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Anselmo Massad
07/09/2016
14 min de leitura
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O cadastro de clientes é uma parte essencial das vendas. Neste guia, você
vai encontrar tudo o que procura sobre o assunto:
O que é cadastro de clientes
Modelos de cadastro de clientes
Como usar o cadastro para vender mais
Como atualizar as informações
Que tipo de software pode ajudar.
Ficou interessado?
Que bom! Se você chegou até aqui, é porque sabe: quem não cuida direito
das informações sobre os compradores perde oportunidades de negócio.
Em vendas, não basta ter uma boa estratégia para atrair o público.
Mais difícil do que conquistá-lo é mantê-lo, já que, para isso, você precisa
cultivar o relacionamento e estreitá-lo com perspectiva de longo prazo.
E esse contato mais próximo não serve apenas para chamar o cliente pelo
nome, mas para aumentar a previsibilidade do faturamento, reduzir o
custo por venda e enfrentar com maior desenvoltura as oscilações da
economia.
Para alcançar esses resultados, uma ficha de cadastro de clientes cumpre
função especial e pode ser o passo que faltava para você adotar uma
solução ainda mais completa de vendas.
O que é cadastro de clientes
O cadastro de clientes é um instrumento de gestão. Com ele, você pode
compreender melhor o seu público, adaptar seu produto ou serviço de
acordo com a demanda, diminuir o custo de captação e melhorar sua
projeção de vendas.
Trata-se de um processo no qual dados de quem compra de você, sejam
pessoas físicas ou jurídicas, são inseridos, atualizados, monitorados e
avaliados.
Essas ações tornam possível conhecer o comportamento e os interesses
de cada cliente, o que permite vender mais e em condições melhores.
O relacionamento com clientes é coisa séria. Tanto é que tem até nome
próprio: Customer Relationship Management (CRM), ou Gestão de
Relacionamento de Clientes, em português.
Pense bem: se todo cliente que comprasse na sua empresa voltasse com
regularidade, indicasse outros ou ambas as situações, sua empresa
certamente estaria economizando em divulgação. Concorda?
É justamente essa a concepção por trás da manutenção do
relacionamento: a eficiência, o fazer mais com menos recursos.
Você pode até reparar que as grandes marcas não deixam passar
oportunidades para chamar um cliente de volta.
Todos nós, em algum momento, já recebemos um e-mail de uma loja em
que compramos, um telefonema de um vendedor atencioso e até convites
exclusivos e brindes só porque a empresa tinha nossos dados.
Nem sempre esse tipo de ação tem a venda imediata como resultado
direto, mas, normalmente, cumpre a função de trazer o cliente para mais
perto da empresa e do produto.
Cadastro de clientes: por que é importante?
A importância do cadastro de clientes e de sua devida manutenção e
gestão não é sempre evidente para pequenas empresas. Muitas vezes, na
correria das operações diárias, o gestor não vislumbra o benefício de
deixar outras tarefas de lado para se concentrar, na prática, em vendas
que já foram feitas.
Só que essa estrutura enxuta de uma pequena empresa, por vezes, é
usada como justificativa para manter em segundo plano ações
estratégicas, que elevam os resultados no longo prazo e contribuem para
a sustentabilidade do negócio.
Então, como se convencer de que o cadastro de clientes precisa ganhar
mais espaço na sua agenda e na sua priorização de tarefas?
Veja a seguir 6 benefícios práticos que esse instrumento de gestão
proporciona:
1. Conhecer o cliente
Se você não sabe quem é o seu cliente, fica bem mais difícil elaborar
uma estratégia para conquistá-lo.
Ainda que ela seja formada por boas ideias, estará fadada ao insucesso,
porque não há garantia de que as ações propostas se destinam ao perfil
que visita sua loja.
Um cadastro de clientes mune o empresário de informações valiosas,
como dados pessoais (nome, telefone, email e endereço),
suas preferências e hábitos de consumo, aniversário, datas em que
costuma realizar compras, o que procura e onde gasta.
2. Fidelizar o consumidor
A partir de um cadastro de clientes, é possível trabalhar no pós-venda e
dar ao consumidor um atendimento quase personalizado, solucionando
problemas, apresentando novos produtos e realizando promoções e
eventos que consideram todas as informações apuradas sobre ele.
