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o Guia Completo para você começar!

GESTÃO ÁGIL
PARA ADVOGADOS
GESTÃO ÁGIL PARA ADVOGADOS

INTRODUÇÃO

A faculdade de direito não nos ensinou. O que é a Gestão Ágil?

O mercado jurídico também não. Como transformar a sua equipe jurídica em uma
organização ágil?
Como consequência, um dos maiores problemas dos
advogados é a gestão. Este é o material mais completo que você encontrará na
internet sobre o tema. Por isso, nós recomendamos que
Como enxergar os gargalos que estão afetando o meu você estude com atenção até o final e compartilhe com
time e garantir mais produtividade para a minha os outros advogados de sua equipe.
equipe?
Afinal, dificilmente a sua equipe será ágil se apenas você
Como realizar uma boa gestão de tarefas e de entender este movimento que pode te ajudar a ganhar
pessoas? mais dinheiro na advocacia.

Como diminuir as dores de cabeça comuns de um Bem, vamos lá?


gestor que atua na advocacia?
Antes de você entender o que são as organizações ágeis
A gestão ágil pode ser a solução. é importante que você compreenda como elas surgiram.
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COMO SURGIRAM AS METODOLOGIAS ÁGEIS?


As metodologias ágeis surgiram no final da década de Na indústria de software, muitos programadores
90 e início dos anos 2000, impulsionada por constantes também se sentiam dessa forma. Foi justamente essa
insatisfações de clientes que contratavam indústrias de pressão externa de clientes e consumidores, junto com
softwares para desenvolver produtos digitais, mas a percepção de que poderia se entregar mais com
nunca conseguiam cumprir o escopo, prazo e o menos tempo, que fez com que novas formas de
orçamento estipulado. trabalho surgissem.

Ou seja, exatamente o que tem acontecido dentro do No mercado jurídico, muitos advogados se sentem
mercado jurídico. dessa mesma forma. E novas formas de trabalho
também estão surgindo.
Você já enviou um documento ao cliente e depois teve
que fazer diversas alterações na minuta? Já precisou
renegociar um prazo por achar que daria tempo de
entregar mas viu que não ia conseguir? O cliente
alguma vez já reclamou do preço do seu serviço?

Por outro lado, você já sentiu que o seu trabalho pode


ser mais eficiente? Ou que poderia ser mais produtivo?
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Na prática, os programadores perceberam que se Em 2001, um grupo de programadores se reuniram e


gastava muito tempo e dinheiro para concluir um consolidaram os seus entendimentos sobre as melhores
projeto e também não havia quase nenhuma práticas de gestão no Manifesto Ágil. A ideia era ter um
colaboração com o cliente durante a execução dos trabalho mais colaborativo e focado em trazer mais
trabalhos. Além disso, não conseguiam priorizar as resultados de valor aos clientes, pautado nos seguintes
tarefas que, de fato, gerariam mais lucro para os seus valores:
negócios e acabavam gastando muito tempo com
tarefas desnecessárias, que não geravam valor aos "Indivíduos e interações mais que processos e
clientes. Como consequência, havia muito retrabalho, ferramentas.
com o desenvolvimento de funcionalidades inúteis,
sobrecarga de trabalho e perda de dinheiro. Software em funcionamento mais que documentação
abrangente.
Em resumo, clientes insatisfeitos e programadores
exaustos. Colaboração com o cliente mais que negociação de
contratos.
Até que alguns profissionais começaram a pensar
diferente. Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Ou seja, mesmo havendo valor nos itens à direita,


valorizamos mais os itens à esquerda".
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Antes dos métodos ágeis, as empresas eram vistas Para isso, precisam de uma estrutura de trabalho com
apenas como máquinas. menos hierarquia, menos burocracia, mudanças mais
rápidas, mais liberdade e colaboração.
O trabalho era solicitado, depois passava por uma etapa
de planejamento, seguidas da execução e, finalmente, a
entrega do produto solicitado .

O problema era que as necessidades dos clientes


mudavam sempre e com muita frequência e, após um
longo período de construção de um produto, muita coisa
precisaria ser refeita porque já não fazia mais sentido,
gerando uma série de desperdícios ao trabalho dos
desenvolvedores.

