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APOSTILA

ANÁLISE

DE CRÉDITO

E COBRANÇA

Copywright: Prof. Marcelo Brum Janeiro 2009

INTRODUÇÃO

O principal recurso para atingir os objetivos da área de

crédito e cobrança é o “capital humano”. Conseguir extrair o

melhor

desempenho

do individuo é a chave para maximizar o

e

resultados.

O analista de crédito e o cobrador estão na linha de

frente no relacionamento com os clientes externos ou internos. O desgaste e o stress destes profissionais colocam em risco o bom desempenho e bom atendimento, necessários no mercado competitivo, pois, estando a qualidade e preços nivelados entre os concorrentes, o

diferencial das empresas está vinculado ao talento humano e aos serviços agregados aos seus produtos. Para a maioria das empresas o capital humano é uma grande fonte de vantagem competitiva, portanto, a retenção e a valorização dos talentos tornaram-se um foco de atenção das organizações.

O analista de crédito deve manter sua energia na busca

de informações, positivas e negativas de uma proposta de crédito, que possibilitem a identificação precisa do risco; já o

cobrador deverá manter seu nível de energia na busca do recebimento dos numerosos créditos em mora, adaptando sua abordagem aos diversos tipos de devedores. Para isso acontecer, se faz necessário manter uma motivação que leve os colaboradores a realizarem mais que sua rotina diária, que os estimulem a fazer a diferença em uma análise de crédito ou em uma cobrança de dívida.

Este é um tema abrangente. Entretanto alguns pontos

são

fundamentais

para

o

programa

de

motivação.

O que motiva um profissional de crédito e cobrança?

Inicialmente devemos saber o que motiva as pessoas em geral. Muitos são os estudos envolvendo teorias comportamentais. Optamos por citar Abraham Maslow. Segundo os estudos de Maslow, obtém-se a motivação através da satisfação hierárquica das necessidades:

fisiológicas; segurança; sociais; auto-estima; auto- realização.

A mais importante das necessidades é a Fisiológica

(fome, sede, sono, etc). Esta necessidade pode ser suprida através de uma remuneração adequada, que possibilite ao indivíduo a satisfação de suas necessidades básicas. A teoria de Maslow destaca que somente quando um nível inferior de necessidades está satisfeito e adequadamente atendido é

que o indivíduo busca conquistar um nível mais elevado.

Dentro deste contexto podemos apontar alguns dos fatores que motivam os profissionais de crédito e cobrança:

Conhecer

seu

trabalho:

A simples conscientização da relevância do seu trabalho

pode tornar o colaborador mais motivado e comprometido em executar bem as atividades. Também é um fator importante ter o domínio da forma de trabalho. Através de

treinamentos o colaborador adquire a confiança necessária para executar suas atribuições, permitindo até que se

especialize

de

na

área

crédito

e

cobrança.

Responsabilidades delegadas:

No âmbito de suas funções, o colaborador deve ter, pelo menos, uma autonomia de decisão que possibilite solucionar problemas corriqueiros com agilidade. Incentivando, desta forma, a iniciativa do colaborador frente ao seu trabalho.

Possibilidade

de

promoção:

A existência de uma política de promoções que ofereça

oportunidade a todos colaboradores, preferencialmente

baseada

na

avaliação

individual

de

desempenho.

Paralelamente devem ser eliminadas as fontes de descontentamento, pois, os fatores que conduzem à satisfação no trabalho são diferentes dos fatores que conduzem ao descontentamento. Como por exemplo, a ausência de uma política salarial, um ambiente de trabalho inadequado, mal iluminado e sujo, um tipo de supervisão autoritária, a instabilidade no trabalho, dentre outros.

Recompensas

financeiras

ou

reconhecimento

pessoal?

Considerado um “profissional especializado”, o colaborador de crédito e cobrança é comprometido com seu campo de especialidade. Dinheiro e promoções geralmente são secundários em suas prioridades. O que os motiva são os trabalhos desafiadores, e desejam que os outros percebam a importância de suas atribuições.

Todavia, o dinheiro somente deixa de ser o principal motivador, quando o indivíduo já tem suas necessidades básicas satisfatoriamente atendidas. Caso contrário, programas baseados somente na auto-realização, auto- estima e status social não terão o efeito desejado, pois as preocupações do indivíduo ainda estarão em suas necessidades básicas.

CRÉDITO

Forma de comercialização na qual o vendedor entrega imediatamente o bem comprado e concede ao comprador um prazo para realizar o pagamento, de uma só vez ou parceladamente (crédito direto ao consumidor). Em finanças diz-se que um banco concedeu crédito ao cliente quando lhe faz um empréstimo. Por setores da produção, o crédito é definido como imobiliário, comercial, agrícola, industrial, etc. O crédito ao governo consiste no lançamento de títulos da dívida pública pelo Banco Central que são negociados pelo sistema financeiro. Em contabilidade, é uma convenção que simboliza a origem dos investimentos ou a causa do fenômeno patrimonial.

CRÉDITO BANCÁRIO

Possibilidade de efetuar transações com estabelecimentos bancários

CRÉDITO DIRETO AO CONSUMIDOR (CDC)

É o financiamento concedido por uma Financeira para a aquisição de bens e serviços por seus clientes. Sua maior utilização é normalmente para a aquisição de veículos e eletrodomésticos. O bem assim adquirido, sempre que possível, serve como garantia da operação, ficando a ela vinculado pela figura jurídica da alienação fiduciária pela qual o cliente transfere à financeira a propriedade do bem adquirido com o dinheiro emprestado, até o pagamento total de sua dívida

CRÉDITO DOMÉSTICO LÍQUIDO

Definido como a diferença entre papel-moeda em poder do público e reservas internacionais líquidas, convertidas em reais a taxa média de câmbio para compra.

CRÉDITO HIPOTECÁRIO

Possibilidade de levantar dinheiro mediante a garantia de hipoteca de imóvel de legítima propriedade.

a garantia de hipoteca de imóvel de legítima propriedade. APOSTILA ANÁLISE DE CRÉDITO E COBRANÇA PROF.

Conceito e relevância do crédito

A palavra crédito tem sua origem no vocábulo latino credere, que significa crer, confiar, acreditar, ou ainda do substantivo creditum, o qual significa literalmente ”confiança”.

De acordo com o Serasa , o crédito é uma transação em que o comprador, investido de confiabilidade pela empresa ou loja credora, adquire um bem ou serviço que irá pagar em uma ou mais parcelas durante um determinado período. Isto é, o crédito permite que o consumidor possa comprar a prazo, antecipando a aquisição de bens e serviços. Dentro de uma concepção mais abrangente, o crédito deve ser visto como parte integrante do próprio negócio da empresa. É certo que tanto crédito quanto marketing se utilizam da informação. Conhecer o cliente é fundamental para orientar o relacionamento mercadológico visando a atender as suas necessidades. Um bom cadastro e um sistema de crédito eficaz podem ser um excelente meio para alavancagem dos negócios.

O crédito tem uma função social muito importante, a de financiar o consumo. Somente o crédito bem concedido pode garantir aos cidadãos maior acesso ao consumo com menores encargos, ampliando, dessa forma, o seu poder aquisitivo, o que leva a um aumento da produção, gera empregos e, portanto, ajuda o País a crescer e se desenvolver.

ANÁLISE DE CRÉDITO

A análise de crédito consiste em atribuir valores à um conjunto de fatores que permitam a emissão de um parecer

sobre determinada operação de crédito.

Para cada fator individual emitimos um valor subjetivo (positivo ou negativo) para este. Se o conjunto de fatores apresentar valores positivos em maior número que os negativos, a tendência é que o parecer seja favorável a concessão do crédito.

O processo de concessão de crédito para pessoas físicas ou jurídicas é muito parecido. Todos têm um fluxo bem

semelhante. A pessoa física tem sua fonte de renda e suas despesas que podem ser de curto ou longo prazo. Ela tem que tentar fazer com que sua receita seja suficiente para honrar suas despesas. Muitas vezes a falta de controle, o surgimento de despesas imprevistas ou outros fatores, fazem com que exista a necessidade se buscar um suprimento de dinheiro extra para preencher esta lacuna aberta em seu orçamento. Nesta situação é que surge o profissional de crédito com a missão de analisar se este proponente merece que a empresa/instituição conceda à ele os recursos que necessita.

Existe também a situação que o proponente está procurando recursos para investimento. A análise é feita de maneira um pouco diferente, mas os princípios são os mesmos.

São diversos os fatores. Temos os fatores caráter e capacidade. Analisando estes fatores é possível emitir um parecer. Os fatores nos possibilitam ter uma idéia do provável comportamento do cliente. Estaremos analisando o seu passado e tentaremos prever seu comportamento futuro. Tentando assim só conceder crédito aos que demonstrem maiores e melhores chances de honrar seus compromissos.

Outro fator de vital importância são as garantias. Apesar de não devermos realizar qualquer operação de crédito baseada somente nas garantias, estas são um fator fundamental na análise do crédito, pois elas podem nos dar a certeza de no caso de um sinistro, nosso capital investido terá um retorno mais rápido.

A análise de crédito conta com a informática como instrumento de precioso auxílio. É possível, com uma grande base

de dados estatísticos, saber o perfil de um provável bom pagador.

Não podemos esquecer da informações que são obtidas pela checagem e pela análise dos documentos apresentados pelo tomador que deseja realizar uma operação de crédito.

Todos estes fatores permitem que a análise de crédito seja possível com maior segurança.

Equações do crédito

Apenas com a idéia de facilitar e racionalizar os conceitos de uma análise de crédito para pessoas físicas, os agrupamos em algumas equações.

Análise de Crédito

Equação: Caráter + Capacidade + Patrimônio + Garantia = < ou > Risco

Caráter Equação: Pontualidade + Restritivos + Identificação = < ou > Risco

Capacidade Equação: Idade + Estado Civil + Fonte de Renda + Tempo de Atividade = < ou > Risco

Patrimônio Equação: Comprovação de Existência + Valor de Mercado + Identificação da Origem = < ou > Risco

Garantia Equação: Liquidez + Valor de Mercado + Correta Formalização = < ou > Risco

Caráter

Pode-se definir o caráter, em relação ao crédito, como a intenção do cliente em saldar a operação de tomada.

Não é fácil identificar se uma pessoa deixou de pagar suas dívidas realmente por vontade própria. Serão mostrados aqui alguns critérios possíveis de serem adotados para se obter uma idéia do que seria alguém com caráter. Muitas vezes a pessoa que toma o empréstimo ou financiamento é de bom caráter, mas não tem a habilidade necessária para gerir seu negócio ou sua vida financeira, o que faz com ele se endivide em demasiado.

vida financeira, o que faz com ele se endivide em demasiado. Capacidade Definição: Podemos chamar de
vida financeira, o que faz com ele se endivide em demasiado. Capacidade Definição: Podemos chamar de
vida financeira, o que faz com ele se endivide em demasiado. Capacidade Definição: Podemos chamar de

Capacidade

Definição: Podemos chamar de capacidade, no que diz respeito a análise do crédito, a condição ou habilidade apresentada por um tomador de crédito para honrar seus compromissos.

O cliente pessoa física tem a capacidade de gerar receitas e recursos. Ao realizarmos uma operação de crédito

devemos tentar mensurar esta capacidade. Devemos levar em consideração: o valor, a origem, a previsão de recebimentos dos valores e outros fatores. A análise deve ser feita de maneira diferente, de acordo com a fonte de seus recursos.

É lógico que é muito difícil saber se aquele cliente que você emprestou dinheiro à ele ontem, irá ser demitido da

empresa na qual ele trabalha. Além disto se vivermos sempre com este dilema não iremos realizar nunca operações

de

crédito. O que temos que tentar fazer é prever com um grande percentual de acerto se nossos clientes irão pagar

ou

não.

Analisando a capacidade do cliente podemos ter uma idéia (não devemos esquecer que a análise de crédito é complexa e envolve diversos fatores, a capacidade é um deles e não deve ser analisada isoladamente) se o cliente apresenta uma situação de um provável pagador da operação.

O valor da renda do cliente já nos dá uma idéia de sua capacidade de pagamento, sua fonte pagadora também.

Devemos "olhar" com atenção sua fonte pagadora.

Se pensarmos nos motivos que possam existir para que um tomador deixe de honrar uma operação, chegaremos a várias conclusões, vamos relacionar algumas delas:

• Desemprego

• Morte do tomador

• Endividamento demasiado

• Doença

A morte é com certeza um "bom" motivo para o cliente não honrar sua dívida. Existe uma forma de anularmos este

risco de prejuízo e ainda gerarmos receita para nossa empresa/instituição. Podemos agregar ao contrato de financiamento/empréstimo um seguro prestamista, que irá saldar a dívida do cliente em caso de morte ou invalidez permanente. Agregar um seguro deste tipo pode trazer algum prejuízo comercial se ele fizer que tenhamos que aumentar muito a taxa de juros praticada nas operações. Podemos afirmar que se fizermos um levantamento estatístico em qualquer empresa/instituição a falta de pagamento devido a morte ou doença dos tomadores não estarão entre os principais motivos.

Ao utilizar estes dois motivos como exemplo quisemos apenas mostrar que os responsáveis por decisão de crédito, devem estar atentos a todas as situações possíveis que cercam a operação, procurando analisar quais representam mais risco de sinistro e tomar as devidas decisões a respeito.