Quando se fala em fidelizar, reter ou manter o cliente, não há outro
caminho: ele precisa se sentir especial para voltar à sua loja e ter nela
uma referência para comprar.
3. Conquistar mais clientes
Se você mantém um cadastro bem organizado e usa as informações para
que o cliente se mantenha fiel, conquista reconhecimento e satisfação,
aumentando as chances de gerar uma propaganda positiva.
Com mais consumidores falando bem de você, a consequência provável é
de loja cheia e crescimento nas vendas e no faturamento.
4. Melhorar o serviço ou produto
Um dos benefícios menos reconhecidos do cadastro de clientes é
colher feedback sobre seus serviços.
Com a adoção e o bom uso desse instrumento, você tem a chance de
manter o contato para saber como os clientes estão utilizando seu
serviços, se ficaram satisfeitos com seu atendimento e se têm alguma dica
de melhoria.
Se a conversa fluir, aproveite para convidá-los a voltar para sua empresa
ou a conhecer determinado produto novo.
5. Vender mais para o cliente
Quando o cadastro faz parte da estratégia de pós-venda, fica bem mais fácil
realizar novas ofertas para o cliente e concretizar mais vendas.
E se o tipo de produto/serviço que você vende é de uso recorrente, ter o
cadastro dos seus clientes é essencial.
Para o sucesso dessas operações de pós-venda, não esqueça de entender
o perfil do cliente para fazer a oferta no canal da preferência dele, seja
telefone, e-mail, WhatsApp ou redes sociais.
6. Criar network
Com o estreitamento de relacionamento com seus clientes, você pode
aprofundar seu contato com aqueles mais próximos e vislumbrar assim
outras oportunidades de negócio.
Quantos clientes você já teve que se mostraram excelentes futuros
sócios ou parceiros da empresa?
Se você tiver o contato deles em mãos, vai ficar muito mais fácil para
manter contato e até mesmo marcar reuniões informais em bares e cafés.
Checklist do cadastro de clientes
Agora que você já está convencido dos benefícios do cadastro de clientes,
é hora de dar o próximo passo. Para isso, você precisa tomar duas
decisões iniciais: o formato do cadastro (digital ou impresso) e quais
dados vão constar nos documentos (nome, e-mail, etc).
Então, mãos à obra.
Se você não conta com a ferramenta de cadastro nem adota estratégia
nesse sentido, pode parecer lógico recorrer à boa e velha agenda. Mas
esse caminho não seria o mais produtivo.
Ainda que seja melhor do que não ter nenhum tipo de cadastro, a
organização das informações torna-se difícil e a sua atualização
manual pode exigir do pequeno empreendedor um tempo que ele não
tem.
Em bom português: é grande a chance de você iniciar, mas não dar
sequência ao processo.
Outro prejuízo ao começar um cadastro de clientes do zero é não saber
quais informações prever.
Você saberia dizer quais são os dados que não podem faltar?
Para não correr o risco de errar, é válido recorrer a modelos prontos,
como fichas nas quais você apenas completa os campos previstos.
Então, para dar o start nesse processo, vamos dar uma forcinha.
Veja a seguir que informações básicas esse tipo de instrumento precisa
conter para ser eficaz:
Razão Social ou nome completo
Nome Fantasia (se empresa)
CNPJ/CPF
Fundação/aniversário
Dados de endereço
Dados de contato (telefone celular e e-mail, pelo menos)
Atividade econômica/profissão
Total de funcionários (se empresa)
O máximo de informações sobre as compras feitas com você: dia, horário,
produto/serviço.
Quando direcionada para clientes pessoa física, a ficha de cadastro
costuma trazer um maior número de campos, já que o nível de
detalhamento sobre o consumidor ajuda na definição de ações a adotar.
Até estado civil, informações profissionais e do cônjuge, além de dados de
referências pessoais e comerciais costumam figurar no instrumento.
Mas tome muito cuidado ao solicitar ou reunir essas informações. Se o
cliente achar que sua privacidade está sendo invadida, o cadastro não
terá o resultado desejado.
