EAP (Estrutura Analítica do Projeto):

O que é, como fazer e qual a diferença entre EAP e Cronograma

Você sabia que mudanças constantes de escopo são um dos maiores problemas
na gestão de projetos? Por isso, elaborar uma boa EAP (Estrutura Analítica do
Projeto) é fundamental para vencer o desafio de garantir que todo o trabalho do
projeto seja mapeado e controlado.
Aqui serão analizados 3 assuntos fundamentais:

 O que é EAP (Estrutura Analítica do Projeto);

 Como fazer uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto);
 Como montar o Dicionário da EAP (Estrutura Analítica do Projeto).

O que é Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto), do inglês Work Breakdown
Structure (WBS), é a subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em
partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Seu objetivo primário é
organizar o que deve ser feito para produzir as entregas do projeto.
A EAP garante ao gerente de projetos a visibilidade das principais entregas,
facilitando o controlo de tempo e de custo. Ela faz parte do processo
de gerenciamento de escopo do projeto, descrito no Guia PMBOK® (Project
Management Body of Knowledge), uma das principais referências em gestão de
projetos do mundo.
Para quem ainda não está acostumado, a estrutura analítica de projeto pode
parecer uma ferramenta muito difícil e complexa. Mas, uma vez que se adquira
prática, vai perceber que ela é simplesmente a base do gerenciamento de
projetos. Isso porque a EAP favorece tanto o gerente do projeto e sua equipa
como o patrocinador, clientes, fornecedores e outros stakeholders (partes
interessadas).
De forma geral, a estrutura analítica do projeto ajuda a:

 Definir o trabalho necessário para o projeto;

 Promover uma visão comum do trabalho do projeto;
 Entregar a linha de base do escopo;
 Controlar o andamento do projeto;
 Atualizar documentos anteriores;
 Apoiar outros processos de gerenciamento de projetos, como estimar
custos, planear recursos e identificar riscos.

Mas, qual a diferença entre a EAP e o Cronograma?

O cronograma de projeto é um instrumento de gestão, muitas vezes organizado
em forma de quadro, que serve para controlar o tempo de um projeto. Com essa
visão de cronograma, é possível identificar mais facilmente desvios que podem
1
Adaptado por Jo Scotchy
acontecer no projeto e, assim, tomar ações para corrigi-los. Portanto, o
cronograma contém:
 Lista de atividades do projeto;
 Data de início de cada atividade;
 Data de término de cada atividade;
 Responsável por cada atividade;
 Status de cada atividade (não feito, em andamento, concluído).

Diferentemente do cronograma, a estrutura analítica do projeto não comporta

atividades. A sua última unidade de decomposição é o pacote de trabalho.
Um pacote de trabalho, por sua vez, é um conjunto de atividades, normalmente
atribuído a um departamento (que recebe orçamento para fazer uma entrega
específica). Pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros e não
devem se repetir ao longo da estrutura analítica do projeto.

Resumindo:
A EAP diz COMO FAZER, enquanto o cronograma mostra O QUE FAZER.
Por isso, é importante respeitar a seguinte ordem na hora de montar o escopo do
seu projeto:
1. Faça um canvas de projeto;
2. Faça a estrutura analítica do projeto;
3. Faça o cronograma do projeto, a partir da EAP.

Como fazer uma EAP na medida certa para o seu projeto

Os padrões do PMI, seja o Guia PMBOK ou o Practice Standard for Work

Breakdown Structures, refletem sempre as boas práticas utilizadas pelo mercado.
Dessa forma, cabe ao gerente de projetos escolher a maneira de desdobrar
a estrutura analítica do projeto junto com a equipa. A EAP pode ser mais
orientada a produtos ou ao ciclo de vida do projeto, mas precisa ser útil tanto no
planeaamento quanto no monitoramento posterior.