Ao analisarmos o motivo "endividamento demasiado" podemos concluir que ele pode ser evitado. Antes de realizarmos a operação de crédito, quando tivermos observando a ficha cadastral e os resultados das checagens poderemos observar se o cliente declarou ter experiência de crédito em outras empresas/instituições e se foram apontadas "passagens" em outras empresas/instituições. As experiências de crédito informadas podem significar que ele ainda está com estes compromissos e as "passagens" indicam que ele realizou ou pelos menos solicitou crédito em outra ou outras empresas e/ ou instituições. Devemos procurar obter informações junto a estas empresas/instituições para termos a idéia dos valores que o cliente está solicitando/emprestando no mercado. Além disto podemos descobrir outras informações através de nossas checagens juntos as empresas/instituições. Ao descobrirmos o montante que o cliente deve no mercado, podemos enquadrar o valor a ser liberado para ele ou até mesmo negarmos o crédito se os valores forem muito elevados em relação a sua renda.

Pode ser realizada uma checagem específica com o próprio tomador quando se encontra o apontamento de "passagem" em nome do cliente (esta consulta depende do valor da operação ou da disponibilidade de recursos humanos e de tempo que a operação pode dispor).

Em relação ao motivo desemprego, podemos dizer que não há modo de prever isto, mas podemos ter uma noção da empregabilidade do tomador. É claro que sabemos que em relação a estabilidade do tomador para manutenção de sua fonte de renda o tipo de cliente mais seguro é o aposentado, pois ele não irá deixar de receber sua renda. O pensionista também oferece uma certa estabilidade, desde que a pensão não seja alimentícia, pois assim teríamos que analisar a pessoa que paga a pensão e não somente quem recebe. Os funcionários públicos, principalmente os militares também possuem estabilidade.

Aproveitamos para ressaltar sobre a vital importância dos envolvidos em decisão de crédito de estarem atualizados, durante muito tempo o funcionário público foi sinônimo de estabilidade, pois era quase impossível ele perder seu emprego. Os tempos mudaram. Primeiro foram as privatizações de empresas públicas que fizeram com que pessoas que achavam que nunca iriam ser demitidas e até mesmo não se atualizavam profissionalmente fossem postas no mercado de trabalho. Depois, como reflexo de uma democratização tardia do país, vieram as denuncias e punições de funcionários públicos envolvidos em corrupção, algo que seria impossível alguns anos atrás. Ou seja, funcionário público não é mais sinônimo de estabilidade total. Temos que ter sempre em mente que a sociedade é algo dinâmico e está em constante transformação, nós temos que estarmos atentos à elas e nos mantermos atualizados.

A formação do tomador também é um dado importante, muitas empresas/instituições desprezam esta informação, não

é comum existir nas fichas de cadastro um campo para o tomador indicar sua formação. Através da formação do

cliente, além de outros dados podemos prever sua condição de conseguir ser recolocado no mercado.

Abaixo estamos fornecendo alguns dados de como se analisar a capacidade um cliente de acordo com sua fonte de renda.

Fontes de renda:

Assalariado

Pensionista

Profissional Liberal

Aposentado

Autônomo

Sócio de Micro ou pequena empresa

Comprovação de Renda

Checagens

As checagens são fundamentais para uma análise de crédito, as perguntas feitas devem ser claras e objetivas para que não se perca tempo durante a checagem tendo que ficar repetindo o significado das perguntas. Elas tem como objetivo possibilitar que o emissor do parecer sobre a proposta de crédito possa levar em consideração realmente as informações dados pelo proponente.

Não podemos esquecer que temos compromisso com o resultado da instituição/empresa e que devemos conceder crédito para os proponentes que apresentem melhores condições de honrar as operações. Temos que tentar respeitando a relação custo/benefício e no menor espaço de tempo possível realizar as checagens que achamos necessário para emitir um parecer com segurança. Qualquer tipo de checagem implica em custos, por isto não adianta checarmos todas as fontes de informação possíveis para um proposta cujo o valor seja baixo, pois pode acontecer que mesmo que o cliente pague em dia, já teremos gasto mais do que a instituição/empresa irá ganhar com a operação.

Outro fato com que temos que nos preocupar é com a demora para a emissão do parecer em uma proposta, temos que ser cuidados com todo o processo de concessão de crédito mais ao mesmo tempo temos que ser ágeis, pois a demora na emissão pode significar a perda de um cliente potencial e até mesmo a perda de parceiro comercial, dependendo do produto que estamos operando.

Nos casos de operação com cliente antigos algumas checagens podem deixar de serem feitas, principalmente aquelas referentes a dados já informados pelo cliente em seu contrato ou contratos anteriores e que não tenham se modificado de acordo com a ficha cadastral preenchida para a nova operação.

Os envolvidos na checagem devem ser treinados antes de realizarem estas tarefas. O ideal é que exista um roteiro para que o funcionário siga.

As checagens podem e devem variar de acordo com o tipo de operação e até mesmo com o valor que o proponente está solicitando.

Nunca podemos esquecer que ao ligarmos para uma pessoa ou empresa para realizarmos uma checagem, estamos representando nossa instituição ou empresa, por isto devemos mais do que nunca sermos educados, gentis e diretos com nossos interlocutores. As pessoas que irão atender o telefone do outro lado da linha estarão nos fazendo um favor. Deveremos tentar criar empatia com estas pessoas.

O funcionário que realiza a checagem deve estar atento durante a sua verificação para como a pessoa que ele está

questionando passa as informações. A fonte de informação pode:

Informar: É a forma de resposta da fonte de informação que dá maior credibilidade para a checagem, mas mesmo assim, não impede que haja uma combinação prévia entre fonte de informação e o proponente. O atendente deve estar atento para a maneira que a fonte de informação responde as perguntas. As vezes perguntas que normalmente deveriam ser objeto de consulta a alguma fonte e são respondidas de imediato podem representar que a fonte de informação está passando informações inverídicas. Exemplo: Ao ligar para uma empresa para checar dados profissionais, a pessoa que atende dá todas as informações diretamente, informa tempo de serviço, salário, cargo e etc. Ou a empresa é muito pequena e o funcionário sabe os dados de cor dos funcionários ou existe alguma coisa errada. Normalmente estas informações deveriam ser obtidas em alguma tipo de arquivo seja ele manual ou eletrônico.

Confirmar: Muitas vezes a fonte de informação se recusa a informar os dados do pesquisado, e diz que só pode confirmar. Este fato deve ser informado ao analista ou pessoa que irá emitir parecer sobre a operação, pois tal fato pode significar somente que a fonte de informação ficou desconfiada de alguma coisa e não se sentiu a vontade para falar sobre o proponente. Pode significar também que a fonte de informação esta combinada com o proponente e para evitar erros, vai confirmar os dados que foram informados na proposta. Sendo que os dados não são verídicos. Desconfie de perguntas como: Quanto ele disse que ganhava?

Devemos procurar identificar na hora da ligação se a referência está consultando um "terceiro" antes de nos passar as informações.

O funcionário que realiza a checagem deve sempre deixar claro ao analista quais os dados que foram informados e

quais os que foram somente confirmados. Esta diferença possibilita ao analista identificar possíveis combinações feitas por estelionatários ou "espertos" para passarem informações falsas.

Local de Trabalho

Referência Bancária

Referência Comercial

Referência Pessoal

Residência

Vizinhança

Ficha Cadastral

A ficha cadastral é o ponto de partida para uma análise de crédito, nela devem estar contidas as informações que irão

permitir a emissão de um parecer sobre uma operação de crédito. A ficha cadastral deve ser elaborada de maneira objetiva, fazendo que o preenchimento desta seja simples e rápido. Todas as informações pedidas na ficha cadastral devem ter uma utilidade, ou seja, se a informação não vai servir para auxiliar a emissão do parecer, não deve ser posta na ficha cadastral.

É comum vermos fichas cadastrais com espaços mínimos para o proponente e/ou avalista preencherem, tal fato faz

com que estes tenham que abreviar palavras (as abreviações nem sempre obedecem regras da língua portuguesa, o que dificulta o entendimento), começar a frase ou palavra com um tamanho de letra e terminar com um rabisco ilegível. Resumindo não há como identificar os dados que foram postos em determinados campos da ficha.

Devemos, ao elaborar a ficha cadastral, procurar ser o mais claro possível, escolhendo bem os termos que irão dar os nomes aos campos que irão ser preenchidos. Exemplo: Filiação: Pai / Mãe. Sempre que pensarmos que um termo utilizado na ficha cadastral pode dar margem a erros de interpretação, devemos trocá-lo ou por um sinônimo ao lado.

Nas empresas/instituições que utilizam as "propostas eletrônicas", ou seja, sistemas informatizados que registram os dados da ficha cadastral. A ordem de distribuição nos campos na tela do computador deve seguir uma ordem mais próxima possível da ordem apresentada na ficha cadastral em papel, para facilitar o trabalho de digitação. Isto quando os dois tipos de propostas (papel e eletrônica) existirem.

Muitas empresas/instituições utilizam o credit score como ferramenta de concessão de crédito, nesta situação é importante que todos os dados que pontuam no credit score estejam presentes em forma de campos para serem preenchidos na ficha cadastral, parece óbvio, mas algumas instituições já montaram fichas cadastrais e esqueceram de colocar campos com dados que eram pontuados no credit score.

Na ficha cadastral poderá ou não estar incluída uma proposta de crédito. A proposta de crédito, mesmo tendo campos em comum com a ficha cadastral, tem uma outra finalidade. Algumas instituições unificaram ambas em um único formulário.

Apresentamos alguns modelos de ficha cadastral, estes modelos são o que nós consideramos ideal para uma ficha cadastral. Os modelos são bem abrangentes e contém muitas informações. O importante é que cada ficha cadastral atenda as necessidades específicas da instituição/empresa. Assim pode ser que o nosso modelo contenha muitas

informações que não seriam utilizadas por diversas instituições/empresas. Nosso objetivo é apenas mostrar alguns

exemplos

Proposta de Crédito

A proposta de crédito é um documento que define como a operação foi realizada e quem a autorizou. Ela pode ser

emitida

Na proposta de crédito devem estar contidos os seguintes dados:

eletronicamente.

em

papel

ou

Dados do tomador

Dados que possibilitem a identificação do tomador da operação, dados como: nome, CPF, data de nascimento, endereço etc. Ou seja, os dados que qualifiquem quem vai realizar uma operação de crédito.

Dados do avalista

Se houver avalista na operação, os mesmos dados que forem preenchidos para o proponente, deverão ser preenchidos para o avalista.

Dados da operação

São os dados que descrevem como é a operação. Valor, prazo, valor das parcelas(contraprestação, pmt etc.)

Dados da garantia

Descrição da garantia, valores estimados ou reais etc.

Dados das consultas

Descrição dos resultados das pesquisas cadastrais realizadas para a emissão do parecer.

Dados do aprovador

Nome e cargo(ou função) de quem está aprovando a operação. Campo para assinatura do(s) responsáveis pela concessão.

Muitas empresas/instituições unificam a proposta de crédito e a ficha cadastral em um único documento

Análise de Crédito Pessoa Jurídica

Veremos os chamados C's do crédito.

Caráter

Definição: Caráter é referente à intenção, a determinação, a vontade que o tomador tem em honrar uma operação. Identificar se um tomador que não honrou suas dívidas teve ou não a intenção de pagar não é uma tarefa fácil de se

realizar, . As informações que a instituição/empresa possui de seus cliente, as informações obtidas com outros bancos

e fornecedores e as informações disponibilizadas pelas empresas/órgãos de informação são a melhor maneira de conhecer os hábitos de pagamento do tomador.

É importante destacar que uma empresa pode não honrar seus compromissos por não possuir recursos, isto não

significa que falta caráter aos responsáveis pela empresa. No meu ponto de vista, o caráter é um dos mais importantes elementos de uma análise de crédito, pois outros fatores que não permitam que o cliente consiga honrar sua dívidas podem até ser contornados. Mas se o tomador não possui a intenção de honrar seus compromissos, nada há para fazer, a não ser recorrer as meios legais de cobrança. Se o tomador possui caráter, ele tentará negociar a dívida, oferecer bens como forma de pagamento e tentará manter sua boa reputação.

Também poderemos encontrar casos que a intenção de pagar do tomador não é muito grande, mas ele necessita de realizar negócios com determinado fornecedor para que seu empreendimento continue a existir, sendo assim podemos dizer que a importância do produto ou serviço em relação ao negócio do tomador, pode ser fundamental para o recebimento dos valores concedidos. Ou seja, se pararmos de vender nossos produtos ou serviços a um determinado cliente, seu negócio acaba.

Capacidade

Definição: Entre os profissionais de crédito, ela pode ser definida como a capacidade de pagamento de uma empresa de honrar suas dívidas e obrigações. Pode ser definida também como a habilidade e/ou a competência de se administrar a empresa. Sempre haverá espaço para as várias formas de conceituação dos temas relativos ao crédito, ao risco e a cobrança. Vamos adotar nesta apostila a definição para capacidade, como sendo a habilidade ou

competência,

escrito anteriormente.

