até 11 linhas de
base.
Deveremos notar que após a primeira gravação da linha de base, a visão
“Gantt de Controle” passa a mostrar a linha de base (linhas cinzas) e o que
denominamos de cronograma corrente do projeto, permitindo a realização
de análises quanto a atrasos ou adiantamentos de nossas
atividades/projetos.

Se modificarmos qualquer duração ou predecessora,

o MS-project irá “descolar” o cronograma corrente da
linha de base.

Lembrando que, como falamos anteriormente, não

podemos confundir a atualização periódica do
cronograma com a criação de uma nova linha de
base. Esta última só será realizada quando ocorrer
acordos com as partes interessadas, enquanto a
atualização periódica tem a intenção de mostrar os
desvios do cronograma corrente em comparação com
a linha de base vigente, no sentido de
providenciarmos ações corretivas e eliminarmos os
desvios.

O gráfico de Gantt sempre irá mostrar como linha de

base, a linha de base 0 (zero), para que o gráfico
passe a mostrar outras linhas de base, teremos que
fazer ajustes na configuração do gráfico de Gantt,
que poderá ser realizada clicando duas vezes na
área branca do gráfico de Gantt, quando aparecerá a
tela abaixo.
TÉCNICAS DE CONTROLE DE PROJETO

Controle da execução das tarefas

Uma das informações que deverá estar presente no plano do projeto, é o

modo pelo qual será realizado o registro da execução do projeto no
cronograma, ou seja, como as tarefas serão atualizadas em relação a
execução física das mesmas no cronograma, pois o Gerente do projeto
deverá saber exatamente como irá cobrar as informações dos recursos
envolvidos no projeto, como por exemplo:

● Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto

tempo será feito um levantamento do andamento da execução do
projeto.
● Modelo do acompanhamento: Como os recursos deverão
informar o andamento da execução.

Existem diversas maneiras pelas quais podemos realizar o

acompanhamento da execução dos projetos e como poderemos fazer esta
atualização nos softwares de gerenciamento de cronogramas. Como
exemplo podemos relacionar os métodos de:

● Informando o percentual de execução da tarefa;

Onde informamos o andamento da tarefa através da informação
de um % executado da mesma, que poderá ser relacionado ao
avanço físico, ao avanço financeiro, ao % do trabalho realizado,
etc.
● Informando a duração real e restante das tarefas.
Onde não trabalhamos com os percentuais executados e
focamos nossa preocupação no controle do tempo já gasto para
a execução da tarefa e quanto tempo será necessário para o seu
término.

O MS-Project permite o registro dos avanços do projeto através de qualquer

metodologia de controle a ser adotada pelo projeto. É claro que teremos,
para algumas metodologias, uma facilidade de uso maior em relação a
outras metodologias de controle de execução dos projetos.
Neste livro vamos trabalhar com os dois métodos apresentados acima, ou
seja, o Percentual Executado da tarefa e depois o de Duração restante.

Atualizando a data de status do projeto

Após a gravação da linha de base do nosso projeto, como vimos na seção

anterior, estaremos aptos a iniciar a atualização do cronograma com relação
a execução das tarefas.
Esta ação é normalmente realizada uma vez por semana e sempre teremos
que informar em relação a qual data estaremos fornecendo os dados de
execução das nossas tarefas, pois sem esta informação o aplicativo não
terá condições de comparar os avanços realizados no cronograma com o
que estava previsto. Por exemplo, se informamos que em uma determinada
tarefa tivemos um avanço de 27%, o MS-Project necessitará comparar este
avanço com o que estava previsto em uma determinada data, para poder
informar se estamos atrasados/adiantados/ou no prazo na execução.
A data onde realizamos as medições e em relação a qual vamos atualizar
nosso cronograma e chamada pelo MS-Project de Data de Status, e para
atualizarmos semanalmente a mesma, devemos abrir a janela de “Projetos
/ Informações”.
Visualizando as linhas de andamento

Para facilitar a visualização da data de status atualmente registrada no MS-

Project na tela de gráfico de Gantt ou Gantt de Controle, poderemos solicitar
a visualização da linha de andamento, conforme tela abaixo.

