Quando você já está no topo, só resta um caminho a seguir.

CHECKLIST
PRODUTIVIDADE

Um manual de dicas para melhorar sua produtividade

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1.ESTABELEÇA METAS CLARAS

Ter metas bem definidas é fundamental para

orientar suas ações e direcionar seus
esforços. Metas claras ajudam a manter o
foco e a motivação, tornando mais fácil medir
seu progresso e celebrar conquistas.

COMO?

Exemplo rápido: "Minha meta é terminar o relatório

financeiro até o final da semana e apresentá-lo à equipe
na segunda-feira seguinte."

Neste exemplo, a meta é específica (terminar o relatório

financeiro), mensurável (até o final da semana),
alcançável (dentro do prazo disponível) e relevante
(apresentar à equipe na segunda-feira). Estabelecer
metas claras como essa ajuda a criar um
direcionamento claro para suas ações e permite que
você foque seus esforços para alcançá-la de forma mais
eficiente.

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 2. PRIORIZE TAREFAS
Identificar as tarefas mais importantes e
urgentes permite que você concentre seus
esforços nas atividades que realmente importam.
Uma boa técnica é utilizar a matriz de
Eisenhower, classificando as tarefas em
importantes e urgentes, importantes mas não
urgentes, urgentes mas não importantes e não
importantes nem urgentes.

COMO?

Exemplo rápido: "Hoje, minha prioridade máxima é

concluir o relatório financeiro, pois o prazo de entrega é
amanhã. Em seguida, irei responder aos e-mails
importantes e, por último, atualizar a planilha de
vendas."

Neste exemplo, as tarefas foram priorizadas com base

na urgência e importância. A tarefa mais crítica
(concluir o relatório financeiro) é a primeira da lista,
seguida por outras atividades essenciais (responder e-
mails importantes) e, por fim, uma tarefa importante,
mas menos urgente (atualizar a planilha de vendas).
Priorizar suas tarefas dessa maneira permite que você
se concentre primeiro no que é mais relevante e
urgente, garantindo que os objetivos mais importantes
sejam atendidos com eficiência.

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 3. TÉCNICA POMODORO
Essa técnica de gerenciamento de tempo
envolve dividir o trabalho em blocos de 25
minutos, chamados "pomodoros", seguidos
de pausas de 5 minutos. Após quatro
pomodoros, faça uma pausa mais longa, de 15
a 30 minutos. Essa abordagem ajuda a
manter o foco e evita a exaustão mental.

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 4. EVITE MULTITAREFA
Tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo
pode levar à perda de produtividade e à
diminuição da qualidade do trabalho. Focar
em uma tarefa de cada vez permite que você
se dedique totalmente a ela e alcance
resultados mais satisfatórios.

Temos estudo que toda vez que você

adiciona uma nova tarefa em conjunto com
outra que já está em execução, você perde
20% de eficiência e qualidade na entrega.

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 5. ORGANIZE O ESPAÇO DE
TRABALHO
Um ambiente de trabalho limpo e
organizado reduz distrações e aumenta a
eficiência.

Certifique-se de que seus materiais e

recursos estejam facilmente acessíveis para
evitar interrupções constantes.

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 6. CRIE UM PLANO DE AÇÃO:
Elabore um plano detalhado para cada
tarefa, estabelecendo prazos e dividindo-a
em etapas menores e mais gerenciáveis.

Ter um roteiro claro ajuda a evitar

procrastinação e a manter o foco no que
precisa ser feito.

COMO?
Exemplo rápido:
Tarefa: Preparar uma apresentação para a reunião de
equipe na próxima semana.
Plano de ação:
Dia 1 (segunda-feira): Pesquisar dados e
informações relevantes para a apresentação.
Dia 2 (terça-feira): Organizar o conteúdo e criar a
estrutura da apresentação.
Dia 3 (quarta-feira): Elaborar os slides e inserir
gráficos e imagens.
Dia 4 (quinta-feira): Revisar e praticar a
apresentação em voz alta.
Dia 5 (sexta-feira): Realizar ajustes finais e ensaiar
novamente.

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 7. ESTABELEÇA LIMITES DE
TEMPO
Defina um período de tempo específico para
cada tarefa. Ter um tempo delimitado ajuda
a evitar o desperdício de tempo e incentiva a
produtividade.

COMO?

Exemplo rápido: Defina um limite de 30 minutos para

responder e-mails todas as manhãs.

Neste exemplo, ao estabelecer um limite de tempo de

30 minutos para responder e-mails, você se
compromete a dedicar apenas esse período para essa
atividade.

Ao final dos 30 minutos, você encerra essa tarefa,

independentemente de ter concluído todos os e-mails
ou não.

