Project 2013 Basico e Conceitos 2015 - Oficial PDF

MS PROJECT 2013
INTRODUO GESTO DE PROJETOS
RODRIGO DINIZ ROSA TRENA ENSINO TRENA.COM.BR | MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL

2013
Introduo gesto de projetos com o Ms Project
SOBRE O TREINAMENTO
Este treinamento focado na capacitao dos futuros gerentes de projeto no que se refere ao desenvolvimento e
gerenciamento de projetos utilizando o Microsoft Project Professional 2013, e sua abordagem visa prepar-los para
executar a gesto das atividades, prazos, custos e recursos, temas fundamentais para a melhor utilizao da
ferramenta.
O PAPEL DO GERENTE DE PROJETOS
O papel de um gerente de projetos planejar, controlar e executar projetos que podem ser pontuais, com uma data
para comear e acabar, ou que podem ser a longo prazo, como o objetivo de estratgico de uma empresa ou
instituio.
Este profissional, durante a execuo de um projeto, define papis, atribui tarefas, acompanha e documenta o
andamento da sua equipe atravs de ferramentas e tcnicas apuradas, administra investimentos e integra as pessoas
para trabalharem juntas por um s objetivo. Tambm funo dele monitorar possveis riscos e estar sempre
preparado para mudar de estratgia rapidamente, se necessrio.
Sem um bom gerente, um projeto acontece de maneira desordenada e com baixa probabilidade de acerto. Um projeto
sem foco e integrao no aproveita o talento dos colaboradores da melhor maneira, demora mais para alcanar seu
objetivo e pode causar um investimento maior que o necessrio.
RODRIGO DINIZ ROSA TRENA ENSINO TRENA.COM.BR | MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2013
NDICE
1. ..................................................................... MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2013
2. .................................................................................................................. A JANELA INICIAL

2.1.1. .........................................................................................................A Faixa de Opes
2.1.1.1. .............................................................................................................. Seo Tarefa
2.1.1.2. ............................................................................................................ Seo Recurso
2.1.1.3. ............................................................................................................. Seo Projeto
2.1.1.4. ........................................................................................................... Seo Exibio
2.1.1.5. ........................................................................................................... Seo Formato
2.1.1.6. ................................................................................ Minimizando a Faixa de Opes
2.1.1.7. ........................................................................................ Utilizando o menu Arquivo
2.1.1.8. .......................................................................................................... Barra de Modos
2.2........................ ................................................................................ O Grfico de Gantt
2.2.1. ....................................................................................Entendendo o Grfico de Gantt
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3. ...................................... MICROSOFT PROJECT VISO GERAL E PLANO DE PROJETO

3.1........................ ............................................................................................ Viso geral
3.1.1. ........................................................................ Modelo de dados do Microsoft Project
3.1.2. ................................................................................................. Entendendo as tabelas
3.2......................... ...................................................................... Planejamento do projeto
3.2.1. ................................................ Definindo a data de incio e o modo de agendamento
3.2.2. ................................................................................................................... Calendrios
3.2.2.1. ......................................................................................................... Calendrio Base
3.2.2.2. ......................................................................................... Configurando Calendrios
3.2.2.3. .................................................................................. Criando Excees de Trabalho
3.2.2.4. ............................................................................. Definindo o calendrio do projeto
3.2.2.5. ......................................................................... Definindo o calendrio dos recursos
3.2.2.6. ............................................................................ Definindo o calendrio das tarefas
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4. ............................................................... DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS - TAREFAS

4.1............... .................................................................................... Vnculos entre tarefas
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5. ............................................................DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS - RECURSOS

5.1...................... .................................................................................... Tipos de recursos
5.2........................ ........................................................................... Cadastrando Recursos
5.3........................ .............................................................................Alocao de recursos
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6............................................................. APERFEIOANDO O TRABALHO NOS PROJETOS

6.1......................... ............................................................................. Estrutura de tpicos
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6.2. ......................... ......................................... Exibindo o nmero da estrutura de tpicos

6.3.......................... .............................................................. Tarefa de Resumo do Projeto
6.4. ......................... .......................................................................... Duraes das tarefas
6.4.1. ......................... .................................................................. Duraes decorridas
6.5. ......................... ................................................................. Dependncia entre tarefas
6.6. ......................... ....................................................... Criando latncias entre as tarefas
6.7. ......................... .................................................................................. Caminho crtico
6.8. ......................... ........................................................... Etapas (milestones ou marcos)
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6.9. ......................... .............................................................................. Tarefas Peridicas
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7. ............................................................................................ GERENCIANDO DE RECURSOS

7.1. ......................... ...................................................... Controle de tarefas pelo empenho
7.2. ......................... ................................................................. Superalocao de recursos
7.3. ......................... ............................................ Resolvendo problemas de superalocao
7.3.1. ............................................................................................ Utilizando a redistribuio
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8.........................................................................VISUALIZANDO OS CUSTOS DO PROJETO

8.1. ......................... ...................................................... Definindo custos para os recursos
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9..................................................................................... INFORMAES SOBRE O PROJETO

9.1. ......................... ..................................................................................... Linha de Base
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10. ............................................................................. CONFIGURAES PERSONALIZADAS

10.1. ......................... ..................................................................... Tabelas Personalizadas
10.2. ......................... ........................................................ Formatando o Grfico de Gantt
10.2.1. ......................................................................................... Estilos do Grfico de Gantt
10.2.2. ........................................................................ Formatando uma categoria de barras
10.3. ......................... ................................................................... Frmulas Personalizadas
10.4. ......................... ........................................................Lista de Valores Personalizados
10.5. ......................... .......................................................................Criando Sinalizadores
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11. ............................................................................................. CONTROLANDO O PROJETO

11.1. ......................... ............................................................... Inserindo informaes reais
11.2. ......................... ........................................................................... Orado x Realizado
11.3. ......................... ...................................................Visualizao dos desvios do projeto
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12. ........................................................................................................................ RELATRIOS

12.1. ......................... ................................................ .........................Relatrios impressos
12.2. ......................... ............................................................................. Relatrios Visuais
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13. .......................................................................................................................... IMPRESSO

13.1. ......... ......................................... ........................................ Visualizando a impresso
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1. MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2013
O Microsoft Project Professional 2013 o programa mais utilizado em escala corporativa para o gerenciamento de
projetos, ajudando as organizaes a alinharem iniciativas corporativas, atividades e recursos para obter os melhores
resultados comerciais. Com os recursos flexveis de relatrio e anlise, os usurios do software podem obter as
informaes necessrias que os auxiliaro a otimizar seus recursos, priorizar trabalhos e alinhar os projetos com os
objetivos gerais da empresa.
Com o Microsoft Project Professional 2013, voc poder controlar as etapas do projeto (prazos) bem como gerenciar
as pessoas diretamente a ele ligadas (recursos), controlar o valor necessrio para sua realizao (custos) e o esforo
dispendido durante sua execuo (trabalho).
As principais vantagens de se utilizar o Project 2013 so:
Organizao do projeto em tarefas e grupos de tarefas;
Controle de alocao de recursos;
Acompanhamento em tempo real de custos, atividades, andamento e alocaes;
Visualizao das estatsticas e criao de relatrios referentes ao projeto;
Possibilidade de alterao no escopo e comparao com informaes projetadas.
2. A JANELA INICIAL
Define-se como janela inicial aquela que apresentada para o usurio logo aps a abertura do programa. A janela
inicial contm diversos elementos a partir dos quais o usurio desenvolver o seu trabalho.
Para usurios experientes, a funcionalidade mais interessante da nova verso da ferramenta a interface do usurio,
que foi adaptada ao padro das outras ferramentas do Microsoft Office (as quais j haviam sido modificadas nas
verses 2007).
2.1.
Elementos da Janela
A janela inicial do Project contm dezenas de itens e objetos que so utilizados pelo usurio durante as suas atividades.
importante que eles sejam identificados e conceituados:
Barra de Acesso Rpido

Faixa de Opes
Linha do Tempo
Planilha de Tarefas
Grfico de Gantt
Modo de
Agendamento de
Tarefas
As janelas so retngulos por meio dos quais as informaes sero vistas e trabalhadas pelo usurio. O Project
poder administrar diversas janelas que representem diversas origens de dados em cada projeto. Na ilustrao
acima vemos a janela do programa (Project) e a janela do arquivo (Projeto 1).
A seguir sero disponibilizadas as informaes sobre os principais elementos da janela inicial do Project 2013:
Faixa de Opes: a partir de sua utilizao, o usurio poder encontrar os comandos existentes nas verses
anteriores do MS Project (que eram disponibilizados nos Menus);
Barra de Acesso Rpido: atravs da utilizao deste item, o usurio poder visualizar os comandos
frequentemente utilizados, como Arquivo, Salvar Como, Abrir etc.;
Linha do Tempo: a Linha do Tempo permite que o usurio visualize o progresso atual de seus projetos em
qualquer visualizao de tarefa, como por exemplo no Grfico de Gantt;
Modo de Agendamento de Tarefas: sua escolha permitir ao usurio optar por agendar as tarefas do seu projeto
de maneira automtica ou manual;
Planilha de Tarefas: na planilha de tarefas o usurio ir digitar todas as informaes das tarefas que compem
seu projeto, como nome, durao, predecessoras, recursos e etc.;
Grfico de Gantt: o Grfico de Gantt ir permitir a visualizao do cronograma do projeto, conforme as tarefas
vo sendo inseridas na Planilha de Tarefas.
2.1.1.
A Faixa de Opes
A mais notvel diferena entre a verso 2013 do MS Project e sua predecessora, a verso 2007, a Faixa de Opes.
Ela tem como principal funo substituir o antigo sistema de menus encontrados em todas as verses anteriores do
MS Project. Esses menus, familiares aos usurios das antigas verses do MS Office, incluem Menu, Editar, Exibir, Inserir,
Formatar e etc. A substituio desses menus verificada pela distribuio de sees dentro da Faixa de Opes,
identificas agora pela sequncia Tarefa, Recurso, Projeto, Exibio e Formato.
2.1.1.1.
Seo Tarefa
A Faixa de Opes exibida em sua forma padro quando o Microsoft Project 2013 iniciado. A imagem abaixo ilustra
a exibio dos comandos existentes na guia Tarefa:
O sistema organiza e distribui os botes e comandos na guia Tarefa em oito sees, entre as quais Exibir, rea de
Transferncia, Fonte, Cronograma, Tarefas, Inserir, Propriedades e Edio. Algumas sees possuem mais opes do
que as exibidas para o usurio (caso da seo Fonte). Caso deseje visualizar os comandos dessa seo, voc pode clicar
no cone de expanso, localizado na parte interior direita de seo:
Ao clicar no boto de expanso da seo, o usurio ser apresentado aos comandos ocultos (os quais so
remanescentes da verso 2007 do MS Project):
Seo Recurso
A seo Recurso exibe os botes e comandos que permitem ao usurio gerenciar os recursos dos seus projetos:
O sistema organiza e distribui os botes e comandos na seo Recurso em cinco sees, entre as quais Exibir,
Atribuies, Inserir, Propriedades e Nvel.
2.1.1.2.
Seo Projeto
A seo Projeto exibe os botes e comandos que permitem ao usurio trabalhar com informaes de alto nvel do
projeto, tais como suas Informaes, Campos Personalizados, Linhas de Base, Relatrios e etc.
O sistema organiza e distribui os botes e comandos na seo Projeto em seis sees, entre as quais Inserir,
Propriedades, Cronograma, Status, Relatrios e Reviso de Texto.
2.1.1.3.
Seo Exibio
Atravs da utilizao da seo Exibio, voc poder aplicar diferentes visualizaes no seu projeto, alm de utilizar
funcionalidades de tabelas, filtros e etc.
O sistema organiza e distribui os botes e comandos na seo Exibio em sete sees, entre as quais Modos de
Exibio da Tarefa, Modos de Exibio de Recurso, Dados, Zoom, Modo Diviso, Janela e Macros.
2.1.1.4.
Seo Formato
A disponibilidade dos botes e comandos da seo Formato aplicada em virtude da visualizao atual, aplicada no
projeto ativo. Antes de utilizar os comandos disponveis na seo Formato, voc deve selecionar o modo de exibio
onde deseja aplic-los (como, por exemplo, o Grfico de Gantt). O Microsoft Project 2013 exibe os comandos da seo
Formato de acordo com a visualizao ativa, e permite que o usurio possa customizar essa exibio.
A ttulo de exemplo, iremos visualizar a seo Formato quando o usurio est utilizando o modo de exibio do Grfico
de Gantt:
Lembre-se de que a seo Formato mostra as opes de formato apropriadas para o modo de exibio atual. Isso
significa que os botes e comandos da seo Formato iro variar, dependendo das opes de formato disponveis para
o modo de exibio aplicado no projeto. Vejamos a figura abaixo, que exibe a seo Formato quando o modo de
exibio Planejador de Equipe est ativo:
2.1.1.5.
Minimizando a Faixa de Opes
O Microsoft Project 2013 permite que voc minimize ou maximize a Faixa de Opes, para obter melhor visibilidade
do seu projeto. Ao executar essa operao, voc tem acesso a uma maior visualizao das tarefas que compem o seu
projeto. Para minimizar ou maximizar a Faixa de Opes, clique no cone Minimizar, localizado no canto superior
esquerdo:
Aps executar a ao, o Project ir exibir seu projeto conforme ilustrado abaixo:
2.1.1.6.
Utilizando o menu Arquivo
Em sua verso 2013, o Microsoft Project efetua o controle das atividades mais comuns atravs do menu Arquivo. Ao
clicar sobre este item, o sistema exibe uma lista variada de opes, as quais permitem ao usurio manipular e controlar
o arquivo com o qual est trabalhando. Utilizando o menu Arquivo, voc poder realizar atividades tais como:
o
o
o
o
o
o
Salvar um projeto;
Salvar um projeto com um tipo de verso diferente da verso 2013;
Abrir um arquivo existente;
Especificar informaes a respeito do arquivo, tais como suas propriedades;
Criar um novo projeto;
Imprimir o projeto;
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o Especificar opes de configurao do projeto ativo e tambm para a aplicao.
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2.1.1.7.
Barra de Modos
A Barra de Modos geralmente exibida junto margem esquerda da janela do Project, e tem como misso
oferecer cones dos modos de exibio utilizados com maior frequncia pelo usurio. Ela um meio mais
rpido de modificar os modos de visualizao, bastando, para isso, clicar nos respectivos cones. Por
padro, o modo de exibio exibido ao iniciarmos o trabalho com o Project o Grfico de Gantt.
2.2.
O Grfico de Gantt
O Grfico de Gantt a principal janela de visualizao quando da criao de projetos e cronogramas.