Existem, basicamente, quatro estratégias para montar a EAP:

1. Por fases: considera as fases do ciclo de vida do projeto.

2. Por entregas: considera os produtos do projeto.
3. Por subprojeto: considera os “miniprojetos” que compõem o projeto;
4. Híbrida (por fases, entregas e/ou subprojetos): considera diversos
aspectos do projeto ao mesmo tempo.

Como dissemos, não existe certo ou errado. O certo é aquilo que o gerente de
projetos e sua equipa decidirem que é mais adequado ao tipo de projeto que está
sendo gerenciado. Por isso, utiliza-se o bom-senso!

2
Adaptado por Jo Scotchy
Mas como saber qual o nível de detalhamento ideal? – Existem duas regras muito
interessantes que é preciso levar em consideração na hora de montar a EAP, não
importa qual estratégia de decomposição tenha sido escolhida. São elas: a regra
dos 100% e a regra do 8-80.

Regra dos 100%

Estabelece que “a soma de todo o trabalho dos níveis ‘filhos’ deve ser igual a
100% do trabalho apresentado pelo ‘pai’ e a EAP não deve incluir qualquer
trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é, ele não pode incluir mais
do que 100% do trabalho”. Em outras palavras: cada nível da EAP deve ser igual a
100% do trabalho da EAP; da mesma forma, cada atividade deve ser igual a
100% do trabalho do nível. Logo, a estrutura analítica do projeto deve conter
a quantidade exata de trabalho, nem a mais nem a menos.
Além disso:

 Um elemento “pai” não pode ter somente um “filho”;

 Um elemento “filho” não pode ter mais de um “pai”.

Regra 8-80
Estabelece que um pacote de trabalho deve ter, no mínimo, oito horas de duração
e, no máximo, oitenta horas de duração. Em alguns tipos de projeto esse número
pode ser reduzido pela metade (4-40). Ter esse limite de horas é muito
interessante para evitar que a estrutura analítica do projeto fique tão detalhada a
ponto de dificultar a gestão e o monitoramento. Cuidado com o micro
gerenciamento!
Normalmente é recomendado o desdobramento de três níveis na EAP:

1. Nível 0: produto do projeto;

2. Nível 1: fases do ciclo de vida;
3. Nível 2: componentes (pacotes de trabalho).
Esse desdobramento deve utilizar um sistema de codificação numérico, que ajude
a identificar e a relacionar a hierarquia na estrutura analítica do projeto, dessa
forma:

1.1.2 -> mostra que determinado elemento faz parte do terceiro nível
hierárquico da EAP.

Vamos a um exemplo para contextualizar melhor?

Exemplo de EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Vamos imaginar que o nosso projeto é construir uma casa e que optamos por uma
estratégia de decomposição híbrida, com fases e entregas. Utilizando os três

3
Adaptado por Jo Scotchy
níveis e o sistema de codificação numérica teremos a seguinte estrutura analítica
de projeto:

Se tivéssemos levado ao pé da letra a decomposição por produto, correríamos o

risco de ter no nível 1 o tijolo, com sua decomposição indicando:

Comprar → Preparar → Assentar

Quase um absurdo, pois não? Imagine o monitoramento de um projeto desses!

Outra questão está relacionada à “granularidade” da estrutura analítica de projeto.

Vamos lembrar que EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure, ou Estrutura de
Decomposição do Trabalho, em tradução livre). Então o último nível da EAP
chama-se pacote de trabalho e, sim, demonstra trabalho. Precisa demonstrar isso
para sabermos que chegamos no último nível.
Então é preciso tomar cuidado para não detalhar demais, o que é chamado de
micro gerenciamento, algo mau. No nosso exemplo da casa, detalhar demais
poderia ser demonstrado por itens como:

 Comprar tijolos;
 Comprar cimento;
 Comprar argamassa;
 Comprar impermeabilizante;
 Comprar nylon;
 Etc.
Neste caso, se observarmos que o pacote de trabalho é uma lista de atividades,
temos um único item: Alvenaria de Elevação.
4
Adaptado por Jo Scotchy
Ainda é importante lembrar que antes da estrutura analítica de projeto devemos
fazer um bom trabalho de identificação dos requisitos. Ou seja, entender as
características do que iremos entregar.

