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ISO 9001:2015

COMO FAZER A
TRANSIO
Um guia para empresas certificadas

Antes de comear
A ISO 9001 mudou!
A verso brasileira da norma foi publicada no dia 30/09/2015
e a partir desse dia, as empresas que j so certificadas na
reviso 2008 tero 03 anos para fazer a transio para a nova
verso.

Mas isso todos j sabem, certo?


Por tratar-se da norma mais difundida e aplicada no mundo,
todas as etapas da reviso foram acompanhadas bem de
perto e por isso j existem diversos artigos e materiais j
publicados contendo textos, explicaes, treinamentos etc.,
sobre a ISO 9001:2015 e por isso que o nosso objetivo nesse
guia no falar sobre a norma, afinal voc j sabe o que
mudou!

Voc ganha com essa mudana!


A nossa inteno falar sobre o seu sistema de gesto,
sobre o que deve ser feito em sua empresa com essa nova
publicao e o mais importante: a nossa inteno mostrar
como essa transio pode ser um presente para a sua
empresa!
Eu digo isso porque, antes da publicao dessa norma, voc
tinha preocupaes distintas em sua empresa e tinha que
pensar em vrias frentes de trabalho: preocupava-se com
o marketing para aumentar as suas vendas e monitorar os

concorrentes, com a estratgia para conseguir novos clientes,


com a liderana para a gesto de pessoas e tambm com o
sistema de gesto para a certificao da sua empresa, certo?
Olha a quantidade de recursos que tinha que utilizar para
conseguir o resultado da sua empresa. muita coisa, no
? Mas a grande novidade e o grande presente que, com
essa nova reviso da ISO 9001, o seu Sistema de Gesto
da Qualidade ir lhe proporcionar todas as informaes de
forma muito mais clara, simples e, com isso, a quantidade de
recursos empregado ser muito melhor.

Prepare-se bem e
aproveite o mximo.
Sabendo que em tempos de crise qualquer recurso bem
investido faz uma enorme diferena, fundamental que
aproveite todos esses recursos da nova verso para
potencializar ao mximo tudo o que essa norma pode lhe
proporcionar.
Ento, venha conosco para entender como voc pode
aproveitar ao mximo esse momento!

Adaptao dos Processos


Se a sua empresa j certificada, provavelmente passou
pelas seguintes etapas para a implementao da ISO 9001:

1.

Identificao dos
Processos do SGQ

4.Estabelecimento

2.

Mapeamento dos
Processos

5.

da Poltica,
Objetivos da
Qualidade e Metas

7.

Treinamentos

8.

Criao dos
Procedimentos
Obrigatrios

Auditoria Interna

3.

Treinamento
Inicial

6.

Elaborao dos
Procedimentos
Operacionais

9.

Certificao

Sistema de documentos x Criao


de um sistema documentado
Com pequenas diferenas entre uma e outra etapa, esse era
basicamente o fluxo de implementao de um sistema de
gesto. O problema que ao olhar para esse fluxo o que
percebemos que o grande foco do sistema de gesto da
qualidade at esse momento era a criao de um sistema de
documentos e no a criao de um sistema documentado
focado nos resultados da empresa. Tanto realidade essa
afirmao, que uma das grandes preocupaes dos gestores
ao falar sobre a ISO 9001 que esse sistema iria burocratizar
a sua empresa, tamanho era o foco que todos davam para os
documentos.

Qual a grande mudana?


Ento, o primeiro grande presente que a sua empresa recebe
com a reviso da ISO 9001 que sai o foco dos documentos.
A importncia agora com o resultado a ser apresentado pela
empresa: entregar produtos e servios conformes e prover
uma base slida para o desenvolvimento sustentvel da
empresa.

Como?
Para ajudar nesse novo foco, entra o contexto da mentalidade
de risco que faz com que a empresa determine os fatores
que podem causar desvios nos seus processos e no seu
sistema de gesto da qualidade em relao aos resultados
planejados.
Agora, s com essas poucas informaes, para voc gestor
de uma empresa ou de um processo, esse no era o seu
grande sonho? Ter um sistema que possibilite a entregue os
resultados planejados e ainda indique o que pode dar errado
no meio do caminho!!

Como adaptar meus processos?


A primeira boa notcia que como grande parte dos
requisitos crticos so novos, seu esforo de adaptao ser
pequeno. O esforo maior ser na mudana da mentalidade
e comportamento de todos os envolvidos, principalmente da
direo da empresa.

Viso estratgica
O primeiro passo na transio / implementao da ISO
9001:2015 entender a empresa, o seu negcio e o contexto
que a empresa est inserida, definindo as seguintes questes:
quem a empresa, quais so seus clientes, o que os clientes
esperam da empresa, quais sos seus objetivos, onde quer
chegar e em quanto tempo, em quais valores se pautam para
chegar nesses objetivos e quem so as partes interessadas
nesse resultado que podem ajuda-los, encurtando esse
caminho?

Essas so as primeiras perguntas a serem respondidas! Afinal,


se agora temos um sistema voltado para o resultado, temos
que saber qual o resultado esperado, concorda comigo?

Mentalidade de risco
Ento, se essas perguntas j esto bem claras para voc,
pode passar para a segunda etapa, que a anlise do
ambiente do seu negcio. O que pode impactar o seu
resultado? o que chamamos de mentalidade de risco.
E esse um assunto interessante, pois desde o incio da
reviso da norma, recebemos aqui na Templum uma grande
quantidade de dvidas sobre esse tema, que foi um dos
assuntos mais discutidos durante o processo de transio e
a reflexo que sempre tentamos causar ao responder esses
questionamentos foi a de que a ordem das preocupaes
estava invertida, pois todos queriam analisar, identificar e
tratar os riscos sem saber o que queriam evitar de verdade,
isso porque no sabiam o propsito da organizao.

