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Guia definitivo

O que é o Auvo?
Introdução
[Introdução]

Sabendo dos desafios dos gestores de equipes externas em monitorar, medir a


produtividade e aumentar o lucro quando não é possível estar 100% de olhos nos
colaboradores, o Auvo foi criado.

Visto que as empresas que trabalham com equipe externa, seja ela de serviços,
trade marketing ou vendas, possuíam grandes dificuldades em fazer o gerencia-
mento correto, o Auvo disponibilizou várias possibilidades dentro do sistema.

Para ser um concorrente de peso em mercados competitivos de serviços externos,


a sua empresa precisa estar sempre um passo à frente. Isso quer dizer que é preci-
so executar mais atividades e com maior qualidade.

Para atingir esse nível, é necessário automatizar e utilizar de todos os recursos


tecnológicos nas atividades realizadas, tanto do gestor quanto da equipe de
campo. E é aqui que o Auvo entra.

Mesmo sendo uma ferramenta de fácil entendimento e intuitiva, é necessário


entender o sistema como um todo. Desde o que ele oferece, as ferramentas e como
começar a usar.

Sendo assim, criamos esse Guia Definitivo sobre o que é o Auvo, as funcionalidades
e tudo o que ele engloba para o gestor, a empresa e, é claro, os colaboradores.

Boa leitura e sucesso!


Equipe Auvo.
Software de
Gerenciamento Externo:
O que é o Auvo?
[Software de Gerenciamento Externo: O que é o Auvo?]

Antes de mais nada, é necessário entender o que é um software de gerenciamento


externo. Como é um nome extenso, o seu entendimento pode causar confusão.

Sabemos que é, realmente, complicado em um primeiro contato. Por isso, se torna


necessário explicá-lo.

Gerenciar uma equipe pode ser em vários sentidos. Desde administrá-la, até ofere-
cer orientações sobre o futuro profissional e dar dicas de crescimento.

Esse tipo de gestão demanda tempo e disposição do gestor. E, por estar lidando
com pessoas, tende a ser baseado na confiança. Porém, muitos aproveitam dessa
confiança para trapacear.

Mesmo sendo um tema delicado, sabemos que toda empresa está propícia a
passar por esse contratempo.

Por isso, se fosse para definir o gerenciamento externo, diríamos que nada mais é
do que uma maneira do gestor saber mais sobre os seus colaboradores e ter a
oportunidade de trabalhar com métricas e dados.

A Auvo é uma empresa de gerenciamento externo, que visa ajudar empresas a se


tornarem mais eficientes.

Agora, como isso acontece, é o que veremos nos próximos tópicos.

Gerenciamento de tempo eficiente


Como fazer um bom gerenciamento e de forma eficiente?
Com a correria do dia a dia, saber administrar o tempo se
torna algo vital.

Por isso que, quando se trata da gestão de tempo dos


colaboradores, os softwares de gerenciamento externo
ajudam para que cada atividade seja feita em seu tempo
médio de execução, priorizando e garantindo que nenhuma
seja esquecida.

E como isso acontece? A partir da agenda montada dos seus colaboradores.

Mesmo que já se faça o uso de aplicativos de agenda em sua empresa, como o


Google Agenda, o tempo perdido ao administrar todas elas acaba sendo grande.

E como estamos falando de gestão e otimização de tempo eficiente, isso não pode
ser aceito.

Com a agenda montada, o gestor não precisa parar o seu trabalho todo dia, ou
toda semana, para conferir colaborador por colaborador.

O que faz com que as atividades designadas sejam realizadas, sem tempo ocioso e
com maior produtividade, e evita o retrabalho e melhora até a satisfação do cliente.
[Software de Gerenciamento Externo: O que é o Auvo?]

Como a agenda é montada no Auvo e os seus recursos, é o que falaremos em tópi-


cos futuros. Por isso, fique conosco!

Redução de tempo e custo


Quando falamos em redução de tempo, se torna quase
impossível realizá-lo em tarefas que exigem mais do
colaborador.

