O que é uma política de frota?

Mas afinal, o que é política de frotas? Podemos defini-la como um conjunto de

normas e procedimentos que todos os motoristas devem seguir, visando
o uso adequado e econômico dos veículos. Além disso, também define o
tempo de operação, a vida útil de cada ativo e o intervalo adequado das
manutenções.

A política de frota é um documento muito importante criado por empresas

que trabalham com logística. Seu objetivo é estabelecer critérios e normas
para utilização correta dos veículos da frota que englobam políticas de
abastecimento de veículos, comprovação de quilometragem, conservação
dos veículos, multas, acidentes e outras questões relevantes para o dia a
dia.

A política de frotas é um documento geral que serve para definir como a frota será utilizada
e manejada na empresa. Isso ajuda a evitar a indisponibilidade de veículos, além de
aumentar a segurança e melhorar a gestão na totalidade.

No entanto, só porque sua empresa implementa uma política de frota por escrito não
significa que os motoristas seguirão. Para isso ser possível, o processo de elaboração
desse documento deve ser feito da maneira adequada, evitando os principais erros
envolvidos nesse processo. 

Portanto, veja a seguir 7 dicas para montar essa política do jeito certo e baixe
gratuitamente o nosso modelo!

Por que investir numa política de frotas?

Ter um documento definitivo que orienta sobre como a sua frota deve ser gerenciada é a
principal finalidade de possuir uma política de frotas. 

Este contrato serve para qualquer tipo de frota, abrangendo situações como:

 Processo de recrutamento de condutores;

 Procedimentos para gerenciamento de acidentes e riscos;
 Orientações para abastecimento;
 Consequências no caso de infrações;
 Manutenção preventiva necessária;
 Procedimentos de reparo;
 Regras sobre o uso pessoal dos veículos;
 Questões ambientais, incluindo restrições de emissões;
 Requisitos de segurança (uso de cinto de segurança e telefone celular,
etc.);
 Responsabilidades do empregador.
Mas, por que investir em uma política de  frotas é tão importante?
Uma política de frotas bem estruturada irá evitar ruídos de comunicação e colocar todos
que fazem parte da operação na mesma página.

Assim, você não terá que parar para pensar e tomar uma nova decisão toda vez que um
fato novo acontece. 

Pelo contrário: as decisões da gestão terão embasamento na política da frota, o que

tornará o gerenciamento mais transparente e ágil.

A seguir, reunimos 7 dicas para você conduzir a polícia de frotas na sua empresa:

1. Considere os pilares da gestão de frotas

Uma boa maneira de ter um direcionamento melhor na hora de desenvolver uma política
de frotas é pensar nos pilares da gestão.

Quais pontos-chave do gerenciamento da frota você deve abordar no documento?

Como política e gestão de frotas se relacionam diretamente, é importante considerar

setores macro e discorrer sobre os temas que fazem parte deles.

Assim, você poderia definir, por exemplo, que controle, operação e monitoramento são os
pilares da sua gestão.

Dessa forma, estabeleça as expectativas e regras para evitar confusão:

Controle
É necessário pensar em questões como consumo de combustível, tempo de operação e
intervalo entre as manutenções, por exemplo.

Operação
Pense sobre como deve ser feito o uso de cada veículo por parte dos funcionários
autorizados. Isso evita desvio de funções e prejuízos para a operação.

Monitoramento
Reúna todos os procedimentos relacionados com a utilização de mecanismos de
rastreamento e softwares específicos para frotas.

2. Invista na transparência e no uso de regras

claras
Um dos erros mais comuns na elaboração da política de frota é utilizar informações muito
complexas, pouco claras ou em apenas uma plataforma. 

Em vez disso, o ideal é investir para que o documento seja transparente e direto quanto
aos seus objetivos.

O próximo passo é comunicar a política de forma transparente. Para isso,  é possível

dispor de diversos canais em seu favor, como cópias impressas em locais estratégicos da
empresa; guia de referência para pesquisa rápida sempre que necessário; e vídeos que
geram mais impacto no entendimento por parte dos funcionários.

