Conteúdo

1. Definir Data de Início do Projeto. ...................................................................................................... 2

2. Definir Calendário do Projeto. ........................................................................................................... 2
3. Ajuste tempo de folga com cores diferentes. ..................................................................................... 3
4. Cadastro Geral do Projeto (Digitar todas as etapas e atividades). ................................................. 3
5. Mude as cores das Barras de Gantt. Insira as Datas de Inicio e Término antes e depois da
barra. ............................................................................................................................................................ 4
6. Coloque as Linhas de Grade “pontilhadas” para melhor visualização do projeto. ...................... 4
7. Exibir Estrutura de Tópicos e Mostrar Tarefa Resumo. ................................................................. 5
8. Digitar os prazos (Dias, Horas, etc.). Lembre de colocar Agendamento Automático. .................. 5
9. Fazer os vínculos (TI, II, TT, IT). Importante ressaltar que os vínculos “preferencialmente”
são feitos de etapa para etapa e atividade para atividade, mesmo que seja possível vincular uma
atividade de uma etapa para outra atividade de outra etapa.................................................................. 5
10. Retardos / Latência. ........................................................................................................................ 6
11. Anotações de Tarefa / Lembretes. Para melhor exemplificação, lembre-se de
Ativar/Desativar tarefas como contingência. ............................................................................................ 6
12. Inserir Hyperlink (Ligar, por exemplo, a um Modelo de Contrato feito no Word). ................. 6
13. Dividir tarefa. Lembre que você pode dividir a mesma tarefa várias vezes. ............................. 7
14. Informações sobre a Tarefa (Prazo Final - “Deadline”) / Restrições de Tarefas. ..................... 7
15. Inserir Tarefas Periódicas. ............................................................................................................. 7
16. Inserir Coluna de Prioridades. Cadastre as prioridades do seu projeto. Isto será
fundamental para o cálculo do caminho crítico. ...................................................................................... 8
17. Cadastrar Recursos (Trabalho, Material e Custo). Cadastre Pessoas Físicas e Jurídicas para
exemplificar melhor o seu exercício. .......................................................................................................... 8
18. Alocar recursos. Em caso de superalocações, utilizar os Gráficos para resolver os possíveis
problemas. .................................................................................................................................................... 8
19. Utilize as funções Uso do Recurso ou Uso da Tarefa para personalizar a alocação de horas
trabalhadas aos recursos. ........................................................................................................................... 9
20. Inserir Linha de Base. ..................................................................................................................... 9
21. Inserir colunas Duração da Linha de Base e Custo da Linha de Base para que você possa ter
um paralelo entre o que foi planejado e executado. ...............................................................................10
22. Inserir Coluna de %Concluída. Lembre-se de colocar a Linha de Andamento para
monitorar. ..................................................................................................................................................10
23. Visualizar projeto usado o Calendário. Gere PDF como exemplo. ..........................................10
24. Visualizar projeto usado o Diagrama de Rede PERT. Gere PDF como exemplo. ..................11
25. Gere 3 tipos de relatórios diferentes (PDF) comuns e visuais. Escolha a seu critério. ............11
ANEXO A ...................................................................................................................................................12
(Dicas e Truques) .....................................................................................................................................12
Duração contínua no MS-Project........................................................................................................13
Atribuição de recursos no MS-Project ...............................................................................................14
Atividades controladas pelo Empenho no MS-Project ....................................................................15
Criando dependências parciais no MS-Project ................................................................................16
Todo aprendizado requer prática que se adquire com a repetição, com o uso dia a dia. As informações
caem no esquecimento quando não as utilizamos com certa frequência, sendo assim me propus a
elaborar um guia rápido que ilustra todos os pontos e exercícios abordados neste curso, visando facilitar
não o entendimento, mas as lembranças de tudo que foi abordado, de forma fácil e rápida, uma vez que
não falo da ferramenta e sim mostro onde encontrar a ferramenta, pois muitas vezes sabemos como
martelar um prego, porém o difícil é encontrar o martelo.

A principio comecei a desenvolver pensando na minha pessoa, pois sabia que no dia seguinte não
lembraria onde encontrar o martelo, mas será que eu seria o único a não lembrar? então por que não
dividir com outros esquecidos...!

Está é uma pequena contribuição de um aluno do curso de Gestão de Projetos de Engenharia e

Arquitetura de Recife, turma PEREC04.

Espero que seja útil a todos...!

ALEXSANDRO DA SILVA, Engenheiro Civil (Universidade Católica de Pernambuco - UNICAP), cursando

Engenharia de Segurança do Trabalho (Universidade de Pernambuco – UPE), cursando Gestão de
Projetos de Engenharia e Arquitetura (Instituto de Pós Graduação - IPOG), Especialista em Instalações
Prediais.

