Rotinas de Apoio Administrativo

as áreas de Logística, Produção e

Projetos
C URSO: ASSI STENTE AD MI NISTRATIVO
C ARGA H O R ARIA: 4 0 H
I NS TRUTORA: KAR I NE AR AÚJO
O que são rotinas administrativas?
Rotinas administrativas são processos sistemáticos que viabilizam as atividades da
empresa, desde o mais simples registro até a operação de tecnologias mais complexas.
São as funções básicas que movem a empresa e devem ser feitas de acordo com
normas, métodos e boas práticas.
Assim como nós planejamos nossas vidas com base na rotina diária, os negócios
também devem ser organizados e planejados a partir de atividades padronizadas.
Logo, as rotinas administrativas são o padrão de funcionamento da empresa, que
permite prever resultados e manter as tarefas em dia. Suas atividades estão
distribuídas, principalmente, entre as áreas comercial, operacional administrativa,
financeira e gestão de pessoas (RH).

Mas vale lembrar que cada departamento da empresa tem suas próprias rotinas,
inclusive as áreas de vendas, marketing e TI.

Para organizar todas essas funções, as empresas costumam mapear processos para
produzir organogramas, manuais e regulamentos internos.
A partir desses documentos, são definidas rotinas administrativas como:

Cadastro de informações nos sistemas;

Organização de arquivos, documentos e materiais;
Operação de equipamentos e tecnologias;
Controle de entrada e saída de materiais;
Atendimento telefônico e via e-mail;
Emissão de recibos, notas fiscais e relatórios;
Controle de contas a pagar e receber;
Manutenção da ordem e limpeza nos ambientes;
Entrega e expedição de materiais diversos.
Esses são apenas alguns exemplos de tarefas corriqueiras dos profissionais de
administração, que variam de acordo com o modelo de negócio e área de atuação da
empresa.
Importância das rotinas administrativas
As rotinas administrativas devem estar funcionando perfeitamente para uma empresa
alcançar o sucesso. Afinal, elas são as engrenagens básicas que movem o negócio — e
também as condições mínimas para o crescimento.

Qualquer problema na gestão da empresa prejudica sua capacidade de criar valor,

atender às necessidades dos clientes e competir no mercado. Contudo, infelizmente é
muito comum que as organizações falhem em definir suas atividades mais básicas.
No Brasil, por exemplo, a alta taxa de mortalidade das empresas é explicada, em parte,
pela falta de planejamento das rotinas administrativas.

Segundo o estudo “Causa Mortis: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros 5
anos de vida”, realizado em 2014 pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas
Empresas (Sebrae), mais da metade dos empreendedores brasileiros fracassaram por
não planejar os itens básicos para iniciar suas operações.

Ou seja:, 55% dos empresários não pensaram em como a empresa funcionaria no dia a
dia, nem elaboraram um plano de negócios. Além disso, 24% não identificaram as
tarefas necessárias e os responsáveis por cada uma delas.
Esses erros são fatais para o negócio e podem continuar por muitos anos nas empresas
se a gestão não receber a atenção necessária.

Por isso, você deve cuidar das rotinas administrativas como a base de excelência do
negócio onde será erguido o patrimônio da empresa.
Como acelerar as rotinas administrativas?
O termo “rotinas administrativas” não significa que a empresa deve fazer sempre a
mesma coisa e do mesmo jeito. Na verdade, a inovação é muito bem-vinda nas suas
atividades diárias.
1. Faça um mapeamento de processos
O primeiro passo para acelerar suas rotinas administrativas é identificar como a
empresa funciona e quais processos estão envolvidos.

Para isso, você deve elaborar um fluxograma de processos, detalhando todas as tarefas
da gestão e sua ordem de execução.

Mas como mapear um processo? Há várias formas de fazer isso! Por exemplo, você
pode criar um diagrama para ilustrar o caminho percorrido a cada pedido, desde o
atendimento e trâmites financeiros, passando pelo estoque até a expedição do
produto.
2. Crie um quadro organizador de tarefas
Após diagnosticar suas rotinas administrativas, você deverá criar um plano de
processos otimizado.
Basicamente, esse plano deve conter um novo fluxograma que evita atrasos,
desperdícios e falhas nas atividades básicas da empresa.
Assim, por exemplo, se houver uma falha de comunicação entre o financeiro e a
expedição, o problema poderá ser identificado mais rápido, evitando a insatisfação de
clientes e sérios problemas para a reputação da empresa.
3. Foque na gestão de pessoas
A capacitação dos colaboradores também é essencial para garantir o fluxo ideal das
rotinas administrativas.