A ideia, então, foi construir um modelo de trabalho que


pudesse se adaptar às constantes mudanças que
acontecem no mercado e nas necessidades dos clientes.

Com isso, as empresas que adotavam o ágil começaram


a ser vistas como organismos vivos, que estão em
constante mutação e interação com o cliente
aprendem a se adaptar de acordo com as demandas e
necessidades de cada cliente e não seguem à risca um
planejamento fixo, pois entendem que, muitas vezes,
a mudança faz parte do próprio plano.
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O QUE SÃO AS ORGANIZAÇÕES ÁGEIS?

As Organizações Ágeis são um conjunto de sistemas 95% das pessoas que utilizam a metodologia pretendem
interconectados e interdependentes. continuar utilizando.

São empresas mais flexíveis, mais atentas às 87% das pessoas declararam aumento de capacidade
mudanças e menos hierárquicas. de gerenciar mudanças.

O resultado final são equipes autogeridas, mais 84% das pessoas declararam aumento da produtividade
enxutas, multidisciplinares, que conseguem trazer mais da equipe.
dinamismo e segurança para empresas no mundo atual.
79% das pessoas declararam aumento da motivação
da equipe.
Em números, segundo a 10ª pesquisa anual de
Organizações Ágeis, divulgada pela Bain & Company,
77% das pessoas declararam que tiveram um retorno
os benefícios são:
mais rápido para o mercado.

76% das pessoas declararam redução de riscos do


projeto.
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Ou seja, funciona.

E, inclusive, muito mais do que o modelo clássico de


gestão do "comando e controle".

Acredito que não deve ser o seu caso, mas certamente


você conhece algum advogado que "vigia" os seus
funcionários para saber se eles estão produzindo bem.

Antes da COVID-19 a tarefa era até mais fácil. Mas


como "vigiar" uma equipe remota?

Os advogados que focaram em microgerenciar os seus


funcionários no home office, tiveram muitas
dificuldades e poucos resultados.

Já os advogados que confiaram em sua equipe, deram


autonomia e aplicaram a gestão ágil tiveram mais
sucesso.

"Legal. Estou entendendo que pode ser uma boa


oportunidade… mas como isso funciona na prática?"

É justamente isto que trataremos agora.


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COMO É O DIA-A-DIA DE UMA EQUIPE QUE


UTILIZA A GESTÃO ÁGIL?
A gestão ágil, em sua essência, é composta apenas por Qual a vantagem de seguir algum desses conjuntos de
alguns valores (que são aquelas frases curtas do Manifesto regras?
Ágil que trouxemos para você no início deste conteúdo) e
princípios. São eles que irão dar sustento aos diversos Você encurta caminhos e gera mais resultados. Cada uma
métodos ágeis hoje existentes, como o Scrum e o Kanban, dessas regras têm um porquê e um benefício específico
por exemplo. a ser atingido pela equipe. Você utiliza um atalho, um
método que já foi validado e gera resultados comprovados.
Entender esses valores e princípios já irão fazer com que
você consiga mudar a forma como trabalha atualmente e A gestão ágil, portanto, é feita por valores e princípios.
gere mais resultados, independentemente de qualquer
uma das metodologias existentes. E para acelerar os seus resultados, você pode utilizar as
“regras” de alguma metodologia específica.
Mas falando dessas metodologias, elas basicamente são
um conjunto de regras que preveem uma série de rituais Um dos exemplos mais clássicos e que podem trazer
e práticas específicas que devem ser seguidas pelas resultados incríveis para o mundo jurídico são os rituais
equipes. do SCRUM.
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CONHEÇA OS RITUAIS DO SCRUM