Atravs de sua utilizao, o usurio ir efetuar o lanamento das tarefas que faro parte do projeto, bem
como sua durao, datas de incio e trmino, suas tarefas predecessoras e os recursos que sero
empregados para seu desenvolvimento.
O Grfico de Gantt dividido em duas partes: rea da tabela e rea grfica. Na rea da tabela so
apresentadas as linhas e colunas das informaes sobre as tarefas. Cada linha trata de uma tarefa
especfica, enquanto cada coluna exibe o tipo de informao sobre a entrada do projeto.
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J a rea grfica exibe o comportamento de cada tarefa atravs de uma escala de tempo, bem como sua interligao
com as demais tarefas do projeto. Esta rea, que apresenta o Cronograma do projeto, responsvel por indicar, de
maneira simples, as conexes existentes entre as tarefas, baseado em suas datas de incio e trmino:
2.2.1.
Entendendo o Grfico de Gantt
Para novos usurios do Microsoft Project 2013, o entendimento do Grfico de Gantt um importante aliado para o
entendimento e acompanhamento de seus projetos. E uma das aes mais importantes para um novo usurio do MS
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Project o entendimento dos smbolos apresentados no Grfico de Gantt. Os smbolos so referncias visuais com as
quais o usurio pode visualizar o que est acontecendo no seu projeto em tempo real, permitindo que aes sejam
tomadas com maior rapidez e segurana.
A melhor maneira de entender os smbolos apresentados pelo Microsoft Project imprimir um projeto e visualizar sua
legenda. Ela exibe peas fundamentais para o entendimento dos smbolos utilizados pelo Grfico de Gantt, conforme
ilustra a figura abaixo:
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Anotaes
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3. MICROSOFT PROJECT VISO GERAL E PLANO DE PROJETO

Conforme vimos no tpico anterior, o Grfico de Gantt apresenta a lista das tarefas do nosso projeto no lado esquerdo
e apresenta cada uma delas como uma barra no grfico do lado direito. Este o modo de exibio mais comum da
ferramenta, pois oferece aos usurios a possibilidade de analisar o projeto e tambm inserir tarefas e ajustas seus
detalhes.
De um modo geral, podemos afirmar que o plano de projeto um esboo geral dos seus aspectos mais importantes.
No plano de projeto deve-se efetuar a programao do que se deseja que acontea, com relao ao cronograma, as
tarefas, os recursos e os custos. Iremos aproveitar essa seo para realizar as principais atividades inerentes ao
desenvolvimento do plano de projeto, bem como para nos dedicarmos ao entendimento da estrutura funcional do
Project 2013 e suas principais funcionalidades.
3.1.
Viso geral
3.1.1.
Modelo de dados do Microsoft Project
O Microsoft Project reconhece, armazena e organiza suas informaes em dois tipos distintos de dados: dados de
Tarefa e dados de Recurso. Cada tipo de dado possui suas particularidades, como tabelas, filtros, grupos e exibies.
A ilustrao abaixo exibe um modelo simplificado das informaes existentes no Microsoft Project, e a maneira como
elas impactam tabelas, filtros e grupos.
As Tarefas carregam consigo valores de Durao, medidos em dias. O Microsoft Project 2013 mede o percentual da
durao completada atravs do campo % completo. Os Recursos carregam os valores de Trabalho (ou Esforo),
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medidos em horas. O Microsoft Project 2013 mede o percentual de trabalho completado no campo % do trabalho
completo.
3.1.2.
Entendendo as tabelas
O Microsoft Project 2013 inclui 27 tabelas internas, das quais 17 so tabelas de tarefa e 10 de recursos. Por padro,
uma tabela uma coleo de colunas (campos), e o nome de cada tabela descreve e identifica o tipo de colunas que
a constituem. A ttulo de exemplo, a tabela de Custo contm colunas que exibem dados de custo associados com cada
tarefa do projeto.
Em comparao com suas verses anteriores, o Microsoft Project 2013 no inclui nenhuma nova tabela, mas a maioria
das tabelas de Tarefas agora incluem o campo Modo de Agendamento da Tarefa. Esta coluna permite que voc
especifique quando uma tarefa deve ser agendada automaticamente e quando ela deve ser agendada manualmente.
Quando a tarefa agendada automaticamente, o sistema calcula de forma automtica sua data de incio e trmino.
J quando o modo selecionado manual, o sistema no especifica o campo Durao, como tambm no calcula a data
de incio e trmino da tarefa. Em outras palavras, todas as tarefas que receberem o formato Agendada Manualmente
no sero inseridas como parte ativa do cronograma do projeto.
Para visualizar as diferentes tabelas que o Microsoft Project oferece, na seo Exibio, clique em Tabelas:
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Modificar a exibio das tabelas permite que voc possa visualizar diferentes informaes, sob diferentes
perspectivas, de um mesmo projeto. Sugerimos que voc navegue entre as tabelas do MS Project para se acostumar
com as informaes disponibilizadas por cada uma delas.
3.2.
Planejamento do projeto
3.2.1.
Definindo a data de incio e o modo de agendamento
A maior parte dos projetos possui uma caracterstica em comum: so sempre agendados pela data de incio. Esse tipo
de agendamento obriga que as tarefas tenham incio assim que possvel, possibilitando aos gerentes de projeto maior
flexibilidade de controle do cronograma. Entretanto, h casos em que o agendamento precisa ser realizado tomando
como base a data de trmino, gerando algumas facilidades, tais como:
o
o
Permite que, ao estipular o agendamento pela data de trmino, os gerentes saibam qual a data em que o
projeto deve ser iniciado, baseando-se nos vnculos das tarefas;
Quando a data de trmino o ponto final do projeto, no havendo margens para atrasos (podemos utilizar
como exemplo uma festa de casamento).
Para que voc defina se o projeto ser controlado pela data de incio ou trmino, e qual ser efetivamente esta data,
na seo Projeto, clique no boto Informaes do Projeto. O Project ir exibir a seguinte caixa de dilogo:
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o
o
o
No campo Agendar a partir de, deve-se selecionar se o projeto ser agendado a partir da data de incio ou da
data de trmino;
Caso a opo de escolha seja pela data de incio, o campo Data de Incio permitir que o usurio digite a data
de incio para o projeto selecionado;
O campo Data de Trmino permite que o usurio escolha qual a data de trmino do projeto, caso esta seja a
opo definida para controle.
Evite definir a data de incio ou trmino do projeto clicando no campo Incio (coluna incio das
tarefas do projeto). Ao escolher esta opo, ao invs de estipular a data de incio ou trmino do
seu projeto, voc ir criar uma restrio para a tarefa.
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3.2.2.
Calendrios
Ao desenvolver o trabalho utilizando o Microsoft Project 2013, quatro possibilidades de se trabalhar com calendrios
so disponibilizadas aos usurios: calendrios base, calendrios do projeto, calendrios de recursos e calendrios de
tarefas. Os calendrios devem ser utilizados para determinar a disponibilidade de trabalho nos dias em que o projeto
ir ocorrer, como os recursos que so atribudos s tarefas so programados e tambm como as tarefas so
programadas. Os calendrios do projeto e os calendrios das tarefas so usados para programar tarefas e, se recursos
forem atribudos a elas, os calendrios dos recursos tambm sero usados.
De um modo geral, podemos modificar os calendrios para definir os dias teis e as horas do projeto inteiro, dos
grupos de recursos, dos recursos individuais e das tarefas.
3.2.2.1.
Calendrio Base
Um calendrio base usado como um modelo no qual se baseiam o calendrio do projeto, o calendrio dos recursos
e tambm o calendrio das tarefas. Ele define os perodos teis e no teis para o projeto, alm de especificar as horas
teis de cada dia de trabalho, os dias de trabalho de cada semana e quaisquer excees, como feriados, emendas e
trabalho excepcional. possvel selecionar um calendrio base para ser usado como o calendrio do projeto ou como
a base de um calendrio de recursos.
O Project possui trs calendrios base padro:
o
o
Padro: O calendrio base Padro reflete o cronograma de trabalho tradicional: segunda a sexta-feira, ds
9:00 s 18:00, com uma hora de intervalo;
24 Horas: O calendrio base 24 Horas reflete um cronograma sem perodo no til. O calendrio 24 Horas
pode ser usado para programar recursos e tarefas para diferentes turnos do relgio ou para programar
recursos de equipamentos que trabalham de maneira contnua;
Turno da Noite: O calendrio base Turno da Noite reflete um turno noturno de segunda-feira noite at a
manh de sbado, das 23:00 s 8:00, com uma hora de intervalo.
Ao trabalharmos com o Project, possvel criar nossos prprios calendrios. Esta possibilidade especialmente til
quando possuirmos cronogramas alternativos, como empresas que possuem filiais distribudas geograficamente, as
quais devem seguir calendrios distintos. Outro exemplo so os diversos recursos alocados aos projetos, como equipes
de desenvolvimento, produo ou mo de obra. Podemos ter recursos que trabalhem meio perodo, em turnos de 12
horas ou em fins de semana.
20
3.2.2.2.
Configurando Calendrios
Para definir as datas de exceo no seu projeto e configurar seu calendrio, na seo Projeto, clique em Alterar
Perodo de Trabalho:
Para cadastrar um calendrio que considere os perodos teis e no teis com os quais voc ir trabalhar, existem
duas alternativas: voc poder efetuar as modificaes diretamente no calendrio padro ou criar um novo
calendrio.
O Calendrio Padro aquele utilizado como base pelo Project 2013 para todos os novos projetos criados. Portanto,
se voc trabalha em uma empresa distribuda em diferentes localidades geogrficas dentro do mesmo pas, voc pode
optar pelo cadastramento de todos os feriados nacionais no calendrio padro. Em seguida, voc pode criar
calendrios especficos para cada uma das cidades onde sua empresa possui filiais/projetos, de modo a acrescentar
apenas os feriados locais.
A possibilidade de personalizao dos calendrios depende apenas da necessidade de cada usurio. Desse modo,
mesmo tendo cadastrado os feriados nacionais no calendrio padro, voc poder cadastrar um novo calendrio que
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no tenha referncia a este (para criar perodos diferenciados de trabalho aos recursos, por exemplo, ou para
cadastrar calendrios que sigam os perodos de trabalho de outros pases).
Para cadastrar uma exceo no calendrio, digite um nome identificador na coluna Nome e sua data de Incio e
Concluso, conforme ilustrado abaixo:
A definio da Data de Exceo

faz com que o Project realce o
calendrio automaticamente
No exemplo acima, o Project recebeu a informao do feriado de 1 de Janeiro, dia da confraternizao universal.
Como este um feriado que se repete todos os anos, podemos informar ao sistema esta recorrncia, de modo que o
calendrio seja definido automaticamente para os prximos eventos que ocorram nesta data. Para adicionar esta
recorrncia, clique em Detalhes:
22
Cadastre todos os feriados nacionais que possuem recorrncia nas mesmas datas:
23
Aps a digitao dos feriados de nvel nacional no Calendrio Padro, clique OK para confirmar sua incluso.
Imaginemos uma situao hipottica, de uma empresa que possui filiais nas cidades do Rio de Janeiro e So Paulo.
Como os feriados so diferentes nas duas cidades, o usurio pode definir um novo calendrio com base no calendrio
padro (para importar os feriados nacionais j cadastrados) e, em seguida, digitar apenas os feriados locais da cidade.
Para executar esta ao, na seo Alterar Perodo til, clique no boto Criar Novo Calendrio... O Project 2013 ir
perguntar se voc deseja criar um novo calendrio base ou se deseja basear-se em um calendrio pr-existente. Como
voc deseja utilizar os dados j cadastrados previamente, escolha a opo Criar uma cpia do calendrio Padro.
Nomeie seu calendrio para Cidade de So Paulo.
Perceba que os feriados nacionais so importados para este calendrio, e tudo o que o usurio tem a fazer cadastrar
os feriados que pertencem a cidade de So Paulo:
24
Para finalizar, crie um novo calendrio (baseado no Calendrio Padro) para a Cidade do Rio de Janeiro:
25
3.2.2.3.
Criando Excees de Trabalho
Caso seja necessrio, voc pode definir um calendrio de trabalho com horrios diferenciados. Suponha que em um
determinado projeto foi definido que os sbados do ano de 2011 sero considerados como dias teis. Para executar
essa definio, na guia Excees, digite o nome que ir identificar o novo parmetro e clique em detalhes. A figura
abaixo ilustra a configurao que deve ser realizada para considerar os sbados como dias teis:
O aspecto visual de configurao no Project 2013 trar a dimenso dos parmetros digitados:
26
3.2.2.4.
Definindo o calendrio do projeto
Aps a criao e configurao dos calendrios a serem utilizados no projeto, voc deve definir qual deles ser utilizado
como referncia pelo Project 2013. Conforme vimos anteriormente, o Project orienta-se sempre pelo Calendrio
Padro. Para modificar essa estrutura, na seo Projeto, clique em Informaes do Projeto. No campo Calendrio,
selecione o calendrio que deseja utilizar em seu projeto:
Perceba que o Project exibe no Grfico de Gantt a indisponibilidade dos dias considerados como feriado no calendrio:
27
3.2.2.5.
Definindo o calendrio dos recursos
Alm da definio do calendrio para o projeto, possvel tambm definir calendrios exclusivos para seus recursos.
Essa possibilidade existe para situaes nas quais um determinado recurso tenha disponibilidade diferente daquela
programada para o projeto. Para atribuir um calendrio a um recurso precisamos, em primeiro lugar, cri-lo no Project.
Em nosso exemplo, vamos definir o calendrio de Trabalho aos Sbados para nosso recurso.
Para atribuir o calendrio ao recurso, de maneira que para as atividades relacionadas a ele seja adaptadas de acordo
com a sua disponibilidade de trabalho, devemos cadastr-lo no Project. Na coluna de calendrio, devemos definir o
calendrio a qual o recurso ser norteado:
28
importante verificar que o calendrio do recurso sempre ter prioridade em relao ao

calendrio do projeto. Isto se deve ao fato de que as realizaes das tarefas s podero ser
executadas mediante a disponibilidade dos recursos. Deste modo, se atribuirmos um calendrio
tarefa e, no mesmo projeto, definirmos um calendrio diferente para o recurso, as tarefas em
que este estiver envolvido sero programadas de acordo com a sua agenda.
3.2.2.6.
Definindo o calendrio das tarefas
O Project 2013 tambm permite que os calendrios criados sejam atribudos tarefas especficas no projeto. Para
atribuir um calendrio a uma tarefa, efetue duplo-clique na tarefa e, na guia Avanado, selecione o calendrio
desejado:
29
4. DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS - TAREFAS

Aps a fase conceitual de desenvolvimento e planejamento do projeto, na qual o levantamento das atividades a serem
executadas realizado, bem como so verificados os recursos necessrios para sua realizao, voc dever cadastrar
no Project a lista de tarefas necessrias para seu projeto, bem como os vnculos existentes entre elas. Este lanamento
se d no Grfico de Gantt, utilizando a rea de tabela. Vejamos o exemplo abaixo:
Agora voc ir conhecer de maneira mais detalhada quais so os campos (colunas) existentes na Tabela de Entrada do
Grfico de Gantt:
Modo da Tarefa
Especifica se as tarefas do projeto sero agendadas de maneira automtica ou manual.
Nome da tarefa
Local onde definido o nome de cada atividade a ser executada.
Durao
Refere-se ao tempo que a atividade levar para ser concluda. Geralmente esse lanamento feito em dias, sendo
tambm possvel a realizao de lanamentos de perodos mais longos, como semanas e meses, ou at mesmo itens
mais curtos, como horas. Veremos mais exemplos adiante.
30
Incio
Indica a data de incio de cada atividade. Por padro, o Project assume como data de incio de cada tarefa a data atual
do computador. A partir do momento em que as tarefas estiverem vinculadas, as datas de incio das mesmas sero
submetidas a um sistema de escala, na qual o incio de uma tarefa ter automaticamente aps o trmino de sua
predecessora.
Trmino
A data de trmino de uma tarefa calculada automaticamente pelo Project, que faz a soma da data de incio da tarefa
com a sua durao. Assim, se uma determinada tarefa tiver o incio programado para 21/01/2008 e sua durao for
de 02 dias, sua data de trmino ser programada para 22/01/2008 (ou seja, um dia de trabalho em 21/01 e outro em
22/01).
Predecessoras
Predecessora uma tarefa que antecede outra. No exemplo acima, a tarefa nmero 02, Contrao da Equipe, s
poder ser iniciada aps a finalizao da tarefa nmero 01, Definio dos Objetivos. Podemos dizer, neste caso, que a
tarefa Definio dos Objetivos predecessora da tarefa Contrao da Equipe, pois esta s se inicia aps a finalizao
daquela.
Nome dos Recursos