3. Elabore a política de maneira colaborativa

Considerando que os veículos serão utilizados pelos funcionários, vale a pena contar com
a participação dos colaboradores em sua elaboração. 

Se esse documento for elaborado de maneira colaborativa, há mais chances de ele ser
seguido à risca e de ser altamente relevante para a atuação do negócio.

Definidas as bases dessa política, vale a pena convocar os funcionários ligados à frota
para acrescentar ou modificar pontos relevantes.

Além disso, você também deve consultar departamentos internos como RH e Finanças
para criar as diretrizes para a política de frota. 

Esses departamentos podem ter sugestões úteis e setorizadas, relacionadas ao uso do

telefone celular, violações de trânsito e diretrizes de segurança, por exemplo.

Isso permitirá ter mais consistência na linguagem da política de frota, pois os especialistas
no assunto podem afetar as diretrizes que se aplicam especificamente ao seu cargo ou
departamento.

4. Realize a divulgação adequada da política de

frotas
Não importa quão boas sejam as políticas e procedimentos de sua frota: eles não serão
eficazes a menos que você consiga implementá-los adequadamente.

Para isso ser possível, é fundamental garantir o máximo de divulgação sobre o

documento.

Portanto, decida sobre o melhor método para distribuir a política de frota:

 Será impressa? 
 Estará disponível na rede interna da sua empresa? 
 Os condutores irão receber em PDF por e-mail? 

Além disso, também é importante trabalhar com os chefes de departamento para desenvolver uma
maneira de reconhecer que os funcionários receberam, leram e assimilaram a política. 

Isso pode significar incluir um formulário para eles assinarem e devolverem ao seu supervisor.

5. Atualize a política constantemente

Uma vez que essa política é elaborada, é importante ter em mente que ela não é um documento
definitivo. Isso significa que não é porque a política é considerada adequada hoje que ela vai sempre
permanecer relevante.

Novas necessidades podem surgir a qualquer momento. Por isso, é fundamental atualizar essa
política de maneira constante. Se o tamanho ou a utilização da frota mudar, por exemplo, essas
transformações devem ser refletidas em atualizações da política.

Depois de realizar as mudanças, não se esqueça de garantir novamente a comunicação para que
todos fiquem cientes.

6. Defina métricas relacionadas à operação de

frota
As métricas podem ajudar você a comprovar que a política de frotas é uma aliada e não mais um
amontoado de regras que engessam a operação.

É por isso que definir indicadores relacionados com a operação é tão importante. 

Com métricas alinhadas ao objetivo da operação, os condutores terão mais facilidade para bater as
metas e compreender como os seus esforços impactam nos resultados gerais.

7. Crie metas e planeje bonificações aos

motoristas
Outro ponto importante para a sua política de frotas é definir metas e planejar um sistema de
bonificações para os condutores com melhor desempenho.

Para isso, primeiro é importante que o processo de comunicação seja eficiente. Afinal, para bater as
metas, todos precisam estar cientes sobre a sua política de frotas.

Em seguida, estabeleça metas, prazos e bonificações para os motoristas mais engajados. 

Tudo isso, aliado com as outras ações descritas neste artigo ajudarão você a implementar uma polícia
de frota funcional.

Coloque a sua política de frota em prática!

Ao colocar essas dicas em prática é possível montar uma política de frotas relevante, clara e capaz de
ajudar a gestão a se tornar mais adequada.

Esse procedimento não traz apenas estrutura para a forma como você gerencia sua frota e trata seus
veículos, como também serve de guia para seus motoristas consultarem quando tiverem uma
pergunta que não possam responder. 

Essas dicas podem garantir que sua política de frota seja a mais abrangente possível e permita que
seus condutores tenham mais conhecimento sobre como devem tratar seus veículos.

Agora que você já possui a orientação necessária para elaborar a sua política de frotas, coloque em
prática o nosso modelo gratuito de política de frotas! 

Entenda o que é política de frotas e os benefícios ao

implementá-la

Quem trabalha com gestão de frotas sabe que é fundamental

exercer uma gestão eficiente e inteligente.