Para analisarmos a capacidade da empresa, deveremos analisar:

Seus administradores: a formação profissional destes, se possível a formação acadêmica também, sua exposição ao ramo de atuação na qual a empresa que ele dirige está inserida.

como

- A empresa: suas instalações, seus métodos de trabalho

Quanto maior o porte da empresa, mais profundamente deveremos "mergulhar" nela, até pelo fato que devido ao grande porte da empresa, a possibilidade das quantias envolvidas em operações de crédito e risco serem "astronômicas".

Capital

Um fator importantíssimo em um análise de crédito. Capital em uma análise de crédito de uma empresa não é entendido simplesmente como a conta de capital que usamos na contabilidade. Quando falamos de Capital em um

análise estamos nos referindo a sua situação econômica, financeira e patrimonial. Estamos falando dos seus recursos

e bens que podem ser utilizados para honrar suas dívidas.

Através da análise dos demonstrativos contábeis, podemos levantar informações sobre como está o desempenho da empresa e sobre sua solidez. Estaremos fazendo uma análise financeira da empresa.

Para a análise financeira não utilizamos somente os demonstrativos como balanços e relatórios de demonstração de resultados. Podemos fazer a análise financeira e descobrirmos a capacidade de pagamento de uma empresa ou de uma pessoa que não emita nenhum demonstrativo ou declare imposto de renda. Podemos nos basear em informações obtidas com o próprio e com terceiros.

Condições

As "condições" na análise de crédito são os fatores externos e macroeconômicos. Estes fatores externos, muitas vezes imprevisíveis, não são controláveis pela empresa. Mudanças na política econômica do governo podem afetar positivamente ou negativamente uma empresa. Toda empresa está envolvida em um sistema onde diversas forças e fatores exercem influência sobre ela. Podemos citar como exemplos, as conjunturas nacionais e internacionais, o governo, o meio ambiente, a concorrência e etc. O ramo de atividade também é um fator que influi na existência da empresa. Alguns ramos de atividade funcionam em uma cadeia e só atendem a um outro ramo, se este ramo entra em crise, com certeza a crise irá lhe afetar.

A sazonalidade é outro elemento de nosso estudo, existem empresas que produzem para comercializar somente

durante determinada época do ano, podemos citar como exemplo as fábricas de ovos de Páscoa. Existem também os produtores agrícolas que cultivam culturas que não se desenvolvem durante o ano todo.

As condições afetam as empresas de diferentes formas e de diferentes intensidade, o porte da empresa é um outro fator fundamental para a redução desta intensidade. Podemos citar também outros fatores que afetam as empresas como: a moda, a essencialidade e a região geográfica.

Conglomerado

Definição: O termo Conglomerado em análise de crédito significa analisar não apenas a empresa que está solicitando crédito, mas todo o conglomerado de empresas na qual a empresa está inserida. A idéia é que se faça a análise da empresa controladora ou das controladoras (se for o caso), das controladas e das coligadas. Desta maneira poderemos ter uma idéia do conjunto de empresas que formam um grupo. Isto é para evitar que alguém utilize uma coligada ou controlada que está em melhor condição financeira para obter recursos que na verdade serão utilizados em outra empresa que não está em boa situação. A idéia de conglomerado não é usada somente nos termos da lei, mas sim quando qualquer empresa possui participação nas tomadas de decisão de outra empresa.

Definição de Coligada: Sociedade que uma participa com o mínimo de 10% do capital da outra sem porém controlá- la.

Definição de Controlada: Chamamos de controlada uma sociedade na qual a condição de eleger a maioria dos administradores e o predomínio nas deliberações sociais é exercida de modo permanente. Ou seja a sociedade possui direitos de sócios que a possibilita controlar outra sociedade. O controle pode ser exercido de maneira direta ou através da intermediação de outras controladas

Colateral

Chamamos de Colateral uma espécie de segurança adicional à uma operação de crédito. É uma ou mais garantias dadas pelo tomador para aumentar o grau de segurança da operação e muitas vezes para fortalecer algum dos outros fatores da análise. Contudo não devemos nunca utilizarmos garantias para fortalecer uma proposta de um tomador que apresente restrições em relação seu caráter.

Garantias

Definição: As garantias tem com objetivo dar reforço a segurança nas operações de crédito.

Durante uma operação de crédito as garantias deverão ser examinadas em conjunto com as informações cadastrais, a finalidade da operação, sua forma e as fontes de pagamento.

Tipos de Garantia: Existem dois tipos de garantias, as pessoais ou fidejussórias e as garantias reais.

É fundamental adequar as garantias às características da operação de crédito, porém a liquidez do crédito não deve

ser baseada somente nas garantias constituídas, mas sim em um conjunto de variáveis que nos permitam ter um idéia

se a operação de crédito será concedida à um "bom cliente".

Exemplo de adequação da garantia a característica da operação de crédito: Determinadas garantias necessitam de um prazo mais longo para serem formalizadas, por isto devem ser evitadas para operações de curto prazo. Como utilizar como garantia a hipoteca de um imóvel para um operação de desconto de duplicatas com um prazo de 60 dias.

Exemplo de utilização de garantia para a concessão de crédito sem levar em consideração a análise do conjunto de variáveis: Um cliente solicita financiamento de um veículo e dá como entrada 50% do valor deste. O cliente no ato da concessão do crédito apresentava algumas restrições cadastrais, como a emissão de 5 cheques sem fundos e dívidas em 2 bancos. Além disto sua fonte de renda, declarada de R$ 5.000,00 era oriunda de trabalhos como autônomo. Após alguns meses o cliente sofre um acidente e ocorre perda total no veículo. O veículo não estava

segurado. Resumindo o valor da operação foi lançado como prejuízo para a instituição que concedeu o crédito, já que

a garantia não mais existe, não há como apreendê-la e leiloá-la para tentar recuperar o prejuízo.

Garantias Pessoais

As

garantias pessoais ou fidejussórias são garantias nas quais pessoas físicas ou jurídicas assumem, como avalistas

ou

fiadores, a obrigação de honrar os compromissos referentes a operação de crédito, caso o cliente não o faça.

Os avalistas e fiadores devem passar pela mesma análise creditícia que o proponente, pois caso o cliente não honre seus compromissos o avalista ou fiador terá que fazê-lo, portanto é necessário que ele tenha condições econômica e financeiras para isto.

Quando o aval ou fiança for dado por pessoa jurídica, deverá ser verificado no contrato ou estatuto social da empresa

se existe esta possibilidade expressa no contrato, pois se não houver, o aval ou a fiança não terá validade jurídica.

Aval

Definição: É a promessa que alguém faz de cumprir obrigação de terceiro realizada através de um título de crédito, se

o obrigado não vier a cumprir. O avalista é quem concede o aval. Avalizado é a pessoa que recebe o aval. Não existe aval em contrato, somente em títulos de crédito.

O aval é uma garantia pessoal e deve ser aceita desde que se possa constatar sua capacidade econômica e

financeira e sua idoneidade moral, além de capacidade jurídica (se é maior de idade ou se não está interditado).

O aval não pode ser limitado nem condicionado. O avalista responde pelo título como um todo.

O aval dado por procurador, quando esse é o próprio emitente do título, tem sua validade dependente dos poderes

expressos, no respectivo instrumento de procuração, desde que lavrada em cartório competente. Nas procurações, os poderes devem ser expressos, de forma clara, para a modalidade do título avalizado.

O aval prestado por pessoas jurídicas somente é válido quando permitido expressamente no contrato ou estatuto

social da empresa. A simples omissão determina a impossibilidade de prestar o aval.

O aval prestado por pessoas casadas compromete o patrimônio do casal até o limite da meação do cônjuge, que é a

metade do patrimônio do casal. Portando é recomendável que se tome também o aval do outro cônjuge. Exemplo: Se

o

marido entra como aval é recomendável que se tome o aval da esposa e vice-versa.

O

aval cruzado e a concentração de avais são práticas desaconselháveis, já que reduzem a eficácia do aval como

reforço da segurança da operação de crédito. O aval cruzado é quando um proponente recebe um aval em uma operação e em outro operação os papéis se invertem, o aval passa a ser proponente e o proponente passar a ser o aval. A concentração de avais é quando uma única pessoa presta aval em várias operações.

Fiança

Definição: É uma garantia cujo fiador, seja pessoa física ou pessoa jurídica se constitui como principal responsável pelo pagamento das obrigações assumidas pelo afiançado, pessoa física ou pessoa jurídica, caso esta não cumpra as obrigações contratadas. A fiança é sempre estabelecida em relação a um contrato.

Na fiança de pessoa física, é importante a outorga uxória, ou seja, a assinatura do cônjuge do contratante, a fim de coobrigar a responsabilidade pelo contrato.

A fiança é uma garantia contratual e não cambial, o que significa que é uma garantia sempre dada em contratos.

Garantias Reais

Definição: São bens ou direitos de recebimentos dados em garantia de obrigações relativas a operações de crédito.

A escolha do tipo de garantia real deve ser feita de acordo com as características da operação de crédito, como: tipo

de operação, prazo, valor etc.

A escolha da garantia também deverá ser voltada para os bens e direitos de maior grau de liquidez (possibilidade de

recebimento) e que deverão ser observados os preceitos de sua formalização.

Alienação Fiduciária

Definição segundo o dicionário Michaelis - Moderno Dicionário da Língua Portuguesa

a.li.e.na.ção sf (lat alienatione) 1 Ação ou efeito de alienar; alheação. 2 Cessão de bens. 3 Desarranjo das faculdades mentais. 4 Arrebatamento, enlevo, transporte. 5 Indiferentismo moral, político, social ou mesmo apenas intelectual. Antôn (acepção 5): engajamento, participação. A. mental: loucura.

• Definição: É o contrato no qual o devedor transfere ao credor a propriedade de bens móveis para garantir pagamento de dívida com a condição de tornar a ter a propriedade do bem, quando liquidar a dívida.

Anticrese

Definição segundo o dicionário Michaelis - Moderno Dicionário da Língua Portuguesa

an.ti.cre.se sf Dir (gr antíkhresis) Abandono ao credor das rendas de um imóvel, como compensação de dívida, ou à conta de juros.

Caução

Definição: É o penhor de um direito não material. Exemplo: o crédito. Para haver uma distinção entre o penhor de títulos e direitos creditórios do penhor tradicional, onde existe a transferência do bem móvel, ele é denominado de caução.

A caução acarreta um direito sobre outro direito, daí ser essencial que haja a entrega dos títulos para caracterizar este

tipo de garantia. Os direitos cedidos podem ser: penhor, hipoteca, depósito em dinheiro, valores e títulos.

Não são os títulos em si (os papéis fisicamente) que são dados em garantia, mas sim o direito que esses títulos representam e que por terem valor econômico, podem ser oferecidos em garantia em uma operação. O credor que recebe títulos em caução é chamado de mandatário.

Exemplo de títulos caucionáveis: Letras de Câmbio, duplicatas, Notas Promissórias de terceiros, ações de empresas de capital aberto e outros títulos cambiais.

Hipoteca

Definição segundo o dicionário Michaelis - Moderno Dicionário da Língua Portuguesa

hi.po.te.ca 1 sf (gr hypothéke) 1 Direito real constituído a favor do credor sobre imóvel do devedor ou de terceiro, como garantia exclusiva do pagamento da dívida, sem todavia tirá-lo da posse do dono. 2 Dívida garantida por esse direito. H. convencional: a que resulta da estipulação das partes para garantir o cumprimento da obrigação. H. legal: a que a lei institui em favor de certas pessoas, naturais ou jurídicas, em garantia de obrigações decorrentes de certos fatos.

Definição: Garantia baseada no direito real sobre bens imóveis, embarcações ou aeronaves, de forma a assegurar o pagamento da dívida, sem que exista a transferência da posse do bem ao credor.

Após a liquidação da dívida, a hipoteca será liberada e deve ocorrer o cancelamento junto ao cartório.

• É uma garantia normalmente utilizada para operações de longo prazo, tendo como objetivo dar segurança a instituição/empresa ao ter bens imóveis lastreando a operação de crédito.

• A segurança que procuramos ao obter a hipoteca de um imóvel como garantia, só será conseguida se tivermos certos cuidados com a formalização desta. Devendo ela estar registrada em cartório de registro de imóveis, em primeiro grau e sem concorrência de terceiros. Se não houve o registro, não existe a hipoteca.

• Os credores hipotecários tem preferência sobre outros credores, sendo que o credor que registrou primeiro a

hipoteca é privilegiado. Não há contudo preferência sobre crédito fiscais ou trabalhistas. A hipoteca como garantia, pode ser dada pelo próprio devedor ou por terceiros intervenientes, que será(ão) solidariamente responsável(is) pela dívida.

• Os direitos reais constituídos através de hipoteca continuarão a existir, caso o devedor transfira o bem a outra

pessoa (direito de seqüela). Se a dívida hipotecária não for paga, o credor hipotecário tem o direito de executar a garantia, mesmo que essa não seja mais propriedade do devedor.

• O pagamento de uma ou mais prestações da dívida não importa em exoneração correspondente da garantia. Enquanto não terminar o contato, a hipoteca não pode ser baixada.

• O cônjuge do hipotecante deverá comparecer ao ato de constituição da hipoteca, qualquer que seja o regime de casamento(outorga uxória).