O SCRUM é uma metodologia bem marcada, com Quanto aos ritos, eles são divididos em:
procedimentos mais rígidos, sugerindo um passo a passo
do que precisa ser feito. O método utiliza eventos que - Sprint Planning (ou simplesmente Planejamento): É aqui
são chamados de ritos. onde tudo começa. Nessa etapa, é feita uma reunião com
toda a equipe para planejar as tarefas que serão executadas
O SCRUM parte do pressuposto da confiança entre os no próximo ciclo de trabalho (as chamadas “sprints”). São
integrantes da equipe, das oportunidades de aprendizado definidos qual será o período de duração desses ciclos de
que podem ser viabilizadas e pela empatia pelo outro. trabalho curtos, que normalmente varia entre 7 a 30 dias.
Além disso, ele permite que a organização melhore seus
procedimentos e faça uma melhor redistribuição de - Daily Meeting (ou simplesmente Reuniões Diárias): Uma
tarefas para não sobrecarregar o trabalho. vez definido quais as tarefas que serão realizadas no ciclo
de trabalho, precisamos acompanhar como está sendo a
execução do plano junto com a equipe, de preferência
através de reuniões diárias, de curta duração, entre a
equipe. A ideia é que essas reuniões diárias sejam
realizadas com duração aproximada de 15 minutos,
justamente para não tomar tanto tempo da equipe.
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O objetivo dela é que cada um responda as seguintes Aqui, são listadas também as tarefas pendentes que
perguntas: “o que você fez ontem?”, “O que você fará precisam ser executadas para o próximo ciclo.
hoje?” e “existe algo que está te impedindo de cumprir as
suas tarefas?”. Esse rito é importante para equipes - Sprint Retrospective (ou simplesmente Retrospectiva):
jurídicas principalmente para manter todos alinhados, também realizada ao final do ciclo de trabalho, a
entender de que forma as pessoas podem se ajudar, retrospectiva tem como objetivo entender como o
além de conseguir visualizar e resolver rapidamente os trabalho foi realizado pela equipe no período. Como
gargalos que estão afetando a equipe para aprimorar de podemos melhorar? O que fizemos que poderia ter sido
forma contínua. evitado? O que nos atrapalhou? A ideia é que os membros
da equipe reflitam e discutam sobre “o que foi bom”,
A daily meeting (ou reunião diária) é especialmente “o que pode melhorar” e “o que será feito” para evitar com
importante para resolver problemas, por meio de uma que os problemas identificados voltem a acontecer. É aqui
negociação entre colegas de trabalho, que, entre si, que a mágica acontece, pois é onde você consegue ver de
acham a melhor solução. Nessa etapa também se que forma a equipe pode melhorar e conseguir apresentar
descobre procedimentos mais eficazes e permite ainda resultados mais consistentes nas próximas semanas.
se adaptar a ferramenta quanto à realidade do seu
escritório mais rapidamente.

- Sprint Review (ou simplesmente Revisão): ao final do


período determinado no ciclo de trabalho, é feita uma
análise do que foi feito, do que não foi feito e a equipe
busca entender como pode melhorar para o próximo
ciclo de trabalho. É feita uma avaliação do porquê das
tarefas não terem sido feitas e o que pode ser feito para
ser mais assertivo.
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Na prática, funciona assim: Ao longo do “Sprint”, a equipe realiza as reuniões diárias


citadas acima para atualizar todos sobre o andamento
Uma pessoa da equipe (“Product Owner”, ou Gerente de dos trabalhos e quais tarefas já foram feitas, quais ainda
Produto), que conhece bastante os problemas do serão e para relatar eventuais dificuldades e problemas
mercado e as necessidades do cliente, define as tarefas que podem ser sanados em conjunto.
que precisam ser executadas e as ordena em ordem de
prioridade. Ao final do “Sprint”, nas reuniões de revisão e
retrospectiva, a equipe avalia o trabalho que foi feito e
A partir disso, a equipe define na reunião de como ele foi realizado.
planejamento quais as tarefas que serão cumpridas na
próxima “Sprint”, respeitando a ordem de prioridade Sei que pode parecer distante, mas separamos um caso
estabelecida anteriormente pelo P.O. Todas as tarefas na advocacia para você compreender melhor.
que não serão utilizadas nesse Sprint ficam armazenadas
no Backlog (basicamente uma lista de tarefas que é
analisada antes de cada Sprint). É assim que uma equipe
ágil consegue entregar mais valor em menos prazo:
focando no que é mais importante.