Essa abordagem ajuda a evitar o gasto excessivo de

tempo com uma única atividade e permite que você
distribua o tempo de forma mais equilibrada entre as
diferentes tarefas do dia.

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 8. APRENDA A DIZER "NÃO"

Saber recusar tarefas e demandas que não

são prioritárias é essencial para manter o
foco nas atividades importantes e evitar
sobrecarga.

COMO?

Exemplo rápido: Um colega de trabalho pede sua

ajuda para um projeto extra que não está dentro das
suas responsabilidades principais.
Você pode responder de forma assertiva: "Agradeço
pelo convite, mas estou atualmente focado em outras
tarefas prioritárias. Infelizmente, não posso assumir
esse projeto adicional neste momento."

Neste exemplo, você expressa gratidão pelo convite,

mas também é claro ao afirmar que está focado em
tarefas prioritárias e não pode assumir o projeto extra.

Aprender a dizer "não" de maneira respeitosa e firme

é essencial para preservar seu tempo e energia para
atividades que estejam alinhadas com seus objetivos
principais. É uma forma de estabelecer limites
saudáveis e evitar sobrecarga com tarefas que podem
comprometer sua produtividade.

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 9. FAÇA PAUSAS REGULARES

Descansar periodicamente é crucial para

recarregar as energias e manter a clareza
mental.

Faça pausas curtas a cada hora e pausas mais

longas para almoço, por exemplo.

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10. UTILIZE FERRAMENTAS DE
PRODUTIVIDADE
Existem muitos aplicativos e softwares
disponíveis para auxiliar no gerenciamento
de tarefas, agendas e comunicação com
equipes.

Encontre as ferramentas que melhor se

adaptam ao seu estilo de trabalho e
aproveite seus benefícios.

No final do ebook você irá ter uma surpresa

sobre ferramentas.

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11. EVITE DISTRAÇÕES DIGITAIS

Desative notificações desnecessárias em

dispositivos eletrônicos durante o período de
trabalho.

Reduzir as interrupções ajuda a manter o

foco e a concentração.

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12. FAÇA REVISÕES PERIÓDICAS

Revise regularmente seu progresso e ajuste

suas estratégias conforme necessário. A
autoavaliação é uma maneira eficaz de
identificar o que está funcionando e o que
pode ser melhorado.

COMO?
Exemplo rápido: Reserve 10 minutos ao final de cada
dia para revisar as tarefas concluídas, marcar o
progresso em suas metas e identificar o que pode ser
melhorado no dia seguinte.

Neste exemplo, você dedica um curto período de

tempo, 10 minutos, no final de cada dia para revisar
suas atividades. Durante esse momento, você verifica
quais tarefas foram concluídas, marca o progresso em
relação às suas metas e identifica pontos a serem
aprimorados para o próximo dia. Essa revisão rápida e
consistente permite que você avalie sua
produtividade diária, faça ajustes necessários em suas
estratégias e mantenha o foco em seus objetivos de
longo prazo.

Essa prática diária de revisão contribui para uma

melhoria contínua em sua produtividade ao longo do
tempo.
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 13. USE LISTAS DE TAREFAS

Listas de tarefas são úteis para organizar o

que precisa ser feito e dar uma sensação de
realização à medida que você marca itens
concluídos. Priorize tarefas e crie listas
separadas para diferentes categorias de
trabalho.

No final do ebook você irá ter uma surpresa

sobre ferramentas.

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 14.FAÇA EXERCÍCIOS FÍSICOS

Praticar atividades físicas melhora a

disposição, reduz o estresse e aumenta a
concentração, contribuindo para uma maior
produtividade ao longo do dia.

COMO?

Exemplo rápido: Dedique 15 minutos pela manhã para

realizar uma sessão rápida de alongamentos, seguida
de uma caminhada ou corrida leve ao redor do
quarteirão.

Neste exemplo, você encontra uma maneira rápida e

eficiente de incorporar exercícios físicos à sua rotina
matinal. A prática de alongamentos ajuda a preparar
o corpo para o movimento, reduzindo o risco de
lesões, e a caminhada ou corrida leve proporciona
uma atividade aeróbica que melhora a circulação,
aumenta a disposição e reduz o estresse. Mesmo com
apenas 15 minutos dedicados a essa prática, você já
colherá benefícios significativos para sua saúde física
e mental ao longo do dia.

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 15.APRENDA A DELEGAR

Confie em outras pessoas para realizar

tarefas que não são essenciais ou que estão
fora de sua área de especialização. Delegar
libera tempo para que você possa se
concentrar nas atividades mais importantes.

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16.MANTENHA-SE ATUALIZADO:
Invista em aprendizado contínuo para
aprimorar suas habilidades e conhecimentos.
A busca constante por novos aprendizados
ajuda a aumentar sua eficiência e a manter-
se atualizado em sua área de atuação.

