Apresentação 3

Introdução 5

O ciclo completo do PDCA 7

Planejar 9

Executar 14

Checar 17

Agir 19

Evite os erros mais comuns 20

Você, gestor e autoridade 23

Vale a pena relembrar 27

Sobre o AmbLegis 29
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APRESENTAÇÃO
Se você é empresário, diretor, gerente, coordenador, Mas a verdade é que ter uma boa gestão de
responsável pelas áreas de meio ambiente, saúde e requisitos legais na sua organização pode gerar
segurança do trabalho, ou lida com assuntos inúmeros benefícios, como uma melhor imagem da
regulatórios na sua empresa e tomou a iniciativa de sua marca, melhor atendimento aos clientes, reduzir
baixar este e-book, você já está um passo à frente da a perda de ativos, entre tantos outros.
maioria. Então sinta-se privilegiado, pois neste e-book você
Existem dados que mostram que grande parte dos aprenderá muito sobre o assunto e com certeza
responsáveis só se preocupam com os requisitos despertará para uma nova realidade.
legais quando isto é uma exigência de alguma
norma, cliente ou está correndo riscos de
penalidades.
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VOCÊ ESTÁ PRONTO?
Para começarmos, você precisa entender que o
gerenciamento dos requisitos legais, além de ser
extremamente necessário para sua organização,
também pode ser algo simples.

Talvez você tenha em mente que para monitorar e

atender as legislações você precisará de um
departamento jurídico e muitos outros profissionais.

Contudo existem diversas formas para que você

entenda as leis aplicáveis a sua empresa e fique em
conformidade, sem maiores preocupações.

Esta é a proposta deste e-book. Iremos te mostrar

uma das formas para realizar uma gestão de
requisitos de forma simples e eficiente.
Gleison Loureiro,
Acompanhe até o final e torne-se referência em Diretor Executivo do Grupo Ambplan
ética e qualidade. Conte comigo nesta jornada!

INTRODUÇÃO
Podemos levar em consideração que grande parte
do que decidimos fazer, principalmente na vida
profissional, pode (e deve) ser planejado, para que os
resultados sejam os melhores possíveis.
Assim, no ambiente corporativo, é necessário um
cuidado minucioso com o gerenciamento
requisitos legais, pois eles podem determinar o
futuro do seu negócio ou da empresa em que
trabalha.
5
MAS O QUE SÃO OS REQUISITOS LEGAIS?
Um requisito é uma condição exigida por uma parte
ou o todo de uma legislação.
Ao aplicarmos essa ideia ao funcionamento da sua
empresa, basicamente estamos falando sobre as
de
exigências dos órgãos públicos. Esses requisitos são
licenças, taxas e inúmeras condições de trabalho,
para que o seu produto ou serviço consiga chegar ao
mercado e ao cliente final, em conformidade com as
leis.
Quando começamos a avaliar estas exigências, é
possível perceber que esta não é uma tarefa tão
simples. Os requisitos não são necessariamente
óbvios, afinal, eles podem ter uma linguagem
complexa para interpretação, além de ter
incontáveis fontes de origem, o que demanda
diferentes formas de aplicabilidade.
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COMPARTILHE ESTE EBOOK!

Para fazer o controle de todas estas normas e etapas, mapeando e entendendo cada processo,
exigências, fica justificada a relação entre Gestão de identificando os problemas, as causas e suas
Requisitos Legais e o Ciclo PDCA, tema principal respectivas soluções, buscando como finalidade, o
deste e-book. aperfeiçoamento da gestão da empresa como um

Talvez você ainda não conheça este termo, por isso todo.

vamos iniciar com uma breve descrição, sobre o que

é o ciclo PDCA? É importante considerar que a “prática leva a
perfeição” e o Ciclo PDCA mostra isto de
O Ciclo PDCA é uma ferramenta que visa controlar e
forma clara e completa. Assim, quando
melhorar determinados processos.
pensamos em realizar o planejamento da
Tem por objetivo principal a melhoria contínua das
Gestão de Requisitos Legais, o Ciclo PDCA
etapas, mapeando e entendendo cada processo,
mostra-se ideal para o trabalho.
identificando os problemas, as causas e suas
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O CICLO COMPLETO DO PDCA

É BASEADO EM 4 ETAPAS
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P = PLAN = PLANEJAR D = DO = EXECUTAR

Deve-se entender qual a situação atual da empresa, É o momento de colocar o planejamento em prática.
para que assim, possa ser estabelecido um plano, Ou seja, é nesta etapa que são realizados os
com objetivos e métodos a serem seguidos. levantamentos e as ações necessárias para atingir
os objetivos propostos no planejamento.