1
1. Definir Data de Início do Projeto.

2. Definir Calendário do Projeto.

Adicionar exceções, que pode ser

folga (por padrão) ou período de
trabalho alterando em DETALHES.

2
 3. Ajuste tempo de folga com cores diferentes.

Fazer click com o botão direito e

selecionar “Período de Folga”

O quadro “Escala do tempo” será

aberto onde poderá configurar a cor da
barra correspondente aos dias de folga,
bem como as camadas inferior,
intermediária e superior.

4. Cadastro Geral do Projeto (Digitar todas as etapas e atividades).

Todas as atividades deveram ser digitadas na coluna “Nome da tarefa” em sequência lógica de
execução.

3
5. Mude as cores das Barras de Gantt. Insira as Datas de Inicio e Término antes e
depois da barra.

Fazer click com o botão direito

e selecionar “Estilos de Barra”

O quadro “Estilos de barra” será aberto

onde poderá configurar a cor da barra
ou o texto em seu entorno ou no
interior da mesma na aba Texto.

6. Coloque as Linhas de Grade “pontilhadas” para melhor visualização do projeto.

Fazer click com o botão direito e

selecionar “Linhas de Grade...”

4
7. Exibir Estrutura de Tópicos e Mostrar Tarefa Resumo.

Na guia “Formato”, habilitar os itens: “Número da

Estrutura de Tópicos”, “Tarefa de Resumo do Projeto” e
“Tarefas de Resumo”.

8. Digitar os prazos (Dias, Horas, etc.). Lembre de colocar Agendamento Automático.

Selecionar todas as tarefas cadastradas e aplicar

“Agendamento Automático”... Não esquecer de
selecionar “Agendado Automaticamente...” no canto
inferior esquerdo para nova tarefas a serem cadastradas.

9. Fazer os vínculos (TI, II, TT, IT). Importante ressaltar que os vínculos
“preferencialmente” são feitos de etapa para etapa e atividade para atividade,
mesmo que seja possível vincular uma atividade de uma etapa para outra atividade
de outra etapa.

Inserir coluna “Predecessoras” para criar

vínculos ou utilizar o botão “Vincular Tarefas”,
selecionando antes as tarefas a serem
vinculadas no sentido do disparo.

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 10. Retardos / Latência.

Fazer duplo click na linha de vínculo faz aparecer a caixa

de dialogo “Dependência entre tarefas” onde poderá
determinar a latência, seja positiva ou negativa, bem
como o tipo de vínculo.

11. Anotações de Tarefa / Lembretes. Para melhor exemplificação, lembre-se de

Ativar/Desativar tarefas como contingência.

Selecionar a tarefa e fazer click no

botão “Anotações de Tarefa”, no
quadro seguinte fazer a devida
observação e dá OK.

12. Inserir Hyperlink (Ligar, por exemplo, a um Modelo de Contrato feito no Word).

Fazer click com o botão direito e selecionar

Hyperlink. Na janela seguinte, digitar um
endereço da WEB ou selecionar um arquivo.

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 13. Dividir tarefa. Lembre que você pode dividir a mesma tarefa várias vezes.

Fazer click no botão “Dividir Tarefas” e em seguida proceder com a

divisão da tarefa desejada, clicando com o botão esquerdo em cima da
barra e arrastando.

14. Informações sobre a Tarefa (Prazo Final - “Deadline”) / Restrições de Tarefas.

Fazer duplo click na tarefa desejada, faz abrir

a janela “Informações sobre a tarefa”, na
guia anotações é possível aplicar restrições a
mesma. Lembrar de selecionar o calendário
adotado para o projeto.

15. Inserir Tarefas Periódicas.

Utilizar o botão “Tarefa”...”Tarefa

periódica” para criar tarefas que
se repetem, tipo pagamentos e
medições.

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 16. Inserir Coluna de Prioridades. Cadastre as prioridades do seu projeto. Isto será
fundamental para o cálculo do caminho crítico.

17. Cadastrar Recursos (Trabalho, Material e Custo). Cadastre Pessoas Físicas e

Jurídicas para exemplificar melhor o seu exercício.

Fazer click com o botão direto na barra

esquerda e em seguida no menu
suspenso, selecionar “Planilha de
Recursos”... Proceder com o cadastro dos
recursos.

18. Alocar recursos. Em caso de superalocações, utilizar os Gráficos para resolver os

possíveis problemas.

Na guia “Exibição”, habilitar o box “Detalhes”.

Ao exibir a área de
detalhes, fazer click com o
botão direito na área cinza,
e no menu suspenso clicar
em “Custos” e em seguida
proceder com a alocação
de recursos.

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 19. Utilize as funções Uso do Recurso ou Uso da Tarefa para personalizar a alocação de
horas trabalhadas aos recursos.