A linha de andamento nos dá uma visualização gráfica do andamento do

projeto. Neste momento podemos visualizar facilmente as atividades que se
encontram atrasadas ou adiantadas quanto ao seu planejamento. Se a linha
de andamento de em uma determinada tarefa se desloca para a esquerda,
isto passa a indicar que a tarefa está atrasada, se ela passar reta, a tarefa
poderá estar no prazo ou adiantada.
Para solicitar ao MS-Project que mostre a visualização da linha de
andamento, devemos clicar com o botão direito do mouse na parte branca
do gráfico de Gantt e depois solicitar a opção de Linhas de Andamento.
Nesta tela, selecionar a opção de “Exibir”.

No exemplo a seguir a tarefa temos a seguinte situação:

Tarefa A – Está atrasada em relação a sua execução, pois deveria ter

ocorrido 50% de sua execução e no momento temos 30%.
Tarefa B – Está no prazo em relação a sua execução, pois deveria ter
ocorrido 50% de sua execução e no momento temos 50%.
Tarefa C - Está adianta em relação a sua execução, pois deveria ter
ocorrido 50% de sua execução e no momento temos 80%.

Controle da execução através da informação do

percentual executado

A maneira mais prática e rápida para controlar a execução de um projeto é

informar o percentual executado de cada tarefa nas medições realizadas.

Para executar esta ação no MS-Project poderemos:

Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o campo
“Porcentagem Concluída” na guia Geral.
Informando o % executado diretamente do menu de controle.
Incluindo a coluna “% Concluído” em uma tabela.

Para exemplificar a sua operação, vamos dar dois cliques em uma

determinada tarefa do projeto, e quando aparecer a tela abaixo, deveremos
informar o percentual executado da tarefa no campo “Porcentagem
Concluída”.
Embora esta seja a maneira mais comum de controle de execução de
projetos no MS-Project ou em outros aplicativos, ela apresenta diversas
falhas, tais como:

● O percentual informando, teoricamente visto como o

percentual físico da atividade, é entendido pelo MS-Project
como o percentual de tempo já gasto na tarefa, e este
percentual poderá ser modificado pelo próprio aplicativo caso
ocorra uma alteração na duração da tarefa. Ver exemplo
abaixo:

A-Inicialmente a tarefa tem uma duração de 10 dias e

informamos 50% executado

B-Modificando a duração da tarefa para 15 dias, o percentual

automaticamente será modificado.
O motivo é que inicialmente o MS-Project fez o registro de que
o total de horas gastas na execução da atividade até a data de
status foi de 40h, resultado de termos informado o percentual
de 50% da execução da tarefa (o tempo total da tarefa é de
80hs), quando modificamos a duração para 15 dias, o total de
horas da tarefa passa a ser de 120h e como o MS-Project tem
arquivado um total de 40hs já gasta em sua execução, o
percentual do tempo gasto ( que imaginamos incialmente ser o
físico) passa a ser de 33,33%

● O percentual de avanço mostrado para as atividades

resumo e até mesmo para o projeto não pode ser entendido
como sendo o percentual de avanço do projeto, pois as
atividades podem ter unidades (m3, m2, kg, etc) diferentes
entre se e, dessa forma nunca teremos o percentual de avanço
físico de um projeto. Esta informação não está ligada a
utilização do MS-Project e sim ao conceito equivocado que
sempre existe um percentual físico executado de todo o
projeto.
● O percentual executado de uma tarefa até o dia da
medição pode não expressar exatamente quanto de esforço foi
gasto na atividade.
● O percentual executado não nos mostra como está previsto
o termino da execução da tarefa. Ele retrata o passado e deixa
de trabalhar com o futuro. O percentual físico realizado até o
momento pode ter uma dificuldade menor do que o restante a
ser executado.
● Permite a existências de tarefas programas para serem
executadas no passado. Note abaixo que a tarefa D não
iniciou, porem ela continua com data prevista de execução
antes da data de status.
Reprogramando as atividades

Para “corrigir” alguns dos problemas apresentados anteriormente, devido ao

fornecimento do percentual executado das tarefas, poderemos utilizar as
colunas de Início real e Término Real das tarefas. Desta forma os
cronogramas estarão sendo ajustados a cada início ou término das tarefas.
Quando uma tarefa for iniciada, deveremos informar a data de início da
mesma na coluna “Inicio real” e quando está forma concluída deveremos
informar a data de conclusão na coluna “Término real”.

