Ferramentas de Gerenciamento de Projetos – Trello

O que é o Trello?

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no

Kanban, uma metodologia ágil de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no
Japão.

Na ferramenta, as tarefas são apresentadas em quadros. Por meio deles, o Trello

informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo
está em um processo.

Para visualização e organização de tarefas diárias, a interface colorida e intuitiva do

Trello é uma ótima opção. A ferramenta permite:

 Arrastar itens da lista (“cartões”) em um quadro Kanban virtual;

 Enviar lembretes;
 Fazer comentários;
 Utilizar mar adores;
 E outros recursos.

Há diferentes layouts que podem ser usados no Trello, mas, em geral, os quadros
ficam dispostos como na imagem abaixo:
Como Funciona O Trello

Um quadro Trello é uma lista de listas, cheia de cartões, usada por cada membro
de um projeto.

Ao abrir um cartão, é possível adicionar comentários, carregar anexos, criar

checklists, adicionar etiquetas e prazos.

Não há limites de pessoas que podem acessar um projeto. Todos veem o mesmo
quadro e a visão geral simultaneamente.

Também é possível adicionar uma nota rápida ou um discurso completo com

Markdowns, mencionar um membro em um comentário para ter certeza de que ele
será notificado, além de adicionar arquivos carregando-os do seu
computador, Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.

O Trello opera em tempo real. Quando alguém move um cartão, ele se move
imediatamente no quadro dos demais participantes do projeto, em qualquer
dispositivo. A guia pode ficar aberta o dia inteiro, não é preciso atualizar.

Quando há novidades no projeto, os usuários recebem notificações onde quer que

estejam: dentro do aplicativo, por email, notificações na área de trabalho pelo
navegador, ou notificações “push” no celular. As notificações ficam sincronizadas
em todos os dispositivos.

Como usar O Trello

Para começar a usar o Trello, basta realizar o cadastro na ferramenta por meio de
seu site oficial. Também é possível se cadastrar com os dados do Google.

A ferramenta pode ser usada tanto em computadores quanto em smartphones,

através do navegador ou pelo app do Trello.
Para baixar o aplicativo no seu smartphone ou tablet, use estes links: Google
Play e Apple Store.

Para começar a usar o Trello, basta abrir o app ou então acessar o

site trello.com pelo navegador.

A partir do momento em que você estiver com a ferramenta aberta, basta clicar em
“Cadastrar-se” no canto direito superior e preencher um formulário com nome, e-
mail e senha.

Assim, você já estará com tudo pronto para começar a usar o Trello.

Como criar quadros no Trello

Para criar um quadro no Trello, você deve clicar no espaço cinza no topo e escolher
um nome para aquele quadro.

Na sequência, você pode clicar no espaço branco para criar listas e nomeá-las. Para
deixar tudo registrado, é só clicar em “salve”. Automaticamente aparecerá outra lista
em branco, se quiser criar mais uma.

Você pode clicar duas vezes em qualquer espaço livre no quadro para criar uma
lista.

Dentro das listas, você pode criar cartões clicando em “Add a card”. Ao clicar no
nome que você deu ao cartão, aparecerá tudo o que pode ser feito dentro dele para
descrever uma tarefa, definir responsáveis, criar checklists, determinar prazos e
anexar arquivos.

Em cada cartão, você descreve o que deve ser feito. Além disso, eles funcionam
como chats, em que todos os envolvidos podem tirar dúvidas e trocar informações
para colaborar da melhor forma.
O Trello funciona de forma intuitiva e, assim, qualquer usuário passa a ter mais
domínio na ferramenta à medida em que utiliza.

Como funciona a gestão de tarefas no Trello

No Trello, cada lista corresponde a uma etapa de um fluxo de trabalho que é

representado dentro de um quadro da ferramenta. Já os cartões correspondem às
tarefas que serão realizadas dentro desse fluxo.

As listas de tarefas sempre começam com uma entrada, onde são colocadas as
atividades a serem feitas. Ou seja, cada lista representa uma etapa de todo o projeto
a ser realizado.