A = ACT = AGIR C = CHECK = CHECAR

Trata-se da realização das ações corretivas Deve-se avaliar o que foi feito na etapa de execução,
referentes às falhas encontradas no processo. A gerando indicadores e comparando os resultados da
gestão de toda a cadeia de realizações e sua execução com as expectativas do planejamento.
melhoria contínua.

Agora que já conhecemos todas as etapas do ciclo PDCA, vamos correlaciona-las, de forma mais
detalhada, ao nosso objetivo de gerir os requisitos legais em nossa organização.
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PLANEJAR
Deve-se entender qual a situação atual em que se encontra
a empresa, para que assim, possa ser estabelecido um
plano, com objetivos e métodos a serem seguidos.

Diagnóstico da situação atual da empresa quanto ao

atendimento dos requisitos legais

Você já procurou saber em que patamar de atendimento

legal está a empresa em que trabalha? Mas o que se entende
por atendimento legal?

O atendimento dos requisitos legais significa saber quais

legislações, aplicáveis ao seu negócio, estão sendo
atendidas ou não.

Se as legislações são aplicáveis ao seu negócio, significa

que a empresa deve atendê-las, obrigatoriamente, sejam
leis Federais, Estaduais ou Municipais.

“Entendi, mas como saber quais legislações são aplicáveis

à minha empresa?”
 10

Para isso, é necessário que haja uma pesquisa Após o levantamento de todas as legislações, deve-
periódica em veículos oficiais, como o Diário Oficial se realizar uma verificação em cada uma delas para
da União, no caso das legislações Federais, o Diário entender quais são aplicáveis a sua organização.
Oficial do Estado, no caso de legislações Estaduais e “O que deve ser verificado para saber se uma
em sites oficiais ou jornais locais para as legislações legislação é aplicável ao meu negócio?”
Municipais.
Primeiramente, deve-se levar em consideração a
São criadas, em média, 1150 disposições legais por abrangência da legislação. Ou seja, é aplicável a qual
dia no Brasil, dentre estas: Portarias, Normativas, Estado e/ou a qual Município?
Leis, Resoluções etc.
Após esta verificação, tenha em mente qual o tipo
Algumas são aprovadas e passam a vigorar, outras do seu negócio e sua atividade principal. Isto é, sua
não. empresa é uma metalúrgica, alimentícia,
Ou seja, para controle de todas essas legislações, farmacêutica, transportadora (etc)?
faz-se necessário um pessoal especializado e focado E, por último, saber tudo o que tem e é realizado em
para este trabalho. sua empresa. Como exemplo: há portaria com
É importante que o levantamento deva ser realizado segurança armada? Há ambulatório? Refeitório?
periodicamente e não somente uma única vez, Brigada de incêndio? Manuseio de produtos
lembrando que, todos os dias, no Brasil, há uma nova químicos? Quais? São controlados? Quantos
legislação que pode ser aplicável ao seu negócio e Funcionários? Qual o grau de risco das atividades?
pode impactar suas atividades. Etc, etc, etc...
 11

Após estas verificações, você poderá filtrar quais leis O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE
realmente deverão ser atendidas pela empresa. CONFORMIDADE
Lembramos que sua empresa é corresponsável
O termo compliance nos últimos anos tronou-se
pelos seus fornecedores. Uma vez dentro da
uma obsessão dentro das organizações.
empresa, tudo que lhe é fornecido, sejam serviços ou
Projetos antifraude passaram a fazer parte do dia a
produtos, passam a ser de sua responsabilidade.
dia das empresas, após a divulgação de diversos
Portanto, todo este processo também deverá ser
esquemas de corrupção ao redor do mundo. Até nas
feito para seus fornecedores, para saber quais
negociações mais usuais, as empresas estão mais
legislações você deverá cobrar o atendimento.
cautelosas e atentas em relação as diligências de
conformidade.