Por isso, invista no treinamento e desenvolvimento da sua equipe, focando em métodos

e abordagens para melhorar os processos de gestão.

Assim, será mais fácil delegar tarefas e confiar as responsabilidades do seu negócio aos
funcionários.
4. Implemente um organizador de tarefas
Definitivamente, você precisa de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, ou ERP,
para agilizar a gestão da sua empresa.
Estamos falando de um organizador de tarefas online que concentra todas as rotinas
administrativas em um único sistema, automatizando processos e integrando todas as
áreas do negócio.
Ao implementar um ERP, você terá acesso fácil a todos os dados da empresa e poderá
controlar funções administrativas, financeiras, comerciais, de pessoal e todas as outras
atividades na mesma plataforma.
Além disso, as tarefas manuais e repetitivas vão se tornar 100% automáticas, e os
colaboradores não terão mais que perder tempo com preenchimento de formulários e
emissão de documentos.
5. Invista em tecnologia
O ERP é apenas o básico em tecnologia para gestão, já que irá vai precisar de outras
ferramentas para turbinar as rotinas administrativas.
Como organizar as atividades administrativas?
1. Tenha uma rotina
Procure organizar as atividades administrativas e criar um ciclo de repetição. Por mais
que pareça um pouco cansativo no início, a médio e longo prazo vai reverter em
melhores decisões. Quer ver como?
Todo início de semana faça a contagem de estoque e um novo pedido ao fornecedor.
Assim, em breve, será possível entender quanto tempo um produto demora para
acabar e, então, poder adiantar as compras e negociar melhores preços.
2. Faça um planejamento semanal de tarefas

Inicie a semana sabendo o que vai fazer. É claro que podem surgir atividades extras e
urgências, mas saber as tarefas que devem ser feitas, vai evitar momentos de “o que
preciso fazer em seguida?”.
Além de direcionar todas as ações do empreendedor, o dia que ele precisar estar fora,
quem for o responsável saberá o que tem que fazer e a empresa continuará
funcionando perfeitamente.
3. Revise a rotina e o planejamento
Se as tarefas administrativas do dia não saíram como planejado, não tem
problema! Por exemplo, pode ser que na hora de conferir o estoque, você demorou
mais que o esperado e o pedido ao fornecedor ficou para o dia seguinte.
Nesse caso, é válido ficar de olho para ter certeza se isso aconteceu apenas uma vez ou
se é preciso rever a organização. E, se precisar mexer, não tem problema. Todo
planejamento pode e deve ser modificado.
4. Diferencie prioridades e urgências
Prioridade é tudo aquilo que deve ser feito o quanto
antes, já urgência é algo que não estava no planejamento
e precisa ser passado na frente de todo resto.
Se um produto acabou, é prioridade fazer o pedido, mas
se algum cliente reclamar que um item não chegou, esse
caso pode ser uma urgência a ser resolvida.
No planejamento da semana, inclua as prioridades, mas
lembre-se que urgências podem acontecer.
5. Fique de olho no relógio
Otimizar o tempo pode ser difícil, mas é possível aprender a usar o relógio a seu favor.
Uma forma de fazer isso é entender quanto tempo cada tarefa administrativa leva e
como otimizar esse momento.

Por exemplo, conferir o estoque demora demais? Que tal pensar em um sistema que já
está conectado com o fluxo de caixa e que atualiza as quantidades em estoque
automaticamente? Assim, basta conferir se os números batem!
Como montar a rotina administrativa de
uma empresa
O processo de gestão de uma empresa, ou seja, a organização das tarefas
administrativas, pode ser feita usando uma metodologia chamada PODC.
Planejamento
É a hora de pensar quais processos têm que ser feitos e quando eles devem
acontecer. Contagem de estoque semanal, pedidos ao fornecedor todos os meses,
fechamento do caixa diariamente e emissão de notas fiscais mensalmente.

