Como Elaborar um Plano de Trabalho

Um plano de trabalho é um esboço de um conjunto de objetivos e processos nos quais

um time trabalha para alcançá-los, oferecendo uma melhor compreensão da essência
desse projeto. Esses planos, tanto na vida profissional quanto na acadêmica, ajudam
você a se manter organizado enquanto estiver trabalhando em alguns projetos.
Através do plano de trabalho, você destrincha o processo e transforma-o em tarefas
alcançáveis, fazendo, então, com que fique mais fácil de identificar aquilo que você
almeja. Se quiser estar preparado para trabalhos que estão chegando, não saia daí até
terminar de ler este artigo.

Passos
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Identifique o propósito do plano de trabalho. Eles são escritos por várias razões.
Determine o propósito, de forma adiantada, para que possa prepará-lo corretamente.
Fique sabendo que a maioria dos planos de trabalho é feita para um determinado
período de tempo, ou seja, para um bimestre, trimestre, semestre ou ano.
 No local de trabalho, os planos de trabalho ajudam seu supervisor a saber em
quais projetos você estará trabalhando durante os próximos meses. Esses,
geralmente, vêm logo após uma avaliação de desempenho anual ou como
equipes empreendedoras de grandes projetos. Os planos de trabalho também
podem ser resultado de uma sessão de planos estratégicos provenientes de
sua organização, no começo de um novo calendário ou de um ano fiscal.
 No mundo acadêmico, os planos de trabalho servem para ajudar os
estudantes a criarem uma programação para projetos maiores. Eles também
podem ajudar os professores a fazer o planejamento para o ano letivo, bem
como para o bimestre, trimestre ou semestre, separadamente.
 Em um projeto pessoal, os planos de trabalho o ajudarão a traçar aquilo que
pretende fazer, como pretende fazê-lo, e em que data pretende terminar. Os
planos pessoais, apesar de não serem extremamente necessários, ajudarão a
pessoa a manter o acompanhamento de seus objetivos e do progresso destes.
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Escreva a introdução e o resumo do trabalho. Em planos de trabalho profissionais, é
assim que o formato deve ser: com introdução e com resumo. Eles fornecem ao
supervisor ou gerente, as informações necessárias para colocar o plano de trabalho
emo contexto. Entretanto, escrever uma introdução e um resumo não é tão necessário
em um plano de trabalho acadêmico.
 A introdução deve ser curta e envolvente. Lembre aos seus superiores o
motivo por você estar criando esse plano de trabalho. Introduza os projetos
específicos que você estará trabalhando durante esse período.
 O resumo deve destacar as razões que o levaram a criar esse plano de
trabalho. Por exemplo: mencione detalhes ou estatísticas de relatórios
recentes, identifique problemas que precisam ser abordados, ou construa algo
a partir de comentários e sugestões que recebeu em planos de trabalho
anteriores.
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Estabeleça metas e objetivos. Eles se relacionam na medida que ambos o levarão
àquilo que espera alcançar através de seu plano de trabalho. Entretanto, lembre-se da
diferença básica entre eles: metas são gerais, e objetivos são mais específicos.
 As metas devem ser focadas no projeto como um todo. Anote o resultado final
do projeto. Mantenha-o amplo. Por exemplo: faça com que seja para
completar um trabalho de pesquisa ou para aprender mais sobre a escrita.
 Objetivos devem ser mais específicos e tangíveis. Em outras palavras, você
deve poder marcá-los na lista quando os tiver alcançado. Por exemplo:
encontrar pessoas para uma entrevista que enriquecesse seu trabalho daria
um ótimo objetivo.
 Muitos planos de trabalho classificam os objetivos em de curto, médio ou
longo prazo, dependendo de sua variação. Por exemplo: a meta de uma
empresa consiste em aumentar, a curto prazo, sua audiência em 30% nos
próximos três meses. Logo, ela deverá variar, significativamente, sua antiga
meta (que era de longo prazo). Isso para que sua visibilidade em mídias sociais
se fortaleça durante o próximo ano.
  Os objetivos normalmente são escritos na voz ativa, utilizando verbos de ação
que possuem um significado específico de comando, como: planeje, escreva,
aumente, meça.. Verbos que expressem um significado vago (como examine,
entenda, aprenda, etc) são dispensáveis.
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Experimente organizar o plano de trabalho a partir de objetivos mais tangíveis, ou
seja, aqueles que apresentem um resultado mensurável. Inclua em uma tabela, todos
que forem necessários para levar a tal resultado. Esses objetivos, dependendo do tipo
de plano de trabalho que você pretende criar, podem variar. Segue abaixo alguns
modelos de objetivo:
 Específico: o que exatamente você está fazendo e para quem? Defina quais
são essas pessoas e aquilo que irá utilizar para ajudá-las.
 Mensurável: há como quantificar e medir isso? Você pode contar os
resultados? Você estruturou o trabalho de forma que "a saúde na África do Sul
melhore em 2020?" ou você estruturou esse plano para que "os casos do vírus
HIV, causador da AIDS, diminuíssem em 20% nos recém nascidos da África do
Sul em 2020?"

