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TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO

Cadastro de clientes, fornecedores e bancos:

coleta, atualização e organização dos dados
No decorrer deste tópico estudaremos a definição de cadastro de
clientes, fornecedores e bancos; assim como, coleta, atualização e
organização dos dados. A realização da leitura deste material possibilitará
uma visão sobre cadastro de clientes da empresa.

Cadastro de clientes
Este cadastro é de especial interesse da área financeira, visto que está
intimamente ligado ao atendimento interno e externo da organização. O
cadastro permite a emissão de relatórios tais como: produtos por clientes,
vendas por clientes, clientes devedores, clientes bons pagadores, faturas
em atraso e, principalmente, a emissão de notas fiscais, identificando assim
os clientes mais importantes de uma organização.

As informações que ele fornece podem levar a empresa a obter

vendas mais seguras, controle maior do financeiro, dos pagamentos e dos
devedores, gerando mais segurança no momento de concessão de crédito,
reduzindo o índice de inadimplência da empresa e o pagamento de juros.

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Para ter um cadastro eficiente, colete todas as informações

necessárias, pois esta é a oportunidade de fidelizar o seu cliente. Ao
elaborar o cadastro, pense em todas as informações que você pode usar a
seu favor, como por exemplo:

Digitar ou escrever os nomes corretamente já que nomes

grafados de maneira errada são comuns, portanto uma atenção
na conferência dos documentos é muito importante para
garantir o registro correto.

O telefone é seu principal meio de comunicação com o cliente,

portanto tenha muita atenção na digitação dos números, para
não realizar ligações, mandar mensagens ou até mesmo cobrar
os clientes incorretos.

O e-mail, além de ser um meio de comunicação alternativo com

seus clientes, pode ser utilizado para divulgar serviços,
promoções e outras novidades.

O e-mail, o telefone, o endereço, entre outras informações, como

mudança de emprego - se cadastro de pessoa física - são informações
essenciais para o cadastro dos clientes, portanto é preciso ter uma
periodicidade de 12 meses para atualização.

Cadastro de bancos
Para que possamos efetuar pagamentos e emitir documentos para
clientes , necessitamos do cadastrado de instituições financeiras em nosso
sistema. Sendo que este cadastro depende muito do sistema gerencial que

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a empresa possui e também é preciso esclarecer com quais bancos a

empresa desenvolve transações comerciais.

Com um banco cadastrado há facilidade na emissão de boletos

bancários para os clientes e, consequentemente, no recebimento
automático de valores, através de relatórios emitidos pelas instituições
bancárias, por isso o sistema gerencial deve estar bem alinhado com os
processos do setor de contas a receber.

Coleta e atualização
Mas, afinal, os cadastros de clientes e fornecedores são importantes
para uma empresa? E como mantê-los atualizados?

Sim, o cadastro é uma ferramenta de grande utilidade, pois ele está

diretamente relacionado com os processos de tomada de decisões da
empresa.

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O cadastro atualizado possibilita a comunicação direta com o cliente,

reduzindo o tempo de efetivação do contato, já que no financeiro as
informações necessitam ser precisas e devem estar atualizadas.

A atualização constante é considerada um problema para algumas

empresas, pois demanda tempo e requer um funcionário para fazer este
serviço, mas, de qualquer maneira, estas informações são decisivas para
que a empresa atue no processo de cobrança de títulos que por ventura
estejam atrasados junto ao financeiro.

Desta forma a coleta e atualização adequadas do cadastro de clientes

possibilita a empresa conhecer o perfil e ainda manter um bom
relacionamento com os agentes envolvidos nas questões financeiras.

Existem algumas ações, a partir das quais podemos atualizar o banco

de dados, por exemplo: quando o cliente comparecer na empresa, para
compras ou efetuar algum pagamento, aproveite o momento e atualize as
informações (e-mail, redes sociais, site, telefone, data de aniversário e
outras que considere como necessárias para futuro contato).
Outra forma de controle é designar a tarefa de atualização de cadastros a
um funcionário da empresa. Permitir que uma pessoa específica seja
responsável por esta tarefa, pode ser uma ótima opção para a organização
e para a atualização dos dados, através de ligações e e-mails.

Da mesma forma, o cadastro de fornecedores também precisa ser

mantido atualizado, pois eventuais atrasos nos pagamentos necessitam do
contato para atualização dos valores, caso a data limite para pagamento já
tenha sido ultrapassada. Outra possibilidade é atualizá-lo no momento da
entrada de notas fiscais dos materiais adquiridos pela empresa.

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Organização dos dados

E o que fazer com os dados cadastrados no sistema?
Na verdade, não basta possuir as informações, pois devemos saber como e
quando utilizá-las.

Em um primeiro momento é necessário fazer uma triagem das

informações que estão disponíveis. Para facilitar, é possível construir um
esquema de classificação dos clientes e dos fornecedores de forma
separada. Para os clientes, de acordo com a intensidade de uso dos
serviços, valores em abertos, valores vencidos, data de vencimento e data
de emissão; é necessário classificar de uma forma que o relatório de
clientes seja compreensivo. Para os fornecedores, a mesma dinâmica é

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indicada. Podemos classificar por nome, por duplicatas a vencer, por data
de emissão, por CNPJ, entre outras formas. Por fim, é importante estar
atento para que aos dados relevantes e úteis sejam cadastrados de forma a
evitar a dualidade de dados.

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