E como último comando na atualização do projeto, deveremos pedir para o

MS-Project reprogramar para que o início das tarefas não iniciadas sejam
colocadas como sendo no mínimo depois da data atual de status. Este
comando está no menu Projetos/Atualizar Projeto.
 Após a execução deste comando o projeto não terá tarefas programas no
passado.

Controle da execução através da duração

restante.

Existe um método de controle de execução de projetos, que, com um pouco

de prática, se torna tão fácil, ou até mais fácil, do que o método percentual
apresentado anteriormente. Chamaremos este método de Duração
Restante.
Este método tem como premissa a utilização de tempos já gastos na
realização das tarefas e quanto tempo ainda são necessários para a
conclusão destas. A informação de percentual executado não é
considerada.

Para executar esta ação no MS-Project deveremos

● Selecionar a opção “Tarefas/Tarefas/Atualizar Tarefas”.
 ● Informar a datas de Início Real e Término Real, se a
atividade tiver sido concluída.

● Caso a atividade não tenha sido concluída informar:

● Duração Real, que corresponde a quantos dias úteis do
calendário já se passou desde o Início Real da tarefa até a
data de Status do Projeto. Independentemente se trabalhou
todos os dias ou não, devemos considerar o intervalo total
como sendo a duração real até o momento da tarefa.
● Duração restante que corresponde a quantos dias
(horas) serão necessárias para se concluir a tarefa.

Este método, quando aplicado, já promove a reprogramação do cronograma

e atualização do caminho crítico do projeto, caso os resultados informados
tenham provocado alguma alteração no mesmo.

E, como último comando na atualização do projeto, deveremos pedir para o

MS-Project reprogramar, para que o início das tarefas não iniciadas sejam
colocadas como sendo, no mínimo, depois da data atual de status. Este
comando está no menu Projetos/Atualizar Projeto.
 Após a execução deste comando o projeto não terá tarefas programas no
passado.

Um fato importante deste método é que devemos desconsiderar os

percentuais apresentados pelo MS-Project, pois como vimos anteriormente
ele, para o MS-Project, não corresponde ao % físico executado.
RELATÓRIOS
O gerente de projetos tem que detectar durante o planejamento as
necessidades de comunicação que deverão ser entregues a todos os
envolvidos com o projeto.
As informações que serão entregues aos recursos relacionados a
execução das tarefas serão totalmente diferentes às entregues aos
patrocinadores do projeto.

O MS-Project tem configurado diversos tipos de relatórios relacionados a

algumas necessidades específicas. Acessado através da opção
“Relatório”, além de permitir a construção de novos.
FILTROS
Muitas vezes é necessária a apresentação de apenas algumas partes do
projeto, como por exemplo:
● Atividades ainda não iniciadas.
● Atividades de um determinado recurso.
● Atividades com custo acima de determinado valor.
● Atividades concluídas entre um determinado período de
datas.

Conseguiremos este recurso com a introdução de filtros.

O MS-Project permite a utilização de filtros nas Visões, Tabelas e

Relatórios através da aplicação de diversos filtros pré-programados, além
de permitir a construção de novos.
AGRUPAMENTOS
O MS-Project permite a visualização das Visões, Tabelas e Relatórios
através da aplicação de diversos agrupamentos pré-programadas além
de permitir a construção de novos.
INTRODUÇÃO AO BIM-4D