As exigências podem partir de áreas diferentes e,

cada uma dessas áreas possuem características
específicas, o que requer profissionais
especializados e com domínio sobre os assuntos, os
quais podem ser: trabalhista, fiscal, contábil,
financeiro, ambiental, jurídico, previdenciário, ético,
entre tantos outros.

Para que tantas exigências sejam cumpridas, se faz
necessária a presença de equipes próprias que
atuem diariamente e diretamente com esses temas.
Assim, esses profissionais são cada vez mais
valorizados e essenciais para a aplicação de
políticas e boas práticas no mercado em geral.
Portanto, compliance deve ser visto como um
benefício econômico para o caixa da empresa, como
um mecanismo de prevenção a perdas e não como
uma despesa, forma como algumas empresas
costumam classificar este tipo de serviço.
Afinal, estar alinhado a todas as normas existentes,
torna a companhia um modelo, uma referência e
contribui para uma boa reputação e imagem da
marca.
Falando em benefícios, com uma área
compliance atuando em sua companhia poderão ser
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observados mais alguns outros benefícios, tais
como:
• Aumento de credibilidade (de clientes, de
investidores, de fornecedores)
• Melhor estrutura para exploração do mercado
internacional
• Aumento da eficiência no processo de produção
ou execução do serviço
• Melhora na qualidade do produto ou serviço
oferecido
• Melhora geral na governança corporativa
de
 13

A globalização exige que pequenas e médias Mas vale ressaltar que, a qualquer momento uma
empresas sejam criadas, já com seus valores empresa pode (e deve) se adequar as mínimas
definidos de forma clara e com níveis de qualidade regras exigidas pelo mercado, independentemente
competitivos no mercado. do tempo de existência.

Portanto, ter um bom planejamento e colocar em Ou seja, se você ainda não está de acordo com as
prática os requisitos legais desde o início do normas legais, é importante começar seu
funcionamento, poderá fazer toda a diferença ao planejamento e reduzir os riscos e impactos que seu
longo de sua existência. negócio pode sofrer por não estar em conformidade.

EXECUTAR
É o momento de colocar o planejamento em prática,
ou seja, é nesta etapa que são realizados os
levantamentos e as ações necessárias para atingir
os objetivos propostos no planejamento.
Ótimo! Agora que você já sabe quais são as
legislações que precisa atender, precisamos saber
como atendê-las.
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Para isso, você precisará interpretar todas as
legislações e definir o que estão solicitando.
Transformando a interpretação em ação e assim, ao
atender os requisitos exigidos, sua empresa estará
de acordo com a legislação.
Então você já sabe quais legislações são aplicáveis
ao seu negócio e aos seus fornecedores, já
interpretou as legislações e descobriu quais ações
deverá executar para atendê-las. Agora, mãos à obra!
É o momento de trazer para a prática as exigências
interpretadas no papel.
Por exemplo, se uma legislação exige que a empresa
constitua CIPA (NR 05), você deverá desenvolver
todo o processo para construir ou, se já houver,
mantê-lo periodicamente: com eleições ordinárias
mensais, eleição, protocolo, etc.
 15

Lembre-se: todo gerenciamento exige evidências, Afinal, você não deve ser o único responsável de
portanto, controle suas documentações e seus toda a empresa a levantar, organizar, definir e
procedimentos. atender todas as legislações.

Serão eles que comprovarão o atendimento da sua Envolva as pessoas e delegue as tarefas. Mostre que
empresa perante as legislações aplicáveis. atender às legislações é dever de todos.

Afinal, para que a empresa esteja sempre em dia

O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE com suas obrigações, é necessário que todos se
CONFORMIDADE DE REQUISITOS unam para alcançar um único objetivo: que a

Crie planilhas de atendimento, onde conste o nome, empresa esteja de acordo com as legislações

o número e o resumo da legislação, seu âmbito vigentes e possa manter seu funcionamento,

(Federal, Estadual ou Municipal), a qual área faturamento e, consequentemente, seu crescimento

pertence (Meio Ambiente, Saúde e Segurança do e de seus funcionários.

