Como definir metas SMART

Metas são importantes para o sucesso do seu projeto e que elas precisam ser
bem definidas para ajudar a manter o projeto no caminho certo. Como suas entregas
dependem das metas, é do seu interesse ter essas metas o mais bem definidas
possível.
Para sua sorte, eu tenho um método fácil para fazer exatamente isso. Definir metas
SMART.
Eu já mencionei que a meta deve ser específica e mensurável.
O método SMART para avaliar metas tem mais três considerações para o sucesso:
Ser alcançável, ser relevante e ter um prazo.
Reúna todos. E o que você terá? Metas SMART (inteligente, em inglês).

Como um gerente de projeto iniciante, você pode ou não estar definindo as principais
metas do projeto, mas vai precisar ser capaz de identificá-las e esclarecê-las conforme
necessário, e é aí que o método SMART pode ser uma ferramenta valiosa. Vamos olhar
mais de perto. Como já mencionei, se sua meta não for específica, você terá problemas
para descobrir quanto tempo levará para concluí-la e se você a alcançou ou não. Por
exemplo, se a meta é simplesmente melhorar o tempo de resposta do atendimento ao
cliente, isso não é muito específico. Ela diz o que você quer alcançar em geral, mas não
diz mais nada. Se você melhorar o tempo de resposta em 1%, será suficiente? Se
depois de cinco anos o tempo de resposta finalmente subir, será suficiente? E se
apenas metade da sua equipe melhorar o tempo de resposta, mas a outra metade
permanecer igual.

Metas específicas devem responder a pelo menos duas das perguntas que vou fazer:
 O que eu quero realizar?
 Por que isso é uma meta?
 Tem um motivo, propósito ou benefício específico?
 Quem está envolvido?
 Quem é o destinatário? Funcionários, clientes, a comunidade em geral?
 Onde a meta deve ser entregue?
 Finalmente, até que ponto?
 Em outras palavras, quais são os requisitos e as restrições?

Em seguida, queremos definir metas que sejam mensuráveis, o que significa que
podemos determinar que elas foram cumpridas objetivamente. Mensurar não é
apenas uma maneira de as pessoas acompanharem o progresso, mas também uma
ferramenta para ajudar as pessoas a permanecem motivadas. Você pode dizer se a
meta é mensurável perguntando: quanto e como eu vou saber quando ela foi
realizada? Às vezes, o sucesso de uma meta pode ser medido com um simples sim ou
não. Você aprendeu a tocar violão: sim ou não? Você vai precisar medir a maioria das
metas que você tem com métricas. Métricas são o que você usa para medir algo, como
números ou valores. Por exemplo, se sua meta era correr uma corrida de cinco
quilômetros, então a distância em quilômetros é sua métrica. Na Office Green, a meta
do projeto é aumentar a receita em 5%. Nesse caso, receita é a métrica. Por último,
considere benchmarks ou pontos de referência para ter certeza de escolher métricas
precisas. Por exemplo, se sua meta geral é aumentar a receita, você pode olhar para os
dados do ano passado dados como um benchmark para decidir quanto aumentar a
receita neste ano. Se a receita do ano passado aumentou 3%, então um aumento de
5% em uma economia em expansão seria uma meta razoável para este ano. A meta é
específica e mensurável, mas é alcançável? Pode ser razoavelmente alcançada com
base nas métricas? Normalmente, suas metas são um pouco desafiadoras para
encorajar o crescimento, caso contrário, qual é o ponto da meta, se nada vai mudar?
No entanto, você não quer que ela seja muito extrema ou que nunca possa alcançá-la.
Você terá falhado antes mesmo de começar. Procure encontrar um equilíbrio entre os
dois extremos. Por exemplo, vamos pegar a meta de correr 5 km. Digamos que você
corra regularmente 2,5 km três vezes por semana. Uma meta alcançável será sair dos
2,5 km para correr 5 km dentro de quatro semanas. Uma meta inatingível pode ser
ficar em primeiro lugar numa corrida de 5 km. Quer dizer, isso pode acontecer, mas
não é provável, especialmente se você nunca participou de uma corrida antes. Mas
como você pode saber se uma meta é atingível se ela for desconhecida? Uma pista
para ajudar a descobrir se a meta é atingível é perguntar: como ela pode ser realizada?
Quebre a meta em partes menores e veja se faz sentido. Sair de 2,5 km para 5 km em
quatro semanas significa aumentar a distância um pouco mais de meio quilômetro a
cada semana. Isso não é tão ruim. Use o mesmo processo em sua meta do projeto da
Office Green. As empresas geralmente realizam avaliações trimestrais. Vamos supor
que seja esperado um aumento ao longo de um ano ou quatro trimestres. Para
cumprir a meta, você precisa ver um aumento de pelo menos 1,25% a cada trimestre.
Parece bastante razoável para mim. Bem, não seria razoável estabelecer uma meta de
aumentar as receitas em 50% ou 100%, a menos que sua pesquisa mostre que o
negócio estava melhorando rápido assim. Sua meta é específica, mensurável e
atingível. Agora vamos ver se é relevante. Em outras palavras, faz sentido tentar e
atingir essa meta? Pense em como a meta está alinhada com outras metas, prioridades
e valores. Pergunte se o objetivo parece valer a pena. O esforço envolve equilibrar os
benefícios? Corresponde às outras necessidades e prioridades da sua organização?
Todos, desde o cliente, a equipe do projeto, até as pessoas que vão de fato usar o
produto, precisam sentir que a meta vale a pena ser apoiada. Considere também o
tempo. Tanto a quantidade de tempo de que o projeto precisará quanto os contextos
econômicos e sociais mais amplos podem ter grandes impactos. Pode haver um
orçamento para completar o projeto agora, mas será que a empresa será capaz de
sustentar o projeto ao longo do tempo? Existe um público que continuará a usar o
produto ou serviço depois de entregue? Depois de obter as respostas para essas
perguntas, você deve ter uma meta clara para ajudar a orientar o projeto. Se você
ainda não se sentir seguro sobre as metas do projeto, continue procurando. É normal
fazer perguntas se tiver dúvidas. Comunique suas preocupações às partes interessadas
seniores do projeto e ao seu supervisor direto, se você tiver um. Eles devem ser
capazes de resolver algumas das suas preocupações para que você possa se sentir
seguro para seguir em frente. Se estiver tranquilo com o fato de o projeto ser
relevante e alcançável e se já se certificou de que ele é mensurável e tem os detalhes
para manter você e sua equipe focados, o item final na lista de verificação é ter certeza
de que ele tem um prazo definido. Prazo definido significa que a meta tem um prazo
de conclusão. Os prazos fornecem uma maneira de acompanhar o progresso, caso
contrário, você pode nunca alcançar sua meta ou nunca nem mesmo começar. Tempo
e métricas muitas vezes andam de mãos dadas, porque o tempo também pode ser
usado como uma métrica. Estabelecer um prazo limite para sua meta oferece uma
maneira de determinar quanto precisa ser realizado ao longo do tempo. Por exemplo,
se precisa aumentar as receitas até o final do ano, você pode determinar quanto
precisará aumentar a cada trimestre, mês e semana, e aí está. Específico, mensurável,
atingível, relevante e com prazo definido, é quase um método infalível para criar e
avaliar metas de projeto. Você sabe o que dizem, trabalho mais inteligente, não mais
difícil. À medida que continuarmos neste módulo, você aprenderá sobre o escopo do
projeto e verá como ter metas claras apoia todas as outras decisões que surgem
durante um projeto.