por Raphael Santos

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Gerenciando os custos do projeto

Ao trabalhar com o Microsoft Project 2010, a combinação da taxa padrão cadastrada para os recursos (de
trabalho, materiais ou custos) com a quantidade de horas ou insumos/materiais requeridos para a execução das
atividades permitirá que o gerente de projetos saiba qual o valor necessário para a execução do seu projeto. E,
considerando que o gerenciamento dos custos constitui um dos fatores críticos para o sucesso do projeto, todo
gerente precisa garantir que os custos de execução do seu projeto sejam os mais próximos possíveis daquilo que
foi planejado.

Este capítulo tem como principal objetivo exemplificar quais os melhores métodos para o cadastro e lançamento
do custo dos recursos ao longo da utilização do Microsoft Project 2010.

Tipos de recurso

O Microsoft Project 2010 possui três tipos de recurso:

Recursos de Trabalho:
Trabalho as pessoas ou equipamentos que dedicam esforço (horas) para a conclusão das tarefas.
Seu trabalho é contabilizado em horas, e o custo destes recursos em um determinado projeto é medido
multiplicando-se seu valor hora pela quantidade de horas alocadas nas atividades.

Recursos do tipo Material:

Material são os suprimentos e insumos necessários para completar determinadas tarefas do
projeto (como computadores, maquinário, móveis de escritório ou itens de consumo em geral). Seu custo é medido
de acordo com a quantidade de itens necessários para a execução de uma ou mais tarefas do projeto.

Recursos do tipo Custo:

Custo este tipo de recurso, disponível a partir do Microsoft Project 2007, permite que o gerente
de projetos efetue o lançamento de gastos do orçamento que não estejam relacionados com os recursos
associados à execução das atividades, ou então recursos que serão utilizados repetidamente nos projetos, mas
que, entretanto, não possuem um valor pré-definido (como almoço de negócios, corrida de táxi, passagens aéreas,
hospedagens, etc.).

Cadastrando os recursos e definindo

definindo o valor da taxa padrão

Para cadastrar os recursos que farão parte do seu projeto, e consequentemente especificar o valor do seu custo,
abra o Project Professional e, na guia Tarefa, clique no modo de alternância do Gráfico de Gantt para acessar a
subseção Planilha de Recursos.
Recursos Nesta seção você poderá cadastrar todos os recursos que serão utilizados no seu
projeto, sua categoria (trabalho, material ou custo), sua taxa padrão, taxa de hora extra, custo uso, calendário e
etc.

Ao alocar os recursos às tarefas do seu projeto, o custo das atividades será calculado em virtude da quantidade de
horas das tarefas (para recursos de trabalho) ou da quantidade de recursos a serem utilizados (para recursos
material).
Para visualizar os custos do projeto de acordo com a alocação dos recursos nas tarefas, clique na guia Exibição,
Exibição na
Faixa de Opções.
Opções Em seguida, no item Tabelas,
Tabelas selecione a Tabela de Custo:
Custo

Alterando o valor da taxa padrão

Durante o desenvolvimento e a execução de projetos, surgem situações nas quais é preciso controlar e manipular
o custo dos recursos que estão sendo empregados, aumentando ou diminuindo o valor da sua taxa padrão.
Suponhamos um projeto que está sendo realizado para atender uma demanda da área de construção civil: ao
longo do tempo, o custo dos materiais pode sofrer alterações, e o seu preço subir. Assim como, de modo coletivo
ou espontâneo, o salário das pessoas alocadas para o projeto pode vir a ser reajustado a partir de uma
determinada data.

Ao efetuar o cadastro de um recurso, o valor da taxa padrão sempre é definido na Planilha de Recursos.
Recursos Para
modificar o valor da taxa padrão do recurso, não se recomenda a alteração da taxa padrão atual, pois isso causaria
impacto em todos os custos passados do projeto. Também não seria interessante cadastrar um novo recurso com
o mesmo nome, uma vez que dessa forma não teríamos o histórico dos custos deste recurso ao longo do projeto,
bem como possíveis superalocações não seriam identificadas.

Para resolver esta questão, o Microsoft Project permite que o gerente de projetos cadastre novas taxas padrão
para o recurso, baseadas em datas específicas. Para cadastrar taxas diferenciadas, vá à Planilha de Recursos e
efetue duplo-clique no recurso que deseja alterar. Ao acessar a caixa de diálogo Informações sobre o recurso,
recurso vá
até a guia Custos e especifique o novo valor da taxa padrão, em conjunto com a data de início na qual o novo valor
deve ser considerado:

Voltando ao cronograma do projeto, ao cadastrar o recurso nas tarefas, o valor da sua taxa padrão será aplicado
de acordo com as datas determinadas:

Pode-se ver o funcionamento da taxa padrão diferenciada ao acessar a Tabela de Custo do projeto:
Cadastrando taxas padrão diferenciadas

Ao trabalhar com o Microsoft Project, o cadastro dos recursos permite que o gerente de projetos possa definir o
valor hora padrão das pessoas que irão integrar a equipe de trabalho do projeto, conforme visto nos tópicos
anteriores. Entretanto, o valor hora dos recursos pode requerer que valores diferentes da taxa padrão sejam
utilizados em virtude de trabalhos específicos.