Fazer click com o botão

direito na barra lateral, e
no menu suspenso clicar
em “Uso do Recursos” ou
“Uso da Tarefa”.

20. Inserir Linha de Base.

Na guia “Projeto”, fazer

click em “Definir Linha de
Base”.

No quadro “Definir Linha

de Base”, selecionar em
que linha de base será
gravado (podendo gravar
até 11 linhas de base).

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21. Inserir colunas Duração da Linha de Base e Custo da Linha de Base para que você
possa ter um paralelo entre o que foi planejado e executado.

22. Inserir Coluna de %Concluída. Lembre-se de colocar a Linha de Andamento para

monitorar.

Fazer clik em “Adicionar

Nova Coluna” e em
seguida escolher a coluna a
ser adicionada.

23. Visualizar projeto usado o Calendário. Gere PDF como exemplo.

Fazer click com o botão

direito na barra lateral, e
no menu suspenso clicar
em “Calendário”.

10
 24. Visualizar projeto usado o Diagrama de Rede PERT. Gere PDF como exemplo.

Fazer click com o botão

direito na barra lateral, e
no menu suspenso clicar
em “Calendário”.

25. Gere 3 tipos de relatórios diferentes (PDF) comuns e visuais. Escolha a seu critério.

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 ANEXO A
(Dicas e Truques)

Este anexo tem a finalidade de ilustrar algumas dicas para o melhor entendimento de algumas
situações do MS PROJECT.

Todo conteúdo deste anexo foi retirado do site http://blogtek.com.br/ms-project-dicas-e-

pegadinhas-tips-tricks/, o qual merece todos os créditos.

12
Duração contínua no MS-Project
Ao abrir um novo projeto no MS- Project, a duração das atividades é inserida em unidades
de tempo estipuladas como padrão em Semanas, mas que pode ser modificado pelo
usuário para Minutos, Horas, Dias, Semanas, ou Meses. É só clicar
em Ferramentas, Opções, na aba Cronograma, que surgirá a janela que vemos a seguir,
onde o usuário faz a sua opção em A duração é inserida em:, conforme a escala de
tempo de seu projeto. Importante notar que mesmo que escolha Dias como padrão, se
quiser colocar alguma duração em Semanas, é só digitar 3 sem, que o Project aceita.

No entanto, independente da unidade de tempo escolhida, muitas vezes o usuário

quer colocar uma atividade em duração contínua (por exemplo, 30 dias corridos).
Há como criar um calendário especial de regime 24h/dia, 7 dias/semana, e atribuí-
lo à tarefa, porém esta NÃO é a melhor maneira. Para inserir 30 dias corridos,
basta digitar 30 dd (corresponde a 30 dias decorridos, esta é uma tradução
inadequada, como muitas outras no Project, o mais lógico seria 30 dias CORRIDOS),
ou, se estiver utilizando a versão em Inglês, 30 ed (30 elapsed days). De uma
maneira geral, para transformar uma unidade de tempo em unidade contínua,
basta colocar d após a abreviatura da unidade de tempo, por exemplo, hd, dd ou
ainda sd, e em Inglês, antecipar a abreviatura da unidade de tempo por e, tal
como eh, ed ou ew.

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 Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos

Atribuição de recursos no MS-Project

Em muitos projetos, queremos definir que, por exemplo, Carlos dedique 30% de seu
tempo a uma atividade e 40% de seu tempo a uma outra atividade. Este é o padrão com
que o Project trabalha, por isso sua forma de atribuição de recursos é na forma de
porcentagem. Porém, em muitas fases do Projeto, não há pessoas específicas, porém
funções. Imagine que para uma determinada atividade técnica desejemos atribuir 5
projetistas. Na forma de porcentagem, teríamos que atribuir 500% de Projetistas, o que
não é uma forma usual de se referir a quantidades. Neste caso, seria melhor usar a forma
decimal, 5 Projetistas. Se esta situação é frequente (e geralmente é), podemos modificar
o Padrão, mais uma vez acessando o menuFerramentas, Opções, aba Cronograma, e
em Mostrar unidades de atribuição como:, escolher Porcentagem ou Decimal, como
vemos a seguir:

Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal

(quantidade)