No exemplo da casa:

 De quantos quartos precisamos?

 Será uma única cor para todas as paredes ou teremos variações?
 Será utilizado piso cerâmico ou laminado?
 Terão quantas tomadas?
Enfim, não podemos descrever a EAP sem antes entender o que será entregue e
cuidar para não transformar a EAP (escopo do trabalho) na definição de requisitos
(escopo do produto).

Modelo de EAP
Quando se trabalha com frequência num mesmo tipo de projeto, é possível evoluir
a EAP e transformá-la num modelo. Isso tornará novos projetos muito mais
rápidos, pois teremos um modelo de estrutura analítica de projeto, de
cronograma, de estimativa de recursos e durações, tudo padronizado, algumas
etapas economizadas, bastando uma adequação e revisão a cada projeto.

Voltando aos objetivos principais da EAP:

 No planeamento, uma boa EAP garante que você lembrou tudo (ou quase
tudo) que precisa ser feito no projeto, portanto aumentando as chances de
assertividade do cronograma e dos custos.
 No monitoramento, uma boa EAP garante que você saiba onde está, como
estão os seus compromissos e o seu desempenho.

Como fazer uma EAP para o seu projeto

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta muito utilizada pelos
gerentes de projetos no detalhamento do escopo de uma iniciativa.
 Como fazer uma EAP para o seu projeto
 Como construir uma EAP mais facilmente

Para fazer a EAP para o seu projecto é necessário:

1. Montar o Termo de Abertura do Projeto

O detalhamento do escopo do projeto começa muito antes da criação da EAP. É já

no início da gestão de projetos — que é preciso formalizar a abertura do projeto —
devemos pensar no trabalho necessário para entregar o resultado esperado.
5
Adaptado por Jo Scotchy
O Termo de Abertura do Projeto é um documento curto e simples, que servirá
de base para a construção da estrutura analítica do projeto. Esse termo
normalmente contém as seguintes informações:

 Justificativa do projeto;
 Finalidade do projeto;
 Objetivo(s) do projeto;
 Descrição do produto;
 Stakeholders do projeto;
 Entregas do projeto;
 Critérios de aceitação das entregas;
 Estimativas iniciais de tempo e custo;
 Exclusões (tudo que está fora do escopo do projeto);
 Premissas (pressupostos do projeto);
 Restrições (fatores limitantes do projeto);
 Riscos (oportunidades e ameaças);
 Assinatura de um ou mais aprovadores.

Neste ponto ainda não há o detalhamento do escopo, mas já são estabelecidos

acordos e direcionamentos para que isso seja feito.

Um ponto normalmente negligenciado durante a elaboração do Termo de Abertura

é a definição dos critérios de aceitação das entregas, essencial para determinar o
nível de qualidade esperado dos resultados. Outro ponto que precisa ser
considerado é o conjunto de exclusões do projeto, que deixa claro o que está fora
do escopo. Isso evita muitas divergências e discussões no desenrolar dos
trabalhos.

2. Decompôr o projeto em partes menores

Depois de montar o Termo de Abertura do Projeto, alinhar as principais ideias e
definir as características e objetivos do projeto, chegou a hora de efetivamente
construir a EAP. Então, toca a andar!
Utilizando a técnica de decomposição, o gerente de projetos e sua equipa vão
detalhar hierarquicamente o trabalho necessário para entregar o projeto até o
nível de pacote de trabalho.
Dito por outras palavras, um pacote de trabalho nada mais é do que um
conjunto de atividades relacionadas, isto é, que têm a ver com uma mesma
entrega. Na EAP, o trabalho representa o resultado das atividades do projeto, e
não propriamente a atividade que será executada pela equipo do projeto. As
atividades devem estar no cronograma.