Embora ainda esteja sendo pouco utilizado, a utilização do Building

Information Modeling (BIM) pelas construtoras brasileiras aos poucos
avança em sofisticação, indo além de funcionalidades de geração de
modelos virtuais tridimensionais.
A possibilidade de verificação de interferências nos projetos (clash
detection), criação de orçamentos mais realistas e a criação de cenários de
planejamento, pouco a pouco se tornam realidade e diversos órgãos
governamentais começam a exigir a utilização das ferramentas BIM.
A constante evolução desta nova metodologia de trabalho, que tem como
base a cooperação entre as equipes do projeto (Arquitetônica, estrutura,
elétrica, etc) e a utilização de ferramentas computacionais específicas,
aponta para a integração com as ferramentas de gerenciamento de projetos
e em especial com a de gestão de cronogramas, como por exemplo, a
integração do modelo 3D criado no Revit com um cronograma criado no
MS-project, chegando ao que se denomina BIM 4D.
Nele, as três dimensões espaciais que compõem o modelo 3D, é acrescida
à variável tempo, tornando-se possível a visualização da execução do
cronograma de forma tridimensional, com base nas sequencias e durações
estabelecidas das atividades no cronograma.
Paralelamente surgem iniciativas que visam aproximar o BIM dos canteiros,
para que informações obtidas junto às frentes de trabalho, sejam de
progresso ou de atraso de atividade, possam automaticamente ser
atualizadas e assim, possibilitar uma nova fonte de informações para as
equipes de planejamento e execução do projeto, facilitando a tomada de
decisão sobre as intervenções necessárias, gerando assim a possibilidade
de um mínimo impacto nos objetivos do projeto.
Também poderemos incorporar a esta simulação os custos (orçamento)
previstos, mostrando assim a evolução econômica do projeto, de acordo
com o cronograma estabelecido.
A associação das informações dos componentes que representam o escopo
do projeto definido no modelo 3D com as informações de planejamento e
custo, poderá nos dar com mais precisão as quantidades de cada serviço a
ser executado, além de permitir a simulação de cenários que nos auxiliará
na definição do melhor “plano de ataque” para a nossa obra/projeto.
Assim, permitindo a visualização virtual de nossas obras, teremos mais
facilmente a progressão do empreendimento. O BIM, integrado ao
planejamento, gera controles mais assertivos sobre os prazos de execução.
Além disso, decisões que provavelmente seriam tomadas num segundo
momento são antecipadas para a etapa de projetos, evitando-se a execução
de retrabalhos e assim, custos extras.
A seguir será apresentado um passo-a-passo para a execução do modelo
4D do nosso projeto e como ferramenta computacional utilizaremos um
cronograma desenvolvido em MS-Project e o aplicativo NavisWorks na
AutoDesk.

Criação do modelo 3D

Vários são os softwares que possibilitam a criação de modelos 3D de

nossas obras, porém como estamos nos referindo ao BIM devemos saber
como identificar se a ferramenta a ser utilizada pertence ao que
normalmente define-se como ferramenta BIM.
Para que um software de elaboração de modelos 3D seja caracterizado
como BIM, antes de mais nada ele tem que prover informações sobre os
componentes a serem utilizados. No CAD, uma parede é representada por
uma linha, ou no aplicativo 3DBuilder presente no Windows, poderemos ter
uma parede em 3 dimensões, porem nestes dois aplicativos não temos
como colocar informações sobre a parede, tais como: valor, materiais que
compõem a parede, índices térmicos, etc. Sendo assim estes softwares não
são classificados como pertencentes à família BIM.
Para um software ser caracterizado como tal, ele tem que disponibilizar
informações sobre os objetos. Além disto tem que permitir a utilização, do
modelo construído, por outros softwares, exportando via IFC (protocolo
especifico de comunicação dos softwares da família BIM).
O modelo baixo, de uma casa simples, foi feito no Revit e servirá de base
para a nossa simulação.
Existe no mercado diversos cursos deste aplicativo, mas também é possível
encontrar diversos cursos gratuitos no youtube. Entre os mais comentados
estão o de Prof DanielSeverino ou Beto Camelini.
O aplicativo poderá ser baixado diretamente do site da Autodesk, que libera
uma versão de avaliação, e caso você seja estudante de alguma
organização, poderá utilizar a versão Student que tem um período de
avaliação de 3 anos.
Criação do cronograma

Para a construção da casa apresentada, foi elaborado um cronograma em

MS-Project mostrado a seguir.