Interao entre as informaes


timo, entendemos a organizao, seu propsito,
seu contexto e sabemos o que pode influenciar nesse
resultado. Agora chegou o momento de entender o fluxo
de informaes e interaes dos processos da empresa.
Repare que na verso 2008 essa era a primeira etapa da
implementao de um sistema de gesto, mas agora vendo
por essa tica, realmente estava incompleto e era por isso
que no conseguamos extrair todo o potencial de um sistema
de gesto da qualidade, que agora fica mais claro e fcil.

Ao criar toda essa estrutura organizacional, a empresa deve


demonstrar quem so os lderes e os gestores que devem
levar esse projeto adiante, afinal, um sistema com tamanha
responsabilidade na empresa precisa ser gerido por pessoas
que conseguem ter autonomia e comprometimento com tal
resultado. No tem como delegar essa responsabilidade pois
o resultado da empresa que est em jogo! muito srio,
no acham? Por isso, somente aps a definio do contexto
da organizao e definio dos responsveis criaremos as
metas a serem atingidas e um plano de ao para atingir
essas metas estabelecidas.

Perceba que at agora no estamos alterando


nada do seu sistema de gesto atual, apenas
criando uma nova mentalidade de pensamento
em sua empresa e mudando o foco do sistema
atual. tudo novo at agora e por isso que
eu reafirmo que o esforo da adaptao
pequeno.

Identificar e controlar os recursos necessrios


Estando com todas essas etapas prontas, temos que
identificar quais os recursos que precisamos para fazer tudo
isso acontecer. Opa! Aqui j tem muita coisa em seu sistema,
afinal, com certeza voc monitora a infraestrutura, o ambiente
de trabalho, as manutenes e as melhorias, correto?
Mas, ao falarmos de recursos de apoio, voc sabe quais
so os conhecimentos essenciais para que cada processo
acontea? Voc controla a propriedade intelectual da
sua empresa? Como voc sistematiza os conhecimentos
obtidos por experincia? Voc sabe quais so as pessoas
fundamentais para o sucesso do seu negcio? Voc sabe
quais so as informaes necessrias para que no exista
retrabalho? Voc monitora o fluxo de informaes e conhece
todas as entradas de comunicao com todos?

Acredito que muitos desses tpicos no possuem


ateno em sua empresa, ento na adaptao
voc no precisa alterar as sistemticas j
existentes de recursos, mas apenas criar
mtodos para controle desses recursos que
estavam esquecidos at esse momento, ou ento
que at nos preocupavam, mas no sabamos
como ter controle sobre isso.

2008 entra em jogo


Somente depois de tudo isso que podemos dar ateno aos
procedimentos operacionais da nossa empresa e seguimos
com o fluxo que j temos com a verso 2008. Revisaremos
todas as sistemticas j implementadas e verificaremos se
esto coerentes com o objetivo que foi estabelecido no incio
da transio.

Ser realmente que os nossos procedimentos


operacionais esto atendendo misso da
empresa?
Essa a pergunta que deve ser realizada em todo momento
desse novo ciclo do seu sistema de gesto, afinal a misso
da empresa que manda, sempre!

Pronto, agora voc j sabe a melhor forma de


realizar a adaptao dos processos do seu
sistema e gesto.

Auditoria Interna
Auditoria uma avaliao ou exame imparcial das prticas e
resultados de uma organizao relacionados ao requisitos de
uma srie de padres e/ou objetivos mensurveis.
A auditoria ento, serve para:
Determinar onde nos encontramos em relao aos
requisitos de: uma norma, ao prprio sistema de gesto e
as partes interessadas;
Determinar a adequao e eficcia do sistema de gesto;
Identificar oportunidade de melhorarmos a eficcia e
eficincia de nossos processos;
Identificar pontos de melhorias.
O auditor interno deve ser uma pessoa competente para
executar as auditorias, ou seja deve ter escolaridade,
experincia e conhecimento necessrio para atender aos
resultados pretendidos dessa atividade.
Para essa atividade so utilizados documentos de
trabalho que podem incluir: listas de verificao, planos
de amostragem de auditoria, informaes documentadas,
evidencia de suporte, constataes da auditoria e registros de
reunies.

Ajustes
De posse do relatrio de auditoria interna em mos, o
momento de realizar todas as necessidades de ajustes
apontadas durante essa atividade. um momento muito
importante a fim de garantir a eficcia do sistema de gesto.
Para as no conformidades encontradas, voc dever abrir
os relatrios de ao corretiva, tomar ao para controlar a
no conformidade encontrada, lidar com as consequncias,
encontrar a causa raiz para que essa no conformidade no
volte a acontecer e determinar as aes necessrias para
essa causa. Para as melhorias encontradas, voc dever
considerar os resultados das anlises e implementar as aes
necessrias.
Essas aes garantem o processo de melhoria contnua da
empresa, uma vez que elevam o nvel do seu sistema de
gesto.

Transio
Ao implementar as 04 etapas anteriores, sua empresa estar
apta para chamar o organismo de certificao e solicitar a
auditoria de transio para a ISO 9001:2015.
As auditorias de transio tm o objetivo de transferir
a certificao j existente na verso atual para a verso
atualizada.

Quer comear agora?


Aproveite. grtis!
A Templum vai dar uma fora para sua empresa e disponibilizar
recursos excepcionais para esta fase. Voc poder contar com:

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