Por isso, é de suma importância seguir diretrizes para coordenar os

motoristas, usar corretamente os veículos e administrar os
possíveis problemas que possam surgir. E uma possibilidade para
organizar tudo isso é criar uma política de frotas.
Mas afinal, o que é política de frotas?
Podemos defini-la como um conjunto de normas e procedimentos
que todos os motoristas devem seguir, visando o uso adequado e
econômico dos veículos. Além disso, também define o tempo de
operação, a vida útil de cada ativo e o intervalo adequado das
manutenções.

Com ela, a gestão tem o respaldo correto para cobrar os

motoristas, caso se portem de maneira inadequada no trânsito,
aplicando as devidas penalidades, se necessário. Assim, é possível
garantir que os veículos sejam usados da melhor maneira,
aumentando o tempo de vida útil e principalmente: reduzindo
gastos que poderiam ser gerados pelo mau uso dos ativos.

Quais são as regras para uma boa

política de gestão de frotas?
Ao elaborar essas diretrizes é importante estabelecer como e
quando usar os veículos, se é permitido ou não utilizar o carro fora
do horário de trabalho, por exemplo.

Uma regra importante é em relação ao abastecimento. É

importante deixar claro se há ou não postos conveniados para
realizar o abastecimento; se precisa apresentar notas fiscais; se há
reembolso ou se será utilizado um cartão corporativo.

Outra regra a ser estabelecida é a quilometragem. Aqui, a gestão

deve deixar claro se é preciso comprovar a quilometragem inicial e
final de cada serviço.

Dois outros pontos cruciais para uma boa política são:

conservação, a qual engloba os cuidados com o veículo, e
diretrizes de multas e acidentes, que devem abordar todas as
tratativas para cada caso de infração de trânsito.

Ao aplicar diretrizes e regras para frotas, a gestão pode obter

alguns benefícios. Veja 4 deles.
1. Política de frotas é sinônimo de redução
de custos
Uma política de frotas bem organizada colabora com a redução de
gastos com combustível, já que os motoristas devem respeitar os
limites de velocidade e segurar um pouco o pé no acelerador.

O horário de rodagem dos ativos, ao ser restringido de acordo com

as demandas da empresa, também pode gerar economia, já que
desgastes desnecessários serão evitados.

2. Padronização dos veículos

Ao adicionar novos veículos a uma frota, é necessário realizar a sua
padronização, isto significa que todos os equipamentos e
acessórios necessários devem ser instalados.

Além do mais, toda a padronização estética dos veículos, como os

carros destinados às vendas, que necessitam de identificação e
personalização, deve estar descrita na política de frotas.

Dessa forma, é possível manter uma linha de padronização em

todos os veículos.

3. Delegar funções e responsabilidades

Quais colaboradores serão responsáveis pelo abastecimento dos
veículos? Qual metodologia será utilizada para o controle das
manutenções? Essas são algumas das perguntas que surgem ao
desenvolver uma política de gestão de frotas.

Nesse momento é importante definir as funções que cada

colaborador irá desempenhar e como ele deve desenvolvê-las. Por
esse motivo, é importante incluir todos os funcionários que são
impactados pela gestão da frota na hora de validar o documento e
para estarem cientes dos seus deveres e obrigações.

Deixando as regras e funções claras, os funcionários

desempenham suas tarefas com mais agilidade e cientes do que
deve e não deve ser feito.
4. Aspectos legais
As multas de trânsito são de responsabilidade do condutor, uma
vez que eles precisam cumprir as leis de trânsito. Dessa forma
você deverá decidir qual valor ou porcentagem da multa será
descontado da folha de pagamento do colaborador.

Nesse ponto, é importantíssimo que haja uma comunicação clara

entre funcionários e empresa sobre a política, e que eles trabalhem
de acordo com as leis enquanto estiverem dirigindo algum veículo
da frota.

Assim, é possível diminuir gastos com multas, além de deixar os

funcionários cientes das responsabilidades que deverão arcar ao
realizarem alguma infração no trânsito.

Talvez você esteja se perguntando: como fiscalizar e controlar

todas essas diretrizes?

Alguns desses pontos, se não todos, podem ser acompanhados

com maior rigor utilizando um sistema de gestão de frotas. Dessa
forma, o trabalho para colocar a política de gestão em prática pode
ser mais ágil.