Mas ao se falar, por exemplo, de tarefas administrativas,


essa redução de tempo se torna mais fácil e possível de
ser feita. A consultoria Sage, em pesquisa, revelou que no
primeiro semestre no ano de 2018 houve um prejuízo de
R$ 80 bilhões com tarefas administrativas e burocráticas.

Preencher fichas, responder relatórios ou contestar ordens de serviços manuais etc


geram uma perda de tempo enorme para o colaborador.

E também geram perda de tempo para o gestor, ao ter que analisar toda aquela
papelada.

Quando usado um software de gestão, os relatórios, ordens de serviços, pesquisa de


satisfação, entre outros mais, são gerados de forma personalizada e automatizada.

E tudo isso pode ser feito dentro do próprio sistema, apenas com um clique.

O software reduz o tempo gasto com resolução de planilhas, preenchimento e vali-


dação.

E o gestor passa a gastar mais tempo com atividades estratégicas, medindo o que
pode melhorar no trabalho e na equipe. E não mais a gastar 80% do seu tempo com
atividades operacionais.

Percebe a importância?

Informações assertivas
Quando se fala em gerenciamento de equipes externas, um
dos principais pontos que atrapalham uma gestão eficiente
é não ter informações assertivas e em tempo real.

Por exemplo, quanto tempo se gasta para ter as informações


dos clientes visitados, tarefas realizadas, relatórios e próximas
tarefas a serem realizadas?

Isso mesmo, muito tempo!

E com essas atividades realizadas, como ter a plena certeza de que as informações
repassadas são verdadeiras, se o gestor não está acompanhando a equipe de
perto, como aconteceria dentro de uma empresa?
[Software de Gerenciamento Externo: O que é o Auvo?]

Não há como ter assertividade nas escolhas e obter dados e informações concretas
se não se utiliza nenhum software de gerenciamento que armazena essas informa-
ções e as transformam em relatórios específicos.

Para que essa aproximação entre gestor e equipe aconteça e o gestor possa ter a
certeza de onde está o colaborador, qual cliente está atendendo e qual ainda irá
atender, é preciso contar com uma boa ferramenta.

Em um software, informações são dadas e repassadas em tempo real, nada de


perder tempo ou desviar a concentração do seu colaborador se comunicando por
algum aplicativo de conversas.

A comunicação se torna rápida e eficaz, os processos são documentados, a equipe


se torna produtiva e os clientes mais satisfeitos.

Geração de relatórios
Qual gestor não sofre ao final de cada mês tendo que reunir
todas as Ordens de Serviços da equipe, ou colaborador, com
a finalidade de retirar alguma informação importante?

Pouco provável que consiga gerar relatórios precisos dessa


maneira tão desordenada.

E se o relatório desejado for um que mostre a produtividade


dos colaboradores em dados? Então a tarefa se torna ainda
mais difícil.

Agora, se toda a operação for feita em um software de gerenciamento, como o


Auvo, os relatórios poderão ser gerados em um único clique.

Os relatórios que podem ser gerados na plataforma do Auvo são: tarefas, questio-
nários, pesquisa de satisfação, despesas, km rodado e monitoramento.

Iremos explicar a função e como o gestor pode usá-los mais a frente. Fique conos-
co!

O importante é que você saiba que é possível gerar relatórios automatizados e que
as decisões podem ser tomadas em cima de dados concretos, para mudanças
assertivas!

Gerenciamento de rotas
Como é feito o gerenciamento das rotas que o seu
colaborador faz hoje?

Provavelmente, a sua empresa ainda utiliza de aplicativo


como o Google Maps ou Waze para saber qual foi o
histórico de rotas que o colaborador fez durante o dia.

E com esse histórico em mãos, caso a empresa faça o reembolso de quilometra-


[Software de Gerenciamento Externo: O que é o Auvo?]

Se torna essencial calcular o combustível por km rodado para uma gestão eficaz
das rotas. Estipular um valor “aleatório” para o reembolso de km rodado não é a
melhor opção, já que o gestor pode tomar decisões baseadas em dados e critérios
técnicos.

Só de imaginar que é possível saber a rota exata que o colaborador faz e ainda ter
valores confiáveis para fazer o cálculo de combustível por km rodado, já seria um
grande passo para o gerenciamento das equipes, não é?