Trabalho), setor responsável por atendê-la, pessoa Além de atender a todas as legislações aplicáveis
responsável por atendê-la e prazo. dentro dos prazos determinados, também é

Com esta planilha, você poderá gerenciar seu necessário ter total controle sobre a validade de sua

cumprimento às legislações. Vale ressaltar que a documentação.

interação de todos e entre as áreas, é muito

importante.
 16

Ou seja, se manter atento aos documentos que O importante é saber que não adianta cumprir a
possuem vencimento, como AVCB (Auto de Vistoria legislação uma única vez. Isso deve ser um ciclo.
do Corpo de Bombeiros), PPRA (Programa de Não se deve parar nunca! O desafio maior é manter
Prevenção de Riscos Ambientais), Licenças tudo em dia e em atendimento legal.
Ambientais, ASOs (Atestados de Saúde
Ocupacional), etc.

Perder a data de renovação de um desses

documentos, pode resultar em notificações,
autuações, multas e até embargo (no caso de obras)
ou paralização da produção. Já imaginou o prejuízo
financeiro se isto acontecesse?

Por isso, o controle destes Diplomas Legais deve ser

rígido e verificado diariamente. Para auxiliar pode-
se criar uma planilha com fórmulas que avise se os
documentos estão válidos, em fase de renovação ou
vencidos.
 17
CHECAR
Deve-se avaliar o que foi feito na etapa de execução, • Quais são as principais informações que preciso
gerando indicadores e comparando os resultados da saber sobre o meu atendimento?
execução com as expectativas do planejamento. • Quantas legislações aplicáveis à empresa
Vamos fazer um check-list rápido: As legislações estamos atendendo?
estão controladas? Foram controlados os • Quantas legislações aplicáveis à empresa não
respectivos atendimentos? Controlados os estamos conseguindo atender?
documentos com validade?
• Quantas legislações aplicáveis ao fornecedor eu
Excelente! atendo?
Porém, para facilitar a visualização de seus • Quantas legislações aplicáveis ao fornecedor eu
números, podem-se criar gráficos, indicadores e não atendo?
relatórios, todos referentes ao seu atendimento as
• Quantas legislações são somente para o seu
leis.
conhecimento, ou seja, não geram ações, mas
Então, vamos começar pelos gráficos e indicadores. devo conhecer?
Façamos algumas perguntas: Após as perguntas feitas, precisamos buscar e
registrar as respostas.
 18

Para isso, você deverá fazer um levantamento Exemplo: Hoje, posso dizer que a empresa X atende
periódico do atendimento aos requisitos e 92% de todas as legislações aplicáveis, mas somente
transformar estes dados em números para controle 63% das legislações aplicáveis aos fornecedores são
e em gráficos. cumpridas por eles.

Com este levantamento, relatórios também poderão Com as informações transformadas em indicadores,
ser gerados, o que facilitará o entendimento, você poderá trabalhar, como neste exemplo,
deixando claro o que falta atender e podendo dar diretamente com os responsáveis pelos
foco e atenção nos casos prioritários. fornecedores, pedindo auxílio e otimizando seu

Como todas as etapas contínuas do Ciclo PDCA, a tempo, uma vez que sabe onde está o problema.

etapa “Checar” não é diferente. Seu atendimento Este tópico deixa claro que atender às legislações é
deve ser verificado regularmente. primordial. Mas, atender e não controlar o

Primeiro, porque todo o atendimento deve ser atendimento, torna a gestão ineficiente.

apontado e, por conseguinte, sair de sua lista de

pendências, atualizando-a.

Segundo, porque será através de seus indicadores e

relatórios que poderá visualizar e ter o termômetro
de conformidade de sua empresa.
 19
AGIR
Trata-se da realização das ações corretivas Você deve entender que sem gerenciar seu
referentes às falhas encontradas no processo. A atendimento – ou a falta dele – seu sistema nunca
gestão de toda a cadeia de realizações e sua será eficaz. Por isso, correlacionamos a gestão dos
melhoria contínua. requisitos legais ao Ciclo PDCA, pois é o que seu

OK. Temos legislações que atendemos, após atendimento legal deve ser: um CICLO.