Com esse tipo de sistema é possível tomar decisões assertivas e

controlar o desgaste dos ativos, porém, é imprescindível que você
comunique a todos os condutores sobre a existência de um
sistema de gestão de frotas e que eles serão monitorados em
todas as viagens.

Resumindo: vale a pena implementar

uma política de frotas?
Com certeza.

Com ela, cada funcionário saberá a sua função e papel a ser

desenvolvido dentro da gestão de frota. Consequentemente, os
serviços serão feitos com mais rapidez, os colaboradores serão
mais produtivos e haverá redução nos custos operacionais.
Se você quer saber mais sobre gestão de frota, continue nos
acompanhando na nossa página no linkedin.

Por que trabalhar com uma política

de frotas?
A política de frotas é um documento fundamental para uma empresa que
trabalha com logística, pois contempla todas as diretrizes de utilização dos
veículos da empresa e outras boas práticas para motoristas. Mas criar e
implementar uma boa política de frotas não é uma tarefa fácil: quais
critérios devem ser incluídos? É possível utilizar métricas para verificar se o
documento está sendo seguido?

Pensando nisso, a Cobli desenvolveu um guia para que a sua empresa

consiga criar uma política de gestão de frotas eficiente, com dicas sobre
como acompanhar o desempenho e incentivar os motoristas a segui-la
atentamente!

Vantagens da utilização da política de gestão de frotas:

 Aumento da produtividade dos motoristas

 Economia de combustível
  Diminuição de acidentes e multas

 Redução de gastos com manutenções corretivas

Como acompanhar a utilização da

política de frotas?
A política de frota auxilia empresas que possuem veículos a orientar
motoristas sobre a utilização correta dos automóveis, aumentando sua
vida útil. Além disso, estabelecer essas diretrizes também aumenta a
segurança dos condutores. Acompanhar a sua aplicação adequada é uma
tarefa complexa, porém essencial.

O sistema de gestão de frotas da Cobli oferece métricas e indicadores para

que você acompanhe a forma como seus motoristas estão conduzindo os
veículos. É possível acompanhar se os condutores estão dirigindo na
velocidade indicada pelas placas da via, se fazem frenagens bruscas e
outros indicadores relevantes.

Tudo que você precisa saber sobre gestão de frota e como

fazer de maneira eficiente
26 MINUTOS DE LEITURA / GESTÃO DE FROTAS / 24 DE FEVEREIRO DE 2023

A gestão de frota corresponde ao gerenciamento correto e

eficientes dos veículos utilizados pela empresa. Entretanto, são
diversos os desafios que um gestor de frota enfrenta no dia a dia para
conseguir esse feito.

Afinal, o ramo de transportes terrestre cresce mais a cada dia: entres

os ramos que mais contribuíram para o resultado positivo de 2022
está o de transporte terrestre com alta de 18,4% em relação ao ano
anterior.

Conseguir acompanhar todo esse crescimento, realizando uma boa

gestão, é uma tarefa e tanto! Por isso, neste conteúdo você vai saber
como funciona a gestão de frota, qual a importância, como fazer e
dicas preciosas para alcançar o sucesso e a eficiência. Acompanhe! 
Índice:
 O que é gestão de frota
 Qual a importância da gestão de frota?
 Como funciona a gestão de frota?
 03 tipos de gestão de frota
 Frota própria ou terceirizada: qual a diferença e vantagens
para a gestão?
 Como criar um gerenciamento de frota eficiente?
 04 principais problemas e desafios enfrentados na gestão de
frotas
 Como fazer a gestão de frotas de forma eficiente?
 Como reduzir custos na frota?
 O papel da tecnologia na gestão de frotas 
 Vantagens de um sistema de gestão de frotas
 Como escolher o melhor sistema de gestão de frota?
 07 principais erros na gestão de frotas e como solucioná-los  
 05 principais tendências de gestão de frota para 2023

O que é gestão de frota

A gestão de frota é o gerenciamento dos veículos de uma empresa
usados para transporte e coleta ou prestação de serviços. 

Essa gestão é possível através da centralização de dados como

manutenção dos carros, consumo de combustível, quilometragem
e rotas percorridas.