6
Adaptado por Jo Scotchy
Cabe lembrar que a EAP pode ser representada tanto por diagramas como
por listas. Nos dois casos é recomendável que cada item da EAP seja sucedido
de numeração (1, 1.1, 1.1.1, 1.1.2, 2, 2.1, 2.2 e assim por diante).
Existem várias formas de montar uma estrutura analítica de projeto:

 EAP por fases: organiza o projeto pelas fases do ciclo de vida do projeto.
 EAP por entregas: organiza o projeto pelos produtos que devem ser
gerados.
 EAP por subprojetos: organiza o projeto a partir dos “miniprojetos” dentro
dele.
 EAP por equipa: organiza o projeto pela relação de pessoas envolvidas no
projeto.
 EAP híbrida: considera diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo.
Para facilitar, siga essa ordem:

1. Escreva o nome do seu projeto. Por exemplo: Casa Nova.

2. Escolha uma das formas de organizar a EAP citadas anteriormente. Essa
decisão dependerá do tipo e da complexidade do projeto. Nesse caso,
escolhemos a EAP híbrida. Mas você deverá optar pelo formato que fizer
mais sentido para você.
3. Identifique o conjunto das entregas do projeto, que na EAP é chamado de
pacote de entregas. Essa visão do projeto em entregas facilita a
identificação de algum ponto faltante para entregar os objetivos definidos no
Termo de Abertura.
4. Decomponha o trabalho do projeto em pacotes de trabalho (conjunto de
atividades), mais facilmente gerenciáveis. Lembre-se que os pacotes de
trabalho ainda não são as atividades do projeto, as atividades do projeto
serão detalhadas no cronograma.
5. Você pode identificar cada item da EAP com um código identificador
numérico, isso vai ajudar no dicionário da EAP ou outros pontos do
detalhamento do escopo.

Podemos ver como exemplo a EAP- Estrutura Analítica do Projeto, já demonstrada

anteriormente.

7
Adaptado por Jo Scotchy
3. Elaborar o Dicionário da EAP
Como você deve ter percebido, a representação visual ou mesmo em listas da
estrutura analítica do projeto não traz muitos detalhes do trabalho a ser
realizado. Afinal, essa nem é a proposta da ferramenta. Por isso temos
o dicionário da EAP, que nada mais é do que um documento com os atributos e
as especificações de cada pacote de trabalho.

4. Consolidar a EAP
Depois de montar a EAP e seu dicionário, o gerente de projetos precisa aprovar
esses documentos com as partes interessadas do projeto. Para isso pode ser feita
uma reunião para discutir e aprovar o trabalho que foi mapeado para o projeto.
Dessa forma, garantimos que tudo o que foi pensado esteja de acordo com as
expectativas dos stakeholders.

Como montar o Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto

Dependendo da complexidade de uma iniciativa, o gerente de projetos pode optar

por montar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) para facilitar a visualização
do trabalho e das entregas a serem feitas. A EAP é uma ferramenta
de decomposição hierárquica para dividir um projeto em partes menores,
mais fáceis de gerenciar. Essa ferramenta pode ser acompanhada de um
documento chamado dicionário da EAP.

O dicionário da EAP é uma tabela que descreve os pacotes de trabalho, seus

8
Adaptado por Jo Scotchy
responsáveis e critérios de aceitação. Essa ferramenta ajuda a complementar a
estrutura analítica do projeto, pois traz informações que não puderam ser
incluídas no diagrama da EAP. Dessa forma, ficam explícitas quais as expectativas
em relação aos resultados das entregas do projeto.
Voltando ao nosso exemplo da casa, poderíamos ter o seguinte “verbete” no
dicionário da EAP:

as informações anteriores, o Pacote de Trabalho: alvenaria de elevação

Descrição: levantamento de paredes, utilizando o método especificado no projeto
de construção civil.
Responsável: Muata Francisco.
Participantes: António Ngassakidila, Kássio Benites.
Critérios de Aceitação: firmeza, ausência de rachaduras, bom isolamento
térmico.
É claro que demos um exemplo bem simples, mas deu para entender não é
mesmo? O dicionário da EAP é ótimo para ser consultado quando alguém fica com
dúvidas a respeito daquilo que deve ser entregue, facilitando a comunicação do
time. Além disso, também auxilia na hora de construir o cronograma, segundo
passo depois da elaboração da EAP.