Este campo utilizado para definir quais sero as pessoas e/ou materiais necessrios para execuo das tarefas.
Aps efetuar o lanamento das tarefas no projeto, a durao padro proposta pelo programa de 01 dia,
acompanhada do sinal de interrogao (?). Este sinal indica que a durao da tarefa estimada, e o sistema interpreta
este como um valor provisrio. Vale a pena utilizar este expediente quando no se sabe ao certo a durao de uma
tarefa, ou quando ela depende de variveis sob as quais o gerente do projeto no tem controle (como o perodo de
chuvas em um projeto de construo civil, por exemplo).
Outro ponto importante a considerar est relacionado aos fins de semana. Como vimos no tpico dos calendrios, por
padro, o Project considera todos os sbados e domingos como dias no teis e, caso uma tarefa tenha uma durao
que acontea por um perodo longo, os sbados e domingos no sero considerados como dias efetivamente
trabalhados.
31
A alterao da durao da tarefa para 07 dias fez com que

sua data de trmino fosse alterada, porm no
considerando sbado e domingo como dias de trabalho.
Observemos o lanamento dos prazos de cada tarefa e seu comportamento na rea grfica:
4.1.
Vnculos entre tarefas
Com as tarefas j inseridas no nosso projeto, a segunda fase do trabalho consiste em criar os vnculos existentes entre
elas. O ato de vincular tarefas consiste em dizer que elas estaro interligadas, e o adiantamento ou atraso no prazo
32
do desenvolvimento de uma atividade afetar o incio da sua sucessora. Existem vrias formas de vincular as tarefas.
A mais simples efetivar este vnculo atravs da coluna de predecessoras, na tabela de entrada:
Basta que se digite o nmero da tarefa

predecessora para que o Project crie a
respectiva ligao entre as atividades.
Uma alternativa para criar vnculos entre as tarefas selecionar as atividades que se deseja vincular e efetivar a ao
atravs do boto vincular tarefas, na barra de ferramentas padro:
33
Anotaes
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5. DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS - RECURSOS

No Gerenciamento de Projetos, os recursos so todas as ferramentas, materiais e/ou pessoas responsveis pela
execuo das atividades e tarefas em um projeto. Seu cadastramento importante e obrigatrio, pois o controle da
utilizao dos recursos, como a quantidade de materiais utilizados e/ou o tempo de trabalho de cada pessoa para
executar uma determinada atividade, proporcionar aos gerentes de projeto todos os custos oriundos de cada
atividade realizada, bem como do projeto como um todo.
5.1.
Tipos de recursos
A verso 2013 do Microsoft Project disponibiliza aos usurios trs tipos de recurso: Trabalho, Material e Custos.
Conforme visto no pargrafo anterior, os recursos podem ser pessoas, equipamentos e materiais necessrios para
executar uma determinada atividade. Definindo em termos contbeis, recursos so elementos dos custos diretos do
projeto.
Os recursos de Trabalho so as pessoas e/ou os equipamentos que realizam trabalho para concluir uma tarefa, e que
consomem tempo (horas ou dias) para executar as atividades. Seu trabalho contabilizado, por padro, em horas.
Desta forma, se uma pessoa trabalha 02 dias e ganha R$ 10,00 a hora, ao final do trabalho o seu custo ser R$ 160,00,
que so as 16 horas de trabalho realizado (8 horas em cada dia) multiplicado pelo valor hora do recurso.
Os recursos do tipo Material so os suprimentos e outros itens de consumo utilizados para completar as tarefas de
um projeto. Se 02 sacos de cimento so utilizados para executar uma tarefa, a um custo unitrio de R$ 20,00, o custo
total dessa tarefa ser de R$ 40,00.
35
Por fim, os recursos do tipo Custo podem ser utilizados para inserir gastos do oramento que no esto relacionados
aos recursos designados execuo das atividades. Este recurso pode ser considerado como custos extras inesperados
(como um almoo de negcios, uma corrida de txi etc.).
Em suma, os recursos de Trabalho afetam horrios e custos do projeto conforme so utilizados, enquanto Recursos
de Custos e Material afetam apenas o custo final do projeto.
5.2.
Cadastrando Recursos
Para cadastrar um recurso no Project 2013, v seo Tarefa e clique na seta do boto Grfico de Gantt. Em seguida,
escolha a opo Planilha de Recursos:
36
Todos os cadastros do Project (de tarefas e de recursos) so realizados em tabelas distintas, que
se comunicam internamente seguindo os parmetros internos do sistema. A planilha de
Recursos responsvel por apresentar uma srie de informaes, as quais voc poder utilizar
para cadastrar os recursos dos seus projetos, de maneira a diferenci-los e utiliz-los conforme
sua importncia.
Os seguintes campos so apresentados pela Planilha de Recursos:
ID
Campo numrico que o Project define automaticamente para o recurso.
Indicadores
O campo Indicadores apresenta pequenos cones, que exibem informaes do status dos recursos, como comentrios,
superalocao e etc.
Nome
Campo de identificao do recurso.
Tipo
Campo onde se pode definir se o recurso ser Trabalho, Material ou Custo.
Unidade do material
Este campo utilizado quando o recurso cadastrado material. Se voc utilizar o recurso areia, por exemplo, o campo
unidade do material definir a medida utilizada, ou seja, m3.
Iniciais
Este campo mostra a abreviao dada ao nome do recurso.
37
Grupo
Voc poder utilizar este campo como um filtro dentro do seu projeto. Os recursos podem ser atribudos a grupos dos
quais faam parte, como, por exemplo, departamentos internos da empresa, local de trabalho e etc.
Unidades mximas
Representa a disponibilidade de um recurso para realizao de uma tarefa (seu padro 100%). Voc pode utilizar
este campo em situaes nas quais os recursos no possuem disponibilidade integral dentro do projeto, como um
engenheiro que s tem o horrio da manh livre para realizar as atividades.
Outra possibilidade de utilizao do campo Unidades Mximas se d quando h mais de uma pessoa disponvel para
realizar uma atividade. Caso seu projeto possua uma equipe de dois analistas, ambos disponveis para executar
atividades do projeto, voc pode determinar a unidade mxima deste recurso como 200% (e assim por diante, de
acordo com a disponibilidade e o nmero de recursos).
Taxa padro
Indica o valor que despendido para o trabalho realizado pelo recurso. Em se tratando de recurso de trabalho, o valor
cadastrado calculado por hora. Assim, um trabalhador que recebe R$ 1.000,00 mensais e trabalha 160 horas no ms
tem seu valor hora definido em
R$ 6,25 (R$ 1.000 / 160). J no caso de recurso material, o valor lanado representa seu custo direto. Assim, um saco
de cimento que custa R$ 20,00 ser cadastrado com este valor.
Taxa hora extra

Representa o valor a ser pago ao recurso em caso de hora extraordinria.
Custo/uso
Este item acumulado sempre que o recurso usado na tarefa. Este campo no varia de acordo com a durao da
tarefa, e cobrado uma nica vez, sempre que o recurso for solicitado. Um exemplo bastante comum um tcnico
que cobra R$ 50,00 pela visitar (referentes aos seus gastos com deslocamento, alimentao e etc.)
Acumular
38
Este campo nos oferece opes para que voc possa escolher como e quando pagar os recursos utilizados na tarefa.
As opes existentes so:
o
o
o
Incio (o recurso recebe o valor antes de executar a tarefa);

Fim (onde o recurso s recebe aps executar a tarefa);
Rateado (recurso recebe proporcionalmente ao trabalho realizado). Este o padro utilizado pelo Project.
Calendrio base
Utilizado para definir qual calendrio base do recurso (este mecanismo permite que agendemos o recurso para
trabalho fora dos padres do projeto, como por exemplo sbados e domingos).
Cdigo
Neste campo podemos digitar algum cdigo interno com o qual queremos identificar o recurso.
Agora que voc j conhece brevemente todos os campos da planilha de recursos, vamos cadastrar os que utilizaremos
em no primeiro projeto:
5.3.
Alocao de recursos
Alocar um recurso significa definir que ele ser responsvel pela execuo de uma ou mais atividades de um projeto.
Dessa forma, voc estabelecer as responsabilidades de cada um dos envolvidos, e definir quais as tarefas que eles
39
devem executar. A partir da atribuio de recursos s tarefas, estaremos tambm controlando o esforo necessrio
que cada recurso utilizar para terminar a atividade, bem como o custo que este esforo representa.
Ao atribuir um recurso, o Project usa um calendrio para determinar o nmero de horas trabalhadas, conhecido como
Calendrio Padro. Este calendrio define um dia de trabalho como contendo 08 horas. Se um recurso trabalha um
dia, ento teremos 08 horas de trabalho por este recurso. Se ele estiver atribudo com 50% de sua capacidade, teremos
ento 04 horas de trabalho.
Desta forma, veremos aqui as diferenas entre Trabalho, Atribuio e Durao, conceitos muito importantes para os
usurios do Microsoft Project Professional:
Durao
Representa a extenso total do tempo de trabalho necessrio para que uma tarefa seja concluda, em dias teis. Se
uma determinada atividade comea na sexta-feira e finalizada na quarta-feira da semana seguinte, o Project
considera a durao da tarefa de 04 dias.
Trabalho
o esforo necessrio para a realizao de uma tarefa. Uma tarefa que necessite de 08 horas de trabalho para ser
concluda pode ser realizada em 01, 02, 03 ou mais dias, dependendo da atribuio dos recursos. Caso o recurso esteja
atribudo a 100% de sua capacidade, a tarefa levar 01 dia para ser concluda. J se a sua capacidade atribuda for de
50%, a tarefa levar 02 dias para ser executada (04 horas em cada dia), e assim por diante.
Atribuio
Trata-se do tempo alocado de um recurso para execuo de uma tarefa. Se uma pessoa trabalha 08 horas por dia e
divide seu tempo em duas tarefas, podemos dizer que ela est com atribuio de 50% nessas tarefas.
Para atribuirmos recursos s tarefas, devemos voltar tabela de entrada do Microsoft Project. Podemos atribuir os
recursos diretamente na tabela de entrada, no campo nome dos recursos:
40
Outra opo para alocar recursos s tarefas consiste em clicar no boto Atribuir Recursos, que se encontra na seo
Recurso da Faixa de Opes:
41
Para cadastrar mais de um recurso mesma tarefa, pressione o boto CTRL e clique em
atribuir. Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que
100% no campo unidades.
interessante notar que o Grfico de Gantt exibe ao lado das barras, na escala do tempo, quais recursos esto
atribudos nas tarefas:
Existe ainda uma terceira alternativa de se atribuir recursos s tarefas. Para isso, basta que o usurio efetue duplo
clique sobre a tarefa em que se quer posicion-los e optar pela guia Recursos:
42
6. APERFEIOANDO O TRABALHO NOS PROJETOS

Nesta seo voc ir conhecer e avaliar as opes para organizar o trabalho no Microsoft Project, as quais iro lhe
auxiliar a personalizar seus projetos, de modo a executar as atividades de maneira mais eficaz e conferir-lhes uma
aparncia mais profissional.
6.1.
Estrutura de tpicos
Uma lista de tarefas de um determinado projeto pode conter apenas 10 atividades a serem executadas, ou vrias
centenas delas. Quando o projeto tem um grande nmero de tarefas, pode-se tornar difcil localizar uma determinada
atividade dentro da lista de tarefas existentes.
Estruturar as tarefas em tpicos ajuda os usurios a organizarem hierarquicamente seus projetos. Voc deve utilizar a
ferramenta de estrutura de tpicos para criar tarefas de resumo, que contero subtarefas. Estes resumos tambm so
chamados de fases, e as subtarefas pertencentes a estes resumos so recuadas para direta, abaixo de sua respectiva
fase.
Efetue o lanamento de uma lista de tarefas para um projeto de treinamento, conforme ilustrado na figura a seguir:
Este projeto tem por objetivo oferecer aos funcionrios de uma determinada empresa um treinamento de Excel 2013.
A atividade 01, Mdulo Bsico, refere-se definio do nvel do curso que ser aplicado. Esta tarefa ser uma fase do
43
projeto. Como as atividades 02 a 06 ficaro subjugadas a esta fase, necessrio recu-las para que estas se tornem
subtarefas da tarefa 01. Voc deve ento selecion-las e clicar no boto Recuo, localizado na seo Tarefa da Faixa de
Opes, para torn-las tarefas de resumo:
O prximo passo ser criar a estrutura e as atividades do Mdulo Avanado, que ir conter as mesmas atividades que
so necessrias para o desenvolvimento do Mdulo Bsico.
importante notar que a partir da tarefa nmero 07, h uma nova fase. Isto porque o treinamento do Mdulo Bsico
se encerra na tarefa 06, que o Exame Final. A tarefa nmero 07 j se trata de outro treinamento, ou seja, no h
relao de subtarefa da atividade 07 com a atividade 01. Para isto, voc deve recuar a tarefa 07 para a esquerda, de
modo que ela tenha o mesmo nvel da atividade 01. Utilize para tal o boto recuo para a esquerda. Em seguida, basta
ajustar as tarefas 08 a 11, para que estas sejam subtarefas do subttulo Mdulo Avanado:
44
6.2.
Exibindo o nmero da estru tura de tpicos
Como as tarefas seguem uma ordem de agrupamento e de sequncia, pode ser necessrio que seus nmeros de
estrutura de tpicos sejam exibidos. Os nmeros de estrutura de tpicos so elementos visuais que permitem ao
usurio observar as tarefas de acordo com a estrutura definida, de modo que a classificao e visualizao das tarefas
aconteam de modo que permita melhor identificao e entendimento da estrutura desenvolvida.
Para exibir os nmeros da estrutura de tpicos, na seo Formato, selecione a opo Nmero da Estrutura de Tpicos:
45
6.3.
Tarefa de Resumo do Projeto
Da maneira como estamos visualizando o projeto, temos as duas fases do treinamento disponveis (Mdulo Bsico e
Mdulo Avanado). Entretanto, na visualizao atual no conseguimos ver o somatrio geral da durao de todas as
tarefas do projeto, bem como sua data de incio e trmino. Para que possamos ter uma viso global de todo o projeto,
bem como seu agrupamento geral, muito importante exibir a Tarefa de Resumo do Projeto. Para isso, ainda na guia
Formato, selecione a opo Tarefa de Resumo do Projeto:
6.4.
Duraes das tarefas
O lanamento da durao de cada tarefa no Project realizado em unidades de tempo. importante ressaltar, porm,
que existe uma diferena na maneira como o lanamento deve ser realizado nas verses do software em portugus e
em ingls, conforme visualizado na tabela abaixo:
DURAO
EM PORTUGUS
EM INGLS
1 minuto
1m
1m
1 hora
1h
1h
1 dia
1d
1d
1 semana
1s
1w
1 ms
1ms
1mon
46
6.4.1.
Duraes decorridas
Quando os lanamentos das duraes das tarefas so realizados, o Project considera o calendrio padro como
referncia para o clculo entre seu incio e trmino, sem levar em conta os sbados e domingos. Entretanto, h
algumas situaes em que tal regra no deve ser considerada, pois podem existir tarefas que no obedecem ao
calendrio padro. Essas tarefas so conhecidas como tarefas com durao decorrida.
Vamos imaginar que um trabalho de reforma em uma casa est em andamento. Na quinta-feira ser realizada a
pintura interna das paredes, com durao prevista para dois dias, fazendo assim com que seu trmino seja programado
para sexta-feira. Aps o processo de pintura, necessrio que se espere a secagem da tinta usada nas paredes, para
que a nova fase de trabalho possa ser executada. Neste caso, a secagem, que necessariamente tem de ser considerada
como uma tarefa ps-pintura, uma tarefa com durao decorrida, j que no requer mo-de-obra para ser
executada. Isso significa que a tarefa poder acontecer no final de semana, j que no haver necessidade que haja
algum demandando esforo para a realizao desta atividade.
Para inserir uma durao decorrida na tarefa, basta acrescentar a letra d aps a unidade de durao. Caso se esteja
trabalhando com a verso em ingls, devemos acrescentar a letra e antes da unidade de durao. Exemplos:
Em Portugus: 1dd (dia decorrido), 1sd (semana decorrida)