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Atividades controladas pelo Empenho no MS-Project
Se uma atividade leva 12 horas para ser feita com duas pessoas, isto perfaz 24 homens-
hora, portanto se alocarmos três pessoas, esta atividade será executada em 8 horas,
certo? Nem sempre!!! Por exemplo esta atividade pode estar sendo realizada por uma
dupla de mecânico + eletricista, talvez acrescentar apenas um elemento não adiante,
talvez fosse necessário acrescentar mais uma dupla. Outro contra-exemplo: se em uma
atividade dobrarmos o efetivo de 20 pessoas para 40 pessoas, o local pode não suportar,
ou então, a dispersão das pessoas tende a aumentar, portanto pode ser que a duração
não se reduza à metade! Outro exemplo, mencionado no PostNivelamento de recursos: 20
montadores de andaime podem montar um andaime de grande altura em 10 horas (200
homens-hora), mas dois não o farão em 100 horas!
Porém o Project trabalha com o conceito de que as atividades são controladas pelo
empenho, ou seja, uma vez estimada a duração e atribuídos os recursos, é calculado o
Trabalho (homens-hora), e este é considerado fixo, portanto novos recursos atribuídos
irão alterar a duração de forma MATEMÁTICA: Trabalho = Duração x Unidades (recursos).
Além dos comentários do parágrafo anterior, há também a possibilidade de termos
esquecido de associar algum recurso, e a correção leva uma tremenda confusão às
durações. Imaginemos que estimamos a duração da atividade de Construção de pré-
moldados a duração de 6 dias, com os recursos de 4 pedreiros, 2 armadores e 4
ajudantes, como vemos a seguir:

Construção de pré-moldados

Porém, nos esquecemos de alocar 2 carpinteiros, para a construção das fôrmas!

Adicioná-los não deveria modificar a duração, pois apenas esqueci de alocá-los na
tarefa, independente da sua duração. No entanto, ao adicioná-los, veja o que
ocorre:

Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros

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Todos aqueles que trabalham com o Project já devem ter passado por esta situação!
Como evitá-la? Podemos antes de modificar a tarefa, desmarcar a opção Controlada pelo
Empenho, porém, se não quisermos ter este problema, ao abrir um novo arquivo no
Project, mais uma vez, basta irmos ao menu Ferramentas, Opções, abaCronograma, e
desmarcar a opção As novas tarefas são controladas pelo empenho. Se quisermos que
esta nossa opção seja válida não apenas neste projeto, mas seja um padrão em seus
projetos, basta Definir como padrão:

Desabilitando a opção “Controlada pelo Empenho”

Criando dependências parciais no MS-Project

O padrão ao criarmos dependências é criá-las no modo Término-Início, ou seja, quando
termina uma atividade, inicia-se a atividade sucessora. Podemos entretanto criar outros
modos de dependência, tais como Início-Início, Término-Término, ou Início-Término.
Além disto, podemos inserir uma defasagem (o Project chama de Latência, o que é uma
tradução horrorosa e fora do contexto) de prazo entre as atividades.
Imaginemos que temos uma sequência de duas atividades, Montagem do Canteiro,
prevista para 8 dias, e Construção dos spools, prevista para 12 dias (spools são trechos de
tubulação, usualmente fabricados em oficinas ou pipe-shops, e levados para montagem no
campo). A Construção dos spools evidentemente é sucessora da Montagem do Canteiro.
Porém, uma análise do Planejamento percebe que para dar início à Construção dos spools
não é necessário que todo o canteiro esteja concluído. Estando pronto os pipe-shops e
vestiários, com energia, evidentemente, pode-se iniciar a Construção dos spools, ainda
que esteja em andamento a montagem dos escritórios e respectivo mobiliário, TIC, etc.
Podemos detalhar mais a Montagem do Canteiro, ou então, admitir que quando a
Montagem do canteiro estiver pela metade, podemos iniciar a Construção dos spools.

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Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro

Porém, se em decorrência de chuvas ou outros imprevistos, a Montagem do canteiro

atrasar? Quatro dias de defasagem podem não ser suficientes! Então, neste caso,
podemos criar uma defasagem em termos de PORCENTAGEM de prazo, por exemplo, 50%:

Dependência parcial usando Porcentagem de prazo

Um outro exemplo: Após a Concretagem da Base, devemos aguardar a cura do concreto

(admitamos 48 horas) para Colocar o motor na base. Para tanto, podemos usar o conceito
de dependência parcial, porém veja o que ocorre quando lançamos 48 horas de
defasagem:

Defasagem de 48h ??????

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O que aconteceu foi que o Project entende 48 horas como horas úteis, portanto
sendo 8h/dia, teremos 6 dias de defasagem, e ainda temos dois fins de semana
neste prazo!!! Então, nestas circunstâncias, vamos utilizar o conceito de horas
corridas (veja o primeiro assunto deste artigo), ou seja 48 hd. Agora sim:

Defasagem de 48 horas CONTÍNUAS (corridas)

Na realidade, as 48 horas se encerram de Sábado para Domingo. Como a atividade

“Colocar o motor na base” está programada em dias úteis, ele se iniciará na
Segunda-feira. Se quisermos que esta atividade se inicie logo após as 48 de cura,
independente se é dia útil ou não, devemos programar esta atividade para dias não
úteis também (por exemplo, usando dd, ou um calendário que inclua dias não
úteis)

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