Com um sistema de gestão de equipes, como o Auvo, é possível saber a rota exata
que o colaborador faz, fazer a roteirização de tarefas e calcular as despesas
gastas, como o combustível.

Tudo isso é feito dentro do sistema Auvo. Ele te dá em tempo real a localização da
equipe, organiza e roteiriza as atividades e envia o KM rodado/dia, para que você
tenha um controle muito mais efetivo de sua equipe externa.

Falaremos mais de cada item no próximo tópico!

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Como os dados
são organizados
no Auvo
[Como os dados são organizados no Auvo]

Para começar a utilizar a plataforma do Auvo, é necessário entender como as infor-


mações são organizadas dentro dele.

O Auvo permite que o sistema seja personalizado de acordo com as necessidades


da empresa e da equipe externa.

Existem 5 tipos de informações disponíveis no Auvo e dentro delas há várias ramifi-


cações específicas. Vamos conhecê-las melhor:

Agenda
Como o próprio nome já diz, a agenda é onde todas as
atividades dos colaboradores são dispostas.

Elas são separadas em mês, semana e dia. Permitindo uma


visão mais abrangente e de acordo com a necessidade do
gestor.

É onde também é possível adicionar tarefas, roteirizar as tarefas, transferir para


outro colaborador e filtrá-las por uma série de opções.

A Agenda dá a opção de preencher as informações com o nome do colaborador


pré-cadastrado, o tipo de check-in, o tipo de tarefa, data, hora, prioridade, questio-
nário, descrição da tarefa, a palavra chave, e, se deseja utilizar, a pesquisa de satis-
fação.

Além da possibilidade de abrir tarefas para o colaborador, a Agenda permite que


tarefas sejam abertas para uma equipe também. Lembrando que o colaborador
não pode reagendar a tarefa, apenas o gestor. O que dá mais confiabilidade para
que ela seja, realmente, executada.

Na imagem abaixo você pode conferir como as informações sobre o status das
tarefas são organizadas dentro do Auvo:
[Como os dados são organizados no Auvo]

O status de cada tarefa na Agenda geram uma cor de acordo com sua conclusão:

• Tarefas concluídas: pontos cinza;


• Tarefas em aberto: pontos verde;
• Tarefas não executadas: pontos vermelho;
• Tarefas finalizadas, mas com pendências: pontos amarelos.

A aba "anexos" tem a finalidade de ajudar na execução das tarefas. É uma infor-
mação a mais para o colaborador.

Por exemplo, se a sua equipe for de Trade marketing, e possui um padrão de como
as gôndolas do cliente devem ser expostas, basta anexar a foto para que o colabo-
rador saiba como deve ser feito.

Mapa
No mapa, o gestor tem uma visão sobre a rota do colaborador,
onde as atividades foram realizadas, quais estão pendentes,
onde estão os clientes e os novos clientes que entraram na
base.

Tudo isso disponível em um mapa completo.

Os gestores podem ter acesso aos mapas no painel administrativo e selecionar as


melhores rotas para as diferentes equipes externas.

Ao filtrar e selecionar o colaborador e data que deseja consultar, aparecerá no


mapa uma linha azul que indica o percurso percorrido pelo colaborador.

Na linha azul terão pontos marcados em vermelho, que são os pontos onde o GPS
registrou a posição do usuário, conforme imagem abaixo:
[Como os dados são organizados no Auvo]

Dashboard
No dashboard o gestor consegue ter a visão completa de tudo
o que o colaborador fez.

São disponibilizados gráficos de tarefas, de despesas, a média


de produtividade, tempo gasto em atividades, média de atrasos e custo médio por
tarefa:

Tudo isso pode ser dividido entre colaborador, equipes e clientes.

O Dashboard é muito importante para empresas que trabalham com equipes de


manutenção, por exemplo.

De maneira que seja possível medir quantos atendimentos são realizados e, se o


número for muito grande, é possível saber o porquê de estar demandando tanta
manutenção.