Em Ingls: 1ed (dia decorrido), 1ew (semana decorrida)
Veja a figura abaixo:
47
6.5.
Dependncia entre tarefas
Na medida em que os lanamentos vo sendo realizados e o projeto vai ganhando forma, os usurios do Project vo
encontrando situaes que necessitam de uma observao mais apurada para o bom andamento das atividades.
Quando uma tarefa inserida no projeto, sua programao automtica a agenda para que comece a partir da data de
incio. Quando os vnculos entre as tarefas so efetuados, estabelece-se automaticamente a dependncia entre as
mesmas, de modo que seja criada uma sequncia para sua realizao. Isso quer dizer que o incio de uma nova
atividade estar condicionado automaticamente ao trmino de sua predecessora.
Alm dos vnculos sequenciais, existem outras maneiras de vincular as atividades de um projeto, de modo que as
mesmas estejam adequadas s necessidades existentes. Os 04 tipos de vnculo existentes so:
o
o
o
o
Trmino-a-incio
Trmino-a-trmino
Incio-a-incio
Incio-a-trmino
Para que voc possa melhor entender a funcionalidade de cada um dos tipos de vnculo, vamos observar no quadro
abaixo seu comportamento perante as atividades:
48
NOME DO VNCULO
FORMATO
EXEMPLO
Trmino-a-incio TI
o tipo de vnculo mais comum.
Significa que uma tarefa ter
seu incio aps o trmino de sua
predecessora.
Tarefa A
Tarefa B
Tarefa A
Incio-a-incio II
Quando as duas tarefas
comeam ao mesmo tempo.
Tarefa B
Trmino-a-trmino TT
A prova prtica para avaliar

um curso s pode ser
realizada depois que o
aluno conclu-lo.
Para que um automvel

seja pintado, o lixamento e
a retirada dos itens internos
(estofamento, bancos, etc.)
podem ser realizados
simultaneamente.
Tarefa A
A entrega dos certificados
de um curso precisa ser
realizada no mesmo dia em
que o curso termina.
Uma tarefa ser finalizada no

mesmo prazo de sua
predecessora
Tarefa B
Incio-a-trmino IT
Tarefa A
Raramente utilizado.
Uma tarefa finalizada quando

sua predecessora comea
Tarefa B
49
6.6.
Criando latncias entre as tarefas
Alm de criar vnculos especiais adaptados s tarefas dos projetos, possvel tambm criar latncia entre as mesmas.
Criar uma latncia significa definir folgas ou antecipaes entre os vnculos das atividades.
As latncias so utilizadas quando existe a necessidade de fazer com que uma tarefa aguarde um determinado tempo
em relao ao trmino de sua predecessora (folga) ou que se antecipe por algum motivo.
Exemplos:
Folga a tarefa 04 s pode ser iniciada dois dias aps o trmino da tarefa 03
3TI+3d
Antecipao a tarefa 03 deve ser iniciada 02 dias antes do trmino da tarefa 02

2TI-2d
O campo Latncia tambm aceita o lanamento de valores em forma de porcentagem. Podemos

digitar, por exemplo, 1TI-50% para determinar que a Tarefa 02 deve ser iniciada exatamente na
metade da Tarefa 01.
Em ingls, o lanamento das latncias se d da seguinte maneira:
Finish-to-start FS
Start-to-start SS
Finish-to-finish FF
Start-to-finish SF
50
Abaixo esto ilustrados alguns exemplos de latncia e dependncia entre tarefas:
A tarefa B possui o seguinte vnculo: 1TI+1d isto significa que a tarefa B est vinculada tarefa A de forma que seu
incio s deve acontecer 01 dia aps o trmino de sua predecessora.
A tarefa C possui o seguinte vnculo: 2II+50% isto significa que a tarefa C est vinculada a tarefa B, e que seu incio
est programado para acontecer quando a tarefa B estiver 50% concluda.
51
A tarefa D possui o seguinte vnculo: 3TI-1d isto significa que a tarefa D est vinculada tarefa C, e que seu incio ir
acontecer quando a faltar 01 dia para a tarefa C ser finalizada.
Para efetuar o lanamento do vnculo da tarefa E, voc pode utilizar uma maneira diferente: efetue duplo clique na
tarefa para acessar a janela Informaes sobre a tarefa. Na guia Predecessoras, voc dever inserir as condies:
Este lanamento indica que o incio da tarefa E acontecer dois dias antes do trmino de sua predecessora.
Para finalizar este exemplo, defina que a tarefa F ser finalizada aps a tarefa D e que a tarefa G ser finalizada aps
a F:
52
6.7.
Caminho crtico
Tarefas crticas so aquelas que devem ser concludas exatamente no dia de sua programao de finalizao, de modo
que no comprometa a data final do projeto. Se uma tarefa crtica sofrer um atraso, a data de concluso do projeto
receber este impacto, e tambm ser atrasada. Uma srie de tarefas crticas constitui o Caminho Crtico de um
projeto. Podemos determinar quais tarefas podem afetar a data de trmino do projeto, e se ele terminar no prazo
final de acordo com os vnculos que definimos s tarefas.
Conhecendo e controlando o caminho crtico do projeto, bem como os recursos atribudos a cada tarefa crtica, o
gerente de projetos pode identificar as tarefas com potencial para afetar sua data de trmino, de modo a gerenci-las
de maneira mais ativa, evitando riscos de atraso. muito importante ter em mente que o caminho crtico poder
sofrer alteraes na medida em que tarefas crticas forem concludas, ou que tarefas de outra srie forem adiadas.
Veja o exemplo abaixo:
53
De acordo com o lanamento das tarefas e seus vnculos, os usurios podem observar quais atividades do projeto so
consideradas tarefas crticas. Para visualizar as tarefas crticas de um projeto, na seo Tarefa, selecione a opo Gantt
de Controle:
Ao optar pela visualizao do Gantt de Controle, a barra de algumas tarefas so exibidas na cor Vermelha, enquanto
outras permanecem com o padro Azul. As tarefas apresentadas na cor vermelha so consideradas Crticas, pois na
ocorrncia de atraso em uma dessas tarefas, a data final do projeto estar comprometida. J as tarefas em azul
possuem uma margem de atraso, no comprometendo a data final do projeto caso sofram atrasos dentro desta
margem. importante perceber que mesmo que as tarefas 01 e 05 sejam atrasadas, o final do projeto no sofrer
interferncia em sua data final (desde que o atraso ocorra dentro da margem de cada tarefa). As demais atividades,
que receberam a cor vermelha, so consideradas tarefas crticas, no possuindo margens para atraso. Caso o gerente
do projeto queira visualizar a margem de atraso disponvel para cada tarefa, pode optar pela exibio do Gantt
Detalhado, o qual pode ser acessado na seo Tarefa, clicando em Grfico de Gantt Mais Modos de Exibio
Gantt Detalhado:
54
Uma das atribuies regulares do gerente de projetos estar sempre atento ao caminho crtico,
pois a mudana de algumas definies na agenda (bem como a insero de novas tarefas, ou a
excluso de atividades) pode resultar na mudana do caminho crtico.
6.8.
Etapas (milestones ou marcos)
Para que datas importantes sejam destacadas nos projetos, ou para que se determinem visualmente trmino de fases,
o Project oferece o recurso do milestone. Este recurso aplica ao Grfico de Gantt um marcador que auxilia o
responsvel pelo projeto a identificar datas consideradas importantes (geralmente um milestone refere-se a uma data
de um deliverable, uma entrega). Para criar um milestone, basta digitar uma tarefa no projeto e assinalar sua durao
com o nmero 0 (zero).
6.9.
Tarefas Peridicas
D-se o nome de Tarefa Peridica quela atividade que ocorre repetidamente dentro de um projeto. Um exemplo
muito comum de Tarefas Peridicas so as reunies (dirias/semanais/mensais) para avaliao do andamento das
atividades, ou ento a emisso de um relatrio de status recorrente.
55
Semelhante ao agendamento de eventos do Microsoft Office Outlook, o Project possui um dispositivo que nos permite
especificar a durao de cada ocorrncia de tarefa peridica, bem como se ela acontecer com a variao de dias,
semanas, meses e qual seu prazo de durao.
Para criar uma tarefa recorrente em um projeto, na guia Tarefa, clique no boto Tarefa e escolha a opo Tarefa
Peridica:
Na caixa de dilogo Informaes sobre Tarefas Recorrentes, voc deve determinar todos os parmetros que deseja
utilizar para o evento em questo. A ttulo de exemplo, vamos agendar uma reunio semanal, que acontecer toda
sexta-feira e ter 04 ocorrncias. O resultado se d da seguinte maneira no Grfico de Gantt:
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Anotaes
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_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
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7. GERENCIANDO DE RECURSOS
Ao trabalhar na criao de projetos, uma tarefa muito importante do gerente de projetos a observao do
comportamento dos recursos dentro das atividades a que so atribudos. H situaes em que o lanamento de mais
de um recurso para uma determinada tarefa resulta em uma reduo em sua durao, bem como pode haver situaes
em que o lanamento de um nico recurso em mais de uma atividade resulte numa sobrecarga de trabalho a este
recurso.
Para que voc esteja preparado e saiba como lidar com cada uma das situaes acima descritas, bem como com outras
situaes corriqueiras no desenvolvimento de projetos, iremos dedicar essa seo a aprender como gerenciar os
recursos e ajust-los s necessidades de cada tarefa.
7.1.
Controle de tarefas pelo empenho
Nas oportunidades em que um recurso designado para executar uma tarefa, cria-se no Project uma atribuio. Ao
atribuir um recurso a uma atividade, voc informa ao Project que apenas aquele recurso ser suficiente para executar
o que se prope. Porm, existem situaes em que necessrio inserir mais de um recurso s tarefas, e importante
observar o comportamento dessas atribuies dentro das atividades. Para ilustrar melhor a situao, crie um projeto
chamado Novo Produto, conforme figura abaixo:
59
Em seguida, providencie o cadastro dos recursos:
Neste ponto, voc deve voltar visualizao do Grfico de Gantt. Para entender o significado das tarefas controladas
pelo empenho, vamos agora conhecer uma nova maneira de atribuir recursos s tarefas. Na seo Exibio, clique em
Detalhes:
Na parte superior da janela possvel observar todas as tarefas que foram lanadas no projeto, enquanto que na parte
inferior a visualizao permite efetuar os lanamentos dos recursos (lado esquerdo) e/ou as tarefas predecessoras
(lado direito).
60
importante notar que entre as opes que se mostraram disponveis ao dividir a janela, uma est na forma de caixa
de seleo, e recebe o nome de Controlada pelo empenho (Effort driven em ingls). Esta marcao indica se o
esforo dos recursos associados tarefa reduzir o seu tempo de execuo. Para entender o seu funcionamento,
adicione o recurso Gerente tarefa nmero 01 Pesquisa de Mercado:
Ao indicar que o recurso Gerente ser responsvel pela execuo da tarefa Pesquisa de Mercado, o Project calculou
automaticamente que seriam necessrias 40 horas para que a atividade fosse concluda, j que a mesma possui
durao de 01 semana com 5 dias de 8 horas.
Agora vamos supor que, alm do gerente, tambm a Secretria teria que ser alocada para esta atividade. Seria
conveniente inclu-la na lista de recursos dedicados a esta tarefa. Inclua ento a Secretria para esta atividade:
61
O Project associa a Secretria tarefa sem gerar nenhum problema.
Porm, faamos um teste. Selecione, na tarefa Pesquisa de Mercado, o boto Controlada pelo Empenho, e em seguida
pressione OK. Depois disso, associe o recurso Estagirio tarefa.
62
Notou algo de errado? Vejamos: ao inserir um novo recurso a uma tarefa a qual j havia outro recurso cadastrado, o
trabalho em conjunto destes recursos fez com que a tarefa tivesse seu tempo reduzido e isso o controle do
empenho.
Controle do empenho significa que quanto mais recursos forem destinados a uma tarefa, menos
tempo ela levar para ser concluda, pois o conjunto dos esforos destes recursos reduzir o
tempo necessrio para sua concluso.
Uma equipe de remo com trs

integrantes leva 20 minutos para
completar uma determinada prova.
Se forem acrescidos mais trs

integrantes equipe, a prova, que
antes era completada em 20
minutos, poder ter seu tempo
reduzido para 10 minutos, ou at
menos.
Se voc deseja que a incluso de novos recursos no interfira no tempo de execuo das atividades, ento a opo
Controlada pelo empenho deve sempre estar desmarcada (esta a opo padro do Project 2013). Desta maneira,
voc poder adicionar quantos recursos deseja tarefa, sem que a distribuio do trabalho seja feita entre eles.
Exclua o recurso Estagirio da Tarefa 01. Em seguida, passe atividade nmero 02 Produzir prottipo. Altere o tipo
da tarefa de Unidades Fixas para Durao Fixa e marque a opo Controlada pelo Empenho, conforme figura abaixo:
63
A responsabilidade da tarefa nmero 02 ficar a cargo da Equipe de Produo. Faa sua incluso na atividade.
Como a tarefa est programada para acontecer durante 10 dias, a equipe de produo ter 80 horas de trabalho,
considerando-se 8 horas de trabalho dirio.
Para acompanhar a Equipe de produo na realizao da atividade, foi verificada a necessidade de incluir tambm o
recurso Assistente. Inclua o Assistente tarefa:
E agora, o que aconteceu? Como a tarefa foi configurada com Durao Fixa, o Project subentende que a alocao de
mais recursos no afetar o prazo para que a mesma seja executada. Isso quer dizer que quanto mais recursos forem
64
alocados para a realizao da tarefa, menos tempo eles trabalharo na atividade, pois o tempo para execuo da
atividade ser distribudo entre os recursos. Sendo assim, uma atividade com prazo de durao de 80 horas ser
distribuda, para cada recurso, em 40 horas caso seja dividida por 02 recursos; 20 horas caso seja dividida por 4
recursos e assim por diante.
Um corredor pode participar de uma