COMO?

Exemplo rápido: Reserve 10 a 15 minutos diariamente

para ler artigos ou assistir a vídeos relevantes sobre
sua área de atuação.
Inscreva-se em newsletters ou siga perfis de
referência nas redes sociais para receber informações
atualizadas em seu feed.

Neste exemplo, você reserva um curto período de

tempo, de 10 a 15 minutos diários, para se manter
atualizado em sua área de atuação. Essa prática
rápida permite que você leia artigos ou assista a
vídeos relevantes, mantendo-se informado sobre
novas tendências, técnicas e desenvolvimentos em
sua área de interesse.

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 17.DEFINA HORÁRIOS FIXOS
Estabeleça uma rotina diária com horários
específicos para iniciar e concluir suas
tarefas. Ter uma programação ajuda a criar
uma sensação de disciplina e controle sobre
o tempo.
COMO?
Exemplo rápido: Estabeleça um horário para iniciar e
encerrar suas atividades de trabalho todos os dias. Por
exemplo, comece às 9h e encerre às 18h. Além disso,
defina um horário específico para pausa para o
almoço, como das 12h às 13h.

Neste exemplo, você define horários fixos para

começar e terminar suas atividades diárias de
trabalho. Estabelecer uma rotina com horários
consistentes ajuda a criar disciplina e estrutura em
suas atividades diárias.

Além disso, ter um horário definido para o almoço

também contribui para a organização do seu dia e
garante que você faça uma pausa adequada para
recarregar as energias. Essa abordagem simples de
definir horários fixos é uma maneira eficaz de
gerenciar o tempo e garantir que você aproveite ao
máximo suas horas de trabalho. Lembre-se de adaptar
esses horários conforme necessário, mas manter a
consistência é importante para estabelecer uma
rotina produtiva e equilibrada.

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18.PRATIQUE A AUTOMOTIVAÇÃO

Encontre fontes de inspiração e motivação,

seja por meio de livros, palestras ou contatos
com pessoas que admiram, para manter-se
focado e comprometido com seus objetivos.

COMO?

Exemplo rápido: Antes de começar uma tarefa

desafiadora, lembre-se de um momento de sucesso
anterior ou repita frases de encorajamento, como "Eu
posso fazer isso!" Isso ajudará a aumentar sua
confiança e motivação para enfrentar o desafio.

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 19.UTILIZE TÉCNICAS DE
RELAXAMENTO
Faça pausas para meditar, respirar
profundamente ou praticar mindfulness para
reduzir o estresse e aumentar o bem-estar
emocional, o que impacta diretamente na
produtividade.

COMO?
Exemplo rápido: Faça uma pausa de 5 minutos, feche
os olhos e respire profundamente. Concentre-se em
sua respiração, inspirando pelo nariz contando até
quatro e expirando pela boca contando até seis.
Repita esse exercício algumas vezes para acalmar a
mente e reduzir o estresse rapidamente.

Neste exemplo, você utiliza uma técnica de

relaxamento simples e rápida para reduzir o estresse
e acalmar a mente. A prática de respiração profunda e
consciente ajuda a relaxar o sistema nervoso,
proporcionando um momento de tranquilidade em
meio às atividades do dia.

Essa pausa de apenas 5 minutos pode ser feita em

qualquer lugar e é eficaz para promover um alívio
imediato do estresse e ansiedade, contribuindo para
uma sensação de bem-estar e clareza mental.

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20.CELEBRE SUAS CONQUISTAS

Reconheça e comemore suas realizações,

mesmo que sejam pequenas. Celebrar as
conquistas aumenta a motivação e a
autoconfiança, impulsionando-o para buscar
mais sucessos.
COMO?
Exemplo rápido: Ao concluir uma tarefa importante,
dê a si mesmo um momento para comemorar, mesmo
que seja pequeno. Por exemplo, faça uma pausa
rápida para tomar um café, elogiar a si mesmo
mentalmente ou compartilhar sua realização com um
colega de trabalho.

Neste exemplo, você celebra suas conquistas de

forma rápida e simples, dando a si mesmo um
momento de reconhecimento e gratidão ao finalizar
uma tarefa importante.

Comemorar, mesmo que seja de maneira modesta,

ajuda a fortalecer sua motivação e autoconfiança.
Essa prática rápida de celebrar suas realizações
aumenta sua satisfação pessoal e contribui para
manter o ânimo ao longo do dia, incentivando-o a
continuar progredindo em direção aos seus objetivos
maiores.
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 "Você se perde na intensidade,
mas o segredo está na
consistência " - Gabriel Camargo

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