• Um imóvel pode ser hipotecado mais de uma vez ao mesmo credor ou até mesmo a outro credor, mediante novo

título. A ordem das hipotecas é fixada pela data da sua inscrição no Registro de Imóveis. A denominação que se dá é a ordinal. Por exemplo: O Sr. José dá em primeira hipoteca, em segunda hipoteca etc. Se a primeira hipoteca for cancelada, a segunda hipoteca passar a ser a primeira, a terceira assume o lugar da segunda e assim sucessivamente.

• Tudo que for acrescido ao bem hipotecado passará a fazer parte integrante da hipoteca. É o princípio geral de direito

que diz que: o acessório segue o principal. Este princípio é aplicado ao direito das coisas: imóveis, aviões, navios, etc.

• Sempre temos que considerar a liquidez do bem ao recebermos um em hipoteca. Não podemos esquecer que esse

bem poderá ter que ser vendido em praça pública e que somente atrairá interessados se o bem apresentar valor econômico. O valor do bem deve ser compatível com o risco assumido, principal somado aos encargos, que ele garante hipotecariamente, durante o período integral da operação.

• Se não houver o pagamento da dívida conforme o contrato, o credor hipotecário não poderá ficar com o bem dado em garantia. Ele deve promover a execução judicial da hipoteca.

• A dívida poderá ser considerada vencida se:

1 - O bem hipotecado deteriorar-se ou depreciar-se, reduzindo a garantia, e o devedor não reforçá-la;

2 - O devedor cair em insolvência ou falir;

3 - As obrigações não forem pontualmente cumpridas;

4 - Se perecer o objeto dado em garantia;

5 - Se houver desapropriação.

• É extremamente necessário examinar previamente a documentação do imóvel ou de outros bens (embarcações

marítimas, aeronaves etc.) e de seus proprietários. Documentos como: título de aquisição do imóvel ou outros bens, certidão do registro de imóveis ou outros bens, certidão de filiação vintenária e etc.

• O simples fato de se constituir uma garantia hipotecária não representa, por si só, a segurança da liquidez do crédito. Na atividade de concessão de crédito, o importante é o retorno dos créditos nos prazos previstos, que é conseguido com uma análise global do risco assumido, ou seja a análise de crédito é fundamental para a concessão, não devemos nos basearmos somente na garantia para a emissão de nosso parecer de crédito.

• A lei 8.009, de 29.03.90, eliminou os bens de família arrolados em venda judicial para fins de pagamento de dívidas contraídas. Assim são considerados para efeito de impenhorabilidade do bem de família:

1 - O imóvel residencial próprio do casal, quando nele resida, e o bens móveis que o guarnecem;

2 - Os bens móveis que guarnecem a residência locada;

3 - A sede de moradia, na propriedade rural, com os respectivos bens móveis;

4 - O imóvel de menor valor, se o casal ou a entidade familiar for possuidor(a) de mais de um e outro não houver sido construído, na forma legal, como bens de família.

• Também, não são penhoráveis a pequena propriedade rural, na qual trabalha a família, para pagamento de débitos

decorrentes de sua atividade produtiva, e o imóvel rural, até um módulo, desde que seja o único de que disponha o devedor.

• Portanto no ato da concessão de crédito, além da verificação de capacidade financeira momentânea do cliente, também deve ser verificado o patrimônio e serem descartados os bens que sejam impenhoráveis.

Penhor Mercantil

Definição segundo o dicionário Michaelis - Moderno Dicionário da Língua Portuguesa

pe.nhor sm (lat pignore) 1 Contrato acessório pelo qual o devedor, ou terceiro, entrega ao credor ou a quem o represente uma coisa móvel, que é por ele retida com o fim de assegurar, preferencialmente, o cumprimento da obrigação. 2 Objeto entregue a um credor como garantia do pagamento de uma dívida. 3 Objeto móvel ou imóvel que assegura o pagamento de uma dívida. 4 Garantia, prova, segurança. 5 Certo jogo popular. Pl: penhores. Penhores de amor: os filhos.

Definição: Chamamos de penhor mercantil a garantia na qual o bem empenhado faz parte integrante do negócio comercial.

• O penhor mercantil pode abranger tanto os estoques de matérias-primas quanto os estoques de produtos acabados

de empresa cliente, devendo sempre ser dada a preferência aos produtos acabados, pois estes já estão prontos para

a comercialização e oferecem maior liquidez.

• Os estoques, que são objeto de penhor mercantil, são confiados obrigatoriamente à guarda dos fiéis depositários, os quais se tornam responsáveis pela guarda, existência e conservação dos bens dados em garantia, embora estes permaneçam de posse do cliente em locais próprios ou de terceiros.

• Ao operar com pessoa jurídica, deve-se atentar se no contrato social ou no estatuto da empresa, existe a permissão de constituição de penhor como garantia.

• Na descrição dos bens, devem ser fornecidos todos os detalhes que permitam sua completa e imediata identificação, avaliação e localização:

1 - espécie, características, marca de identificação, classificação, tipo, safra (se houver) etc.

2 - valor unitário (preço de custo).

3 - quantidade (de cada tipo de bem penhorado).

4 - valor total (para cada tipo de bem penhorado e total).

5 - local ou locais onde estão depositados os bens penhorados.

• Quando a mercadoria a ser penhorada esteja depositada em armazém geral, os títulos que a representam,

conhecimento de depósito e warrants, devem ser endossados, com firmas reconhecidas em cartório e entregues na empresa/instituição que está realizando a operação.

• Uma segurança maior em relação a garantia pode ser obtida se o bem estiver segurado e se existir um cláusula que beneficie a empresa/instituição que recebeu o bem em alienação fiduciária.

• Não devem ser tomados em penhor mercantil ou vinculados aqueles bens passíveis de deteriorização, bens obsoletos ou de difícil comercialização.

• A validade na constituição do penhor mercantil é calçada na figura do fiel depositário. Por isso, essa figura deve ser completa e corretamente identificada no contrato, devendo, no caso de operações com pessoa jurídica, ser escolhida uma pessoa que não possua controle acionário ou cargo diretivo na empresa

Reserva de Domínio

Definição segundo o dicionário Michaelis - Moderno Dicionário da Língua Portuguesa

re.ser.va sf (der regressiva de reservar) 1 Ação ou efeito de reservar. 2 O que se guarda ou poupa para casos imprevistos. 3 Vasa (nas marinhas de sal). 4 Mil Corpo militar pronto a entrar em combate quando necessário o reforço das fileiras. 5 Mil Situação dos soldados que tendo já servido pelo tempo determinado na lei, ficam todavia sujeitos a ser chamados novamente ao serviço, em caso urgente. 6 Mil Militar nomeado para substituir outro no serviço, no caso de impossibilidade deste. 7 Náut Vasos de guerra destinados a prestar ajuda aos que se acham em dificuldade. 8 Reg (Norte) Cercado para o gado, com boa pastagem e abundante aguada. 9 A parte dos lucros dos bancos ou companhias que não entra nos dividendos nem nas despesas gerais, mas fica depositada como fundo para

acudir a qualquer eventualidade; fundo de reserva. 10 Circunspeção, discrição, recato, retraimento. 11 Dissimulação.

" R. de domínio, Com: garantia usada pelo

12 Restrição. 13 Cautela, discrição no falar. 14 Cláusula, condição. sm vendedor, a fim de reaver a coisa, quando o comprador não paga "

Nortes para Definir uma Política de Crédito

A política de crédito é primordial para nortear e embasar os procedimentos e operacionalidade dos

departamentos de crédito e cobrança, e demais departamentos administrativo-financeiros e

também vendas, como as condições comerciais de prazo, taxas de desconto, encargos, etc.

Ao definirmos a política de crédito a ser seguida, devemos nos basear nas seguintes variantes: uso da concessão de crédito para aumentar as vendas, critérios para a concessão, diretrizes e delegação das responsabilidades na obtenção das informações necessárias entre os departamentos de crédito

e de vendas para a concessão de crédito e processo de cobrança, procedimentos e normas de

cobrança, suspensão ou extinção do crédito de clientes inadimplentes, administração da carteira do contas a receber, autoridade e autonomia do departamento de crédito em relação a vendas, entre outras, definir padrões e critérios para se medir o desempenho da atuação operacional. Estas variáveis devem nortear o encontro do ponto de equilíbrio entre as vendas e a qualidade da carteira

a receber.

Políticas de crédito

Políticas são instrumentos que determinam padrões de decisão para resolução de problemas semelhantes. Na política de crédito são definidos os parâmetros básicos para a realização de vendas a prazo. Nela são encontrados os elementos necessários para a concessão, monitoramento e cobrança dessas vendas, devendo ser encarada como um fator de alavancagem das receitas e uma demanda por investimentos em ativos financeiros (crédito futuro).

Cada empresa define suas políticas de crédito de acordo com sua cultura empresarial e com os objetivos estratégicos definidos em seu âmbito, porém, as empresas devem desenvolver uma política creditícia coordenada para encontrar o equilíbrio entre a necessidade de vendas e, concomitantemente, sustentar um carteira a receber de alta qualidade. A posição no mercado de uma empresa, a utilização de sua capacidade de produção e recursos e objetivos financeiros são apenas alguns pontos a serem considerados, quando do desenvolvimento de políticas creditícias.

Normalmente uma empresa ou instituição financeira pode estabelecer uma de cinco possíveis políticas de crédito:

1. Crédito liberal / cobranças rigorosas – este tipo de política pode produzir ótimos lucros,

entretanto, ocorre também o aumento dos custos do pessoal de cobrança e perdas com dívidas

incobráveis.

2 Crédito rigoroso / cobranças liberais – essa política geralmente resulta em uma carteira de contas a receber de alta qualidade, mas as vendas e receitas não são otimizadas.

3.Crédito rigoroso / cobranças rigorosas – é minimizado perdas de dívidas incobráveis e mantém a carteira de receber em um alto nível de qualidade, porém, essa política restringe o crescimento do volume de vendas e produz baixos níveis de lucro.

4. Crédito liberal / cobranças liberais – essa política resulta em menos lucro ou maiores perdas

do que em qualquer outro tipo de política.

5. Crédito moderado / cobranças moderadas – um crédito moderado com uma política de cobrança moderada dá condições para a otimização do crescimento de vendas, condições de recebimento, margens de lucro e fluxo de caixa, contribuindo para o melhor equilíbrio nos negócios. Custo de avaliação de crédito e perdas podem ser mantidos em patamares aceitáveis.

Após separar os vários efeitos da política creditícia no desempenho de uma empresa, um analista de crédito deve ponderar qual é a melhor política creditícia que se situe entre estas cinco políticas.

APRESENTAÇÃO

O limite de crédito atribuído a um determinado cliente é o risco máximo que a empresa está

disposta a correr com aquele cliente. O problema que se apresenta é que, se a empresa for muito liberal na

concessão do crédito, se por um lado não se limitam as vendas, por outro, sua exposição à eventuais insucessos do cliente aumenta. Inversamente, se a empresa for muito restritiva na concessão de crédito, sua exposição a eventuais insucessos de seus clientes fica reduzida mas, por outro lado, corre-se o risco de limitar-se suas vendas e, consequentemente, o seu lucro. Cumpre portanto definir critérios lógicos que atendam a estes dois objetivos quais sejam o de preservar a empresa sem comprometer suas vendas.

É difícil criar um modelo de sistema de determinação de limites de crédito que seja comum a

todas as empresas não financeiras. O problema varia muito de empresa para empresa em função das características de sua atividade. Existem empresas cujo produto serve de garantia fiduciária dos créditos que concedem. É o caso das construtoras, por exemplo. Outras, pela própria natureza de seu negócio, recebem antecipadamente o valor dos serviços ou produtos que vendem. É o que acontece quando uma editora vende uma assinatura de uma revista. Em outros casos, como acontece com as companhias de seguro, o serviço prestado pode ser interrompido imediatamente em caso de inadimplência do comprador. Para cada um destes casos, e de outros que não foram abordados, o tratamento do problema do crédito tem que ser diferenciado e o modelo do sistema, diferente.

Ao conceber o modelo apresentado a seguir, nós tivemos a preocupação de passar ao largo de quaisquer critérios baseados nos demonstrativos financeiros do cliente. Isto porque a experiência mostra que os dados de contabilidade fornecidos, normalmente, não retratam com fidelidade a verdadeira situação financeira de quem os fornece. Sendo assim, preferimos uma abordagem estatística baseada no histórico do cliente.

Também acompanha este material o arquivo ‘Planilha do Up-To-Date41.XLS”, que pode ser utilizada para calcular o limite de crédito de clientes antigos.

Antes de operá-la, leia as planilhas “Aviso” e ”Recomendações”, para somente disso passar a operar a planilha. Em algumas células existem as “notas” do Excel, que servem para explicar os campos onde elas se localizam. Para quem tem Excel versão 7 ou superior, basta colocar o cursos em cima do ponto vermelho. Para versões anteriores, vá até a célula onde o ponto está e clique no menu “Inserir” o ítem “Notas”.

o

O MÉTODO ESTATÍSTICO

A relação entre as compras dos vários clientes de uma empresa pode ser vista através da seguinte

ótica: Cada cliente tem um comportamento singular. No entanto, todos têm uma média e desvio padrão, assim entendido como a medida da magnitude da dispersão das observações (no caso, as observações são as compras mensais)

450 400 350 Desvio 300 250 Média 200 150 100 50 0 1 2 3
450
400
350
Desvio
300
250
Média
200
150
100
50
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Meses
Figura 1 - Curva de freqüência de vendas
Compras

Com estes dados podemos construir uma curva de distribuição para cada cliente. Esta curva associa os valores de suas compras às suas respectivas probabilidades de ocorrência.