3 Modelos de ficha de cadastro de clientes (planilhas)
Bom, agora você já definiu quais campos vão constar no seu cadastro e
tem uma ideia do tipo de mídia que será utilizada para o registro. Mas
como dar o próximo passo? Como formatar exatamente esse registro de
dados?
Por sorte, a equipe da ContaAzul criou planilhas e modelos de ficha de
cadastro que podem ser editadas no Excel ou no Google Docs, como você
preferir.
A seguir, veja três opções para você avaliar e ficar com aquela que mais se
encaixa no seu perfil de negócios, se tem como consumidor outras
empresas, pessoas físicas ou ambos.
O que importa, vale lembrar e insistir, é ter um método de cadastramento
de seus clientes para organizar informações e adotar as melhores práticas
de marketing e vendas.
Modelo de Ficha de Cadastro de Clientes
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5. Estabeleça comunicação
Lembre-se de estabelecer comunicação para atrair, satisfazer e fidelizar seu público-alvo.
Uma forma simples é a publicação de suas ofertas, produtos, horários especiais de
funcionamento e novidades no status do WhatsApp e stories do Instagram — você se fará
lembrado sem sobrecarregar diretamente seu cliente de mensagens.
A comunicação por publicidade geral pode ser feita na linha do tempo de suas redes
sociais ou da maneira tradicional, utilizando os relatórios gerados pelo banco de dados das
fichas cadastrais. A comunicação mais individualizada pode ser feita por meio das
peculiaridades e perfil de consumo, já coletados de cada cliente, para satisfazer suas
necessidades e gerar novas vendas.
Aposte na automação
A automação é a chave para otimizar processos — e com o cadastro não é diferente.
Alimentar e consultar manualmente os detalhes dos clientes é um verdadeiro transtorno.
Realizar a etapa dessa maneira dá espaço para muitas falhas, além de tornar muito difícil
manter as informações atualizadas.
Como vimos, é de extrema importância para a empresa manter o cadastro de clientes em
dia. Primeiro, isso facilita as operações, pois nele já constam previamente os dados
necessários. Além disso, também ajuda a empresa a traçar o perfil da clientela. E, por
último, a satisfação do cliente depende de um bom registro do seus dados, para que o
consumidor seja tratado de modo adequado.
Com a automação, você consegue fazer a operação de jeito facilitado: apenas com alguns
cliques é possível acrescentar qualquer novo conhecimento e manter a ficha sempre
atualizada.
Trate os dados
Tratar os dados evita informações duplicadas. Por isso, é essencial realizar esse processo,
de maneira a organizar e compilar todas as informações do cadastro de clientes. Assim,
aquilo que é desnecessário é excluído, o que permite padronizar as referências.
Ou seja, você deve criar uma diretriz estabelecendo quais são os conhecimentos que
ficarão registrados e de que modo devem ser discriminados nos registros. Com esse
cuidado, você consegue a rápida localização do que precisa.
Quando procurar por telefones, documentos, endereços ou qualquer outra questão
importante, já sabe que estarão no formato adequado para que você os utilize
imediatamente.
Invista no pós-venda
Essa é uma das melhores maneiras de atualizar pontualmente o cadastro de cliente.
Realizar esse contato após a compra permite conseguir feedbacks acerca da satisfação,
registrando as informações para melhor entender aquele consumidor e suas necessidades
no futuro.
No pós-venda, você também pode conferir se todos os dados da transação estavam
corretos, se há novos meios de contato que o cliente deseja adicionar e confirmar todos
aqueles conhecimentos que a empresa já tem.
Consequentemente, você adquire uma relação mais próxima com seus compradores,
fazendo com que se sintam importantes. Para o cadastro de clientes esse contato é
riquíssimo, porque possibilita a inserção de informações mais complexas acerca do
atendido, mantendo tudo sempre atualizado.
O cadastro de clientes é uma peça fundamental para uma empresa que
deseja consumidores fidelizados. Contar com essas informações permite implantar
medidas para a retenção de compradores e ele ainda permite a facilitação do processo de
vendas, dando suporte para um visão estratégica sobre seu público.
Entendeu a importância do cadastro de clientes? Pois saiba que ele proporciona ainda
mais vantagens! Que tal complementar sua leitura com nosso outro artigo para entender
como essa ferramenta ajuda a evitar a inadimplência?