maratona concluindo todo percurso
sozinho...
Ou dividir o percurso com outros

maratonistas. Quanto mais pessoas
na maratona, menos tempo cada um
participa da prova.
O segredo ao se usar Unidades Fixas ou Durao Fixa est na caixa Controle do Empenho. Se
esta opo estiver marcada, o Project procurar sempre dividir as tarefas, seja em relao a sua
durao, seja em relao a participao de cada recurso no seu desenvolvimento.
7.2.
Superalocao de recursos
Superalocao o nome que se d ao fato de atribuir mais tarefas a um recurso do que ele pode realizar durante seu
perodo de trabalho disponvel. Imaginemos que um consultor esteja participando de um projeto, e agende uma
reunio para alinhar as aes que sero executadas. Durante o perodo reservado reunio, o consultor no poder
agendar outros compromissos, pois haver um conflito em sua agenda, por falta de horrio disponvel.
65
O Project dispe de ferramentas que identificam a existncia de superalocaes no agendamento de tarefas aos
recursos. Vejamos o exemplo abaixo:
Este projeto foi concebido com o objetivo de executar uma reforma residencial. Aps o lanamento das tarefas, salve
o projeto com o nome Reforma Residencial. Para que este projeto seja executado, o gerente de projetos ir utilizar
os seguintes recursos:
66
Com as tarefas e os recursos j digitados, voc deve informar ao Project quem ser responsvel por cada atividade.
Voltando ao Grfico de Gantt, na seo Exibio, clique em Detalhes.
A tarefa nmero 01, Retirar mveis, ficou a cargo do Pintor e do Ajudante. importante perceber que a opo
Controlada pelo empenho deve ser desabilitada, pois a atuao desses dois recursos no reduzir o tempo para a
execuo da atividade.
A tarefa nmero 02, Lixar paredes, ficou a cargo do Ajudante. A prxima tarefa, Preparar fiao/eletricidade, foi
designada para ser executada pelo Eletricista e tambm ao recurso Ajudante.
Neste ponto, h um problema quase imperceptvel: o Ajudante foi alocado a realizar a tarefa Preparar
fiao/eletricidade, porm j havia uma programao da sua participao em outra atividade, Lixar paredes. Isso faz
com que o Ajudante fique superalocado, pois sua disponibilidade no lhe permite executar duas atividades
simultaneamente.
E onde possvel identificar esse problema? Quando voc observa o Grfico de Gantt, a coluna Indicadores ir exibir
um cone vermelho, indicando que algum recurso daquela tarefa possui superalocao. Observe na ilustrao abaixo:
Voc tambm poder visualizar os recursos do projeto que esto superalocados por outros trs caminhos: o primeiro,
clicando na seo Tarefa e, em seguida, em Grfico dos Recursos:
67
O grfico de recursos identifica, do lado esquerdo da janela, o nome dos recursos participantes do projeto. H uma
barra de rolagem horizontal que permite ao usurio alternar entre os mesmos. J do lado direito da janela se
encontram os dias da semana e o percentual de quanto cada recurso est alocado dentro do calendrio.
Ao alternar entre o recurso Pintor e o recurso Ajudante, voc ir perceber que este ltimo possui uma superalocao,
pois este recurso foi designado a participar de duas atividades distintas, gerando um conflito de agenda:
Uma alternativa para a observao de recursos superalocados dentro de um projeto visualizao da Planilha de
Recursos, atravs da seo Tarefa:
68
Alm das possibilidades j observadas para a identificao de recursos superalocados, a terceira possibilidade que
oferecida pode ser encontrada na seo Tarefa Uso dos Recursos:
Dentre as 03 opes que visualizadas, esta ltima permite que o usurio verifique todas as atividades atribudas a cada
recurso (tambm conhecida como quem faz o qu). Perceba que as linhas cinza exibem a soma do conjunto de tarefas
executadas por cada recurso diariamente, e aquelas que recebem a cor vermelha identificam dias em que o recurso
est superalocado.
69
7.3.
Resolvendo problemas de superalocao
Quando trabalhos so atribudos a um determinado recurso e excedem sua disponibilidade, cabe ao gerente de
projetos analisar os detalhes dos conflitos gerados, para que possa decidir qual a melhor alternativa de resolver a
superalocao.
Dentre as vrias opes existentes, destacamos algumas:
Atrasar uma tarefa
Voc pode atrasar uma tarefa alterando seu tempo de avano ou tempo
de latncia quando o recurso tem mais tarefas atribudas do que pode
realizar durante um determinado perodo. A maneira mais simples de
corrigir essa superalocao atrasar uma dessas tarefas, idealmente
uma tarefa com prioridade mais baixa do que as outras.
Substituir recursos
Quando no existe a possibilidade de atrasar uma determinada tarefa em

funo do impacto que este atraso pode causar no andamento do projeto,
voc pode substituir o recurso superalocado por outro que possua
disponibilidade para executar a atividade.
Atribuir um recurso adicional
Essa possibilidade pode ser considerada quando no houver recursos que

possam substituir a superalocao, e quando o atraso de uma
determinada atividade no for possvel.
Interromper o trabalho em uma

tarefa
Para que parte dele comece mais tarde no cronograma. Sempre considere
que este atraso pode causar atrasos nas demais tarefas do projeto.
7.3.1.
Utilizando a redistribuio
possvel resolver conflitos de recursos ou superalocaes usando a ferramenta de Redistribuio de Recursos do

Project. A redistribuio funciona dividindo tarefas ou adicionado um atraso s mesmas at que os recursos atribudos
a essas tarefas no estejam mais sobrecarregados. Devido s alteraes feitas nas tarefas, a redistribuio pode atrasar
sua data de concluso e, consequentemente, a data de concluso do projeto.
Ao redistribuir, o Project no altera quem est atribudo para cada tarefa. Apenas as tarefas sero redistribudas.
Antes de aplicar a redistribuio, aconselhvel definir as prioridades de cada tarefa, que so uma indicao de sua
importncia e disponibilidade para redistribuio. O valor de prioridade que inserimos um valor subjetivo entre 01
70
e 1000, e que permite especificar a quantidade de controle sobre o processo de redistribuio. Por exemplo, se voc
no quiser que o Project redistribua uma tarefa especfica, voc deve definir seu nvel de prioridade para um nmero
acima das demais. Por padro, os valores de prioridade so definidos como 500, um nvel mdio de controle. As tarefas
que possuem uma prioridade menor so atrasadas ou divididas antes das que possuem uma prioridade maior.
Para que voc realize a redistribuio do projeto, atribua os recursos da seguinte maneira:
ID
TAREFA
RECURSOS
Retirar imveis
Pintor; Ajudante
Lixar paredes
Ajudante
Reparar fiao/eletricidade
Eletricista; Ajudante
Retoque paredes
Ajudante; Pintor
Efetuar pintura
Pintor Ajudante[50%]
Secagem tinta
Aplicar moldes & gesso teto e rodap
Ajudante; Pintor[30%];Eletricista[10%]
Finalizar fiao/eletricidade
Eletricista; Ajudante[20%]
Reposicionar mveis
Pintor; Ajudante
10
Entrega e aprovao final
Ao finalizar o lanamento possvel observar que h superalocao de vrios recursos, em datas distintas:
71
Para executar a redistribuio e tentar resolver os problemas de superalocao, na guia Recurso, clique em Opes
de Redistribuio. A janela a seguir apresentada:
Neste ponto, voc deve conhecer suas opes e restries, para utilizar esta ferramenta de forma criteriosa:
Redistribuio de clculos
A Redistribuio manual (padro) ocorre apenas ao clicar em Redistribuir agora. A redistribuio automtica ocorre
instantaneamente sempre que alteramos uma tarefa ou um recurso. Utilize a redistribuio automtica se quiser
reagendar tarefas sempre que os recursos receberem mais trabalho do que podem completar (porm no o mais
recomendado).
Intervalo de nivelamento para

Indique se a redistribuio ser aplicada a todo o projeto ou apenas s tarefas especificadas no intervalo indicado.
Ordem de redistribuio
Selecione qual ser a ordem de distribuio desejada:
72
o
o
o
Nmero da tarefa: para redistribuir tarefas na ordem crescente de seus nmeros, antes de considerar
qualquer outro critrio;
Padro: esta opo examina primeiro as dependncias, predecessoras, margem de atraso, datas, prioridades
e restries para descobrir como as tarefas devem ser distribudas (configurao padro);
Prioridade, padro: primeiro so verificadas as prioridades estabelecidas s tarefas para que depois seja
examinado o critrio padro.
Redistribuir apenas dentro da margem de atraso disponvel

Essa opo impede o atraso na data da concluso do projeto durante a redistribuio1.
A redistribuio pode ajustar atribuies individuais em uma tarefa

Acione esta opo para permitir que a redistribuio ajuste o trabalho de um recurso em uma tarefa independente de
outros recursos que trabalham na mesma atividade.
O nivelamento pode criar interrupes no trabalho restante

Esta opo faz com que a redistribuio interrompa as tarefas criando divises no trabalho restante nas tarefas ou
atribuies do recurso.
Limpar redistribuio
Caso voc queira limpar redistribuies feitas anteriormente, utilize esta opo.
Se voc estiver utilizando a opo de redistribuio manual, clique em Redistribuir agora para iniciar o processo.
Voltando ao projeto, efetue a redistribuio para verificar como o Project organizar as tarefas. A nica opo que foi
desabilitada foi o nivelamento pode criar interrupes no trabalho restante. O resultado da redistribuio dever ser
o seguinte:
Se esta caixa de seleo for selecionada, algumas mensagens de erro podem ser exibidas indicando que o Project no pode
redistribuir toda a agenda. Isso acontece porque raramente existe margem de atraso suficiente em uma agenda para agendar
novamente atribuies sem afetar o prazo final do projeto.
73
Nota-se aqui que um tanto quanto difcil perceber diferenas entre o projeto original e a programao sugeria pela
redistribuio. Para que haja maior facilidade em identificar as atividades que foram transferidas para outras datas,
exiba o Gantt de Redistribuio, atravs da seo Tarefas Mais modos de exibio:
As barras azuis indicam como o projeto ficou agendado aps a redistribuio, enquanto as barras marrons indicam a
visualizao antes de redistribuirmos.
Caso voc deseje voltar o projeto ao seu estado original (antes da redistribuio), na seo Recursos, clique em Limpar
redistribuio.
74
Em seguida, redistribua novamente o projeto, mas dessa vez d prioridade tarefa Preparar fiao/eletricidade,
informando ao Project que ela tem de ser realizada em detrimento a outras tarefas que lhe sejam conflitantes. Para
tal, efetue duplo clique sobre a tarefa e, na guia Geral, aumente sua nvel de prioridade:
Agora voc deve redistribuir o projeto, sem esquecer-se de informar ao Project que a ordem de nivelamento levar
em conta, em primeiro lugar, a prioridade:
75
Vamos observar como a redistribuio organizou as tarefas:
VISUALIZANDO OS CUSTO S DO PROJETO
Um dos pontos crticos para todo gerente de projetos o controle e manuteno dos custos dentro do planejamento.
A primeira etapa desse processo descobrir qual o valor dos custos das tarefas nos projetos, de modo que se saiba o
oramento necessrio para sua realizao e para que, consequentemente, seja possvel control-lo durante a
execuo das atividades. Em nosso exemplo de reforma residencial, o lanamento dos recursos materiais s tarefas se
dar conforme tabela abaixo:
ID
TAREFA
RECURSOS
Reparar fiao/eletricidade
Interruptores [25]; Fios [5]; Lmpadas [11]
Retoque paredes
Argamassa [1] ; Massa Corrida [1]
Efetuar pintura
Tinta [2] ; Rolo de pintura [2]
Aplicar moldes & gesso teto e rodap
Gesso [30]
Aps os lanamentos, voc pode visualizar os custos finais do projeto atravs da seo Projeto Informaes sobre
o projeto boto <Estatsticas>:
76
Como a guia apresentada informa apenas acerca dos custos totais do projeto, voc pode exibir uma tabela na qual os
custos so informados de maneira detalhada. Para isso, no Grfico de Gantt, na seo Exibio, selecione Tabelas
Custo:
7.4.
Definindo custos para os recursos
Durante o desenvolvimento de projetos, surgem situaes em que preciso controlar o custo dos recursos,
aumentando ou diminuindo a taxa padro. Suponhamos o trabalho em uma construo civil: ao longo do tempo, o
custo dos materiais pode sofrer alteraes, e o seu preo subir. Assim como, de modo coletivo ou espontneo, o
salrio dos empregados pode ser reajustado a partir de uma determinada data. Outra situao que ocorre com
frequncia a do trabalhador que atua com taxas padro diferentes, pois realiza atividades distintas dentro do projeto,
as quais so remuneradas individualmente (um instrutor pode cobrar o valor de R$ 5,00 para um treinamento do
mdulo bsico. J para o mdulo avanado, o valor de R$ 9,00).
77
Ao efetuar o cadastro de um recurso, sempre cadastramos a sua taxa padro. Vamos criar um projeto de teste, que
ter duas tarefas: 01 Treinamento bsico, com 03 dias de durao e 02 Treinamento avanado, com 05 dias de
durao. Em seguida, cadastre um recurso Instrutor, com o valor hora de R$ 20,00.
Se a partir do prximo semestre um reajuste no salrio do instrutor estiver programado, e este assar a receber R$
22,00, no se deve cadastrar um novo recurso Instrutor com valor hora diferente. Basta que o usurio programe para
que o Project, automaticamente, passe a reconhecer um novo valor hora a partir de uma determinada data. Para isso,
clique duas vezes sobre o recurso e v para a guia Custos:
A guia A (padro) utilizada pelo Project para o cadastro dos valores hora dos recursos. Quando o usurio cadastra
um novo valor a partir de uma determinada data, o software se encarregar de calcular todas as tarefas a partir deste
marco com o novo valor.
Mas e se, em dado momento, o recurso receber um valor hora diferente do padro?
A nossa lista de tarefas ilustra muito bem o exemplo para responder a questo acima. A primeira tarefa cadastrada
a de Treinamento Bsico, e a segunda Treinamento Avanado. Nesta empresa foi acertado que o recurso Instrutor
78
receber R$ 20,00 para os treinamentos iniciais, e R$ 30,00 para os treinamentos que demandem maior
conhecimento. Nesse caso, existe a necessidade de se cadastrar a taxa B com o valor para treinamentos avanados,
pois cada uma das 05 tabelas existentes (A, B, C, D e E) pode conter um valor para cada tipo de atividade executada
pelo recurso. Vejamos:
Aps a criao de diferentes taxas, de acordo com a necessidade, voc pode alocar o recurso Instrutor s duas tarefas
existentes.
Em seguida, para confirmar, verifique o custo de cada atividade na Tabela de Custo:
79
Note que o custo da tarefa Treinamento Bsico de R$ 480, correspondente multiplicao do valor hora do instrutor
(R$ 20) pela quantidade de horas da tarefa (24hs).
J a tarefa Treinamento Avanado est custando R$ 800, e equivale multiplicao do valor hora do instrutor (R$ 20)
pela quantidade de horas da tarefa (40hs). Porm, para o treinamento avanado o valor hora do instrutor diferente,
e na verdade o valor total a ser pago deveria ser de R$ 1.200, considerando o valor hora R$ 30 para o instrutor nesta
atividade. Isso acontece porque o Project sempre considera a taxa padro (A) como sendo a base para clculo de todas
as tarefas. Deste modo, se uma taxa B cadastrada, o usurio possui a obrigao de informar ao Project qual atividade
a utilizar como base de clculo. Para isso, no Grfico de Gantt, selecione a opo Uso dos recursos.
Ao visualizar o uso dos recursos, voc ir verificar que as tarefas que foram atribudas ao Instrutor, nico recurso do
nosso projeto at o momento. Para informar ao Project que a taxa de clculo deve ser diferente da taxa padro, efetue
duplo clique sobre a tarefa que ir receb-la (neste caso, a tarefa Treinamento Avanado):
Esta a guia em que se deve efetuar a descrio da taxa de clculo
Ao retornar ao Grfico de Gantt, na tabela de custo, voc ir visualizar que o Project j est calculando o valor da
tarefa 02 com base na taxa B do recurso R$ 30,00.
80
8. INFORMAES SOBRE O PROJETO