O método estatístico funciona da seguinte forma:

1. Os clientes antigos da empresa são classificados quanto ao risco de crédito em excelentes, ótimos, bons, regulares, ruins e péssimos. O conceito comercial do cliente será definido pela empresa, utilizando seus próprios critérios, ou será obtida a partir da Ficha Comercial - FICO - fornecida pela Serasa.

2. O limite de crédito será uma função, não apenas da compra média mensal e do desvio padrão do cliente, mas também de seu conceito no que diz respeito ao risco de crédito de tal forma que:

! O limite de crédito de uma empresa classificada como “excelente” representará um valor cuja probabilidade de ocorrência seja, digamos, uma vez a cada 10 anos, ou seja 120 meses (probabilidade de ocorrência de 0,83%);

! O limite de crédito de uma empresa classificada como “ótima” representará um valor cuja probabilidade de ocorrência seja, digamos, uma vez a cada 5 anos, ou seja 60 meses (probabilidade de ocorrência de 1,67%), e assim por diante.

Sendo assim, duas empresas que possuam uma mesma média de compras e um mesmo desvio padrão mas que possuam diferentes classificações quanto ao risco de crédito, sendo uma, digamos regular” e outra “ótima”, possuirão diferentes limites de crédito, conforme ilustra a figura abaixo.

Neste caso, o limite de crédito será definido pela fórmula:

Figura 2 - Curva de freqüência acumulada

LC = x + (k x s ) L.C. de cia. "regular" L.C. de cia.
LC = x + (k x s )
L.C. de cia. "regular"
L.C. de cia. "ótima"

Onde:

LC

=

limite de crédito em Reais

x

=

média das compras mensais do cliente

s

=

desvio padrão do cliente

k

= fator que varia em função do conceito do cliente quanto a seu risco de crédito conforme tabela explicativa abaixo

Classificação

“k”

Excelente

2,40

Ótimo

2,13

Bom

1,73

Regular

1,38

Ruim

-

Péssimo

-

O CÁLCULO DA MÉDIA

A média de uma série histórica é, por definição, a divisão da soma das observações pelo número de observações havidas no período.

Na determinação da média aritmética das compras mensais não devem ser considerados os meses nos quais não tenha havido faturamento, não importando se os meses sem faturamento sejam contínuos ou não. Exemplos:

1. Suponhamos que um cliente tenha começado a comprar em janeiro / 95 e que tenha havido, desde então, faturamento contra este cliente todos os meses. Neste caso, o faturamento médio mensal é a soma dos faturamentos havidos de janeiro/95 a julho / 96 dividido por 19 (dezenove).

2. Suponhamos que, no exemplo anterior, o cliente tenha começado a comprar em janeiro/95 mas que não tenha havido faturamento contra ele nos meses de abril e junho/95. Neste caso, o faturamento médio mensal é a soma dos faturamentos havidos de janeiro/95 a julho / 96 dividido por 17 (dezessete).

3. Caso somente tenha havido faturamento contra o cliente em um determinado mês, o faturamento médio mensal será igual ao faturamento havido naquele mês.

O CÁLCULO DO DESVIO PADRÃO

O desvio padrão é o elemento que mede a dispersão em torno da média dos valores de uma série histórica e é dado pela fórmula:

Onde:

_

s =

2 _    x  − x   ( n − 1
2
_
  x
x
(
n − 1
)

s

=

Desvio padrão da amostra

x

=

Variável da série histórica

_

=

Média aritmética dos valores da série histórica, calculada com forma as normas definidas

x

acima

n

=

Número de valores apresentados na série histórica considerada

Exemplo:

Mês

x

x -

_

x

(x -

_

x ) 2

I

2.099,00

19,85

393,91

II

1.995,90

-83,25

 

6.931,04

III

1.763,74

-315,41

99.485,27

IV

1.912,85

-166,30

27.656,64

V

1.775,39

-303,76

92.271,87

VI 2.976,86

897,71

805.878,11

VII 2.030,33

-48,82

 

2.383,67

_

_

x

= 2,079,15

Σ(x - x ) 2 = 1.035.000,52

Donde:

_ _ ∑ ( x − x ) 2 1035000 52 , s = =
_
_
∑ (
x
− x
)
2 1035000 52
,
s =
=
= 415 33
,
n − 1
6

VALORES ATÍPICOS

Para evitar que ocorrências atípicas acabem por aumentar de forma tendenciosa o limite de crédito de uma empresa os valores que se distanciem da média, digamos, mais ou menos duas vezes o valor do desvio padrão, devem ser eliminados e uma nova média e um novo desvio padrão devem ser então calculados. Os limites dentro dos quais os valores observados não serão considerados como atípicos podem variar de empresa para empresa e deverão ser testados na base de dados. Exemplificando:

Suponhamos que um determinado cliente apresentou, no período de jul ‘94 a ago ‘95 as seguintes compras mensais:

Período

Compras

jul ‘94

ago ‘94

set ‘94

632,82

out ‘94

832,10

nov ‘94

207,00

dez ‘94

1.409,50

jan ‘95

3.793,00

fev ‘95

489,00

mar ‘95

1.176,81

abr ‘95

mai ‘95

27.925,60

jun ‘95

680,00

jul ‘95

4.602,20

ago ‘95

1.030,20

Pelo gráfico abaixo dá bem para ver o efeito das ocorrências atípicas distorcendo a média e o desvio padrão da amostra

30.000,00 25.000,00 Cliente 30.811 20.000,00 15.000,00 10.000,00 5.000,00 - 1 3 5 7 9 11
30.000,00
25.000,00
Cliente 30.811
20.000,00
15.000,00
10.000,00
5.000,00
-
1
3
5
7
9
11
13
15
compras

Assim temos que:

meses

A média da amostra é R$ 3.888,91 e o seu desvio padrão é R$ 8.095,15;

Como o maior valor da amostra (R$ 27.925,60) é maior do que a soma da média com duas vezes o desvio padrão (R$ 24.126,79), este valor é eliminado;

Agora temos um novo conjunto de 10 elementos cuja média é R$ 1.485,24 e o desvio padrão é R$ 1.482,34. Como o maior valor da nova amostra (R$ 4.602,20) é menor do que a soma da média com duas vezes desvio padrão (R$ 5.191,08) o processo termina e estes novos valores da média e do desvio padrão passam a representar a amostra nos cálculos de limite de crédito.

Intervalos de Confiança

A média de uma amostra nunca é igual à média da população que ela representa.

Por outro lado, não existem processos para determinar a média de uma população a partir da média de uma amostra. Os processos disponíveis garantem apenas que, dada uma amostra, se determine, dentro de um grau de confiança previamente definido, qual o intervalo dentro do qual a média da população se situa.

Exemplificando:

Suponhamos que a altura média dos funcionários de uma empresa seja 1,65 m e que este fato seja desconhecido. Suponhamos ainda que a média da altura de uma amostra de 30 funcionários desta empresa, escolhidos randomicamente, seja 1,62 m.

Os processos estatísticos conhecidos podem apenas garantir, a partir do estudo da amostra, que existem, digamos, 95% de probabilidade de a altura média dos funcionários da empresa se situar entre 1,60 m e 1,67 m. De forma análoga, a média das compras de um cliente nos últimos 12 meses não será nunca a média de compras deste cliente para qualquer número de meses.

A Dispersão de Valores

A fórmula utilizada em nosso modelo estatístico, cuja conceituação encontra-se explicada no Anexo I deste trabalho, somente se aplica quando a amostra apresenta uma curva de freqüência normal, ou seja, simétrica.

Quanto maior a assimetria da curva de distribuição maiores serão as distorções dos resultados obtidos por este método.

Assimétrica Normal
Assimétrica
Normal

Figura 4 - Curvas de distribuição simétrica e assimétrica

Na prática a hipótese da curva normal quase nunca é confirmada. A solução então é trabalhar com os logaritmos na base 10 dos números que compõem a base de dados. As curvas de distribuição geralmente aproximam-se muito de uma curva de distribuição normal. São as chamadas curvas de distribuição lognormal, cuja conceituação técnica encontra-se justificada no Anexo II deste trabalho.

Ao final do cálculo retorna-se ao antilogarítimo dos valores encontrados para se determinar o valor em Dólares do limite de crédito.

O Prazo de Pagamento

O limite de crédito também é afetado pelo prazo concedido ao cliente para liquidar os seus títulos. Imaginemos um cliente ao qual sejam concedidos 60 dias para liquidação de suas duplicatas. Pelo quadro abaixo vê-se perfeitamente que em um determinado mês “m” o valor das duplicatas em aberto é igual a 2 (duas) vezes o faturamento mensal sacado contra o cliente.

Sendo assim o limite de crédito de um cliente deve ser multiplicado pelo fator

onde:

INT n

30

n = prazo de pagamento concedido ao cliente, expresso em número de dias; INT significa que o resultado da divisão deve ser arredondado para o número inteiro que lhe é imediatamente superior.

 

m-2

m-1

m

m+1

m+2

m-2

         

m-1

         

m

         

m+1

         

m+2

         

Exemplificando:

Supondo que o prazo de pagamento seja de 15 dias teremos

INT

15

30

= 1

Supondo que o prazo de pagamento seja de 30 dias teremos

INT 30 = 1

30

Supondo que o prazo de pagamento seja de 45 dias teremos

Tradução em moeda forte

INT 45 = 2

30

Outro aspecto relevante do problema de determinação do limite de crédito de um cliente diz respeito à sua atualização para fazer face à eventuais desvalorizações da moeda. Em uma economia em que as taxas anuais de inflação ainda variam na faixa de 12% a 15%, se os limites de crédito não forem referidos a uma moeda estável, corre-se o risco de vê-los reduzidos pela perda do poder aquisitivo do Real com uma conseqüente limitação das possibilidades de venda da empresa.

São três as formas mais usuais de se traduzir os dados de vendas em moeda estrangeira:

! Pela taxa de fechamento, assim considerada como a taxa de câmbio vigente no último dia do mês;

! Pela taxa de câmbio média, assim considerada como sendo a média aritmética das cotações da moeda em todos os dias úteis bancários do mês, dividida pelo número de dias do mês menos os sábados, domingos e feriados nacionais;

! Traduzir o valor de todas as duplicatas emitidas contra o cliente pela taxa histórica, ou seja, pela taxa de câmbio vigente no dia do vencimento ou do pagamento, conforme seja o caso, do título.

As taxas de câmbio de fechamento e média somente podem atualizar valores passados uma vez que somente podem ser determinadas ao final do mês em curso. Por este motivo, não existe opção possível a não ser atualizar pela taxa histórica, ou seja, a taxa de câmbio vigente no dia do evento que se pretende traduzir. A forma de tradução em Dólar do valor de um título expresso em Reais é:

Onde:

V US$ = V R$ x ( US$ 1 / US$ 0 )

V

V

US$ 0 = Cotação do Dólar no dia do evento;

US$ 1 = Cotação do Dólar no dia de hoje.

= Valor traduzido em Dólar ; = Valor original em Reais ;

US$

R$

As datas consideradas na cotação do US$ 0 são:

! A data do vencimento do título quando este estiver em aberto (vencido ou a vencer);

! A data de sua efetiva liquidação quando se tratar de título pago.

ANEXO I

A distribuição dos valores de uma variável aleatória contínua, associada aos valores se suas

correspondentes probabilidades, dá origem a uma função densidade de probabilidades, ou curva de probabilidades, baseada na função matemática correspondente.

A proporção da área incluída entre dois pontos quaisquer debaixo da curva de probabilidades

identifica a probabilidade de que a variável aleatória contínua selecionada assuma um valor entre estes pontos.

Existem tabelas de probabilidade para tais variáveis contínuas que dispensam o uso do cálculo integral para o cálculo de áreas sob curvas de probabilidade.

Estas tabelas de probabilidade são baseadas na chamada distribuição normal padronizada onde µ=0 e σ=1 (ou seja, a média é igual a zero e o desvio padrão é igual a 1).

Assim sendo, qualquer conjunto de valores “X”, normalmente distribuído, pode ser convertido em valores normais padronizados “z” pelo uso da fórmula:

Onde:

z =

x − µ

σ

z = valor normal padronizado a calcular (tabelado); X = variável cuja probabilidade de ocorrência se quer determinar; µ = média da população pesquisada; σ = desvio padrão da população pesquisada.

A tabela anexa indica as proporções de área para vários intervalos de valores para a distribuição

normal padronizada, com a fronteira inferior do intervalo começando sempre na média.

A conversão dos valores dados da variável “X” em valores padronizados torna possível o uso

desta tabela e faz com que seja desnecessário o uso da função densidade de qualquer distribuição normal

dada.

Exemplificando:

Suponhamos que se queira determinar qual é o limite de crédito de um cliente cuja média mensal de compras é R$ 10.000 e cujo desvio padrão é R$ 2.000, de tal forma que a probabilidade de ocorrência deste limite de crédito seja de 1/60, ou seja, uma vez a cada cinco anos (60 meses).

