Microsoft Planner

O que é o Microsoft Planner?

O Microsoft Planner, uma ferramenta relativamente nova disponível

exclusivamente para assinantes do Office 365/Microsoft 365 na maioria dos planos
de negócios e educação, visa resolver esse problema ajudando as equipes a
planejarem projetos, atribuir tarefas, compartilhar informações e colaborar.

o Planner é voltado para usuários que trabalham juntos em pequenas equipes.

Destina-se a gerenciamento de tarefas simples e é semelhante a ferramentas
colaborativas populares como Trello e Asana.

Como o Planner é organizado

O Planner torna muito simples organizar um nível fundamental de pensamento em

torno de qualquer conjunto de ações de várias etapas: planos, tarefas e buckets.

Aqui está um pequeno plano para um workshop presencial – se 2020 não tivesse
sido tão… bem, 2020:

“Planos” são exatamente o que o nome diz – seus projetos, ou o objetivo ou tema
central de um conjunto de tarefas. Isso pode ser “planejar um retiro” ou “organizar
uma reunião familiar” ou “entregar uma revisão operacional ao conselho de
administração”. Os planos contêm tarefas e intervalos, conforme descrito a seguir.

Tarefas são os itens individuais que sua equipe precisa realizar para progredir em
um plano. As tarefas aparecerão como cartões individuais no quadro de
planejamento do Planner; os cartões terão títulos, datas de vencimento e atribuições
para membros individuais de sua equipe de projeto, conforme necessário.

Os cartões também podem conter datas de início e notas que significam subtarefas,
informações relevantes para uma determinada tarefa, anexos a materiais de apoio
ou links para recursos externos e outras coisas.

Buckets são as colunas em seu quadro de planejamento, onde as tarefas são os

cartões que compõem cada um de seus itens. Se você está familiarizado com o
conceito japonês do quadro kanban ou com os quadros do Trello, os buckets são
os estágios do processo kanban, e você move os cartões horizontalmente ao longo
das diferentes colunas (buckets) conforme as tarefas ou itens de trabalho são
realizados ou passa para o próximo estágio.

Você também pode abandonar o conceito kanban e usar os buckets como

subprojetos. Para um plano de “entrega de revisão operacional”, por exemplo, você
pode ter buckets para “criar apresentação”, “pesquisar os números”, “construir o
folheto” e “planejar a logística da reunião” e cartões de tarefas individuais
preencherão cada uma dessas colunas.

Usando o Planner

Ao contrário do Microsoft Project, o Planner não está disponível como um programa

de desktop, mas apenas como um aplicativo da web e móvel. Contanto que sua
organização tenha uma assinatura do Office 365/Microsoft 365 que inclua o Planner,
você pode acessá-la em tasks.office.com ou entrando no office.com e clicando no
ícone Planner. (Se você não ver o ícone do planner, clique no ícone Todos os
Aplicativos no canto inferior esquerdo.)
O Planner não tem muita utilidade sem planos, no entanto, para mudar isso, crie um
novo plano selecionando + Novo Plano no painel esquerdo da janela do Planner.
Você verá a caixa de diálogo Novo Plano mostrada abaixo. (Se for sua primeira vez
no Planner, a caixa de diálogo Novo Plano aparecerá automaticamente.)

Digite um nome para o plano e escolha se todos em sua empresa podem ver seu
plano ou se você gostaria de mantê-lo privado. (Mais tarde, você terá a chance de
adicionar membros da equipe que podem acessar o plano.)

Depois que o plano for criado, você verá o quadro de planejamento padrão, com
opções para adicionar tarefas, adicionar intervalos e visualizar gráficos e
programações.
Você pode adicionar uma tarefa clicando no novo quadrado de tarefa aberto (que
pode desaparecer se você já usou o Planner antes) ou clicando em + Adicionar
Tarefa. Em seguida, basta inserir o nome da tarefa e, opcionalmente, uma data de
vencimento e um membro da equipe a quem essa tarefa deve ser atribuída.