Definidas as tarefas, a equipe inicia o trabalho com o


apoio, geralmente, de um facilitador do processo
(chamado de SCRUM Master). Essa pessoa fica
responsável por ajudar a equipe a ser mais produtiva e
manter o foco, além de tentar prever e remover bloqueios
do time e assegurar que todos estão seguindo a cultura
ágil do modo correto.
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EXEMPLO PRÁTICO DE UM ESCRITÓRIO DE


ADVOCACIA QUE TRABALHA COM SCRUM
Um escritório de advocacia conta com uma equipe As demandas são organizadas de acordo com a prioridade,
contenciosa que cuida de cerca de 800 processos. O urgência e a relevância de cada uma delas, isto é, a
objetivo da equipe é aumentar a velocidade do trabalho capacidade de gerar mais valor ao cliente.
para conseguir suportar uma nova demanda que irá
chegar nos próximos meses, sem precisar contratar mais Uma vez estabelecida a ordem de prioridade das tarefas,
gente e nem perder a qualidade do trabalho. a equipe define quais as tarefas que serão executadas na
próxima Sprint e quais as tarefas deverão aguardar no
A partir disso, o Product Owner (líder da área ou sócio da Backlog.
equipe) define uma lista de todas as demandas pendentes
que precisam ser executadas. Cada membro da equipe será indicado como responsável
por uma tarefa e cada tarefa poderá ter um “peso” diferente,
Quais prazos precisam ser cumpridos? Quais novas para mensurar a produtividade de todo o time.
demandas precisam ser ajuizadas? Existem mais tarefas
urgentes para serem cumpridas? Como serão cumpridas Ao longo do Sprint, o SCRUM Master, conduz as reuniões
essas tarefas? diárias, de no máximo de 15 minutos, e ajuda na resolução
de problemas para maximizar a produtividade da equipe.
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Ao final, todos analisam as tarefas executadas, discutem


sobre o que funcionou e o que não funcionou. KANBAN PARA
Quantas tarefas conseguimos entregar? Como podemos
aumentar a nossa velocidade atual sem perder a
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qualidade? O que podemos fazer para aumentar nosso
desempenho? O que precisaremos evitar nas próximas Quanto ao Kanban, a principal diferença em relação ao
semanas? SCRUM é que ele não impõe tantas regras e não há ritos
definidos. Basicamente, o que você precisa é apenas
Assim, ao final de cada Sprint, a equipe vai medindo sua entender quais são os seus fluxos de trabalho, isto é, as
velocidade, avaliando o desempenho conquistado e etapas internas que as tarefas passam até serem finalizadas.
analisando como pode fazer mais e melhor.
O Kanban, na verdade, é comumente utilizado em conjunto
com o SCRUM, para gerir o progresso das tarefas definidas
em cada Sprint. Ele pode ser utilizado num quadro ou numa
lousa física e também em formato virtual, através de
softwares de gestão para dar mais agilidade e auxiliar na
medição de performance.

Cada etapa do fluxo de trabalho que existe no seu trabalho


deve ser representada por uma coluna no quadro e as tarefas
são representadas por cartões, que vão “transitar” pelo
quadro. A ideia é que todas as tarefas comecem num lado
do quadro e terminem no lado oposto.
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O objetivo do Kanban é tornar todas as demandas visuais


a todo o time. Assim, todos conseguem acompanhar o KANBAN NA PRÁTICA:
trabalho em progresso e verificar se algo ou alguém
precisa de uma ajuda específica. Como dissemos, para aplicar o Kanban, é preciso categorizar
as tarefas do seu escritório de acordo com as colunas que
Isso sem falar nos diversos benefícios diretos ou indiretos representam o seu fluxo de trabalho. Supondo que você
que podem ser obtidos simplesmente através da trabalha numa equipe contenciosa, a divisão das colunas
transparência das atividades da equipe. ficaria mais ou menos assim:

Com todas as tarefas da equipe num quadro Kanban, 1. A fazer: Todas as tarefas que precisam ser feitas;
ninguém precisa mais mandar e-mails ou fazer ligações
e reuniões para saber no que a equipe está trabalhando. 2. Fazendo: Todas as tarefas que já estão sendo feitas;
A informação passa a ser acessível a todos.
3. Validação interna: Todas as tarefas que estão
Essa técnica, pode auxiliar sobretudo nas atividades que pendentes de validação de alguém da equipe;
estão em andamento, além de otimizar o fluxo de trabalho.
Também promove uma maior produtividade e colaboração 4. Validação cliente: Todas as demandas que estão
da equipe, permitindo que as pessoas se ajudem entre si. aguardando uma validação final pelo cliente;
Por exemplo, permitindo que um membro da equipe
ofereça ajuda ao ver que um colega possui 5 cartões a 5. Protocolo: Todas as demandas que já estão validadas
mais que ele. e prontas para o protocolo;