Um exemplo desta abordagem é um consultor que precisa executar atividades em um projeto fora da cidade onde
mora. Em virtude do deslocamento e de estar trabalhando em outra localidade, o seu valor hora pode ser diferente
do habitual. Outro exemplo para esta situação é a de um instrutor de treinamento. Ao ministrar o treinamento de
um módulo básico, por exemplo, ele cobra de seus clientes um determinado valor. Já para os treinamentos de
módulo avançado, o valor hora é maior.

Para cadastrar valores diferentes para os recursos, digite duas novas tarefas em um projeto. Em seguida vincule
as duas atividades:

o Treinamento – Módulo I – duração de 3 dias

o Treinamento – Módulo II – duração de 5 dias

Após o lançamento das tarefas, vá à Planilha de Recursos e cadastre o recurso Instrutor.

Instrutor O valor da taxa padrão
será R$ 10, considerando que este valor será utilizado para treinamentos do módulo básico.

Para cadastrar o valor do módulo avançado, efetue duplo-clique sobre o nome do recurso. Na caixa de diálogo
Informações sobre o recurso,
recurso vá à guia Custos.
Custos Você verá que esta guia oferece cinco diferentes abas (A, B, C, D e
E), onde é possível cadastrar valores diferenciados para o recurso. Na aba B, cadastre o valor hora para os
treinamentos do módulo avançado – R$ 20.
Volte agora ao Gráfico de Gantt e associe o recurso Instrutor às duas tarefas – Treinamento Módulo I e
Treinamento Módulo II.

Para visualizar os custos do projeto, vá até a guia Exibição e, na seção Dados, selecione a Tabela de Custo:
Custo

O valor do custo da tarefa Treinamento Módulo I é R$ 240 (24 horas de trabalho x R$ 10 do valor hora do
instrutor). Já para a tarefa Treinamento do Módulo II,
II o valor do custo é de R$ 400.

Para informar ao Project que o Treinamento do Módulo II precisa utilizar como referência o valor de R$ 20
(cadastrado na Tabela B), vá ao modo de visualização Uso dos Recursos.
Recursos
Nesta janela, efetue duplo clique na tarefa Treinamento Módulo II. A caixa de diálogo Informações
Informações sobre a
atribuição permite que você altere a Tabela de taxas de custo que será utilizada para esta tarefa:

Volte agora ao Gráfico de Gantt e visualize a Tabela de Custos para ver o resultado da alteração efetuada:

Calculando horas extras

Por padrão, o Microsoft Project calcula o trabalho necessário para concluir uma tarefa usando a taxa padrão de
cada recurso atribuído. O Project não calcula o custo de horas adicionais de trabalho usando as taxas de horas
extras inseridas, até que o gerente de projetos especifique essas horas como trabalho de hora extra. Na prática, se
um determinado recurso do seu projeto for programado para trabalhar oito horas por dia e inserir dez horas de
trabalho real, as duas horas adicionais não serão consideradas automaticamente como hora extra pelo Project.

Para iniciar a construção do trabalho, crie um novo arquivo com as seguintes características:

1. Abra um novo arquivo do Project e cadastre a tarefa Preparar Documentação,

Documentação com duração de 1 dia;
2. Em seguida, vá à Planilha de recursos e cadastre um novo recurso chamado Ricardo, com taxa padrão de
R$ 50 e taxa de hora extra de R$ 65;
3. Associe na Planilha de tarefas o recurso Ricardo à tarefa Preparar Documentação.

Ao visualizar a Tabela de custo,

custo o valor requerido para a execução da tarefa Preparar Documentação é de R$ 400.
Vamos supor que o recurso Ricardo tenha trabalhado 13 horas para executar a tarefa. Dessas, 8 horas foram
horas normais e 5 devem ser consideradas como horas extras. Para especificar as horas adicionais trabalhadas
como horas extras no Microsoft Project, siga os seguintes passos:

1. Na guia Exibição,
Exibição clique em Uso da Tarefa;
Tarefa
2. Em seguida, ainda na seção Exibição,
Exibição clique na opção Detalhes.
Detalhes

3. Na caixa de diálogo Formulário de Tarefas,

Tarefas que exibe os detalhes da atribuição, defina o Trabalho Real
como 13 horas e o Trabalho de Hora Extra como 5 horas;

Remova a opção de Detalhes e selecione a Tabela de Custo.

Custo Você irá visualizar que o custo da tarefa é de
R$ 725, sendo:

R$ 400 pelas 8 horas trabalhadas (8h x R$ 50/hr)

R$ 325 pelas 5 horas extras (5h x R$ 65/hr)

Desta forma, o lançamento realizado no Microsoft Project pode ser entendido da seguinte maneira: o Trabalho
Real requerido pela tarefa foi de 13 horas, sendo que dessas, 5 horas devem ser consideradas como Horas extras.
Você pode inserir a coluna Custo de horas extras para visualizar melhor este lançamento:
A quantidade de trabalho de hora extra especificada não é adicionada à quantidade de trabalho
para a tarefa porque o trabalho sempre representa a quantidade total de trabalho. O trabalho de
hora extra representa meramente a parte da quantidade total de trabalho que deve ser
considerada e cobrada como hora extra. Quando você insere trabalho de hora extra, a duração
da tarefa pode ser reduzida, a menos que a tarefa tenha duração fixa tipo de tarefa.