Elaboração do BIM-4D – Simulação da execução

Tendo sido concluído o modelo 3D e o cronograma da nossa obra, estamos

prontos para elaborar a simulação da execução de nossa obra, o nosso
BIM-4D.
No nosso exemplo vamos utilizar o aplicativo NavisWorks da Autodesk. Este
aplicativo também poderá ser baixado diretamente do site da Autodesk, que
tem uma versão de avaliação e caso você seja estudante, poderá utilizar a
versão Student.
Após a abertura do aplicativo, deverá ser solicitado a abertura do arquivo da
casa anteriormente feito em Revit.
Para facilitar o nosso trabalho a Selection Tree e o TimeLiner deverão estar
visíveis.

O próximo passo será a importação do cronograma feito em MS-Project, e

para fazer isto seguir os seguintes passos:
No TimeLiner selecionar a guia Data Sources e depois o botão Add.

Selecionar a opção de Microsoft Project 2007-2013 (o NavisWorks também

ler a versão 2016) e quando aparecer a tela abaixo, selecionar o OK. Esta
tela permite que importemos também campos personalizados, o que será
útil quando estamos importando cronogramas com campos personalizados.
Concluída a importação, deveremos executar o comando Refresh / All Data
Source, como mostrado a seguir.

Aparecendo a tela abaixo, selecione a opção de Rebuild. Esta ação só

deverá ser executada uma única vez, pois durante a execução do projeto,
você sempre deverá fazer a opção de Synchonize, não perdendo as
informações construídas do relacionamento do cronograma com o modelo
3D (veremos a seguir).

Bem, o próximo passo será a criação do relacionamento das tarefas do

cronograma com os objetos do modelo 3D. A realização desta ação poderá
ser feita de diversos modos, inclusive de modo automático durante a
importação do cronograma, porem você deverá ter configurado campos
personalizados no MS-Project com valores específicos (parâmetros)
existentes no modelo 3D, para isto você deverá ter um pouco mais de
prática. No nosso exemplo vamos fazer de modo manual, selecionando
cada linha do cronograma e depois clicando no objeto do modelo 3D
correspondente a esta tarefa, como vemos abaixo. Depois de selecionado,
clicar com o botão direito do mouse na linha do cronograma, escolher a
opção de “Atach Current Selection”
Devemos fazer isto para todas os objetos do modelo 3D. Podemos ter mais
de um objeto relacionado a uma tarefa, porém nunca duas tarefas
relacionadas a um objeto.
Durante a criação dos Attach, devemos informar a que tipo de ação
corresponde a linha do cronograma, podendo-se escolher entre uma
construção, demolição ou uma estrutura temporária. Esta escolha é feita na
coluna de Task Type, presente no TimeLiner.

Após a realização de todos os relacionamentos estamos prontos para

visualizar a execução de nossa obra no tempo de acordo com o
cronograma, para isto selecionar a guia Simulate no Timeliner.
O exemplo apresentado, mostra apenas uma pequena parte do que se
denomina do BIM-4D. Diversos outros recursos e funcionalidades poderão
ser utilizados, inclusive durante a execução do projeto, poderemos mostrar
em cores diferentes o que está atrasado, adiantado ou no prazo. Também
poderíamos visualizar o caminho crítico do projeto no modelo 3D.
SOBRE O AUTOR

Engenheiro Civil, tem MBA em Gerenciamento de Projetos pela Gama Filho

(RJ), certificação em gerenciamento de projetos pelo Project Management
Institute (PMP, PMI-SP e PMI-RMP) e também é reconhecido especialista
em Gerenciamento de Projetos com MS-Project pela Microsoft (MCTS).
Trabalhou como Gerente de Informática em diversas organizações. Atuou
como Engenheiro de Planejamento, Coordenador e gerente de
Planejamento, em diversas áreas de engenharia como a área naval,
construção pesada (refinaria) ou construção civil.
A mais de 20 anos vem se dedicando a atividades relacionadas a
Gerenciamento de Projetos.
Ministra cursos e palestras sobre Gerenciamento de Projetos e Práticas de
Construção de Cronogramas de Projetos com utilização do MS-Project,
Primavera P6 e Risk Analysis. É Coordenador e Professor de cursos de
MBA para engenharia. Foi Diretor de educação continuada do Chapter PMI-
PE e atualmente atua como voluntário.

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