Finda a fase de planejamento, onde o gerente de projetos far a realizao do lanamento das tarefas que faro parte
do cronograma, a definio de predecessoras e vnculos e a atribuio de recursos, ele poder visualizar (e tambm
alterar) informaes importantes a respeito do projeto.
Neste ponto o projeto ser iniciado, e caber ao gerente de projetos efetuar o seu controle e manter a programao
dentro do planejado.
8.1.
Linha de Base
Define-se por linha de base o mecanismo pelo qual se possvel armazenar as informaes referentes ao
planejamento de um projeto. O plano de linha de base uma reproduo instantnea do agendamento do projeto, os
vnculos entre as tarefas, suas duraes e recursos. No momento em que uma linha de base salva, informaes atuais
sobre as tarefas so armazenadas pelo software de maneira automtica, assim como os recursos e as atribuies
definidas. A linha de base o ponto de referncia a partir do qual ser possvel efetuar a medio e a comparao do
planejamento com as alteraes efetuadas durante o decorrer do projeto.
Como a linha de base fornece os pontos de referncia a partir do qual os usurios iro comparar o andamento do
projeto real, ela deve incluir as melhores estimativas para a durao de tarefas, as datas de incio e de trmino, os
custos e outras variveis que se deseja monitorar. As informaes da linha de base que diferirem dos dados reais
indicaro que o nosso plano original no foi seguido, o que pode representar que este talvez no tenha sido traado
de modo exato. Geralmente, essa diferena ocorrer se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada, como,
por exemplo, uma estimativa de custos aqum do que realmente se faz necessrio para a execuo das atividades. Se
os participantes do projeto concordarem que a diferena se justifica, ser possvel modificar ou refazer a linha de base
81
a qualquer momento durante o projeto, para que se possa comparar com informaes futuras. Uma opo bastante
til reflete o salvamento de vrias linhas de base, especialmente em projetos grandes ou em projetos cujas tarefas ou
custos agendados tenham sido bastante alterados e os dados da linha de base inicial no sejam mais relevantes.
Para salvar a linha de base de um projeto, na guia Projeto, clique em Definir Linha de Base:
A partir do momento em que uma linha de base salva, todas as informaes que fazem parte do projeto so
armazenadas na memria do arquivo, de modo que possamos compar-las com o que ocorrer efetivamente no
andamento do projeto.
A linha de base responsvel por armazenar os dados do planejamento do projeto. Atravs de

sua utilizao, voc poder compar-la com os dados reais e visualizar as diferenas do
oramento do projeto em relao ao que foi realizado. Desta forma, recomenda-se salvar a linha
de base antes do incio das atividades do projeto, quando seu escopo, tarefas, recursos,
atribuies e vnculos j esto definidos e no se espera nenhuma modificao.
82
9. CONFIGURAES PERSONALIZADAS
Durante o trabalho com o Microsoft Project Professional 2013, as atividades do Gerente de Projetos esto
umbilicalmente ligadas aos diversos controles requeridos no projeto, e uma de suas funes principais saber quanto
representa (em custo e em tempo) a diferena entre o que foi planejado e o realizado. Porm, nem sempre a
visualizao dos campos internos oferecidos pelo Project suficiente para suprir nossas necessidades. Com base nessa
premissa, os gestores de projeto podem criar campos personalizados e frmulas que efetuem clculos com base nas
informaes desejadas. Essas frmulas podem ser criadas com base em qualquer campo do Project, e tero a funo
de apresentar os dados requeridos pelo gerente de projetos (ou pelos stakeholders), bem como exibir informaes
que so necessrias ao Gerente de Projeto, mas que nem sempre so disponibilizadas pelo software.
No menos importante, o Project permite que os usurios formatem seus diversos elementos (como o Grfico de
Gantt, por exemplo), de modo a personalizar a aparncia de seus projetos.
Este captulo ser dedicado a estudarmos os principais procedimentos para aplicar formataes e criar campos
personalizados, de modo a trabalharmos de maneira mais profissional no Project.
9.1.
Tabelas Personalizadas
O Microsoft Project Professional 2013 oferece a seus usurios, alm das tabelas pr-existentes, a possibilidade de
criao de suas prprias tabelas, que exibam as informaes que julgarmos ser importantes. A ideia de se criar uma
nova tabela a de poder agrupar, em um nico lugar, as informaes de maior relevncia a respeito dos nossos
projetos, de modo que no precisemos navegar por diferentes tabelas para saber diferentes informaes. Para criar
uma nova tabela, devemos, na seo Exibio, clicar em Tabelas Mais tabelas, e em seguida clicar no boto Nova...
Na criao de uma nova tabela, devemos definir seu nome e quais os campos que gostaramos que ela contenha:
83

Nome da nova tabela
Campos que faro parte da
Ao visualizarmos a nova tabela no projeto:
9.2.
Formatando o Grfico de Gantt
possvel tambm formatar os itens dos modos de exibio que estejam no Grfico de Gantt. Essas formataes
podem ser aplicadas s linhas de grade, ao estilo das barras, seus textos entre outras possibilidades.
9.2.1.
Estilos do Grfico de Gantt
Uma das maneiras mais fceis (e prtica) de formatarmos itens de um determinado modo de exibio do Gantt
atravs do Assistente de Formatao do Gantt. Este assistente tem como funo principal executar a configurao de
84
formatos pr-definidos de maneira automtica, otimizando o tempo necessrio para aplicar a formatao atribuindo
formatos sbrios aos projetos.
Para aplicar os Estilos de Grfico de Gantt, na seo Formato Estilo de Grfico de Gantt:
9.2.2.
Formatando uma categoria de barras
85
Caso no desejemos utilizar o assistente, podemos optar por formatar grupos ou barras individuais. Esta(s) deve(m)
estar selecionada(s), de modo que a formatao seja aplicada. Para executar a formatao a todas as barras do grupo,
v seo Formato e selecione Formato Estilos de Barra. Se voc deseja formatar as barras de modo individual,
selecione a barra e v seo Formato Formatar Barra.
Esta janela nos apresenta uma srie de possibilidades referentes a formatao das Barras, que podem ser aplicadas
no incio, no meio ou no fim daquelas que esto selecionadas.
9.3.
Frmulas Personalizadas
Para que possamos criar frmulas no Project 2013, devemos ir seo Projeto e clicar no boto Campos
Personalizados. Uma nova janela ser aberta pelo sistema, onde ao usurio possvel criar as frmulas conforme sua
necessidade:
86
Este campo define qual o tipo de dados com os quais

desejamos trabalhar. Se desejarmos fazer frmulas com
valores numricos, por exemplo, devemos utilizar o tipo Custo.
Vamos imaginar uma situao hipottica: durante o desenvolvimento do projeto de Reforma Residencial, o gerente
de projetos solicitou uma verba adicional de 10% sobre o valor total do projeto, que dever ser utilizada como
contingncia para os casos em que as tarefas no seguirem o que est planejado. Para tanto, devemos criar uma
frmula que aplique 10% sobre o Custo da Linha de Base, de modo que possamos descobrir qual a contingncia
disponvel para cada tarefa.
Para criar a frmula, devemos selecionar o tipo Custo, j que a frmula ser calculada com base em um campo deste
tipo, e em seguida clicar em Frmula..., na seo Atributos Personalizados.
Na janela apresentada (Editar Frmula), disponibilizada a lista de sinais matemticos e comparadores de expresso
que podem ser utilizados em nosso desenvolvimento. H tambm dois botes, os quais sero apresentados de
maneira mais detalhada:
Boto Campo: apresenta todos os campos internos do Project, separados por categoria. A utilizao desses
botes permite que o usurio selecione os campos que sero utilizados como referncia para o
desenvolvimento da frmula;
87
Boto Funo: o boto funo responsvel por agrupar todas as funes internas do Project, separadas por
categoria. Atravs desta opo, os usurios podero criar funes personalizadas para seu projeto, como por
exemplo as funes IF (SE), Ucase (Maiscula) etc.
Na janela Editar Frmula, vamos criar a expresso: primeiro, selecione atravs do boto Campo a categoria Custo, e
dentro dela o item Custo da Linha de Base:
Agora voc deve aplicar o percentual de 10% sobre o valor da Linha de Base, que ser a contingncia das tarefas do
projeto. H duas maneiras de realizar esta ao: pressionando o sinal de asterisco (*) do teclado e em seguida
digitando 0,1 ou ento clicando no sinal de asterisco (*) disponvel na lista de sinais matemticos e efetuando a
digitao de 0,1, que ser o coeficiente aplicado sob o custo das tarefas do projeto. O resultado dever ser o seguinte:
Clique no boto OK e em seguida renomeie o campo (clicando no boto Renomear), inserindo o nome Contingncia:
88
Na prpria janela de Campos Personalizados, h a opo Clculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo. Quando
estamos criando frmulas personalizadas que resultam em clculo, esta uma opo interessante, pois permite que
a frmula possa ser estendida para as tarefas de resumo do projeto por exemplo, podemos marar a opo Acmulo
com a funo de SOMA, que ir aplicar o valor unitrio da contingncia das tarefas para as tarefas de resumo do nosso
projeto. Podemos tambm escolher a opo Usar Frmula, que ir aplica s linhas de resumo as mesmas
configuraes utilizadas na criao da frmula para as tarefas.
Marque a opo Usar Frmula, conforme ilustrado na figura abaixo:
Caso desejemos que o Project efetue o clculo do

acumulado do campo nas linhas de resumo, devemos
selecionar a opo de utiliza a mesma frmula aplicada
ao campo.
89
Aps criar a frmula, clique no boto OK para inserir sua coluna na Tabela de Custo. A visualizao que ser
apresentada est ilustrada na figura abaixo:
Neste ponto voc ir perceber que a frmula criada exibe apenas qual o valor da diferena disponvel como
Contingncia em relao Linha de Base; porm, a nvel de controle dos custos do projeto, no possvel visualizar,
atravs da frmula criada, o valor total do custo que a tarefa pode atingir, considerada sua Contingncia.
Para visualizar os valores finais de custos disponveis, necessrio agregar (somar) o valor da Contingncia com o da
Linha de Base, de modo que este reflita o valor total da margem disponvel para cada tarefa (e tambm para o projeto
como um todo).
Deste modo, uma nova frmula ser criada. V caixa de dilogo Campos Personalizados e selecione o campo Custo2.
Em seguida, clique no boto Frmula... A frmula que ser criada ir receber a seguinte sintaxe:
[Custo da Linha de Base]*1,1
Em seguida, clique no boto OK, renomeie o campo para Custo Mximo e aplique a frmula para as linhas de resumo.
A visualizao da nossa tabela ser modificada, e dever nos apresentar os seguintes valores:
90
A maioria das frmulas criadas no Project 2013 utiliza como referncia o campo Linha de Base.
Como a Linha de Base armazena as informaes de Custo, Durao, Trabalho (esforo), Incio e
Trmino das tarefas conforme o projeto foi planejado, este campo a referncia para comparar e
tambm para estipular os desvios, contingncias e quaisquer outras personalizaes que se
faam necessrias.
9.4.
Lista de Valores Personalizados
Outra opo interessante quando tratamos da personalizao de campos no Microsoft Project Professional 2013 a
possibilidade de se criar campos de texto. Estes campos so extremamente teis, pois permitem que o gerente de
projetos insira textos em seus projetos, os quais no existem originalmente no Microsoft Project. Utilizando este
recurso possvel criar campos que segmentem os projetos por cidade, departamento, pas e outras inmeras opes,
sendo a aplicao realizada de acordo com a necessidade.
Imagine que dentro do projeto Reforma Residencial se faz necessrio classificar cada atividade com uma categoria
diferente, para que se possa segmentar e agrupar os custos atravs dessas categorias. Dentre as atividades existentes,
ser necessrio criar quatro tipos de classificao, a saber: Eltrica, Pintura, Gesso e Atividades Gerais.
Para criar os campos de texto personalizados, v caixa de dilogo Campos Personalizados. Escolha o tipo de campo
Texto e clicar no boto Pesquisar..., na seo Atributos Personalizados. Dentro da janela apresentada, na coluna Valor,
inserira os parmetros que estaro disponveis aos usurios deste projeto, conforme ilustrado na figura a seguir:
91
Aps a criao da lista de opes, clique no boto Fechar. Em seguida, renomeie o campo inserindo o nome Categoria
da atividade. Ao inserir uma coluna na Tabela de Entrada, voc poder classificar as categorias de cada atividade a ser
realizada, conforme demonstrado na figura abaixo:
92
9.5.
Criando Sinalizadores
Uma boa maneira de monitorar o andamento e os possveis desvios no progresso e nos custos dos projetos atravs
da utilizao de sinalizadores. Os sinalizadores (tambm conhecidos como Indicadores) so elementos grficos que
podem ser personalizados e inseridos no Project 2013, e sua criao realizada de acordo com uma frmula criada
pelo usurio, que valida ou no sua exibio baseada em uma regra de negcio da empresa.
Para criar um sinalizador, utilize como referncia o projeto atual, de Reforma Residencial. O objetivo ser monitorar
os Custos do projeto, de modo a avaliar em quais tarefas o custo foi superior a Contingncia, o que representa que o
oramento foi estourado alm da margem de segurana.
Conforme discutimos em sees anteriores dessa apostila, o campo Linha de Base representa uma fotografia do
planejamento do projeto, oferecendo ao gerente de projetos um guia de referncia para que ele possa ter em mos
o que esperado. Para que a criao dos sinalizadores seja realizada com sucesso, importante que voc conhea
outro campo do Project 2013: o campo Real. Atravs do lanamento das informaes reais Custo, Trabalho (esforo),
Incio, Trmino e Durao, o gerente de projetos ir enviar ao Project as informaes sobre o que de fato aconteceu
no projeto. Portanto, conforme a execuo do projeto vai sendo realizada, o gerente de projetos precisa efetuar seu
lanamento no campo Real.
A comparao dos campos Real e Linha de Base permitir ao gerente de projetos identifica,
visualizar e analisar os desvios que aconteceram durante a execuo dos projetos.
93
Sero utilizados dois critrios principais para avaliar os custos do projeto:
REGRA
DESCRIO
SINALIZADOR EXIBIDO
Quando o Custo Real for maior