Quando o responsável por uma tarefa inicia a execução, ele desloca o cartão para
a lista sobre a qual é responsável. Depois que terminar, ele passa esse cartão para
a lista seguinte, com a opção de notificar o responsável pela próxima atividade,
usando o comando @nomedapessoa nos comentários.

O fluxo segue adiante, com um responsável por uma atividade passando o cartão
para a lista seguinte, até que todo o projeto seja concluído.

Ao analisar o quadro com todas as listas e seus respectivos cartões, será possível
saber quantos novos trabalhos estão aguardando para iniciar, quantos estão em
cada etapa do projeto e quais já foram concluídos e podem ser arquivados.

Como usar atalhos e menções no Trello

O Trello tem alguns atalhos que deixam a ferramenta ainda mais fácil de usar.

Por exemplo, “b” abre o menu do quadro e permite que você procure por quadros
instantaneamente, apenas as primeiras letras do quadro que está procurando.

Já “f” abre o filtro de cartões enquanto você está trabalhando no cartão. Assim, é
possível procurar imediatamente por cartões de acordo com o título de cada um.
A ferramenta disponibiliza uma lista completa na página de atalhos.

Além disso, para chamar a atenção de outro membro no quadro Trello, você pode
mencioná-lo em um comentário no cartão, o que vai gerar uma notificação. Ao
começar a digitar “@” aparecerá uma lista de participantes do quadro para você
escolher quem quer mencionar.

Como gerenciar notificações do Trello

Se você usa Chrome ou Safari, os navegadores podem gerenciar as notificações.

Para isso, basta clicar no botão “notificações” no cabeçalho do Trello e selecionar
“permitir notificações na área de trabalho…” no menu.

Feito isso, quando você receber uma notificação, uma pequena janela com o recado
irá aparecer no canto do seu computador, independentemente de em que guia
esteja trabalhando.
Além de permitir que as notificações apareçam na sua tela, é possível organizá-las
a partir do feed de notificações do Trello.

Nesse campo, é possível “Filtrar por não lido” ou “Marcar tudo como lido. ” Assim,
você consegue categorizar rapidamente as informações recebidas e selecionar
somente os itens não lidos a qualquer

À medida em que você usar o Trello, ficará cada vez mais fácil e simples entender
como gerenciar projetos pela ferramenta.

Que metodologias/sistemas podemos usar no Trello?

O Trello pode ser utilizado como ferramenta de apoio para inúmeras metodologias
e sistemas de gerenciamento de tarefas. A seguir, você confere alguns dos
exemplos de usos do Trello para dinamizar a gestão de projetos e processos.

1. Trello + Kanban e Trello + Scrum: em ambas metodologias a ideia é criar quadros

que ajudem a visualizar e segmentar os projetos em etapas bem delimitadas (como
por exemplo: pronto para iniciar, em desenvolvimento, pronto para testar,
concluído). As listas do Trello representam as etapas, e os cartões representam as
tarefas a serem executadas;

2. Trello + Gantt: o cronograma de Gantt é um gráfico que exibe uma lista de tarefas
lado a lado, indicando a quantidade de tempo que deve ser alocada para a
realização de cada uma delas. Há disponível um Power Up da Elegantt que permite
a visualização dos prazos das tarefas lançadas no Trello em Gantt, de acordo com
os prazos de entrega determinados para cada cartão do Trello.

3. Trello + GTD: a metodologia GTD, ou Get Things Done, tem foco no aumento da
produtividade, e sua lógica é baseada na organização de tarefas em 5 etapas:
capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar (conheça mais sobre o GTD aqui).
Com a ajuda do Trello, é possível criar listas para cada uma dessas etapas e
organizar todas as suas tarefas dentro destas listas. Assim fica fácil manter todas
as atividades diárias (as planejadas, as não planejadas e as “a serem definidas”)
centradas em um só lugar, tornando a aplicação do GTD mais objetiva e facilmente
controlável.

4. Trello + CRM: Embora o ideal seja utilizar uma ferramenta específica de CRM
para gerenciar seu processo de vendas, é possível configurar e usar o Trello para
simular um sistema de gestão de relacionamento com o cliente. Para isso, é preciso
configurar listas para cada etapa do funil de vendas e usar os quadros como
registros das oportunidades.