Cadastros
A aba de cadastros é super completa, confira:
[Como os dados são organizados no Auvo]

Nela é possível ter a visão de clientes e grupos de clientes da empresa; as equipes e


colaboradores da empresa; tipos de tarefas e despesas, pesquisa de satisfação;
questionários etc.

É aqui onde as informações ficam salvas e o gestor pode consultar sempre que
necessário.

Tudo o que será necessário usar em campo, será cadastrado primeiro aqui. Desde
os clientes a serem atendidos, até a pesquisa de satisfação que será enviada ao
final de cada atividade e o questionário que o colaborador deverá responder.

O que é a Palavra-chave?
Ao inserir uma tarefa é possível inserir uma palavra-chave para que, posteriormen-
te, possa filtrá-la no Relatório de Tarefas. O conceito de palavra-chave vem para
facilitar na pesquisa das tarefas vinculadas a estas "tags" no futuro.

A palavra-chave, quando usada corretamente, permite a medição de, por exemplo,


quantas manutenções um certo equipamento demandou em um período de
tempo.

Veja a seguir o exemplo no sistema Auvo, em que uma manutenção está agendada
e é possível, a partir do cadastro da palavra-chave, saber exatamente qual o equi-
pamento a receber manutenção:

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[Como os dados são organizados no Auvo]

O que é o Questionário?
Ao final de cada tarefa, o colaborador preenche um questionário, onde o próprio
gestor personaliza da maneira que achar apropriado.

Esse questionário é respondido e assinado pelo cliente e assim o serviço é concluído.

A O.S dessa atividade é enviada ao cliente, o que garante que até depois da tarefa
realizada, a sua empresa ainda se preocupa com a satisfação dele.

As perguntas adicionadas pelo gestor, possibilitam vários tipos de respostas, desde


abertas à fechadas, que podem ser personalizadas de acordo com tipo de atividade
a ser realizada.

Relatórios
Aqui o gestor tem acesso a todos os relatórios da equipe.

São disponibilizados 6 relatórios padrões: tarefa, questionário, pesquisa de satisfa-


ção, despesa, km rodado e monitoramento.

Tarefa: saber tudo o que foi feito na atividade em campo. Como o horário de che-
gada e saída do ponto base, tipo e horário de check-in e check-out, respostas de
questionários, observações, clientes visitados e muito mais!

Questionário: gráficos com as respostas, saber por exemplo quantas vezes o cliente
precisou dos seus serviços, os aparelhos e ferramentas mais utilizados nas visitas e
tudo o que o gestor personaliza para ser respondido no questionário.

Pesquisa de satisfação: gera gráficos com as avaliações e as respostas que os


clientes deram e responderam na própria pesquisa de satisfação, como o próprio
nome já diz.

Despesas: o gestor seleciona as despesas que deseja saber os gastos. Nesse mo-
mento, um relatório é gerado com todas as informações sobre as despesas.

Km rodado: aqui o gestor consegue saber quanto o colaborador faz de rota por 1
mês e calcular o custo de combustível por km rodado.

O km rodado por ser feito de três formas: km do sistema, informado pelo colabora-
dor e o km entre tarefas realizadas.

Monitoramento: Essa é a mais nova função do Auvo!


[Como os dados são organizados no Auvo]

Aqui o gestor consegue monitorar o colaborador, sabendo se ele entrou ou saiu da


ferramenta, se o GPS está desligado e se o colaborador está ou não com a internet
ligada.

Isso faz com que o gestor consiga saber se o colaborador está utilizando o sistema
da forma necessária. Evitando problemas e possível necessidade de contatar o
suporte.

É importante lembrar que no Auvo é possível escolher um intervalo de jornada de


trabalho para monitoramento dos colaboradores. Assim, ele não será rastreado
fora do horário de trabalho, incluindo intervalo de almoço, mantendo a privacidade
dos usuários.

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Começando a usar
o Auvo
[Começando a usar o Auvo]

Agora que você conhece quais são os tipos de informações que podem ser adicio-
nadas ao Auvo, está na hora de alinhar o seu processo com o nosso sistema e
começar a utilizar!

Por isso, vou explicar como funciona esse alinhamento e quais são as vantagens
que você irá encontrar em cada um.