6. Feito: Todas as tarefas que já foram feitas.


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Feito isso, você adicionará as tarefas ao quadro e e) Quem da equipe consegue receber com mais facilidade
colocará em cada cartão a indicação do nome da tarefa, uma demanda que acabou de chegar?
o cliente que a solicitou, o nome do responsável e o
prazo de conclusão. Você também pode criar rituais internos para busca de
melhorias contínuas (ou… utilizar alguns do SCRUM!)
Assim, à medida que as tarefas vão avançando, os cartões
vão movendo de cada coluna, de forma contínua. Para facilitar, você também pode criar métricas para
medir o desempenho e as entregas da equipe, por
Com essa simples ação de mover os cartões de uma exemplo, avaliar quanto tempo demora para entrar com
coluna para outra a cada movimentação já é possível ter uma petição inicial! E, a partir disso, você consegue medir
alguns insights bem legais, como: quanto tempo aquele cartão está se movendo entre as
colunas.
a) Qual está sendo a velocidade de execução das tarefas?
Ou… utilize o Kanban de acordo com o fluxo de tarefas e
b) Quantas tarefas são executadas por semana a jornada do cliente do seu escritório de advocacia! Como
individualmente e/ou coletivamente? retornar a ligação para um cliente, agendar reunião, fazer
a reunião, fechar contrato, por exemplo. Assim, o cartão
c) Em que etapa do trabalho as tarefas estão vai movendo dentro da jornada do cliente.
engargalando com mais frequência e que merece mais
atenção?

d) Qual o cliente que mais demanda a equipe? Quem da


equipe está mais atarefado? Quem consegue oferecer
ajuda?
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VOCÊ SABE O QUÃO ÁGIL É O SEU


ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA OU
DEPARTAMENTO JURÍDICO?

Muito se diz atualmente sobre organizações ágeis, mas Ao final do teste, será disponibilizado um gráfico com um
pouco ainda se faz na prática. diagnóstico real da sua situação e com sugestões de
Artigos para auxiliar na transformação ágil de sua
Em pesquisa da McKinsey & Company, com mais de organização.
2.500 pessoas de empresas de diferentes tamanhos,
especialidades, regiões e indústrias, foi constatado que
37% das organizações estão passando por
transformações ágeis profundas e apenas 4% dessas
organizações já implementaram a mudança por completo.

Para entender exatamente o quão ágil é a sua equipe,


ocê pode utilizar o teste desenvolvido pela Bain &
Company.
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COMO TRANSFORMAR A SUA EQUIPE


JURÍDICA EM UMA ORGANIZAÇÃO ÁGIL?

O primeiro passo, é entender o maior problema que você Com pequenos resultados, você consegue mais apoio e
enfrenta atualmente. credibilidade para implementar a metodologia no
restante do seu escritório ou departamento jurídico.
Quais são os principais desafios do seu escritório ou
departamento jurídico? Qual é o objetivo que esperam Além disso, trabalhe bem quatro pilares.
alcançar com a gestão ágil?

Se pudéssemos ter um pequeno ganho, qual seria?

Ao invés de tentar mudar tudo, comece pequeno.

Que tal tentar implementar a gestão ágil em uma área


pequena do seu negócio?
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Faça com que a cultura de sua


organização represente os
princípios do Manifesto Ágil

As culturas mais bem sucedidas geralmente dão Para desenvolver uma “cultura forte” é preciso vivenciar
permissão para que as pessoas falhem e não são focadas todos os valores da organização no dia a dia. De nada
em “estrelas”. Além disso, equipes ágeis têm uma adianta que você tenha escrito um documento em seu
obsessão em gerar valor ao cliente em cada tarefa que site com a sua Visão, Missão e Valores, se na prática
for realizar. nada disso é vivenciado internamente.

Isso quer dizer que posturas reativas, de simplesmente


fazer o que foi solicitado, não têm mais tanto espaço.
É preciso entender as necessidades do cliente e colocá-lo
no centro, compreendendo seu modelo de negócio, para
gerar mais resultados.