Na tabela anexa nós temos que, para uma probabilidade de 0,50 - (1/60) = 0,4833, “z” é igual a 2,13 (célula em azul na tabela).

Up-To-Date® - Ano I, n o 41- Determinação de limites de crédito.

Assim temos que:

donde

2,13 =

X

10.000

2.000

X = R$14.260

A figura abaixo ilustra o exemplo dado

48,33% 10.000 14.260
48,33%
10.000
14.260

Figura 5 - Curva de distribuição normal

É importante notar que a fórmula acima somente é válida quando a distribuição é normal. Isto ocorre quando a curva de probabilidades é simétrica, indicando que a média, a moda e a mediana são idênticas. Quando as curvas de distribuição das probabilidades são assimétricas, a fórmula acima introduz uma distorção que varia com o grau de assimetria da curva. Este problema é contornado pela técnica explicada no Anexo II.

problema é contornado pela técnica explicada no Anexo II. APOSTILA ANÁLISE DE CRÉDITO E COBRANÇA PROF.

"z"

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0,0

50,00%

49,60%

49,20%

48,80%

48,40%

48,01%

47,61%

47,21%

46,81%

46,41%

0,1

46,02%

45,62%

45,22%

44,83%

44,43%

44,04%

43,64%

43,25%

42,86%

42,47%

0,2

42,07%

41,68%

41,29%

40,90%

40,52%

40,13%

39,74%

39,36%

38,97%

38,59%

0,3

38,21%

37,83%

37,45%

37,07%

36,69%

36,32%

35,94%

35,57%

35,20%

34,83%

0,4

34,46%

34,09%

33,72%

33,36%

33,00%

32,64%

32,28%

31,92%

31,56%

31,21%

0,5

30,85%

30,50%

30,15%

29,81%

29,46%

29,12%

28,77%

28,43%

28,10%

27,76%

0,6

27,43%

27,09%

26,76%

26,43%

26,11%

25,78%

25,46%

25,14%

24,83%

24,51%

0,7

24,20%

23,89%

23,58%

23,27%

22,96%

22,66%

22,36%

22,06%

21,77%

21,48%

0,8

21,19%

20,90%

20,61%

20,33%

20,05%

19,77%

19,49%

19,21%

18,94%

18,67%

0,9

18,41%

18,14%

17,88%

17,62%

17,36%

17,11%

16,85%

16,60%

16,35%

16,11%

1,0

15,87%

15,62%

15,39%

15,15%

14,92%

14,69%

14,46%

14,23%

14,01%

13,79%

1,1

13,57%

13,35%

13,14%

12,92%

12,71%

12,51%

12,30%

12,10%

11,90%

11,70%

1,2

11,51%

11,31%

11,12%

10,93%

10,75%

10,56%

10,38%

10,20%

10,03%

9,85%

1,3

9,68%

9,51%

9,34%

9,18%

9,01%

8,85%

8,69%

8,53%

8,38%

8,23%

1,4

8,08%

7,93%

7,78%

7,64%

7,49%

7,35%

7,21%

7,08%

6,94%

6,81%

1,5

6,68%

6,55%

6,43%

6,30%

6,18%

6,06%

5,94%

5,82%

5,71%

5,59%

1,6

5,48%

5,37%

5,26%

5,16%

5,05%

4,95%

4,85%

4,75%

4,65%

4,55%

1,7

4,46%

4,36%

4,27%

4,18%

4,09%

4,01%

3,92%

3,84%

3,75%

3,67%

1,8

3,59%

3,51%

3,44%

3,36%

3,29%

3,22%

3,22%

3,14%

3,07%

3,00%

1,9

2,87%

2,81%

2,74%

2,68%

2,62%

2,56%

2,50%

2,44%

2,39%

2,33%

2,0

2,27%

2,22%

2,17%

2,12%

2,07%

2,02%

1,97%

1,92%

1,88%

1,83%

2,1

1,79%

1,74%

1,70%

1,66%

1,62%

1,58%

1,54%

1,50%

1,46%

1,43%

2,2

1,39%

1,36%

1,32%

1,29%

1,25%

1,22%

1,19%

1,16%

1,13%

1,10%

2,3

1,07%

1,04%

1,02%

0,99%

0,96%

0,94%

0,91%

0,89%

0,87%

0,84%

2,4

0,82%

0,80%

0,78%

0,75%

0,73%

0,71%

0,69%

0,68%

0,66%

0,64%

2,5

0,62%

0,60%

0,59%

0,57%

0,55%

0,54%

0,54%

0,52%

0,51%

0,49%

2,6

0,47%

0,45%

0,44%

0,43%

0,41%

0,40%

0,39%

0,38%

0,37%

0,36%

2,7

0,35%

0,34%

0,33%

0,32%

0,31%

0,30%

0,29%

0,28%

0,27%

0,26%

2,8

0,26%

0,25%

0,24%

0,23%

0,23%

0,21%

0,21%

0,20%

0,19%

0,19%

2,9

0,19%

0,18%

0,18%

0,17%

0,16%

0,16%

0,15%

0,15%

0,14%

0,14%

3

0,13%

0,13%

0,13%

0,12%

0,12%

0,11%

0,11%

0,11%

0,10%

0,10%

ANEXO II

Outra técnica usada no cálculo do limite de crédito é o que os estatísticos costumam chamar de lognormal. Este expediente tem por finalidade diminuir as possíveis distorções que possam ocorrer nas curvas de distribuição dos clientes.

Ela funciona da seguinte forma. Com tão poucas observações fica difícil construir uma curva de distribuição normal totalmente simétrica. Logo o artifício usado é construir faixas de ocorrência cuja largura crescesse numa determinada razão.

A primeira reação é a de achar que a curva vai ficar distorcida já que o valor absoluto da largura das faixas não é igual. É nesse instante que entra o lognormal. Se a largura das faixas cresce numa determinada razão, em termos de logaritmo a sua largura é igual ao logaritmo da razão segundo a qual elas crescem. Para facilitar nosso cálculo, a base do logaritmo usada será 10.

Vejamos um exemplo. Suponhamos que as faixas escolhidas sejam as seguintes: 50 até 100; 100

até 200; 200 até 400; e assim por diante (a razão de crescimento é igual a 2). As respectivas larguras (em

valor absoluto) são: 50, 100, 200, 400, seguinte:

Se colocarmos as larguras em forma de logaritmo, teremos o

Largura da coluna 100 - 200 = log (200) – log (100)

= log (2 x 100) – log (100)

= log (2) + log (100) – log (100) = log (2)

Largura da coluna 200 - 400 = log (200) – log (100) = log (2 x 100) – log (100) = log (2) + log (100) – log (100) = log (2)

Com essa ilustração vemos que, apesar de as larguras das colunas, nesse exemplo, serem o dobro da anterior, quando as transformamos em logaritmo, as larguras passam a ser equivalentes e iguais a log (2), que é o logaritmo da razão de crescimento da largura das colunas.

As modificações que esta técnica traz para o cálculo são facilmente identificadas. No gráfico da distribuição normal, o eixo x que antes representava o valor da compra mensal, agora vai representar o logaritmo dessas compras. A fórmula do limite de crédito continua intacta, porém com as seguintes modificações conceituais:

x ” passa a ser a média do logaritmo das compras mensais do cliente;

s ” agora é o desvio padrão do logaritmo das compras mensais do cliente; para retornar o valor (em R$) do limite de crédito, basta elevar 10 (que é a base do logaritmo que estamos usando) ao valor “LC” da fórmula, já que este é o logaritmo do limite de crédito. Em outras palavras, a fórmula é:

Valor do limite de crédito em R$ = 10 LC

Por exemplo, se LC = 2, logo o valor do limite de crédito será R$100;

A utilização dessa técnica não provoca mudanças no valor de k nem na fórmula em que se baseia

As ilustrações abaixo refletem a distribuição baseada em valores absolutos e a baseada em lognormal de uma mesma base de dados, confirmando a eficácia da técnica utilizada com o objetivo de reduzir as possíveis assimetrias e tornar possível a utilização da tabela de distribuição normal padronizada.

Distribuição Baseada em Valores Absolutos

padronizada. Distribuição Baseada em Valores Absolutos Distribuiçào Baseada em Lognormal Figura 6 - Curva de

Distribuiçào Baseada em Lognormal

em Valores Absolutos Distribuiçào Baseada em Lognormal Figura 6 - Curva de distribuição lognormal APOSTILA

Figura 6 - Curva de distribuição lognormal

CASO PRÁTICO PROPOSTO

SUGESTÃO: ACOMPANHE A SOLUÇÃO DESTE EXERCÍCIO PELA PLANILHA ANEXA

A tabela abaixo mostra a série histórica de compras de um cliente cujo limite de crédito deseja-se determinar:

Mês

Valor

1

660

2

4.200

3

660

4

660

5

2.050

6

1.300

7

1.750

8

1.300

9

1.300

10

2.150

11

1.500

12

1.750

Utilizando o “Método Estatístico”, qual o limite de crédito que você atribuiria a este cliente sabendo que:

1. O conceito de crédito do cliente é “ótimo”;

2. A empresa está disposta a correr com os clientes “ótimos” um risco de crédito igual a compra cuja probabilidade de ocorrência seja de uma vez a cada 50 meses;

3. A empresa considera como atípicos todos os valores situados o equivalente a 1 desvio padrão abaixo ou acima da média.

4.

SOLUÇÃO DO CASO PRÁTICO

1º Passo - Calcular a média e o desvio padrão da amostra

Mês

Venda

(x x)

((((x x)))) 2

1 660

(947)

896.178

2 4.200

2.593

6.725.378

3 660

(947)

896.178

4 660

(947)

896.178

5 2.050

443

196.544

6 1.300

(307)

94.044

7 1.750

143

20.544

8 1.300

(307)

94.044

9 1.300

(307)

94.044

10 2.150

543

295.211

11 1.500

(107)

11.378

12 1.750

143

20.544

Média

1.607

10.240.267

(x x) 2

donde :

2 ∑ ( x − x ) 10.240.267 σ= = = 965 n − 1
2
∑ (
x
− x
)
10.240.267
σ=
=
= 965
n
− 1
11

2º Passo - Eliminar os valores atípicos

A empresa considera como atípicos os valores superiores à média mais 1 vez o desvio padrão (ou seja, 1.607 + 965 = 2.572) ou inferiores a média menos 1 vez o desvio padrão (ou seja, 1.607 – 965 = 642). Dentro deste critério, fica eliminado o valor de 4.200.

Calcula-se a média e o desvio padrão da nova série histórica.

Mês

Venda

(x x)

((((x x)))) 2

1 660

(711)

505.392

2 660

(711)

505.392

3 660

(711)

505.392

4 2.050

679

461.164

5 1.300

(71)

5.028

6 1.750

379

143.710

7 1.300

(71)

5.028

8 1.300

(71)

5.028

9 2.150

779

606.983

10 1.500

129

16.664

11 1.750

379

143.710

Média

1.371

2.903.491

(x x) 2

donde :

2 ∑ ( x − x ) 2.903.461 σ = = = 539 n −
2
∑ (
x
− x
)
2.903.461
σ =
=
= 539
n
− 1
10

3º Passo - Cálculo do Limite de crédito

A empresa decidiu que o limite de crédito para uma empresa classificada como “ótima” é um valor cuja probabilidade de ocorrência é de 1 vez a cada 50 meses, ou seja. 2%. Isto quer dizer que a probabilidade de ocorrência de valores inferiores ao limite de crédito é de 0,5 – 0,02 = 0,48. Consultando a tabela 1, verificamos que o fator ƒ para a probabilidade de 48% é 2,06 (marcado em vermelho na tabela). Substituindo este valor na fórmula abaixo teremos:

x = 1.371 + (2,06 x 539)

donde x = R$ 2.481

O QUE É GERÊNCIA DE CRÉDITO E COBRANÇA

Todas as empresas encontram uma grande dificuldade de cobrar o que seus clientes lhes devem. Consideramos este fato como uma realidade, muito natural, pois a empresa industrial, comercial, prestadora de serviços não é uma entidade financeira ou um banco, que vive o dia-a-dia de conceder créditos, isto é, a mercadoria de um Banco ou Financeira é o dinheiro e por isso trabalham profissionalmente. E não costuma ser assim nas empresas e, em alguns casos, fazem isso na base do improviso e amadorismo.

Você que concede créditos de R$300,00 a 800,00 a determinados clientes experimente ir a algum Banco de sua cidade e pleitear um empréstimo de R$850,00. Sente na frente do gerente e veja se ele lhe concede na mesma velocidade, simplicidade e facilidade com que seus funcionários operam em sua empresa.

Entretanto, para prestar um serviço a mais e utilizar uma das ferramentas de Marketing, a sua empresa dispõe de um bom capital de giro. Então, resolve financiar seus clientes para aumentar as vendas e conquistar mais clientes. Esta atitude deve ser entendida como: "nesse momento o empresário decidiu que quer atuar em duas atividades, isto é, a primeira produzir e comercializar seus produtos e a segunda de atuar como uma empresa financeira".