Implantação do sistema
Fazer a implantação do sistema é um processo
importantíssimo para que todas as dúvidas sejam
tiradas e tanto o gestor, quanto o colaborador,
aprendam a usar a ferramenta corretamente.

É preciso preparar os funcionários para entender que


alguns desafios de implantação de sistemas podem
acontecer em sua empresa.

Na primeira parte, o cadastro de todos os clientes e colaboradores são feitos por


nossa equipe, assim como o cadastro dos tipos de tarefas que serão realizadas.

Obs: Os relatórios também são cadastrados, afinal, cada empresa possui a necessi-
dade de cálculos diferentes.

Esse cadastro é feito por nós para que o gestor não tenha que se preocupar ou
perder tempo com todo esse cadastro. Afinal, o desejo é aumentar a produtividade
e aumentar a otimização do tempo, não é mesmo?

Feita a implantação do sistema e o cadastro de tudo o que é necessário, está na


hora de definir a agenda do colaborador.

Qual a diferença entre os tipos de usuários?


Essa é uma informação completamente relevante quando estamos
falando de gerenciar equipes externas. É importante saber quem
pode fazer o que dentro do aplicativo e do sistema web.

No Auvo temos 3 níveis de usuários do sistema: Usuário, Gestor


e Administrador.

Usuário: o usuário é o colaborador externo que irá usar apenas o aplicativo para
receber as tarefas, e realizar as atividades agendadas para ele.

Através do aplicativo, ele será monitorado pelo gestor e poderá adicionar novas
tarefas e cadastrar novos clientes.
[Começando a usar o Auvo]

O usuário também tem acesso a plataforma web para cadastrar novos clientes e
agendar novas tarefas para ele mesmo, através dos menus "Agenda" e "Cadas-
tros".

Para acessar a plataforma web basta que o colaborador externo acesse com
mesmo login e senha cadastrado no sistema.

Veja o que é disponibilizado para ele dentro do sistema Auvo:

Gestor de equipes: esse nível de usuário tem acesso ao sistema Web para gerenciar
sua equipe de colaboradores.

Ele terá acesso a agenda da sua equipe, bem como ao "Dashboard" com os dados
de produtividade da equipe. Também é possível editar e transferir tarefas, inserir
clientes na base, acessar o chat interno, relatório de despesas da sua equipe e
acesso ao mapa para monitorar as atividades dos colaboradores da equipe.

O gestor de equipes também possui acesso ao aplicativo para realizar as ativida-


des agendadas para ele. Assim como o usuário, ele acessa o aplicativo com o login
e senha cadastrados no sistema.

Esse perfil não tem acesso ao cadastro de colaboradores, nem a alterações nos
check lists ou tipos de despesas. Apenas à equipe da qual ele faz parte e é respon-
sável.

Veja o que é disponibilizado para ele dentro do sistema Auvo:


[Começando a usar o Auvo]

Administrador: o nível de administrador tem acesso a todos os dados da platafor-


ma.

Ele consegue editar os dados como: questionários, tipo de despesas e tipo de tare-
fas. Além de poder inserir e alterar os dados dos colaboradores, bem como contro-
lar os dados de produtividade de todos os usuários através do “Dashboard” e da
emissão de relatório de tarefas.

O administrador também consegue monitorar os usuários através do mapa, e


visualizar a rota dos seus colaboradores durante a jornada de trabalho.

Possui acesso ao aplicativo da equipe externa para realizar as atividades da sua


agenda, e acessa o aplicativo com o mesmo login e senha utilizados na Web.

É muito importante saber a diferença entre esses três usuários para que não haja
receio em utilizar a ferramenta, sabendo que cada colaborador terá o seu acesso
de acordo com o cargo designado.

Definindo a agenda do colaborador


Chegou a hora de definir a agenda do colaborador.

As tarefas representam as atividades que os colaboradores


precisam realizar na sua rotina de trabalho.

A ideia é utilizar o recurso como uma espécie de agenda


inteligente.

Essa parte é importante para que todas as atividades fiquem dispostas em datas e
horários, fazendo com que o colaborador saiba, exatamente, a sua agenda do dia e
assim não se perca.