Entretanto, o gerenciamento de frotas não se aplica apenas a grandes

empresas que possuem incontáveis ônibus ou caminhões na
garagem. 

A gestão de frota pode ser realizada por qualquer empresa, por menor
que seja, que utilize veículos (um, dois ou uma dúzia) para prestar
serviços ou fazer entregas!

Sendo assim, o gestor de frota é responsável pela parte estratégica e

operacional da administração desses meios de transporte e de seus
condutores, garantindo que tudo funcione corretamente. 
Qual a importância da gestão de frota?
Uma boa gestão de frotas resulta, principalmente, em mais eficiência. 

Afinal, gerir uma frota é planejar e controlar processos com base em

informações precisas.

Essas informações (por exemplo: como os motoristas estão dirigindo,

o estado dos veículos, quanto combustível está sendo gasto, quais
rotas estão sendo seguidas) ajudam a tomar decisões mais acertadas,
resolver problemas mais rapidamente e economizar.

Quando a gestão de frotas é bem feita, é fácil descobrir se algum

processo está saindo caro demais ou eficiente de menos, além de
descobrir se todo o potencial da frota está sendo aproveitado.

Assim, você não perde tempo, oportunidades e dinheiro.

Como funciona a gestão de frota?

A gestão de frota pode funcionar de diversas maneiras, variando de
empresa para empresa. Entretanto, essa gestão deve ser realizada por
um gestor de frota.

O trabalho de um gestor de frota envolve planejar, conferir os gastos e

controlar o vai e vem dos veículos. Além garantir que as entregas
estão sendo feitas, manter o relacionamento com os colaboradores e
pensar em estratégias para aumentar a eficiência da frota.

Por muito tempo essa gestão era realizada por meio de planilhas, que
suportavam apenas dados básicos e não ofereciam ao gestor uma
visualização completa.

Atualmente, já é possível contar com sistemas de gestão de frota

que tornam o trabalho do gestor mais dinâmico, eficiente e
descomplicado. 
Por exemplo, com o sistema é possível saber quando realizar
manutenções, controlar gastos com combustível, realizar
a roteirização dos veículos e muito mais! 

Sendo assim, a gestão de frota funciona como uma maneira de

garantir que todos os veículos estejam em bom funcionamento para
as demandas do dia a dia. 

03 tipos de gestão de frota

A gestão de frotas pode ser resumida como o trabalho de
administração dos veículos de uma empresa, certo?

Mas para que essa gestão seja efetiva e contemple todas as áreas
necessárias da empresa, é preciso ser dividida em três tipos:

1. Gestão de ativos: são os veículos da frota;

2. Gestão de insumos: tudo que a frota precisa para
funcionar, como a gestão eficiente do consumo de
combustível;
3. Gestão do comportamento: são os dados sobre o
comportamento dos motoristas da frota. 
Sendo assim, o foco do gestor de frota é garantir que todos esses
pilares estejam alinhados e funcionando corretamente.
A gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos de uma empresa
usados para transporte e coleta ou prestação de serviços.

Frota própria ou terceirizada: qual a diferença e

vantagens para a gestão?
Hoje em dia, não basta apenas fazer um produto ou serviço de
qualidade, é também preciso que eles cheguem aos clientes de forma
rápida, barata e atenciosa.

Por isso, saber escolher o melhor tipo de frota para sua empresa é
essencial!

Além disso, para cada uma, a gestão de frota se diferencia. Vamos,

então, descobrir quais são as suas diferenças e como é a gestão de
cada uma delas! 

Frota própria

Segundo a Secretaria Nacional de Trânsito do Ministério da

Infraestrutura, quase 60 milhões de automóveis estão registrados
no país. Desse número, os automóveis representam a maior fatia,
com 53,1% dos veículos do Brasil.

Entre eles também estão os veículos particulares e as empresas que

possuem frota própria.

Ou seja, a frota própria de veículos nada mais é do que uma maneira

de centralizar a logística da empresa, tornando possível o controle de
todos os processos “dentro de casa”.