 Lembre-se de que para que as alterações sejam contadas, o número

de referência precisa ser definido. Se não sabe qual é a taxa de
incidência do vírus HIV entre os sul-africanos recém nascidos, será
impossível dizer que você diminuiu a taxa de incidência do vírus em
20%.
 Alcançável: podemos deixar isso pronto no tempo previsto com os recursos
disponíveis que possuímos? O objetivo precisa ser realístico, de acordo com as
restrições dadas. Aumentar as vendas em 500% é até razoável quando se
possuí uma empresa pequena. Mas aumentar as vendas em 500% se você
domina o mercado é impossível.

 Em alguns casos, profissionais ou autoridades devem ser consultados

para analisar se os objetivos do seu plano de trabalho são alcançáveis.
 Relevante: esse objetivo apresentará algum efeito sobre a meta ou estratégia
almejados? Embora isso provavelmente seja importante para a saúde de
 todos, medir o peso e a altura dos estudantes de ensino médio nos leva a
mudar em relação aos processos de saúde mental? Faça com que seus
objetivos e métodos apresentem uma relação clara e intuitiva.
 Tempo limite: quando esse objetivo será alcançado e/ou saberemos que o
terminamos? Especifique uma data final para o projeto. Estipule quais
resultados, caso haja algum, causariam um fim pré-maturo à ele, mesmo com
todos os outros sendo alcançados.
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Anote quais são os recursos. Inclua tudo aquilo que for necessário para que alcance
suas metas e seus objetivos. Dependendo do propósito do seu plano de trabalho, os
recursos irão variar.
 No local de trabalho, os recursos podem incluir coisas como o orçamento
financeiro e/ou pessoal, consultores, prédios ou salas... Caso queira que o
plano de trabalho aparente ser mais formal, o orçamento deve vir no
apêndice.
 Já na área acadêmica, os recursos podem incluir acesso à diferentes
bibliotecas, além de materiais de pesquisa, como livros, jornais e revistas e
acesso aos computadores e à internet, bem como a professores e outras
pessoas que possam te ajudar no caso de você ter alguma dúvida.
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Identifique qualquer constrangimento. Os constrangimentos são obstáculos que
podem aparecer no meio do caminho para a conquista daquilo que procura. Por
exemplo: se estiver trabalhando em um trabalho de pesquisa para a escola, você
provavelmente vai se sentir como se a agenda estivesse muito lotada para dar uma
brecha que o permita pesquisar e escrever corretamente e com calma. Portanto, esse
constrangimento seria sua agenda lotada. Por essa razão, você deve cortar algo dela
de modo que possa realizar aquilo que foi determinado com eficiência e qualidade.
Somente assim você terminará.
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Quem é responsável? A responsabilidade é essencial para um bom plano. Quem é
responsável por completar cada tarefa? Mesmo que a equipe inteira esteja
trabalhando em uma determinada tarefa, somente uma pessoa deve ser responsável
por dar conta de entregá-la pronta na data prevista.
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Escreva sua estratégia. Analise o plano de trabalho e decida como fará para utilizar
seus recursos e para superar seus obstáculos, de modo que suas metas e seus
objetivos sejam alcançados. Se quiser, faça uso de algum programa de gerenciamento
de projetos ou de um calendário pessoal para manter suas informações organizadas.
 Anote os passos específicos a serem seguidos. Identifique aquilo que precisa
acontecer a cada dia ou a cada semana para que você alcance seus objetivos.
Anote também os passos que você acha que outras pessoas ou que seu time
deverão seguir.
 Crie um horário. Essa é uma ótima forma de se organizar. Contudo, lembre-se
de que, mesmo criando um horário, coisas inesperadas podem acontecer, e
por isso é sempre bom manter um pouquinho de espaço livre para o caso de
imprevistos. Não seja pego de surpresa!
Dicas
 Faça com que o plano funcione para você. Planos de trabalho podem ser tão
detalhados e extensos como você gostaria ou precisaria que fossem. Eles podem ser
escritos em um pedaço de papel ou criados em algum programa profissional, que
possua gráficos e cores. Qual das alternativas utilizar? Aquela que for mais natural e
efetiva para você.
 Se seu projeto for grande demais, identifique os marcos principais. Esses marcos são
nada mais do que pontos de referência que destacam certos aspectos em uma
reunião, e que podem ser utilizados no decorrer do projeto. Eles também podem servir
como um ponto de reflexão que o permite reconhecer sua função no processo e fazer
com que tenha certeza de que você ainda está incluído naquele plano.