O que é o dicionário da EAP?

O dicionário da EAP é um documento, geralmente em formato de tabela,

que detalha os pacotes de trabalho da EAP. Um pacote de trabalho, por sua
vez, corresponde ao último nível de decomposição da EAP e se refere a um grupo
de atividades relacionadas. Enquanto na estrutura analítica do projeto a intenção é
mapear de forma simples e visual as partes de um projeto, pois trata-se de um
diagrama ou uma lista, no dicionário da EAP o objetivo é declarar expectativas,
estabelecer os indicadores para medir a qualidade dos pacotes e alinhar
responsabilidades.
O dicionário da EAP não recebe esse nome à toa, ele funciona realmente como um
dicionário, em que cada verbete corresponde a um pacote de trabalho. Em vez do
significado, você encontra a descrição do pacote de trabalho, que deve dar
uma melhor compreensão para os envolvidos do que deve ser entregue.
Além disso, o dicionário da EAP inclui os nomes dos responsáveis por cada
pacote de trabalho, ou seja, quem deve entregar o que, e os critérios para que o
pacote de trabalho seja aceito. Essa última informação é importante para que o
responsável saiba como o resultado do seu trabalho será medido.
O dicionário da EAP faz parte do detalhamento do escopo do projeto. Quando o
projeto usar a abordagem preditiva, em que o escopo deve ser detalhado
totalmente no momento de planejamento, a EAP e o seu dicionário só podem
sofrer atualização através do acionamento de um processo de controle integrado
de mudanças. Já se o projeto utilizar a abordagem adaptativa ou ágil, a EAP e
o seu dicionário serão atualizados conforme o escopo for sendo aprofundado.
9
Adaptado por Jo Scotchy
Cada um dos elementos do dicionário da EAP pode vir acompanhado de um código
identificador (1, 1.1, 1.1.1,1.1.2 etc.), para facilitar a identificação. A principal
vantagem dessa ferramenta é trazer mais clareza para as partes
interessadas sobre o escopo. Trata-se de mais uma fonte de informação que, além
de auxiliar na comunicação do projeto, ajuda a gerar estimativas mais exatas de
duração das atividades.

Exemplo de dicionário da EAP

Imagine que você precisa gerenciar o projeto de construção de uma casa.

O modelo de EAP que você está utilizando é orientado a entregas e contém os
seguintes pacotes de trabalho:
1. Fundação
2. Alvenaria
3. Sistema hidráulico
4. Sistema elétrico
5. Cobertura
6. Revestimento
7. Pintura

Com base no referido acima, o seu dicionário da EAP poderia ficar parecido com
isso:

Vale lembrar que este é um exemplo fictício e simplificado para fins didáticos. Portanto,
não possui compromisso de corresponder à realidade.

10
Adaptado por Jo Scotchy
Matriz RACI
Você também pode combinar o dicionário da EAP com a matriz RACI, também
conhecida como matriz de responsabilidades. A diferença é que em vez de ter
apenas uma coluna para os responsáveis, teríamos quatro:
1. (R)esponsible: quem é cobrado pelo pacote de trabalho.
2. (A)ccountable: quem aprova o pacote de trabalho.
3. (C)onsulted: quem é consultado sobre o pacote de trabalho.
4. (I)nformed: quem é atualizado sobre o pacote de trabalho.
É possível adicionar ou retirar itens do dicionário, de acordo com as necessidades
do seu projeto. Existem projetos que vão demandar mais “verbetes” (atributos) no
dicionário da EAP e outros que precisarão de menos. O importante é encontrar um
ponto de controle satisfatório para as partes interessadas.

11
Adaptado por Jo Scotchy