Com tudo isso definido, fica mais fácil criar as rotinas de acordo com a periodicidade
das atividades. Por exemplo, se os pedidos ao fornecedor são mensais, reserve sempre
a primeira segunda do mês para fazer isso.
Organização
Após criar um mapa com as ações a serem feitas, é hora de organizar a ordem que
elas devem ser feitas. Já foi dado um exemplo anteriormente sobre os pedidos na
primeira segunda do mês.
Mas, indo além disso, a etapa de organização diz respeito ao encaixe de tarefas que
influenciam as demais. Por exemplo, o fechamento de caixa é importante para a
realização dos pedidos ao fornecedor. Então, talvez, fique melhor fazer os pedidos na
terça, para que na segunda a parte financeira seja resolvida.
Direção
Qual o objetivo que aquela ação tem? Essa etapa faz pensar no motivo pelo qual
alguém está fazendo aquilo.
Seguindo o exemplo do pedido ao fornecedor, o objetivo pode ser reduzir o valor de
compra dos itens. Com o planejamento e organização, é possível identificar padrões e
ciclos e já adiantar essas compras, reduzindo o preço.
Controle
Após essa verificação, as rotinas administrativas vão começar a se tornar mais claras
para quem toca o negócio. Na maior parte das vezes, são ações que já fazem parte do
dia a dia do empreendedor, mas que eram bagunçadas e sem motivo.
Organize os processos administrativos
para acertar na gestão do negócio
Saber trabalhar com essas rotinas administrativas vai influenciar diretamente no
sucesso da empresa. Como foi colocado ao longo do texto, algumas pequenas
mudanças e melhorias podem gerar economias, organização e, consequentemente,
mais lucro.
Deixar os processos do dia a dia mais organizados vai impactar no fluxo de caixa. E uma
das formas de fazer isso é reduzir o tempo gasto com tarefas burocráticas e manuais,
como contagem de estoque e emissão de notas fiscais.
O que é logística?
A logística é a área administrativa que cuida do planejamento, execução e distribuição
de produtos, principalmente no que diz respeito ao transporte e armazenamento.

O objetivo é garantir que o produto chegue até o cliente da forma mais rápida, eficiente
e econômica possível, desde o ponto de origem até o ponto de consumo.

Para isso, as empresas precisam ter um bom planejamento de logística e uma gestão
eficaz da cadeia de suprimentos (supply chain), que começa no armazenamento da
matéria-prima ou mercadorias e termina na entrega do produto ao consumidor final.
Na prática, isso significa controlar o estoque adequadamente, cuidar do
armazenamento e organizar o transporte para cumprir os prazos de entrega.

Dependendo do porte e segmento da empresa, esse processo pode ser mais simples ou
envolver uma rede logística mais complexa.
Um pequeno e-commerce, por exemplo, pode manter um estoque reduzido e utilizar os
serviços logísticos dos Correios.
Já uma indústria precisa de uma grande infraestrutura que pode envolver caminhões,
aviões, armazéns, centros de distribuição e diversas operadoras para garantir a
movimentação e entrega dos produtos e materiais.
Como funciona a logística?
A gestão logística pode ser dividida em dois tipos de atividades:
Principais: transporte, gestão de estoque e processamento de pedidos
Secundárias: armazenagem, manuseio de materiais, embalagem, compras, gestão de
produtos e sistema de gestão.
Além disso, a cadeia logística também pode ser organizada em três principais fases:
Suprimentos: gestão da matéria-prima e suprimentos para indústrias, incluindo o processo de
pedido aos fornecedores, transporte, armazenagem e distribuição
Produção: controle dos SKUs (códigos de estoque dos produtos), fluxo de materiais,
abastecimento e distribuição inicial do produto
Distribuição: gerenciamento dos pedidos dos clientes e meios de distribuição, incluindo a
gestão do estoque, armazenagem e entrega.
Importância da logística nas empresas
A logística é um ponto-chave para o sucesso das empresas, pois garante sua eficiência
operacional e a satisfação dos clientes com a entrega dos produtos ou serviços.

Afinal, essa área é responsável por toda a movimentação e armazenagem dos materiais
e mercadorias, que afetam diretamente a capacidade produtiva do negócio e seu
desempenho na distribuição.
Uma boa gestão logística reduz custos operacionais, mantém os preços acessíveis para
os clientes, evita desperdícios, agiliza entregas, aumenta a produtividade da empresa e
proporciona uma importante vantagem competitiva.

Hoje, as empresas precisam integrar seus canais de venda e distribuição online e offline
se quiserem se destacar no mercado.

Além disso, os consumidores querem entregas cada vez mais rápidas e diversas opções
para receber ou retirar seus produtos — o que exige uma logística integrada e
automatizada.