Entre suas principais vantagens estão a centralização da gestão

dentro da companhia – o que pode ser importante para quem
maneja cargas perigosas como combustíveis e materiais hospitalares.

Essa centralização pode significar aumentar a confiabilidade dos

processos, uma vez que é tudo feito dentro de casa.

Ter uma frota própria pode significar controlar melhor o fluxo de

caixa, uma vez que não será preciso pagar outra empresa por esse
serviço todo mês.

Entretanto, a principal desvantagem do uso de frota própria é o custo

elevado no início da operação: afinal, é preciso gastar para adquirir os
veículos e treinar os profissionais necessários. 

Também é necessário ter uma estrutura suficiente para alocar a frota,

com espaço suficiente para os veículos e a equipe necessária.

E quando optar por uma frota própria?

Se a sua operação precisa de entregas rápidas e frequentes, bem
como estar disponível 24 horas por dia para realizar serviços, uma
frota própria pode ser a melhor saída.

Frota terceirizada
Dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) revelam
que o Brasil atingiu a marca de 39,286 milhões de trabalhadores
informais no segundo trimestre de 2022, representando 32,6% da
expansão em apenas um trimestre.

E ter uma frota terceirizada nada mais é do que quando a empresa

fecha um contrato com uma locadora e passa a utilizar seus
veículos sem precisar adquiri-los.

Essa transação não envolve apenas a locação de veículos, mas

também toda a sua gestão, incluindo seguros, impostos, manutenção,
multas, etc.

Entre suas principais vantagens está a possibilidade de conseguir

alocar recursos conforme a demanda: se o ritmo de trabalho estiver
menor que o esperado, a empresa não tem custos para manter
veículos (e motoristas) parados.

Para quem está começando e não tem capital suficiente para adquirir
uma frota própria, contratar uma terceirizada pode ser uma ótima
opção.

Entretanto, quem opta por ter uma frota terceirizada acaba tendo
controle restrito sobre a operação. Além disso, é preciso contar que
nem sempre a locadora ou transportadora contratada terá meios
suficientes para lidar com sazonalidades.

E quando optar por uma frota terceirizada?

Para quem consegue ter bom planejamento sobre suas entregas e não
precisa de alterações ou demandas de última hora, usar frotas
terceirizadas pode ser bem mais barato!

Como criar um gerenciamento de frota eficiente?

Uma boa gestão de frotas pode melhorar a eficiência. Afinal, gerenciar
uma frota é planejar e controlar processos com base em informações
precisas.

Mas para isso, é necessário criar um gerenciamento de frota eficiente,

considerando desde o ponto de partida até o gerenciamento em si. 

Confira, agora, um passo a passo de como fazer:

 1. Faça um diagnóstico da sua frota.

Antes de mais nada, é necessário saber em qual estado de

gerenciamento sua frota está. 

Para isso, siga as dicas:

 Liste todos os veículos da empresa, se são carros, ônibus

ou caminhões; 
 Descreva o estado de cada um deles, se estão
conservados ou se precisam de algum tipo de conserto; 
 Anote quantos quilômetros cada um roda por mês e
quanto poderia rodar; saiba quanto dinheiro é gasto com
combustível, manutenção da frota, salários dos
motoristas, etc.
 Verifique se os motoristas estão dirigindo
defensivamente e o que melhorar no modo de condução.
Após reunir todas essas informações, você vai ter uma visão mais
objetiva da real situação da sua frota.

Também será possível identificar (ou prever) os problemas e pensar

em soluções mais efetivas. 

2. Desenvolva uma política de frota

A política de frota é um conjunto de normas e procedimentos que

todos os motoristas devem seguir, visando o uso adequado e
econômico dos veículos. Além disso, também define o tempo de
operação, a vida útil de cada ativo e o intervalo adequado das
manutenções.

Mas por qual motivo ela é tão importante? 

Com ela é possível garantir que os veículos sejam usados da melhor

maneira, aumentando o tempo de vida útil e reduzindo
principalmente gastos. 

Para elaborar essa política você deve descrever muito bem os serviços
prestados pela sua frota e fixar algumas diretrizes, como as regras que
seus funcionários devem cumprir, assim como os direitos e as
contrapartidas dos clientes.