seguirmos o tópico “Executar”, e isso é ótimo. Mas e Novas legislações surgem diariamente, em todos os
as que pensamos atender, mas não atendemos? Ou âmbitos: Federal, Estadual e Municipal, para vários
as que propusemos ações, mas não foram seguidas? negócios (metalúrgica, alimentícia, farmacêutica e
O que fazemos com estas? outros) e voltados a todas as áreas (segurança do

Bom, estas devem ser mapeadas e devem voltar trabalho, meio ambiente, saúde etc.).

para o Plano de Ação. Por isso, ter o controle inicial de suas legislações é

E como você saberia que as ações propostas não um grande passo, mas, sabendo que controlá-las

foram cumpridas? Como você saberia que as deve ser algo dinâmico, gerenciar seu atendimento

legislações que imaginou que estavam sendo periodicamente é a chave para o sucesso no que diz

atendidas, na realidade, não estavam? respeito a atendimento legal.

A resposta para esse problema é GERENCIAMENTO.

 20

EVITE OS ERROS MAIS COMUNS

NA APLICAÇÃO DO CICLO PDCA
É um equívoco enorme realizar a
aplicação do Ciclo PDCA sem
planejamento, no improviso, ou utilizar a
ferramenta apenas como um método
atenuante, apenas para “apagar
incêndios”.

A preparação da equipe que utilizará a

ferramenta no dia a dia é extremamente
importante para a execução do que for
planejado. E não haverá melhorias se a
checagem não for feita, ou as ações não
forem aplicadas.
 21

O Ciclo PDCA é um AS FERRAMENTAS DE GESTÃO

sistema bastante Sobre a utilização de ferramentas de gestão,

os principais benefícios a destacar são:
intuitivo e tem • A empresa pode apresentar um diferencial
resultados reais. em relação a concorrência

Afinal, se um • Incorporação
contínua
da cultura de melhoria

administrador não • O resultado é direto na melhoria da

planeja, não executa, qualidade do serviço e/ou produto

oferecido
não controla e não • A diminuição de desperdício de recursos

corrige, ele não está

Este e-book teve como foco o Ciclo PDCA
administrando. como ferramenta de gestão, mas existem
outras formas, que você aplicar ao seu
negócio e assim, identificar a que mais se
adequa as suas atividades do dia-a-dia e
que podem ajudar na gestão da sua
empresa...
 22

OUTRAS FERRAMENTAS DE GESTÃO DE QUALIDADE QUE PODEM

AUXILIAR NA GESTÃO DE REQUISITOS LEGAIS

• O Diagrama de Pareto ordena as ocorrências de
problemas de maior frequência para ocorrências
de menor frequência
• O Diagrama de Causa e Efeito demonstra de
forma simples as possíveis causas de um
problema
• O Fluxograma permite uma visão geral e permite
avaliar os limites
• O Check-List pode ser utilizado para coleta e
análise de dados
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VOCÊ, GESTOR E AUTORIDADE

Dentro de uma empresa, cabe às
autoridades (empresário, diretor, gerente,
coordenador etc.) ser exemplo de
conformidade e estimular boas práticas
quando se trata de Gerenciamento dos
Requisitos Legais. Dessa forma, a
autoridade é diretamente responsável
pelas falhas cometidas internamente.

Por isso, se houver algo errado, não

bastará dizer apenas que não sabia. Afinal,
como responsável pela empresa ou um
setor, é fundamental que você, autoridade,
esteja ciente de temas que podem
impactar o funcionamento e futuro do
negócio, ou mesmo, impactar seu futuro
profissional.