Falta aí um preparo e experiência na atividade de concessão de crédito e cobrança. Nenhuma empresa comercial, industrial, prestadora de serviços, agropecuária, etc. tem a obrigação de financiar seus clientes. Os preços praticados devem ser para pagamentos à vista. Mas, como o a grande maioria dos fornecedores facilita os pagamentos em 15, 20, 30 e até em 60 dias, e até mais, por isso, as empresas adotaram a prática de repassar o benefício para seus clientes. Muitas vezes o financiamento que os fornecedores concedem é para que as empresas tenham a mercadoria nas prateleiras a disposição dos clientes e um prazo para que ela seja vendida e nunca falte nada no ponto de venda. Por erro, o vendedor do distribuidor incentiva o empresário a vender a crédito, já que ele paga com prazo. Mas, aqui está o alerta, as empresas devem primeiro aprender a controlar

o seu capital de giro para que não sucumbam em um turbilhão de créditos a receber e muitas contas a pagar, e, pior ainda, as prateleiras vazias e dívidas em bancos.

O domínio das técnicas de cobrança é um exercício diário de identificar as técnicas que mais se

adaptam ao seu trabalho. Existem várias formas de cobrar créditos, as mais comuns são: a cobrança em carteira (que são pagos no caixa da empresa, por cobrança pessoal, ou carnê), a cobrança bancária (simples, desconto, caucionada, factoring), jurídica (protesto, advogado ou empresa especializada), dação em pagamento, etc.

Tudo pode funcionar naturalmente se todos os clientes pagam em dia seus compromissos, mas como nem sempre esta é a realidade precisamos nos organizar para enfrentar o que geralmente ocorre, isto é, quando os clientes atrasam os pagamentos. Para isso a empresa precisa montar uma Equipe de Cobrança, constituída de: Um grupo que trata da análise e concessão de créditos e a outra de cobrança.

A concessão de crédito passa por a empresa obter as informações cadastrais escritas de todos os

candidatos a crédito. Proceder a análise e pesquisa minuciosa de cada ficha, conferir se todos os dados são verdadeiros, e ter quem seja capaz de tomar a decisão de conceder ou não crédito àquele candidato.

Este processo é trabalhoso, requer seguir as regras e técnicas, além de consumir uns 2 ou 3 funcionários experientes, o que algumas empresas se negam a contratar. Depois vem a possibilidade de perda de vendas e clientes, caso quem esteja no ato da concessão do crédito não seja muito experiente e com prática no setor. Concluímos com a máxima: "Quem não arrisca não petisca". Podemos responder: "E até quanto você está querendo arriscar?" A concessão de crédito não é um jogo e sim um conjunto de técnicas.

INADIMPLÊNCIA – PRINCIPAIS CAUSAS

A questão central que queremos levantar é discutir suas causar prováveis de ocorrência. Sabemos que vender algo e não receber é uma probabilidade esperada no comércio ou na indústria de produtos ou serviços. Então podemos considerar a inadimplência como uma ocorrência normal para quem exerce a atividade de emprestar dinheiro ao público. Os bancos e financeiras sabem muito bem como tratar essa situação. Mas o que queremos observar nesse momento é a sua origem, isto é, quais são as principais causas da inadimplência das empresas. E tentar identificar porque seus clientes não pagam suas contas. Deveremos dividir as causas da inadimplência em duas categorias principais:

Culpa da empresa

Fatores que acontecem fora dela: clientes com problemas, mercado, crise, desemprego, ações do governo, fatores econômicos internacionais.

Considerando a culpa sendo da empresa temos também duas categorias críticas para fazer a investigação:

A empresa negligenciou na análise da concessão do crédito, ou a empresa decidiu correr um alto risco não calculado.

Para debelar a primeira causa seu principal dirigente deve estar presente no controle ou nomeação de quem possa determinar políticas claras de como conceder crédito, estabelecer limites adequados por faixa de clientes, contratar pessoas experientes em conceder crédito e realizar treinamentos de reciclagem. Possuir um cadastro dos bons clientes que seja bem feito e controlado pela gerência de vendas. Políticas claras devem determinar que vendas escolha os melhores clientes para vender. Ao invés de ser escolhido. Em muitas empresas essa capacidade de conceder crédito já faz parte da gestão empresarial, com gestores à frente do comando das operações. São empresários que aprenderam com os próprios erros ou por ouvir dizer que seus colegas sofreram perdas, preveniram-se adotando as melhores práticas de controle e gestão. Ao visitar essas empresas encontramos os sócios em suas mesas posicionadas próximo do caixa e do contas a receber, controlando os estoques, as compras, a produção, e no controle e aprovação dos pedidos de venda. Esses empresários já perceberam que são duas operações ou duas atividades operacionais distintas. A empresa tem que considerar que são dois departamentos para organizar e manter sua gestão. Um para vender sua mercadoria, a empresa tem que comprar mercadorias do seu fornecedor, estocar, e vender. E a outra operação é emprestar dinheiro. A empresa precisa aprender a avaliar o crédito, além de ter dinheiro em seu caixa com reservas suficientes para suportar o prazo de financiamento e a possível inadimplência, porque ela precisa de mais dinheiro para continuar emprestando e manter seu estoque de mercadorias. Então, antes de liberar um pedido esse empresário faz, ou tem um setor que sabe fazer, uma profunda análise do risco que poderá correr ao emitir a nota fiscal e liberar a entrega da mercadoria. Vemos esses empresários no comando de um bar, uma loja de roupas, uma oficina

mecânica, numa indústria de pequeno ou de grande porte, ou em empreendimentos similares, que lidam com o crédito de forma séria.

A segunda causa endógena - a inadimplência vinda de dentro da firma – é quando a direção da empresa decide correr altos riscos não calculados. É quando um grande momento de euforia de mercado e vendas, ou na abertura de filiais, a diretoria da empresa passa por um momento de relaxamento nos controles. Como tudo vai muito bem, nada preocupa. Parece que tudo vai dar certo.

Finalmente, quando a causa da inadimplência exógena é a ocorrência de fatores estruturais de mercado e conjunturais que afetam o cliente, e todo o setor. A grande parcela de culpa também recai sobre os controles na concessão de crédito da empresa para seus clientes. Todo empresário tem que saber o que está acontecendo com a economia, nível de desemprego, expansão, retração do PIB, e tantos outros fatores que podem determinar uma crise de inadimplência. Já nos primeiros sinais de vendas fracas, já se pode perceber como estão os recebimentos, e a partir daí monitorar as análises de crédito. Temos que considerar que numa crise até alguns dos melhores clientes atrasam. Nos momento de um mercado em crise é melhor vender menos, mas receber, do que arriscar com vendas de alto risco. Até alguns amigos atrasam e os sócios têm que fazer a visita para cobrar. Quando a crise passa, as vendas demoram a voltar aos níveis dos bons tempos.

COBRANÇA- PAINELINTRODUTÓRIO

CONCEITO

COBRANÇA: Processo sistemático que visa a busca/recuperação de créditos no mais curto espaço de tempo.

COMO A INADIMPLÊNCIA ACONTECE

MOMENTO ECONÔMICO

DESEMPREGO

DESCONTROLE POR PARTE DA EM- PRESA CREDORA

ETC

O IMPACTO DA INADIMPLÊNCIA NO FLUXO FINANCEIRO DA EMPRESA

A saúde financeira de uma empresa está di- retamente ligada a sua capacidade de, rapi- damente, recuperar seus créditos já venci- dos.

Cada vez mais as empresas precisam ser com- petitivas e o custo de cobrança somado aos valores da inadimplência farão parte do novo valor do produto ou serviço.

A busca de novos clientes para substituir os clientes perdidos (churn rate) é um custo muito alto.

TIPOS DE ESTRATÉGIA DE COBRANÇA Régua de Cobrança 0 dias 05 d 10 d 15
TIPOS DE ESTRATÉGIA DE
COBRANÇA
Régua de Cobrança
0 dias 05 d 10 d
15 d
25 d
30 d
45 d
60 d
90 d
180d
Carta de
Reenvio
VCTO
Bloqueio
Ligação
Ligação
Mensagem Bloqueio
Escritório
parcial
Telefonica- cobrança
Escritório
Mensagem
Telefonica
curta
Total/OPC
de cobrança
Retenção
de cobrança
curta
fidelização
Baixa contábil
>5.000
-sistemático
-sistemático
-sistemático
-central de
-contábil
-automático
negociação

COBRANÇAPREVENTIVA

Automatização dos processos;

Sistematização;

Débito em conta corrente

Débito em cartão de crédito;

Estrutura bem dimensionada e com au- tonomia;

Treinamento constante dos colaborado- res;

Implantação de uma área de fidelização;

Ouça o cliente e áreas de atendimento;

etc

COBRANÇA JUDICIAL

Já esgotamos todas as possibilida- des de cobrança amigável?

Qual o valor do crédito?

Temos todos os documentos e comprovantes?

Qual a capacidade do nosso Depar- tamento Jurídico em atender a de- manda?

Qual o custo judicial?

CÓDIGO DE DEFESA AO CONSUMIDOR

Art. 42 – Na cobrança de débitos, o con- sumidor inadimplente não será exposto ao ridículo, nem será submetido a qual- quer tipo de constrangimento ou amea- ça. Parágrafo único. O consumidor cobrado em quantia indevida tem direito a repe- tição do indébito, por valor igual ao do- bro do que pagou em excesso, acresci- do de correção monetária e juros legais, salvo hipótese de engano justificável.

CÓDIGO DE DEFESA AO CONSUMIDOR

Art. 71 – Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaças, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas, incorretas ou enganosas ou de qualquer outro

consumidor,

injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu tra- balho, descanso ou laser.

Pena: Detenção de três meses a um ano e multa.

Art. 73 – Deixar de corrigir imediatamente informa- ções sobre consumidores constantes de cadastro, ban- co de dados, fichas ou registros que sabe ou deveria saber ser inexata.

procedimento

que

exponha

o

Pena: Detenção de um a seis meses ou multa

ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO

PREPARAÇÃO - coleta de dados e infor- mações: O que vai ser negociado? Quais as condições de negociação? Até onde eu posso ir? Conceder? Quais os meus li- mites?

Estabelecimento de objetivos

Levantamento das necessidades e objetivos da outra parte.

Prováveis obstáculos a um acordo – crie antecipadamentealternativas

Prepare- se para responder as três perguntas que não quer responder

EMPRESA DE COBRANÇA

Antes da contratação pesquisar idoneidade, his- tórico, tempo de mercado, várias visitas de sur- presa, etc.

Média de 10 a 20% de comissão.

Contrato formal sempre, mesmo que por um período de experiência.

Vantagens: as empresas de cobrança oferecem equipamentos, estrutura física, pessoal capaci- tado, banco de dados e principalmente a pro- funda experiência em cobrança, permitindo que o cliente tenha foco no seu próprio negó- cio

Dicas: -Estipulação/negociação de metas -Contato constante se possível através de vi- sitas periódicas -Divulgação dos numeros da concorrência

ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO

TROCA DE INFORMAÇÕES

- Permita que a outra parte expresse seus desejos e necessidades. Incentive-o a falar, assim você estará colhendo mais informações.

- Demonstre que vc entendeu os pontos de vista dele e suas necessidades

- Levante pontos de argumentação

- Ajuste seus objetivos em função das informações

- Mostre quais informações que vc possui de forma clara e compreensível

- Elabore e dirija perguntas para verificar se ele está atento para seus objetivos e necessidades

ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO

ESCLARECIMENTOS E CONCESSÕES

Não entregue todas as concessões no primeiro momento

A

parte mais fragilizada é a que faz a primeira

concessão

Esclareça os pontos duvidosos

Coloque sua proposta e explore as vantagens para

a

outra parte

Responda as perguntas e esclareça dúvidas

Certifique-se que o outro negociador entendeu bem

Use e abuse da empatia e do jogo de cintura

Crie um relacionamento duradouro

Dê concessões em troca

ESTABELECIMENTO DE CONFIANÇA

Mostre-se receptivo

Pratique empatia

Faça concessões

Tom de voz constante

Demonstre segurança

ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO

ACORDO

Confirme todos os pontos acertados na fase anterior

Faça uma síntese do acordo final

Formalize o acordo

META: como otimizar o resultado

Um bom resultado de uma negociação será atingido com mais facilidade, se levarmos em consideração sete elementos . Quanto me- lhor entendermos e lidarmos com estes ele- mentos, melhor será o resultado:

Interesse

Opções

Alternativas

Legitimidade

Relacionamento

Comprometimento

PERFIL DOS DEVEDORES

O objetivo da identificação do per- fil do devedor é a visualização do estado emocional da pessoa com a qual estamos nos comunicando, o que nos levará ao atendimento per- sonalizado,

DEVEDOR NERVOSO:

Fala alto, rápido e é ríspido

Não dá abertura para conversação

É ansioso e impaciente, quer tudo na hora e do seu jeito

PERFIL DOS DEVEDORES

DEVEDOR ARROGANTE:

Quer um tratamento diferenciado

Frisa seu status financeiro

Prefere pagamento à vista – exerce forte pressão psicológica

É cínico

COMO AGIR:

Demonstre que ele é especial

Não se deixe abater com as provocações

Tenha controle emocional

PERFIL DOS DEVEDORES

COMO AGIR:

Procure deixar o devedor falar e ex- por as suas idéias, desta forma ficará mais satisfeito, pois saberá que está sendo ouvido

Sem alterar o tom de voz, não contra- riando suas idéias, mostre-se empe- nhado em ajudá-lo

Mostre-se compreensivo

PERFIL DOS DEVEDORES

DEVEDOR TEIMOSO:

Solicita sempre uma ação impossível

Quer que você fale exatamente o que ele quer ouvir

Geralmente é gentil, mas é excessivamente in- sistente

Nãoaceitaencerraranegociaçãoenquantonão atingirseuobjetivo

COMO AGIR:

Explique com paciência e segurança os proce- dimentos da empresa

Seja objetivo e claro

Coloque-se à disposição para qualquer solicita- çãodesdequeestejadentrodaspossibilidades da empresa

PERFIL DOS DEVEDORES

DEVEDOR CARENTE:

Enfatiza seus problemas pessoais

Gosta de reclamar e dividir suas queixas

Não é mal educado, fala muito e pede opiniões constantemente

COMO AGIR:

- Seja compreensivo

- Não dê opiniões, apenas mostre opções

- Conduza a negociação com objetividade

PERFIL DOS DEVEDORES

DEVEDOR CONFUSO:

Demonstranãosaberexatamenteoquesolicitar Tem dificuldades de entender as explicações Emenda uma dúvida a outra Pode tornar-se agressivo, caso suas dúvidas se- jam maiores do que a capacidade de esclareci- mento do negociador.