que o Custo Mximo
Significa que a Contingncia de 10%

foi excedida
Sinalizador de alerta na cor

Vemelha
Quando o Custo Real for maior

que o Custo da Linha de Base
Significa que o custo foi maior que o

planejado, porm ainda dentro da
Contingncia de 10%

Amarela
Quando o Custo Real for

menor ou igual ao Custo da
Linha de Base
Significa que o custo est dentro do

que foi previsto

Verde
EXEMPLO
Para criar a frmula, v siga at a seo Projeto e clique em Campos Personalizados. A frmula ser criada com a
utilizao de um campo do tipo Texto. Neste exemplo, utilize o prximo campo de texto disponvel, Texto2.
Como a regra a ser criada possui 3 variveis, faz-se necessrio a utilizao da funo IIf do Project. A funo IIf
semelhante a funo SE do Microsoft Excel, permitindo que a anlise de determinadas condies sejam realizadas
para que uma resposta seja inserida. A sintaxe da funo IIf a seguinte:
IIf( expresso; parte_verdadeira; parte_falsa) onde:
expresso: uma condio estabelecida pelo usurio, que ser analisada pelo Project 2013;
parte_verdadeira: a resposta que deve ser exibida quando a expresso inserida estiver OK;
parte_falsa: a resposta que deve ser exibida caso a condio no esteja OK.
Para encontrar a funo IIf, clique no boto Funo e em seguida em Funes Gerais:
94
Em seguida, substitua o campo expresso pela primeira condio estabelecida, Custo Real maior que o Custo Mximo:
Seguindo a lgica da frmula, o campo parte_verdadeira precisa ser substitudo por um texto, que precisa representar
que a contingncia estabelecida para a tarefa foi excedida. Portanto, substitua o campo parte_verdadeira pelo texto
Contingncia Excedida:
95
Neste ponto, o ltimo argumento disponvel da frmula a parte_falsa. Entretanto, necessrio que duas outras
condies sejam testadas antes do fechamento da frmula, e somente o campo parte_falsa no ser suficiente para
abrigar essas duas condies. Para resolver este problema, insira dentro do campo parte_falsa uma nova funo IIf,
que permitir que mais duas anlises sejam feitas:
Agora s configurar a nova funo IIf para que receba as duas condies restantes. A figura abaixo ilustra a
configurao final da frmula:
96
A sintaxe final aplicada foi:
IIf( [Custo real] > [Custo Mximo] ; "Contingncia Excedida"; IIf( [Custo real] > [Custo da linha de base] ; "Custo dentro
da Contingncia"; "Custo dentro do esperado" ) )
Clique em OK para confirmar a criao da Frmula, e renomeie o campo para Indicador de Custo. Na seo Clculo
das linhas de resumo de tarefa e de grupo, selecione a opo Usar Frmula:
97
Para finalizar a construo do campo, a ltima ao necessria definir quais os sinalizadores grficos sero utilizados
para representar as respostas de texto inseridas na frmula. Na seo Valores a serem exibidos, na parte inferior da
caixa de dilogo Campos Personalizados, clique no boto Indicadores Grficos:
98
A linha Teste para Indicador de Custo precisa ser configurada de acordo com os parmetros apresentados na tabela
abaixo:
TESTE PARA INDICADOR DE CUSTO
VALOR(ES)
igual a
Contingncia Excedida
igual a
Custo dentro da Contingncia
igual a
Custo dentro do esperado
IMAGEM
Aps criar os parmetros da frmula, na parte superior da caixa de dilogo, habilite os botes Linhas de Resumo
herdam critrios das linhas regulares e Resumo do projeto herda critrios das linhas de resumo, para que a frmula
seja replicada nas tarefas de resumo (que representam as fases do projeto) e tambm na tarefa de resumo do projeto:
Clique em OK para finalizar a frmula. No prximo captulo, o controle do progresso do projeto ser realizado, e voc
poder visualizar na prtica a aplicao dos recursos visuais dos sinalizadores.
99
Os sinalizadores so um timo recurso visual para indicar devios tanto no progresso quanto no
esforo e nos custos dos projetos. Como so de fcil percepo e agradveis visualizao,
recomendamos utiliz-los em todos os projetos nos quais voc trabalhar, e no s para campos
de custo, mas tambm de Trabalho, Durao entre outros, de acordo com as regras de negcio
da sua empresa.
CONTROLANDO O PROJETO
Aps a definio de todo o planejamento do projeto, com as respectivas informaes sobre suas tarefas, duraes,
vnculos e seus recursos, seu calendrio e a resoluo de possveis superalocaes, necessrio dar incio a fase de
execuo e controle, onde os dados reais devem ser inseridos.
A necessidade de inserir as informaes reais sobre o andamento do projeto possui origem no propsito de verificar
se os dados efetivos (como datas, custos, trabalho dos recursos e etc.) esto respeitando o que foi programado. A fase
de controle uma fase de extrema importncia, pois permitir que o gerente de projetos analise se as datas de
execuo das tarefas esto sendo cumpridas dentro dos prazos estipulados e se os custos das atividades estaro de
acordo com o planejamento que foi realizado no incio do projeto, de maneira que ele possa tomar decises de
contingncia e informar aos stakeholders do projeto casos de desconformidade.
O projeto de Reforma Residencial, o qual ser utilizado como, j est pronto para ser iniciado, pois as tarefas foram
lanadas, os recursos programados e as superalocaes resolvidas. Neste ponto, a fim de armazenar as informaes
do planejamento, para que se possa compar-las com as informaes reais, salve a Linha de Base do projeto,
disponvel na seo Projeto.
Existem inmeras opes para que o gerente de projetos possa controlar o andamento de das tarefas: pode-se utilizar
uma tabela interna do Project, denominada Tabela de Controle, ou criar uma tabela com os campos necessrios para
que este controle seja efetuado. Observe a Tabela de controle, que contm colunas e campos que permitem ao
gerente de projetos lanar as informaes reais conforme se d o andamento:
100
Para que controlar o projeto de maneira mais fcil e eficaz, crie uma tabela personalizada, e nomeei-a de Tabela de
Progresso. Os campos que sero inseridos nessa tabela sero:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
ID
Indicadores
% Concluda
Nome
Incio Real
Incio da Linha de Base
Durao Real
Durao da Linha de Base
Trmino Real
Trmino da Linha de Base
Custo Real
Custo da Linha de Base
Custo Mximo
Variao de Custo
101
Ao utilizar o Project, de um modo geral, sempre importante considerar que os campos que contm o nome Real so
aqueles que devem receber os lanamentos do andamento do projecto ou seja, as informaes reais, conforme as
atividades do projeto vo sendo realizadas. Todas as vezes em que os dados reais forem lanados durante a fase de
controle, essas colunas que devem receber as informaes. Deste modo, por exemplo, a coluna Incio Real ir
receber a informao de quando uma determinada tarefa teve incio, de modo que o campo Incio se ajuste a esse
lanamento automaticamente, sem a necessidade de interveno do usurio.
A insero dos campos que contm a descrio Linha de Base se justifica pela ajuda que estes campos oferecem aos
usurios, de modo que este pode acompanhar em tempo real (conforme vai inserindo as informaes reais) a
diferena (se houver) entre os lanamentos reais e o planejamento que foi considerado para o projeto.
102
9.6.
Inserindo informaes reais
A tarefa Retirar Imveis est programada para acontecer no dia 16/11/2013. No campo Incio Real, selecione esta
data pois no houve atraso em seu incio:
Ao final do dia, foi reportado ao gerente do projeto que a tarefa foi finalizada com sucesso. Para cadastrar essa
informao no Project, pode-se inserir a Durao Real de 01 dia ou preencher o campo % Concluda para 100%. Os
campos do Project comunicam-se de maneira automtica, o que significa que a mudana em um campo afetar todos
os outros a ele relacionados. Caso se defina a Durao Real da tarefa para 01 dia, os seguintes campos sero afetados:
o
o
o
% Concluda
Trmino Real
Custo Real
Outros inmeros campos tambm sero preenchidos internamente pelos recursos de relacionamento do Project, e
para que voc conhea esses relacionamentos de maneira profuda, recomenda-se a utilizao do sistema de ajuda do
Software.
Efetue o lanamento da Durao Real da tarefa Retirar mveis como 01 dia e verifique seu resultado:
103
Voc ir perceber que os campos que foram afetados pelo lanamento da Durao Real esto coloridos de azul, de
maneira que seja fcil verificar o relacionamento dos campos internos do Project.
Agora, informe ao Project que, por alguma razo, a tarefa Lixar Paredes, que tinha previso de ser finalizada em 01
dia, levou dois dias para ser completada. Essa informao tambm ser inserida atravs do campo Durao Real:
importante observar que como a tarefa durou mais tempo do que o previsto, os campos Trmino Real e Custo Real
foram afetados de maneira negativa. O primeiro sofreu um atraso, e foi finalizado aps sua previso; j o segundo
sofreu acrscimo em seu custo, em virtude da necessidade dos trabalhadores de desenvolverem suas atividades por
mais um dia alm do previsto.
As boas prticas de gesto de projetos recomendam que sempre que houver alguma diferena na realizao das
tarefas em relao ao planejamento do projeto, esta seja informada no Project, especificando seus motivos. Esta ao
ir garantir que, ao final do projeto, todos os desvios sejam apurados e se possa fazer o caderno de lies aprendidas.
Seguindo esta boa prtica, efetue duplo clique na tarefa Lixar Paredes e informe o motivo desta divergncia entre a
durao planejada e a durao real na guia Anotaes:
104
O ideal que se realize os lanamentos reais do projeto (Incio, Durao, Trmino e Custo) para que se verifique a
interligao entre eles e o impacto de um campo sobre os outros, de modo que ao final do projeto tenhamos todas as
informaes do andamento de nossa iniciativa.
9.7.
Orado x Realizado
Para que seja possvel controlar de maneira mais efetiva o progresso e os custos dos projetos, conforme vimos
anteriormente, deve-se criar um oramento definindo e inserir os valores de custo dos recursos atribudos s tarefas,
bem como definir as duraes previstas para cada uma das atividades que faam parte da empreitada.
Somente quando todas as etapas estiverem concludas que se devem verificar os custos totais estimados para o
projeto. Um ponto importante e extremamente til para essa comparao a definio de uma linha de base com os
custos orados, de modo que possamos us-la para comparao com os custos reais, conforme o projeto progride.
importante lembrar que os lanamentos das informaes reais do projecto (como Incio, Trmino, Durao, Custo
etc.) nunca podem ser executados nos campos da linha de base, pois este campo possui o planejamento do que se
espera para as atividades. Sendo assim, conforme vimos, o lanamento dos acontecimentos e da evoluo do projecto
realizar-se- nos campos Incio Real, Trmino Real, Durao Real, Custo Real e etc.
Preencha as informaes reais do projeto de Reforma Residencial conforme tabela abaixo:
105
ID
TAREFA
% CONCLUDA
INCIO REAL
TRMINO REAL
DURAO
REAL
CUSTO REAL
1 dia
------
Retirar Mveis
------
16/11/2013
Lixar Paredes
------
------
------
2 dias
------
Preparar Fiao & Eletricidade*
100%
------
------
------
R$ 650
Retoque paredes/rodaps
------
23/11/2013
24/11/2013
------
------
Efetuar Pintura**
------
------
------
6 dias
------
Secagem da Tinta
100%
------
------
------
------
Aplicar moldes & gesso***
------
------
------
4 dias
------
Finalizar Eletricidade****
------
------
------
1 dia
R$ 150
Reposicionar mveis
100%
------
------
------
------
10
Entrega e aprovao do cliente
100%
------
------
------
------
------
* justificar o custo real excedido da tarefa 03 Preparar Fiao & Eletricidade como gasto extra de material no planejado.
** justificar o atraso da tarefa 05 Efetuar pintura como esforo adicional no previsto
*** justificar o atraso da tarefa 07 Aplicar moldes & gesso teto e rodaps como esforo adicional no previsto
**** justificar o valor adicional da tarefa 08 Finalizar fiao & eletricidade como necessidade de compra de materiais
adicionais
Algumas colunas da tabela foram deixadas sem preenchimento, de maneira proposital. Ao

digitar a data de Incio Real e Durao Real, por exemplo, o Custo Real e a Data de Trmino
Real sero automaticamente calculados, pois esto interligados com as duas informaes
anteriores.
Conforme podemos perceber, o projeto sofreu alguns atrasos em relao ao que estava previsto, pois algumas
duraes ficaram alm do que se havia estimado.
Do mesmo modo o custo do projeto no foi obedecido conforme o planejamento, por duas razes principais: algumas
tarefas tiveram sua durao aumentada, gerando aumento do custo pela utilizao dos recursos alm do esperado;
106
outras tarefas, mesmo no sofrendo atraso, tiveram alterao no seu custo, em virtude de algum evento no esperado
(como um material que precisou ser substitudo por estar danificado, por exemplo).
A comparao a olho nu dos campos reais (Durao, Incio, Trmino, Custo e etc.) com os mesmos campos da linha de
base permite a visualizao das diferenas existentes entre o que foi planejado e o que realmente aconteceu no
decorrer da execuo das atividades, permitindo ao gerente de projetos a anlise de onde os problemas aconteceram:
9.8.
Visualizao dos desvios do projeto
Para que voc visualize as diferenas e os desvios do projeto, em relao a Custo e Trabalho (esforo), crie uma tabela
chamada Tabela de Desvios. Esta tabela ir conter os seguintes campos:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
ID
Indicadores
% Concluda
Nome
Custo da Linha de Base
Custo Mximo
Custo Real
Indicador de Custo
Variao de Custo
Trabalho da Linha de Base
Trabalho Real
Variao do Trabalho
107
R ELATRIOS
Os relatrios so a forma impressa de exibio das informaes existentes no projeto. Eles so apresentados divididos
em categorias, com o objetivo de facilitar sua localizao, pois cada membro da equipe ou da empresa pode ter
necessidades de visualizaes diferentes.
9.9.
Relatrios impressos
Os relatrios impressos so constitudos de um conjunto de categorias padro, cada qual com seu respectivo nvel de
detalhamento. Para visualizar um relatrio impresso, na seo Projeto, clique no item Relatrios:
Voc pode selecionar uma das categorias existentes e clicar naquela que desejar visualizar. A ttulo de exemplo,
selecione a categoria Custos...
108
Dentro da categoria Custos, o Project oferece diferentes modelos de relatrios, como Fluxo de Caixa, Oramento,
Oramento das tarefas e etc. Selecione uma dessas opes para ter acesso ao relatrio final. Como exemplo, selecione
o item Oramento:
A visualizao do relatrio ser apresentada conforme exemplo abaixo:
Escolha e visualize outros modelos de relatrios existentes no Project, para entender melhor quais so as opes
oferecidas pelo sistema. Para isso, basta selecionar aquele que transmita a informao desejada.
109
9.10. Relatrios Visuais