Essas equipes utilizam do poder da inteligência coletiva,


buscando sempre um entendimento compartilhado.
Todos são responsáveis por todas as tarefas e pelos
resultados obtidos pelo cliente.
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Case Hernandez & Balozzi Advogados:

Uma startup procurou o escritório para uma consultoria


jurídica e ao invés dos advogados se limitarem apenas ao
problema inicial apresentado, fizeram uma análise
integral de todas as dores e necessidades do cliente:

Analisar todas as dores e necessidades do cliente e


propuseram serviços com alto valor agregado ao serviço
final do cliente;

Após terem entendido tudo o que precisava ser feito,


definiram as prioridades do projeto, em conjunto com o
cliente, através da Matriz GUT e da análise Impacto X
Esforço;

Apresentaram contratos com elementos visuais e


utilizaram uma comunicação clara e simples para permitir
uma maior compreensão e deixar o cliente mais
confortável.

A abordagem utilizada pelo escritório, segundo o próprio


cliente, foi determinante na contratação!
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Otimize os fluxos de trabalho de Realize uma boa divisão de tarefas


sua equipe jurídica

Quando você compreende os fluxos de trabalho de sua Quem será o "guardião" ou a "guardiã" dos rituais ágeis?
equipe jurídica, fica mais fácil de criar uma rotina ágil e
evitar desperdícios. Quem será responsável pela priorização das tarefas?

Não é porque estamos aplicando a gestão ágil que vamos Haverá processo de revisão das tarefas?
descartar os conhecimentos do Vicente Falconi, que em
seu livro, Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a A divisão adequada das funções entre os membros de sua
dia, é categórico ao dizer que tudo que não está equipe facilitará a adoção da gestão ágil.
padronizado representa desperdício para uma empresa.

Pela nossa experiência, grande parte do desperdício do


seu trabalho acontece pela má definição dos seus
procedimentos internos.
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Adote ferramentas tecnológicas


voltadas para a gestão ágil na
advocacia

Da mesma forma que uma metodologia ágil encurta os E, se você quiser contar com o apoio de uma equipe
seus caminhos, uma ferramenta tecnológica também. jurídica remota para te ajudar a cumprir os seus prazos,
você pode contar com a Freelaw para a contratação e
A Lawgile, por exemplo, é a solução mais completa do gestão de advogados sob demanda.
mercado jurídico voltada para gestão ágil de sua equipe
interna. A solução te ajuda a encontrar advogados especializados
para as suas solicitações e, ainda, a gerenciar as
Com a ferramenta, você consegue adotar o SCRUM ou o contratações realizadas por meio de um quadro do
Kanban, de forma adaptada ao mercado jurídico. Kanban.

E, além disso, terá acesso à métricas sobre a performance


da sua equipe e todas as informações estarão centralizadas
em um único local. Como consequência, o número de
e-mails trocados entre a equipe reduz e você poderá
investir mais tempo nas tarefas que realmente importam.
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E AGORA, QUAL SERÁ A SUA DECISÃO?

Antes de consumir este material, você até podia Parabéns por ter chegado até o fim deste material. Seja
argumentar que não possuía conhecimento e não bem-vindo(a) a uma nova experiência de trabalho na
sabia por onde começar. advocacia!

Agora, você tem acesso a valores, Esperamos que você comece a


princípios e ferramentas que podem colocar esses conceitos em prática
mudar a forma de trabalho do seu o quanto antes.
escritório de advocacia.
Vamos juntos! :)

Obrigado.
GESTÃO ÁGIL PARA ADVOGADOS

A Freelaw é a solução mais segura para contratar A Lawgile é uma ferramenta para times jurídicos
advogados qualificados sob demanda para o seu colaborativos. Nos baseamos num tipo de metodologia
escritório. ágil chamado Kanban, onde se utiliza de um quadro de
colunas e cartões para designar as tarefas existentes
Conosco você pode expandir o portfólio de serviços do em uma equipe e o estado que se encontram.
seu escritório, diminuindo o tempo gasto com
elaboração de petições e cumprindo seus prazos com Permitimos que toda sua equipe consiga visualizar
excelência e agilidade. tudo o que precisa ser feito por cada um dos membros
de uma forma bem simples e visual. Com a gente sua
Bem-vindo(a) à inovação! gestão se torna mais eficiente e focada em resultados.

Conheça mais sobre nossa empresa e entre em contato


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