Além disso todas as tarefas chegam automaticamente no smartphone do seu


colaborador.

As tarefas são detalhadas por:


• Data;
• Tipo de tarefa;
• Endereço;
• Prioridade;
• Questionário;
• Possibilidade de deixar alguma orientação personalizada para a atividade.

Não há como o colaborador ou a equipe te afirmar que esqueceu de realizar uma


atividade ou que ela não foi avisada.

Quando o inevitável acontece, e visitas são canceladas ou adiadas, o gerente pode


alertar toda a equipe sobre as alterações diretamente em seus dispositivos móveis,
com os dados do cliente disponíveis.
[Começando a usar o Auvo]

Sistemas modernos e confiáveis baseados em nuvem ajudam muito a minimizar


erros!

Além de todos esses recursos para garantir que as negociações recebam a devida
atenção e nenhuma tarefa seja executada fora do prazo.

Cálculo de despesas ou reembolso


As despesas variam de empresa para empresa e de segmento
para segmento, mas, para melhor entendimento, vou te dar
exemplo de 3 despesas que mais são calculadas: hotel,
combustível e pedágio.

Obs: Equipes externas de grandes empresas também possuem


despesas com meios de transportes mais caros e com hospedagem.

O cálculo de despesas ou reembolso é feito a partir do valor que o colaborador ou


gestor coloca no sistema, com registro dos comprovantes.

Estipular valores aleatórios para despesas não é o certo a se fazer, visto que infor-
mações podem ser esquecidas ou omitidas.

Um dos cálculos de reembolso mais usado pelos gestores é o de cálculo de km


rodado. Ele é necessário para conseguir saber dados exatos sobre o quanto a em-
presa está tendo que desembolsar para a gasolina dos colaboradores.

Com os cálculos e reembolsos feitos, é possível saber os maiores gastos da empre-


sa e onde é necessário economizar.

Controlando a operação
No sistema da Auvo, quando se fala em gerenciamento de equipes externas, o que
o gestor encontra de falta de controle da operação é algo que pode gerar muita
dor de cabeça.

O Auvo permite que o gestor controle coisas como check-in e o check-out dos
colaboradores, bem como se estão respondendo os questionários, se estão logados
no aplicativo, com o GPS ligado etc. Como você pode ver na imagem do sistema
abaixo:
[Começando a usar o Auvo]

Controlar esse tipo de informação ajuda o gestor a tomar decisões assertivas por
meio de dados que o próprio sistema oferece

Gerando relatórios
Sistema implantado, agenda cheia, cálculos feitos e operação
controlada? Está na hora de gerar os relatórios e tomar
decisões baseadas nos dados disponíveis!

Aqui o gestor tem acesso a todos os relatórios da equipe.

Clientes Auvo conseguem analisar o desempenho do seu


negócio e da sua equipe comercial de forma simples, sendo
geradas a partir de um filtro, o que dá mais autonomia ao gestor.

Depois que um relatório é configurado, ele pode ser facilmente acessado. Basta
acessar essa aba.

O período considerado para a análise dos dados também é facilmente alterável.

Dessa forma, se você precisar gerar algum relatório retroativo, é só alterar as datas.

O Auvo pode ser acessado a partir da web em qualquer computador, mas conta
também com um aplicativo para IOS e Android.

Assim, os colaboradores poderão consultar suas agendadas de qualquer lugar e


em qualquer momento.

Quer ter mais controle sobre


as atividades da sua
equipe de campo?
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Conclusão
[Conclusão]

O Auvo é uma ferramenta completa, porém simples e intuitiva, como você pôde
confirmar a partir desse ebook.

E então, que tal colocar a mão na massa agora?

Fazer o gerenciamento de equipes externas é para gestores que possuem garra e


força de vontade. Porém, o Auvo pode ser um parceiro desses gestores, simplifican-
do algumas operações e atividades do dia a dia e outras que demandam ainda
mais tempo.

Visto que um software de gerenciamento foi feito para ajudar gestores com as suas
equipes externas, oferecendo facilidade de uso e dados precisos, o Auvo é o que
você, gestor e administrador, precisa para a sua empresa.

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