COMO AGIR:

Mantenha-se calmo e paciente Transmita as informações com convicção Faça perguntas abertas como: “O que?” “Como?” “Quando?” Argumente de forma clara e ordenada, facilitando assim a compreensão do devedor.

PERFIL DOS DEVEDORES

DEVEDOR PROVOCATIVO:

Admite a existência do débito pendente

Não demonstra qualquer indício que o pagamento será efetivado

COMO AGIR:

Claramente, não se envolva com qualquer tipo de provocação e retome a negocia- ção

PERFIL DOS DEVEDORES

DEVEDOR AGRESSIVO:

Reclama furiosamente

Pode alegar outros problemas que justi- ficam o débito

COMO AGIR:

Mantenha-se calmo

Evite discussões

Use tom de voz constante e adequado

Eventualmente use frases como: “Eu en- tendo a situação” ou “Vamos juntos en- contrar uma solução”

MEDIÇÃO DE RESULTADOS EM COBRANÇA

Estabelecimento de metas claras, quantificáveis e atingíveis.

Área de Processos e informações – acompanhamento diário e mensal.

Criação de Relatórios Gerenciais

Análise de resultados do mês x comparativo mês anterior.

Critérios claros de premiação para atingimento de resultados

claros de premiação para atingimento de resultados DICAS ✔ Implante programas de visitas aos pontos de

DICAS

Implante programas de visitas aos pontos de atendi- mento

Envolva-se e envolva sua equipe na busca de melhorias que fidelizem o cliente

Busque conscientização e parceria de outros departa- mentos da empresa

Crie, pratique e divulgue a cultura de negociação ¹ cobrança

Compartilhe sempre com a sua equipe as metas e difi- culdadesoperacionais

Re-eduque seus clientes

Procure participar de reuniões com as áreas comerci- ais e de marketing

Implante na cobrança, áreas de Fidelização e Retenção

Implante na cobrança, áreas de Fidelização e Retenção APOSTILA ANÁLISE DE CRÉDITO E COBRANÇA PROF. MARCELO

COMO MONTAR UM PROGRAMA DE COBRANÇA

Muitos fatores devem ser considerados ao se efetuar a administração de uma carteira de recebíveis.

A gestão da carteira deve ser aplicada em ambos os aspectos, objetivos e intangíveis do crédito de um

cliente.

A posição de mercado de uma empresa credora e seu volume de vendas devem ser considerados. A

utilização da capacidade produtiva e do estoque existente representam importantes aspectos dos controles

de

recebimentos. O sucesso financeiro de uma empresa depende intensamente da organização e do controle

do

sistema de recebimentos da tesouraria.

As práticas liberais de vendas a crédito podem desenvolver os volumes de vendas e fornecer poderosas ferramentas comerciais. Estas práticas, contudo, podem criar um fluxo de caixa de cobrança recebível extremamente lento e com taxas de risco elevadas. Políticas de crédito restritivas por meio das quais uma empresa venda somente para clientes com boa capacidade de pagamento podem permitir aos concorrentes do credor aumentarem suas participações no mercado.

Um gestor de contas a receber tem uma grande responsabilidade para com as vendas, o fluxo de caixa, os níveis de lucro e a completa saúde financeira da empresa.

Em uma situação utópica, os níveis de margem de lucro seriam fixados para compensar perdas previstas. Hábitos de pagamento dos clientes seriam medidos e programados, além do mais, proporcionando um modelo perfeito para prever fluxo de caixa dos recebíveis.

Algumas atividades de administração de recebimentos podem e devem ser medidas e estruturadas

de um modo razoavelmente preciso. Fazendo isto, um gestor ganha ferramentas valiosas e automatizadas,

para melhorar as práticas administrativas. Entretanto, um bom controle de contas a receber não pode ser um mero procedimento mecânico. Preferencialmente, ele deve ser desenvolvido pela prática e experiência.

O programa de cobrança não deve ser simplesmente um sistema de recuperação de dinheiro. Ele

deve ser integrado ao processo total de vendas. O principal objetivo do programa de cobrança é desenvolver relações com o cliente pelas quais a empresa vai recuperar suas contas a receber atrasadas tão rápida e economicamente quanto possível, enquanto encoraja o cliente que costumava ser devedor a patrocinar a empresa com futuros bons negócios.

O programa deve usar táticas diretas e objetivas em todos os esforços para cobrar contas devedoras.

OS MÉTODOS DE COBRANÇA DISPONÍVEIS

Vários são os casos possíveis de cobrança, entre eles:

Cobrança periódica (clientes-conta)

Aviso rotineiro de cobrança

Correspondência de cobrança

Cobrança telefônica

Cobrança pessoal

Cobrança terceirizada

QUALIDADES PRINCIPAIS DE UM PROGRAMA EFICAZ DE COBRANÇA

Ter um programa estratégico claramente definido para cada tipo de conta.

Um avanço bem ordenado que seja “cronometrado”.

Ter uma mensagem central claramente entendida que esteja implícita em cada elemento do programa.

PROGRAMAS

ESTRATÉGICOS

São os seguintes os programas estratégicos de cobrança:

Programa de correspondências

Programa telefônico

Programa de visitas a clientes

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EFICÁCIA E CUSTO

PROGRAMA

CUSTO

EFICÁCIA

correspondência telefone visita pessoal

menor

intermediário

maior

menor

intermediária

maior

Podemos observar que a cobrança mais barata (por correspondência) é a menos eficaz, e a mais cara (visita pessoal) é a mais eficaz. Importante, portanto, é definir o grau de eficácia e de custo que desejamos obter, para então definirmos o(s) método(s) mais adequado(s) de cobrança a ser(em) utilizado(s).

Uma importante observação deve ser feita neste momento: uma vez que tenhamos optado por um determinado método de cobrança, jamais devemos regredir em seu nível de custo e de eficácia, no estágio seguinte da cobrança. Desta forma, por exemplo, não devemos fazer um telefonema de cobrança, e em seguida enviar uma correspondência de cobrança. Se optarmos por um certo nível de custo e de eficácia quando telefonamos, daí em diante poderemos visitar o devedor em mora, mas não deveremos enviar-lhe uma correspondência de cobrança. Isto não invalida a utilidade de envio de uma correspondência de ratificação de entendimentos telefônicos, que não é em sua natureza uma correspondência de cobrança, após um acordo por telefone.

Não devemos também utilizar toda a munição disponível de uma só vez, ou seja, não devemos por exemplo, telefonar ao devedor em mora durante o prazo de vigência de uma correspondência de cobrança.

Isto dito, podemos então resumir em 2 ítens os erros mais usuais na cobrança são:

Não utilização de uma lógica evolutiva de custo e de eficácia e

Utilização simultânea de vários métodos de cobrança.

CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

A carteira de contas a receber ou carteira de crédito é um registro de todas as contas e saldos das

vendas a crédito de uma empresa. Estas contas e seus saldos caracterizam um componente importante dos ativos da empresa.

Freqüentemente, a carteira de contas a receber é um dos maiores ativos do balanço patrimonial de uma empresa. O balanço patrimonial é um dos mais usados componentes das demonstrações financeiras. Estas demonstrações financeiras retratam uma fotografia da situação financeira da empresa.

O valor do ativo de uma carteira de contas a receber depende da qualidade, vencimento, possibilidade de cobrança e hábitos de pagamento das contas registradas ali. Este demonstrativo está em um constante estado de mutação: saldos credores são alterados tão logo os clientes efetuem seus pagamentos, mudam assim que os clientes são providos de mais créditos, e reduzidos quando eles têm que ser baixados como perdas de dívidas incobráveis.

A administração de uma carteira de contas a receber, e a tomada de decisão, como refletida nesta

carteira, é o âmago da estabilidade financeira de uma empresa. Uma decisão creditícia foi feita em algum ponto no tempo para qualquer conta listada ali. Em qualquer caso, alguém teve a responsabilidade de formular cada uma destas práticas e políticas de cobrança e de crédito destas contas. E toda conta listada na carteira cai em uma das três categorias gerais: bom, médio, ou alto risco.

O maior desafio da administração de qualquer carteira de contas a receber é desenhar o perfil de

cada conta, especialmente de uma conta nova.

Para a determinação do perfil de uma carteira deve-se expor a verdadeira situação financeira da empresa pela avaliação dos dados nas suas demonstrações financeiras.

Contas que possuem saldos recebíveis requerem cuidado constante, atenção e administração de crédito para manter um ativo recebível de alta qualidade.

A administração da carteira de contas a receber, para alcançar esta qualidade, consiste de várias

ações administrativas, entre elas:

A priorização de cobrança deve estabelecer quais contas vincendas e vencidas serão acompanhadas com mais atenção, para melhorar a qualidade da carteira.

Conta indicada como antiga, possivelmente incobrável, contas para empresas terceirizadas de cobrança ou advogados devem ser feitas em um critério adequado.

O controle de contas a receber necessita de monitoramento de todas as contas da carteira.

Contas a receber representam um ativo significativo no balanço patrimonial de uma empresa. A qualidade deste ativo é medida pela condição de recebimento potencial de devedores incobráveis e seu vencimento.

Uma política creditícia rigorosa e restritiva geralmente resulta em uma carteira de contas a receber de alta qualidade, mas vendas e receitas não são otimizadas. Muitas contas com risco de crédito um pouco acima do desejado são recusadas. Uma empresa usando este tipo de política não vai de encontro com as práticas altamente competitivas do mercado atual.

O balanço patrimonial do credor será adversamente afetado pelas contas a receber com giro

vagaroso ou ainda por contas incobráveis. Contas a receber devidas pelos clientes devem ser financiadas pelo vendedor. Despesas de juros para financiar contas a receber reduzirão as margens de lucro do vendedor e impactarão negativamente em seu fluxo de caixa.

A liqüidez do credor é prejudicada por problemas de recebimento. O vendedor pode ficar incapaz de

gerar fluxo de caixa suficiente para saldar suas próprias obrigações, suas contas a pagar, suas linhas de crédito e seus empréstimos. Isto pode até criar uma condição de insolvência para a empresa credora.

A condição da carteira de contas a receber de uma empresa tem uma relação direta com a tomada de

decisão de risco creditício e no montante de crédito que a empresa poderá ter recursos para conceder.

GESTÃO DE CONTAS A RECEBER

As contas a receber podem ser perigosas quando fora de controle. Podemos evitar que isso aconteça recebendo no prazo e nas condições predeterminadas. Há uma série de ferramentas, procedimentos e serviços que ajudam a gerenciar as contas a receber tão profissionalmente como se administram outras áreas da empresa.

A postura do analista é muito importante para o gerenciamento e o controle do Contas a receber.

Verificamos que, se o devedor estiver ciente de que o credor espera receber e que tomará ações efetivas caso isso não aconteça, muito provavelmente ele o pagará.

Tratando as contas a receber com seriedade, os clientes farão o mesmo. Todavia, se o credor tratá- las sem a devida importância, permitirá que os seus clientes sempre levem vantagem.

O que significa seriedade em cobrança? Significa

Estabelecer políticas e procedimentos que ajudarão o credor a tomar decisões rápidas e facilmente.

Comprometer-se a treinar os funcionários sobre o Gerenciamento de Contas a receber.

Assegurar-se de que seus clientes entendam as regras do jogo e a política de cobrança do credor.

Utilizar instrumentos e serviços disponíveis e de comprovada eficácia na cobrança.

GERENCIAMENTO DE VALORES A COBRAR

Dividida em fases lógicas do processo, a cobrança da conta pode ser iniciada em qualquer uma das seguintes fases:

Cartas - Cartas de cobrança cuidadosamente escritas são enviadas ao devedor, e um acompanhamento é feito, se necessário.

Recomenda-se o envio de:

a) 1 (uma) carta para recebíveis vincendos, especialmente para aqueles clientes que:

historicamente, algum dia, alegaram não ter recebido uma fatura ou cobrança

já manifestaram em um passado alguma morosidade de pagamento