Se você clicar em uma tarefa que já existe, aparecerá uma caixa de diálogo com
um conjunto muito mais amplo de opções, incluindo a capacidade de alterar buckets
em uma lista suspensa, indicar quanto progresso você fez em uma tarefa, atribuir
uma prioridade a essa tarefa, definir datas de início e de vencimento, fazer
anotações, atribuir uma cor (você cria o sistema de codificação de cores; o Planner
apenas lembra se você definiu algo vermelho, amarelo, magenta ou outro) e, talvez
o mais útil, atribua um série de etapas para a tarefa em formato de lista de
verificação.
Acompanhamento de progresso e relatórios

Na visualização do planejador principal, você pode clicar na guia Gráficos na parte

superior para acessar gráficos que podem ajudá-lo a avaliar se seu plano geral está
no caminho certo ou não. Não há muitos deles, mas a seleção limitada que está lá
pode ser útil para atualizações rápidas ou relatórios de status simplificados.

Os resultados exibidos nesses gráficos contam com a atualização dos usuários do

status de tarefas individuais nos cartões; não há conceito de esforço, horas
necessárias, rastreamento automático das coisas que estão sendo verificadas ou
qualquer outra coisa – apenas os usuários acessam os cartões e marcam como “em
andamento” ou “concluído”. Ainda assim, com um pouco de diligência, esses
gráficos podem ser úteis.

Aqui está o que você pode ver:

 Tarefas que estão atrasadas. Nessa visualização, você pode ver o número
de tarefas que estão vencidas, não iniciadas, em andamento e concluídas,
bem como o número geral de tarefas que permanecem incompletas em seu
plano. Você também pode usar os filtros para filtrar apenas as tarefas
atrasadas;
  Quem tem mais tarefas. Se houver uma sensação de que um membro de
sua equipe tem mais tarefas do que outros, as barras na visualização
“Gráficos” mostrarão a quantidade de tarefas individuais atribuídas a cada
membro. Isso o torna uma referência visual fácil para ver quem pode estar
sobrecarregado;
 Tarefas urgentes ou importantes que permanecem incompletas. Você
pode ver um gráfico de barras das tarefas atribuídas a prioridades urgentes,
importantes, médias e baixas; se você notar uma série de tarefas urgentes
ou importantes indicadas no final deste gráfico, você sabe onde fazer o
detalhamento com sua equipe – você encontrou um obstáculo;
 Status geral das tarefas em cada intervalo. Há também um gráfico de
barras mostrando cada um dos seus buckets e o número de tarefas dentro
de cada um. Se você passar o mouse sobre as barras, poderá ver o status
das tarefas no bucket – outra maneira de descobrir problemas bloqueados e
movimentar prioridades importantes.

Essa é, no entanto, a extensão dos relatórios no Planner. Embora seja melhor do

que nada e possa economizar algum tempo, não é páreo para o planejamento de
recursos ou software de gerenciamento de projetos.

O que o Planner não é ou não faz

O Planner não é um substituto do Microsoft Project. Ele não fará gráficos de Gantt,
não rastreará dependências e subprojetos para conclusão e não irá realmente
prever a data de conclusão de um esforço de várias etapas com muitas
dependências.

Ele não é adequado para planejamento de recursos empresariais, rastreamento de

um processo de fabricação complexo, desenvolvimento de cronogramas para
produção de matéria-prima ou qualquer coisa que você considere apropriada para
uso com o Microsoft Project.
Em vez disso, é uma ferramenta casual projetada para ajudar a organizar um projeto
de grupo de trabalho. Não há limites de tempo ou escopo inerentes para esses
projetos, mas a regra prática é quanto mais simples, melhor: eu realmente não
consigo ver o Planner como um recurso de planejamento abrangente com mais de
cerca de uma dúzia de pessoas, no máximo.

O Planner também não substitui o SharePoint. Pense no Planner como uma

sobreposição que une o SharePoint, Outlook e alguns outros recursos do Office
365/Microsoft 365 e junta esses objetos em uma visão diferente – os próprios
recursos ainda vivem em serviços individuais como SharePoint e Exchange Online,
mas o Planner oferece a você uma visão lógica desses recursos em conjunto com
o planejamento da equipe.

O software também não deve ser usado com nenhuma equipe que inclua pessoas
sem acesso ao Office 365/Microsoft 365. Basicamente, não há funcionalidade para
usuários fora do seu locatário do Office 365.

Se o seu projeto depende de contratados e fornecedores externos, alguém dentro

da sua organização com acesso à sua a conta 365 precisará ser a “pessoa
responsável” para essas ações ou você precisará encontrar um sistema de
planejamento diferente.