Em sua verso 2013, o Microsoft Project apresenta uma ferramenta de visualizao das informaes do projecto que
permite aos usurios visualizar seus relatrios de maneira grfica. Tal opo realizada com a integrao entre o
Project e o Microsoft Excel ou o Microsoft Visio (dependendo de quais informaes forem solicitadas ao sistema), que
recebe as informaes do projecto e as converte para dados grficos, de maneira automtica.
A opo de emisso de relatrios visuais extremamente til, uma vez que o Microsoft Project transfere as
informaes ao Excel no formato de Cubos, de modo que o usurio tenha total controle sobre os campos (como os
dados esto no Excel, possvel realizar sua manipulao atravs dos recursos de Tabela Dinmica).
Para criar um relatrio grfico, no menu Projeto, clique em Relatrios Visuais:
Esta a lista dos relatrios

grficos que podem ser
visualizados pelo usurio.
110
A partir desta visualizao, possvel ao usurio escolher qual o relatrio grfico que se encaixa a sua necessidade,
bastando informar ao Project que se deseja visualiz-lo. O relatrio pr-definido ser criado em uma planilha do Excel,
com os dados provenientes dos lanamentos realizados no Project.
A ttulo de exemplo, selecione a opo Relatrio de Custo de Oramento e clique em Exibir:
Como as informaes esto agora disponveis em uma planilha Excel, o gerente de projetos pode executar as
configuraes e manipulaes que julgar necessrias, afim de exibir o relatrio que melhor se adeque s suas
necessidades:
111
112
10.
IMPRESSO
A impresso de um plano de projeto uma das atividades mais corriqueiras de um gerente de projetos, pois permite
que ele possa compartilhar informaes relevantes para com sua equipe. Atravs da utilizao do Microsoft Project
Professional 2013, os modos de impresso so padronizados, utilizando como referencia os relatrios e modos de
exibio. Uma vez que os relatrios e modos de exibio apresentam e organizam dados de maneiras especficas, a
finalidade para a qual estamos efetuando a impresso do projeto que ir determinar a escolha do tipo de visualizao
que iremos nos basear.
10.1. Visualizando a impresso
A visualizao da impresso uma prvia de como o arquivo no qual voc est trabalhando ir ser visualizado aps
ser impresso. Para que o usurio possa visualizar a impresso, basta efetuar o clique na seo Exibio e selecionar o
modo de exibio desejado (a tabela em que desejamos que o projeto esteja baseado). Em seguida, siga a trilha
Arquivo Imprimir. Esta visualizao trar um panorama geral de como o projeto ser impresso.
Para configurar detalhes da impresso, clique em Configurao de pgina. A caixa de dilogo Configurar pgina
apresenta diversas guias, as quais o usurio utilizar para configurar seu documento. As mais importantes sero
apresentadas abaixo:
113
Guia Pgina: permite ajustar as definies bsicas de como o documento ser impresso, como por exemplo
a definio de orientao (Retrato ou Paisagem), escala de impresso e etc.;
Guia Margens: permite especificar as margens (Horizontal, Vertical, Superior e Inferior) do nosso documento;
Guias Cabealho e Rodap: ambas determinam informaes que devem ser exibidas na parte superior
(cabealho) e inferior (rodap) de cada pgina impressa no documento;
Guia Legenda: permite configurar a exibio da legenda dos itens que compoem o projeto (milestones, fases,
tarefas de resumo e etc.);
Guia Modo de Exibio: esta guia pode apresentar duas interfaces diferentes, dependendo do modo de
exibio ativo. Para os modos de Grfico de Gantt, planilha de grfico e Diagrama de Rede, a aborgadem visa
possibilitar a escolha de impresso de colunas, anotaes pginas em branco e escala de tempo; j no modo
Calendrio, o foco ser no controle da escala de tempo (semanas e meses) a serem impressos.
Visualizao da guia Modos de

Exibio para o Grfico de
Gantt.
114
Visualizao da guia Modos de

Exibio para o Calendrio.
11.
EXERCCIOS PROPOSTOS
Nesta seo vamos desenvolver alguns projetos para colocar em prtica os conceitos aprendidos durante o
treinamento.
Nome do Projeto: Implantao de Software
1. Digitar o cronograma do projeto

ID
Nome da Tarefa
Projeto de Implantao de Software
01
Fase 1 - Planejamento
Durao
Predecessoras
02
Levantamento de Necessidades
2 dias
03
Desenvolvimento do Plano de Projeto
3 dias
04
Desenv. Plano de comunicao & Atividades
3 dias
05
Aprovao Oramento & Plano do Projeto
2 dias
115
06
Fase 2 Desenvolvimento
07
Documentao do Projeto
15 dias
08
Preparao para Desenvolvimento
5 dias
09
Desenvolvimento & Adaptaes
15 dias
10
Testes Funcionais
3 dias
9TT
11
Fase 3 Entrega e Validao
12
Instalao & Homologao p/ Ambiente de Produo
5 dias
10TI+3dias
13
Treinamento key-users
5 dias
12TI+2dias
14
Operao Assistida
5 dias
13
15
Desenvolvimento do History Book
25 dias
6II+50%
16
Termo de Aceite do Cliente & Encerramento do Projeto
0 dias
14
2. Cadastrar os recursos do projeto:

Nome do Recurso
Tipo
Taxa Padro
Consultor Comercial
Trabalho
R$ 14,50/hr
Gerente do Projeto
Trabalho
R$ 18,30/hr
Gerente de TI
Trabalho
R$ 25,50/hr
Equipe de Desenvolvimento
Trabalho
R$ 113,00/hr
Equipe de Homologao
Trabalho
R$ 67,00/hr
Cliente
Trabalho
R$ 0,00/hr
Consultor de Treinamento
Trabalho
R$ 24,00/hr
Custos Extras
Licenas Software
Custo
Material
R$ 250,00/hr
116
3. Alocar os recursos s tarefas:

Tarefa
Nome do Recurso
01
Analista
02
Consultor Comercial; Gerente de TI; Gerente do Projeto; Cliente
03
Gerente de TI; Gerente do Projeto
04
Gerente do Projeto
05
06
07
Gerente do Projeto [50%]
08
Gerente de TI [50%]; Equipe de Desenvolvimento
09
Equipe de Desenvolvimento
10
Equipe de Desenvolvimento [30%]; Equipe de Homologao
11
12
Equipe de Desenvolvimento; Licenas Software [20 unidades]
13
Consultor de Treinamento
14
Equipe de Desenvolvimento [30%]; Gerente do Projeto [10%]
15
Gerente do Projeto [20%]
16
4. Inserir um custo extra na Tarefa 16 Termo de Aceite & Encerramento do Projeto, no valor de R$ 300
[justificar como almoo de encerramento e confraternizao].
Conferir os dados com a tabela abaixo:
Tarefas de Resumo
Projeto de Implantao de Software
Durao
Custo
50 dias
R$
38.406,80
Fase 1 - Planejamento
10 dias
R$
3.356,00
Fase 2 - Desenvolvimento
20 dias
R$
22.109,60
Fase 3 - Entrega e Validao
30 dias
R$
12.941,20
117
5. Aps a conferncia, informar ao Microsoft Project que o projeto dever terminar no final do primeiro
semestre do prximo ano.
6. Salvar a linha de base do projeto.
rojeto: Instalao de Sistema de Vdeo-Conferncia
Nome do Projeto: Instalao de Sistema de Vdeo-Conferncia
1. Digitar o cronograma do projeto

ID
01
Etapas / Tarefas
Durao
Predecessoras
Fase de Iniciao do Projeto
02
Levantamento Inicial & desenvolvimento de plano de projeto
03
Aquisio e Recebimento de Materiais
30 dd
04
Reunio de Kick-off & Aprovao do Plano de Projeto
1 dia
05
12 dias
Planejamento
06
Definio dos Responsveis em cada Localidade
2 dias
07
Agendamento de Visitas Tcnicas nas localidades
2 dias
08
Visitas para Avaliao do Ambiente & Palestra de Apresentao da Soluo
09
Filial Campinas
1 dia
7TI+3 dias
10
Filial Santos
1 dia
11
Filial Belo Horizonte
1 dia
10
12
Filial Porto Alegre
1 dia
11
13
Filial Rio de Janeiro
1 dia
12
14
Relatrio Final de Requisitos Tcnicos
4 dias
9;10;11;12;13
2 sems
14TI + 1 dia
2 dias
3;16
15
16
17
18
Pr-instalao
Preparao & procedimentos operacionais para instalao
Instalao, Configurao e Treinamento dos usurios
Filial Campinas
118
19
Filial Santos
2 dias
18
20
Filial Belo Horizonte
2 dias
19TI+1 dia
21
Filial Porto Alegre
2 dias
20TI + 1 dia
22
Filial Rio de Janeiro
2 dias
21
23
Testes de Homologao & Operao Assistida
1 sem
17TI + 3 dias
24
Desenvolvimento de History Book & Documentao Tcnica
5 dias
23II
25
Incio da Operao & Contrato de Suporte
23
2. Cadastrar os recursos do projeto:

Nome do Recurso
Tipo
Grupo
Taxa Padro
Gerente de Projeto
Trabalho
PMO
R$ 75,00
Arquiteto de Redes
Trabalho
TI
R$ 69,00
Especialista Tcnico
Trabalho
TI
R$ 52,00
Kit Vdeo-Conferncia
Material
Gerente de Projeto Cliente
Trabalho
Cliente
-----
Equipe TI Cliente
Trabalho
Cliente
-----
Transporte & Acomodao
-----
Custo
-----
3. Inserir tarefa de resumo do Projeto e exibir o Nmero da Estrutura de Tpicos (EDT)

4. Definir a data de incio do Projeto para a primeira segunda-feira de 2013
5. Criar uma restrio Deve terminar em para a tarefa 04 Kick-off e aprovao do Plano de Projeto,
para que ela seja realizada no dia 23/01/2013 (justificar como Reunio agendada com o cliente)
6. Associar os recursos ao projeto
119
ID
02
Tarefa
Levantamento Inicial & Desenvolvimento de Escopo e Plano de Projeto
Recurso
Gerente de Projeto [100%]
Arquiteto de Redes [50%]
Especialista Tcnico [30%]
03
Aquisio e Recebimento dos Materiais
Gerente de Projeto Cliente [100%]

Kit de Vdeo-Conferncia [06 unidades]
03
Reunio de Kick-off & Aprovao do Plano de Projeto

04
Definio dos Responsveis em cada localidade
05
Agendamento de Visitas Tcnicas nas Localidades
---
Visitas Para Avaliao do Ambiente (todas as Filiais)
14
Relatrio Final de Requisitos Tcnicos
16
Preparao & Procedimentos Operacionais para Instalao
Equipe TI Cliente [100%]

Arquiteto de Redes [20%]
---
Instalao, Configurao e treinamento (todas as filiais)

23

24
Desenvolvimento do History Book & Documentao Tcnica
7. Associar o custo Transporte & Acomodao s tarefas, conforme tabela

ID
Tarefa
Custo
09
Visitas para Avaliao Filial Campinas
R$ 52,00
10
Visitas para Avaliao Filial Santos
R$ 75,00
11
Visitas para Avaliao Filial Belo Horizonte
R$ 920,00
12
Visitas para Avaliao Filial Porto Alegre
R$ 831,00
13
Visitas para Avaliao Filial Rio de Janeiro
R$ 422,00
18
Instalao, Configurao e Treinamento Filial Campinas
R$ 349,00
19
Instalao, Configurao e Treinamento Filial Santos
R$ 378,00
20
Instalao, Configurao e Treinamento Belo Horizonte
R$ 1.549,00
120
21
Instalao, Configurao e Treinamento Porto Alegre
R$ 1.617,00
22
Instalao, Configurao e Treinamento Filial Rio de Janeiro
R$ 1.050,00
Conferir os dados finais do projeto:
Item
Durao
Incio
Trmino
Custo
Instalao do Sistema de Vdeo Conferncia
60 dias
07/01/2013
29/03/2013
R$ 31.400,60
Fase 1 Iniciao do Projeto
22 dias
07/01/2013
06/02/2013
R$ 12.609,60
Planejamento
04 dias
24/01/2013
29/01/2013
R$ ----
Visitas de Verificao de Requisitos Tcnicos
09 dias
04/02/2013
14/02/2013
R$ 6.044,00
Pr-Instalao
10 dias
18/02/2013
01/03/2013
R$ 1.104,00
Instalao, Configurao & Treinamento
12 dias
04/03/2013
19/03/2013
R$ 9.103,00
1 Sem
25/03/2013
29/03/013
R$ 1.040,00
Desenvolvimento de History Book & Documentao
05 dias
25/03/2013
29/03/2013
R$ 1.500,00
Incio da Operao & Suporte
0 dias
29/03/2013
29/03/2013
R$ ----
8. Caso os dados estejam corretos, definir a linha de base e salvar o Projeto.
121
Referncias e Bibliografia:
1. Prof. Roberto Pallesi

2. MARTINS, J. C. C. Tcnicas para Gerenciamento de Projetos de Software. 2007, 1 edio. Editora
Brasport. PETERS, James F; PEDRYCZ, Witold.
3. Engenharia de Software. Teoria e Prtica. Rio de Janeiro: Campus, 2001. PRESSMAN, Roger S.
4. Gerenciamento de Projetos nas Organizaes: Belo Horizonte: Desenvolvimento Gerencial, 2000.
DARCI, Prado.
5. Usando MS Project 2000 em Gerenciamento de Projetos : Belo Horizonte: Desenvolvimento Gerencial,
1998.
6. PMI. Um Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOk %a. ed. EUA: Project
Management Institute, 2013.
7. Vargas, Ricardo V. Manual prtico do projeto. 4 e. Rio de Janeiro Brasport, 2009
122

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MS PROJECT 2013

INTRODUO GESTO DE PROJETOS

RODRIGO DINIZ ROSA TRENA ENSINO TRENA.COM.BR | MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

O PAPEL DO GERENTE DE PROJETOS

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

2. .................................................................................................................. A JANELA INICIAL

3. ...................................... MICROSOFT PROJECT VISO GERAL E PLANO DE PROJETO

4. ............................................................... DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS - TAREFAS

5. ............................................................DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS - RECURSOS

6............................................................. APERFEIOANDO O TRABALHO NOS PROJETOS

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

6.2. ......................... ......................................... Exibindo o nmero da estrutura de tpicos

6.9. ......................... .............................................................................. Tarefas Peridicas

7. ............................................................................................ GERENCIANDO DE RECURSOS

8.........................................................................VISUALIZANDO OS CUSTOS DO PROJETO

9..................................................................................... INFORMAES SOBRE O PROJETO

10. ............................................................................. CONFIGURAES PERSONALIZADAS

11. ............................................................................................. CONTROLANDO O PROJETO

12. ........................................................................................................................ RELATRIOS

13. .......................................................................................................................... IMPRESSO

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

1. MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2013

As principais vantagens de se utilizar o Project 2013 so:

Organizao do projeto em tarefas e grupos de tarefas;

Controle de alocao de recursos;

Acompanhamento em tempo real de custos, atividades, andamento e alocaes;

Visualizao das estatsticas e criao de relatrios referentes ao projeto;

Possibilidade de alterao no escopo e comparao com informaes projetadas.

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Barra de Acesso Rpido

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Minimizando a Faixa de Opes

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Utilizando o menu Arquivo

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

o Especificar opes de configurao do projeto ativo e tambm para a aplicao.

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

O Grfico de Gantt a principal janela de visualizao quando da criao de projetos e cronogramas.

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Entendendo o Grfico de Gantt

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

3. MICROSOFT PROJECT VISO GERAL E PLANO DE PROJETO

Modelo de dados do Microsoft Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Definindo a data de incio e o modo de agendamento

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

O Project possui trs calendrios base padro:

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

A definio da Data de Exceo

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Introduo gesto de projetos com o Ms Project

Criando Excees de Trabalho