Daí a importância de se precaver com um programa
de Gerenciamento de Requisitos Legais que seja
eficaz!
Você como gestor precisa conhecer e ajudar a
empresa a ter resultados pautados em base sólida.
O que deve ser importante para você?
Se tudo isso soa como novidade, significa que deve
vir uma fase de adaptação pela frente.
A partir de agora você passou a entender a
complexidade de realizar a gestão dos Requisitos
Legais. E que, embora a metodologia do Ciclo PDCA
auxilie nessa gestão, ela ainda demanda grande
esforço e mão de obra para que tudo comece a
funcionar corretamente.
Afinal, é possível realizar todo o trabalho com sua
equipe interna, que irá periodicamente levantar os
requisitos legais, interpretá-los, entender se são
aplicáveis ao negócio da empresa ou aos seus
24
fornecedores, criar planos de ação, gerar gráficos e
relatórios de avaliação e etc.
Contudo, nesse processo existem dois fatores que
devem ser levados em conta:
• Fator de custo, necessário para a contratação de
novos funcionários ou mesmo treinar os
funcionários atuais.
• Fator curva de aprendizado, necessário para que
todas pessoas envolvidas absorvam a metodologia e
possam aplicá-las na prática, além de serem
avaliadas periodicamente por alguém que possua
total domínio sobre o assunto.
Mas felizmente esse não é o único meio de realizar
essa adaptação.
Também é possível buscar uma assessoria e
ferramenta especializada, como o AmbLegis. Afinal,
em um momento crítico como esse, é bastante
indicado para enfrentar o desafio com sabedoria e
eficiência.
 25

O QUE O AMBLEGIS
PODE FAZER POR VOCÊ?

O AmbLegis propõe uma forma descomplicada de Assim a manutenção da conformidade legal focada
gerenciar os requisitos legais exigidos para a sua na prevenção será a tônica em seu dia a dia.
empresa e para os seus fornecedores. Você poderá contar com nosso auxílio para
Isso porque você contará com uma equipe compatibilizar as atividades da sua empresa às
capacitada e focada em antecipar problemas, exigências legais em vigor.
solucionando-os antes que causem grandes danos.
 26

Levantamento de dados e avaliação de atendimento: aplicáveis ao seu negócio e analisamos os dados

• Realizamos o reconhecimento das atividades da para sua tomada de decisão.

sua empresa e identificamos os requisitos legais O Grupo Ambplan realiza a Gestão Integrada Online
aplicáveis em diversos âmbitos de Requisitos Legais, através do software AmbLegis,

• Realizamos a correlação entre os requisitos, os com foco em: Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e

aspectos ambientais e os perigos de saúde e Segurança do Trabalho, Responsabilidade Social e

segurança do trabalho Alimentos.

• Elaboramos o banco de dados de forma detalhada O Sistema AmbLegis é voltado para empresas que já

de cada item a norma aplicável possuam ou estão em fase de implantação da ISO

14001, OHSAS 18001, SASSMAQ e SA 8000 e outras
• Oferecemos assessoria na identificação de
normas
evidências para o atendimento de cada requisito
legal Nossa missão é levar soluções simples, confiáveis e
de qualidade para nossos clientes internos e
Resumidamente, levantamos as legislações
externos, fazendo com que eles ganhem tempo em
aplicáveis em relação à sua atividade, gerenciamos
suas atividades e sintam-se seguros com a parceria
seu atendimento as legislações e validamos suas
desenvolvida.
evidências.
Conheça nossos serviços e garanta o crescimento
Com o AmbLegis você conseguirá resultados de
de sua empresa!
forma objetiva, pois definimos as obrigações
 27

VALE A PENA RELEMBRAR...

Avaliar periodicamente o atendimento aos
requisitos legais aplicáveis às atividades da sua
empresa é muito mais do que assumir um
compromisso com assuntos legais, é assumir um
compromisso com a sustentabilidade do seu
negócio!
Além disso, o retorno sobre o investimento para o
cumprimento de exigências legais é incalculável.
Afinal, uma multa pode comprometer a saúde
financeira da organização, mas após um desastre,
como é possível calcular a perda de uma vida?
Imagine ainda que a maioria dos seus concorrentes
não estão preocupados com isso, que tal sair na
frente e oferecer ao mercado esse diferencial?
 28

Além disso, pense em poder dormir com a cabeça

tranquila sabendo que não terá surpresas. Afinal,
ao fazer a gestão dos requisitos legais você
conhecerá todas as legislações aplicáveis ao seu
negócio e terá um plano de ação para atendê-las.

Pois é! Há muitos motivos para fazer a gestão

adequada dos requisitos legais.

Então mãos à obra? Porque as nossas mangas já

estão erguidas. Trace seu plano agora e vá em
frente! E precisando, você pode contar comigo. De
verdade!

Um abraço,

Gleison Loureiro
gleison.loureiro@ambplan.com.br
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